KRISTIANSAND KOMMUNE
KRISTIANSAND KOMMUNE
KONKURRANSEGRUNNLAG FOR
AVTALE OM FORVALTNING AV KOMMUNENS LÅNE- OG TILSKUDDSPORTEFØLJE
28. januar 2013
Saksnr. 200708178
INNHOLDSFORTEGNELSE
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN 4
1.1. Oppdragsgiver 4
1.2. Kontaktpersoner 4
1.3. Konkurransen gjelder 4
1.4. Omfang og eventuell deling av kontrakten 4
1.5. Avtalens varighet 4
1.6. Anskaffelsesprosedyre 4
1.7. Avtaletype 5
1.8. Xxxxxxxxxxx 0
1.9. Innlevering av tilbud 5
1.9.1. Tilbudsfrist 5
1.9.2. Krav til tilbudets utforming 6
1.9.3. Informasjon om tilbyder 6
1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransen 6
1.11. Saksbehandling og innsynsrett 6
1.11.1. Saksbehandling 6
1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter 7
1.12. Tilbudsåpning 7
1.13. Avvisning 7
1.14. Vedståelsesfrist 7
1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget 7
1.16. Presentasjon 7
1.17. Avlysning/forkastelse 7
1.18. Kvalifikasjonskrav 8
1.19. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier) 9
2. NÆRMERE OM TJENESTEN 10
2.1. Om Enhet for bolig- og tjenestetildeling (EBT) 10
2.2. Om de ulike låneordningene 10
2.2.1. Generelt 10
2.2.2. Startlån 10
2.2.3. Boligtilskudd 11
2.2.4. Etableringslån 11
2.3. Anbudets omfang 11
2.3.1. Rammebetingelser 11
2.3.2. Anbudsforespørsel 12
2.3.3. Oppdragsgiver ønsker tilbud på 12
2.4. Kravspesifikasjon 13
2.4.1. Opprettelse av lån 13
2.4.2. Terminvarsel og oppfølging 14
2.4.3. Purring 14
2.4.4. Andre oppgaver 15
2.4.5. Depot 15
2.4.6. Rapportering 15
2.4.7. Tekniske krav 16
2.4.8. Krav til sikkerhet 16
2.4.9. Inkasso 16
2.4.10. Opplæring 17
2.5. Utdyping av tildelingskriteriene 17
2.5.1. Pris 17
2.5.2. Funksjonalitet 17
2.5.3. Kvalitet 17
2.5.4. Service og bemanning 18
2.6. Mislighold 18
2.7. Utkonvertering 18
2.8. Lover og forskrifter 18
2.9. Effektivisering 18
3. SJEKKLISTE 19
1. INFORMASJON OM KONKURRANSEN
1.1. Oppdragsgiver
Oppdragsgiver for konkurransen er Kristiansand kommune, Enhet for bolig- og tjenestetildeling (EBT), heretter kalt oppdragsgiver.
1.2. Kontaktpersoner
All korrespondanse og spørsmål i konkurransen, skal rettes til følgende kontaktpersoner:
Navn: Xxxx Xxxx / Xxxx Xxxxxxx Telefon: 00 00 00 00 / 00 00 00 00
Telefaks: 38 00 73 87
E-post: xxxx.xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx
1.3. Konkurransen gjelder
Oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse uten forhandling i forbindelse med forvaltning av kommunens startlån- og boligtilskuddsportefølje.
Se del 2 (Nærmere om tjenesten) for nærmere informasjon om tjenesten.
1.4. Omfang og eventuell deling av kontrakten
Forvaltningsoppdraget omfatter forvaltning av kommunens videreutlån av Husbankmidler og gjelder opprettelse nye lån, samt forvaltning av eksisterende portefølje.
Avtalen med valgt tilbyder tenkes å starte opp 01.05.2013. Leverandøren må kunne gi tilbud på hele oppdraget.
Bruk av underleverandører kan aksepteres etter avklaring med oppdragsgiver, men dersom dette benyttes er det leverandøren selv som står ansvarlig og skal være avtalepart overfor oppdragsgiver.
1.5. Avtalens varighet
Avtalen skal gjelde i to - 2 - år fra kontraktsinngåelse, med opsjon på 2 + 2 år.
Oppdragsgiver står fritt til å velge om opsjonen skal utløses. Dersom oppdragsgiver ønsker å utløse opsjonen, gis det beskjed 6 måneder før opsjonen skal tre i kraft.
1.6. Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse over terskelverdi, etter forskriftens del I og III. (NOK 1 600 000 eks. mva.) iht. regelverket for offentlige anskaffelser.
For å kunne delta i konkurransen må leverandørene oppfylle de krav som er satt i konkurransegrunnlagets punkt 1.18 Kvalifikasjonskrav.
Etter at tilbudene er mottatt vil de tilbyderne som blir kvalifisert få vurdert sine tilbud etter tildelingskriteriene.
