KONTRAKT - RAMMEAVTALE PÅ BEMANNINGSTJENESTER - HELSE
KONTRAKT - RAMMEAVTALE PÅ BEMANNINGSTJENESTER - HELSE
mellom
Trondheim kommune og (fyll inn leverandørens navn)
(Org nummer 942110464) (fyll inn leverandørens xxx.xx.)
Om avtalepartene:
Se informasjon om organisasjonsnummer, kontaktpersoner etc. i Mercell-portalen.
Vedlegg til avtalen:
Vedlegg 1 - Tilbudsskjema
Avtale undertegnet:
Dette avtaledokumentet signeres elektronisk i Mercell.
INNHOLDSFORTEGNELSE
1 Generelt om avtalen 4
2 Definisjoner 4
3 Avtaleperiode 4
4 Språk 4
5 Om avtalen 4
5.1 Omfang og innhold 4
5.2 Parallelle rammeavtaler og fordeling av kontrakter 5
6 Lønns- og arbeidsvilkår 5
6.1 Oppdragsgiver opplysningsplikt 6
6.2 Leverandørens ansvar 6
6.3 Solidaransvar og regresskrav 6
7 Etisk handel 6
8 Administrative bestemmelser 6
9 Leverandørens forpliktelser 7
9.1 Leveringsbetingelser 7
9.2 Leveringsgaranti 7
9.3 Forsikringer 7
9.4 Miljø 7
9.5 Møter og seminarer i kontraktsperioden 8
9.6 Statistikk og informasjon 8
10 Ordrebekreftelse 8
11 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd 8
11.1 Brudd på arbeids- og lønnsvilkår 8
11.2 Brudd på administrative frister 8
11.3 Brudd på bestemmelser i avtalen 8
12 Heving 9
13 Pris 9
13.1 Regulering av prisen 9
14 Fakturering 9
14.1 E-faktura (elektronisk faktura) 9
14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse” 10
14.1.2 Vedlegg til EHF-faktura 10
14.1.3 Aksesspunkt 10
15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 10
15.1 Generelt 10
15.2 Statusmøter 10
15.3 Avvik 11
15.4 Kommunikasjon 11
16 Kontraktsbetingelser 11
16.1 Transport av avtalen 11
17 Endringer i Leverandørs organisasjon m.v. 11
1 Generelt om avtalen
På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som Leverandør av Bemanningstjenester - helse.
Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.
2 Definisjoner
I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.
3 Avtaleperiode
Rammeavtalen med leverandøren gjelder fra 15.09.2024 - 14.09.2025 med opsjon på 1 + 1 + 1 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår.
Dersom avtalens maksimale verdi nås før ovenstående, kan Oppdragsgiver si opp avtalen når avtalens maksimale verdi er nådd. Avtalens maksimale verdi er oppgitt i konkurransegrunnlaget.
4 Språk
All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.
5 Om avtalen
5.1 Omfang og innhold
Denne avtalen regulerer berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.
Avtalen gjelder levering av vikarer innen helse til Oppdragsgivers enheter. Avtalen gjelder følgende stillingskategorier (opplistingen er ikke uttømmende, men stillingskategorien må være innen helse):
- Spesialsykepleiere
- Sykepleiere
- Helsefagarbeidere
- Vernepleiere
Oppdragsgiver har ca 50 enheter som vil benytte seg av rammeavtalen. Dette fordeler seg mellom Helse- og velferdssenter, Helsehus, Bo- og aktivitetstilbud, Hjemmetjeneste og Helse- og omsorgssenter for barn.
Avrop/bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.
Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Blant annet har Oppdragsgiver et mål om å redusere bruken av innleide vikarer og ser på flere ulike tiltak som for eksempel intern vikarpool, egne tilkallingsvikarer etc.
Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte behov kan velge å ikke benytte seg av avtalen.
5.2 Parallelle rammeavtaler og fordeling av kontrakter Avrop i avtaleperioden følger bestemmelsene i krav 6 med underpunkter i kravspesifikasjonen.
