Versjon 0.9 22.04.2024 Prosedyreregler for konkurranse Rammeavtale transporttjenester 2024
Versjon 0.9 22.04.2024 |
Prosedyreregler for konkurranse |
Rammeavtale transporttjenester 2024 |
0
2
1.3 Denne rammeavtalen og dens kontrakter 2
1.4 Rammeavtalens økonomiske omfang 3
1.6 Tidsfrister for konkurransen 3
1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning 4
4
2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget 5
2.3 UTFYLLING AV EUROPEISK EGENERKLÆRINGSSKJEMA (ESPD) 5
2.3.2 ESPD del III Nasjonale avvisningsgrunner 5
2.3.3 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet 6
2.4 Støtte fra andre foretak 7
7
3.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget 8
4 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER
8
5 TILDELINGSKRITERIER I DENNE KONKURRANSEN
9
5.3 Miljø som tildelingskriterium 9
6 TILDELING OG AVTALEINNGÅELSE
9
10
1 INNLEDNING
1.1 Invitasjon og regelverk
Xxxxx (også kalt «oppdragsgiver) inviterer med dette kvalifiserte tilbydere til å gi tilbud i konkurransen om rammeavtale for transporttjenester.
Konkurransen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser og forskrift 12. august 2016 nr. 975 om innkjøpsregler i forsyningssektorene (forsyningsforskriften) del I og II.
Konkurransen blir gjennomført som konkurranse med forhandling.
Tilbyderne oppfordres til å gjennomgå konkurransegrunnlaget nøye og sette seg inn i reglene for konkurransen. Hvis konkurransegrunnlaget oppleves som uklart, oppfordres tilbyderne til å stille spørsmål til Xxxxxxxxxxxxx.
1.2 Om Ruter
Ruter AS er et felles administrasjonsselskap for kollektivtrafikken i Oslo og Akershus. Vi administrerer over halvparten av kollektivtrafikken i Norge. Vår rolle er å planlegge, utvikle, samordne, bestille, markedsføre og informere om kollektivtrafikktilbudet. All operativ drift utføres av ulike operatørselskap som kjører på kontrakt for Ruter og av Vy med lokaltog - alt innenfor samme billett- og prissystem. Våre eiere er Oslo kommune (60 %) og Akershus fylkeskommune (40 %).
For ytterligere informasjon om Xxxxx vises det til Oppdragsgivers hjemmesider: xxxx://xxx.xxxxx.xx
1.3 Denne rammeavtalen og dens kontrakter
Hensikten med denne rammeavtalen er å kunne nyttiggjøre seg eventuell tilgjengelig kapasitet i markedet for behov Ruter har utover de ordinære kontraktene om transporttjenestekjøp. Dette gjelder blant annet, men ikke uttømmende, kapasitet ut over det materiellet som er i trafikk på eksisterende kontrakter for Ruter på det gjeldende tidspunktet, samt kapasitet blant operatører som ikke har kontrakt med Ruter om et ruteområde.
Rammeavtale for transporttjenester kommer til anvendelse i de situasjonene Oppdragsgiver har behov for å anskaffe transporttjenester som går ut over rammene i de ordinære kontraktene om transporttjenestekjøp.
Oppdragsgiver mottar med ujevne mellomrom henvendelser fra andre aktører i kollektivtrafikken om bistand til erstatnings- eller tilleggstrafikk i tillegg til henvendelser om transportløsninger ved større arrangementer. Oppdragsgiver er positivt innstilt til å bistå i disse situasjonene. Det kan også bli aktuelt å foreta avrop på denne rammeavtalen for å dekke transportbehov i slike situasjoner.
Behovene kan oppstå plutselig og være ikke-planlagt, eller de kan være planlagt. Det kan også være tale om mer langvarige oppdrag som opprettelse av nye enkeltlinjer i etablerte ruteområder. Behovene vil være ulike avhengig av situasjon.
Oversikt over kontraktene under rammeavtalen:
Rammeavtalen er delt inn i fire hovedkontrakter med underkontrakter. Hovedkontrakt A, B og C avhenger av materielltypen, mens hovedkontrakt D er minikonkurranser.
Tilbydere står fritt til å delta i konkurransen om én, flere eller samtlige av hovedkontraktene. Det er ikke mulig å inngi tilbud på enkelte underkontrakter separat. Det er for eksempel ikke tillatt å levere tilbud på bare kontrakt A1 og ikke A2. Det er mulig å inngi tilbud på en eller flere rangeringslister per hovedkontrakt.
