Konkurransegrunnlag for
Konkurransegrunnlag for
rammeavtale
vedrørende
Digitale tavler og
tilhørende AV-utstyr
Moss Kommune August 2012
1 OPPDRAGET
1.1 Oppdragsgiver
Moss Kommune er en industrikommune i Østfold med litt over 30.000 innbyggere. Den er et kulturelt og næringsmessig regionsentrum for ca 50000 mennesker. I Moss kommune er det pr i dag ansatt ca 2000 personer, hvorav det er ca 400 lærere fordelt på 12 grunnskoler i tillegg til kulturskole og voksenopplæring. Skolene har samlet et elevtall på ca 3500 elever.
Flere detaljer om kommunen og skolesektoren kan finnes på xxx.xxxx.xxxxxxx.xx.
Moss kommune har sørget for videreutdanning i bruk av interaktive tavler for en del av sine lærere. Skolene besitter i dag en kompetanse innen bruk av programvaren Notebook og dets støtteverktøy. Skolene har pt. 2-4 tavler hver, hovedsakelig av typen Smartboard, men også noen få 3M tavler.
Kommunen opplever at digitale tavler og AV-utstyr også er økende etterspurt i møterom og kurslokaler utenom skolesektoren.
1.2 Anskaffelsens omfang
Moss kommune har behov for en rammeavtale for anskaffelse av digitale tavler og tilhørende AV- utstyr. Anskaffelsene vil i stor grad være initiert av skole/oppvekstsektoren, men andre kommunale virksomheter vil også være aktuelle. Omfanget av anskaffelsen er nærmere beskrevet i kapittel 6.4. Moss kommune ønsker en komplett tilbyder på området, som foruten salg og formidling av produkter, også må være i stand til å levere produkter og komplette løsninger klare til bruk på en av våre lokasjoner. Tilbyder må ha et serviceapparat til oppdrag innenfor kommunen.
Tilbyder må også kunne bistå med koordinering og rådgiving innen produktporteføljen, også på tilhørende software og lisensiering.
Dette er nærmere beskrevet i kapittel 6.4
1.3 Kontraktsbestemmelser
Avtaleforholdet reguleres av kontraktsbestemmelsene i kapittel 6. Det skal i denne rammeavtalen benyttes Statens standard avtale for IKT anskaffelser. Det legges til grunn at avtalen skal aksepteres av tilbyder uten endringer.
1.4 Antall eksemplarer
Tilbudsgrunnlaget vil være tilgjengelig for nedlastning på Doffin, og kan sendes leverandørene pr e- post i pdf format på forespørsel til xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxxx.xx. Moss Kommune fraskriver seg ansvaret for eventuelle feil ved overføring.
1.5 Retur av tilbud
Innleverte tilbud vil ikke bli returnert.
1.6 Oppdragsgivers kontaktperson og adresse
Oppdragsgiver for denne konkurransen er:
Moss Kommune Postboks 175
1501 Moss
Kontaktpersoner:
Rådgiver Xxxx Xxxxxxxxxxx Telefon: 00 00 00 00
IKT-veileder Xxx Xxxxx Telefon: 00 00 00 00
Alle spørsmål om tilleggsopplysninger, avklaringer eller tilbudsgrunnlag skal sendes skriftlig til e- postadresse xxxxxxxxxxxxxxx@xxxx.xxxxxxx.xx . Det vil bli gitt skriftlig tilbakemelding til alle tilbyderne pr e-post. Alle spørsmål og henvendelser vil bli anonymisert før besvarelsen sendes ut.
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN
2.1 Regler for konkurransen
Oppdragsgiver er for denne anskaffelsen omfattet av” Forskrift om offentlige anskaffelser”. Denne anskaffelsen er omfattet av forskriftens Del I og II.
2.2 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres som begrenset anbudskonkurranse etter reglene om offentlig anskaffelser Del I og II.
Anskaffelsesprosedyren fungerer slik at Oppdragsgiver først gjør en evaluering av leverandører som har bedt om å bli kvalifisert. Det vil bli kvalifisert 5-7 leverandører for anskaffelsen. Utvelgelsen vil bli foretatt blant de som har levert inn kvalifikasjonsforespørsel, og som ikke blir avvist.
