Prosedyre for minikonkurranse

Prosedyre for minikonkurranse

Anskaffelse av Konsulenttjenester IKT

1 Prosedyre for minikonkurranse

Kunden skal gjennomføre avrop ved minikonkurranser på alle oppdrag. Minikonkurranse gjennomføres for å avgjøre hvilket tilbud som best tilfredsstiller forespørselen.

1.1 Oppdragsgivers forespørsel

Når kunden har behov for konsulenter som kan dekkes av rammeavtalen, vil det bli utarbeidet en minikonkurranse som sendes alle leverandørene de har inngått avtale med innen den aktuelle delkontrakten. Her vil det fremgå detaljer om bistanden/oppdraget, tildelingskriterier og en svarfrist for å levere tilbud.

1.2 Kunngjøring av minikonkurranse

Kunden sender minikonkurranse gjennom konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) eller annet egnet verktøy, eventuelt på e-post til alle leverandører de har rammeavtale med på den aktuelle delkontrakten det skal gjennomføres avrop på.

1.3 Tilbudsfrist

Kunden vil oppgi en konkret tilbudsfrist i minikonkurransen, som gir leverandøren tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbud. Tilbudsfristen kan ikke være kortere enn 7 dager.

1.4 Mottatte tilbud

Alle leverandører med avtale på den aktuelle delkontrakten, kan levere tilbud. Tilbud skal leveres i malen «Leverandørens tilbud - Minikonkurranse». Tilbud som ikke leveres innen fastsatt frist i minikonkurransen, vil bli avvist. Tilbudet skal leveres i det samme verktøyet som minikonkurransen ble lyst ut i. Dersom minikonkurransen gjennomføres over e-post, skal tilbudet fra leverandøren leveres som en passordbeskyttet PDF-fil eller i en passordbeskyttet zip-fil.

Passordet fra leverandøren skal oversendes innen 1 time etter tilbudsfrist. Dersom kravet ikke overholdes, vil dette gi kunden en avvisningsrett.

1.5 Forberedende markedsdialog før gjennomføring av minikonkurranse

Kunden kan gjennomføre markedsdialog for å forberede minikonkurranser og gi informasjon til leverandørene de har avtale med om sine planer og behov. Dette kan foregå skriftlig og/eller muntlig.

Kunden kan søke eller motta råd og innspill fra uavhengige eksperter, myndigheter, leverandører eller andre markedsaktører som kan brukes i planleggingen og gjennomføringen av minikonkurransen. Forutsetningen er at rådene ikke har konkurransevridende effekt eller fører til brudd på likebehandlingsprinsippet, jf. lov av 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser § 4 og anskaffelsesforskriftens bestemmelser.

Når en leverandør eller en virksomhet tilknyttet leverandøren har gitt råd og innspill til Kunden forut for konkurransen, skal Kunden treffe egnede tiltak for å sikre at leverandøren ikke får en urimelig

konkurransefordel dersom han deltar i minikonkurransen. Det samme gjelder dersom leverandøren har vært involvert i planleggingen av minikonkurransen på annen måte.

Egnede tiltak vil blant annet være:

• å sørge for at de andre leverandørene som deltar i minikonkurransen, mottar de samme relevante opplysningene som er utvekslet i dialogen med leverandøren i planleggingen av minikonkurransen

• å fastsette en tilstrekkelig frist for mottak av tilbud for å utjevne eventuelle fordeler

1.6 Intervju

Kunden kan velge å bruke “Personlig egnethet” som tildelingskriterium, dette vil fremkomme av den enkelte oppdragsbeskrivelse. For å evaluere “Personlig egnethet”, vil kunde innkalle tilbudte konsulenter til intervju. Kunde forbeholder seg rett til å kun gjennomføre intervju av tilbudte konsulenter fra de leverandørene som har en reell mulighet til å bli tildelt kontrakt, basert på en foreløpig evaluering av øvrige tildelingskriterier.

1.7 Makspris

«Makspris» er prisen Leverandøren innga i sitt tilbud i hovedkonkurransen, ev. prisjustert i henhold til rammeavtalen.

Leverandør har ved hver minikonkurranse anledning til å konkurrere på hvert tildelingskriterium, men makspris kan ikke overstiges. Leverandøren er selv ansvarlig for å ikke overgå makspris ved innlevering av tilbud i minikonkurranser.

I særskilte tilfeller kan Kunden tillatte at maksprisen kan fravikes i en minikonkurranse. Dette vil da fremkomme av oppdragsbeskrivelsen. Dette gjelder unntaksvis og i tilfeller hvor Kunden har behov for særskilt kompetanse innen en delkontrakt.

