Kravspesifikasjon: rammeavtale for service og vedlikehold av ventilasjons- og komfortkjølanlegg

Kravspesifikasjon: rammeavtale for service og vedlikehold av ventilasjons- og komfortkjølanlegg

Del 1. Generell informasjon om oppdraget

1. Generell orientering om arbeidet

Omsorgsbygg Oslo KF, heretter kalt Oppdragsgiver, eier og forvalter en betydelig eiendomsmasse med bygg av forskjellig størrelse og kvalitet. I tillegg er de fleste eiendommene leid ut, i hovedsak til etater og virksomheter i Oslo kommune. Byggene er dermed stort sett i kontinuerlig drift.

Dette oppdraget omfatter service og vedlikehold av ventilasjons- og komfortkjølanlegg i Oppdragsgivers eiendomsportefølje. Det må tas høyde for at det kan bli gjort avrop på mindre tilpasninger av ventilasjons- og kjøleanlegg og/eller tilhørende utstyr.

Rammeavtalen omfatter ikke tjenester i forbindelse med prosjekter hvor vedlikehold av ventilasjons- og komfortkjølanlegg inngår som en del av et større rehabiliterings- eller totalprosjekt.

Hensikten med service og vedlikehold av aggregatene er:

-å tilfredsstille miljø og inneklima

-å opprettholde anleggets tekniske standard og forutsetninger

Eiendomsmassen består blant annet av sykehjem og døgninstitusjoner som krever at driften er i gang til en hver tid. Oppdragsgivers institusjoner kan ha vanskelige beboere som i noen tilfeller kan ha problemer innenfor rus- og/eller psykiatri og kan ha avvikende adferd. Det vil forekomme arbeider i barnehager og andre typer institusjoner hvor det er påkrevet med ekstra sikring. Det må påregnes at arbeidstedene er i full drift under utførelse av oppdrag. Det forutsettes at leverandøren ved gjennomføringen av arbeidet kan forholde seg til dette på en akseptabel måte med hensyn til sikkerhet, effektivitet, etisk/sosial adferd med tilhørende kommunikasjon på eiendommen og med Oppdragsgiver. Leverandøren må påregne at det kan bli påkrevet politiattest for de personer som utfører oppdrag på eiendommer i drift.

Utførende leverandør sørger for avsperring/sikring mens arbeidet pågår, der dette er nødvendig, og holder arbeidstedet ryddig og foretar fullstendig opprydding etter hver dag og fullført oppdrag, dette skal bekreftes på egenerklæringsskjema, vedlagt konkurransegrunnlaget.

Oppdragsgiver er ansvarlig for fremskaffing av nøkler etc. slik at arbeidstedet er tilgjengelig når arbeidet skal besiktiges/utføres, dette skal avtales på forhånd. Leverandøren skal kvittere for mottatte nøkler. Leverandøren skal senest to dager etter ferdigstillelse av arbeidet returnere nøklene, dette bekreftes på egenerklæringsskjema. Ved tap av nøkler vil alle kostnader knyttet tapet tilfalle leverandøren.

Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktivitetene på tjenestestedet. Det er ikke anledning til bruk av radio/annet som kan virke forstyrrende på oppdragsstedets drift.

Likeså er det totalforbud mot røyking på tjenestestedet.

Alle uforutsette forhold, skal meldes inn som avvik og håndteres ved hjelp av avviksskjema. Se vedlegg 8.

Leverandører skal utarbeide en egenerklæring for utførte oppdrag, dette gjelder ikke for ordinære serviceoppdrag hvor det skal leveres servicerapport. Oppdragsgiver har utarbeidet et egenerklæringsskjema som skal fylles ut av leverandøren. Se vedlegg 7.

Leverandøren skal kunne dokumentere arbeidsomfanget ved bilder (før, under og etter). Dokumentasjon skal forelegges Oppdragsgiver ved innsending av FDV, egenerklæringsskjema samt andre relevante egenkontrollskjemaer. Fakturabehandling vil ikke foretas før ovennevnte dokumentasjon foreligger.

2. Arbeidstid

Alle arbeider forutsettes gjennomført innenfor ordinær arbeidstid. Ved enkelte oppdrag kan det bli aktuelt med overtid arbeidstider. All bruk av overtid skal avklares skriftlig med Oppdragsgiver og følge arbeidstid i gjeldende tariff.

Leverandøren må påregne utførelse av arbeid i ferieperioder da mye vedlikeholdsarbeid og reparasjoner vil bli lagt til perioder da det ikke er drift i institusjonen eller driften er redusert, eksempelvis i sommerferien da barnehager er stengt.

3. Krav til språk

Gjennomføring av denne rammeavtalen vil foregå ved bruk av norsk språk. Dette omfatter alle forhold, herunder, tegninger, beskrivelser, HMS, kvalitet, anvisninger på arbeidsted, FDV med videre. Det skal til en hver tid være minst én representant fra leverandøren på arbeidstedet som behersker norsk skriftlig og muntlig.

