Åpent anbud

Det er behov for å etablere en ny rammeavtale som dekker behovet for Microsoft lisenser og lisensforvaltning med en lisenspartner (LSP) slik det er beskrevet i omfanget.

Innlandet fylkeskommune (IFK) starter parallelt med anskaffelsen prosessen med Microsoft om en ny Enterprise Agreement (EA) som vil tre i kraft fra 01.01.2024. Forhandlinger og fornyelsesprosess av Microsoft-avtalen skjer direkte mellom oppdragsgiver og Microsoft. Eksisterende partner har ikke en rolle i dette arbeidet. Ny avtale vil være på plass 31. oktober 2023. Valgt leverandør vil få ansvaret for denne avtalen. I tillegg har IFK en løpende Campus Agreement som skal reforhandles 2024 og tre i kraft 01.01.2025.

Formålet med anskaffelsen er å sikre at

- leverandøren blir en strategisk samarbeidspartner der sammenhengene mellom kjøp og forvaltning ivaretas

- kunden får de lisenser han har behov for og med de korrekte avtalte lisensvilkårene

- lisensvilkårene er optimalisert

- det leveres støtte til revisjoner som det gjøres avtale om

- alle transaksjoner er effektive med hensyn til bestilling og betaling

1.2 Omfang ‌

IFK skal inngå rammeavtale med en leverandør for kjøp og forvaltning av lisenser fra Microsoft samt bistand til blant annet forvaltning av Enterprise Agreement (EA), Campus Agreement, Cloud Solution Program (CSP) og Server & Cloud Enrollment (SCE).

Lisensene omfattes av produktområdene server, database og kontor/brukerapplikasjoner. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold bistå IFK ved kjøp av lisenser under de til enhver tid gjeldende avtale-/partnermodeller hos Microsoft.

Valgte leverandør skal (listen er ikke uttømmende)

- Bistå Kunden med å forvalte behov for lisensiering via alle partnermodeller hos Microsoft og være en proaktiv rådgiver.

- Administrere løpende kundens Enterprise Agreement og Campus Agreement med proaktiv rådgivning, slik at Kunden til enhver tid er riktig lisensiert og har gode mekanismer for administrasjon og forvaltning av lisensporteføljen.

- Bistå ved bestilling av lisenser hos Microsoft på alle partnermodeller, samt legge disse på riktig avtalestruktur.

- Sørge for løpende god oversikt over alle lisensierte programvareprodukter og omsetningstall på alle produkter Kunden kjøper fra Microsoft.

- Fakturere kundens portefølje av lisenser i henhold til tilbud.

- Aktivt bistå Kunden med "True Up" for alle lisenser, samt revisjoner med rettighetshaver/produsent.

- Sikre at Kunden får rask og enkel tilgang til kvalifisert personell med god kompetanse innenfor alle sider som gjelder Microsoft lisensiering.

Som mulig tildeling innenfor avtalen (opsjon) skal leverandøren tilby utvidet lisensforvaltning, der de tar et helhetlig ansvar enten med eller uten nødvendig verktøystøtte.

Anskaffelsens verdi anslås på bakgrunn av egne regnskapstall, oversikt over dagens lisensportefølje og beskrevet omfang, og er i størrelsesorden kr 75 millioner ekskl. mva. for en periode på 6 år.

Anslaget innebærer ingen kjøpsplikt for oppdragsgiver. Endringer i teknologisk utvikling, organisering, budsjett og rutiner kan påvirke totalvolumet.

Maksimalt uttak på rammeavtalen er kr 100 millioner ekskl. mva.

1.3 Avtalen og avtalens varighet ‌

Oppdragsgiver benytter Statens standardavtale for rammeavtale (SSA-R) med bilag. Avtalevilkårene i SSA-K, SSA-B, SSA-O og SSA-L legges til grunn ved tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen.

Produsentens standard lisensvilkår vil også inngå som en del av kontraktene.

Rammeavtalen gis en initiell varighet på 2 -to- år med mulighet for forlengelse i ytterligere 2 -to- år og så 1 -ett- år av gangen i inntil 2 -to-år, totalt 6 år (2+2+1+1).

Oppdragsgiver mener at det foreligger særlige forhold som gjør at maksimal varighet på 6 år står i forhold til omfang og kompleksitet.