Dersom det foreligger flere kvalifiserte leverandører enn 5-7, vil utvelgelsen gjøres i forhold til hvilke leverandører som vurderes best kvalifisert i forhold til kvalifikasjonskriteriene
2.3 Etiske retningslinjer
Se prekvalifiseringsdokument.
3 KRAV TIL TILBUDET
3.1 Tilbudets utforming og levering
Det stilles følgende krav til tilbudet:
1. Tilbudet skal være skriftlig og på norsk.
2. Tilbudet skal utformes og følge konkurransegrunnlagets struktur.
3. Tilbudet skal leveres i 3 eksemplarer i papirformat, undertegnet av bemyndiget person. Det skal i tillegg leveres en elektronisk versjon av tilbudet på CD.
4. Tilbudet skal inneholde utfylt versjon av vedlegg 2 og vedlegg 3.
3.2 Tilbudsfrist
Siste frist for innlevering av tilbud er 14.11.2012 kl 12.00.
3.3 Vedståelsesfrist
Oppdragstageren er bunnet av tilbudet inntil 90 dager etter innleveringsfristens utløp.
3.4 Innleveringssted
Post- og gateadresse: Moss Kommune Postboks 175
1501 Moss
Tilbudet innleveres i lukket, nøytral konvolutt merket:
Rammeavtale – MOSS KOMMUNE – Digitale tavler med tilhørende AV utstyr
3.5 Forbehold
Eventuelle forbehold i tilbudet skal klart fremgå i et eget punkt i tilbudsbrevet for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at Moss Kommune kan vurdere disse uten kontakt med tilbyderen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Det er ikke anledning å ta forbehold mot grunnleggende elementer eller kostnadsberegninger i konkurransegrunnlaget.
3.6 Alternative tilbud
Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud.
3.7 Tilbud på deler av oppdraget
Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.
4 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE
4.1 Tilbudsåpning
Tilbudsåpning finner sted ved innleveringsadressen 15.11.2012. Det er ikke anledning til å delta på tilbudsåpningen.
4.2 Avvisning av tilbud
Tilbud vil bli avvist dersom:
• Tilbudet ikke er levert til fristen.
• Dersom krav stilt i kapittel 3 ikke er oppfylt.
• Mangler tilbud på deler av konkurransegrunnlagets omfang.
• Dersom tilbyder ikke aksepterer bruk av Statens Standard avtale for IKT anskaffelser uten endringer, vil tilbud bli avvist.
5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN
Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for det.
5.1 Tildelingskriterier
Tildeling skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende vektede kriterier:
5.1.1 Pris 35%
Pris på produkter
Pris i de ulike kategoriene, jmf kravspesifikasjoner, med tilhørende normalt utstyr vil ligge til grunn for beregning. Prisnivå for tavle/AV pakker beskrevet i kravspesifikasjonen vil vekte tyngre enn nivå for relevant AV-utstyr beskrevet i opsjoner på tilbehør.
I den grad man opererer med ulike priser for virksomheter innen skole/oppvekst-sektoren og andre kommunale virksomheter skal det klart framgå i tilbudet, og i prisvurderingen vil priser til skole- og oppvekst-sektoren veie 75 %, og andre virksomheter 25 %.
Moss Kommune forbeholder seg retten til å få dokumentert fakturagrunnlaget for innkjøpet.
Pris på tjenester
Timespris for eventuelt fakturerbare tjenester (se service og garantiforhold) skal oppgis og vil legges til grunn for beregningen.
Kostnad for montering av en standard løsning (se kap 7.1.1) skal synligjøres enten i fast sum eller timespris. Om man velger timespris må det i tillegg oppgis beregnet timesforbruk for en standard montering/klargjøring av standard løsning beskrevet i kap 7.1.1.