4. Kvalitet på arbeidet

Alle arbeider skal være faglig utført og i henhold til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Ved revisjon skal siste utgave alltid benyttes/være gjeldende.

Hvis tilbudt materiell forsvinner fra leverandørens sortiment eller fra markedet skal leverandøren tilby tilsvarende eller bedre produkt til tilbudt pris.

Leverandøren skal sørge for tilstrekkelig ledelse av sine arbeidstakere og aktivt overholde de til en hver tid gjeldende HMS- og SHA-bestemmelser.

Kvaliteten på utført arbeid skal være godkjent i forhold til leverandørens internkontrollsystem før arbeidene meldes utført til Oppdragsgiver.

5. Fremdrift og varsling til brukersted

a. Ordinære arbeider/servicebesøk

Leverandøren skal fremvise og oversende en plan for gjennomføring av servicebesøkene. Det enkelte tjenestested skal alltid varsles av leverandør før utførelse og oppstart av bestilte arbeider og serviceoppdrag, samt før befaringer, dersom ikke annet er avtalt skriftlig.

b. Bestilte arbeider utenom ordinære servicebesøk.

Leverandøren skal invitere bestiller til ferdigbefaring i god tid, hvis ikke annet er avtalt skriftlig. Arbeid skal alltid utføres effektivt og rasjonelt, sammenhengende og uten unødig opphold.

Responstid for levering/oppstart av ordinære arbeider er 3 virkedager fra bestilling er mottatt leverandøren, dersom ikke annet er avtalt skriftlig.

6. Koordinering av arbeidet

Rammavtaleparter i denne avtale har ansvar for koordinering og styring av egne ansatte og egne samarbeidspartnere/underentreprenører/-leverandører.

På oppdrag der andre faggrupper utover de som er omfattet av denne avtalen er involvert kan Oppdragsgiver pålegge rammeavtalepartner ansvar for koordinering av arbeidet. Oppdragsgiver bestiller og fremskaffer kontaktpersoner for andre fag grupper.

Koordinering faktureres etter medgått tid i henhold til timepriser oppgitt i konkurransegrunnlagets vedlegg 2a Postskjema. Medgått tid skal fremgå av spesifiserte timelister vedlagt faktura.

Samtidig aksepterer rammeavtalepartner at denne kan bli pålagt å underordne seg annen rammeavtalepart med ansvar for koordinering og administrering.

7. Teknisk bistand

Det forutsettes at leverandøren kan bistå Oppdragsgiver med kostnadsberegninger, teknisk bistand, enkle skisser med videre for plan- og budsjettarbeid. Punktet gjelder dog ikke ved tilbudsforespørsel som ikke omfattes av denne rammeavtale.

8. Avrop på rammeavtale utover faste serviceoppdrag.

Avrop på rammeavtalen foretas ved prisforespørsel til aktuell leverandør eller en bestilling. Leverandøren skal utarbeide ramme for oppdraget basert på priser i henhold til postskjema, vedlegg 2A. Oppdragsgiver vil på bakgrunn av postskjema foreta bestilling. Prisforespørsel er ikke bestilling.

Oppdragsgiver står fritt til å hente priser fra andre leverandører i samme fag ved tvil om rett pris og for teknisk bistand.

Arbeid skal ikke igangsettes før det er skriftlig bestilt, og skal ikke igangsettes før det foreligger rekvisisjon med mindre annet er avtalt.

Leverandøren forplikter seg til å kunne motta alle bestillinger elektronisk. Leverandøren har ansvar og risiko for at han leser e-posten. Det forhold at e-posten ikke blir lest fritar ikke leverandøren for det ansvar for utførelse, responstid og lignende han har etter kontrakten. Leverandør plikter å ha et godt og velfungerende system for mottak av bestillinger.

Det presiseres at det kun er Oppdragsgiver som skal foreta bestillinger på rammeavtalen.

9. Endrings- og avviksrapportering

Oppdragsgiver skal umiddelbart varsles skriftlig dersom det er sannsynlig at prisestimat vil kunne overskrides. Arbeidene stanses inntil signert endringsmelding er mottatt av leverandør med mindre annet er avtalt skriftlig. Xxxxxxx som ikke er meldt på den foreskrevne måte vil ikke kunne gjøres gjeldende ovenfor den annen part.

Leverandøren skal ha en plan for registrering, rapportering og behandling av avvik. Gjennom egenkontroller skal avvik synliggjøres og rettes opp. Avviksrapportering skal skje umiddelbart av den som oppdager avviket, på Oppdragsgivers avviksskjema.