Hovedkontraktene har inntil tre rangeringslister per underkontrakt:
• Rangeringsliste 1 - utslippsfritt materiell
• Rangeringsliste 2 - ikke-utslippsfritt materiell
• Rangeringsliste 3* - ikke-Ruterprofilert materiell
* Gjelder ikke kontrakt C
1.4 Rammeavtalens økonomiske omfang
Rammeavtalen vil dekke behovene ut over de ordinære transporttjenestekontraktenes situasjoner, og det økonomiske omfanget er således svært vanskelig å anslå.
Den økonomiske rammen er en øvre ramme. Oppdragsgiver undersøker også mulighetene for å dekke behovet for transporttjenester som går ut over rammene i de ordinære kontraktene om transporttjenestekjøp. I rammeavtaleperioden kan det derfor komme andre avtaler som helt eller delvis er overlappende med rammeavtalen.
Oppdragsgiver legger på bakgrunn av historiske data og et estimat til grunn en totalverdi på rammeavtalen på 1 600 millioner kroner totalt sett på samtlige kontrakter. Totalverdien vil sannsynligvis være størst på kontrakt D.
1.5 Rammeavtalens varighet
Rammeavtalen inngås med en varighet på to (2) år, med oppstart 1. september 2024. I tillegg har Oppdragsgiver opsjon på forlengelse i inntil seks (6) ganger ett år (1 + 1 + 1 + 1 + 1 + 1 år).
1.6 Tidsfrister for konkurransen
Oppdragsgiver har satt opp følgende foreløpige fremdriftsplan:
Aktivitet | Xxxx | Xxxxxxxxxxx |
Kunngjøring av konkurransen | 08.05.2024 | |
Tilbudskonferanse | 14.05.2024 | 09:00 |
Frist for å stille spørsmål i kvalifikasjonsfasen | 04.06.2024 | 12.00 |
Frist for å levere forespørsel om å delta i konkurransen - innlevering av kvalifikasjonssøknad | 06.06.2024 | 12:00 |
Avgjørelse om kvalifisering med meddelelse til Tilbyderne | 07.06.2024 | |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 11.06.2024 | 12.00 |
Siste dag Oppdragsgiver legger ut svar på spørsmål evt. også oppdatering av konkurransegrunnlaget | 12.06.2024 | |
Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) | 17.06.2024 | 12:00 |
Forhandlinger og reviderte tilbud | Uke 25-26 | |
Forventet tildeling | Uke 26 | |
Kontraktsinngåelse | Uke 28 | |
Vedståelsesfrist | 15.08.2024 | |
Oppstart av Oppdraget (dato er endelig) | 01.09.2024 |
Oppdragsgiver presiserer at fremdriftsplanen er veiledende, og at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode tilbudet er bindende.
1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning
Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler:
1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i konkurransefasen.
2. Kontrakten som angir betingelser for avrop/bestillinger, som angir vilkår for Oppdraget og som regulerer avtaleforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør. Kontrakten har følgende vedlegg som ligger ved konkurransegrunnlaget:
Vedlegg 1 Oppdragsbeskrivelse
Vedlegg 2 Tilbudsskjema for godtgjørelse Vedlegg 3 Databehandleravtale
Vedlegg 4 Handlingsregler for Ruters leverandører
1.8 Tilbudskonferanse
Oppdragsgiver inviterer til en tilbudskonferanse tirsdag 14. mai klokken 09:00 i Ruters lokaler, Ruter S, i Oslo sentrum.
Påmelding gjøres på link innen onsdag 8. mai klokken 12:00.
2 KVALIFIKASJONSFASEN
2.1 Generelt
Interesserte tilbydere skal i første trinn av konkurransen kun levere en forespørsel om å få delta (kvalifikasjonssøknad), ikke et komplett tilbud. Forespørselen skal leveres elektronisk i KGV- systemet EU-supply. Innlogging skjer på nettsiden xx.xx-xxxxxx.xxx.
Tilbyder må oppfylle kravene i punkt 2.4 for å være kvalifisert for å delta i konkurransen.
