Kjøp og Serviceavtale UPS sentraler
Kjøp og Serviceavtale UPS sentraler
Innholdsfortegnelse
2 Egenerklæring om oppfyllelse av krav (ESPD) 3 Tilbudets utforming
3.2 Tilbudets utforming ved levering
4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene
4.1 Endringer i konkurransegrunnlaget
4.4 Kommunikasjon i konkurranseperioden
4.9 Innstilling på tildeling av kontrakt
4.10 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter 5 Avgjørelse av konkurransen
5.2 Evaluering av tildelingskriteriene
6 Kontrakt og kontraktbestemmelser
Med forbehold om at kostnader kommer innenfor budsjetterte rammer og at budsjett for
gjennomføring blir godkjent inviterer St Olav HF og HNT HF med dette til å gi tilbud på Kjøp og Serviceavtale UPS sentraler ved helseforetakene.
Anskaffelsen baseres på – Åpen konkurranse i henhold til - ”Forskrift om offentlige anskaffelser”. Tilbud skal gis på grunnlag av innhold og bestemmelser i dette dokument med vedlegg.
Konkurransen skal gjennomføres smed de tilføyelser og endringer som framgår av dette dokument.
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Sykehusinnkjøp HF.
Sykehusinnkjøp HF er et selskap som eies av de fire regionale helseforetakene. Sykehusinnkjøp HF v/ divisjon
Midt-Norge er avtaleforvalter. For mer informasjon, se xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Sykehusinnkjøp HF gjennomfører anskaffelser på vegne av Kunde. Kunde på denne avtalen er Helse Nord Trøndelag HF og St Olav HF.
Det skal inngås en kontrakt på levering av service på eksisterende utstyr som er i drift på St Olav HF og sykehuset Levanger. Kontraktsform er vedlikeholdsavtaler (SSA-V) med vedlegg.
Alle dokumentene ligger tilgjengelig i DOFFIN databasen. Alle dokumenter lagt ut på DOFFIN er å anse som en del av konkurransegrunnlaget. Alle fag må koordineres og tilbyder er ansvarlig for alle ytelser er inkludert uavhengig av hvilken del av konkurransegrunnlaget ytelsen er beskrevet.
Konkurransen består av dette dokumentet (Bok 0) og følgende vedlegg: Vedlegg 01 - Tilbudsbrev
Vedlegg 02 - Ikke i bruk
Vedlegg 03.1 - Tilbudsskjema
Vedlegg 04 - Vedlikeholdsavtalen (SSA-V)
Vedlegg 05 - Vedlikeholdsavtalen (SSA-V Bilag 2018) Vedlegg 06 - Forpliktelseerklæring
All kommunikasjon skal skje via Mercell Se punkt 4.5 Slike opplysninger vil bli meddelt til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Spørsmål kan stilles inntil 7 dager før tilbudsfrist. Tilleggsopplysninger kan gis inntil 7 dager innen tilbudsfrist.
Alle listede enheter skal ha service ihht leverandørens dokumentasjon, se oppdragsdokumenter for nærmere beskrivelse og antall.
Merk at ved utskiftinger av utstyr vil listen endre seg og må oppdateres fortløpende i avtaleperioden. Priser på service ihht leverandørs beskrivelse skal leveres sammen med pris for levering nye UPS'er og batteripakker.
FDV dokumentasjon leveres med minnepenn og perm.
Nye prosjekter etter hvert skal dokumenteres. Leverandør skal derfor kunne levere
produktinformasjon (FDV). FDV skal overleveres etter hvert enkelt foretaks krav og før et sluttoppgjør kan faktureres.
Anskaffelsen omfattes av lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016, samt forskrift om offentlige
anskaffelser av 12. august 2016
Anskaffelsen vil bli gjennomført som åpen anbudskonkurranse , jf forskrift om offentlige anskaffelser (FOA § 13-1 (1))
Oppdragsgiver vil ikke inngå en rammeavtale, et innovasjonspartnerskap eller etablere en dynamisk
innkjøpsordning
Avtaleperiode går fra signering av kontrakt i 2 år med muligheter for forlengelse i 1+1 år
Denne konkurransen har to deler en i Levanger og en på St Olavs HF Tilbyderne kan ikke inngi tilbud på deler av avtalen
Parallelle tilbud aksepteres ikke
Alternative tilbud aksepteres ikke. For eventuelle produkter angitt i beskrivelser i denne
forespørsel kan det tilbys likeverdige produkter av samme kvalitet fra andre leverandører.
Det taes forbehold om retten til å be om tilbud på større prosjekter.
Sykehuset Levanger har 1 stk Eaton UPS Det er ønsket en opsjonspris på denne om det er mulig
Denne konkurransen er kunngjort i kunngjøringsdatabasen DOFFIN og XXX som er den europeiske databasen.
Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen.
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår,jf. FOA § 7-4.
