Konkurransegrunnlag ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE ETTER FORSKRIFTENS DEL I OG II Kjøp av Bedriftshelsetjenester (BHT) Rammeavtale Sak nr. 2022-51
Konkurransegrunnlag |
ÅPEN TILBUDSKONKURRANSE ETTER FORSKRIFTENS DEL I OG II Kjøp av Bedriftshelsetjenester (BHT) Rammeavtale Sak nr. 2022-51 |
K o n k u r r a n s e g r u n n l a g – t i l b u d s k o n k u r r a n s e
Innhold
2
1.2 Om Oppdraget – anskaffelsens formål og omfang 2
1.3 Kort om Oppdragsgivers kriterier for valg av tilbud 2
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
3
2.3 Tilbud på deler av leveransen 3
2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 4
2.8 Offentlighet og taushetsplikt 4
2.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse 4
3 AVVISNINGSGRUNNER OG KVALIFIKASJONSKRAV
5
3.1 Opplysninger om leverandøren 5
3.1.1 Støtte fra andre virksomheter til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav 5
3.1.2 Oversikt over eventuelle underleverandører i kontraktsperioden 6
3.2.1 Generelle avvisningsgrunner 6
3.2.2 Nasjonale avvisningsgrunner 6
3.3.1 Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav 6
4 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING
7
4.2.1 Tildeling på grunnlag av hvilket tilbud som viser det beste forholdet mellom pris og kvalitet 7
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING
8
5.2 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud 8
5.3.1 Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering 8
5.4 Tilbudets utforming ved levering 8
10
6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling 10
6.2.1 Tiltredelse og varighet 10
6.2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter 10
6.2.3 Krav til elektronisk faktura 10
10
Oppdragsgiver for denne konkurransen er Møre og Romsdal fylkeskommune ved Stab for organisasjon- og tjenesteutvikling, HR- Seksjonen.
For informasjon om Oppdragsgiver, se nettside: xxx.xxxxxxx.xx.
1.2 Om Oppdraget – anskaffelsens formål og omfang
Møre og Romsdal fylkeskommune utlyser anbud for inngåelse av rammeavtale om levering av BHT.
Bedriftshelsetenesta (heretter kalt BHT) skal bistå Møre og Romsdal fylkeskommune (heretter kalla oppdragsgivar) i det systematiske HMS-arbeidet i organisasjonen. HR-sjefen representerer oppdragsgivar og har det overordna ansvaret for avtale med BHT.
BHT skal gi førebyggande, heilskapleg, systematisk og tverrfagleg bistand på eit høgt og relevant fagleg nivå innan fleire kompetanseområde jf. § 13-2 i Forskrift om organisering, leiing og medverking, her m.a.:
• Systematisk HMS-arbeid: Metode-, verktøy- og prosess
• Yrkeshygienisk rådgiving
• Handtering av kjemikaliar og bruk av stoffkartotek
• Målretta helseundersøkingar og arbeidsmedisinsk poliklinikk
• HMS-opplæring: Kurs og faginnlegg
• Særleg risikoutsatt arbeid
• Krise- og akuttsituasjonar
• Psykososialt- og organisatorisk arbeidsmiljø
• Ergonomi
• Rus og avhengigheit: førebygging og handtering
• Inkluderande arbeidsliv: nærværs- og fråværsarbeid, livsstil og helse
Bistand og rådgiving frå BHT skal vere målretta og bransjetilpassa, bidra til kontinuerleg forbetring og organisasjonslæring hos oppdragsgivar. Dette er sentrale moment i organisasjonsstrategien.
Organisasjonsstrategien finn du her: xxxxx://xxxxxxx.xx/xx-xxx/xx- fylkeskommunen/organisasjonsstrategi.
Det skal inngås avtale med èn leverandør for hele oppdraget, med varighet 2 år, og opsjon på forlengelse i 2 år.
Se mer informasjon om oppdraget i Kravspesifikasjonen (Vedlegg 2) og Oppdragsbeskrivelse (Vedlegg 4).
