Konkurransegrunnlag
Trondheim kommune
Konkurransegrunnlag
Konkurranse med forhandling
(FOA DEL III)
Dokumenthåndteringsutstyr og tilhørende tjenester Trondheim kommune
Innholdsfortegnelse
6 Informasjon om anskaffelsesprosessen 6
6.4 Framdriftsplan for konkurransen 6
7 Krav til tilbudets disposisjon, form og innhold 7
8 Beskrivelse av Leverandørens svartabell 7
10.2 Kontaktpunkt for konkurransen 10
10.4 Avlysning av konkurransen 10
10.5 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget 10
10.6 Rettelser, suppleringer eller endringer til Konkurransegrunnlaget 10
10.9 Meddelelse til deltakere i konkurransen 11
10.10 Forhandlinger, reduksjon av antall tilbud og valg av Leverandør 11
10.12 Returnering av tilbudet 11
10.16 Tilbud på deler av Leveransen 11
10.17 Innleveringsfrist av tilbud 12
10.18 Innlevering av tilbud - Mercell 12
10.19 Utarbeidelse av tilbud 12
10.20 Bekreftelse - Mercell 12
10.21 Kommunikasjon - Mercell 12
10.22 Endringer i konkurransegrunnlaget - Mercell 12
11 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg 14
1 Innledning
Trondheim Kommune (Kunden) gjennomfører konkurranse med forhandling med sikte på å inngå en avtale på leie/kjøp av MF-maskiner, skannere, skrivere og tilhørende tjenester. Prosjektnavn er DOTTK (Dokumenthåndteringsutstyr Og tilhørende Tjenester – Trondheim kommune).
Konkurransen innledes med en kvalifisering av leverandører som har levert forespørsel om deltakelse i konkurransen.
De leverandører som blir kvalifiserte vil bli invitert til å gi tilbud gjennom besvarelse av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Alle henvisninger til leveransen skal forstås som den løsning og tjenester Kunden etterspør iht. Konkurransegrunnlaget.
Konkurransegrunnlaget med vedlegg gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning i tilbudsfasen, se også kapittel 11 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg.
2 Generelt om oppdraget
Det skal inngås en ny på utstyr og tjenester for dokumenthåndtering
I avtaleperioden skal Klæbu kommune tiltre avtalen i forbindelse med sammenslåingen med Trondheim kommune.
Følgende kommunale foretak er juridisk underlagt Trondheim kommune og kan tilslutte seg avtalen:
• Trondheim Parkering
• Stavne Arbeid og Kompetanse KF
Trondheim kommune inngår også avtaler med private aktører for tjenesteleveranser knyttet til helse, velferd og utdanning. I disse avtalene stilles det krav om bruk av kommunens IT-systemer. Disse private aktørene vil derfor være omfattet av denne avtalen. For tiden gjelder dette:
• Bakklandet Menighets Omsorgssenter
• Kong Xxxx Xxxxx Arbeidsstiftelse
• Kystad Helse- og velferdssenter
• Lianvatnet skole BUP
• Skolen St. Olavs hospital
• Trondhjems hospital
• Trondheim kommunale pensjonskasse
• Vistamar SL
• Vår Frue menighets aldersboliger
I avtaleperioden vil kommunen inngå nye avtaler med private aktører som må benytte kommunens fagsystemer i sin tjenesteproduksjon. Ovennevnte liste vil derfor kunne endre seg.
Vi tar forbehold om politiske vedtak, endrede målsetninger eller andre ukjente faktorer som kan påvirke omfang av anskaffelsen, slik at det allerede i anbudsfasen kan bli endringer i konkurransegrunnlaget.
3 Underleverandører
Leverandøren kan benytte underleverandører for å oppfylle alle behov og krav som omfattes av forespørselen. Ved bruk av underleverandører vil Xxxxxx kun forholde seg til Leverandøren, som vil ha samme ansvar for sine underleverandørers ytelser som for sine egne.
4 Dagens situasjon
Dagens leverandør er Dustin som leverer HP- og Canon-produkter, enten som leieprodukt (45 mnd. avtaler) eller som kjøp med garantisupport (36 mnd.) og service/vedlikehold i avtaleperioden
Xxxxxx samarbeider med Xxxxxxx øvrige tjenesteleverandører for helhetlige leveranser til Kunden: Sopra Steria: Leverandør av Utskriftstjenester gjennom Applikasjonsavtalen.