Konkurransen skal gjennomføres uten forhandlinger.
1.7. Avtaletype
Tjenestekontrakt.
1.8. Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i DOFFIN – database for offentlige anskaffelser og i EU’s TED database
1.9. Innlevering av tilbud
Tilbudet skal utarbeides og sendes/leveres i lukket forsendelse merket: ”Tilbud – Forvaltning av kommunens låne- og tilskuddsportefølje” til følgende adresse:
Leveringsadresse:
Kristiansand kommune
Enhet for bolig- og tjenestetildeling v/ Xxxx Xxxx / Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx xxxx 00
4611 Kristiansand
Postadresse:
Kristiansand kommune
Enhet for bolig- og tjenestetildeling v/ Xxxx Xxxx / Xxxx Xxxxxxx
Pb. 417 Lund
4604 Kristiansand
1.9.1. Tilbudsfrist
Frist for innlevering av tilbud er satt til fredag 15. mars 2013 kl. 1200. Tilbudet kan sendes i posten, men må være oppdragsgiver i hende på oppgitt leveringsadresse før utløpet av fristen. Tilbud levert på e-post eller telefaks aksepteres ikke.
For sent innkomne tilbud vil bli avvist, jf. prinsippet om likebehandling. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma etc.)
1.9.2. Krav til tilbudets utforming
• Tilbudet skal inneholde et signert tilbudsbrev, undertegnet av person med fullmakt til å binde tilbyder. Tilbudet skal være datert, samt være stemplet med firmaets navn.
▪ Tilbudet skal være utformet etter samme mal som konkurransegrunnlaget er bygget på. Xxxxxxxx skal henvise til disse punktene i sin besvarelse. Det er viktig at alle vedlegg, tegninger osv. merkes tydelig.
▪ Tilbudet skal foreligge på papir i 1 original og 4 kopier. I tillegg skal tilbudet foreligge som 1 kopi i e-format, CD/minnepenn (Hoveddokumenter skal lagres i PDF-format, brosjyrer/kataloger skal lagres som bilder i PDF med 300 dpi som oppløsning). Hvert vedlegg skal navngis med unike og logiske navn. CD/minnepenn skal merkes med tilbyders navn, for CD både på CD og cover.
▪ Papirformatet bes levert i ringperm, eller innbundet. Dersom det er misforhold mellom versjonene, så er det papirversjonen som gjelder.
▪ Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbud utformet på andre språk vil bli forkastet. All korrespondanse vedrørende tilbudet skal være på norsk.
Alle kostnader forbundet med anskaffelsesprosessen skal i sin helhet dekkes av de respektive tilbydere.
1.9.3. Informasjon om tilbyder
Følgende informasjon skal følge tilbudet:
Tilbyderens navn, organisasjonsnummer, postadresse, postnummer, poststed, telefon, telefaks, kontaktperson, e-postadresse og eventuell internettadresse. Vedlagte tilbyderopplysningsskjema, jf. vedlegg 3, med opplysninger om tilbyder skal leveres i utfylt stand sammen med tilbudet.
1.10. Spørsmål og svar knyttet til konkurransen
Alle henvendelser i forbindelse med konkurransegrunnlaget skal fremsettes skriftlig til kontaktpersoner, punkt 1.2. Vesentlige spørsmål vil bli anonymisert, og svar vil bli meddelt samtlige som har bedt om konkurransegrunnlaget.
Eventuelle tilleggsopplysninger etter forespørsel, sendes ut senest 7 dager før tilbudsfristen. Spørsmål som kommer senere enn dette vil ikke bli besvart.
1.11. Saksbehandling og innsynsrett
1.11.1. Saksbehandling
Det er kun beslutningstakere i anskaffelsesprosessen som i utgangspunktet vil få tilgang til mottatte tilbud. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen i anskaffelsesprosessen.
1.11.2. Offentlig innsyn i konkurransedokumenter
Mottatte tilbud vil bli behandlet konfidensielt og er unntatt offentlighet. Informasjon om priser og øvrige konkurranseelementer vil ikke bli distribuert utover det som er nødvendig for evalueringen.
I henhold til ny offentlighetslov som gjelder fra 1.1.2009 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlige innsyn frem til avtaleleverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak for offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt.
1.12. Tilbudsåpning
Det vil ikke bli avholdt offentlig åpning av de innkomne tilbud.
1.13. Avvisning
Tilbud som mottas etter tilbudsfristen vil bli avvist. For øvrig gjelder reglene om avvisning i ”Forskrift om offentlige anskaffelser”.
Manglende eller ugyldig attester/dokumentasjon fører i utgangspunktet til avvisning av tilbudet.
1.14. Vedståelsesfrist
Tilbudet må vedstås i 3 måneder fra tilbudsfristen.
