Rammeavtale biogassdrevne slamsugere
Rammeavtale biogassdrevne slamsugere
Trondheim kommune (Oppdragsgiver)
Oppdragsgiver: Postadresse: Postnr.: Poststed:
Trondheim bydrift Postboks 2300, Torggården
7004
Trondheim
Org. nr.: Telefonnr.:
942 110 464
og
Navn på leverandør (Leverandør)
Leverandør: Postadresse: Postnr.: Poststed:
Org. nr.: Telefonnr.:
Avtaleperiode:
Varighet 10/2023 - 10/2027
Vedlegg til avtalen:
● Møtereferat fra oppstartsmøte (vedlegg 1)
● Konkurransegrunnlag inkl. alle vedlegg (vedlegg 2), herunder AIK varer 2017 for kjøp og mal for avropsskjema
● Leverandørens tilbud av dato (vedlegg 3)
Avtale undertegnet:
Dette avtaledokumentet med vedlegg signeres elektronisk i Mercell av begge kontraktsparter.
1 Generelt om avtalen 3
2 Definisjoner 3
3 Avtaleperiode 3
4 Partenes representanter 3
5 Språk 3
6 Avtalen 3
6.1 Avtalens ramme 3
6.2 Avrop 3
6.3 Forbehold 3
7 Lønns- og arbeidsvilkår 4
8 Etisk handel 4
9 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale avtalevilkår 4
10 Leverandørs forpliktelser 5
10.1 Leveringsbetingelser 5
10.2 Leveringsgaranti 5
10.3 Miljø 5
10.4 Møter og seminarer i avtaleperioden 5
10.5 Statistikk og informasjon 6
10.6 E-handel 6
11 Ordrebekreftelse 6
12 Retur og feilleveranser 6
13 Sanksjoner 6
13.1 Andre sanksjoner enn dagmulkt 6
13.2 Dagmulkt 7
14 Heving 7
15 Pris 7
15.1 Regulering av prisen 8
16 Fakturering 8
16.1 E-faktura 8
16.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse” 8
16.1.2 Vedlegg til EHF-faktura 8
16.1.3 Aksesspunkt 9
17 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 9
17.1 Generelt 9
17.2 Statusmøter 9
17.3 Avvik 9
18 Avtaledokumentene/avtalebetingelser 9
18.1 Transport av avtalen 10
19 Endringer i Leverandørs organisasjon mv. 10
1 Generelt om avtalen
På bakgrunn av åpen tilbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som Leverandør av Rammeavtale biogassdrevne slamsugere.
Rammeavtalen gir Trondheim bydrift rett til å kjøpe varer og tjenester innenfor konkurransegrunnlagets angitte art, omfang og varighet.
Leverandøren plikter å levere i henhold til Kundens tildelinger innenfor rammeavtalen. Oppdragsgiver er ikke forpliktet til å kjøpe noen bestemt mengde varer eller tjenester i rammeavtaleperioden. Rammeavtalen er utarbeidet i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
2 Definisjoner
I denne avtalen er Trondheim bydrift heretter nevnt som Oppdragsgiver. Firmaet avtalen er inngått med, er nevnt som Leverandør.
3 Avtaleperiode
Rammeavtalen gjelder fra 10/2023 - 10/2027.
4 Partenes representanter
Hver av partene skal ved inngåelsen av rammeavtalen oppnevne en representant som er bemyndiget til å opptre på vegne av partene i saker som angår rammeavtalen. Bemyndiget representant for partene fremgår av avtalens side 1.
Partene skal lojalt samarbeide og medvirke til rammeavtalens gjennomføring.
5 Språk
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.
6 Avtalen
6.1 Avtalens ramme
Avtalens ramme i avtaleperioden: Maksimalt 10 slamsugere.
6.2 Avrop
Avrop for den enkelte slamsuger skal foretas etter bestemmelsene i denne avtalen.
Prisene som legges til grunn for rammeavtalen fremgår av leverandørens tilbud. Når leverandøren priser den enkelte avropskontrakt, skal leverandørens tilbudte priser legges til grunn.
For hvert avrop skal det også utarbeides en omforent fremdriftsplan med leveringsdato for leveransen.
6.3 Forbehold
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte oppdrag/prosjekter kan velge ikke å benytte seg av avtalen.
7 Lønns- og arbeidsvilkår
Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle avtalen, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.
På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle avtalen, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever avtaleklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
8 Etisk handel
Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne avtalen skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.
9 Administrative bestemmelser og sanksjoner for sosiale avtalevilkår
a) I avtaleperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på Leverandørens oppfølging av avtalevilkårene.
b) Leverandøren skal rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser avtalen omfatter.
c) Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve avtalen.
d) Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen. Dette omfatter blant annet:
● Timelister: timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
● Lønnsslipper: lønnsslipper skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.
● Oppdragsavtale for vikaren
● Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.
10 Leverandørs forpliktelser
10.1 Leveringsbetingelser
Ved avrop skal oppdragsgiver i avropsskjema beskrive behov og spesifikasjoner for den slamsugeren som skal bestilles, og oppgi leveringssted.
Leverandøren leverer så innen 2 uker følgende:
- Totalpris på bestilt slamsuger, basert på denne rammeavtalens avtalte priser.
