KONKURRANSEGRUNNLAG

Bærum kommune, heretter kalt oppdragsgiver, inviterer til konkurranse med forhandling (prosedyre i to trinn/faser) i forbindelse med inngåelse av SSA-D, IT tjenestekontrakt for kjøp av IT driftstjenester av kundens datasentre med lagring og nettverk/infrastruktur.

Oppdragsgiver er åpen for at leverandører som ikke tilbyr fullstendige løsninger kan benytte underleverandører eller inngå partnerskap for å tilby den beste løsning til Bærum kommune. Oppdragsgiver vil inngå kontrakt med en driftsleverandør

Vi oppfordrer derfor leverandører som kun leverer deler av omfanget til å ta kontakt med andre mulige aktører, slik at de sammen kan levere omfanget innenfor Konkurranselovgivningens rammer.

Kort om dialog med markedet før konkurranse:

Det ble avhold en kunngjort markedsdialogkonferanse den 15.05.2024 og flere «en til en» møter med leverandører i forbindelse med forberedelsesfasen, som bl.a. danner grunnlag for utarbeidelse av konkurransegrunnlaget. Målsettingen med dialogmøtene har vært å få tilbakemeldinger fra markedet og informasjon om kommende konkurranse før kunngjøring av konkurranse. Ref. Vedlegg

4. Agenda og presentasjon fra konferanse 15.05.2024, samt Vedlegg 5. Referat fra markedsdialogkonferanse 15.05.2024.

Det refereres også til følgende saker som det er viktig at potensielle leverandører har gjort seg kjent med:

• Digitaliseringsstrategien - ETT Bærum – digitalt førstevalg; sak 033/17 i Kommunestyret 29. mars 2017

• Handlingsplan for realisering av digitaliseringsstrategien 2018 -2021; sak 225/17 i Formannskapet 28. november 2017

• Handlingsprogram 2018-2021; Sak 112/17 i Kommunestyret 6. desember 2017 Flytting av digital infrastruktur (kap. 7.3.2 – side 120)

For informasjon om Bærum kommune, se xxx.xxxxxx.xxxxxxx.xx

Oppdragsgivers kontaktperson er:

Navn:	Xxx Xxxx Xxxxxx
Tjenestested:	IT Forvaltning

Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen gjennom konkurranseløsningen Mercell. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver vedrørende konkurransen enn nevnte kontaktperson.

Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver.

1.2 Anskaffelsens formål

Bærum kommune er en av Norges største kommuner. Både innbyggere og ansatte har høye forventninger til kommunens IT-løsninger, både når det gjelder respons, tilgjengelighet, informasjonssikkerhet, kostnadseffektivitet samt evne til å innføre nye funksjoner raskt og effektivt.

I henhold til Bærum Kommunes digitaliseringsstrategi skal kommunens ansatte og innbyggere oppleve «Ett Bærum – digitalt førstevalg» via blant annet tilgang til beste og riktige praksis i tjenesteleveranser, tilgang til prosess-støtte og teknologi for å forenkle egen hverdag og få bedre verktøy for samhandling, saksbehandling og tjenesteproduksjon.

Bærum kommune har de siste årene oppdatert sine hybride datasentre. Formålet med inneværende konkurranse er å inngå avtale med en leverandør for å sikre en ny driftspartner for drift av Kundens egne datasentre inkl. backup-løsning(er) og virtuelt nettverk/infrastruktur med bruk av Kundens lokaler, infrastruktur, programvare og utstyr. Anskaffelsen omfatter også opsjoner.

Dagens avtale med driftsleverandør av Bærum kommunes datasentre opphører i første kvartal 2025. Bytte av driftsleverandør til ny driftspartner av datasentre skal fortrinnsvis skje uten opplevd nedetid for brukerne (ansatte, innbyggere og næringsliv) av de kommunale applikasjonene og tilhørende data, kombinert med lavest mulig gjennomføringsrisiko, gitt den begrensede tid som er til rådighet.

Dagens hybride datasenter består av egendrift, drift hos 3. part med dedikerte tjenester for Bærum kommune samt tilgang til generelle infrastruktur tjenester. Se SSA -D Bilag 3 for mer informasjon. Dagens datasentre har fysisk og logisk infrastruktur for å løse kommunens datasenter behov, men det vil løpende være behov for:

• informasjonstilgjengelighet og informasjonssikkerhet i tråd med beste praksis og forventning om at risikobildet vil inneholde flere og tøffere utfordringer mht. krevende behov, uønsket oppførsel og ondartet virksomhet

• tilstrekkelig fysiske sikkerhet gjennom løsninger og alternative lokasjoner

• at Bærum kommune – virksomheten og ansatte/elever har tilgang på relevante interne og eksterne applikasjoner og data

• fleksibel og effektiv bruk av egne, dedikerte og generelt tilgjengelig datasenter ressurser

• effektiv skalering og variabilisering av kostnader og redusere behovet for egne investeringer for å håndtere toppbelastninger eller periodiske behov.