1.15. Avvik fra konkurransegrunnlaget.
Tilbyderen må i sitt tilbud tydelig redegjøre for eventuelle forbehold. Det skal skilles mellom forbehold vedrørende del 1 (Informasjon om konkurransen) og del 2 (Nærmere om tjenesten). Tilbyderen skal i eget vedlegg liste (bruk vedlagte skjema) alle eventuelle avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik som ikke er listet under dette vedlegget vil ikke bli akseptert. Tilbyderen skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudet som det enkelte avvik refererer seg til, og skal for hvert avvik oppgi priskonsekvens dersom disse ikke tas til følge. Beskrivelsene skal være presise og entydige, og skal være slik at det er mulig å vurdere avvikene uten å kontakte tilbyder. Generelle kommentarer vil ikke bli akseptert.
1.16. Presentasjon
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å kalle inn leverandører til presentasjon og eventuelle avklaringer i forbindelse med konkurransen. Oppdragsgiveren har ingen plikt til å gjennomføre slike møter.
1.17. Avlysning/forkastelse
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen på et hvilket som helst tidspunkt i anskaffelsesprosessen, og helt eller delvis forkaste tilbudene, dersom det foreligger saklig grunn for dette.
1.18. Kvalifikasjonskrav
Tilbyder må tilfredsstille kvalifikasjonskravene opplistet nedenfor for å få sitt tilbud vurdert.
For å kunne vurdere om tilbyder tilfredsstiller kvalifikasjonskravene skal tilbyder fremskaffe de etterspurte dokumentene og levere disse til oppdragsgiver sammen med tilbudet, ref. kunngjøring i XXX og XXXXXX:
Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ikke ha restanser på skatter og avgifter som tilbyder ikke har fått fastsatt en nedbetalingsavtale for med skatte- og avgiftsmyndighetene | • Krav til å fremlegge skatteattest for merverdiavgift (MVA-attest) • Krav til å fremlegge skatteattest for skatt (Skatteattest) Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder |
Tilbyder og eventuelle underleverandører skal ha et system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet i henhold til internkontrollforskriften | • Krav til å fremlegge egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller vil oppfylle ved eventuell tildeling av kontrakt, lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS), viser til vedlegg 2 HMS - erklæring |
Kvalifikasjonskrav og dokumentasjon som kreves knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Leverandøren må ha de nødvendige godkjennelser til å drive virksomhet innenfor låneadministrasjon og inneha de nødvendige konsesjoner jf. Finanstilsynet. Leverandøren må blant annet ha tillatelse til å drive virksomhet innenfor finansvirksomhetsloven og inneha inkassobevilgning (fremmedinkassoforetak) | • Inkassobevilgning |
Dokumentasjonskrav og dokumentasjon knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet:
Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: | Dokumentasjon som kreves som bevis for at de stilte krav er oppfylt: |
Det kreves at tilbyder har god soliditet | • Foretakets siste årsberetning, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall • Fremleggelse av foretakets årsregnskap |
Det kreves at tilbyder har tilstrekkelig kapasitet til å oppfylle kontrakten | • Erklæring om foretakets omsetning i 2010 og 2011med relevans til denne kontrakten |
1.19. Kriterier for valg av tilbud (tildelingskriterier)
Tildeling vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra følgende kriterier:
Tildelingskriterier | Vekt | |
Pris | jf. pkt. 2.5.1. | 20 – 30 % |
Funksjonalitet | jf. pkt. 2.5.2. | 20 – 30 % |
Kvalitet | jf. pkt. 2.5.3. | 20 – 30 % |
Service og bemanning | jf. pkt. 2.5.4. | 20 – 30 % |
2. NÆRMERE OM TJENESTEN
2.1. Om Enhet for bolig- og tjenestetildeling (EBT)
Enhet for bolig- og tjenestetildeling er blant annet kommunens organ for utvikling og gjennomføring av boligpolitiske tiltak. Husbankens låne- og tilskuddsordninger er sentrale virkemidler.
Kommunen låner inn midler fra Husbanken som videreutlånes til privatpersoner til boligformål.
2.2. Om de ulike låneordningene
2.2.1. Generelt
Kommunen fastsetter rammebetingelser for låneordningene etter Husbankens retningslinjer og vedtak i bystyret.
De enkelte lån innvilges av oppdragsgiver, som vil ha kundekontakt med forvalter både frem til lån/ tilskudd er utbetalt og videre etter utbetaling.
Den praktiske låneadministrasjonen, herunder forvalteroppdraget, foretas p.t. av Lindorff AS. Låneordningene følger til en hver tid Husbankens rentesatser med et tillegg på 0,1 % -poeng for etableringslån og utbedringslån og 0,25 % -poeng for startlån. Enkelte etableringslån er gitt på særvilkår og har en rente som er nedjustert med 1,0 % -poeng. Rentepåslaget er kommunens administrasjonsgebyr.