En rammeavtale skal jf. FOA2 § 26-1 (4) "ikke kunne inngås for mer enn fire år, med mindre det foreligger særlige forhold, for eksempel knyttet til avtalens formål, investeringsbehov eller brukerens behov".

Hovedvolumet av lisenser under avtalen kjøpes under Enterprise Agreement (EA) og Campus Agreement hos produsenten (Microsoft). For denne avtale-/partnermodellen er varighet satt til 3

-tre- år per avtaleperiode. Ved avslutning av hver periode skal oppdragsgiver, i samarbeid med leverandør, gjennomføre en "True Up" (telling og revisjon av oppdragsgivers lisensportefølje), en svært ressurskrevende og omfattende oppgave. Dersom avtalens varighet ble begrenset til 4 år ville dette også ha begrenset oppdragsgivers tekniske og økonomiske handlingsrom i stor grad.

Oppdragsgiver har med bakgrunn i sammenslåingen av fylkene vokst vesentlig siden forrige rammeavtale ble inngått og har betraktelig større ansvar som tjenesteleverandør, noe som har ført til en betydelig økning i antall lisenser og etablering av tjenester ved bruk av disse lisensene.

Ny avtale vil derfor være å anse som et strategisk virkemiddel for å kunne realisere og optimalisere oppdragsgivers lisensportefølje slik at vi til enhver tid er riktig lisensiert i forhold til de tjenester vi skal levere.

Oppdragsgiver har etablert læringsplattformen for skolene basert på M365. Den digitale arbeidsplassen for de ansatte er også basert på lisens på M365 (E5) ved bestilling av utstyr, PC (klienter), skjerm, tastatur, mus mm., og er bygget rundt operative behov for sikkerhet, stabilitet og leveranseevne til hele fylkeskommunen.

I tillegg har IFK etablert et utviklingsmiljø for å realisere strategien for digital transformasjon samt et statistikk/analyse-miljø basert på Microsoft Power-plattformen (Power Apps og BI).

1.4 Kort om oppdragsgiver ‌

Innlandet fylkeskommune (IFK) er en regional folkevalgt organisasjon, med ansvar for både tjenesteyting og samfunnsutvikling.

IFK er en av fylkets største kompetansearbeidsplasser med cirka 4000 ansatte. De fylkeskommunale tjenesteområdene er:

- Administrasjon og politisk ledelse

- Kompetanse og tannhelse

- Næring og internasjonalt samarbeid

- Samferdsel, inkludert kollektivtrafikk

- Kultur

- Samfunnsutvikling

IFK eier og drifter 23 videregående skoler, 41 tannklinikker, 2 folkehøgskoler og 6 872 kilometer fylkesveger.

Under er organisasjonskartet for Innlandet fylkeskommune.

2. Konkurransegrunnlaget ‌

Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter:

Del	Beskrivelse
I	Konkurransebestemmelser; dette dokumentet
II	• SSA-R (rammeavtalen) • Bilag 1a: Kundens kravspesifikasjon • Bilag 1b: Leverandørens beskrivelse av leveransen (mal) • Bilag 2: Prosedyrer for tildeling innenfor rammeavtalen. • Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen • Bilag 4: Administrative bestemmelser • Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser • Bilag 5: Prisskjema
III	Tildelingsavtaler • SSA-K • SSA-V • SSA-L • SSA-B enkel • SSA-O
Vedlegg	1. Mal – Tilbudsbrev 2. Mal – Forpliktelseserklæring 3. Mal – Databehandleravtale med bilag

3. Gjennomføring av konkurransen ‌

3.1 Anskaffelsesprosedyre ‌

Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov nr. 73 av 17. juni 2016 om offentlige anskaffelser og forskrift nr. 974 av 12. august 2016 om offentlige anskaffelser som åpen anbudskonkurranse, jf. del I og III – Anskaffelser over EØS- terskelverdiene.

