KONKURRANSEGRUNNLAG
07.03.2013/HM Arkivref.: 2013/272/033/
KONKURRANSEGRUNNLAG
ANBUD 2013-272 RAMMEAVTALE RÅDGIVNINGSTJENESTER
Bistand til utarbeiding av grunnlagsdokumentasjon for konseptvalgutredning og usikkerhetsanalyser
Konkurransegrunnlag med vedlegg;
Vedlegg 1. Kontraktutkast
Vedlegg 2. HMS-erklæring Vedlegg 3. Erklæring om vandel
Vedlegg 4. Implementeringsguide for elektronisk faktura
Bilag 2. Tilbuds-/svarskjema
Bilag 3. Samhandlingsavtale
1 Bakgrunn og formål
1.1 Bakgrunn for anskaffelsen
Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet (NTNU) eier og har ansvar for mer enn
500.000 m2 lokaler for sin virksomhet. Det er kontinuerlig behov for ombygging og utbygging av undervisnings- og forskningslokaler for å tilpasse lokalene til endringer i og nye krav til virksomheten. I disse prosessene kan det framkomme egeninitierte behov eller myndighetspålagte krav om strukturert informasjon om prosjektutløsende behov, målsettinger for prosjekt og overordnete krav som grunnlag for beslutning om mulighetsstudie, forprosjekt eller finansiering.
1.2 Tjenestens innhold
Det ønskes tilbud på rådgivningstjenester innenfor prosjektledelse, prosessledelse, prosjektadministrativ bistand og utarbeiding av dokumentasjon. Tjenesten vil primært bestå i utarbeiding av grunnlagsmateriale som kan benyttes i konseptvalgutredninger (KVU) for utbyggingsprosjekter som senere skal kvalitetssikres i samband med finansieringsbeslutning. Behov for rådgivning kan også utløses av tilsvarende utredning hvor NTNU selv velger å foreta en kvalitetssikring i tidligfase av prosjekter eller usikkerhetsanalyser.
Tjenestene som skal leveres kan omfatte utarbeiding av fullstendig KVU, delkapitler innenfor en KVU slik det er beskrevet i Finansdepartementets informasjon om KS1/KVU, eller tilsvarende dokumentasjon. Dokumentasjon som kan omfattes av oppdraget er behovsdokument, strategidokument, kravdokument, gjennomføring av alternativanalyse/ samfunnsøkonomisk analyse og utarbeiding av usikkerhetsanalyser for prosjekter. Tjenestene kan også innebære oppfølgende arbeider og bistand i samband med KS1 og KS2-prosesser.
Tjenestene forventes primært å skje i form av oppfølging og gjennomføring av prosessene opp mot de enkelte delvirksomhetene som omfattes av prosjektet, utarbeiding av dokumentasjon som er nødvendig, samt bistand til NTNU i samband med kvalitetssikringsprosesser. En vesentlig del av oppdraget forutsettes gjennomført med arbeidssted på NTNU.
1.3 Tjenestens omfang
En rammeavtale vil ha 3 års varighet regnet fra avtaleinngåelse. Mht. omfang vil antall og størrelse på oppdrag være avhengig av den løpende bevilgningssituasjonen, men anslår et årlig behov for tjenester i størrelsesorden 0,5-1 mill. NOK per år.
Oppdragsgiver kan velge å forlenge avtaleperioden med ytterligere 2 år.
2 Konkurranseregler
2.1 Anbudsprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA).
Anskaffelsen gjennomføres som en åpen anbudskonkurranse i henhold til FOA del I og II. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet til å levere tilbud.
2.2 Om konkurransegrunnlaget
Med konkurransegrunnlaget (dette dokumentet) følger 6 vedlegg;
• Vedlegg 1 Kontraktutkast
• Vedlegg 2 HMS-erklæring
• Vedlegg 3 Erklæring om vandel
• Vedlegg 4 Implementeringsguide for e-faktura
• Bilag 2. Tilbuds-/svarskjema
• Bilag 3. Samhandlingsavtale
Tilbyder skal ikke fylle ut Vedlegg 1 og Vedlegg 4 som er et utkast til orientering for tilbyder. Vedlegg 2, 3 og Bilag 2 og Bilag 3 skal fylles ut og underskrives av tilbyder. Bilagene 2 og 3 vil inngå som del av en kontrakt.
