Anskaffelse av Regionalt datasenter 1 for Helse Nord
Anskaffelse av Regionalt datasenter 1 for Helse Nord
Prekvalifisering
Kvalifikasjonsgrunnlag v 1.0
Saksnummer: 2014/199
[Skriv inn tekst]
Utarbeidet av: Helse Nord IKT | ||
Dokument: versjon 1.00 | Sist revidert: 05.09.2014 | |
Innholdsfortegnelse
1. Introduksjon 3
1.1 Om oppdragsgiver - Helse Nord RHF og underliggende virksomheter 3
1.2 Mål for datasenterprosjektet 4
1.3 Anskaffelsens omfang 4
1.4 Løsninger som ikke omfattes av kunngjøringen 6
1.5 Avtalen 6
2. Administrative forhold 6
2.1 | 6 | ||
2.2 | Anskaffelsesform | 6 | |
2.3 | Kunngjøring av anskaffelsen | 7 | |
2.4 | Tidsplan | 7 | |
2.5 | Kontaktinformasjon | 7 | |
2.6 | Bekreftelse på mottak av Kvalifikasjonsgrunnlag | 8 | |
2.7 | Rettelse, supplering eller endring av Kvalifikasjonsgrunnlaget | 8 | |
2.8 | Spørsmål til Kvalifikasjonsgrunnlaget | 8 | |
2.9 | Offentlighet og konfidensialitet | 8 | |
2.10 | Endring og tilbakekall av søknader | 8 | |
2.11 | Kostnader ved å delta i konkurransen | 9 | |
2.12 | Avlysning av konkurransen og totalforkastelse | 9 | |
2.13 | Avvisning | 9 | |
3. | Krav til | leverandøren | 9 |
3.1 | Bruk av underleverandører | 9 | |
3.2 | Krav til betaling av skatter og avgifter, og krav til HMS | 10 | |
3.3 | Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling | 10 | |
3.4 | Økonomisk og finansiell stilling | 11 | |
3.5 | Tekniske og faglige kvalifikasjoner | 11 | |
4. | Krav til | kvalifikasjonssøknad | 12 |
4.1 | Språk | 12 | |
4.2 | Søknadens innhold og struktur | 12 | |
4.3 | Antall eksemplarer | 12 | |
4.4 | Emballering og merking | 13 | |
4.5 | Leveringssted og søknadsfrist | 13 | |
5. | Helse Nord IKTs behandling av søknadene | 14 | |
5.1 Åpning av søknader | 14 | ||
5.2 Evaluering av kvalifikasjonssøknadene – reduksjon av antall tilbydere | 14 | ||
Vedlegg
Vedlegg 1 – Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 2 – Forpliktelseserklæring
Vedlegg 3 – Beskrivelse av referanser
Vedlegg 4 – Beskrivelse av kapasitet og kompetanse Vedlegg 5 – Morselskapsgaranti
1. Introduksjon
1.1 Om oppdragsgiver - Helse Nord RHF og underliggende virksomheter
Helse Nord RHF er et statlig eid regionalt helseforetak med ansvar for spesialisthelsetjenestene i Nordland, Troms, Finnmark og Svalbard. Helse Nord RHF er som morselskap eier av fem helseforetak med underliggende virksomheter:
• Helse Finnmark HF
• Universitetssykehuset Nord-Norge HF
• Nordlandssykehuset HF
• Helgelandssykehuset HF
• Sykehusapotek Nord HF
Hvert av helseforetakene er selvstendige rettssubjekter med eget resultatansvar og arbeidsgiveransvar for sine medarbeidere.
Helse Nord IKT og Senter for klinisk dokumentasjon og evaluering (SKDE) er regionale enheter som er organisert under Helse Nord RHF.
Helse Nord IKT er ansvarlig for gjennomføringen av denne anskaffelsen på vegne av Helse Nord RHF, og er prosjekteier for anskaffelsesprosjektet.
Når kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag benytter betegnelsen ”Helse Nord”, menes alle helseforetakene og det regionale helseforetaket. Når betegnelsen ”Helse Nord RHF” benyttes, menes det regionale helseforetaket/eier.