Korrigerende tiltak skal iverksettes snarest og senest innen 3 virkedager dersom annet ikke er skriftlig avtalt. Hvis dette medfører pris- og/eller tidskonsekvens for oppdraget skal leverandøren sende inn avviksskjema/endringsmelding. Oppdragsgiver må skriftlig godkjenne endringen (endringsmelding) før korrigerende tiltak iverksettes.

10. FDV-dokumentasjon

Leverandøren skal levere FDV-dokumentasjon senest 5 virkedager etter at oppdraget er fullført. All dokumentasjon skal være skrevet på norsk. Dokumentasjonen skal leveres i følgende format:

• Elektronisk på USB-minnestikk, eventuelt på CD-rom

• Tegninger skal være i PDF-format og redigerbart original format.

• Dokumentasjonen skal navngis etter bygningsdeltabellen. (Ref. xxxx.xx)

• Fotodokumentasjon av arbeidet før, under og etter. Dette gjelder ikke ved ordinære serviceoppdrag

*Oppdragsgiver tar forbehold om at innlevering av dokumentasjon kan endres under avtaleperioden for eksempel FDV-dokumentasjon via web-løsning.

11. Oppfølging av kontrakten

Etter inngåelse av rammeavtalen vil Oppdragsgiver ha et oppstartsmøte med leverandøren og deretter vil kontinuerlig oppfølgning skje. Oppdragsgiver vil ha møte med leverandøren minimum en gang pr. år.

Oppdragsgiver kan ved behov innkalle leverandøren til særmøter utover de ovenfor nevnte.

Del 2. Detaljinstrukser service/vedlikehold av ventilasjon- og komfortkjølanlegg

Service/vedlikehold skal utføres på en måte som tilfredsstiller og ivaretar produsentens krav og anbefalinger.

Eiendommene skal ha to servicebesøk i året hvor det skal utføres full gjennomgang av alle anlegg som er beskrevet i avtalen. Filterbytte utføres en gang i året, eller oftere dersom behovet tilsier det. Mindre justeringer skal være inkludert i serviceprisen.

Under første servicebesøk skal relevant anleggsdata registreres hvis ikke dette allerede er utført, evt. kontrolleres mot eksisterende dokumentasjon.

Etter hvert servicebesøk skal elektronisk servicerapport med dato og signatur fra utførende utfylles, og oversendes driftsleder og teknisk forvalter på mail. Servicerapport skal være oversendt oppdragsgiver før arbeidet kan faktureres. Regulære/forebyggende avvik føres inn i servicerapport.

Ved akutte avvik kontaktes oppdragsgiver omgående ved e-post/SMS.

Servicemerke skal festes på samtlige aggregater med firmanavn og xxx.xx. og med egne kvitteringsfelter for dato for utført service og filterskifte, med signatur, samt dokumentert trykkfall over filter. Servicemerker på aggregat skal kvitteres ved hver servicegjennomgang. Teknisk rom skal være rent og ryddig etter hvert besøk.

Service av kjøleanlegg skal tilfredsstille krav i F-Gassforordningen (EF) 842/2006.

På oppdrag som ikke dekkes av postpriser skal materiell faktureres med nettofaktura fra grossist med 10 % påslag, i tillegg til medgåtte timer. Timelister legges ved faktura.

Ved oppdrag som ikke omfattes av rutinemessig service skal bestilling/rekvisisjon foreligge før arbeidet igangsettes. Unntatt for dette er HMS-relaterte oppdrag. Dersom kostnader overskrider rekvisisjonsbeløp skal oppdragsgiver varsles og godkjenne merkostnader ved bruk av eget skjema for endringsmelding. Se vedlegg 6.

Skjema for egenerklæring skal utfylles og oversendes til bestiller for godkjenning etter endt oppdrag. Se vedlegg 7.

Oppdragsgiver kan under kontraktsperioden kreve fotodokumentasjon.

Kostnadsfritt inkludert i avtalen skal tilbyder forestå felles opplæring for oppdragsgivers driftspersonell i oppdragsgivers lokaler en gang per år. (ca. 4 timer.)

Generelt om filterskifte

Tilluftsfilter byttes minimum en gang i året, etter trykkfall over 250 pascal eller ved våt/skadet filterpose. Avtrekksfilter byttes minimum annen hvert år, etter trykkfall over 250 pascal eller ved våt/skadet filterpose. Trykkfall noteres på klistrelapp ved aggregatet.

Brukte filter fjernes og bortkjøres til godkjent deponi.

Ved hvert filterskifte skal det vurderes om det benyttes riktig type/størrelse på filter. Min. filterkvalitet F7 iht gjeldende standard (NS-EN779:2012).

Filter skal være P-merkede eller tilsvarende. Oppdragsgiver ber om dokumentasjon om energiklasse og energiforbruk på alle standardstørrelser. Viser her til standarden: Eurovent 4/11»