Evaluering av pilotprosjekt om førstelinjerettshjelp
Konkurransegrunnlag for kjøp av
Evaluering av pilotprosjekt om førstelinjerettshjelp
For levering til Justis- og beredskapsdepartementet, Rettshjelpsprosjektet
16. 05 2012
Innhold
1 OPPDRAGET OG ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 3
1.2 Oppdragsgivers kontaktperson 4
1.3 Tidsplan for konkurransen 4
3 BAKGRUNNSINFORMASJON FOR EVALUERINGEN 4
4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 8
4.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse 8
4.1.1 Generelt om leveransen Feil! Bokmerke er ikke definert.
4.1.2 Nærmere om innholdet av rapportene Feil! Bokmerke er ikke definert.
4.2 Forutsetninger Feil! Bokmerke er ikke definert.
4.3 Gjennomførings- og leveringstidspunkt 9
5 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 10
5.3 Krav til tilbudet og innleveringssted 10
5.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse 11
1 Oppdraget og administrative bestemmelser
Justis- og beredskapsdepartementet v/Rettshjelpsprosjektet inviterer kompetansemiljøer til å delta i konkurranse om anskaffelse av: Ekstern evaluering av pilotprosjekt om førstelinjerettshjelp i Buskerud, Rogaland og Lindesnesregionen
Invitasjonen skjer med forbehold om at det i anskaffelsesperioden ikke skjer endringer i forutsetningene for invitasjonen. I så fall kan konkurransen avlyses.
1.1 Anskaffelsen gjelder
Regjeringen la i april 2009 frem St.meld. nr. 26 (2008-2009) Om offentleg rettshjelp (rettshjelpsmeldingen). Meldingen angir at målsettingen for den fremtidige rettshjelpsordningen er at den i best mulig grad skal treffe den gruppen mennesker som har størst behov for juridisk bistand, at bistanden skal gis på de saksområdene som er av størst velferdsmessig betydning, og at den bidrar til en effektiv og god avklaring av juridiske problemer og konflikter, til beste for den enkelte og for samfunnet.
Et av tiltakene som rettshjelpsmeldingen tar til orde for, er en juridisk førstelinjetjeneste. Justisdepartementet har, som en del av oppfølgingen av rettshjelpsmeldingen, etablert et pilotprosjekt som prøver ut førstelinjetjenesten, med gratis førstekonsultasjon på inntil én time for alle, uavhengig av inntekt. Tilbudet skal gjelde uavhengig av sakstype, med unntak av straffesaker og saker som har sitt utspring i egen næringsvirksomhet. Tilbudet skal ikke erstatte forvaltningens veilednings- og opplysningsplikt, men komme i tillegg til det øvrige rettshjelpstilbudet. Pilotprosjektet skal prøve ut ulike måter å organisere førstelinjerettshjelpen på.
Pilotprosjektet foregår i Buskerud, Rogaland og Lindesnesregionen. Totalt deltar 40 kommuner i ordningen; 19 (av 26) kommuner i Rogaland fylke og 16 (av 21) kommuner i Buskerud fylke. Lindesnesregionen består av fem kommuner. Dette innebærer at prosjektet dekker cirka 88 % av befolkningen i Rogaland og cirka 72 % av befolkningen i Buskerud.
Pilotprosjektet skal pågå i to år, fra 1.1.2011 til 31.12.2012. Noen kommuner har imidlertid kommet i gang noe senere enn 1. januar 2011 med tilbudet.
Kjernen i prosjektet er at det tilbys gratis rettshjelp på inntil én time til innbyggerne i de kommunene som deltar. Tjenesteyterne er enten advokater eller rettshjelpere. Det samles inn en stor mengde data som inkluderer tilbakemeldinger fra både yter og bruker av tjenesten.
Evalueringen vil være en sentral del av beslutningsgrunnlaget for om førstelinjerettshjelpen skal gjøres til et landsdekkende tilbud og hvordan utvidelsen i tilfelle bør organiseres.
Med denne invitasjonen søker Justisdepartementet bistand til evaluering av rettshjelpsprosjektet.
1.2 Oppdragsgivers kontaktpersoner
Navn : seniorrådgiver Xxxxxx Xxxxxxxx E-postadresse : xxxxxx.xxxxxxxx@xx.xxx.xx
Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonene per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktpersoner.