Helse Nords hovedoppgaver er definert gjennom oppdrag fra Helse- og omsorgsdepartementet. Hovedoppgaver er:
• pasientbehandling
• utdanning av helsepersonell
• forskning
• opplæring av pasienter og pårørende
Helse Nord dekker et stort geografisk område med spredt befolkning. For å oppfylle målet om lik tilgjengelighet på helsetjenester, er Helse Nord helt avhengig av mange desentraliserte enheter. For å kompensere for lange avstander og spredt organisering har styret i Helse Nord RHF vedtatt å bruke IKT som et strategisk virkemiddel.
Helse Nords samlede virksomhet omfatter:
• helsetjenester innen somatikk, psykisk helse og rus
• ambulansetjenesten
• nødmeldetjenesten
• pasientreiser
• opptreningsinstitusjoner
• sykehusapotek
• laboratorier
Hovedkontoret for Helse Nord RHF (oppdragsgiver) ligger i Bodø, mens Helse Nord IKT (prosjekteier) har hovedkontoret i Tromsø. For ytterligere informasjon, se: xxx.xxxxx-xxxx.xx.
1.2 Mål for datasenterprosjektet
Anskaffelsen skal bidra til å nå målene for datasenterprosjektet.
Formålet med datasenterprosjektet er å sikre en IKT-infrastruktur som ivaretar regionens økende behov for pasient-, arbeids- og informasjonsflyt internt på sykehusene, mellom sykehusene og mellom nivåer på sykehusene. Dette krever en sikker og effektiv datasenterstruktur for regionens sentrale IKT-tjenester.
De overordnede målene med regionale datasenter er å kunne tilby en moderne, modulær, skalerbar, sikker og effektiv datasenterløsning til regionen for minimum de neste 15 årene. Sentrene skal ivareta IKT-tjenestene på en slik måte at regionens krav til kvalitet, sikkerhet og tilgjengelighet ivaretas.
Datasentrene skal bidra til kostnadseffektiv drift og reduserte kostander igjennom å være prefererte lokasjoner for neste generasjons tjenester og konsoliderte løsninger. Sentrene skal dekke krav til høy oppetid både byggeteknisk og infrastrukturmessig. All infrastruktur skal ha redundante funksjoner og tjenester som blant annet strøm, kjøling, linjer og føringsveier.
De regionale datasentrene skal være uavhengige sentre i den betydning at de skal være bygget på et standardisert nettverk og en sikkerhetsplattform for Helse Nord. Alle sykehus vil være koblet til sentrene som likestilte "avdelinger" basert på definerte oppkoblingsprinsipper.
Utformingen av de regionale datasentrene skal legges til rette for:
• fleksibilitet for framtidige installasjoner
• oversiktlig driftssituasjon
• optimal etableringskostnad
• optimale driftskostnader
For å oppnå datasenterprosjektets formål er det besluttet å opprette to datasentre i regionen. Begge sentrene vil ligge i Tromsø og har følgende plassering;
• Datasenter 1 (DS1) er lokalisert i kjelleren på nytt pasienthotell på UNN.
• Datasenter 2 (DS2) er lokalisert i Teknologibygget på UiT.
1.3 Anskaffelsens omfang
Denne anskaffelsen omfatter nødvendig teknisk infrastruktur for etablering av DS1. En mindre del av anskaffelsen vil kunne gjelde DS2.
Overordnet er anskaffelsen knyttet til teknisk infrastruktur, herunder design av datasenter, VVS- tekniske -, elkrafttekniske - og tele- og automatiseringstekniske installasjoner.
I denne anskaffelsen inngår systemdesign og detaljprosjektering,installasjonsarbeid, leveranse av nødvendig utstyr, grensesnittsarbeid, koordinering, planlegging, opplæring, testing, idriftsettelse og deltakelse i prøvedrift. Det kan også være aktuelt å kjøpe ytterligere konsulentbistand som opsjon.
1.3.1 DS1
DS1 skal bygges ut i tre faser:
Trinn # | Periode | Krav |
Trinn 1 | År 0 – 3 | 30 rack (retningslinjer på rack-fordeling: 6 nettverk, 8 lagring, 16 server) |
Trinn 2 | År 4 - 8 | 50 rack (retningslinjer på rack-fordeling: 8 nettverk, 12 lagring, 30 server) 5 av disse rackene skal ha mulighet for 20 kW/rack |
Trinn 3 | År 9 -15 | 70 rack (retningslinjer på rack-fordeling: 10 nettverk, 16 lagring, 44 server) 10 av disse rackene skal ha mulighet for 20 kW/rack |
I denne anskaffelsen inngår design og prosjektering av trinn 1,2 og 3. For øvrig er omhandler anskaffelsen bare trinn 1 da de resterende innkjøp knyttet til trinn 2 og 3 vil foretas senere.