1.3 Kort om Oppdragsgivers kriterier for valg av tilbud
Tildeling vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som viser det beste forholdet mellom pris og kvalitet.
Leverandøren vil bli kontrollert i forhold til kvalifikasjonskravene som oppstilles i ESPD-skjemaet.
Tilbudene fra de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli kontrollert i forhold til om de oppfyller de stilte minimumskravene til leveransen, «kategori A», i kravspesifikasjonen, og vil deretter bli evaluert etter kravene merket «kategori B» i kravspesifikasjonen.
Se utfyllende beskrivelse under kapittel 4.
Aktivitet | Tidspunkt |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget *) | Se Mercell |
Frist for å levere tilbud | Se Mercell |
Tilbudets vedståelsesfrist | Se Mercell |
Evaluering | Uke 46-48 |
Valg av leverandør og meddelelse til leverandører | Uke 48-49 |
Utløp av karensperiode | Uke 49-50 |
Kontraktsinngåelse | Uke 51 |
Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene, etter åpning av tilbudene, er veiledende og ikke bindende. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke.
*) Eventuelle spørsmål skal rettes til oppdragsgiver i kommunikasjonsmodulen i Mercell.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften) FOR 2016-08-12-974 del I og del II.
Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen tilbudskonkurranse, jf. anskaffelsesforskriften
§ 8-3.
Det forutsettes at leverandører har tilstrekkelig kjennskap til anskaffelsesregelverket.
Dialogen kan gjelde alle sider ved tilbudene og andre mottatte dokumenter eller opplysninger, og kan blant annet omfatte avklaringer og forhandlinger, jf. anskaffelsesforskriften § 9-3.
Xxxxxxxxxxxxx planlegger å tildele kontrakt på bakgrunn av en vurdering av tilbudene slik de foreligger ved tilbudsfristens utløp. Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom Xxxxxxxxxxxxx etter at tilbudene er mottatt, vurderer dette som hensiktsmessig. Utvelgelsen av hvem det eventuelt skal forhandles med, vil i så fall skje etter en vurdering av tildelingskriteriene.
Dialog i form av rettinger/avklaringer gjennomføres ved behov.
Det presiseres at ingen av leverandørene kan forvente å få forhandle om sitt tilbud og må derfor levere sitt beste tilbud.
2.3 Tilbud på deler av leveransen
Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av leveransen.
Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud i tillegg til det som fremgår av konkurransegrunnlaget.
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og potensiell Leverandør i anskaffelsesprosessen, skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres.
Andre henvendelser (epost, telefon, etc.) vil ikke bli besvart.
2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i Mercell.
Leverandøren har selv ansvar for å holde seg oppdatert på de endringer/korreksjoner til konkurransegrunnlaget som oppdragsgiver legger ut under fanebladet «Tilleggsinformasjon» i Mercell- portalen.
Dersom leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell.
Dersom leverandør oppdager feil, utelatelser, inkonsekvens eller andre mangler i anbudsdokumentene, plikter han straks å gjøre oppdragsgiver oppmerksom på dette via kommunikasjonsmodulen i Mercell.
2.8 Offentlighet og taushetsplikt
For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. anskaffelsesforskriften §§ 7-3 og 7-4 og forvaltningsloven § 13.
2.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. anskaffelsesforskriften § 10-4.
Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det.
3 AVVISNINGSGRUNNER OG KVALIFIKASJONSKRAV
For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandør levere utfylt egenerklæring, jf. anskaffelsesforskriften § 8-10, om at det ikke foreligger avvisningsgrunner, samt at leverandør oppfyller samtlige kvalifikasjonskrav.
Oppdragsgiver har valgt å benytte det europeiske egenerklæringsskjemaet (ESPD-skjema) som slikt egenerklæringsskjema i denne konkurransen.
Det gjøres oppmerksom på at ESPD-skjemaet er utformet i tråd med, og henviser til, bestemmelser i anskaffelsesforskriftens del III. Avvisningsreglene i anskaffelsesforskriftens del II og del III er svært like, men det forekommer noen ulikheter. Det presiseres derfor at Oppdragsgiver i denne del II konkurransen vil foreta vurderinger i tråd med anskaffelsesforskriften del II.