1.3 Tidsplan/tentativ tidsplan for konkurransen
Planlagt | Aktivitet |
16.05.12 | Konkurranse kunngjort på Doffin |
Tilbudsfrist | |
12.6.12 | Tilbudsevaluering og valg av tilbyder gjennomført |
21.06.12 | Klagefrist |
Kontraktsinngåelse | |
22.6.12 | Oppstart av kontrakt |
Tilbyders vedståelsesfrist |
2 Krav til leverandørene (Kvalifikasjonskrav)
Kvalifikasjonskrav | Dokumentasjonskrav |
1. Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling | Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer, ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen |
2. Tilfredsstillende HMS-system | Undertegnet HMS-egenerklæring |
3. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak | Firmaattest |
3 Bakgrunnsinformasjon for evalueringen
3.1 Xxxxxxxxxxxx
Den overordnede målsetningen for rettshjelpsreformen (jf. pkt. 1.1 over) er «at den fremtidige rettshjelpsordningen i best mulig grad skal treffe den gruppen mennesker som har størst behov for juridisk bistand, at bistanden skal gis på de saksområdene som er av størst velferdsmessig betydning og at den bidrar til å løse problemet effektivt og riktig for den enkelte og for samfunnet.» Førstelinjerettshjelpen er et sentralt element for å realisere dette formålet.
Før oppstarten av prosjektet ble det fastsatt ti målsetninger, som det er særlig sentralt å kartlegge.
1. Pilotprosjektet og førstelinjetjenesten er et velferdstilbud, som bør omfatte alle befolkningsgrupper
2. Pilotprosjektet skal prøve ut ulike former for praktisering av timegrensen, og undersøke om det er behov for å avgrense tilbudet ytterligere (pr person, pr måned/år osv)
3. Pilotprosjektet skal undersøke hvilke bistandsformer det er mest behov for og hvilke som er mest praktiske
4. Pilotprosjektet skal kartlegge antallet henvendelser til tjenesten, og ressursbehovet som dette utløser i form av advokat/rettshjelpertjenester og administrasjon (salær til advokater/rettshjelpere/tolker, reiseutgifter, reisetid, utgifter til administrasjon av tilbudet )
5. Pilotprosjektet skal undersøke hvem som benytter tilbudet og hvilke rettsområder/sakstyper som henvendelsene gjelder
6. Pilotprosjektet skal undersøke hvor stort omfang en vil få dersom førstelinjetjenesten gjøres obligatorisk for rett til fri rettshjelp
7. Pilotprosjektet skal undersøke om førstelinjetjenesten påvirker etterspørselen etter fri rettshjelp
8. Pilotprosjektet skal undersøke om førstelinjetjenesten avhjelper et ellers udekket rettshjelpsbehov
9. Pilotprosjektet skal undersøke hvordan stat og kommune bør samarbeide med tanke på utbygging av førstelinjetjenesten
10. Pilotprosjektet skal undersøke hvilke av de utprøvde modellene som bør benyttes for at førstelinjetjenesten skal nå flest mulig
3.2 Modeller som prøves ut
I pilotprosjektet prøves det ut to hovedmodeller for hvor rettshjelpen tilbys, henholdsvis Offentlig servicekontor (OSK) -modellen og advokatkontormodellen. I OSK-modellen tilbys rettshjelpen i et offentlig kontor, i de aller fleste tilfellene et offentlig servicetorg. I denne modellen inngår kommunen avtale med én eller flere advokater, som er tilgjengelige til fastsatte tidspunkter. Det er totalt 33 kommuner som prøver ut OSK-modellen, enten alene eller i kombinasjon med advokatkontormodellen.
I advokatkontormodellen tilbys førstelinjerettshjelpen i ett eller flere advokatkontorer. Her prøver en for det første en løsning der ett eller flere advokatfirmaer får i oppdrag å være førstelinjerettshjelp gjennom en anbudskonkurranse. Advokatkontoret er da førstelinjerettshjelpen i kommunen, slik at klientene oppsøker advokatkontoret direkte uten å være innom kommunens lokaler for timebestilling o.l. For det andre prøver en også ut en rekvisisjonsordning der brukeren får utdelt en rekvisisjon fra kommunen. Kommunen har en liste over advokater som har påtatt seg å ta imot denne typen henvendelser, slik at brukeren selv kan velge hvilken av advokatene på listen han eller hun ønsker å oppsøke. Det er totalt 12 kommuner som advokatkontormodellen, enten alene eller i kombinasjon med OSK.-modellen.
Kommunene har i stor grad fått innflytelse på hvilke modeller som prøves ut i prosjektet, men likevel slik at vi får prøvd ut alle varianter.