Angivelse av tidsperiode pr. trinn kan avvike fra de oppgitte tidsestimater. Leveransene knyttet til DS1 vil omfatte følgende produkter og tjenester:
Trinn 1,2 og 3:
• Systemdesign, detaljprosjektering og grensesnittsarbeid knyttet til utformingen av et komplett datasenter for DS1.
Trinn 1:
• Utforming av datarom, grensesnittrom, driftsrom, lager, samt tekniske rom til UPS, kjølepumper og tilhørende nødvendig utstyr
• Systemdesign, detaljprosjektering og grensesnittsarbeid av nødvendige tekniske infrastruktur
• Helhetlig styring og overvåking av senteret (DCIM)
• Bestilling, leveranse, mottak, installasjon av teknisk infrastruktur, herunder:
o VVS-tekniske installasjoner
• Kjølemaskiner
• Brannutstyr
• Kjøleprinsipper rack/romkjøling
• Mulighet for varmegjenvinning
o Elkrafttekniske installasjoner
• Avbruddsfri kraftforsyning (UPS anlegg)
• Belysning
• Integrasjoner mot eksisterende hovedtavler og nødstrømgeneratorer
• Fordelingtavler og skinner i datarom
o Tele- og automatiseringstekniske installasjoner
• Teknisk spredenett
• Adgangskontroll og sikkerhetstiltak. Skal integreres mot eksisterende anlegg
• DCIM løsning
• Integrasjon mot eksisterende SD anlegg og management løsning i Helse Nord
o Datasenter innredning og teknisk utstyr
• Datagulv
• Rack
• PDU'er
• Lagerhyller
• Service og vedlikeholdsavtale vil bli vurdert som opsjon.
Følgende føringer og rammer er p.t. gitt for DS1:
• PUE mål på 1,25
• Arealer (netto):
o Datarom DS1 – 275 m2 (netto)
o Teknisk rom i pasienthotell – ca. 140 m2
o Teknisk bygg – ca. 200 m2
• Gjennomsnittlig strømforbruk pr 2,5 kW/m2 (eller tilsvarende ca. 9 kW/rack)
• Enkelte høyeffektive soner med mulighet for opp til 20 kW/rack
1.3.2 DS2
Helse Nord IKT skal leie datasenterareal til DS2 hos Norges Arktiske Universitet – Universitetet i Tromsø.
Leveransen knyttet til DS2 vil kunne omfatte følgende produkter og tjenester:
• Grensesnittsarbeid knyttet til integrasjon for styring og overvåking av senteret (DCIM)
• Teknisk spredenett mellom DS1 og DS2
DS2 vil utvikles i løpet av trinn 1 av DS1 det vil si i løpet av 3 år. Det er foreløpig ikke planlagt at DS2 skal utvikles i flere trinn, dette kan imidlertid endre seg senere.
1.4 Løsninger som ikke omfattes av kunngjøringen
Følgende løsninger vil ikke omfattes i denne anskaffelsen:
1. Aktivt IKT-utstyr som bl.a. nettverksutstyr, servere og lagringlagring
2. Fremføring av høyspentkabel
3. Hovedtavler
4. Nødstrømsgeneratorer
5. SD-anlegg
1.5 Avtalen
Det vil bli inngått avtale med leverandøren som tildeles kontrakt etter gjennomført anskaffelse. Kontraktsvilkårene vil framgå av Konkurransegrunnlaget som sendes de kvalifiserte leverandørene som inviteres til deltakelse i konkurransen (se kapittel 5.2).
Avtalepart er Helse Nord RHF. Det tas forbehold for at endringer i foretaksstrukturen kan medføre at nye enheter blir omfattet av avtalen og/eller at enheter slås sammen, endrer navn mv.
2. Administrative forhold
Nedenfor angis de administrative forhold gjeldende for gjennomføring av konkurransen.
2.1 Kvalifikasjonsgrunnlaget
Kvalifikasjonsgrunnlaget består av dette dokument med vedlegg (se innholdsfortegnelsen).
2.2 Anskaffelsesform
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 (LOA) og Forskrift om offentlige anskaffelser nr 402 av 7. april 2006 (FOA) som konkurranse med forhandling iht. del I og III – Anskaffelser over EØS- terskelverdier.