• effektivt bruk/gjenbruk av utstyr for også å sette datasentre i stand til å fylle rollen for utgående teknologi og applikasjoner.

I 2028 (relevant hvis utløsning av opsjons-år) vil ett av datasenter lokasjonene til oppdragsgiver flyttes. Dette innebærer at all tjenesteproduksjon, herunder all IT-drift i bygget må opphøre og flyttes til annen lokasjon innen en tidsfrist gitt av byggeprosjektet. Planleggingsarbeidet vil starte opp høsten 2024.

Oppdragsgiver ønsker å gjøre oppmerksom på at deler av den lasten som i dag driftes på egen infrastruktur i fremtiden etter alt å dømme vil bli erstattet av sky løsninger i tilfeller hvor leverandøren av applikasjonen ikke lengre kommer til å tilby mulighet for lokal drift. Videre kan det tenkes at kommunene vil bli pålagt å benytte offentlige obligatoriske applikasjoner eller felles driftsløsninger. I det stipulerte fremtidsbilde er det forsøksvis tatt høyde for slike forhold. I alle tilfelle betyr det at Leverandøren må legge til rette for fleksibilitet mht. levert volum.

1.3 Anskaffelsens omfang

Kundens enhet for IT Drift har i dag ansvaret for å drifte kommunens datasentre. Drift av løsningen gjøres i dag av ekstern leverandør. Denne Avtalen utløper i 2025. Det er behov for anskaffelse av ny driftsleverandør for kjøp av IT driftstjenester av kundens datasentre med lagring og nettverk/infrastruktur.

Anskaffelsen er delt inn i følgende hovedområder:

Del A: Drift av Kundens løsning

• Bistand til drift av kundens datasentre (plattform) inkl. back up løsning på kundens lokasjoner med bruk av kundens løsning*

• Virtualization

• Servers (servere)

• Storage (lagring)

• Disaster Recovery på kundens lokasjoner med bruk av

• Infrastruktur

• Backup-servere

• Fysiske og virtuelle nettverk

• Etableringsprosjektet: Etablering og produksjonssetting av Kundens eksisterende datasentre med ny leverandør, inkl. definering og etablering av alle relaterte grensesnitt/prosesser/ prosedyrer/kvalitetssikring etc. mellom Leverandør og Kunde

• Opplæring og dokumentasjon av det som skal leveres av IT driftstjenester for drift av Kundens datasentre (plattform) og Disaster Recovery

• Service og vedlikehold for drift av Kundens løsning under del A

• Brukerstøtte og support – utover 2. linje på IT driftstjenester under del A

*Omfang for bistand drift under Del A av kundens datasentre (bistand) er estimert til 1 årsverk per år i kontraktsperioden.

Se Bilag 3 for mer informasjon om dagens IT driftsmiljø.

Del B: Opsjoner til IT driftstjenester

Utvidet kjøp av bistand av IT driftstjenester som omfatter bistand på datasentre, backup-løsning, nettverk/infrastruktur inkl. forebygge og proaktivt bistå til utvikling av driftsløsningen Innenfor:

• Utvidet driftsbistand for Kundens egne datasentertjenester inkl. backup-tjenester

o Virtuelle nettverk i datasentre

o Fysisk kjernenettverk

o Fysisk distribusjonsnettverk – basert på Cisco (Distro node)

▪ MPLS

▪ Multicast

o Fysisk aksess – basert på Cisco (eks. lokasjoner som skoler, sykehjem osv.)

▪ ISE (Sentralisert identifisering, overvåkning og styring av maskiner)

▪ Cisco Catalyst Center

o Bistand til sikkerhetsrelaterte produkter – AV på servere og klient, brannmur og microsegmentering, SIEM

Kjøp av inntil 2 - 5 årsverk per år i kontraktsperioden.

Del C: Øvrige opsjoner

▪ Bistand til gradvis utfasing og/eller endringer av deler av datasentre (plattformen) (f.eks. noe utstyr vil i kontraktsperioden kunne ha «end of support»)

▪ Bistand til gradvis overgang til digitalplattform (sky) gjennom kontraktsperioden.

▪ Bistand til flytting av datasenter lokasjon 2 innen 2028 (starter planleggingen i 2024.)

▪ Bistand drift og/eller IT driftstjenester av interkommunale tjenester

▪ Bistand forvaltningsprosjekter for drift

▪ Bistand overvåkning 24/7/365

Opsjonene ovenfor i Del C vil vurderes konkurranseutsatt i forkant av evt. uttak av opsjon(er). Kjøp av inntil 2500 - 3500 timer per år i kontraktsperioden for alle opsjoner under del C.