2.3 Oppdatering av konkurransegrunnlaget
Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli ettersendt pr. e- post til de leverandører som har som har registrert seg som interessenter på Doffin.
2.4 Henvendelser
Dersom det er uklarheter i Konkurransegrunnlaget eller andre forhold ved konkurransen, rett henvendelser skriftlig pr. e-post til Xxxxx Xxxxxxxxx:
e-post xxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx innen 20.03.2013.
Fristdato her er innført for at svar på spørsmål skal meddeles alle interesserte tilbydere før de her sendt inn sine tilbud.
Tentativ fremdriftsplan
Milepæl | Dato |
Kunngjøring konkurranse | 13.03.2013 |
Frist for å stille spørsmål | 21.03.2013 |
Tilbudsfrist | 05.04.2013 |
Åpning av tilbud | 08.04.2013 |
Kvalifisering og evaluering | Uke 15-16 |
Melding om tildeling | 17.04.2013 |
Karenstid | 17.04. – 26.04.2013 |
Kontraktsignering, tidligst | 29.04.2013 |
2.5 Utforming av tilbudet
Språket i tilbudet skal være på norsk. Ett eksemplar ønskes uten stifting eller annen innbinding. Tilbudet skal bestå av følgende dokumentasjon.
• Bilag 2. Tilbuds-/svarskjema
• HMS-erklæring
• Egenerklæring om vandel
• Skatteattester
• Tilbudsbrev (frivillig)
• Kvalitetssikringssystem
• Polise på ansvarsforsikring
• Årsregnskap for 2 siste år 2011 og 2012 (evt. utdrag av 2012)
• Firmareferanser for tilsvarende prosjekt med referansepersoner
• CV for personer som tilbys
• Tilbydergrupper legger ved erklæring fra medlemmer i gruppen som bekrefter at de deltar i konkurransen
Tilbyder kan vedlegge annen informasjon han mener er relevant for tilbudet.
2.6 Aksept av vilkår
Eventuelle forbehold må anføres i tilbuds-/svarskjema (Bilag 2). Merk at for store avvik fra Oppdragsgivers forutsetninger eller forbehold til anbudsdokumentene kan medføre at tilbud blir forkastet. Forbehold som en ikke kan prisfastsette, vil medføre forkastelse.
2.7 Innlevering av tilbud
Tilbud sendes signert og datert i 2 papireksemplarer, en DVD/USB-stick ea. elektronisk medium i lukket konvolutt merket: ”Anbud 2013-272 Rammeavtale – bistand til KVU- utredninger”
til postadresse:
NTNU
Eiendomsforvaltningen 7491 Trondheim
eller med bud/kurér til besøksadresse: NTNU/Eiendomsforvaltningen Høgskoleringen 8/Driftssentralen 7034 Trondheim
Firma som leverer tilbud bes om å informere om dette i epost til: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxx.xx
2.8 Svarfrist og tilbudsåpning
Frist for mottak av tilbud vil være
Fredag 5. april 2013, kl 14:00,
For sent ankomne tilbud vil ikke bli åpnet. Tilbud som blir avvist eller forkastet på grunn av formelle feil eller mangler returneres ikke.
Tilbud vil bli åpnet første virkedag etter fristdato. Det vil ikke være offentlig åpning av tilbud. Tilbud og referat fra tilbudsåpning vil være unntatt offentligheten frem til valg av leverandør.
2.9 Vedståelsesfrist
Tilbyder vil være bundet av sitt tilbud i 60 dager regnet fra svarfristdato.
3 Utvelgelse og tildeling
Oppdragsgiver vil først velge ut de tilbydere som han finner er kvalifisert (egnet) til å utføre oppdraget. Her er et absoluttkrav at tilbudet er komplett mht. all foreskreven dokumentasjon. Blant de som er kvalifisert vil en velge den tilbyder som gir det totaløkonomisk mest fordelaktige tilbud.
Den dokumentasjon som er relatert til kompetanse (tekniske og faglige kvalifikasjoner) har et to-delt formål. Det skal sikre at tilstrekkelig kompetanse hos tilbyder er tilstede til å bli kvalifisert. Dernest vil en i evalueringen honorere graden av relevant kompetanse gjennom poeng-givingen. Evaluering av tilbudene vil bli foretatt i henhold til de tildelingskriterier som er beskrevet i punkt 3.2 nedenfor.