Anskaffelsesprosedyre er konkurranse med forhandlinger jf. FOA § 14-3 bokstav b, etter prekvalifisering jf. FOA § 17-5 (2).
Forhandlingene vil skje over flere faser, hvor antall tilbud det skal forhandles om reduseres, jf. FOA § 20-11 (1). Forhandlingene vil foregå i sekvens eller i parallell, vurdert ut i fra praktiske hensyn og hensynet til hva som i størst grad stimulerer til konkurranse. Oppdragsgiver kan på bakgrunn av en tilbudsgjennomgang velge og ikke invitere samtlige leverandører til første forhandlingsrunde. Nærmere informasjon om dette vil fremgå av konkurransegrunnlaget.
Anskaffelsen innledes med denne prekvalifiseringen. Valg av leverandører som blir invitert til deltakelse i konkurransen, vil gjennomføres på grunnlag av oppfyllelse av kvalifikasjonskravene, jf. kapittel 3 nedenfor og utvelgelseskriteriene angitt i avsnitt 5.2 nedenfor.
Tilbydere forutsettes forøvrig å besitte nødvendig kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser.
2.3 Kunngjøring av anskaffelsen
Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN (xxx.xxxxxx.xx) 8. september 2014, samt på TED (xxx.xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.xxx/xxxxxxxx).
Det ble kunngjort en veiledende kunngjøring 6.mai 2014 på DOFFIN (xxx.xxxxxx.xx) med referanse 2014-382529, samt på TED (xxxx://xxx.xxxxxx.xx/XXX/xxxx/XxxxXxxx.xx) med referansenummer 2014/S 090-158205. Dokumentasjon vedrørende åpen leverandørkonferanse
20. og 21. mai 2014, i forbindelse med denne veiledende kunngjøringen, er tilgjengelig på DOFFIN under referansenummerreferansenummer 2014-382529.
2.4 Tidsplan
Anskaffelsen gjennomføres etter den tentative tidsplan som er gjengitt i tabellen nedenfor.
Aktivitet | Dato |
Kunngjøring av anskaffelsen | 8. september 2014 |
Frist for innlevering av søknad om deltakelse | 10. oktober 2014 |
Meddelelse om resultatet av prekvalifiseringen | 22. oktober 2014 |
Frist for midlertidig forføyning | 6. november 2014 |
Invitasjon til kvalifiserte leverandører og utsendelse av konkurransegrunnlag | 10. november 2014 |
Tilbudsfrist | 22. desember 2014 |
Forhandlinger | Jan-Feb 2014 |
Kontraktstildeling | 6. mars 2015 |
Karensperiode | 16.mars 2015 |
Kontraktsinngåelse | 17.mars 2015 |
2.5 Kontaktinformasjon
Helse Nord IKTs kontaktperson for prekvalifiseringen er:
Merkantil saksbehandler | Xxx Xxxxxxx Xxxxxxx, prosjektleder |
E-post |
Utarbeidet av: Helse Nord IKT | ||
Dokument: versjon 1.0 | Sist revidert: 05.09.2014 | Side 7 av 15 |
2.6 Bekreftelse på mottak av Kvalifikasjonsgrunnlag
Leverandøren bes innen én uke etter mottak av Kvalifikasjonsgrunnlaget bekrefte at samtlige dokumenter er mottatt og er lesbare. Samtidig bes bekreftet hvorvidt tilbyder har til hensikt å søke om deltakelse. Bekreftelsen bes sendt til e-postadressen som fremgår av punkt 2.5.
2.7 Rettelse, supplering eller endring av Kvalifikasjonsgrunnlaget
Dersom leverandøren blir oppmerksom på at Kvalifikasjonsgrunnlaget inneholder mulige feil, uklarheter eller at oversendte filer ikke kan leses som forventet, er det leverandørens plikt å ta kontakt med Helse Nord IKT for å få feilen rettet eller uklarhetene tydeliggjort.
Helse Nord IKT forbeholder seg retten til å foreta nødvendige endringer i Kvalifikasjonsgrunnlaget. Om nødvendig vil søknadsfristen kunne bli forholdsmessig forlenget.