Oppdragsgiver vil være ansvarlig for tilrettelegging av nettverksutstyr og god infrastruktur.

Det skal som en hovedregel ikke kjøpes inn utstyr og/eller programvare på denne Avtalen. Vi har per i dag utstyrsavtaler med aktører.

1.4 Bestillinger

Valg av kontraktsmal avklares ved oppdragets art i bestilling/ordre (se vedleggsoversikt).

Ved utløsning av opsjoner i kontrakten så lages en PO (purchase order) ut fra Oppdragsgivers innkjøp og arkivsystem (Alusta/Websak/Mercell).

1.5 Kontraktens verdi

Totalverdien av anskaffelsen slik den er beskrevet i kapittel om «Anskaffelsens omfang» over, anslås til ca. MNOK 70 – 140 millioner NOK, eksklusive merverdiavgift, i 4 år med opsjon på forlengelse 1 år

+1 år + 1 år. SSA-D kan bli på totalt 7 år ved utløsning av full opsjon.

1.6 Fremdriftsplan

Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen.

Aktivitet	Tidspunkt
Trinn 1 – Kvalifiseringsfase
Kunngjøring av konkurranse er sendt til xxx.xxxxxx.xx	21.06.2024
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget for Trinn 1	01.08.2024 kl. 12:00
Frist for å levere forespørsel om kvalifisering	09.08.2024 kl. 12:00
Meddelelse av resultat av kvalifiseringen	23.08.2024
Trinn 2 - Konkurransefase
Tilbudskonferanse/befaring	02.09.2024
Frist for å stille spørsmål før innlevering av tilbud	16.09.2024 kl. 12:00
Frist for å levere tilbud	25.09.2024 kl. 12:00
Evaluering/Forhandlinger med mulighet for nedvalg før hver forhandlingsrunde)	26.09.2024 – 27.11.2024
Innlevering av endelig tilbud	4.12.2024 kl.12:00
Meddelelse om valg av leverandør	17.12.2024
Oppstart av kontrakt	06.01.2025
Tilbudets vedståelsesfrist	6 måneder fra den siste tilbudsfristen

Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen.

Oppdragsgiver vil svare på spørsmål via Mercell i løpet av hele perioden, I uke 27, 28, 29 og 30 har prosjektet ferieavvikling og det må påberegnes lengre svartid på evt. spørsmål.

1.7 Vedleggsoversikt

Konkurransegrunnlaget har følgende vedlegg:

Trinn 1- Kvalifiseringsfase har følgende vedlegg:

• Vedlegg 1 – Søknadsbrev

• Vedlegg 2 – Forpliktelseserklæring

• Vedlegg 3 – Referanseskjema (Kvalifisering)

• Vedlegg 4 – Agenda og presentasjon fra markedsdialogmøte 15.05.2024

• Vedlegg 5 – Dialogmøter_Møtereferat Fellesmøte 15.05.2024

Trinn 2 - Konkurransefase: Følgende vedlegg vil gjelde for de leverandørene som blir prekvalifisert (dvs. invitert til å delta i konkurransen):

• Vedlegg 6 - SSA-D – Driftsavtalen (denne skal benyttes for å regulere etablering og drift av Kundens Del A, opsjoner IT driftstjenester (Del B) og øvrige opsjoner (Del C)

o SSA-D generell avtaletekst-utgave 2018

o SSA-D bilag 2018

▪ Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon

▪ Bilag 1 vedlegg 1 Excel skjema «Kjøretøy-rapportering»

▪ Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon

▪ Bilag 3 Beskrivelse av det som skal driftes (Trinn 1/kvalifisering - dokument)

▪ Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen

▪ Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner

▪ Bilag 6 Administrative bestemmelser

▪ Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser

▪ SSA – D Bilag 7 Vedlegg 1 Prisark

▪ Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten

▪ Bilag 9 Endringer av driftstjenesten etter avtaleinngåelsen

▪ Bilag 10 Standardvilkår for tredjepartsleveranser

▪ Bilag 11: Databehandleravtale

▪ Bilag 12: SSA -B enkel (Bistandsavtale uten bilag) (Kan evt. benyttes ved utløsning av opsjon(er) eller ved endringsordre under Del A, B, eller C) – fylles ut ved evt. utløsning av bestilling/ordre/opsjon

▪ Bilag 13: SSA – O (Oppdragsavtalen inkl. bilag 1 -7) (Kan evt. benyttes ved utløsning av opsjon(er) eller ved endringsordre under Del A, B eller C) – fylles ut ved evt. utløsning av bestilling/ordre/opsjon