Tilbyderen skal fylle ut og levere egenerklæringsskjemaet ESPD som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene behøver ikke å legges ved forespørselen om å delta, men det er ønskelig at tilbyderen leverer dette med en gang. Tilbyderne må i alle tilfelle sørge for å ha dokumentasjonen som fremgår nedenfor tilgjengelig slik at den kan fremlegges innen kort tid. Ved forespørsel fra Oppdragsgiver skal tilbydere kunne levere dokumentasjonen innen to virkedager.
2.2 Spørsmål, svar, rettelser, supplering eller endring av konkurransegrunnlaget
Tilbyderne plikter å foreta en grundig gjennomgang av konkurransegrunnlaget for å avdekke eventuelle uklarheter. En slik gjennomgang skal gjennomføres på et så tidlig tidspunkt at det er tid til å korrigere uklarhetene før tilbud inngis.
Alle spørsmål fra tilbyderne vedrørende konkurransen rettes skriftlig via eget EU-supply.
Alle spørsmål som gir grunnlag for et svar som inneholder nye eller endrede opplysninger vil være tilgjengelige for alle tilbydere evt. i anonymisert (omarbeidet) form. Oppdragsgiver vil bare svare på spørsmål fra tilbydere via EU-supply. Tilbyderne må identifisere seg med selskapsnavn og kontaktperson når de legger inn spørsmål.
2.3 Utfylling av europeisk egenerklæringsskjema (ESPD)
2.3.1 Generelt om ESPD
Det følger av forsyningsforskriften § 12-1 (2), jf. forskrift om offentlige anskaffelser § 17-1 at tilbyderen skal levere det europeiske egenerklæringsskjemaet («ESPD») sammen med forespørselen om å delta i konkurransen, som en foreløpig dokumentasjon på at tilbyderen oppfyller kvalifikasjonskravene ovenfor, og på at det ikke foreligger grunner for avvisning.
Som en følge av at det skal gjennomføres en prekvalifisering, vil Oppdragsgiver foretrekke at de dokumentasjonskrav som fremgår i punkt 3.1 ovenfor oppfylles allerede i forespørselen om å delta i konkurransen. Det er imidlertid tilstrekkelig at egenerklæringen foreligger sammen med forespørselen. Tilbyderen vil da bli bedt om å ettersende de dokumenter som er angitt så snart som mulig.
ESPD-skjemaet fylles ut i EU-supply.
Generell informasjon om egenerklæringsskjemaet finnes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
2.3.2 ESPD del III Nasjonale avvisningsgrunner
I ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D er det inntatt følgende punkt: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at alle avvisningsgrunnene i forsyningsforskriften § 20-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene, gjelder i denne konkurransen.
Til orientering er følgende av avvisningsgrunnene i forsyningsforskriften § 20-2 rent nasjonale avvisningsgrunner:
- § 20-2 (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.
- § 20-2 (3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD-skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.
2.3.3 Samlet angivelse av alle kvalifikasjonskrav i ESPD-skjemaet
Tilbyderen skal fylle ut ESPD-skjemaets del II, III, IV og VI. For del IV gjelder følgende:
I denne konkurransen kan tilbyderne i ESPD-skjemaet gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer av dette konkurransegrunnlaget. Dette gjøres i ESPD-skjemaets del IV seksjon a. Det vil si at resten av del IV ikke skal fylles ut.
Krav til betaling av skatter og avgifter
KRAV 1 | DOKUMENTASJONSKRAV |
Tilbyderen må ha ordnede forholde til skattemyndighetene | Skatte- og merverdiattest, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. |
Krav til organisatorisk og juridisk stilling, samt godkjenning
KRAV 2 | DOKUMENTASJONSKRAV |
Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak | Norske selskaper: Oppdatert firmaattest utstedt av Foretaksregisteret. For tilbydere som søker på vegne av selskap under etablering skal det vedlegges et stiftelsesdokument. Utenlandske selskaper: Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land hvor tilbyderen er etablert. |
Tilbyders økonomiske kapasitet
KRAV 3 | DOKUMENTASJONSKRAV |
Tilbyderen må ha tilstrekkelig økonomisk soliditet til å gjennomføre kontrakten | Oppdragsgiver vil gjennomføre en kredittvurdering av selskapet for å vurdere at kravet er oppfylt. |
Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner
KRAV 4 | DOKUMENTASJONSKRAV |
Tilbyder skal ha relevant kompetanse og erfaring til å gjennomføre oppdraget | Oversikt over tilbyderens relevante oppdrag de siste 3 årene. Oversikten skal minimum inneholde: Kort beskrivelse av oppdraget med følgende informasjon: - sted for utførelse - oppdragsgiver med navn på referanseperson, - tidsrom, - oppdragets årlig verdi |
2.4 Støtte fra andre foretak
Tilbyderen kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Med «andre foretak» menes for eksempel morselskap, samarbeidspartner, underleverandør og lignende. Tilbyderen må i så fall levere egenerklæringsskjema (ESPD) utfylt av de foretakene han vil støtte seg på. I tillegg skal det fremlegges dokumentasjon på de aktuelle virksomheters kvalifikasjoner i henhold til kvalifikasjonskravene ovenfor, avhengig av hvilket eller hvilke kvalifikasjonskrav virksomheten skal bidra med å oppfylle.