2.8 Spørsmål til Kvalifikasjonsgrunnlaget
Alle henvendelser i forbindelse med anskaffelsen skal rettes til Helse Nord IKT skriftlig via e-post på den e-postadresse som fremgår av punkt 2.5. Øvrige henvendelser kan ikke påregnes besvart. Spørsmål til Kvalifikasjonsgrunnlaget må stilles innen 1.oktober 2014. Siste utsendelse av svar på spørsmål og eventuell tilleggsinformasjon er 3.oktober 2014.
Alle henvendelser skal merkes: ”Sak nr 2014/199. Anskaffelse av regionalt datasenter for Helse Nord, <leverandørnavn>”.
Innkomne spørsmål blir anonymisert og fortløpende besvart via Doffin til alle registrerte tilbydere samtidig.
Helse Nord IKT er iht. lov om offentlige anskaffelser pålagt å ivareta et grunnleggende krav til likebehandling. Dersom leverandører forsøker å tilegne seg informasjon via andre kanaler vil dette kunne medføre avvisning.
2.9 Offentlighet og konfidensialitet
Lov om rett til innsyn i offentleg verksemd (LOV 2006-05-19 nr 16) gjelder for Helse Nord IKTs virksomhet. Dette betyr at allmennheten etter kontraktstildeling kan kreve innsyn i anskaffelsesprotokoller og innleverte tilbud.
For at Helse Nord IKT skal kunne ivareta sin taushetsplikt iht. FOA § 3-6, bes leverandørene innlevere kopi av søknaden hvor eventuelle forretningshemmeligheter eller andre forhold som det er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, er sladdet. Det gjøres oppmerksom på at Helse Nord IKT likevel vil ha et selvstendig ansvar for å vurdere omfanget av opplysninger som leverandøren anmoder unntatt offentlighet.
Korrekt leverte søknader vil ikke bli returnert, men arkivert eller forskriftsmessig destruert.
2.10 Endring og tilbakekall av søknader
En søknad kan tilbakekalles eller endres inntil søknadsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig.
Endring av søknaden er å betrakte som en ny søknad og skal utformes og leveres i samsvar med kapittel 4 nedenfor.
2.11 Kostnader ved å delta i konkurransen
Tilbydere utarbeider og leverer søknad om deltakelse for egen regning og risiko. Helse Nord IKT påtar seg således intet økonomisk ansvar for nedlagt arbeid eller andre kostnader i forbindelse med utarbeidelse og levering av søknad om deltakelse eller ved deltakelse i selve konkurransen.
2.12 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse hele eller deler av konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering. Oppdragsgiveren kan forkaste alle søknader dersom resultatet av kvalifikasjonsvurderingen gir saklig grunn for det.
2.13 Avvisning
Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører og/eller tilbud i de tilfelle som fremgår av FOA §§ 20-12 (1) og 20-13 (1).
Avvisning kan ellers skje dersom vilkårene i LOA og FOA for øvrig er tilstede.
3. Krav til leverandøren
Dette kapitlet inneholder krav til leverandøren. Disse er å anse som minimumskrav som alle må være tilstrekkelig oppfylt for at leverandøren skal kunne delta i konkurransen. Det er leverandørens ansvar å påse at alle relevante forhold knyttet til besvarelse av kravene er tilstrekkelig belyst og dokumentert.
3.1 Bruk av underleverandører
Oppdragsgiver aksepterer at kvalifikasjonssøknad inngis av hovedleverandør med bruk av underleverandører. Det skal klart framgå av søknaden hvem som skal stå som hovedleverandør i kontrakten.
Leverandører som vil støtte seg på andre leverandørers tekniske, faglige eller økonomiske kapasitet ved inngivelse av tilbud, skal levere forpliktelseserklæring(er) fra underleverandøren(e) som dokumenterer at hovedleverandør faktisk disponerer over de aktuelle ressurser for denne anskaffelsen. I forpliktelseserklæringen skal det oppgis hvilke deler av leveransen som skal leveres av underleverandøren. Se mal i Vedlegg 2.
Merk at dokumentasjon på oppfyllelse av samtlige kvalifikasjonskrav skal leveres både for hovedleverandør og for hver underleverandør.
Tilbydere som er avhengig av underleverandøren(es) ressurser for å bli kvalifisert, kan ikke frafalle bruken av underleverandøren(e) i tilbudsfasen eller i kontraktsfasen.