2.2.2. Startlån
Startlånet ble innført fra 01.01.2003 og erstattet etableringslån og Husbankens kjøpslånordning. Kristiansand kommune låner inn midler fra Husbanken for å videreutlåne til enkeltpersoner. Innlånet fra Husbanken er i henhold til investeringsbudsjettet i kommunens handlingsprogram kr. 80 mill. årlig i perioden 2012 – 2015, jf. bystyrevedtak. Av nye utlån vil det være denne ordningen, ved siden av ordningene med boligtilskudd til etablering og boligtilskudd til tilpasning som skal forvaltes.
Startlån er behovsprøvd og kan omfatte blant andre unge i etableringsfasen, barnefamilier, enslige, funksjonshemmede, flyktninger, personer med oppholdstillatelse på humanitært grunnlag og andre økonomisk vanskeligstilte husstander.
Startlån kan gis som topp- eller fullfinansiering ved kjøp av bolig, utbedring av bolig, refinansiering eller toppfinansiering ved oppføring av bolig.
Startlån kan gis med ulike finansieringsløsninger:
- Toppfinansiering i kombinasjon med private kredittinstitusjoner
- Toppfinansiering i kombinasjon med Husbanken eller andre off/kom. banker
- Fullfinansiering
- Kombinasjon startlån og boligtilskudd til etablering
Startlån gis mot sikkerhet i boligens adkomstdokumenter, aksjebrev eller med pant i fast eiendom. Det legges opp til at startlån skal gis i kombinasjon med grunnfinansiering fra andre kredittinstitusjoner.
2.2.3. Boligtilskudd
Boligtilskudd skal bidra til etablering i egen bolig og til å sikre egnede boliger for vanskeligstilte på boligmarkedet. Boligtilskuddet har også som formål å bidra til at husstander som har skaffet seg en nøktern bolig, settes i stand til å beholde denne gjennom nødvendige tilpasninger og eventuelt refinansiering. Med vanskeligstilte menes blant annet bostedsløse, rusmiddelavhengige, flyktninger og personer med nedsatt funksjonsevne.
Boligtilskudd bevilges fra Husbanken til kommunene, som videretildeler dette til enkeltpersoner. Boligtilskuddet kan gis i kombinasjon med startlån eller annet lån.
Boligtilskudd til etablering og refinansiering avskrives med 5 % per fullført år fra utbetalingsdatoen.
Boligtilskudd til tilpasning avskrives med 10 % per fullført år fra utbetalingsdatoen. Overdras boligen til ny eier i tilskuddets avskrivningsperiode, vil gjenstående tilskudd bli krevd tilbakebetalt, eventuelt gjøres om til rente- og avdragspliktig lån. I særlige tilfeller f.eks. ved salg av bolig som fører til tap, kan kravet om tilbakebetaling av tilskudd frafalles. Avskrivningsreglene gjelder i de tilfellene hvor boligen disponeres i strid med forutsetningene.
2.2.4. Etableringslån
Startlånet ble som tidligere nevnt innført fra 1. januar 2003 og har erstattet etableringslånet. Det gis således ingen nye etableringslån, og denne delen av låneporteføljen vil etter hvert reduseres. Imidlertid har lånene opptil 15 års gjenværende løpetid.
2.3. Anbudets omfang
Formålet med anbudsrunden er å fastsette rammene for et kundeforhold mellom oppdragsgiver, lån/ tilskuddsmottakerne og forvalter.
Den avtalen som inngås skal omfatte oppdragsgivers behov for låneforvaltningstjenester; nødvendig kontohold, nødvendig depothold for sikkerhetsdokumenter, etablering av låneforhold iht. tilsagnsbrev med utstedelse av lånedokumenter, etablering av sikkerhet, oppfølging, purring osv. Se pkt. 2.4
2.3.1. Rammebetingelser
Låneforvaltningen skal være selvfinansierende ved at tjenesten betales gjennom gebyrer som belastes låntakerne, og som er direkte henførbare til de enkelte låneforhold. Løpende kostnader for låneforvaltningen dekkes ved generelle gebyrer som etableringsgebyr, termingebyr og purregebyr, samt gebyr for spesielle tjenester som endringsgebyr og gebyrer knyttet til rettslig inkasso.
Eksterne kostnader ved låneetablering som tinglysingsgebyr eller noteringsgebyr skal også dekkes av låntaker.
Vederlag for forvaltningsoppgavene skal fremkomme av prislisten som skal inngå som en del av anbudet. Prislisten skal være uttømmende.
Forvalter kan den 01.05 hvert år, første gang 01.05.2015, kreve prisene regulert med eventuelle endringer fra Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks, eller hvis denne er opphevet, annen tilsvarende offentlig indeks.