Evry: Leverandør av nettverkstjenester gjennom Kommunikasjonsavtalen.
Atea: Leverandør av digitale arbeidsflater (Smarttelefoner, PCer, Chrome-books) og tilhørende tjenester gjennom avtale for digitale arbeidsflater.
Atea: Leverandør av telefakslinjer gjennom avtale om Telefonitjenester.
Kunden har en egen Service Desk som håndterer 1. linje henvendelser fra Kundens brukere. Kundens Service Desk er basert på verktøyet ServiceNow.
Utstyr og tjenester bestilles av autoriserte bestillere (ca. 2100) gjennom Kundens ehandelsløsning (Unit4 – IBX).
Enhetsendringer
Kunden gjennomfører ca. 30 - 50 fysiske enhetsendringer pr år. Disse blir prosjektorganisert og gjelder følgende endringer:
● Xxx bygg/enheter
● Permanent og midlertidig flytting av enheter
● Ombygging/rehabilitering
● Omdisponering av areal
● Etablering data og telefoni
● Oppgradering/etterbestilling data og telefoni
● Hasteflytting (vannlekkasje, brann mm)
● Avvikling av leieforhold/salg av bygg
● Nedleggelse av enheter
● Rivning av bygg
I forbindelse med prosjektene avholdes det et oppstartsmøte. Deltakere i møtet varierer ut fra prosjektets omfang og art. Leverandøren deltar i disse møtene ved behov og samhandler med Xxxxxx og Kundens andre tjenesteleverandører i prosjektperioden.
I tillegg har Kunden ca. 10 organisatoriske enhetsendringer (sammenslåing og oppdeling av enheter) pr. år og Leverandøren må i den forbindelse oppdatere opplysninger om plassering av utstyr og korrekt fakturaadresse. Krav
Dagens avtale omhandler følgende utstyr, programvare og tjenester:
• Ca. 750 leide multifunksjonsmaskiner (MF-maskiner) i TK-nett (Kundens nettverk)
• Ca. 130 kjøpte/leide nettverksskrivere i Elevnett
• Ca. 200 kjøpte personlige skrivere
• Leieperioden er på 45 mnd. for den enkelte MF-maskin/skriver. Dagens leverandør har ansvaret for MF- maskinene/skriverne ut leieperioden uavhengig av når leieperioden er startet i avtaleperioden.
• Rekvisita (toner/blekk/stifter etc. til leide og kjøpte multifunksjonsmaskiner og skrivere i TK-nett og Elevnett)
• Tjenester:
o Feilretting
o Ny, utskifting, flytting og oppsigelse av MF-maskiner/skrivere i TK-nett og Elevnett
o Levering av rekvisita
o Automatisk bestilling av toner
• Service Management er basert på «Information Technology Infrastructure Library (ITIL)»
• SMART-utskrift («Follow me» løsning): SafeCom lisensavtale. SMART-utskrift tilfredsstiller Datatilsynets retningslinjer for behandling og utskrift av sensitiv informasjon. SMART-utskrift er en fleksibel utskriftsløsning ved at utskrifter kan hentes på hvilken som helst multifunksjonsmaskin.
Utskriftstjenesten - Sopra Steria AS
Selve utskriftstjenesten leveres av Sopra Steria AS som er Kundens leverandør på applikasjonsdrift. Utskriftstjenesten skal gi brukeren tilgang til å skrive ut fra nettverksressurser til en multifunksjonsmaskin (MF- maskin) eller skriver. Tjenesten skal også gi brukeren tilgang til å skanne inn fra MF-maskin og skanner til e-post eller filserver, samt tilgang til kopiering på en MF-maskin. Tjenesten omfatter ikke levering av dokumenthåndteringsutstyr (MF-maskiner, skrivere og skannere).
Sopra Steria AS har overordnet ansvar for utskrift, skanning og vedlikehold av den kombinerte utskrifts- og skannerløsningen, inkl. SMART-utskrift. Tjenesten omfatter blant annet ansvar for følgende oppgaver:
• Leverandøren skal gi nettverkstilgang for nye MF-maskiner/skrivere. Konfigurasjon og oppsett av standard skrivere, inkludert nødvendige drivere og skriver-køer på utskrifts-servere.