▪ Bilag 14: Avtale om Løpende tjenestekjøp over internett (SSA – L inkl. bilag 1- 9) (Kan evt. benyttes ved utløsning av opsjon(er) eller endringsordre under Del B eller C) – fylles ut ved evt. utløsning av bestilling/ordre/opsjon

▪ Bilag 15: SSA – Sky – Skypartneravtalen (Store Sky inkl. bilag 1-12) (Kan evt. benyttes ved utløsning av opsjon(er) eller endringsordre under Del B eller C)

– fylles ut ved evt. utløsning av bestilling/ordre/opsjon

• Vedlegg 7: Tilbudsbrev

Vedleggene 4 – 7 ovenfor er lagt med til informasjon for leverandørene og skal ikke besvares ved søknad om prekvalifisering i trinn 1 - Kvalifiseringsfase.

Evt. endringer i vedleggene 6 -7 vil bli sendt til leverandører som blir invitert til å delta i konkurransen, trinn 2 - Konkurransefase. Grunnet forholdet til sikkerhet for infrastruktur i kommunen iht. Sikkerhetsloven, så vil dokumenter foreligge i en utgave med mer tekniske detaljer i trinn 2/fase 2 i denne konkurransen. Det må generelt forventes at det vil være gjort mindre endringer og rettelser i dokumentene i forbindelse med denne utsendelsen. Pre-kvalifiserte leverandører som ønsker å delta i trinn 2 – Konkurransefase må i forkant signere en taushetserklæring før de mottar mer detaljert informasjon om internt teknisk miljø i Bærum kommune (SSA-D Bilag 3 Hva som skal driftes – Trinn 2 - dokument).

1.8 Kontrakt og kontraktsperiode

Oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt SSA-D med en leverandør. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt.

Kontraktens varighet er på 4 år med opsjon på forlengelse 1 år +1 år +1 år. Avtalen kan bli på totalt 7 år ved utløsing av full opsjon.

Databehandleravtale

Leverandøren og evt. tredjepart som vinner konkurransen, skal godta og signere Kundens databehandleravtale. Databehandleravtalen skal være signert av bemyndiget person hos Leverandøren. Dette er en avtale som tar utgangspunkt i Datatilsynets mal, men som er tilpasset behov for datasikkerhet i Bærum kommune. Se vedlegg 11 Databehandleravtale.

1.9 Forbud mot sosial dumping

Det stilles i kontrakten krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter.

Oppdragsgiver krever i kontrakten at leverandøren og evt. underleverandør(er) på forespørsel må dokumentere at krav til lønns- og arbeidsvilkår som er nevnt i forskriftens § 5 er oppfylt.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner dersom leverandøren og evt. underleverandøren(e) ikke etterlever kravene.

1.10 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget

Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres for trinn 1 - Kvalifiseringsfase. For trinn 2 - Konkurransefase blir disse opplysningene formidlet til alle leverandører som har blitt invitert til å levere tilbud.

Dersom rettelse, supplering eller endring kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen.

2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN

2.1 Regler for konkurransen

Anskaffelsen reguleres av lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlig anskaffelser og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og del III. Sikkerhetsloven kommer til anvendelse i denne saken. Lov om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven) - Lovdata

Unntak for bruk av tildelingskriterie Klima- og miljø med vekting 30%. I denne saken kommer unntak til anvendelse grunnet sakens karakter, IT driftstjenestekjøp jf. FOA §7-9 (5) “Forpliktelsen til å stille krav eller kriterier etter denne bestemmelsen gjelder ikke dersom anskaffelsen etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig og dette begrunnes i anskaffelsesdokumentene.”

2.2 Anskaffelsesprosedyre

Konkurransen vil bli gjennomført med anskaffelsesprosedyre «Konkurranse med forhandling» (to trinn) etter forutgående kunngjøring, jfr. FOA §13-1(2) jf §13-2 bokstav c og d.

Denne konkurransen innledes med en kvalifiseringsfase/trinn 1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene og har blitt invitert videre til trinn 2 - Konkurransefase, vil få anledning til å levere tilbud.

Xxxxxxxxxxxxx planlegger å invitere 3-5 leverandører til å gi tilbud. Dersom det melder seg flere enn 5 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner, vil oppdragsgiver rangere leverandørene på grunnlag av utvelgelseskriteriene i pkt. 2.3.

Alle inviterte tilbydere vil få sine tilbud evaluert, under forutsetning om at de fortsatt oppfyller de gitte kvalifikasjonskrav gjennom tilbudsfasen og ved tildeling. Før forhandlinger vil det bli gjennomført en innledende evaluering.

Forhandlingene kan bli gjennomført i flere faser for å redusere det antall tilbud det forhandles om. En eventuell første reduksjon av tilbud kan skje før forhandlingene starter. Reduksjonen av antall tilbud skjer på bakgrunn av en vurdering av tildelingskriteriene.