2.3.2. Anbudsforespørsel
Fra punktene 2.4.1 og utover er det utarbeidet en nærmere beskrivelse over de tjenester oppdragsgiver ønsker anbud på, og den form som man ønsker å innhente anbudet i.
Det presiseres at anbudet skal gis med utdypende beskrivelser av hvert enkelt punkt fra og med pkt. 2.4.1 til og med pkt. 2.4.9. Beskrivelser, eksempler og referanser bes gitt under samme inndeling som her er presentert.
2.3.3. Oppdragsgiver ønsker tilbud på
Forvaltning av følgende låneportefølje bestående i hovedsak av sikrede boliglån:
Antall lån | Type | Lånemasse i NOK | |
182 | E1 | Etableringslån 1 | 63 738 218 |
12 | E9 | Etableringslån 9 | 1 206 263 |
925 | SA | Startlån | 352 427 523 |
1 | UT | Utbedringslån | 14 585 |
1120 | Lån totalt | 000 000 000 | |
24 | TI | Tilskudd | 4 546 453 |
148 | TM | Tilskudd med lån | 37 360 186 |
170 | Tilskudd totalt | 41 906 639 | |
45 | OV | Inkassoovervåking | 5 219 895 |
16 | RI | Saker på inkasso | 6 775 854 |
Lånene faktureres i all hovedsak månedlig. Det blir igangsatt ca. 15 - 25 nye inkassosaker i året hvorav anslagsvis 2 - 3 saker resulterer i tvangssalg. Ved fallende boligpriser vil antallet nye inkassosaker kunne øke.
Brutto årlig tilvekst i antall lån og tilskudd er forventet å utgjøre 210 - 230, og det innfris i et normalår 100 - 150 lån. Ved fallende boligpriser vil antallet lån som innfris ved hjelp av refinansiering i andre kredittinstitusjoner kunne synke, og således medføre en økning av låneporteføljen.
Det oppstår årlig ca. 10 - 15 endringssaker av typen pantebytte, debitorskifte, pantefrafall etc. De siste årene har det årlig blitt fattet mellom 20 og 30 vedtak om endringer i betalingsvilkår/ betalingsplan.
Husbankens system for renteregulering som gjelder fra og med 2011 innebærer krav om varsling og endring av rentebetingelser inntil 6 ganger pr år. Det stilles således store krav til fleksibilitet i forvalters lånesystem med hensyn til tilpasninger til ulike avdragsprofiler, rentebetingelser og purrerutiner mv. Lånesystemet må også kunne håndtere fastrente i henhold til Husbankens tilbud.
2.4. Kravspesifikasjon
I dette avsnittet er det satt opp en kortfattet og stikkordsmessig oversikt over de tjenester som etterspørres. Forvalter bes om å beskrive egen evne til å håndtere hvert enkelt punkt samt beskrive tenkt gjennomføringsmåte så langt det er mulig.
Kravspesifikasjonen må betraktes som ufravikelig.
2.4.1. Opprettelse av lån
Basert på tilsagnsbrev/ vedtak fra oppdragsgiver skal Forvalter forestå opprettelse av lån, herunder:
• Opprette saks- og depotmappe
• Opprette lån / tilskudd i lånesystemet
• Utarbeide og benytte standardiserte gjeldsbrev, pantobligasjoner/ pantedokumenter, pantsettelseserklæringer/ besittelseserklæringer, aksjebrev mv.
• Utferdige lånedokumenter som oversendes til oppdragsgiver pr. e-post, etablere sikkerhet som spesifisert i tilsagnsbrev mv. Oppdragsgiver innhenter nødvendige underskrifter fra låntaker
• Innhente forsikringsattest når det gis lån til kjøp av fast eiendom
• Kontrollere relevante dokumenter
• Utbetale lånet i henhold til tilsagn / vedtak
• Sende melding om utbetaling til megler, kreditorer ved refinansiering, oppdragsgiver, samt låntaker
• Sende betalingsplan til låntaker
Oppdragsgiver skal utstede en trekkfullmakt til forvalter slik at denne kan trekke utlånsmidler fra oppdragsgivers konto. Direkte remittering forutsetter at kommunens lånemidler overføres direkte til megler/ andre i henhold til oppdragsgivers utbetalingsfullmakt for å unngå floatinntekter.
Forvalter skal registrere opplysninger om låntaker i lånesystemet. Det skal være mulighet til å benytte tilskriveradresse forskjellig fra låntakers fysiske adresse.
Forvalter plikter å forvalte nye lån/låneordninger i samsvar med oppdragsgivers anvisning.
Forvalter må være i stand til å yte en servicegrad på samme nivå som finansinstitusjoner normalt yter sine egne boliglånskunder.
2.4.2. Terminvarsel og oppfølging
Det stilles krav til enkel og oversiktlig presentasjon av hvert enkelt terminvarsel. Terminvarselet skal inneholde mulighet for fritekst og ulike former for meldinger og varsling. Terminvarsler må på en tydelig og lettfattelig måte gi oversikt over renter, avdrag, gebyr, eventuelle restanser og lånesaldo.