2 Egenerklæring om oppfyllelse av krav (ESPD)
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren besvare punkter om at de oppfyller samtlige av de
kvalifikasjonskravene som er oppgitt i ESPD skjema. Den eller de leverandørene som blir innstilt til
kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de
opplyste dokumentasjonskrav.
Tilbudsbrevet skal være signert av person som kan forplikte tilbyder. Dette skal kunne dokumenteres ved behov.Eventuelle fullmakter skal være vedlagt.
3.2 Tilbudets utforming ved levering
Etterspurte dokumenter skal lastes opp under fanebladet "Dokumenter" i Mercell.
Xxxxxxxx bes om ikke å laste opp zip-filer eller brukte filnavn som inneholder spesialtegn. Alle vedlegg er ønsket levert i PDF format unntatt dokument 02 Vedlegg 3 Tilbudsskjema som skal leveres i Excel format
NB! Vennligst lever dokumentene med de filnavn som står i denne tabellen.
Følgende dokumenter skal lastes opp under fanebladet "Dokumenter" i Mercell. Dok 01 - Tilbudsbrev
Dok 02 - Vedlegg 3 Tilbudsskjema
Dok 03 - "Filnavn"(Alle vedlegg og dokumentasjon til leverandørs tilbud) Dok 04 - Vedlegg 6 Forpliktelseserklæring
Dok 05 - Sladdet versjon av tilbudet
Tilbudet skal være skrevet på norsk.
Eventuell dokumentasjon skal være på norsk, svensk eller dansk. Dokumenter og brosjyrer som ikke finnes på nordisk kan leveres på engelsk.
Pris skal være fylt inn i vedlagte prisskjema
4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene
4.1 Endringer i konkurransegrunnlaget
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget i
henhold til FoA, § 14-2.
Endringer/tilføyelser vil bli sendt samtidig til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget.
Tilbyders eventuelle forbehold bes oppgitt i skjema Tilbudsbrev (konkurransens vedlegg 1) og vedlegges
tilbudet. Forbehold skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med
tilbyderen.
Forbehold mot konkurransegrunnlaget vil kunne føre til at det blir gitt tillegg i priser under Oppdragsgivers
evaluering. Dersom forbeholdet medfører tvil om hvordan tilbudet skal evalueres i forhold til de øvrige tilbud vil
tilbudet bli avvist.
Det vises til Forskrift om Offentlige anskaffelser kap 24.
4.4 Kommunikasjon i konkurranseperioden
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx.
Annen kommunikasjon med personer som deltar i beslutningsprosessen er ikke tillatt, og henvendelser som skjer på annen måte kan ikke påregnes besvart.
Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når tilbyder er inne på konkurransen skal det
velges fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter på ikonet "Send". Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Ved spørsmål som angår alle tilbydere, vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon.
Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter under
fanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
Frist for å stille spørsmål er 30.04.2020 12.00. Spørsmål som fremsettes etter denne fristen kan ikke påregnes besvart.
Tilbyder skal i tilbudsbrevet oppgi kontaktperson for konkurransen, med tilhørende adresse og e- postadresse. Hvis kontaktpersonen endres, skal oppdragsgiver informeres. Oppdragsgiver tar
ikke ansvar for informasjon som ikke når frem fordi tilbyderens kontaktperson er endret uten at dette er meddelt oppdragsgiver i henhold til konkurransegrunnlagets regler.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen innen tilbudsfristen den 08.05.2020 12.00. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.
Er tilbyder ikke bruker hos Mercell, eller har spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for
eksempel, hvordan det skal gis tilbud, bes tilbyder ta kontakt med Mercell Support på tlf: 00 00 00 00 eller på e-post til: xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp. Leverte tilbud kan endres helt frem til tilbudsfristens utløp. Tilbyder kan gå inn og åpne tilbudet, gjøre
eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår dersom tilbyder ønsker å
xxxxx xxxxxxxx. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.
Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på
xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Det gjøres oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
Elektronisk signatur utenfor Norge:
Vi gjør oppmerksom på at Mercell portalen støtter følgende elektroniske signaturer fra Sverige og Danmark:
Sverige: Svensk Bank ID, Nordea Danmark: Nem ID, TDC/OCES
Innen EU benytter Mercell en tjeneste levert av Unizeto (xxxx://xxxxxxx.xx/) gjennom en avtale med DIFI og EU prosjektet PEPPOL (xxx.xxxxxx.xx). Dette støtter de aller fleste X.509
sertifikater men det er dessverre ikke mulig å få listet opp de aktuelle sertifikatene.
Mercell anbefaler at man tester ut signeringen med sertifikatet man har tilgjengelig snarest mulig (i god tid før tilbudsfrist). Test funksjonaliteten ligger i påmeldings / tilbudsinnleveringsstegene.
Det vil bli foretatt åpning 08.05.2020 12.00. Åpningen er ikke offentlig. Merk at det ikke vil bli laget og sendt ut en egen protokoll fra åpningen.