I Mercell fremgår ESPD-skjemaet av fanene:
• ESPD Opplysninger om leverandør
• ESPD Avvisningsgrunner
• ESPD Kvalifikasjonskrav
eBevis
Oppdragsgiver benytter eBevis i denne konkurransen. eBevis gjør det mulig for oppdragsgiver å elektronisk hente inn opplysninger som dokumenterer at leverandør oppfyller kvalifikasjonskravene knyttet til firmaattest og økonomisk kapasitet, og at det ikke foreligger avvisningsgrunner mht. skatter og avgifter.
Før oppdragsgiver kan hente opplysninger gjennom eBevis må leverandør gi samtykke. Dette gjøres i Altinn.
Leverandør kan lese mer om hvordan gi fullmakt vedr. eBevis her: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx/00000000
3.1 Opplysninger om leverandøren
I fanen «Opplysninger om leverandør» i ESPD-skjemaet skal leverandør fylle ut informasjon om sin egen virksomhet, samt forhold som kan ha betydning for leveransen. Dette er for eksempel informasjon til oppdragsgiver dersom leverandør deltar i konkurransen med andre, støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene, eller har til hensikt å bruke underleverandør.
3.1.1 Støtte fra andre virksomheter til oppfyllelse av kvalifikasjonskrav
Dersom leverandør (hovedleverandør) støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle et eller flere kvalifikasjonskrav, skal leverandør oppgi dette i ESPD-skjemaet del II Opplysninger om leverandør spørsmål 3.
Videre skal leverandøren dokumentere at han råder over de nødvendige ressursene, ved å fremlegge en forpliktelseserklæring fra disse virksomhetene, vedlegg 6.
I tillegg må det leveres separat ESPD-skjema fra den/de aktuelle støtteleverandøren(e). Dokumentasjonsbevis skal fremlegges på samme måte som for hovedleverandør.
Der leverandøren støtter seg på kapasiteten til andre virksomheter for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell kapasitet, krever oppdragsgiveren at de er solidarisk ansvarlige for utførelsen av kontrakten.
3.1.2 Oversikt over eventuelle underleverandører i kontraktsperioden
Dersom leverandør (hovedleverandør) har til hensikt å benytte underleverandører til å oppfylle kontrakten i kontraktsperioden, skal leverandør oppgi dette i ESPD-skjemaet del II Opplysninger om leverandør spørsmål 4.
Bruk av underleverandører har ikke betydning for leverandørens kontraktansvar overfor Oppdragsgiver.
3.2.1 Generelle avvisningsgrunner
For at en leverandør skal være kvalifisert til å delta i en anbudskonkurranse, skal det ikke foreligge forhold ved leverandøren som skal/kan medfører avvisning, jf. anskaffelsesforskriften § 9-5.
Leverandør bekrefter dette i Mercell under fanen ESPD Avvisningsgrunner.
3.2.2 Nasjonale avvisningsgrunner
De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder også de nasjonale avvisningsgrunnene. Dette omfatter vedtatt forelegg for straffbare forhold og alvorlige feil utenfor yrkesutøvelsen som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
3.2.3 Skatteattest
Dersom tilbyder ikke samtykker til bruk av eBevis må dokumentasjonen oppdragsgiver ber om, sendes inn manuelt. Skatteattesten skal i så fall ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp.
Kvalifikasjonskravene til leverandør i denne anbudskonkurransen fremgår kun av ESPD-skjemaet, og er altså ikke beskrevet andre steder i konkurransegrunnlaget. Hvert enkelt kvalifikasjonskrav som er stilt, må være oppfylt for at leverandøren skal være kvalifisert. Leverandør bekrefter oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i Mercell, under fanen ESPD Kvalifikasjonskrav.
3.3.1 Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav
Utfylt ESPD benyttes som endelig dokumentasjonsbevis.