Forvalter skal forestå den løpende oppfølging, herunder:
• Tilby utsendelse av terminvarsler månedlig, kvartalsvis eller halvårlig
• Tilby valgfri forfallsdato for alle lån
• Tilby mulighet for avtalegiro
• Føre løpende kontroll og avstemming av lån samt rapportering. Xxxxx fra den forventede innbetalingen skal rapporteres til oppdragsgiver
• Besvare henvendelser fra låntakerne
• Effektuere generelle vilkårsendringer
• Effektuere spesielle og individuelle vilkårsendringer, herunder:
- Endring av betalingsvilkår, for eksempel avdragsutsettelse, overhopp eller endring i løpetid
- Pantefrafall/ frigivelse av sikkerhet grunnet salg av panteobjekt
- Pantebytte
- Debitorskifte
- Seksjonering
- Endring av terminforfall
- Adresseendring
- Prioritetsvikelse
- Nedkvittering
- Overgang til fastrentelån
- Utsendelse av betalingsplan
- Varsle inntil 6 renteendringer pr. år
- Oppfølging av opphørt forsikringsattest
- Restanse tillagt lån:
▪ Etter delegasjon
▪ I henhold til vedtak fra långiver
▪ Utstedelse av nytt gjeldsbrev
• Registrere ekstraordinære nedbetalinger
• Følge opp kunngjøringer vedrørende låntakere i Norsk Lysningsblad, melde krav i forbindelse med gjeldsforhandlinger, proklama mv.
• Alle transaksjoner skal valuteres slik at det ikke oppstår floatinntekter hos forvalter
• Alle inn- og utbetalinger under forvalters oppdrag skal av forvalter behandles som klientmidler. Klientmidlene tilhører oppdragsgiver
2.4.3. Purring
Forvaltningsoppdraget omfatter purring med inkassovarsel av ikke betalte terminbeløp i henhold til gjeldende regelverk.
Forvalter skal ha oppdragsgivers aksept før en eventuell oppsigelse av låneforhold.
2.4.4. Andre oppgaver
Forvaltningsoppdraget omfatter også følgende oppgaver:
• Oppgi oppgjørssaldo ved forespørsel fra bank eller låntaker.
• Beregne over- eller underkurs ved fast rente
• Kontrollere oppgjørsstillinger og avregning av oppgjørsbeløp ved frivillig salg
• Sende årsoppgaver til låntakere, oppdragsgiver og likningsmyndighetene
• Stå som oppdragsgiver ved inkassosaker basert på en særskilt avtale, enten selv eller ved underleverandør
• Varsle kommunen om forliksklager, returpost, frister for foreldelse og andre forhold av betydning
• Proklamaoppfølging ved dødsbo
• Følge opp saker i forbindelse med gjeldsforhandlinger, gjeldsordninger og konkurs
• Avslutte låneengasjementer, herunder slette sikkerheter og returnere gjeldsbrev
• Forestå nødvendig signaturkontroll
• Holde saksmapper à jour
2.4.5. Depot
Forvalter skal ivareta depotfunksjoner, herunder vedlikeholde et depotregister som skal være integrert med lånesystemet.
2.4.6. Rapportering
Forvalter skal kunne sende oppdragsgiver daglige kontoutskrifter som viser alle bevegelser i porteføljen. Forvalter skal på månedlig basis rapportere regnskapsdata, lånedata og porteføljestatistikk til oppdragsgiver. Regnskapsrapporteringen skal være tilpasset det til en hver tids regnskapsprinsipp som gjelder for oppdragsgiver (p.t. anordningsprinsippet). Dette innebærer at det ikke skjer en renteakkumulering i oppdragsgivers regnskaper, men at både renter og avdrag inntektsføres på faktureringstidspunktet. Forvalter må også kunne bistå med beregninger og supplerende tallmateriale ved budsjettarbeid m.m. Rapporteringen må kunne skje både på kontonivå, lånegruppe (med hovedgrupper og undergrupper) og aggregert for oppdragsgiver og bl. a. omfatte:
• Fastrenterapport
• Alle avsluttede lån
• Alle nye lån og tilskudd utbetalt av forvalter
• Restanseliste sortert på navn
• Fordeling av restanser pr. lånekategori
• Månedlig porteføljeoversikt
• Alle gjeldsordninger for utlåner
• Månedlig anordningsrapport pr. låne- / tilskuddskategori og pr. lån/ tilskudd
• Remittering detaljert
• Remittering sum
• Spesifikasjon av avskrevet / slettet beløp pr. lån
• Spesifikasjon av nye lån og tilleggslån
• Spesifikasjon av tilbakeføringer til restgjeld pr. lån
• Spesifikasjon av beregnet over- / underkurs pr. lån
• Remisseoversikt
• Utsendelse av årsoppgaver til låntaker, utlåner og skattemyndighetene
• Oversikt over alle lån med varselsperrer
• Oversikt over løste inkassosaker
• Oversikt over status på inkassosakene
Rapportene skal også kunne leveres elektronisk i en form som kan bearbeides i standard kontorprogramvare. Forvalter skal tilby en løsning slik at oppdragsgiver selv kan forestå spørringer på egen utlånsportefølje.
