KONKURRANSESGRUNNLAG
KONKURRANSESGRUNNLAG
Åpen anbudskonkurranse etter forskriften del I og III (anskaffelse over terskelverdi)
for etablering av:
Rammeavtale for design- og trykkeritjenester til Nasjonalbiblioteket
Referanse: 2010/291
1. GENERELT OM OPPDRAGSGIVER OG KONKURRANSEN 3
2.1.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling 5
2.1.4 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling 5
2.1.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner 6
3. AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 7
3.1.1 Tildelingskriterium 1: Kvalitet 7
3.1.2 Tildelingskriterium 2: Pris 9
3.1.3 Tildelingskriterium 3: Leveringstid 9
3.3 Innstilling på tildeling av rammeavtale 10
3.4 Avvisning og totalforkastelse av tilbud. Avlysning av konkurransen 10
5. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 10
5.1 Krav til utforming av tilbudet 10
5.2 Frist for levering av tilbud 11
5.5 Tilleggsopplysninger og informasjonshåndtering 11
5.6 Endring og tilbakekall av tilbud 12
5.7 Oppdragsgivers adresse og kontaktinformasjon 12
1. Generelt om oppdragsgiver og konkurransen
1.1 Om oppdragsgiver
Nasjonalbiblioteket ønsker å være nasjonens hukommelse og et multimedialt kompetansesenter i forkant av framtidens etterspørsel.
Vår viktigste oppgave er å samle inn, oppbevare og formidle dokumenter med offentlig tilgjengelige informasjon. På den måten skal Nasjonalbiblioteket være landets fremste kilde til kunnskap om Norge, nordmenn og norske forhold.
Vår virksomhet omfatter oppbygging, bevaring og tilgjengeliggjøring av samlinger som har svært forskjellig karakter. Materialet i samlingene er variert, og omfatter trykt skrift, håndskrifter, fotografi, video, lydopptak, radio- og tv-opptak, film og internettdokumenter.
Nasjonalbiblioteket ledes av Nasjonalbibliotekaren, som har det øverste ansvar for planlegging, drift og utvikling av bibliotekets virksomhet. Nasjonalbiblioteket er lokalisert i Oslo og Mo i Rana, og har 380 ansatte som er organisert i fire fagavdelinger og tre stabsenheter.
For mer informasjon om NB vises til xxx.xx.xx, og xxx.xx.xx/xxxxxxx
1.2 Anskaffelsens formål
En viktig del av Nasjonalbibliotekets virksomhet er å synliggjøre materialet i samlingene på en måte som fanger publikums interesse. I den forbindelse har vi fokus på å bruke informasjons- og utstillingsmateriell på en effektiv måte. Det forutsetter at disse produktene har høy kvalitet, og kommuniserer godt med publikum.
I arbeidet med å utarbeide informasjons- og utstillingsmateriell, har Nasjonalbiblioteket behov for stabil og sikker tilgang til tjenester innen design og trykking. På den bakgrunn inviterer Nasjonalbiblioteket til åpen anbudskonkurranse om tildeling av rammeavtaler for design- og trykketjenester.
Vi ønsker tilbud innenfor følgende områder:
1) Trykt materiale
2) Elektronisk materiale
3) Utstillingsgrafikk
4) Profileringsartikler
Rammeavtalen er ment å dekke oppdragsgivers behov for kjøp av slike tjenester i avtaleperioden.
1.3 Deltilbud
Det er anledning til å gi tilbud på ett eller flere av tjenesteområdene som er nevnt i punkt 1.2 og i vedlegg 1 Kravspesifikasjon. Alle deltilbud innen tjenesteområde 1, 3 og 4 må gjelde både design og produksjon (trykk).
1.4 Forbehold
Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbehold må være angitt presist og entydig slik at oppdragsgiver kan beregne den økonomiske betydning av forbeholdet uten kontakt med leverandøren.
Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jf. FOA § 20-13 (1) litra d, og vesentlig avvik fra kravspesifikasjonen eller konkurransegrunnlaget, jf. FOA § 20-13 (1) litra e.
1.5 Varighet
De ulike rammeavtalene vil ha 2 års varighet fra og med inngåelse av kontrakt, med mulighet for forlengelse 1 år + 1 år etter forespørsel fra oppdragsgiver. Det innebærer opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten slik at kontraktsperioden maksimalt vil være 4 år totalt.