3.2 Fremdriftsplan ‌

Fremdriftsplanen for anskaffelsen er som følger:

Nr	Milepæl	Tidspunkt
MP1	Kunngjøring av konkurransen	07.08.2023
MP2	Frist for spørsmål	04.09.2023 kl 1200
MP3	Tilbudsfrist	12.09.2023 kl 1200
MP4	Tildeling er meddelt leverandørene	20.09.2023
MP5	Utløp karensperiode	02.10.2023
MP6	Avtalen er signert	03.10.2023
MP7	Avtalen trer i kraft	Ved signering

Fremdriftsplanen er tentativ.

3.3 Tilbud på deler av omfanget ‌

Det er ikke anledning til å gi tilbud på kun deler av omfanget.

3.4 Taushetsplikt / konfidensialitet ‌

Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde.

3.5 eBevis ‌

eBevis blir benyttet i denne konkurransen. eBevis gjør det mulig for oppdragsgiver å

elektronisk innhente opplysninger som dokumenterer oppfyllelse av kvalifikasjonskravene knyttet til firmaattest og at det ikke foreligger avvisningsgrunner mht. skatter og avgifter (skatteattest).

Oppdragsgiver kan få tilgang til virksomhetsinformasjon fra Brønnøysundregistrene og restanser fra Skatteetaten.

Før oppdragsgiver kan hente opplysninger gjennom eBevis, må leverandør gi samtykke. Dette gjøres i Altinn. Se følgende artikkel for nærmere informasjon om hvordan fullmakt gis: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxx/00000000

3.6 Innsyn ‌

For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 2006-05-19 nr. 16: Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Tilbud og anskaffelsesprotokoll vil bli unntatt fra innsyn frem til leverandør er valgt. Etter dette tidspunkt kan dokumenter knyttet til offentlige anskaffelser bli gjenstand for innsynsbegjæring. Det er oppdragsgiver som avgjør hvilken informasjon som kan gjøres offentlig.

3.7 Særlig om forbehold og avvik ‌

Forbehold eller avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet.

Forbehold/avvik skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris og andre forhold.

Tilbud som inneholder vesentlige avvik skal avvises. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik fra anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses ubetydelige.

Avvik fra konkurransegrunnlaget vil bli vurdert ut fra viktigheten av forholdet det avvikes fra, vesentligheten av avviket, avvikets betydning for oppdragsgiver samt avvikets betydning for konkurransesituasjonen. En samlet vurdering av avvik vil kunne resultere i en avvisningsrett eller plikt for å sikre at oppdragsgivers behov faktisk dekkes og at evalueringen baseres på sammenlignbare tilbud.

3.8 Feil eller uklarheter ‌

Dersom det oppdages feil eller uklarheter i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgiver.

3.9 Meld interesse Mercell ‌

Oppdragsgiver benytter Mercell-portalen. Her kunngjøres konkurransen, konkurransedokumentene legges ut, kommunikasjon foregår (se under) og tilleggsinformasjon legges ut. For at du som tilbyder skal få del i kommunikasjonen og tilleggsinformasjonen som legges ut, er det avgjørende at du har meldt interesse for konkurransen i Mercell.

3.10 Kommunikasjon ‌

All kommunikasjon i prosessen skal foregå skriftlig via Mercell-portalen, xxx.xxxxxxx.xx. Dette for at all kommunikasjon skal dokumenteres.

Hvis spørsmål angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon.

3.11 Rettelser, suppleringer og endringer ‌

Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter.

Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli tilgjengeliggjort for alle som har meldt sin interesse i Mercell.

3.12 Avlysning av konkurransen ‌

Oppdragsgiveren kan avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn.

4. Krav til leverandøren ‌

4.1 Generelt om ESPD ‌

Som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav og at det ikke foreligger avvisningsgrunner, skal leverandøren fylle ut ESPD-skjema. Dette skjemaet er integrert i Mercell under arkfanen «ESPD Avvisningsgrunner» og «ESPD Kvalifikasjonskrav».

I denne konkurransen kan leverandørene i «ESPD Kvalifikasjonskrav» gi en samlet erklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som fremkommer i punkt 4.4.

Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene.

4.2 Nasjonale avvisningsgrunner ‌

I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens § 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunnene.

Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften § 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner:

• §24-2(2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav.

• 24-2(3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet.

4.3 Skatter og avgifter ‌

Krav

Det kreves at leverandøren har ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og momsinnbetaling.

Dokumentasjonskrav:

• Attest for skatt og merverdiavgift som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra tilbudsfristen (kun norske tilbydere).