Dersom tilbyderen støtter seg på andre virksomheter for å oppfylle kravene til faglige kvalifikasjoner eller kravene til relevant faglig erfaring, skal disse virksomhetene utføre arbeidene som krever slike kvalifikasjoner, jf. FOA § 16-10 (5).
I tillegg må tilbyderen bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra de støttende foretak i kontraktsperioden, ved å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være tilbyderens morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende.
Forpliktelseserklæringen skal klargjøre partenes indre ansvarsforhold og oppgavefordelingen mellom dem. Det skal gå frem av avtalen at partene er solidarisk ansvarlige for kontraktsoppfyllelsen med Oppdragsgiver. Avtalen skal peke ut det selskap eller foretak som skal representere partene overfor Oppdragsgiver.
3 TILBUDET
3.1 Levering av tilbudet
Kun inviterte tilbydere kan levere tilbud. Tilbudet skal leveres elektronisk i KGV. Innlogging skjer på nettsiden xx.xx-xxxxxx.xxx. Tilbudet med alle vedlegg skal lastes opp i EU-supply senest på tilbudsfristen angitt i punkt 1.6.
3.2 Alternative tilbud
Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud (tilbud som avviker fra krav i konkurranse- grunnlaget).
3.3 Språk
Tilbudet skal være utformet på norsk.
3.4 Tilbudets oppbygning
Tilbydere som leverer tilbud til konkurransen skal innlevere dokumentasjon som angitt nedenfor:
• Tilbudsbrev
• Utfylt tilbudsskjema med avkrysning
• Vedlegg 1b Kravskjema
• Vedlegg 2 Tilbudsskjema for godtgjørelse
3.5 Nærmere om tilbudsbrev
Tilbudet skal følges av et tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos tilbyder. Med bemyndiget person menes en person som har fullmakt til å forplikte tilbyderen i henhold til opplysninger i enhetsregisteret eller etter egen fullmakt. Brevet skal som minimum angi:
• Angivelse av hvilke kontrakter og rangeringslister det leveres tilbud på
• En bekreftelse på at tilbudet gis basert på de vilkår som fremgår av Rammeavtalen
• Spesifikasjon av eventuelle forbehold og avvik i samsvar med kravene i punkt 3.6
Xxxxxxxx skal oppgi en kontaktperson med tlf. nr. og e-post som Xxxxxxxxxxxxx kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet.
3.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget
Dersom tilbudet er ment å avvike fra krav konkurransegrunnlaget, skal dette fremgå av tilbudsbrevet.
Alle avvik og forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og det skal fremgå hva avviket/forbeholdet gjelder. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet er nærmere beskrevet.
Avvikets/forbeholdets betydning for den tilbudte prisen skal beregnes av tilbyder. Oppdragsgiver forbeholder seg likevel retten til selv å vurdere priskonsekvens av alle avvik og forbehold.
4 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER
Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling.
Før første forhandlingsrunde kan den enkelte tilbyder, innenfor de grenser som følger av regelverket, bli bedt om tilleggsopplysninger dersom dette anses nødvendig. Oppdragsgivers eventuelle behov for tilleggsopplysninger og/eller avklaringer vil bli meddelt skriftlig.
Oppdragsgiver kan forhandle om alle sider ved tilbudene. Dersom forhandlingene fører til endring av tilbudet, skal endringene dokumenteres skriftlig i et revidert tilbud fra tilbyder. Forhandlingene skal skje i samsvar med de grunnleggende kravene i anskaffelsesregelverket, det vil si likebehandling, forutsigbarhet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
Oppdragsgiver vil kunne gjennomføre flere forhandlingsrunder, men sannsynligvis vil det kun gjennomføres en forhandlingsrunde. Oppdragsgiver vil komme tilbake til antall forhandlingsrunder det legges opp til under forhandlingene.