Etter forhandlingene og eventuelle oppdaterte tilbud vil endelig evaluering av tilbudene bli foretatt og kontrakt tildelt.

Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser § 24-8 (1). En slik avvisning vil utelukke mulighet for å få forhandle om sitt tilbud.

Det er anledning til å forhandle om endringer og suppleringer av alle sider av tilbudene. Tildelingskriterier i konkurransegrunnlag trinn 2 – Konkurransefase/fase 2 er ikke gjenstand for forhandlinger.

2.3 Utvelgelse av kvalifiserte leverandører, TRINN 1 - Kvalifiseringsfase Dersom det melder seg flere enn 5 leverandører som oppfyller minstekravene til kvalifikasjoner i punkt 3.2 - 3.5, vil oppdragsgiver rangere leverandørene ut fra deres grad av oppfyllelse i punkt 3.5,

Krav 4 og 5. Kun 3-5 leverandører går videre til trinn 2 – Konkurransefase/fase 2.

Kvalifisering av de 3 -5 leverandørene som får delta i konkurransen, bestemmes ut ifra følgende kriterier med vekting i parentes:

• Krav 4: Gjennomføringsevne (50%)

• Krav 5: Erfaring (50%)

Oppdragsgiver ber om at alle leverandører som ønsker å delta og kvalifisere seg til konkurransen i trinn 1 - Kvalifiseringsfase, legger ved dokumentasjon for oppfyllelse av kvalifikasjonskravene samtidig med ESPD skjemaet. Se pkt. 1.6 ovenfor. Dette for å sikre videre effektiv prosess.

2.4 Tilleggsopplysninger

Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson.

Dersom det oppdages feil eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson i god tid før tilbudsfrist.

All kommunikasjon gjøres gjennom konkurransegjennomføringsverktøyet Mercell, hvor konkurransen er gjort tilgjengelig.

3 KRAV TIL LEVERANDØRENE (TRINN 1 - KVALIFISERINGSFASE)

3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav

Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner, skal leverandørene levere dokumentasjon av kravene gjennom å fylle ut egenerklæring (ESPD) i konkurranseløsningen Mercell. Videre skal leverandørene samtidig levere alle dokumentasjonsbevisene i Mercell slik at kvalifikasjonsfase kan utføres på en effektiv måte. Se også punkt 3.6 nedenfor.

3.2 Skattekrav

Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har oppfylt sine forpliktelser til å betale skatter, avgifter og trygdeavgifter.

Krav

Dokumentasjonskrav

Krav 1 – Skatteattest

Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og avgiftsinnbetaling i det land han er etablert i.

• Attest for skatt og merverdiavgift

Attesten hentes ut fra Xxxxxx.xx.

Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder fra tilbudsfristens utløp.

• Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette.

• Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de

norske.

3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling

Krav

Dokumentasjonskrav

Krav 2 – Registrert i handelsregister eller foretaksregister

Leverandør skal være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i landet leverandøren er etablert i.

• Norske selskaper: Firmaattest

• Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister, eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert.

3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling

Krav

Dokumentasjonskrav

Krav 3 – Økonomi

Leverandøren skal ha en økonomisk og finansiell soliditet som gir oppdragsgiver trygghet for at leverandøren vil være økonomisk levedyktig i hele avtaleperioden.

• Utvidet kredittvurdering/totalrapport, ikke eldre enn 3 måneder, fra et offentlig godkjent kreditt- vurderingsselskap, med karakteren A (kreditt- verdig) eller tilsvarende eller bedre rating. Rapporten skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Dato må tydelig fremkomme.

• Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysund-registrene vil ikke alltid kunne dokumentere at kravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil det likevel kunne

kompenseres med tilfredsstillende

kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet.

Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet

dokument som oppdragsgiver anser egnet.