Tilbyder skal ikke vedlegge noe dokumentasjon. Oppdragsgiver vil selv innhente nødvendig opplysninger via eBevis dersom tillatelse er gitt.

Dersom leverandør ikke gir samtykke til bruk av eBevis på skatteattest, må dokumentasjonen oppdragsgiver ber om sendes inn manuelt. Attesten kan hentes på Altinn.

4.4 Kvalifikasjonskrav ‌

Registrert foretak

Leverandør er registrert i et faglig register i medlemsstaten som leverandøren er etablert i. Som beskrevet i bilag XI til direktiv 2014/24/EU; leverandører fra visse medlemsstater kan være nødt til å oppfylle andre krav i nevnte bilag.

Dokumentasjonskrav:

• Norske selskaper: Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. For norske selskaper dokumenteres kravet med Firmaattest.

• Utenlandske selskaper: Utenlandske selskaper skal kunne godtgjøre at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert

Xxxxxxxx skal ikke vedlegge noe dokumentasjon. Oppdragsgiver vil selv innhente nødvendig opplysninger via eBevis dersom tillatelse er gitt.

Dersom leverandør ikke gir samtykke til bruk av eBevis på firmaattest, må dokumentasjonen oppdragsgiver ber om sendes inn manuelt.

Leverandørens økonomiske og finansielle stilling

Det kreves som et minimum at tilbyder ikke er konkurs, under gjeldsforhandling, avvikling eller har innstilt sin virksomhet. Det kreves tilfredsstillende økonomisk og finansiell stilling for å kunne gjennomføre kontrakten.

Dokumentasjonskrav:

Xxxxxxxx skal ikke vedlegge noe dokumentasjon. Oppdragsgiver vil selv innhente kredittvurdering/ regnskapsdata.

Dersom tilbyder ikke er kredittvurdert eller hvis tilbyder ønsker å dokumentere at kredittvurderingen gir et misvisende bilde av den økonomiske situasjon, kan den økonomiske og finansielle stilling godtgjøres med annen egnet dokumentasjon. Tilbyder skal særlig begrunne hvorfor kredittvurdering ikke foreligger eller hvorfor den gir et misvisende bilde.

For foretak uten score i Bisnode-basen vil Oppdragsgiver vurdere regnskapstall, eventuelt innhente ekstern hjelp for å vurdere tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Tilbydere med midlertidig redusert kredittverdighet pga. meldt fisjon/fusjon eller lignende tilfeller, vil kunne godkjennes.

Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner (dokumentasjon leveres på forespørsel eller

sammen med tilbudet)

a. Det kreves at leverandøren har gjennomført sammenlignbare leveranser (kompleksitet/størrelse).

Dokumentasjonskrav:

• Liste over de viktigste relevante leveransene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker.

b. Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet for gjennomføring av kontrakten.

Dokumentasjonskrav:

• Redegjørelse for leverandørens organisering og antall ressurser innen relevante kompetanseområder/funksjoner for gjennomføring av kontrakten.

c. Leverandør skal være godkjent partner eller sertifisert for å videreselge lisenser for produktene som etterspørres.

Dokumentasjonskrav:

• Dokumentasjon av partnerstatus eller tilsvarende

4.5 Bruk av andre foretaks ressurser ‌

Krav

Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansiell/økonomisk styrke og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner, skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren har rådighet over nødvendige ressurser hos underleverandør, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom leverandør og underleverandør. Foretaket må også dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskrav.

Dokumentasjonskrav:

• Tilbyder må legge ved en forpliktelseserklæring (vedlegg 2) fra det/de aktuelle foretak(et/ene) eller annet bevis som dokumenterer at han har rådighet over tilbudte ressurser.

• Tilbyder må ved utfylling av ESPD angi bruk av underleverandør, og det skal leveres selvstendig

ESPD også for underleverandør(er).

5. Krav til tilbudet ‌

5.1 Språk ‌

Tilbudet skal være utformet på norsk.

5.2 Alternative tilbud ‌

Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. Tilbudet skal relateres til de beskrivelser og krav som er oppstilt i konkurransegrunnlagets del II.