Både i OSK-modellen og advokatkontormodellen prøver en ut forskjellige grenser for hvor lenge en konsultasjon kan vare, enten 30 minutter, 45 minutter eller 60 minutter. Det er flest steder hvor det er 30 minutter til rådighet. Det er totalt 27 kommuner som prøver ut et tilbud med 30 minutters konsultasjoner. Ti kommuner prøver ut varianten med 60 minutters konsultasjon, og fem kommuner prøver ut varianten med 45 minutters konsultasjon. Det er derfor et mer omfattende datagrunnlag på modellene med 30 minutters konsultasjoner.
De fleste stedene er det innført en begrensning ved at den enkelte ikke kan oppsøke tilbudet mer enn én gang i året. Det er fem kommuner som prøver ut en løsning uten en slik begrensing.
I Stavanger, Sandnes og Drammen prøver en i tillegg ut kombinasjoner av OSK- og advokatkontormodellen.
Det er flere interkommunale samarbeid i prosjektet. I Buskerud foregår det to samarbeid i en vertskommunemodell. I begge tilfellene er det OSK-modellen med 30 minutters konsultasjoner som prøves ut. Et større samarbeid foregår i Lindesnesregionen, der Mandal kommune er vertskommune for til sammen fem kommuners tilbud i OSK-modell med 45 minutters konsultasjoner. Det er bare Lindesnesregionen som har tilbud om 45 minutters konsultasjoner.
Justis- og beredskapsdepartementet har organisert prosjektet slik at det er Fylkesmennene i henholdsvis Buskerud og Rogaland som står for den daglige ledelsen av prosjektet, herunder kontakten med kommunene mv.
3.3 Tilgjengelig informasjon
For evalueringen vil data/informasjon fra en rekke kilder være tilgjengelige. Ikke alle er offentlig tilgjengelig:
Informasjon om pilotprosjektet:
• St.meld. nr. 26 (2008-2009) – Om offentleg rettshjelp xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx/xx/xxx/xxxxxxx/xxxxxx/0000-0000/xxxxxx-xx-00- 2008-2009-.html?id=554306
• Beskrivelse av pilotprosjektet og gjennomføringen, samt tilskuddsbrev til kommunene som deltar i prosjektet (vil bli gjort tilgjengelig for vinneren av konkurransen)
Her gis det informasjon om innretning av den modellen den enkelte kommunen prøver ut.
• «Serviceerklæringen» som brukerne får utdelt, og som gir en oversikt over innholdet i tilbudet – følger vedlagt
• «Kokebok» - som er en oversikt over relevante instanser som advokatene kan henvise brukerne til. (vil bli gjort tilgjengelig for vinneren av konkurransen)
• Advokatskjema (spørsmålene følger vedlagt)
Advokatene og rettshjelperne (heretter omtalt som advokatene) som deltar i ordningen skal besvare et elektronisk spørreskjema i Questback under/etter konsultasjonen med bruker. Skjemaet består av 25 spørsmål og tar for seg en rekke forhold ved brukerne og konsultasjonen, blant annet om sivil status, inntekt, rettsområde henvendelsen gjelder mv.
• Brukerskjema (spørsmålene følger vedlagt)
Xxxxxxxx har fått et noe mindre detaljert skjema enn advokatene, der spørsmålene i hovedsak er konsentrert om brukernes egen vurdering av tilbudet. Alle brukere får utlevert skjemaet i forbindelse med konsultasjonen. Det er frivillig for brukerne å levere skjemaet, og vi ser av innsendte skjemaer at noen brukere ikke har svart på alle spørsmålene eller ikke har svart i det hele tatt. Derfor er det ulik svarprosent gjennom skjemaene.
Advokatskjemaet og brukerskjemaet er anonyme med hensyn til hvem som er brukeren. Det går derfor ikke an å koble de to skjemaene på individnivå.
• Oversikt over timebestillinger/konsultasjoner i den enkelte kommunen (vil bli gjort tilgjengelig for vinneren av konkurransen)
Tilbudet er lagt til rette slik at det både kan forhåndsbestilles time og benyttes drop in. Den enkelte kommune har timebestillingslister med navn og kontaktinformasjon til de som har benyttet ordningen. Disse kan eventuelt benyttes dersom en ønsker å gjøre dybdeintervju eller lignende av noen av brukerne av tjenesten.
• Halvårsrapport fra advokatene (spørsmålene følger vedlagt, rapportene vil bli tilgjengeliggjort for vinneren av konkurransen)
Advokatene som deltar i ordningen er bedt om å besvare noen generelle spørsmål når de har deltatt i ordningen i seks måneder, og så gjenta dette hver sjette måned.