Dokumentasjonsbevis for oppfyllelse av kvalifikasjonskrav skal ikke legges ved tilbudet, da utfylt ESPD- skjema benyttes som endelig dokumentasjonsbevis, jf. anskaffelsesforskriften §§ 8-10 (3), 8-7 (3).
3.3.1.1 Generelt
Det presiseres at Oppdragsgiveren på ethvert tidspunkt i konkurransen kan be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene, dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte.
4 TILDELINGSKRITERIER OG EVALUERING
Dersom tilbyder ikke aksepterer de stilte minimumskravene (kategori A) i kravspesifikasjonen, vil tilbudet kunne bli avvist. Aksept av minimumskravene gjøres i tilbudsbrevet, vedlegg 1.
De minimumskrav som krever dokumentasjon, jf. kravspesifikasjonen, vil bli kontrollert av oppdragsgiver. Dokumentasjon på disse skal vedlegges tilbudet, jf. pkt. 5.4.
Dersom dokumentasjonen ikke er i henhold til det stilte minimumskravet, vil tilbudet kunne bli avvist.
4.2.1 Tildeling på grunnlag av hvilket tilbud som viser det beste forholdet mellom pris og kvalitet
Tildeling av kontrakt vil skje på bakgrunn av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet jf. anskaffelsesforskriften § 8-11 (2), basert på tildelingskriteriene som er oppgitt i tabellen under. Tabellen oppgir også kriterienes vekt.
Tildelingskriterium | Vekt | Dokumentasjonskrav |
1. Pris | 30 % | Prisskjema |
2. Kvalitet | 70 % | Kravspesifikasjonen |
4.2.1.1 Priskriteriet
Prisene skal fylles ut i vedlagt prisskjema.
Evaluering av pris vil bli gjort på grunnlag av kontrollregnet og evt. korrigert tilbudssum som fremgår i Mercell.
Tilbud med ufullstendige utfylte prisskjema eller priser gitt i andre deler av tilbudet kan bli avvist.
4.2.1.2 Kvalitet
De enkelte kravene tilkjennegitt som «kategori B» i kravspesifikasjonen danner grunnlag for evaluering av dette tildelingskriteriet.
Ved evalueringen vil det for tildelingskriteriene, jf. pkt. 4.2, bli satt karakter. I karaktersettingen blir det benyttet en karakterskala fra 1‐10, der 10 er beste score. Karakteren som blir gitt for hvert tildelingskriterium, multiplisert med vekt, blir til kriteriets poengsum.
Karaktersettingen av kriteriet pris blir satt etter en lineær modell. Evalueringen av det kvalitative tildelingskriteriet/de kvalitative tildelingskriteriene blir gjort skjønnsmessig.
Evalueringen blir dessuten gjennomført på en slik måte at karaktersettingen sikrer at relevante forskjeller mellom tilbudene blir gjenspeilet i de poengene som tilbudene får.
5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
Samtlige dokumenter, og annen kommunikasjon knyttet til tilbudet skal være på norsk.
Det er adgang til levere vedlegg/ dokumentasjon på engelsk, svensk eller dansk der hvor dokumentasjon ikke finnes på norsk. Vedlegg på øvrige språk skal følges av autorisert oversettelse til norsk.
5.2 Kostnader ved utarbeidelse av tilbud
Leverandør bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen.
Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp. Leverandør har risiko for at tilbudet er levert innen fristen.
5.3.1 Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering
Leverandør vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet, samt at vedkommende har myndighet til å forplikte leverandøren i samsvar med tilbudet.
5.4 Tilbudets utforming ved levering
Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget.
Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet «Dokumenter» i Mercell‐portalen:
Tilbudsdokumenter | Dokumenter som skal fylles ut |
Dok 01 – Tilbudsbrev | Fyll ut Vedlegg 1, Tilbudsbrev |
Dok 02 – Kravspesifikasjon | Fyll ut Vedlegg 2, Kravspesifikasjon med dokumentasjon for minimumskrav |
Dok 03 – Pristilbud | Fyll ut Vedlegg 3, Prisskjema |
Dok 04 – Sladdet tilbud | Komplett tilbud i PDF |
Prisskjema skal leveres i Excel- og PDF-format. Alle PDF- filer skal leveres i format der tekst kan kopieres.