Pris på opplæring
Det skal oppgis en pris for en oppstart-/ innførings- opplæring beregnet for et lærerkollegie på en skole-/sentrale personer på annen virksomhet. Opplæringens tidsomfang beskrives og pris oppgis i totale kostnader for Moss kommune, inkludert reise/diett.
Eventuelle forutsettinger fra tilbyder (for eks. antall deltagere/ minimums opplæringsprogram eller lignende) må spesifiseres, og Moss kommune tillater seg da å lage sammenlignbare oppsett ut i fra lokale behov. Ved innføring av nye produkter som ikke allerede finnes i kommunens produktportefølje, vil det måtte påregnes ekstra opplæring.
Pris på rekvisita
Det må oppgis en påslagsfaktor angitt i prosent for rekvisita-handel utenom komplette løsninger, angitt under opsjoner.
5.1.2 Service og garantiforhold 20%
Det vil bli vurdert service og garantiforhold ut fra:
Garantiens lengde på tavle og projektor, leveringstid ved feilretting/serviceoppdrag og forsendelsesmåte, som for eks on-site, pickup and return eller innsendelse.
Tilbyderne må derfor beskrive disse forholdene i tilbudet.
Grad av fakturerbare service-/tjenester knyttet til anskaffelsen, som tilbyder mener er relevante hendelser som kan belastes Moss kommune økonomisk må tydeliggjøres og vil også bli vurdert. Tilbyderne oppfordres her til å referere til erfaring med slike produkter og hvilke konkrete service og tjenesteforhold knyttet opp mot 1 stk standard komplett løsning man bør påregne over en 4 års periode.
5.1.3 Tekniske spesifikasjoner, 25%
Beskrivelse av de tekniske spesifikasjonene på de komplette pakkeløsningene som tilbys, inkludert støtteverktøy/ software som naturlig hører til. Tavle, projektor og høyttaler vil bli vurdert, henholdsvis 60-30-10 prosent.
Tilhørende grunnleggende software vil bli vurdert. Tilbyder bør legge til grunn en type beskrivelse eller gi Moss kommune et grunnlag for å danne seg et inntrykk.
Teknisk spesifikasjon/ funksjon på tilhørende tilleggsutstyr og ekstra software tilhørende tavla som kan være hensiktsmessig enten for skolebruk eller for enkel bruk av digitale tavler i møterom ellers i kommunens lokaler.
5.1.4 Kvalitet på produkter 20%
Kvalitet og brukervennlighet på produkter og tilhørende software.
Dokumentert kompetanse/produktkunnskap hos tilbyder innen disse produktene.
Tilbyders (eventuelt partners) kompetanse og tilgjengelige ressurser innen opplæring i bruk av produktene og rådgiving innen alternative- eller nye løsninger tilhørende bruk av digitale tavler i både oppvekstsektoren og i møte/kurslokaler ellers i kommunens lokaler.
Det vil også bli vurdert tilgang og kvalitet på de delte undervisningsressurser som finnes som er egnet for produktet, samt kompatibilitet for de digitale læringsmidlene fra de største forlagene som Moss kommune bruker pr i dag.
6 KONTRAKTSVILKÅR
6.1 Definisjoner
I tilbudet og i kontrakten gjelder følgende begreper: Oppdragsgiver: Moss Kommune Oppdragstager: Den som får tildelt kontrakten, og som påtar seg det hele og fulle ansvar for leveransen.
6.2 Kontraktsdokumenter og tolkninger
Med mindre annet er skriftlig avtalt, inngår følgende dokumenter i kontrakten:
1. Avtaledokumentet/kontrakten.
2. Konkurransegrunnlaget.
3. Oppdragstagers tilbud
Innholdet i kontrakten bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølgen som er angitt over. For øvrig gjelder yngre bestemmelser foran eldre. Spesielle bestemmelser gjelder foran generelle.
6.3 Kontrakt
Oppdragsgiver ønsker å benytte Statens standardavtale for IT-anskaffelser – kjøpsavtalen. Det er opp til leverandøren å gjennomgå og gjøre seg kjent med avtalens innhold, og eventuelt komme med forbehold eller andre kommentarer i tilbudet.
Det forventes at leverandøren utarbeider de bilag som beskrives.