1.6 Anskaffelsens verdi
Basert på historiske tall er anskaffelsens totale årlige verdi anslått til ca 1,25 millioner kroner eks. mva. Anskaffelsens totale verdi over 4 år anslås til 5 millioner kroner eks. mva. Verdien må betraktes som anslag, og er ikke bindende for oppdragsgiver.
1.7 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse etter reglene i forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Reglene i kapittel 15 som gjelder rammeavtaler kommer til anvendelse.
2. Kvalifikasjonskrav
2.1 Kvalifikasjonskriterier
Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandørene har det faglige, tekniske, økonomiske og finansielle grunnlaget som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene.
2.1.1 Skatt og MVA
Kvalifikasjonskrav | Krav til dokumentasjon |
Leverandøren skal oppfylle sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. | a) Skatteattest for skatt b) Attest for betalt merverdiavgift Næringsdrivende kan bestille skatteattest for skatt og for merverdiavgift ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontoret eller til skattekontoret. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en |
erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstaten eller nåværende oppholdsstat. Attestene skal ikke vise restanse. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato for forespørselen. |
2.1.2 HMS
Kvalifikasjonskrav | Krav til dokumentasjon |
Leverandøren skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS) | Signert HMS egenerklæring ikke eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. |
2.1.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Kvalifikasjonskrav | Krav til dokumentasjon |
Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak | Attest fra foretaksregisteret eller evt. registrering i faglig register i leverandørens hjemland Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato |
Det kreves at leverandøren ikke er rettskraftig dømt for deltakelse i kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger | Signert egenerklæring ikke eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsdato. |
2.1.4 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling
Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med oppdragsgiver for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres.
Kvalifikasjonskrav | Krav til dokumentasjon |
Det kreves økonomisk forsvarlig drift. Leverandøren skal vise forsvarlig soliditet, likviditet og lønnsomhet | a) Fremleggelse av foretakets siste tilgjenglige årsregnskap godkjent av revisor. b) Leverandøren skal vedlegge kredittratingrapport fra Dun & Bradstreet, Lindorff Decision eller tilsvarende. Dersom leverandøren støtter seg på den økonomiske kapasiteten til andre foretak, må ubetinget forpliktende avtale mellom tilbyder og underleverandør vedlegges tilbudet. |
2.1.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav | Krav til dokumentasjon |
Det kreves dokumentert erfaring fra tilsvarende oppdrag | Liste over de viktigste utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om navnet på mottaker, verdi, tidspunkt, samt kontaktperson og telefonnummer for minimum 3 av oppdragene. Nasjonalbiblioteket vil kontakte ingen eller noen, men ikke nødvendigvis alle referansene. Antall referanser, og hvilke av de oppgitte referansene som vil bli kontaktet, beror på et skjønn hos arbeidsgiver. |
Det kreves meget god gjennomføringsevne | Oversikt over firmaets totale bemanning. Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. En angivelse av hvilke deler av kontrakten der leverandøren vil benytte underleverandører. Det skal oppgis navn på underleverandører. |
Leverandøren skal ha fungerende miljøledelsessystem | Leverandøren bes legge fram redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, Svanen, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan kopi av rutiner eller gyldig sertifikat legges ved. |
Følgende krav gjelder kun for leverandører som leverer tilbud i tjenesteområde 1 og 3:
Kvalifikasjonskrav | Krav til dokumentasjon |
Leverandøren eller underleverandøren som utfører trykkeritjenesten skal ha kvalitetsrutiner for å sikre at de ferdige trykksakene: a) ikke inneholder forbudte kjemikalier, og at b) høsting og produksjon av produktenes materialer skjer gjennom bærekraftig skogbruk i kontrollerte former og med sporbarhet. | Delkrav a): Leverandøren bes legge fram redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, Svanen, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan kopi av rutiner eller gyldig sertifikat legges ved. Delkrav b) Dokumentasjon for bærekraftig skogbruk for trevirke: For produkter som har FSC eller PEFC sertifikat er det tilstrekkelig å legge fram et gyldig sertifikat. Annen |
dokumentasjon på kvalitetssikringstiltak vil også bli godtatt. | |
Leverandøren eller underleverandøren som utfører trykkeritjenesten skal ha styringssystemer for å minimere forbruk av energi og kjemikalier, og skal ha gode rutiner for avfallshåndtering | Leverandøren bes legge fram redegjørelse for eksisterende rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. Hvis dette er beskrevet i virksomhetens kvalitets- eller miljøledelsessystem i henhold til ISO 14001, Svanen, Miljøfyrtårn eller tilsvarende 3. partsverifiserte systemer, kan kopi av rutiner eller gyldig sertifikat legges ved. |
2.2 Avvisning av tilbydere
Oppdragsgiver skal avvise leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskriteriene,
se FOA § 20-12 (1). Oppdragsgiver kan avvise leverandører på grunn av forhold som nevnt i FOA § 20-12 (2).