Offentleglova (offl.) LOV‐2006‐05‐19‐16 § 23 tredje ledd, gir unntak for innsyn i tilbud, protokoller og andre strategiske dokumenter fram til evaluering og valg av leverandør er foretatt.
Etter dette tidspunkt er oppdragsgiver som hovedregel forpliktet til å gi innsyn i anbudsdokumentene, med mindre opplysninger kan unntas offentlighet med hjemmel i lov eller forskrift, jf. offl. § 3.
Eksempel på unntak som kan unntas offentlighet også etter at man har valgt leverandør, er forvaltningslovens § 13, første ledd nr. 2, som pålegger oppdragsgiver taushetsplikt om forhold som er å anse som forretningshemmeligheter. Samlet tilbudspris vil imidlertid være å finne i anskaffelsesprotokollen, og er dermed offentlig etter at man har valgt leverandør.
Med bakgrunn i ovenstående bes det om at leverandør samtidig med at tilbud innleveres, leverer en sladdet versjon av sitt tilbud, slik at oppdragsgiver kan benytte dette som utgangspunkt ved behandling av eventuelle innsynsbegjæringer. Det presiseres at oppdragsgiver på selvstendig grunnlag vil vurdere
om sladdingen er i tråd med reglene i offentleglova, forvaltningsloven og anskaffelsesregelverket, og kan både sladde mer eller mindre.
Når leverandør utarbeider sladdet versjon, skal det slettede innholdet erstattes med for eksempel en skravert boks av ca. samme størrelse som det fjernede innholdet, det skal ikke fjernes tekst i tilbudet. Sladdingen skal være gjort slik at teksten ikke kan rekonstrueres elektronisk.
Eventuelle forbehold må tydelig fremgå i tilbudsbrevet, og skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder.
Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet ansees som ufullstendig, og blir i så fall avvist.
6.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling
Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten.
Tildelingen/meldingen vil inneholde en begrunnelse for valget. Det vil samtidig bli kunngjort en klagefrist.
Det vil bli inngått kontrakt mellom oppdragsgiver og leverandør for levering av de tjenestene som er spesifisert i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
Avtalen som blir inngått vil være basert på vedlegg 5.1 med vedlegg.
6.2.1 Tiltredelse og varighet
Avtalen skal tiltres snarest og skal ha en varighet i en periode på 2 år, med opsjon på forlenging av avtalen for inntil 2 nye år.
6.2.2 Krav til lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter
Fylkeskommunen har plikt til å stille krav til lønns- og arbeidsvilkår i alle kontrakter.
Vedlegg 7 - Møre og Romsdal-modellen viser hvilke seriøsitetskrav som gjelder for denne avtalen.
6.2.3 Krav til elektronisk faktura
Leverandøren må kunne levere elektronisk faktura til oppdragsgivers fakturamottak i Elektronisk handelsformat (EHF).
Leverandøren må selv bære eventuelle kostnader leveranse av elektronisk faktura måtte medføre for denne.
Mer informasjon om elektronisk faktura finnes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx
Oppdragsgiver vil gjøre en evaluering av leveransen og leverandøren, i løpet av, og ved avslutning av avtaleperioden.
Oppdragsgivers dokumentasjon på faktum og avvik i forhold til avtalevilkår, kan bli brukt som egenreferanse under evaluering i senere anskaffelser/konkurranser.
Anbudsdokumentene består av:
• Dette konkurransegrunnlaget
• Vedlegg 1: Tilbudsbrev
• Vedlegg 2: Kravspesifikasjon
• Vedlegg 3: Prisskjema
• Vedlegg 4: Oppdragsbeskrivelse
• Vedlegg 5.1: Rammeavtale tjenester
• Vedlegg 5.2: Bilag til rammeavtalen
• Vedlegg 6: Forpliktelseserklæring
• Vedlegg 7: Møre og Romsdalmodellen (Seriøsitetskrav)