• Årsrapport og regnskap fra kommunene som deltar (vil bli gjort tilgjengelig for vinneren av konkurransen)
Kommunene er i tilskuddsbrevet pålagt å sende inn en årsrapport der det redegjøres for organiseringen av tilbudet, markedsføring mv. I tillegg skal regnskap godkjent av revisor sendes inn.
• Belastningsfullmakter til regionale prosjektledelse hos Fylkesmennene i Buskerud og Rogaland (vil bli gjort tilgjengelige for vinneren av konkurransen).
• Evalueringsplan (vil bli gjort tilgjengelig for vinneren av konkurransen).
Før etableringen av pilotprosjektet ble det utarbeidet en plan for hvordan prosjektet kunne evalueres, som vil gi bakgrunnsinformasjon for de spørsmålene som stilles i advokatskjemaet, brukerskjemaet og halvårsrapporten
• Prosjektet utarbeidet en intern midtveisevaluering februar 2012. Denne vil bli gjort tilgjengelig for vinneren av konkurransen.
• Skriftlig og muntlig kommunikasjon mellom departementet, regionale prosjektledere hos Fylkesmannen og kommunene som deltar i prosjektet.
Det har vært jevnlig kontakt mellom delprosjektlederne hos fylkesmennene i Buskerud og Rogaland og Justisdepartementet. Erfaringen fra dette samarbeidet, samt bestillingslistene fra de ulike kommunene vil bli gjort tilgjengelige for anbudsvinneren.
Aktuell bakgrunnsinformasjon
• Rettshjelpsstatistikk fra Fylkesmennene og Statens sivilrettsforvaltning (vil bli gjort tilgjengelig for vinneren av konkurransen)
En eventuell landsdekkende førstelinjetjeneste vil komme i tillegg til rettshjelp etter rettshjelploven. Det er i hovedsak advokater, Fylkesmennene og domstolene som innvilger rettshjelp etter rettshjelploven. For rettshjelp som innvilges av Fylkesmennene, er Statens sivilrettsforvaltning klageinstans. Rettshjelpsstatistikken viser forbruket av rettshjelp som innvilges av advokater, Fylkesmennene og etter klage til Statens sivilrettsforvaltning.
4 Krav til ytelsen og tildelingskriterier
4.1 Kravspesifikasjon/leveransebeskrivelse
Anbudsvinneren skal gjennomføre en evaluering av pilotprosjektet om førstelinjerettshjelp. Produktet av evalueringen skal være en rapport som skal være del av beslutningsgrunnlaget til departementet for en eventuell utvidelse av førstelinjerettshjelpen.
Basert på tilgjengelige data skal oppdragstaker analysere hvordan målene med prosjektet nås. Det gjelder både den overordnede målsetningen og nr. 1-10 i pkt. 3.1 ovenfor. I analysen skal det redegjøres for i hvilken grad det er forskjeller mellom de ulike modellene (jf. pkt. 3) og i tilfelle hva som kan være forklaringen på forskjellene.
Analysen skal også inneholde vurderinger av hvilke økonomiske og administrative ressursbehov for de enkelte modellene, inkludert hvordan det vil variere etter hvilken modell som blir valgt.
I den grad de innhentede dataene ikke gir tilstrekkelig grunnlag for vurderingene, skal oppdragstaker søke å innhente nødvendige data. Det samme gjelder dersom oppdragstaker antar at de tilgjengelige dataene gir et feilaktig eller ufullstendig bilde, for eksempel fordi spørsmålsstillingen har vært uhensiktsmessig.
4.2 Krav til leveransen
Det skal leveres en foreløpig rapport innen 1.11.2012 og en sluttrapport innen 1.2.2013.
Den foreløpige rapporten skal presentere hovedfunn og hovedinnhold i evalueringen. Det vil være særlig viktig å få belyst hvilke modeller som bør benyttes for at førstelinjerettshjelpen skal nå flest mulig, hvem en da når, og hva dette vil koste. Den foreløpige rapporten vil inngå i departementets vurderinger av økonomiske og administrative konsekvenser av å etablere en ordning med en landsdekkende førstelinjerettshjelp. Tilbyderen må derfor regne med å gjøre størstedelen av arbeidet i forbindelse med den foreløpige rapporten. Perioden frem til fristen for sluttrapporten vil først og fremst bestå i å vurdere om nye data verifiserer eller avkrefter konklusjonene i den foreløpige rapporten.
Utreder må legge til grunn at utredningen vil være offentlig. Justis- og beredskapsdepartementet vil vurdere å gjennomføre en begrenset høring av utredningen/anbefalingene mot relevante myndigheter, kompetansemiljøer og interesseorganisasjoner.