• Feilsøking og feilretting av skriver-køer og drivere på standard skrivere.
• Oppretting og vedlikehold av skriver-køer.
• Oppdatering av drivere for MF-maskiner/skrivere som inngår i utskriftsløsningen.
• Følge opp, rapportere og eskalere teknisk service oppdrag mot leverandør av MF-maskiner/skrivere.
• Utarbeide navnestandard for MF-maskiner/skrivere.
• Teste og godkjenne nye MF-maskiner/skrivere.
Kundens tjenesteleverandører har sammen ansvaret for at brukeren opplever alle leveranser knyttet til utskrift som om det leveres av en leverandør. Dette gjelder blant annet ved levering av ny MF-maskin/skriver, feilsøking, etablering av skanning, flytting og utfasing av MF-maskiner/skrivere. Leverandørene har et felles ansvar i å utarbeide, etablere, forvalte (herunder løpende evaluere og forbedre) nødvendige rutiner og prosesser.
I tillegg benytter Kunden i dag følgende løsninger:
• “Printfleet Managed Print Services” for automatisk telleverksrapportering, rapportering av tonerforbruk på farge kontra sort, bestilling av toner, service og tromler.
• “Everyone Print” muliggjør at brukeren kan skrive ut fra mobiltelefoner, nettbrett, m.m. Løsningen er tilgjengelig for alle ansatte i kommunen.
• “Google Cloud Print” muliggjør at brukeren kan skrive ut fra Chromebooks, mobiltelefoner, nettbrett,
m.m. Løsningen benyttes i dag på alle skoler, og man vurderer også å gjøre dette tilgjengelig for alle ansatte i kommunen.
5 Fremtidig situasjon
Avtalen skal støtte opp under en av kommunens visjoner:
Tilgang til alle tjenester - over alt
«Trondheim kommune skal sørge for at alle ansatte skal ha tilgang på de verktøyene de trenger for å gjøre jobben sin der de er og når de trenger det.
Ny avtale skal være basert på “Print As a Service” - konseptet. Dette betyr i hovedsak samarbeid med Kundens leverandør av utskriftstjenestene som beskrevet i kapittel 4 - Dagens situasjon, men også med Kundens andre tjenesteleverandører.
Xxxxxx har ansvaret for dagens portefølje av MF-maskiner/skrivere inntil utløpsdato for den enkelte leieavtale.
I ny avtaleperiode skal eksisterende leide MF-maskiner/skrivere byttes/fases ut ved leieperiodens utløp. Ny leverandør skal da fortløpende inngå nye leieavtaler på 45 måneder, men Xxxxxx er likevel ikke forpliktet til å inngå nye leieavtaler i forhold til estimert volum oppgitt i kapittel 4 Dagens situasjon.
Kundens behov og organisasjon kan imidlertid endre seg i avtaleperioden og det kan oppstå behov for utstyr og tjenester utover det Leverandøren skal levere ved avtaleinngåelse, avtalen skal også ivareta disse behovene.
Utstyret som anskaffes og tjenester som utføres skal gi miljømessige gevinster:
• Kundens SMART-utskrift løsning skal videreføres både pga. en kost/nytte vurdering, og at løsningen er leverandøruavhengig i forhold til de fleste MF-maskiner og skrivere i dagens marked.
• Utstyr må være miljømerket, og at merkeordningen er av type I og utviklet i henhold til ISO 14024. Utstyret må også tilfredsstille «Energy Star» kravene.
• Leverandøren må ha miljømessige rutiner for behandling av emballasje og EE-avfall.
Utstyr og tjenester som leveres må tilfredsstille EUs forordning for personvern, «The General Data Protection Regulation (GDPR)» og som blir underlagt norsk lov i 2018 (Personvernforordningen).
Service Management skal fortsatt baseres på «Information Technology Infrastructure Library (ITIL)». Utskriftstjenesten skal leveres av Sopra Steria som i dag.