3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner

Krav	Dokumentasjonskrav
Krav 4 –Gjennomføringsevne Det kreves god gjennomføringsevne.	• En beskrivelse av leverandørens driftspersonell og relevant personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke.
Krav 5 – Erfaring Det kreves erfaring fra relevante oppdrag. Med relevante oppdrag menes oppdrag/prosjekter med tilsvarende størrelse og behov. Det kreves relevant erfaring av tilstrekkelig og sammenlignbar art- og tjenestekvalitet som beskrevet for ytelse. Se SSA – D Bilag 1 Kundens Kravspesifikasjon.	• En liste med beskrivelse av de 2-3 viktigste leveranser/prosjekter for IT driftstjenester som leverandøren har gjennomført og som har vært pågående i løpet av de siste tre årene. Oppdrag kan være påstartet før de siste 3 årene. Herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, underleverandører samt navn på den offentlige eller private mottaker med kontaktinformasjon for eventuell referanseinnhenting.
Krav 6 – Kvalitetsstyringssystem Det kreves et velfungerende kvalitetsstyringssystem for de ytelser som skal leveres. I begrepet kvalitetsstyringssystem ligger det bl.a. at leverandøren har en bevissthet rundt eksempelvis kvalitetsmål, planlegging, sikring, avvikshåndtering, kvalitets- forbedring og datasikkerhet.	• Redegjørelse for leverandørens kvalitetsstyringssystem, eller kopi av sertifikat for kvalitetsstyringssystem i henhold til ISO 9001:2015 eller tilsvarende sertifikat.
Krav 7 – Miljøledelsessystem Det kreves systemer og rutiner som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen. Miljøledelsessystemet må blant annet sikre kontinuerlig forbedring på: • organisasjonens kompetanse på miljø og sikkerhet • ytelsens klimapåvirkning	• Redegjørelse for leverandørens miljøledelsessystem, eller kopi av sertifikat for miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001:2015, Miljøfyrtårn, EMAS eller tilsvarende sertifikat.

3.6 Støtte fra andre virksomheter

Dersom leverandøren støtter seg på andre virksomheters kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene når det gjelder leverandørens økonomiske og finansielle stilling og/eller leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, må de støttende virksomheter levere inn egne ESPD-skjema og eventuell tilhørende dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. I tillegg skal det vedlegges forpliktelseserklæring (vedlegg 2) fra de støttende virksomhetene om at leverandøren råder over de nødvendige ressursene i virksomheten, i henhold til kvalifikasjonskravene, i hele kontraktsperioden.

4 KRAV TIL SØKNADEN

4.1 Søknadens utforming

Komplett søknad skal bestå av:

Dokumentasjon	Inndeling
• Signert søknadsbrev. Se vedlegg 1 – Søknadsbrev til konkurransegrunnlaget	1
• Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav o Attest for skatt og merverdiavgift, jf. punkt 3.2 o Dokumentasjon for leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 3.3 o Dokumentasjon for leverandørens økonomiske og finansielle stilling, jf. punkt 3.4 o Dokumentasjon for leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. punkt 3.5	2
• Forpliktelseserklæring fra virksomheter som leverandøren støtter seg på jf. punkt. 3.6. Se vedlegg 2 - Forpliktelseserklæring til konkurransegrunnlaget • ESPD fra disse virksomhetene fylles ut digitalt i Mercell.	3
• Vedlegg 3 – Referanseskjema – Se dokumentasjonskrav i pkt. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner	4

Forespørsel om deltagelse i konkurransen skal inneholde en komplett beskrivelse av hvordan søker oppfyller utvelgelseskriteriene i punkt 2.3. Manglende beskrivelser kan medføre at kvalifikasjonsanmodningen må avvises i henhold til FOA..

4.2 Frist for forespørsel om deltakelse

Frist for innlevering av søknad/forespørsel om deltakelse er 09.08.2024 kl. 12.00

For sent innkomne søknad kan bli avvist.

4.3 Innlevering av søknad om deltakelse i konkurranse (Trinn 1)

Søknaden skal leveres i Mercell.

Leverandøren skal forsikre seg om at søknaden som leveres er i henhold til dette konkurransegrunnlaget. Det er leverandørens ansvar å levere en korrekt og komplett søknad i trinn 1- Kvalifikasjonsfase/fase 1. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning.

For øvrige gjelder bestemmelsene om avvisning i FOA § 24-2 fullt ut. Søknaden skal være skriftlig og leveres på norsk.

Søknaden skal leveres i følgende format:

1. Fullstendig Søknad i PDF-format. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / én fil i PDF-format.

2. Fullstendig Søknad i MS Office format. Her må alle filene være merket – og merket versjon 1.0

3. Sladdet søknad i PDF-format.

5 TRINN 2 KONKURRANSEFASE

Beskrivelsen av trinn 2- Konkurransefase/fase 2 i konkurransen er kun aktuelt for de leverandørene som har blitt kvalifisert og utvalgt til å få levere tilbud etter endt kvalifiseringsrunde. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud, vil få beskjed om dette.

5.1 Innlevering av tilbud – Trinn 2 – Konkurransefase

Tilbudet skal leveres i Mercell.

Leverandøren skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til dette konkurransegrunnlaget. Det er leverandørens ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud i trinn 2- Konkurransefase/fase 2. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning.

For øvrige gjelder bestemmelsene om avvisning i FOA § 24-2 og FOA §28-8 fullt ut.

Tilbudet skal være skriftlig og leveres på norsk. Vedlegg for evt. tilleggsbeskrivelser kan leveres på norsk, svensk, dansk eller engelsk (Se SSA – D Bilag 1, kapittel 3 for bruk av vedlegg).