Rammeavtalen har følgende rangering av leverandørene:
(fylles ut før avtaleinngåelse)
6 Lønns- og arbeidsvilkår
Leverandøren, og eventuelle underleverandører, skal sikre at ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn de vilkår som ville kommet til anvendelse dersom arbeidstaker hadde vært ansatt hos Oppdragsgiver, jf. arbeidsmiljøloven § 14-12 a, når det gjelder:
a) arbeidstidens lengde og plassering,
b) overtidsarbeid,
c) varighet og plassering av pauser og hvileperioder,
d) nattarbeid,
e) feriefritid, feriepenger, fridager og godtgjøring på slike dager,
f) lønn og utgiftsdekning.
Leverandøren skal sørge for at lønns- og arbeidsvilkårene i virksomheten i samsvar med arbeidsmiljøloven § 14-12 a og hovedtariffavtalen kapittel 1 §§4-15, kapittel 3.4, 3.6 og 3.7, kapittel 4 med vedlegg 1, 4B og 4C, kapittel 5 pkt. 5.0 og 5.1 og kapittel 6, samt særavtaler i KS tariffområde. Jf Hovedtariffavtalen vedlegg 7.
Dette også i henhold til Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 08.02.2008: Ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, skal ha lønns- og arbeidsvilkår ikke er dårligere enn gjeldende tariffavtale innen området, samt at arbeidsvilkår er i samsvar med norske overenskomster. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen
Leverandøren er ansvarlig for til en hver tid å ha arbeidsavtaler med sine ansatte (ref arbeidsmiljøloven §§ 14-5 og 14-6).
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og
arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Herunder blant annet:
● Timelister. Timelistens skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet pr dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.
● Lønnsslipper. Lønnsslippene skal inneholde opplysninger om lønn pr time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført
● Oppdragsavtale for vikaren.
● Rutiner rundt oppfølgning av at arbeidstidsbestemmelsene (ihht AML) overholdes for vikaren.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.
6.1 Oppdragsgiver opplysningsplikt
Oppdragsgiver skal gi bemanningsforetaket de opplysninger som er nødvendige for at bemanningsforetaket skal kunne ivareta kravet om likebehandling jmf AML § 14-12 a) og § 14- 12 bokstav b)
6.2 Leverandørens ansvar
Leverandøren har ansvar for å føre løpende kontroll over at arbeidsmiljølovens regler, herunder regler om arbeidstid, til enhver tid overholdes overfor vikarene. Dersom Trondheim kommune skulle komme i et ansvar etter AML ovenfor vikarer omfattet av kontrakten, forbeholder kommunen seg retten til å kreve full regress overfor leverandøren. Leverandøren vil i en slik situasjon bli ansvarlig for alle utgifter et eventuelt ansvar påfører Trondheim kommune.
Arbeid utover oppdragsbekreftelsen skal ikke avtales mellom Oppdragsgiver og den enkelte vikar. Oppdragsgiver skal ta merarbeid opp med kundeansvarlig hos leverandør og få iverksatt en ny bestilling (godkjenning) før arbeid utover oppdragsbekreftelsen kan utføres.
6.3 Solidaransvar og regresskrav
Dersom Oppdragsgiver som solidaransvarlig etter arbeidsmiljøloven § 14-12 c må foreta utbetalinger i forhold til lønn, feriepenger og eventuell annen godtgjøring etter kravet om likebehandling i § 14-12 a og/ eller feriepenger opptjent i tilknytning til kravet, skal Leverandøren betale beløpet tilbake til Oppdragsgiver innen 3 uker etter at regresskrav er fremsatt fra Oppdragsgivers side.
7 Etisk handel
Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.
8 Administrative bestemmelser
1. I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.
2. Leverandøren skal på forespørsel rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.
3. Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.
9 Leverandørens forpliktelser
9.1 Leveringsbetingelser
Levering skal skje i henhold til oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere leveringstid kan avtales for det enkelte avrop. For leveringssteder som ønsker det, skal det avtales faste leveringstidspunkter.
Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen leverandør.
9.2 Leveringsgaranti
Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter, og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Når Oppdragsgiver har behov for de tjenester det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet.