3.2 Krav til betaling av skatter og avgifter, og krav til HMS
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ikke, med mindre det foreligger aktverdig grunn, ha restanser knyttet til betaling av skatter og avgifter til det offentlige. | 1. Attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse, må dette begrunnes. 2. Attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdkontoret (Skjema RF-1244 bør brukes). Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra frist for innlevering av søknaden. Dersom det er restanse må dette begrunnes. Kravet er kun obligatorisk for norske leverandører, men internasjonale leverandører oppfordres til å innlevere tilsvarende dokumentasjon. |
Leverandøren skal bekrefte å oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). | HMS-egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eventuelt ved kontraktstildeling vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge innen HMS. Skjema for HMS-egenerklæring kan hentes på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx/xxx/xxx/0000/0000/xxx/xxx re/280340-hms-egenerklaering.rtf. |
3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal være et lovlig registrert foretak. | Firmaattest eller dokumentasjon på registrering i faglig register, handelsregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert. |
Leverandøren skal oppfylle lovpålagte krav til lønns- og arbeidsvilkår. | Leverandøren skal fremlegge egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår jf. vedlegg 1. |
3.4 Økonomisk og finansiell stilling
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha økonomisk og finansiell kapasitet til å fullføre avtalens omfang og forpliktelser. | 1. Årsregnskap med noter, årsberetning med noter og revisors beretning for de to siste regnskapsår. Dersom årsregnskapet for siste regnskapsår ikke er utarbeidet, kan siste perioderegnskap vedlegges. 2. Soliditetsvurdering fra et anerkjent kredittvurderingsselskap skal vedlegges søknaden. Vurderingen må opplyse om kredittverdighet og grad av konkursrisiko (konkursprediksjon). Helse Nord IKT vil avvise tilbydere med en dårligere rating enn ”godkjent” (kredittverdig) eller tilbydere med en konkursrisiko på over tre prosent. Vurderingen må ikke være eldre enn seks måneder fra søknadsfrist. 3. Dersom leverandøren er i tvil om foreliggende dokumentasjon er tilstrekkelig vil alternativ dokumentasjon fra selskapets morsselskap, revisor eller finansinstitusjon kunne aksepteres som dokumentasjon. Eventuell morselskapsgaranti må følge xxxxx x xxxxxxx 0. Morselskapets økonomi må i tillegg dokumenteres på samme måte som for datterselskapet. |
3.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren skal ha erfaring som totalentreprenør for leveranse av teknisk infrastruktur | Leverandør skal oppgi inntil seks relevante referanser over tilfredsstillende utførelse av de viktigste arbeidene de siste fem år. Referansene skal opplyse om arbeidenes verdi, samt tid og sted for arbeidsutførelsen, og oppgi hvorvidt arbeidene er blitt fagmessig utført og behørig fullført. Referansene skal være utstedt eller bekreftet av oppdragsgiveren, eventuelt bekreftet ved leverandørens egenerklæring. Mal i Vedlegg 3 skal benyttes. Oppdragsgiver skal ha rett til å kontakte oppgitte referanser. Vedlegg 3 skal fylles ut av samtlige leverandører. Hvis leverandøren benytter seg av underleverandører skal malen i vedlegg 3 fylles ut for samtlige underleverandører. |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å gjennomføre leveransen. | En beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over, til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke. Herunder skal det gis en redegjørelse for: - leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år, Vedlegg 4 skal fylles ut av samtlige leverandører. Hvis leverandøren benytter seg av underleverandører skal tabellen i vedlegg 4 fylles ut for samtlige underleverandører. CVer skal ikke vedlegges. |
4. Krav til kvalifikasjonssøknad
4.1 Språk
Kvalifikasjonssøknaden skal være på norsk. Attester og vedlegg som ikke finnes i norskspråklig utgave kan innleveres på annen skandinavisk språk eller engelsk.
4.2 Søknadens innhold og struktur
I tabellen nedenfor gis detaljert informasjon om dokumentasjonen som skal inngå i søknaden. Dokumentene innbindes i (ring)perm og separeres med skilleark nummerert som angitt nedenfor.