Tilbudet er bindende for tilbyder i 4 måneder.
Omkostninger som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbud og en evt. presentasjon/demonstrasjon/utprøving av tilbyders produkter, vil ikke bli refundert.
4.9 Innstilling på tildeling av kontrakt
Beslutning vedrørende tildeling, vil bli varslet skriftlig til alle tilbydere samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås.
Beslutningen vil inneholde en begrunnelse for valget og gi informasjon om karenstid før inngåelse av kontrakt.
4.10 Offentlig innsyn i konkurransedokumenter
Offentleglova åpner for at anskaffelsesprotokollen og innkomne tilbud kan unntas fra offentlig innsyn frem til tilbud er valgt. Deretter skal disse dokumentene være offentlig tilgjengelige.
Opplysninger som er underlagt lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt skal likevel unntas fra offentlig innsyn. Typiske taushetsbelagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive opplysninger om drifts- eller forretningsforhold.
I denne konkurransen bes tilbyder om å legge ved en versjon av tilbudet hvor de opplysninger som tilbyder anser som taushetsbelagt er sladdet, dersom dette eksisterer. Dette lages som eget vedlegg: Sladdet versjon av tilbudet.
For ordens skyld gjøres oppmerksom på at oppdragsgiver er forpliktet til å foreta en selvstendig vurdering av om de sladdede opplysningene er av en slik art at de er underlagt taushetsplikt.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til etter beste evne å vurdere hva som er taushetsbelagt uten å konferere med tilbyder.
Oppdragsgiver velger tilbud på grunnlag av det beste forholdet mellom pris eller kostnad og kvalitet.
Tildelingskriterium | Vekting |
1. Pris | 80% |
2. Kvalitet | 20 % |
5.2 Evaluering av tildelingskriteriene
Priser som omfattes av avtalen går fram av Vedlegg 3.1. Priser skal angis i norske kroner eksklusive mva.
Pris evalueres i henhold til den forholdsmessige metoden. Tilbud med lavest totalsum gis poengscore 10.
Karakterene for de øvrige tilbud beregnes etter følgende formel:
10-10(((Sum tilbud X)-(Sum beste tilbud))/(Sum beste tilbud))=Sluttkarakter tilbud X.
Evalueringskriteriet pris evalueres med bakgrunn i oppgitte mengder i Vedlegg 3.1 - Tilbudsskjema.
Skal-krav gis ikke karakter eller vektes, men vurderes oppfylt/ikke oppfylt. Alle skal-krav er minimumskrav.
Tilbud som ikke oppfyller disse vil bli avvist. For at et skal-krav skal anses oppfylt, må tilbyderen sannsynliggjøre oppfyllelsen av krav gjennom en tilfredsstillende beskrivelse. Slike beskrivelser skal være
detaljerte, med punktnummer, sidenummer og dokument nummer slik at det er enkelt å finne frem til. Der
faktisk ytelse kan oppgis skal dette gjøres.
I evalueringen av kriteriet kvalitet (Bør-krav), vil det for hvert delkriterium, Levering/gjennomføring,
Kvalitet og Erfaring, bli gitt poeng 0-10.
I poengsettingen blir det for Levering/gjennomføring (60 %) benyttet en poengskala fra 0-10 poeng.
Kvalitet (20 %) gis poeng mellom 0-10. Erfaring/ Kompetanse (20 %) gis poeng mellom 0-10. Hovedfremdriftsplanen med milepæler og en beskrivelse på hvordan hovedfremdriftsplanen skal overholdes må være en vesentlig del at tildelingskriteriet levering/gjennomføring.
Beste samlede tilbud (høyeste summerte delpoeng) gis 10 poeng. Øvrige tilbud får poeng etter forholdsmessig
forskjell sammenliknet med beste tilbud.
Poengscore =10-10((Pb-Pe)/Pb) der Pb= beste poengsum og Pe= evaluert poengsum.
Besvarelsen vil inngå i den endelige kontrakten, planen vil være underlaget for prosjektets
fremdrift og kontroll. Forbehold til det enkelte krav skal beskrives, da med eventuell henvisning til utfyllende redegjørelse.
6 Kontrakt og kontraktbestemmelser
Avtalen med vedlegg er lagt ved konkurransegrunnlaget.
Følgende dokumenter inngår i avtalen og gjelder i den angitte rekkefølgen: Avtale (Vedlegg 4) med følgende vedlegg:
Vedlegg 5 – Vedlikeholdsavtalen (SSA-V Bilag 2018) Eventuelle avklaringer etter at tilbudet ble inngitt
Entreprenørens tilbud datert xx.xx.xxxx
Tilleggsopplysninger/Spørsmål og svar før tilbud inngitt Konkurransegrunnlaget kunngjort i Mercell XX.XX.XXXX
Vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene som fremgår av disse vil medføre avvisning, jf. FoA
§ 9-6.