Følgende løsninger skal videreføres:
• “Printfleet Managed Print Services” for automatisk telleverksrapportering, rapportering av tonerforbruk på farge kontra sort, bestilling av toner, service og tromler.
• “Everyone Print” muliggjør at brukeren kan skrive ut fra mobiltelefoner, nettbrett, m.m. Løsningen er tilgjengelig for alle ansatte i kommunen.
• “Google Cloud Print” muliggjør at brukeren kan skrive ut fra Chromebooks, mobiltelefoner, nettbrett,
m.m. Løsningen benyttes i dag på alle skoler, og man vurderer også å gjøre dette tilgjengelig for alle ansatte i kommunen.
Se bilag 3, konkurransegrunnlagets vedlegg og Kundens kravspesifikasjon for konkurransen for ytterligere informasjon.
6 Informasjon om anskaffelsesprosessen
6.1 Anskaffelsesprosedyren
Anskaffelsen foretas som konkurranse med forhandling etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA Del III). Bakgrunnen for valg av prosedyre er mulige uklarheter i finansielle forhold i leieavtaler og grensesnittavklaringer mot Kundens andre tjenesteleverandører som avtalen er avhengig av.
6.2 Avtaletype
Siste versjon av Statens standardavtaler Kjøpsavtalen (SSA-K) og Vedlikeholdsavtalen (SSA-V), vil bli benyttet som avtalestandarder for leveransen. Avtalestandardene er utarbeidet av Direktorat for forvaltning og IKT (DIFI).
Informasjon om avtalestandardene er å finne på nettsiden xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Kjøpsavtalen (SSA-K) skal i avtaleperioden være gjeldende for inngåelse av leieavtaler og kjøp av utstyr, kjøp av rekvisita og programvare.
Vedlikeholdsavtalen (SSA-V) skal i avtaleperioden være gjeldende for kjøpt utstyr og i leieperioden for leid utstyr.
6.3 Avtalevarighet
Avtaleperioden skal være på minimum 48 måneder og med 45 måneders leieavtaler på utstyr.
6.4 Framdriftsplan for konkurransen
Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen frem til avtaleinngåelse. Datoene i tidsplanen nedenfor er foreløpige og kan bli endret av Kunden.
Tidsplan | Dato |
Konkurransegrunnlag og tilbud | |
Konkurransegrunnlag og Bilag 1 Kundens Kravspesifikasjon offentliggjort | Uke 44 |
Kundens maler for svartabeller sendes til kvalifiserte leverandører | 12.12.2018 |
Tidsperioder for spørsmål til konkurransegrunnlaget I perioden 18.12.2018 – 14.01.2019 vil ikke spørsmål bli besvart | Uke 44 – 14.01.2019 kl. 12.00 |
Innleveringsfrist for tilbud | 28.01.2019 kl. 12.00 |
Utvelgelse og forhandlinger | |
Beslutte eventuell reduksjon i antall tilbud det skal forhandles om | 04.03.2019 |
Forhandlinger startet | 11.03.2019 |
Forhandlinger avsluttet | 02.04.2019 |
Tildeling av avtale basert på endelig tilbud | 05.04.2019 |
Avtale signert | 30.04.2019 |
7 Krav til tilbudets disposisjon, form og innhold
7.1 Tilbudets disposisjon
Tilbudet skal settes opp og dokumenteres i henhold til konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon».
7.2 Tilbudets form
Tilbudet skal leveres i Mercell i Adobe PDF- og MS Office format.
Dersom det er noen opplysninger i tilbudet som Leverandøren anser som taushetsbelagte, skal Leverandøren levere et ekstra tilbudssett i Adobe PDF-format som er sladdet.
Leverandør skal fylle ut konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 02 Tilbudsbrev», det skal være datert og underskrevet av representant som juridisk kan binde Leverandøren. Alle svar skal gis under de respektive hovedområder angitt i konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon», og ikke i form av kryssreferanser. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av Leverandørens besvarelse.
7.3 Tilbudets innhold
Tilbudet skal i stor grad leveres i form av utfylte bilag til SSA-K og SSA-V i henhold til Kundens maler.
Tilbudet skal inneholde en egenerklæring om at alle Må-krav (M-krav) som stilles i konkurransegrunnlaget er oppfylt, se «Konk Vedlegg 06 Egenerklæring Må-krav».