Leverandørens tjeneste skal være av en slik art og kvalitet som framgår av konkurransegrunnlaget og tilbudet. Tjenesten skal ellers være i samsvar med de krav som i alminnelighet kan stilles til ytelsen.
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen, med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
9.3 Forsikringer
Vikarer skal være forsikret med ansvars- og underslag- og yrkesskadeforsikring. Leverandøren skal på Oppdragsgivers anmodning fremlegge forsikringsbevis for Oppdragsgivers kontroll.
Oppdragsgivers kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen for at forsikringen er dekkende.
9.4 Miljø
Leverandør garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.
Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.
9.5 Møter og seminarer i kontraktsperioden
Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere bestillerne hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgivers kontaktperson.
9.6 Statistikk og informasjon
Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Innkjøpstjenesten og eventuelt andre enheter. All statistikk skal presenteres på regneark Excel eller Google regneark, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.
Følgende skal rapporteres månedlig:
● Omsetning i avtalen pr. stillingskategori i (timer og beløp) for foregående måned, i tråd med Oppdragsgivers mal. Rapporteres innen den 15. i påfølgende måned.
● Antall og andel timer levert med tilreisende vikarer
På forespørsel skal leverandøren kunne utarbeide annen statistikk. Oppdragsgiver vil utarbeide egne maler for rapporteringen og disse skal brukes.
10 Ordrebekreftelse
Ordrebekreftelse skal sendes uten ugrunnet opphold.
11 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd
11.1 Brudd på arbeids- og lønnsvilkår
Dersom Leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilsvarende gjelder dersom Leverandør på forespørsel ikke overleverer etterspurt dokumentasjon.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ytterligere sanksjoner dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, se om heving av kontrakt.
11.2 Brudd på administrative frister
Ved overtredelse av avtalte frister, f.eks. i statusmøter, som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, kan Oppdragsgiver kreve dagmulkt uten
dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulktsatsene i AIK varer 2020 erstattes avfølgendesatser: 500 kr per angitte oppgave per hverdag inntil levering finner sted.
11.3 Brudd på bestemmelser i avtalen
Ved vesentlige brudd på bestemmelser i avtalen, herunder kontraktskrav, minimumskrav og bestemmelser i tilbudet, som ikke er vesentlig mislighold etter punktet om heving eller som ikke har egne sanksjoner, og som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres til force majeure, gjelder satsene i AIK Tjenester 2017.
12 Heving
Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.
For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning.
Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold:
● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-9 , § 14-5 , § 14-6 , § 14-8 , § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver
● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.
● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid
● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.
● Forhold som gir avvisningsrett iht FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget.
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.
Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen
13 Pris
Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til krav 5 i kravspesifikasjonen om pris.
13.1 Regulering av prisen
Påslagsfaktorer er fast i hele avtaleperioden.
Tillegg for tilreisende vikarer er fast første avtaleår. Prisjusteringer skal deretter skje 1 gang per år i avtaleperioden etter SSB KPI Totalindeks.
14 Fakturering
14.1 E-faktura (elektronisk faktura)
Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).
EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.
14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse”
Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.
Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden stå i i de 6 første posisjonene i feltet.
14.1.2 Vedlegg til EHF-faktura
Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.
14.1.3 Aksesspunkt
Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.
En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.
For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden
15.1 Generelt
Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.
15.2 Statusmøter
Det skal avholdes opptil 2 statusmøter pr. år, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Oppdragsgiver har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.
15.3 Avvik
Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Oppdragsgiverens kontaktperson skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.
15.4 Kommunikasjon
Oppdragsgiver bruker Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden fra Mercell, i avtaleoppfølgingen. Overordnet kommunikasjon/avtaleoppfølging skal skje via KAV.
Ved utsendelser/reklame til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Oppdragsgiver ved avtaleforvalter i forkant.
16 Kontraktsbetingelser
På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.
Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:
● Kontrakt
● Konkurransegrunnlag
● Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester (AIK varer 2017)
● Leverandørens tilbud.
Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.
16.1 Transport av avtalen
Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.
17 Endringer i Leverandørs organisasjon m.v.
Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.
Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.