Leverandører kan bli avvist dersom dokumentasjon viser at det ikke er sannsynlig at kvalifikasjonskravene er oppfylt. Dersom en leverandør er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om leverandørens evne til å oppfylle en kontrakt, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet.
3. Avgjørelsen av konkurransen
3.1 Tildelingskriterier
Tildeling av rammeavtaler vil skje ut fra de tilbud som er økonomisk mest fordelaktige, jf. anskaffelsesforskriften § 22-2 (1). Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med poeng.
Avgjørelse om tildeling av rammeavtaler vil baseres på følgende tildelingskriterier med tilhørende vekting:
Tildelingskriterium | Vekt |
1. Kvalitet | 50 % |
2. Pris | 30 % |
3. Leveringstid | 20 % |
3.1.1 Tildelingskriterium 1: Kvalitet
Ved vurdering av tildelingskriteriet ”Kvalitet” vil vi vektlegge kvaliteten på:
• Tjenesteområde 1 og 3: Designtjenester med 90 % og trykkeritjenester med 10 %
• Tjenesteområdene 2 og 4: Designtjenester 100 %
• Tjenesteområde 4: Designtjenester med 90 % og sortimentsbredde 10 %
a) Vurdering av designtjenester
Tjenesteområde | Beskrivelse av arbeidsprøve |
Tjenesteområde 1 | For- og bakside av et magasin Magasinet fokuserer på polarheltene i årene etter 1905, og viser et utvalg bilder fra Nasjonalbibliotekets samling. Format: A4 Farge: 4+4 |
Tjenesteområde 2 | Power Point presentasjon: 2 lysark, forsiden og et annet lysark Presentasjon av polarheltene som skal benyttes i et foredrag under Polaråret. Formålet med presentasjonen er å vise smakebiter fra Nasjonalbibliotekets samling. |
Tjenesteområde 3 | Plakat Plakaten skal promotere utstilling om polarheltene i Nasjonalbiblioteket. Format 34 x 50 cm Farge: (4 +0 (CMYK +), ensidig |
Tjenesteområde 4 | Design av dekor på kaffekrus Kruset skal promotere Polaråret. Arbeidsprøven kan være en tegning el.l. som viser dekor på et kaffekrus (det skal ikke leveres inn design av selve koppen). |
Ved evaluering av designtjenester vil vi legge stor vekt på om utformingen av arbeidsprøven er kreativ, og om den legger til rette for god kommunikasjon med Nasjonalbibliotekets brukere. Vi vil også vurdere i hvilken grad utformingen av arbeidsprøven stemmer overens med Nasjonalbibliotekets profil.
Det er ønskelig at arbeidsprøvene leveres som fargeutskrift i A4-format. I den digitale versjonen av tilbudet kan det gjerne benyttes eksport av trykkeklar pdf.
Nasjonalbiblioteket gjør oppmerksom på at leverandørene beholder opphavsrett til arbeidsprøvene. Det betyr at Nasjonalbiblioteket ikke kan kopiere eller tilgjengeliggjøre arbeidsprøvene uten tillatelse fra tilbyder.
b) Vurdering av trykkeritjenester
Vurdering av kvalitet på trykkeritjenester er kun aktuelt ved evaluering av tilbud som er innlevert på tjenesteområde 1 og 3.