8 Beskrivelse av Leverandørens svartabell
Leverandøren skal besvare «Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon» i Kundens maler for avtalens øvrige bilag. Xxxxxx blir sendt de kvalifiserte leverandører samtidig med brev om utfall av prekvalifiseringen og fortsatt deltakelse i konkurransen.
Beskrivelse av svartabeller og svaralternativer er angitt i konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 05 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner». Leverandøren skal følge de anvisninger som er gitt i dokumentet.
9 Tildelingskriterier
Kunden vil tildele avtalen til den leverandøren som, etter en samlet vurdering over en evalueringsperiode på seks år, har levert det økonomisk mest fordelaktige tilbudet ut fra tabellen nedenfor. Kunden er i en endelig avtale ikke forpliktet til uttak av de estimerte volumtallene som er oppgitt i «SSA-K/V Bilag 1 Priskalkyle».
Kvalitet og Gjennomføringsevne:
Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor tildelingskriterium for kvalitet, gjennomføringsevne og prisbestemmelser bli gitt en poengscore på 0-10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng. De øvrige tilbudene vil få en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene.
Hvert enkelt B-krav vil bli vektet og gitt en poengscore på 0-10.
Evaluering av krav der det er bedt om en beskrivelse av (B-krav):
De krav som Xxxxxx har bedt om beskrivelse på vil bli vurdert ut fra et innkjøpsfaglig skjønn. Har Leverandøren forbehold og forutsetninger, vil Kunden vurdere dette sammen med Leverandørens beskrivelse på oppfyllelse av krav.
Har Leverandøren svart Nei på oppfyllelse av B-krav, vil score settes automatisk til 0 poeng.
Evaluering av de funksjonelle kravene samt tjenestenivå:
Evaluering av funksjonelle krav/tjenestenivå der høyeste verdi er den beste verdien beregnes slik:
Poengscore beregnes slik: Pe/Pb*10. Pb=tilbudet med høyeste verdi Pe=verdi i tilbudet som evalueres.
Evaluering av funksjonelle krav/tjenestenivå der laveste verdi er den beste verdien beregnes slik: Poengscore beregnes slik: Pb/Pe*10.
Pb=tilbudet med lavest verdi
Pe=verdi i tilbudet som evalueres
Evaluering pris:
Prisen som skal brukes for å velge det beste tilbudet er «Sum estimert leiepris i leieperioden (Evalueringspris)» i henhold til SSA-K-V Bilag 1 Priskalkyle.
For evaluering av tildelingskriterium pris vil det bli brukt en lineær metode ut fra følgende formel:
Poengscore = 10 – 10 x (Pe – Pb)/Pb, der Pe er prisen i tilbudet som evalueres og Pb er tilbudet med lavest pris.
Dette betyr at tilbud som har dobbel så høy pris eller høyere enn tilbudet med lavest pris vil få 0 poeng, dette gjelder både for fastpriser og timepriser
Evaluering av standardisert prisavslag
Her vil høyeste prisavslag som tilbys ved brudd på tjenestenivå danne grunnlag for evaluering av standardisert prisavslag.
Poengscore beregnes slik: Pe/Pb*10. Pb=tilbudet med høyeste prisavslag Pe=prisavslag i tilbudet som evalueres.
Normalisert poengsum
For at den angitte vektingen av tildelingskriteriet skal bli korrekt må det beste tilbudet innen det aktuelle tildelingskriterium få 10 poeng, derfor må den enkelte tilbyders poengsum for hvert kriterium skaleres opp med faktoren 10 / beste poengsum innen kriteriet. Dette refereres ofte til som at poengene «normaliseres». Ny normalisert poengsum blir da:
Y = (oppnådd poengsum for kriteriet) x (10/ beste poengsum innen kriteriet).