Tilbudet skal leveres i følgende format:

1. Fullstendig Tilbud i PDF-format. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som ett dokument / én fil i PDF-format.

2. Fullstendig Tilbud i MS Office format. Her må alle filene være merket – og merket versjon 1.0

3. Sladdet tilbud i PDF-format.

5.2 Tilbudskonferanse/befaring (Trinn 2)

Det vil bli gjennomført tilbudskonferanse/befaring for inviterte tilbydere før frist for innlevering av tilbud. Tilbudskonferanse/befaring vil bli avholdt. Se kapittel 1.6 Fremdriftsplan for tidspunkt.

Leverandørene anmodes om å sende inn eventuelle spørsmål på forhånd slik at oppdragsgiver får anledning til å forberede sine svar. Spørsmål vil bli anonymisert.

Referat sendes til samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget i trinn 2 - Konkurransefase.

Reiseutgifter dekkes av den enkelte leverandør.

5.3 Presentasjon, intervju og forhandlinger (Trinn 2)

Leverandøren skal demonstrere/presentere konsept i tilbudt løsning i første forhandlingsmøte for verifikasjon. Tilbudt løsning skal presenteres i løpet av kort tid etter tilbudsfristens utløp. Kunden vil

så snart som mulig etter tilbudsfristen kalle inn til presentasjoner av sitt tilbud. Videre forbeholder Xxxxxxxxxxxxx seg retten til å kalle inn til en rekke forhandlingsmøter, samt intervjuer av leverandørens tilbudte nøkkelpersoner. Alle presentasjoner, intervjuer og forhandlinger vil i utgangspunktet bli avholdt i Oppdragsgivers lokaler i Sandvika, men partene kan unntaksvis også avtale møter på andre lokasjoner.

I den innledende presentasjonen vil vi at leverandøren legger vekt på hvordan tilbudt løsning dekker Bærum kommunes behov for etablering og drift av kundens datasentre. Leverandørene må være forberedt på en intensiv forhandlingsperiode fra tilbudsfristens utløp med korte tidsfrister frem til innlevering av endelig tilbud. Dette fordrer at leverandørene leverer tilbud av høy kvalitet.

6 KRAV TIL TILBUDET – TRINN 2 - KONKURRANSEFASE

6.1 Tilbudets utforming

Komplett tilbud består av:

Dokumentasjon

Signert tilbudsbrev (vedlegg 7 til konkurransegrunnlaget)

Tilbudsbrevet skal være datert og signert av en person som i henhold til firmaattesten har fullmakt til å signere på vegne av leverandøren.

SSA-D Bilag 2 i utfylt stand i Wordformat

SSA-D Bilag 3 i utfylt stand i Wordformat

SSA-D Bilag 4 i utfylt stand i Wordformat

SSA-D Bilag 5 i utfylt stand i Wordformat

SSA-D Bilag 6 i utfylt stand i Wordformat

SSA-D Bilag 7 i utfylt stand (bare hvis endringer)

SSA-D Bilag 7 Vedlegg 1 i utfylt stand i Excel-format

SSA-D Bilag 9 i utfylt stand (bare hvis relevant)

SSA-D Bilag 10 i utfylt stand i Wordformat (bare hvis relevant)

SSA -D Bilag 11 utfylt databehandleravtale som signeres i endelig utgave ved kontraktsignerings-

tidspunktet

6.2 Forbehold

Alle forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer).

6.3 Deltilbud

Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget.

6.4 Alternative tilbud

Det er ikke adgang til å gi alternativt tilbud.

6.5 Forklaring til utfylling av kravspesifikasjonen

Se SSA -D Bilag 1 kapittel 3 for forklaring til utfylling av kravspesifikasjonen.

6.6 Innlevering

Leverandøren skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til trinn 1 – Kvalifiseringsfase og dette konkurransegrunnlaget trinn 2- Konkurransefase. Det er leverandørens ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning.

Tilbudet skal leveres på norsk.

Tilbudet skal leveres i følgende format:

1. Fullstendig tilbud i PDF-format. Dokumentet skal være signert, komplett og lagret som dokument / én fil i PDF-format.

2. Prisskjema i Excel-format.

3. Sladdet tilbud i PDF-format.

Tilbudet skal leveres elektronisk via konkurranseløsningen Mercell innen tilbudsfristen.

Ta kontakt med Mercell Support dersom du ikke er bruker hos Mercell eller dersom du har spørsmål til funksjonalitet i verktøyet:

• Tlf. 00 00 00 00

• Xxxxxxx@xxxxxxx.xxx

7 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN

7.1 Tildelingskriterier

Tildelingen skjer ut fra hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet.