3.1 Kvalifikasjonskrav
Leverandørens kvalifikasjons- og dokumentasjonskrav
Kvalifikasjonskrav:
• Betalt skatter og avgifter.
• Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet.
• God vandel
• Forplikte seg til e-handel og e-faktura.
• Kvalitetssikringssystem som sikrer strukturert og dokumenterbar arbeidsmetodikk.
• Forsikring som kan holde oppdragsgiver skadesløs ved skader som leverandør har påført 3. part og skader eller erstatningspliktige konsekvenser av feilprosjektering eller ved utvist uaktsomhet
• Tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen, se neste avsnitt.
Leverandøren må dokumentere tilfredsstillende soliditet og finansiell styrke til å gjennomføre leveransen i form av de siste to års regnskapstall. Dersom en leverandør benytter seg av en underleverandør, må det dokumenteres at underleverandøren har kapasitet til å påta seg leveransen. Leverandøren har uansett risikoen for at underleverandøren oppfyller sin forpliktelse.
Dokumentasjonskrav:
• Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke.
• HMS – egenerklæring
• Egenerklæring om vandel
• Underskrift av vedlagte Samhandlingsavtale for elektronisk utveksling av dokumenter.
• Dokumentasjon på kvalitetssikringssystem, ved sertifikat eller innholdsfortegnelse.
• Polise for ansvarsforsikring
• Firmaattest og årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to (2) siste år skal vedlegges. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. Kravet vil i så fall være minimum rating A fra Dun & Bradstreet eller tilsvarende rating fra annet kredittvurderingsselskap. Xxxxxxxx har ansvar for å stille tilsvarende krav ovenfor sine underleverandører.
Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner
Kvalifikasjonskrav:
• Leverandør må kunne vise til at tilbudt prosjektansvarlig de siste 5 år har utført KVU/KS1 eller har hatt hovedansvaret for å utarbeide tilsvarende beslutningsgrunnlag for investering i store byggeprosjekter i tidligfasen i store byggeprosjekt (over 300 mill NOK).
• Leverandør må ha tilstrekkelig faglig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre oppdraget med god framdrift.
Dokumentasjonskrav:
• Referanseliste over leverandørens leveranser siste 5 år som har direkte relevans for dette oppdraget. Listen skal inneholde oppgave over oppdragsgivers navn, opplysninger om investeringstiltakets størrelse, en kort redegjørelse over hva kontrakten omfattet, konsulentoppdragets størrelse og tidspunktet for utførelse, samt hvilken rolle de tilbudte ressurser hadde i leveransen, samt spesifisere eventuelle underleverandører/ samarbeidspartnere. Videre bes oppgitt referansepersoner med telefonnr. og e-postadresser for disse oppdragene, og om oppdragsgiver har gjort gjenkjøp/plassert nye oppdrag hos leverandøren.
• CV på de ressurspersoner som tilbys
• Det må sannsynliggjøres i tilbudet at leverandøren har tilstrekkelig faglig og metodisk kompetanse, samt at leverandøren har tilstrekkelig kapasitet til å overholde de angitte tidsfristene. Attester og dokumentasjon over skal følge tilbudet, - manglende dokumentasjon vil være grunnlag for ikke å bli kvalifisert.
3.2 Tildelingskriterier (TK)
Følgende kriterier vil bli lagt til grunn ved evaluering av tilbud og valg av leverandør;
TILDELINGS- KRIERIUM | TILDELINGSKRITERIUM | VEKT % | TILBUDETS POENG SCORE | VEKTEDE POENG |
TK 1 | Gjennomføringskompetanse | (75) | ||
TK 1.1 | - Firmakompetanse | 25 | ||
TK 1.2 | - Kompetanse ressurspersoner | 35 | ||
TK 1.3 | - Kapasitet | 15 | ||
TK 2 | Pris | 25 | ||
Totalsum | 100 | SUM POENG | SUM VEKTEDE POENG |
Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK, scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK.
Nærmere om tildelingskriteriene:
TK 1 – Gjennomføringskompetanse (deles i 3 undergrupper):
TK 1.1 Kompetanse hos tilbyder
Tilbyder må ha hatt en meritterende rolle i et så stort antall prosjekter at det kan godtgjøres at man konsistent leverer god kvalitet på de fagområder konkurransegrunnlaget etterspør.