6.4 Omfang
Rammeavtalen skal gjelde leveranse av digitale tavler med tilhørende projektor, høyttalere og monteringsoppheng, samt kabler. Det er 12 skoler som i hovedsak vil benytte rammeavtalen, men barnehager og øvrige kommunale lokaler er også antatte mottakere.
6.4.1 Avtalens tidsramme
Moss kommune vil tegne en avtale gjeldende i 2 år med opsjon på ytterligere 2 år. Kommunen står fritt i forhold til å utløse opsjonen. Tilbyder plikter å kunne tilby avtale for opsjonen under de samme betingelsene.
6.4.2 Avtalens omfang
I inneværende år, etter avtaleinngåelse, vil det bli foretatt et større samlet innkjøp i størrelsesorden ca kr 350.000,- NOK eks MVA. De resterende år vil det også bli foretatt større sentrale innkjøp, i tråd med planlagte budsjettmidler, i tillegg til virksomhetenes egne investeringer. Samlet over avtalens 4 års periode forventer man et uttak av varer til en stipulert verdi av kr 1,5 millioner NOK eks MVA.
Knyttet til leveransen skal det være tilgjengelig support apparat for bistand vedrørende hardware og nødvendig vedlikehold på projektorer. Disse tjenestene er kun knyttet til rammeavtalens produkter. Leverandøren må beskrive supporttjenesten nærmere i tilbud. Timespriser oppgitt i tabell under kap
7.2 vil legges til grunn for beregning av kontraktens omfang på supporttjenester.
Moss kommune forventer også å kunne bruke tilbyder som et direkte eller koordinerende ledd i kurs/opplæring, presentasjon av nyheter innen produktene og generell rådgiving innen valg av rammeavtalens løsninger.
Moss kommune må også kunne bruke tilbyder til supplerende anskaffelser til allerede eksisterende løsninger når det gjelder om-montering, utskifting av projektorer/høyttalere til eksisterende løsninger eller det som er anskaffet innunder rammeavtalen.
Avtalen og kontraktsforholdet skal ikke omfatte løpende garantiforhold på eksisterende tavler eller projektorer anskaffet før avtaleinngåelse.
6.4.3 Avtalens leveringskrav
Skolesektoren vil tilby sine virksomheter komplette tavleløsninger, ferdig montert, med nødvendig tilhørende AV-utstyr og kabling klart for brukerne. Virksomhetenes PC`er og software tilknyttet løsningene er ikke omfattet av avtalen.
Tilbyder må kunne tilby bistand innen supplerende software-anskaffelser til produktene og bistand i forhold til lisensiering. Tilbyder skal ikke bistå installasjon av denne type software på kommunens klienter.
Avtalt påslagsfaktor for annet innkjøp utover avtalte komplette løsninger skal også legges til grunn.
Komplette løsninger leveres fraktfritt til aktuell lokasjon i Moss kommune. Monteringskostnad for komplette pakkeløsninger skal følge det som er avklart i avtalen.
Antatt leveringstid og tilgjengelighet for de avtalte komplette tavleløsninger må oppgis
For support og serviceoppdrag følges det som tilbyder oppgir under service og garantiforhold. Tilbyder må oppgi antatt responstid på fakturerbare tjenester bestilt av en av Moss kommunes virksomheter.
6.5 Partenes representanter
Oppdragsgiver og oppdragstager skal i til enhver tid holde hverandre underrettet om hvem som er deres representanter og om den fullmakt disse har.
6.6 Internkontroll og forskrifter
Oppdragstager er forpliktet til å ha rutiner som sikrer kvaliteten og servicen i forbindelse med leveransen. Oppdragsgiver kan be om dokumentasjon på oppdragstagers kvalitetssystem og/eller internkontrollsystem.
6.6.1 Helse, miljø og sikkerhet (internkontroll)
Det kreves at oppdragstager overholder krav i knyttet til Norsk og internasjonal lovgivning, forskrifter, konsesjonskrav og liknende han er pliktet til å utøve, og at internkontroll er i tråd med de til enhver tid gjeldende regelverk.