Kriterium	Vekt	Dokumentasjonskrav
KVALITET herunder:	70 %
• Krav til løsning med underkriterier o Kapittel 7 Formål og målbilde og Kapittel 9 Leverandørens løsningsspesifikasjon for Drift o Kapittel 11 Informasjonssikkerhet (unntatt delkapittel 11.13 Tjenester Sky – Opsjon Del C) o Kapittel 8 Brukerstøtte og support for IT driftstjenester, Kapittel 10 Integrasjoner, funksjonalitet og teknologi, Kapittel 12 Krav til administrative bestemmelser og Kapittel 15 Årshjul	45 %	• Krav under Kapittel 7,8,9,10,11 (unntatt delkapittel 11.13), 12 og 15 i SSA-D Bilag 1 med besvarelse i SSA-D Bilag 2 eller SSA-D Bilag 6, samt resten av SSA-D Bilag 6.
• Etableringsprosjektet	15 %	• Krav under Kapittel 16 i SSA-D Bilag 1 med besvarelse i SSA-D Bilag 4, samt resten av SSA -D Bilag 4.
• Krav til tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner	10 %	• Krav under Kapittel 17 i SSA – D Bilag 1 med besvarelse i SSA -D Bilag 5, samt resten av SSA – D Bilag 5.
• Del B Opsjoner til IT driftstjenester	25 %	• Krav under Kapittel 13 Del B i SSA – D Bilag 1 med besvarelse i SSA – D Bilag 2.
• Del C Øvrige opsjoner	5 %	• Krav under Kapittel 14 i SSA – D Bilag 1, samt krav i delkapittel 11.13 i Kapittel 11 og med besvarelse i SSA – D Bilag 2.
PRIS *	30 %
Totalpris	100 %	• Utfylt prisskjema SSA-D Bilag 7 vedlegg 1 til avtalen, Samlet pris og prisbestemmelser i SSA-D Bilag 7.

*Del A Drift av kundens løsning og Del B Opsjoner til IT driftstjenester tillegges størst vekt innen pris.

7.2 Generelt om evaluering

7.2.1 Pris 30%

Tildelingskriteriet pris (totale kostnader), vil bli evaluert basert på samlet pris og prisbestemmelser angitt i SSA-D Bilag 7 og SSA-D Bilag 7 Vedlegg 1 Prisark.

• Kostnader beregnes over 7 år (4 år + opsjons år 1 år + 1 år + 1 år), unntatt for Etablerings- prosjektet som har fastpris for prosjektgjennomføringen.

• Ett årsverk er beregnet til 1650 timer.

• Som underlag for evaluering av tilbudte timepriser for del B Opsjoner til IT driftstjenester og Del C Øvrige opsjoner i SSA-D Bilag 7 Vedlegg 1 vil følgende fordeling av ressurskategorier benyttes i evalueringen:

• Junior: 20%

• Senior: 40%

• Ekspert: 40%

7.2.2 Kvalitet 70 %

Tildelingskriteriet kvalitet består av en rekke kriterier. Se tabell ovenfor under 7.1.

Begrunnelse for unntak fra hovedregelen om miljø

Klima- og miljøhensyn

Begrunnelse

IT Driftstjenester

Anskaffelsen omfatter IT driftstjenester for drift av kundens egne hybride datasentre inkl. backup-løsning(er) og fysisk og virtuelt nettverk/infrastruktur. Driftstjenesten krever ikke utstrakt reisevirksomhet og kun sporadisk ha behov for å være til stede fysisk i kundens datasentre. Hovedytelsen er driftsleverandørens arbeidsinnsats fra personell og arten av anskaffelsen er tilsvarende en konsulenttjeneste.

IT Driftstjenester av datasentre inkl. backup-løsning(er) og fysisk og virtuelt nettverk/infrastruktur i denne anskaffelsen vurderes med bakgrunn i dette å være en anskaffelse som etter sin art har et klimaavtrykk og en miljøbelastning som er uvesentlig.

For å ta klima- og miljøhensyn for transport av driftspersonell, når det oppstår behov for fysisk tilstedeværelse i kundens datasentre, så er det stilt krav i kontrakten om bruk av nullutslippskjøretøy for denne transporten.

7.3 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling

Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til berørte leverandører.

Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for tildeling av kontrakt. Oppdragsgiver skal i begrunnelsen opplyse navnet på den som fikk kontrakten og gi en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier.

8 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE

8.1 Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet

Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises.

Tilbud som inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige.

8.2 Avlysning av konkurransen

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn. Som saklig grunn regnes i alle tilfeller manglende budsjettmessig dekning for anskaffelsen eller manglende politiske vedtak.

Document Metadata

Table of Contents

Free Standard Templates

KONKURRANSEGRUNNLAG

Document Metadata