Tildelingskriterium | Vekt (%) | Grunnlag for evaluering: |
Kvalitet I hvilken grad Leverandørens tilbud kvalitativt tilfredsstiller Kundens krav. Det vil spesielt bli lagt vekt på: ● Leverandørens besvarelse av sin etterlevelse av standarder/rammeverk/metodikk/kvalitetssystem ● Leverandørens beskrivelse av sitt proaktive og reaktive arbeid innenfor sikkerhetsområdet ● Tjenestenivå med standardiserte prisavslag i forbindelse utstyrs- og tjenesteleveransen ● I hvor stor grad leverandøren imøtekommer de funksjonelle kravene ● I hvor stor grad imøtekommer miljøkravene | 35 | SSA-K Bilag 2 SSA-V Bilag 2 SSA-V Bilag 5 |
Gjennomføringsevne I hvilken grad Leverandørens tilbud imøtekommer Kundens krav til gjennomføringsevne både for etableringsprosjekt og i ordinært vedlikehold og forvaltning. Det vil bli lagt spesielt vekt på: ● Leverandørens prosessforståelse av hvordan samhandling med Kunden utføres ● Leverandørens gjennomføringsevne og ansvarlighet i samhandlingen med Kundens andre driftsleverandører, spesielt med Leverandør av utskriftstjenesten ● Leverandørens kompetanse og erfaring på tilbudte nøkkelpersoner, og hvilken kapasitet Leverandøren har for gjennomføring av oppdraget ● Gjennomføring av etableringsprosjektet | 25 | SSA-V Bilag 4 SSA-V Bilag 6 |
Pris Poengscore = 10 – 10 x (Pe – Pb)/Pb, der Pe er prisen i tilbudet som evalueres og Pb er tilbudet med lavest pris | 40 | SSA-K/V Bilag 7 Priskalkyle |
Leverandørenes tilbud vil bli evaluert over en periode på 45 måneder. Evalueringsperiode er ikke det samme som avtaleperiode.
Endelig evalueringsresultat:
Poengsum for hvert enkelt tildelingskriterium, kvalitet, gjennomføringsevne og pris, multipliseres til slutt med de angitte vektene og summeres.
Den Leverandør som etter evaluering av leverandørenes siste tilbud får totalt høyest poengsum vil bli tildelt avtalen.
10 Formalia
10.1 Aksept av vilkår
Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Xxxxxx for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side.
10.2 Kontaktpunkt for konkurransen
Alle henvendelser vedrørende denne konkurransen skal rettes skriftlig via kommunikasjonsmodul i Mercell.
10.3 Språk
Alle dokumenter/kommunikasjon/svar som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det aksepteres at generelle produktbeskrivelser kan være på engelsk.
10.4 Avlysning av konkurransen
Xxxxxx Xxxxxx har saklig grunn til det, kan konkurransen avlyses uten at det medfører erstatningsansvar overfor Leverandørene. Kunden forbeholder seg videre rett til å avlyse konkurransen for deler av denne, med derpå følgende rett til å utlyse de avlyste deler på nytt.
10.5 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon.
Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til Xxxxxx og trykk deretter på ikonet "Send". Kunden mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Xxxxxx besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
10.6 Rettelser, suppleringer eller endringer til Konkurransegrunnlaget
Kunden kan endre og/eller gi tilleggsopplysninger til konkurransegrunnlaget og vil i begge tilfeller gi leverandørene informasjon i rimelig tid før tilbudsfristens utløp.
Dersom endringer eller tilleggsopplysninger kommer så sent at det er vanskelig for Leverandørene å ta hensyn til det i tilbudet, skal Kunden fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Leverandørene vil bli varslet dersom tilbudsfristen utsettes.
10.7 Forbehold
Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget (forbehold mot grunnleggende elementer). Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist.
Alle forbehold og forutsetninger skal være presise og entydige, slik at Kunden kan vurdere å prise disse uten kontakt med Leverandøren. Leverandøren skal i konkurransegrunnlagets vedlegg «Konk Vedlegg 07 Forbehold» i tilbudet opplyse om alle forbehold og forutsetninger som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget, dets bilag og i Leverandørens tilbud.
Har Leverandøren forbehold og forutsetninger andre steder i sitt tilbud enn i konkurransegrunnlagets vedlegg
«Konk Vedlegg 07 Forbehold», blir slike forbehold/forutsetninger i en eventuell avtale ikke regnet som forbehold/forutsetninger.