5.3 Vedståelsesfrist ‌

Tilbudet skal vedstås som angitt i kunngjøringen eller frem til kontrakt er inngått dersom dette inntreffer tidligere.

5.4 Tilbudets innhold og struktur ‌

Tilbudet skal bestå av de dokumenter som er angitt nedenfor, primært i søkbart pdf-format. Prisskjema ønskes levert i redigerbart excel-format. Det presiseres at det er tilbyders ansvar å påse at tilbudet er komplett og korrekt.

Del	Beskrivelse
1	Tilbudsbrev
2	Utfylt ESPD (i Mercell) – også for eventuelle støttende foretak
3	Signert forpliktelseserklæring fra eventuelle støttende foretak basert på mal
2	Utfylte/besvarte bilag til SSA-R: Bilag 1b: Leverandørens beskrivelse av leveransen Bilag 4: Administrative bestemmelser. Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 5-vedlegg: Utfylt prisskjema
5	Eventuelle øvrige vedlegg. Standard brosjyrer eller reklamemateriell skal kun vedlegges dersom det har relevans for besvarelsen.

5.5 Innlevering av tilbud ‌

Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xx innen tilbudsfristen. Vennligst merk at det ikke vil være mulig å laste opp dokumenter etter søknadsfristens utløp. Tilbyderne bør starte opplasting og innlevering i god tid før tilbudsfristens utløp.

6. Evaluering og tildeling ‌

6.1 Tildelingskriterier ‌

Tildeling vil skje til det tilbudet med det beste forholdet mellom kostnad og kvalitet basert på følgende kriterier:

Kriterium	Vekt	Beskrivelse
Kvalitet på tilbudte produkter	5	Under dette kriteriet vil omfang av produkter, klarhet til ansvarsforhold knyttet til standard lisensvilkår og oppfyllelse av myndighetskrav, herunder Produsentens og produktenes oppfyllelse av krav til informasjonssikkerhet og personvern, vurderes, jf. bilag 1a kap. 4, 5 og 7.
Kvalitet på tilbudte tjenester	35	Under dette kriteriet vil tjenestens oppfyllelse av formål, myndighetskrav, informasjonssikkerhet og personvern og graden av oppfyllelse av behovet for tjenester bli vurdert, jf. bilag 1a kap. 3, 4, 5, 6 og 8. Opsjon på utvidet forvaltning vurderes også under dette kriteriet, jf. bilag 1a kap. 10.
Kvalitet på tilbudt kompetanse	25	Under dette kriteriet vil graden av oppfyllelse av krav til kompetanse, jf. bilag 1a kap. 9, bli vurdert.
Pris	35	Priser angitt i bilag 5 og prisskjemaet sammenstilles. Anslått volum over 6 år, som oppgitt i prisskjemaet, legges til grunn for beregningen av konkurranseprisen. Ved utfylling av priser på CSP-lisenser, skal tilbyder legge til grunn at lisensenes sluttdato er september 2023. Startdato var september 2021. Opsjon på utvidet lisensforvaltning beregnes over 4 år.

6.2 Evaluering ‌

GRIPs evalueringsverktøy vil bli benyttet i evalueringen av tilbudet. Metoden er tilgjengelig på xxxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxx/

GRIP-modellen er endogen (forholdsmessig). Det betyr at den besvarelsen som for et gitt svarpunkt anses som best, får høyest score, vanligvis topp score, og øvrige tilbyderes besvarelser for samme svarpunkt får score relativt til denne. Hvis det ikke gis topp score på et kriterium, betyr det implisitt at kriteriets vekt blir redusert.

Kriteriene med prosentvekter blir lagt inn i GRIP-modellens fane «Tildelingskriterier». Ved evaluering av kriterier og ev. underkriterier (utenom pris), gis det en score på 0-5 (ev. med desimaler) basert på Oppdragsgivers vurdering av besvarelsen, opp mot krav og formålet med anskaffelsen. Ulike tilbyderes pris rangeres mot hverandre og fremkommer i en prisindeks. Prisindeksen sammenholdes til slutt mot øvrige tildelingskriterier (poengindeks), og en vektet indeks mellom prisindeks og poengindeks fremkommer. Tilbyder med best score på vektet indeks, vinner konkurransen.

Document Metadata

Table of Contents

Åpent anbud

Document Metadata