Forvalter skal samtykke i at oppdragsgiver på anmodning innhenter erklæring fra forvalters eksterne revisorer om de gebyrer og renteberegningsmetoder som er avtalt, virkelig er benyttet i angjeldende regnskap. Erklæringen skal bygge på et nødvendig antall stikkprøvekontroller etter eksternrevisors skjønn. Ut fra kostnadshensyn kan eksternrevisjonen benytte Forvalters internrevisjons kapasitet ved kontrollen. Kostnadene for å gjennomføre kontrollen dekkes av forvalter.
2.4.7. Tekniske krav
Forvalter skal gi inngående beskrivelse av systemmessig og teknisk løsning. Hvert enkelt punkt nedenfor skal kommenteres:
• Det forutsettes online tilknytning til lånedata fra PC nettverk for både løpende lån, inkassosaker og saker til overvåkning
• Spørrefunksjon mot lånedata
• Mulighet for inn- og utgående meldinger via lånesystemet
• Uslettelig journal for meldinger og eventuelle andre transaksjoner som blir gjort mulige i lånesystemet
• Tilgang til historisk informasjon i lånedatabasen, herunder opprinnelig bevilget lån, rente- og avdragsutsettelser, betalingshistorikk mv.
2.4.8. Krav til sikkerhet
Det stilles følgende minimumskrav til sikkerhet:
• Forvalter skal forestå betryggende oppbevaring av saks og depotmapper, hvorav sikkerhetsdokumentene skal oppbevares brannsikkert
• Forvalter skal tilby sikkerhet for løpende drift og tap av data
• Forvalter skal ha backupsystemer
• Forvalter skal ha utarbeidet katastrofeplan
• Forvalter skal forestå adgangskontroller og verifikasjon av input
• All datakommunikasjon skal skje over sikre krypterte linjer
• Datasystemet skal være åpent hverdager i tidsrommet 0800 – 1700. Kjøring av oppgraderinger og backup skal foretas utenom dette tidspunkt
2.4.9. Inkasso
Det skal foreligge særskilt avtale med et inkassoselskap dersom forvalter ikke kan forestå egen inkasso. Samarbeidsavtale mellom forvalter og ekstern inkassator skal inngå som en del av anbudet. Kostnadene knyttet til rettslig inkasso skal bæres av debitor, men de offentlige gebyrene vil, i den utstrekning det er umulig å få kostnadene dekket av debitor, forskutteres av oppdragsgiver. Inkassovirksomheten må kunne rapporteres på det samme detaljeringsnivået som kreves for den ordinære forvaltningstjenesten. Rapportering av inkassoporteføljen må skje helt uavhengig av den øvrige låneporteføljen. Anbudet forutsettes å inneholde en uttømmende prisliste for inkassovirksomheten, herunder også beregningsgrunnlag for salær.
Da den aktuelle låneporteføljen består av boliglån som er innvilget som et ledd i Kristiansand kommunes boligpolitiske målsettinger forutsettes det at gjennomføring av inkasso først blir aktuelt etter at oppdragsgiver har forsikret seg om at det ikke vil være mulig eller hensiktsmessig å komme frem til en avtale med låntaker. Dette innebærer at gjennomføring av inkasso må gjøres i tett samarbeid med oppdragsgiver. Inkasso skal gjennomføres i tråd med inkassolovens bestemmelser. Det skal etableres særskilte samarbeidsrutiner mellom forvalter/ inkassator og oppdragsgiver for å sikre gjennomføringen.
Inkassosaker på overvåkning skal følges opp jevnlig. Hel- eller delvise oppgjør tilfaller oppdragsgiver i sin helhet.
2.4.10. Opplæring
Det stilles som krav at forvalter skal tilby oppdragsgiver nødvendig opplæring i bruk av Forvalters lånesystem, samt at det skal foreligge oppdatert brukermanual.
Forvalter skal også tilby opplæring i leseforståelse og tolkning av rapporter.
2.5. Utdyping av tildelingskriteriene
2.5.1. Pris
Låneforvaltningen skal være selvfinansierende ved at tjenesten betales gjennom gebyrer som belastes låntakerne, og som er direkte henførbare til de enkelte låneforhold, jf. 2.3.1.
Det presiseres at det er leverandørens uttømmende prisliste iht. kravspesifikasjonens pkt. 2.4.1 og 2.4.2 som blir evaluert.