10.8 Avvisning av tilbudet
Tilbudet vil bli avvist dersom:
● Det er tatt vesentlige forbehold mot avtalevilkårene
● Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud
● Anvisninger gitt i beskrivelse av svartabell og svaralternativer angitt i konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 05 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner» ikke blir fulgt
● Tilbudet ikke settes opp og dokumenteres i henhold til konkurransegrunnlag «Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon»
● Det ikke er levert innen angitte frister
Tilbudet kan/vil bli avvist dersom bestemmelsene i forskrift om offentlige anskaffelser åpner for/pålegger det, jf. Forskrift §§ 20-13 og 20-14, ikke er fulgt.
10.9 Meddelelse til deltakere i konkurransen
Dersom tilbud blir forkastet eller avvist, skal Leverandøren meddeles dette. Når Xxxxxx har besluttet hvilken Leverandør som skal tildeles avtalen, vil samtlige kvalifiserte leverandører bli meddelt beslutningen i rimelig tid før avtaleinngåelse. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi klagefrist for leverandørene.
10.10 Forhandlinger, reduksjon av antall tilbud og valg av Leverandør
Kunden vil gjennomføre forhandlinger i faser og redusere antall tilbud som det skal forhandles om. En første reduksjon til inntil 1 leverandør vil kunne skje allerede i forkant av forhandlingene (se Foa § 20-11 (1)). Dette vil bli gjort med bakgrunn i tildelingskriteriene.
Kunden vil ha rett til å gjennomføre forhandlinger vedrørende alle sider av tilbudene.
Under avklaringene og forhandlingene skal både Kunden og Leverandøren medvirke til at grunnlaget for avtale blir entydig klarlagt både med hensyn til innhold, form og Kundens intensjon.
Når forhandlingene er ferdigstilte vil Xxxxxx gjøre en ny evaluering av oppdaterte tilbud med bakgrunn i tildelingskriteriene. Den Leverandør som får høyest total poengsum på evaluering av oppdatert tilbud vil bli tildelt avtalen.
Kunden har ansvaret for å stille med lokaler for å avholde forhandlingene, inneha sekretærfunksjonen og ha ansvaret for føring av møtereferater.
Leverandører Xxxxxx går i forhandlinger med, må stille med personell som har rett til å forhandle og har faglig kompetanse på vegne av Leverandøren.
10.11 Offentlighet
I henhold til offentlighetsloven vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandøren er valgt. Etter dette tidspunkt er disse dokumentene som utgangspunkt offentlig tilgjengelige.
Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushetsbelagte opplysninger er konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold (f. eks. produksjonsmetoder, produkter under utvikling, kundelister, strategier, analyser, prognoser, men vanligvis ikke totale priser).
Dersom det er noen opplysninger som Leverandøren anser som taushetsbelagte, basert på en forsvarlig og seriøs juridisk vurdering, skal Leverandøren levere et ekstra tilbudssett (elektronisk) som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Leverandøren må begrunne hvorfor opplysningene er taushetsbelagt. opplysninger. Leverandøren skal også fylle ut konkurransegrunnlagets «Konk Vedlegg 03 Taushetsbelagte opplysninger».
Ved begjæring om innsyn, skal Xxxxxx likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at han plikter å unnta dem fra offentlighet.
10.12 Returnering av tilbudet
Ingen tilbud, eller deler av tilbud, vil returneres til Leverandør.
10.13 Eiendomsrett
Konkurransegrunnlaget er Kundens eiendom og skal makuleres eller returneres Kunden innen 5 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om at tilbudet ikke er akseptert eller når Kunden skriftlig ber om dette.
10.14 Konfidensialitet
Både Xxxxx og Leverandør skal behandle opplysninger som fremkommer i forhandlingene konfidensielt.
10.15 Alternative tilbud
Det er ikke adgang til å levere alternative tilbud.
10.16 Tilbud på deler av Leveransen
Det er ikke adgang til å levere tilbud på deler av leveransen.
10.17 Innleveringsfrist av tilbud
Tilbudet skal være Kunden i hende senest 21.01.2019 kl. 12.00. Tilbudet som er innlevert etter fristens utløp vil bli avvist. Leverandøren har selv risikoen for at tilbudet er levert rettidig.