Innsendt dokumentasjon kan ved vurderingen bli supplert med innhenting av referanser/ uttalelser vedr oppdragsforståelse og -gjennomføring fra oppgitte referanseoppdrag. Videre legges vekt på kvaliteten på metodikk og verktøy, avhengighet av underleverandører, kundetilfredshet og leveransehistorikk for referanseoppdrag.
TK 1.2 Kompetanse hos personellressurser som tilbys
Tilbudte personells kompetanse for oppdraget vurderes ut fra erfaring med konseptutvalg- utredninger av større statlige investeringsprosjekter eller andre evalueringer og analyser knyttet til statlige investeringsprosjekter. Hvilke type investeringsprosjekter som man har hatt ansvar for vil være en del av vurderingen, hvor bygningsrelaterte prosjekter vurderes som mer relevant enn infrastrukturprosjekter. Oppdrag for eller kjennskap til høyere utdannings- og forskningsinstitusjoner i Norge vil bli sett på som særlig relevant i evalueringen.
CV for tilbudt personell skal vedlegges. Det bør synliggjøres i prosent hvor stor andel av prosjektet personene skal utføre og hvilken spesialkompetanse de eventuelt har.
TK 1.3 Kapasitet/leveringsdyktighet hos tilbyder.
Tilbudene evalueres i forhold til leverandørens oppgitte tilgjengelighet for de ulike prosjektressurser (herunder evt. samarbeidspartnere), samt tilbudt fleksibilitet/backup dersom de tilbudte ressurser blir forhindret fra å gjennomføre deler av oppdraget.
TK 2 – Pris
Tilbudene sammenlignes basert på den tilbudte timepris for den som er oppdragsansvarlig og for de øvrige tilbudte ressurser i bilag 2, tabell 7.
Timepris skal angis og spesifiseres i henhold til rolle/kompetanse. Prisene skal være eksklusiv MVA. Alle kostnader som er forbundet med oppdraget skal inngå i timeprisen, jf de vilkår som er oppgitt punkt 5.6.
Leverandør må forvente at en vesentlig del av arbeidet skal skje på oppdragssted (NTNU). Omfanget av tilstedeværelse ved NTNU vil være avhengig av type oppdrag, men det skal i tilbudet forutsettes at 1/3 av arbeidstiden utføres i Trondheim.
4 Kontrakt
Som vil fremgå av Kontraktsutkastet som følger vedlagt, vil en kontrakt bygge på NS 8402 - Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid.
Kontraktsutkastet inneholder også en del som gir rom for referat fra avklaringsmøte med potensielle leverandører.
En kontrakt vil bestå av følgende dokumenter med prioritet som nedenfor;
Kontrakt (vedlegg 1 til konkurransegrunnlaget), heri inngår også NS 8402:2010 Bilag 1. Oppdragsgivers kravspesifikasjon
Bilag 2. Tilbuds-/svarskjema
Bilag 3. Samhandlingsavtale
5 Gjennomføring av avtalen
5.1 Eksklusivitet
Intensjonen med rammeavtale er at NTNU skal dekke sine behov innen nevnte tjeneste- områder fra rammeavtaleleverandøren.
5.2 Oppdragsgivers rett til resultatet
Prosjektmaterialet er oppdragsgivers eiendom. Oppdragsgiver har rett til å bruke, publisere og mangfoldiggjøre løpende rapportering og endelig sluttrapport med underliggende dokumentasjon. Rapporter skal gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver på en standard programvare, i et allment tilgjengelig elektronisk format.
Denne retten gjelder ikke hjelpemidler, knowhow, datasystem eller tilgang til slikt som Leverandøren selv har ervervet.
5.3 Endringer i personell/eierstruktur
Ved vesentlige endringer i avtaleperioden mht. frafall av kompetansepersoner som tilbys, så kan avtalen sies opp med 3 måneders varsel. Likeledes kan endringer i eierstruktur hos leverandøren i avtaleperioden, dersom slik endring kan gi utilsiktet virkning, gi oppdragsgiver anledning til å revurdere avtaleforholdet.
Endring av ressurspersoner skal skriftlig godkjennes av Oppdragsgiver. Bortfall av ressurspersoner gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å si opp avtalen.