6.7 Overdragelse av kontraktsforpliktelser
Oppdragstager kan ikke overdra sine kontraktsforpliktelser uten at dette er særskilt avtalt med oppdragsgiver. I tilfeller der dette kan bli aktuelt, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å si opp kontraktsforholdet.
6.8 Generelle betalingsregler
For denne kontrakten gjelder de alminnelige bestemmelsene for varekjøp i Moss Kommune. Se vedlegg 1.
6.8.1 Betalingsfrister
Oppdragsgiver skal betale uomtvistede krav med en måneds fri levering pluss 1 måned.
6.8.2 Tilbakeholdsrett
Har oppdragsgiver krav som følge av oppdragstagers kontraktsbrudd, kan oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til å få dekket et spesifisert krav. For øvrig skal oppdragsgiver betale uomtvistede krav innen de fastsatte betalingsfrister.
6.8.3 E-faktura
Alle fakturaer mot kommunen skal kunne leveres på e-fakturaformat basert på E2B..
6.9 Prisregulering
Forbehold om påslagsregulering aksepteres ikke i hele uttaksperioden. Moss kommune forbeholder seg retten til å gjennomføre kontroller av leverandørens påslag.
7 SPESIFIKASJON AV PRODUKTER
7.1 Kravspesifikasjon
Alle varer i dette tilbudet skal prisberegnes inkludert eventuelle avgifter og transport. Varene skal kunne leveres til alle Moss Kommunes avdelinger.
7.1.1 Standard løsninger
Oppdragsgiver stiller følgende minimumskrav til tekniske funksjoner og kapasiteter:
Vi ønsker to typer komplette tavleløsninger, der pakkeløsning 1 skal være dekkende for behov i dagens og morgendagens bruk i klasserom og små auditorier.
Pakkeløsning 2 er beregnet for å gi et økonomisk rimeligere alternativ og noe enklere tilbud til mindre undervisningsrom og møterom ute i ulike avdelinger ellers i kommunen.
Komplett pakkeløsning 1
Veggmontert interaktiv tavle i widescreen format, minimum 86” diagonalmål, med muligheter for multitouch/flerbrukerfunksjoner på tavla. Tavla skal ha en robust og hard nok overflate til å tåle hverdagen i et klasserom, så tilbyder må beskrive/ legge ved dokumentasjon som beskriver tavlas overflate, eksempler på sannsynlige hendelser man kan utsette tavlas overflate for og hvilke rengjøringsmuligheter som kan benyttes for å beholde en ordentlig ren overflate som bevarer god kvalitet i tavlas bilde over tid.
Løsningen skal inneholde vegg/tavlefestet projektor med fjernkontroll. Projektor skal være i kategori “ultrashort” når det gjelder avstandsforhold, og med en minimumsoppløsning på 1280x800.
Minimum kontrastforhold på projektor skal være 3000:1 og en lysstyrke på minst 2500 ansi lumen i normal modus.
Tilbyder bør legge ved eller henvise til produktark med tekniske spesifikasjoner på foreslått projektor, som også sier noe om projektorpæres antatte levetid i normal bruk, tilkoblingsmuligheter, støyverdier osv. Samlede teknisk spesifikasjon for projektor vil bli vurdert. Integrerte høytalerfunksjoner i projektor vil ikke bli vurdert, da dette skal dekkes av egne høyttalere
Løsningen skal inneholde høyttalere, integrert i løsningen eller som veggmonterte høyttalere på siden av tavla. Uavhengig av type løsning skal de være beregnet på å kunne dekke et lite auditorium/ ekstra stort klasserom, antatt minimum 25W.
Løsningen skal inneholde nødvendig kabling fra løsningen til et tilkoblingspunkt for PC/docking- stasjon. Selve PC eller dockingstasjon er ikke medberegnet i løsningen.
Løsningen skal være levert ferdig montert på vegg og justert/ klargjort for bruk.