- Enkel fremdriftsplan for leveransen, inkludert et endelig leveringstidspunkt
10.2 Leveringsgaranti
Leverandøren garanterer at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet, til avtalt tid. Når Oppdragsgiver har behov for de varer det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. Eventuelle avvikende leveringsvilkår fra Leverandør er uten virkning for leveransen, med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.Ved feil på varer skal det ytes en kompensasjon ved at det blir levert ny vare kostnadsfritt. Oppstår det ”restordre”, dvs. at det ikke er mulig å levere det totale antallet som er avropt, skal Oppdragsgiver v/bestiller varsles umiddelbart.
For at levering skal kunne godkjennes skal den også i alle henseender være i samsvar med avrop (bestilling) fra den enkelte kjøper, med mindre avvik er forhåndsgodkjent av respektive bestiller.
10.3 Miljø
Leverandør garanterer at han i hele avtaleperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.
10.4 Møter og seminarer i avtaleperioden
Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere bestillerne hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgiver ved Innkjøpstjenesten.
10.5 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og evt. andre enheter pr. e-post. All statistikk skal presenteres på regneark Excel, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Hvilke statistikker som skal produseres og leveres vil variere etter oppdragsgivers behov. Statistikken må kunne leveres og presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov.
Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov. På forespørsel skal Leverandøren kunne utarbeide annen statistikk.
10.6 E-handel
Oppdragsgiver har innført e-handel for alle sine enheter. E-handel er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler.
Oppdragsgiver har avtale med Evry Norge, på deres ERP system (UBW/Agresso/LIFT), der Tradeshift (tidligere IBX Norge AS/ IBX aksesspunkt) er underleverandør.
For produktområdet / tjenesteområdet som omfattes av anbudskonkurransen, kan / skal det i løpet av avtaleperioden tas i bruk e-handel.
Ved avtalens oppstart kreves det at leverandør har opprettet en e-postadresse der alle bestillinger fra Trondheim kommune sendes. Ved mottatt bestilling kreves det at ordrebekreftelse sendes til bestiller snarest mulig og senest samme dag som bestillingen gjøres. Det er ingen kostnader for leverandøren å motta ordrer på e-post via IBX aksesspunkt.
11 Ordrebekreftelse
Ordrebekreftelse skal sendes umiddelbart.
12 Retur og feilleveranser
Oppdragsgiver/Bestiller skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved leveransen. Defekte varer og leveranser skal returneres uten omkostninger, og skal erstattes hurtigst mulig.
Ved feilleveranse på grunn av feil i avrop fra Oppdragsgiver, krediteres hele beløpet minus Leverandørs returavgifter/-frakt.
13 Sanksjoner
13.1 Andre sanksjoner enn dagmulkt
I de tilfeller det er klart at Leverandøren ikke kan levere avtalt mengde og kvalitet, kan Oppdragsgiver foreta kjøp fra en annen leverandør. Merkostnader ved kjøp utenfor avtale belastes Leverandør.
Med merkostnader menes differanse i pris, transportkostnader og eventuelle andre merkostnader som følge av å måtte handle utenfor avtale.
13.2 Dagmulkt
Ved forsinkelse av leveranse kan oppdragsgiver kreve oppfyllelse, dagmulkt, heving og erstatning i henhold til AIK varer 2017”, punktene 8.1.1 til 8.1.5, samt holde kjøpesummen tilbake etter punkt 10.4.6.
Ved forsinkelse som ikke skyldes oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, erstattes dagmulktsatsene i AIK tjenester 2017 av følgende satser:
Dagmulkten er 0,2 ‰ av avtalesum, eksklusive merverdiavgift, pr. hverdag inntil levering finner sted. Med forsinkelse menes leveringstid iht. gitte leveringsbetingelser over 24 timer.
14 Heving
Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis rimelig frist til å rette på forholdet.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning. Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold
● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-9, §
14-5, § 14-6, § 14-8, § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6
- dokumentert av Xxxxxxxxxxxxx
● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid.
● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle avtalen er i samsvar med avtalen.
● Forhold som gir avvisningsrett i henhold til FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av avtalesummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Xxxxxxxxxxxxx kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen.
15 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud.
15.1 Regulering av prisen
Priser skal være faste det første avtaleåret.
Prisene justeres årlig iht. Statistisk sentralbyrås "Byggekostnadsindeks, drift og vedlikehold av veger, i alt", tredje kvartal.
Første prisregulering inntrer xx.xx.xxxx, deretter årlig.
Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales skriftlig før bestilling, og godkjennes av partene.
Dersom Leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.
16 Fakturering
16.1 E-faktura
Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
16.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse”
Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.
Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.
16.1.2 Vedlegg til EHF-faktura
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.
16.1.3 Aksesspunkt
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx-xxx-xx-xxx-xxxxxxxx
17 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden
17.1 Generelt
Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
17.2 Statusmøter
Det skal avholdes opptil 2 statusmøte(r) pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Oppdragsgiver/Leverandør har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.
17.3 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Innkjøpstjenesten skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.
18 Avtaledokumentene/avtalebetingelser
På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud inngås denne avtalen.
Avtaledokumentene består av følgende dokumenter, som ved motstrid rangeres i rekkefølgen:
● Dette avtaledokumentet
● Møtereferat fra oppstartsmøte (vedlegg 1)
● Konkurransegrunnlag inkl. vedlegg (vedlegg 2)
● Leverandørens tilbud av dato (vedlegg 3)
Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av varer (AIK varer 2020) inngår som vedlegg til konkurransegrunnlag (vedlegg 4).
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
18.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredjepart uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve avtalemessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av avtalen.
19 Endringer i Leverandørs organisasjon mv.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.
Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre avtale med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.