10.18 Innlevering av tilbud - Mercell
Tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, for eksempel minimum 2 time før fristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra Kunden, eller det er andre forhold som fører til at du ønsker å endre besvarelsen før fristen utgår, kan du gå inn å åpne din besvarelse, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt til fristen utgår.
Tilbud krever elektronisk signatur ved levering.
Det vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell leverandør som har sendt inn tilbud. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen bør settes i gang så snart som mulig.
10.19 Utarbeidelse av tilbud
Tilbud skal utarbeides i henhold til retningslinjene gitt i dette dokument med vedlegg
10.20 Bekreftelse - Mercell
Dette skal gjøres elektronisk i Mercell ved at man trykker på fanebladet "Gi tilbud", og deretter på knappen "Jeg ønsker å tilby" evt. "Jeg ønsker ikke å tilby". Dette er kun en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at leverandøren bekrefter at de ønsker å tilby så tidlig som mulig.
10.21 Kommunikasjon - Mercell
All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon.
Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til Xxxxxx og trykk deretter på ikonet "Send". Kunden mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil Xxxxxx besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
10.22 Endringer i konkurransegrunnlaget - Mercell
Kunden kan foreta endringer som ikke er vesentlige i konkurransegrunnlaget. Endringer meddeles alle gjennom Mercell.
Kunden kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til dette i sin forespørsel.
10.23 Åpning av tilbud
Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudet.
10.24 Retting av feil
Dersom Kunden blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilene skal rettes. Xxxxxx skal informere Leverandøren om retting av feil.
10.25 Vedståelsesfrist
Leverandøren er forpliktet til å opprettholde sitt tilbud i 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.
11 Konkurransegrunnlagets dokumenter/vedlegg
Konkurransegrunnlag DOTTK (dette dokumentet)
Vedlegg:
Konk Vedlegg 01 Tilbudets disposisjon Konk Vedlegg 02 Tilbudsbrev
Konk Vedlegg 03 Taushetsbelagte opplysninger
Konk Vedlegg 05 Krav til besvarelse av Kundens kravspesifikasjoner Konk Vedlegg 06 Egenerklæring Må-krav
Konk Vedlegg 07 Forbehold
SSA-K og SSA-V Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon:
SSA-K Bilag 1 Funksjonelle krav SSA-K Bilag 1 Leie og kjøp av utstyr SSA-V Bilag 1 Utstyrstjenester
SSA-V Bilag 1 Prosjekt og fremdriftsplan for etableringsfasen SSA-V Bilag 1 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag SSA-V Bilag 1 Samhandling og Administrative bestemmelser SSA-K-V Bilag 1 Pris og prisbestemmelser
SSA-K-V Bilag 1 Priskalkyle
SSA-V Bilag 3 Utstyr og/eller programvare som skal vedlikeholdes:
SSA-V Bilag 3 Vedlegg 1 Trondheim kommunes organisering og teknisk plattform SSA-V Bilag 3 Vedlegg 2 Sikkerhetsprinsipper
SSA-V Bilag 3 Vedlegg 3 MF-maskiner og skrivere i TK-nett og Elevnett
Følgende dokumenter vil bli sendt sammen med melding til kvalifiserte leverandører om videre deltakelse:
SSA-K Bilag 2 Funksjonelle krav SSA-K Bilag 2 Leie og kjøp av utstyr SSA-V Bilag 2 Utstyrstjenester
SSA-V Bilag 2 Vedlegg 1 Mal Databehandleravtale TK
SSA-V Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen SSA-V Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag
SSA-V Bilag 6 Samhandling og Administrative bestemmelser SSA-V Bilag 6 Etableringsprosjektet
SSA-V Bilag 6 Vedlegg 1 Nøkkelressurser Etableringsprosjektet
SSA-V Bilag 6 Vedlegg 2 Nøkkelressurser Vedlikehold og Forvaltning SSA-V Bilag 6 Vedlegg 3 Leverandørens godkjente underleverandører SSA-V Bilag 6 Vedlegg 4 Samhandlingsavtale ehandel v3.1
SSA-V Bilag 6 Vedlegg 5 Klimagassutslipp for kjøretøy SSA-K-V Bilag 7 Pris og prisbestemmelser
SSA-K-V Bilag 7 Priskalkyle