Om prisforhandlinger vil Oppdragsgiver presisere følgende: Xxxxxxxxx vil få tilbakemelding på tilbudt pris i form av intervaller. Størrelsen på intervallene vil Oppdragsgiver opplyse om i forhandlingsmøtene. Disse kan variere gjennom forhandlingene. Sannsynlig størrelse på intervallene er fem prosent. Hvis en tilbyder for eksempel har 12 prosent høyere pris enn beste pris, vil tilbyder få beskjed om at prisen er i intervallet 10-15 prosent i forhold til beste pris. Tilbyder med beste pris vil få beskjed om at prisen er i intervallet 0-5 prosent i forhold til beste pris.
Tilbydere vil deretter få mulighet til å forbedre sin pris, for deretter å levere sitt «beste tilbud». Det vil skje ved levering av et revidert tilbud.
5 TILDELINGSKRITERIER I DENNE KONKURRANSEN
5.1 Hovedkontrakt A til C
Tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene og kravene i Vedlegg 1 for underkontrakt A1, A2, B1, B2, C1 og C2 rangeres etter tildelingskriteriet Pris. Pris evalueres på bakgrunn av utfylt Vedlegg 2 Tilbudsskjema for godtgjørelse. Dersom tilbudet inneholder avvik/forbehold, vil Oppdragsgiver kunne gi et tillegg i prisen tilsvarende avvikets priskonsekvens. Alternativt at tilbudet blir avvist.
5.2 Kontrakt D
Alle tilbydere som bekrefter å oppfylle kvalifikasjonskravene og kravene i Vedlegg 1 tildeles kontrakt D. De enkelte avrop vil bestilles etter gjennomføring av minikonkurranse.
5.3 Miljø som tildelingskriterium
Oppdragsgiver har ikke miljø som et eget tildelingskriterium i denne konkurransen. Det er flere grunner for dette:
• Oppdragsgiver har høye minstekrav til miljø ved at det stilles krav om utslippsfritt materiell i rangeringsliste 1, se pkt. 1.3. Utslippsfritt materiell vil, dersom disse er tilgjengelige, være det foretrukne alternativet for kjøp under rammeavtalen, slik at utslippsfritt materiell alltid vil prioriteres. Dersom miljø hadde vært et eget tildelingskriterium, ville Oppdragsgiver risikert at ikke-utslippsfritt materiell ble benyttet i større grad. Utformingen av kravspesifikasjonen gir derfor klart en bedre klima- og miljøeffekt.
• Som følge av at rammeavtalen skal dekke oppdragsgivers behov for avvikstransport, vil det i lys av Ruters erfaring med utslippsfritt materiell være et behov for å ha ikke-utslippsfri kapasitet tilgjengelig.
• Markedet for utslippsfrie minibusser er umodent.
• Tilgjengeligheten på materiell vil variere gjennom hele kontraktsperioden, så tilbyderne kan ikke forplikte seg før oppstart for hvilket materiell de skal tilby.
6 TILDELING OG AVTALEINNGÅELSE
6.1 Meddelelse om tilbud
Alle tilbydere som har gitt et tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt til Rammeavtalens kontrakter og deres innbyrdes rangering. Avtaleinngåelse vil skje straks etter utløp av angitt karensperiode. Avtale er ikke inngått før den er signert av begge parter.
6.2 Avlysning
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller dersom det foreligger saklig grunn.
7 INNSYN
Ruter er underlagt offentleglova og denne lovens regler om innsyn i søknader/tilbud som Ruter mottar. Innsyn i søknader/tilbud i denne konkurransen vil uansett ikke bli gitt før tildelingen av oppdraget er gjennomført.
Det er ikke nødvendig å levere et tilbud sladdet for forretningshemmeligheter ved første innlevering. Tilbyder må være forberedt på å levere sladdet versjon av tilbudet på forespørsel etter tildeling av kontrakter. Xxxxx forbeholder seg retten til å vurdere om sladdede opplysninger faktisk er forretningshemmeligheter. Ved tvilstilfeller vil dette bli tatt opp med den enkelte tilbyder.