Del | Beskrivelse |
1. | Signert følgeskriv, inkludert a. Fullt navn, adresse og uttømmende kontaktinformasjon for tilbyder, inkl. kontaktinformasjon for den som er ansvarlig for søknaden. b. Kort beskrivelse av leverandøren; historikk, markeder, produkter og tjenester, organisasjon, etc. Tilsvarende for eventuelle underleverandører. |
2. | Attester og vedlegg a. Attester for innbetaling av skatt b. Attest for innbetaling av mva. c. HMS egenerklæring d. Firmaattest og annen dokumentasjon på at leverandøren er et lovlig etablert foretak, jf punkt 3.3. e. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår f. Årsregnskap med noter med årsberetning med noter og revisors erklæring for de to siste regnskapsår g. Soliditets-/kredittvurdering h. Eventuell dokumentasjon fra morsselskap, revisor eller finansinstitusjon jf punkt 3.4. i. Eventuelle forpliktelseserklæringer |
3. |
Eventuelle brosjyrer eller annen informasjon som ikke er etterspurt som del av kvalifikasjonssøknaden vedlegges bak eget skilleark helt til slutt i søknaden.
4.3 Antall eksemplarer
Søknad om deltakelse skal inneholde:
• Én innbundet, komplett papirutgave merket ”ORIGINAL”.
• Én uinnbundet og ustiftet kopi merket ”SLADDET KOPI”, jf. pkt. 2.9 ovenfor.
• Én CD eller USB minnepinne med dokumentene i navngitte filer iht. følgende standard:
o <Tilbyders navn>_Søknadsbrev.doc
o <Tilbyders navn>_<Attest/vedlegg navn>.pdf
o <Tilbyders navn>_Tekniske og faglige kvalifikasjoner.doc/pdf
o <Tilbyders navn>_Vedlegg 4_<leverandør>.doc/pdf
• Én CD eller USB minnepinne med sladdet kopi av dokumentene i navngitte filer iht. følgende standard:
o <Tilbyders navn>_Søknadsbrev.doc
o <Tilbyders navn>_<Attest/vedlegg navn>.pdf
o <Tilbyders navn>_Tekniske og faglige kvalifikasjoner.doc/pdf
o <Tilbyders navn>_Vedlegg 4_<leverandør>.doc/pdf
Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at elektroniske dokumenter er korrekt navngitt iht. ovenstående maler og at den elektroniske og den papirbaserte leveransen er korrekt og sammenfallende. Ved eventuelle avvik vil signert original legges til grunn.
4.4 Emballering og merking
Komplett kvalifikasjonssøknad med all dokumentasjon vedlagt skal leveres i dobbelt og lukket
konvolutt.
Den ytterste skal merkes:
• ”Helse Nord IKT v/Xxx Xxxxxxx, Postboks 6444, 9294 Tromsø”, og
• ”Sak nr. 2014/199. Anskaffelse av regionalt datasenter for Helse Nord – søknad om deltakelse. Åpnes kun av adressat”.
Den innerste skal kun merkes med avsenders navn og postadresse.
Søknaden skal emballeres på en slik måte at den er anonym og at søknadens fortrolighet kan bevares frem til åpningen.
4.5 Leveringssted og søknadsfrist
Søknaden kan sendes til:
Helse Nord IKT v/Xxx Xxxxxxx Postboks 6444
9294 Tromsø
Besøksadresse:
Helse Nord IKT Sykehusvegen 21
9091 Tromsø
Frist for søknad om deltakelse er 10. oktober 2014 kl.14:00.
Det presiseres at det er leverandørens ansvar å påse at søknaden faktisk er Helse Nord IKT i hende innen søknadsfristen. Helse Nord IKT er forpliktet til å avvise søknader som ikke er levert innen den angitte tidsfristen. Vi gjør oppmerksom på at vi har erfaring med at postforsendelser og ekspressleveranser ikke kommer frem innen fristen, selv om pakken er sendt i godt tid før tilbudsfristens utløp.
5. Helse Nord IKTs behandling av søknadene
Mottatte søknader vil bli behandlet i overensstemmelse med de bestemmelser som fremkommer i punktene 5.1-5.2 nedenfor.
5.1 Åpning av søknader
Åpning av søknader vil gjennomføres i Helse Nord IKTs lokaler den 10.oktober 2014 etter kl.
14.15 av minst to representanter fra Helse Nord IKT. Leverandør vil ikke få adgang til å være til stede ved åpningen.
5.2 Evaluering av kvalifikasjonssøknadene – reduksjon av antall tilbydere
Leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene er å anse som kvalifisert for deltakelse i konkurransen.
Oppdragsgiver vil velge ut inntil fem leverandører såfremt det er et tilstrekkelig antall leverandører.
De valgte leverandører vil bli invitert til å delta i konkurransen og levere tilbud, og får da tilsendt konkurransegrunnlag med vedlegg.