Kvaliteten på trykkeritjenester vil bli vurdert på grunnlag av innleverte eksempler på trykksaker. Det er ikke et krav at eksempeltrykksakene er produsert spesielt for denne anskaffelsen, det kan leveres inn trykksaker fra tidligere oppdrag. Leverandøren bes levere inn to eksempler på trykksak i høykvalitet, og to eksempler på trykksak i hurtigtrykk.
c) Vurdering av sortimentsbredde
Vurdering av sortimentsbredde som en del av kvaliteten er kun aktuelt ved evaluering av tilbud som er innlevert på tjenesteområde 4 (profileringsartikler).
Sortimentsbredde vil bli vurdert på grunnlag av innlevert oversikt/katalog over profileringsartikler.
3.1.2 Tildelingskriterium 2: Pris
Pris skal oppgis i skjemaet i vedlegg 2 Prisskjema.
3.1.3 Tildelingskriterium 3: Leveringstid
Leveringstider skal oppgis i skjemaet i vedlegg 3 Leveringstid.
3.2 Rammeavtale
Oppdragsgiver står fritt til å velge å inngå rammeavtale med én eller flere leverandører etter en vurdering av hva som fremstår som økonomisk mest fordelaktig, jf. punkt 3.1.
Følgende alternativer kan være aktuelle:
1) Rammeavtale med én totalleverandør
2) Rammeavtaler med flere totalleverandører
3) Rammeavtale med en totalleverandør og én eller flere ulike leverandører om samtlige eller enkelte tjenesteområder
4) Rammeavtaler med ulike leverandører – hvor ingen er totalleverandør – om de enkelte tjenesteområdene
Ved inngåelse av rammeavtaler med flere innen hvert tjenesteområde, vil det bli valgt minst 3 leverandører per produktgruppe, forutsatt at det er et tilstrekkelig antall egnede leverandører og tilbud.
Alternativ 2 og 3 vil bli valgt dersom oppdragsgiver har kommet til at det er mest fordelaktig å tildele rammeavtale til en som kan levere innenfor alle tjenesteområder, men det er nødvendig å inngå avtaler med flere leverandører for å sikre levering, jf behov leveringskapasitet, kort leveringstid og ønske om å sikre sortimentsbredde.
Ved valg mellom alternativ 4) eller de øvrige tre alternativer vil det bli vurdert om kombinasjoner av deltilbud vil være det mest fordelaktige, eller om det er mest fordelaktig å
tildele hele kontrakten til én leverandør. Denne evaluering skjer i henhold til oppgitte tildelingskriterier. Oppdragsgiver forbeholder seg således retten til å dele opp tilbudene, og er ikke forpliktet til å evaluere og tildele pr kategori, slik at den som isolert sett blir rangert som nr 1 under aktuelle kategori blir tildelt kontrakt for denne.
Ved valg av flere leverandører vil avrop på rammeavtalen skje i prioritert rekkefølge. Dette slik at man først forespør nr 1, og dernest nr 2, dersom nr 1 ikke kan levere.
Det vil bli vurdert om merkostnadene ved å administrere flere kontrakter vil være større en besparelse ved å tildele kontrakten etter vekting av tildelingskriterier per tjenesteområde. En slik samlet besparelse vil bli veid mot eventuelle negative effekter med hensyn til øvrige kriterier.
3.3 Innstilling på tildeling av rammeavtale
Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles rammeavtale skal meddeles skriftlig samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med ”kontrakt er inngått” menes tidspunkt for signering av rammeavtale av begge parter.
Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandøren til evt. å klage over beslutningen, jf. FOA § 22-3.
3.4 Avvisning og totalforkastelse av tilbud. Avlysning av konkurransen
Oppdragsgiver skal avvise tilbud på grunn av forhold som nevnt i FOA § 20-13 (1), og kan
avvise tilbud på grunn av forhold som nevnt i § 20-13 (2).
Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA § 22-1 (2).
Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen dersom det foreligger en saklig grunn, jf. FOA § 22-1 (1).
4. Kontrakt
Rammeavtalen er vedlagt konkurransegrunnlaget, se vedlegg 4.
Tildeling av oppdrag innenfor rammeavtalen skal skje på grunnlag av skriftlig bestilling, Vedlegg A – Administrative bestemmelser til Rammeavtalen.
Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jf. FOA § 20-13 (1) d.
5. Administrative bestemmelser
5.1 Krav til utforming av tilbudet
Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er underskrevet og datert.
Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt som merkes med:
”Tilbud – Design og trykketjenester 2010/291”
Tilbudet skal være skrevet på norsk.
Tilbudet skal settes opp i henhold til disposisjonen gitt i punkt 5.9.
Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes pr post, se punkt 5.3.
I tillegg til papirutgave skal tilbudet leveres på CD eller DVD. Det elektroniske formatet på dokumentene skal være pdf, Word, Excel eller odf.
Det er leverandøren som har risikoen for om forsendelsen er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp, jf. punkt 5.2. Med ”i hende” menes at forespørselen fysisk er kommet frem til oppdragsgiver. Det er ikke tilstrekkelig at tilbudet er poststemplet med fristdato.
Tilbud pr e-post, telefaks eller lignende aksepteres ikke.
5.2 Frist for levering av tilbud
Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen 29.11.2010 kl. 12.00. Tilbud som ikke er levert innen fristen vil bli avvist, jf. FOA
§ 20-13 (1) a.
5.3 Innleveringssted
Alternativ A – Postadresse:
Nasjonalbiblioteket, Postboks 2674 Solli,
0203 Oslo
Alternativ B – Besøksadresse/Personlig overlevering:
Resepsjonen ved Nasjonalbiblioteket Henrik Xxxxxx xxxx 000
0203 Oslo
5.4 Åpning
Åpning av tilbudet finner sted 29.11.2010 kl. 13.00 hos oppdragsgiver.
Åpningen foretas av minst 2 representanter for oppdragsgiver. Leverandørene har ikke rett til å være til stede under åpningen.
5.5 Tilleggsopplysninger og informasjonshåndtering
Dersom leverandøren finner at dokumentene som ligger til grunn for anskaffelsen ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan vedkommende be oppdragsgiver om tilleggsopplysninger.
Alle spørsmål må rettes skriftlig til følgende e-post adresse: xxxxx-xxxxxx@xx.xx
Spørsmål bes innkommet snarest mulig. Dersom spørsmål kommer inn senere enn seks dager før fristen for levering av tilbud utløper, er det ikke sikkert at spørsmålene vil bli besvart før fristens utløp.
5.6 Endring og tilbakekall av tilbud
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbud er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt 5.1.
5.7 Oppdragsgivers adresse og kontaktinformasjon
Oppdragsgivers adresse:
Nasjonalbiblioteket Henrik Xxxxxxxxxx 000
Postboks 2674 Solli
0203 Oslo
E-post: xx@xx.xx Tlf: 000 000 00
Kontaktpersoner for anbudskonkurransen i Nasjonalbiblioteket:
Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx Telefon: x00 00 00 00 00 / E-post: xxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xx.xx
5.8 Tidsplan
Konkurransen er planlagt gjennomført etter den tidsplanen som er gjengitt i tabellen nedenfor. Vi gjør oppmerksom på at endringer kan inntreffe.
Aktivitet | Tidspunkt |
Kunngjøring sendt til TED | 15.10.2010 |
Frist for mottak av tilbud | 29.11.2010 |
Kontraktstildeling | 13.12.2010 |
Klagefrist | 23.12.2010 |
Kontraktsinngåelse | Uke 1 |
Vedståelsesfrist | 12.1.2011 |
5.9 Disposisjon
Besvarelsen skal organiseres i følgende rekkefølge:
a) Tilbudsbrev
b) Utfylt prisskjema
c) Utfylt skjema for leveringstid
d) Dokumentasjon for kvalifikasjoner:
1. Skatteattester og MVA, jf. punkt 2.1.1
2. HMS-egenerklæring, jf. punkt 2.1.2
3. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, jf. punkt 2.1.3.
4. Leverandørens finansielle og økonomiske stilling, jf. punkt 2.1.4
5. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner jf. punkt 2.1.5.
Tilbudet skal organiseres i ovennevnte rekkefølge, og ved bruk av skilleark som nummereres i henhold til ovennevnte.
Vedlegg:
1. Kravspesifikasjon
2. Prisskjema
3. Leveringstid
4. Rammeavtale med vedlegg