2.5.2. Funksjonalitet
Det forutsettes at leverandøren tilbyr tjenester som tilfredsstiller kravene under
pkt. 2.4. Eventuelle avvik spesifisert i tilbyders avviksskjema fører til lavere uttelling i evalueringen, avhengig av hvor alvorlige konsekvensene er for oppdragsgiver.
Graden av tjenestenes funksjonalitet blir evaluert. Her er det for eksempel en forutsetning at det tilbys online webløsning for løpende lån og inkasso, jf. pkt. 2.4.7. Manglende funksjonalitet som fører til merarbeid for oppdragsgiver gir lavere uttelling i evalueringen.
2.5.3. Kvalitet
Referanser og erfaring fra tilsvarende oppdrag vil bli tillagt vekt. Tilbyder oppfordres derfor til å oppgi minst tre relevante referanser som inkluderer deres verdi, tidspunkt og oppdragsgiver.
Vi vil i evalueringen vektlegge en effektiv og problemfri låneforvaltning, både for løpende lån og inkasso. Det vektlegges også hvorvidt tilbakemeldinger tas på alvor og hvordan problemstillinger som oppstår i avtaleperioden tas fatt i og evt. løses.
Hvis det oppgis referanser som har liten relevans i forhold til oppdraget vil det gi lav uttelling. Dersom det ikke oppgis referanser fører det til ingen uttelling på dette punktet.
2.5.4. Service og bemanning
Låneforvaltningen krever ofte raske aksjoner. Det vil derfor bli vektlagt at tilbyder er tilstrekkelig bemannet til å gi god og rask service, både overfor oppdragsgiver og oppdragsgiverens kunder.
Det vektlegges også at saksbehandlerne har relevant formell kompetanse og erfaring slik at de står rustet til å gjøre en god jobb. Tilbyder må derfor legge ved oversikt over bemanningen som er tiltenkt å utføre oppdraget, med navn og CV for den enkelte. I tillegg ønsker vi en oversikt over tilbyders totale bemanning.
2.6. Mislighold
Det foreligger vesentlig mislighold fra forvalters side dersom forvalter ikke utfører sine plikter i samsvar med de krav og funksjonsbeskrivelser som følger av avtalen.
Dersom forvalter unnlater å sende inn de oppgaver som er nevnt i avtalens pkt. 2.4.6 for den del av inntektsåret forvaltningsoppdraget har løpt, skal forvalter erstatte de kostnader oppdragsgiver blir påført ved at en annen enn forvalter må utføre disse oppgavene.
Forvalter skal i tillegg dekke de merkostnader oppdragsgiver blir påført ved å måtte skifte forvalter midt i en avtaleperiode uten forutgående oppsigelsestid.
Alle fullmakter som er utstedt til forvalter opphører samtidig som avtalen faktisk blir hevet.
Dersom misligholdet har sin årsak i forsettlig eller grovt uaktsomt forhold hos oppdragsgiver, er oppdragsgiver økonomisk ansvarlig for de direkte tapene dette har medført.
2.7. Utkonvertering
Ved opphør av avtalen bistår forvalter med utkonvertering til annen tjenesteleverandør.
Alle opplysninger som er innlagt i forvalters datasystem i forbindelse med forvaltning av oppdragsgivers utlånsportefølje skal leveres på maskinlesbart medium og skal rubriseres etter den spesifikasjon som ligger i forvalters datasystem.
Utkonverteringen skal skje vederlagsfritt.
2.8. Lover og forskrifter
Forvalter har et selvstendig ansvar for at alle gjeldende lover og forskrifter blir fulgt under utførelse av låneforvaltning og inkasso.
2.9. Effektivisering
Det arbeides kontinuerlig med å effektivisere driften. Dette kan påvirke låneforvaltningen og forenkle forholdet til forvalter. Det vil derfor være nødvendig med en løpende vurdering av oppdragsgivers behov for endrede produkter/ tjenester.
3. SJEKKLISTE
Skjemaet nedenfor skal følge tilbudet ferdig utfylt.
Dokumentasjon | Vedlagt: ja/nei? | Vedlegg nr. |
5 eksemplarer av tilbudet (1 original og 4 kopier) + 1 kopi i e-format (CD/ minnepenn) | ||
Tilbyderopplysningsskjema, jf. vedlegg 3 | ||
Avviksskjema, jf. vedlegg 4 | ||
Egenerklæring vedrørende sosial dumping, jf. vedlegg 5 | ||
Kvalifikasjonskrav, jf. pkt. 1.18: • MVA-attest • Skatteattest • Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet, jf. vedlegg 2 • Inkassobevilgning • Årsberetning og årsregnskap • Erklæring om foretakets omsetning | ||
Tildelingskriteriene, jf. pkt. 1.19: • Pris • Funksjonalitet • Kvalitet • Service og bemanning |