Løsningen skal inneholde lisens på nødvendig software for å benytte tavla, samt eventuelle lisenser som er nødvendig for å benytte løsningens ressurssenter. Krever det registrering av brukere for å benytte nettbaserte ressurser som ikke direkte følger programvaren, tar Moss kommune dette selv.
Komplett pakkeløsning 2
Som beskrevet i pakkeløsning 1, men med følgende endrede spesifikasjoner:
Skal støtte samme software som pakkeløsning 1, både drivermessig og brukerflate. Ikke krav til widescreen-format.
Minimumsstørrelse 76”
Må ikke ha multitouch-funksjoner/flerbruker-egenskaper.
Projektor
Minimum kortkaser-kategori. Minimum oppløsning 1280x800 Kontrastforhold minimum 2200:1
Lysstyrke i normalmodus minst 2000 ansi lumens
Høyttalere
Minimum effekt 15W
Skal fortsatt være veggmontert/integrert i monteringsarm.
Møterom uten interaktiv tavle
Takmontert projektor i klasserom/møterom med tilhørende lerret. For sammenlikningens skyld antar vi flatt tak, med himlingsplater under mur, takhøyde 270 og gipsplater på veggen.
- Projektor med støtte for widescreen, oppløsning minimum 1280x800, gjerne støtte for høyere.
- Tilhørende fjernkontroll
- Minimum 3200 ANSI Lumen
- Kontrastforhold på min 3000:1
- Muligheter for wifi-tilkobling til projektor.
- Egnet høyttalersett for veggmontering, min 20W lydstyrke.
- Medfølgende kabling i minikanal ført fram til tilkoblingspunkt ved lerret.
- Egnet lerret for widescreen utnyttelse, montert med vegg-monteringskasse.
- Takfester og montering.
I denne oppstillingen ønsker vi at tilbyder synliggjør pris på hele pakken, separate priser på projektor, lerret og høyttalere.
7.1.2 opsjoner
Moss kommune må kunne anskaffe AV-utstyr tilsvarende løsninger som beskrevet i konkurransegrunnlaget fortløpende og stykkevis, som en rekvisita-anskaffelse.
Disse anskaffelsene vil også kunne gå utover akkurat de avklarte modeller tilbyder velger til de ulike beskrevne løsninger, men innenfor det vi definerer som AV-utstyr til kommunale virksomheter.
TV/Radio og dvd/Bluray osv vil ikke bli betraktet som AV utstyr.
Kommunene Våler og Råde kan velge å utløse opsjon på anskaffe utstyr omtalt i avtalen.
7.2 Enhetspriser og sammenstilling
Alle priser skal inkludere alt som er beskrevet i dette konkurransegrunnlag i henhold til oppsatt oversikt i kravspesifikasjonen i kapittel 7.1. I prisbegrepet inkluderes alle kostnader som f.eks. frakt, avgifter, oppmøtekostnader o.l. Prisene skal oppgis ekskl. MVA.
Prisene skal oppgis i tabellen nedenfor:
Enhet | Antatt antall | Pris eks mva |
Påslagsfaktor for alle innkjøp rekvisita | N/A | % |
Påslagsfaktor for interaktive tavler | N/A | |
Pris interaktiv tavle pakkeløsning 1, utdanning | 32 | ,- NOK/stk |
Pris interaktiv tavle pakkeløsning 1, annen virksomhet | 3 | |
Pris interaktiv tavle pakkeløsning 2, utdanning | 8 | ,- NOK/stk |
Pris interaktiv tavle pakkeløsning 2, annen virksomhet | 2 | ,- NOK/stk |
Pris komplett møterom uten interaktiv tavle | 15 | ,- NOK/stk |
Pris projektor til møterom | 15 | ,- NOK/stk |
Pris lerret til møterom | 5 | ,- NOK/stk |
Pris høyttalere, m veggfeste til møterom | 10 | ,- NOK/stk |
Monteringskostnad 1 stk komplett pakkeløsning | 45 | ,- NOK(totalt) |
Timespris support, utover garanti | 30 | ,- NOK/time |
Tillegg: | ||
Timespris montering/om-montering av utstyr | 50 | ,- NOK/stk |
,- NOK/stk |