Dersom skifte av personell godkjennes av Oppdragsgiver vil Leverandøren likevel være forpliktet til selv å dekke et antatt merforbruk i timer som følge av utskiftingen. Leverandøren bærer og risikoen for evt. konsekvenser som for eksempel forsinket levering som kan gi grunnlag for dagbøter.
5.4 Avrop
Avtale om avrop skal skje skriftlig. Det vil bli utarbeidet et eget avropsskjema. Ved avrop vil det bli gitt en nærmere oppdragsbeskrivelse. Denne vil presisere art, omfang, ressurspersoner og forventet resultat av oppdraget. Leverandør skal starte opp arbeidet med avropt oppdrag innen 4 uker fra avropet er meddelt (bekreftet vha. skriftlig bestilling) med mindre annet er avtalt særskilt.
Avrop kan kun avtales av navngitte personer hos partene som i rammeavtalen er definert å ha slik myndighet.
5.5 E-handel og elektronisk faktura
Det er med virkning fra 1. juli 2012 et krav til leverandører mot offentlige oppdragsgivere at de skal utstede elektronisk faktura. Tilbyder må bekrefte om han på tilbudstidspunktet har et fungerende system for dette eller når han vil ha det. Se Vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget, Implementeringsguide.
NTNU har stort fokus på E-handel for alle ordretransaksjoner, og bruker i dag Basware PM som bestillingssystem integrert mot den offentlige E-handelsplattformen (EHP).
Leverandøren må påregne at han i avtaleperioden oppretter abonnementsavtale med CapGemini, som i dag drifter EHP, og at det opprettes en elektronisk katalog. Mer informasjon om E-handel for offentlige virksomheter finnes på denne nettsiden: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx. Elektronisk samhandel blir regulert av en samhandlingsavtale (se Bilag 3 til konkurransegrunnlaget). Den inneholder en del forhåndsutfylte felter som er basert på NTNUs krav mht. elektronisk faktura. De øvrige feltene i denne vil bli avtalt mellom partene.
5.6 Vederlag
Oppdraget honoreres etter en timepris for den oppdragsansvarlige og en annen, lavere pris for de øvrige oppdragsmedarbeidere. Nedenfor er spesifisert hvor stor del av leveransen hver enkelt konsulent er forutsatt å utføre.
Oppgitt timepris forutsettes å dekke:
a) Alt utført arbeid
b) Alle reiseutgifter i forbindelse med oppdrag. Dekning av utgifter til øvrige reiser samt eventuell diett og hotellopphold mv. forutsetter utstedt reiseordre fra Oppdragsgiver. Statens satser kommer da til anvendelse. Dersom Oppdragsgiver har avtale om rabattordninger på fly, hotell etc. skal slike benyttes, med mindre det medfører særlig ulempe for utførelsen av oppdraget
c) Alle øvrige direkte og indirekte utgifter Leverandøren har i forbindelse med oppdraget, herunder IT-relaterte utgifter, telefon, kontorrekvisita, mangfoldiggjøring, ekspedisjon, fakturering m.v.
Timelønn for tidsforbruk i forbindelse med reiser inntil 2 timer pr. dag og pr. konsulent kan ikke faktureres.
Dersom Leverandøren har behov for å ta inn underleverandør i det enkelte oppdrag, skal underleverandørens godtgjørelse faktureres videre krone for krone uten påslag. Leverandøren skal føre timelister som skal holdes ajour til enhver tid. Oppdragsgiver har rett til når som helst å kreve innsyn i timelistene.
5.7 Prisendring
Timepriser indeksjusteres årlig, første gang januar 2014, iht SSBs Tabell 03362, Konsumprisindeks for varer og tjenester: Andre tjenester med arbeidslønn som dominerende faktor. Basis indeks vil være som for måned for tilbudsfrist. Regulering av timepriser kan gjøres gjeldende for 80 % av timeprisen. Alternative indekser godtas ikke.
5.8 Frist og rutiner for møter
Møter for oppfølging av rammeavtalene gjennomføres 1 gang årlig. Møter for oppfølging av det enkelte avropte oppdrag gjennomføres i forhold til hver enkelt prosjektplan.
Henvisninger:
Finansdepartementets informasjon om KS1/KVU: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx/xxx/xxxx/xxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxx- kvalitetssikring.html?id=670595