Både den foreløpige rapporten og hovedevalueringen skal leveres som to innbundne rapporter samt word- og pdf-fil.
4.3 Gjennomførings- og leveringstidspunkt
Det er ønskelig at arbeidet med evalueringen starter straks kontrakt er inngått (antatt 22.6.12).
En foreløpig rapport skal leveres prosjektleder for prosjektet senest 1.11.2012. Sluttrapporten skal leveres prosjektleder senest 1.2.2013
4.4 Kontrakt
Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for kjøp av konsulenttjenester – Oppdragsavtalen jf. xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxx/0000/00/xxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxxxxx-xxx-x
4.5 Tildelingskriterier
Den økonomiske rammen for oppdraget er 500.000,- eks mva, jf også pkt 5.1. Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut ifra følgende kriterier:
Tildelingskriterier | Dokumentasjon | Vekting |
Pris Timepris for de personene som skal utføre oppdaget | Prismatrise som viser antatt totalkostnad for bistanden basert på timepris og timeforbruk for de enkelte personene som skal utføre oppdraget | 1/3 |
Oppdragsforståelse Dvs. konkretisering av hva som etter tilbyderes mening inngår i oppdraget med anvisning av relevant arbeidsmetodikk | Milepæl-/aktivitetsplan for gjennomføringen Beskrivelse av arbeidsmetodikk Innholdet i sluttleveransen | 1/3 |
Relevant kompetanse Både erfaring og utdanning vektlegges | CV for de som skal utføre oppdaget med relevante referanser og tidligere prosjekter | 1/3 |
Nærmere om tildelingskriteriene
Hvordan tilbyderne har besvart de sentrale elementene og problemstillingene i konkurransegrunnlaget, samt de avgrensningene og forutsetningene som er satt som ramme for oppdraget.
Tilbydernes samlede kompetanse og erfaring, gjennomføringsplan og leveringssikkerhet. Dette vil vi vurdere ut fra tilbydernes beskrivelse av prosjektets organisering, med en vurdering av kompetansen til de som skal gjennomføre prosjektet og de som kan gjennomføre i tilfelle frafall.
Vi ber tilbyderne redegjøre (i tabell) for relevante prosjekter hvor konsulentene har opparbeidet sin erfaring. Hvert prosjekt gis et løpenummer fra nr. 1 og oppover. Bare de mest relevante prosjektene beskrives.
Justisdepartementet tar forbehold om å forkaste alle innkomne tilbud hvis overstående tildelingskriterier ikke tilfredsstilles i tilstrekkelig grad.
5 Regler for gjennomføring av konkurransen
5.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser. Den økonomiske rammen for anskaffelsen kr 500 000 ekskl. mva. Konkurransen gjennomføres etter forskriftens alminnelige bestemmelser (del I) og de bestemmelsene som følger av dette konkurransegrunnlag.
5.2 Forenklet kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i Doffin (Database for offentlige innkjøp) som en forenklet kunngjøring.
Spørsmål og svar vedr. denne konkurransen vil bli distribuert via Doffin.
5.3 Krav til tilbudet og innleveringssted
Tilbudet skal leveres i ett eksemplar på norsk i lukket og merket forsendelse. Tilbudet skal merkes “Evaluering rettshjelpsprosjektet – åpnes kun av adressat”.
Ved innlevering skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det tydelig skal fremgå:
• Virksomhetens navn
• Adresse
• Organisasjonsnummer
• Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer
• Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet tas
• Bekreftelse på leveringsdyktighet jf. kvalifikasjonskrav
• Milepælsplan
Tilbudet skal sendes til
Justis- og beredskapsdepartementet v/ seniorrådgiver Xxxxxx Xxxxxxxx Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo
eller leveres til:
Justis- og beredskapsdepartementet Gullhaug Torg 4A
Nydalen, Oslo
Det er ikke anledning til å sende tilbud per e-post.
5.4 Tilbudsfrist
Tilbudsfrist er satt til 05.06.12 kl. 1200.
Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innlevert tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.).
5.5 Vedståelsesfrist
Leverandørene er bundet av tilbudet til 01.08.12
5.6 Tildeling av kontrakt og begrunnelse
Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvilken oppdragsgiver som er valgt til å gjennomføre evalueringen og begrunnelse for valget.
Vedlegg:
St.meld. nr 26 (2008-2009) – Om offentlig rettshjelp
«Serviceerklæring» Advokatskjema Brukerskjema
Xxx for advokatenes halvårsrapport