1.8 Reise- og oppholdskostnader til eller fra avtalt arbeidssted

Det skal ikke faktureres for reisekostnader til eller fra det avtalte arbeidssted med mindre annet er oppgitt i minikonkurransen. Dersom Kunden ønsker det, kan reise- og oppholdskostnader benyttes som et tildelingskriterium og bli en del av prisevalueringen i minikonkurransene.

Kostnader knyttet til reise og opphold skal dokumenteres. Kostnader til parkering dekkes ikke, med mindre dette er avtalt med Kunde på forhånd.

1.9 Reise- og oppholdskostnader for pålagte reiser

For reiser pålagt av Xxxxxx (tjenestereiser i forbindelse med oppdrag) gjelder følgende beregnet fra konsulentens nullpunkt for reisen (bosted eller avtalt arbeidssted):

• Reisekostnader på tjenestereiser kortere enn 70 km én vei. dekkes ikke, med mindre dette er avtalt med Kunden.

• Reisekostnader på tjenestereiser over 70 km én vei dekkes i sin helhet av Xxxxxx. Diett og overnatting dekkes etter statens satser, og etter avtale med Xxxxxx. Reisene skal dokumenteres og foretas på billigst mulig måte.

1.10 Opsjon

Kunde vil opplyse om eventuelle opsjoner i oppdragsbeskrivelsen. Kunde skal skriftlig informere Leverandøren dersom opsjon utløses. Ved utløsning av opsjon vil Kunde kunne be om prisforhandling.

Følgende opsjoner kan eksempelvis benyttes:

• Kunden har ensidig rett til å utvide stillingsprosenten oppad til 100 % på eksisterende vilkår ut avtaleperioden, og ut tidsopsjonen dersom denne utløses

• Kunden kan disponere konsulenten til andre prosjekt enn det som opprinnelig var avtalt innen avtaleperioden. Dette skal avklares med Leverandøren på forhånd.

• Kunden har en ensidig rett til å forlenge oppdraget på eksisterende vilkår frem til dd.mm.åååå.

1.11 Tildelingskriterier

Kunden kan benytte følgende tildelingskriterier i minikonkurransen. Vektingen mellom valgte tildelingskriterier vil fastsettes i hver enkelt minikonkurranse.

• Pris

o Timepris

o Fastpris

o Bonus/intensivbasert (Delkontrakt J)

• Reise- og oppholdskostnader

o Reisekostnader til og fra det avtalte arbeidssted.

o Oppholdskostnader

• Tilgjengelighet

o Tilbyders evne til å levere etterspurt kapasitet innenfor en gitt tidsramme.

o Tilstedeværelse hos Kunden.

• Kompetanse/erfaring

o Evaluering av CV, herunder konsulentens kompetanse og erfaring knyttet opp mot oppdragsbeskrivelsen.

o Erfaring fra arbeid i team (Delkontrakt J)

• Personlig egnethet

o Intervju

• Kompetanseoverføring

o Hvordan vil tilbyder sikrer at all prosesskompetanse og sluttresultat overføres til Kunden på en hensiktsmessig måte.

• Tilnærming

o Metodikk

o Organisering og ressursutnyttelse

• Oppdragsforståelse og løsningsbeskrivelse

o Hvordan forstår leverandøren hva Xxxxxx ber om.

o Beskrivelse av hvordan problem kan løses.

Underpunkter for hvert tildelingskriterium er ment som eksempler og er ikke en uttømmende liste for hvordan hvert tildelingskriterium vil vurderes.

1.12 Evaluering

Kunden vil evaluere alle mottatte tilbud som er levert i henhold til bestemmelsene i rammeavtalen og den aktuelle minikonkurranse. Tildeling skjer på bakgrunn av hvilket tilbud som samlet sett blir vurdert som best, basert på de oppgitte tildelingskriterienes og tildelingskriterienes fastsatte vekting.

1.13 Tildeling

Når Xxxxxx har evaluert tilbudene og valgt leverandør, skal det sendes skriftlig melding til alle tilbyderne om hvem som blir tildelt oppdraget og hvorfor dette var det beste tilbudet.

2 Endringer i kontraktsvilkår for det enkelte avrop

Kunden skal i valgt SSA kontrakt, angi eventuelle supplerende bestemmelser og endringer til kontrakten i vedlegg «Tillegg og endringer til den generelle avtaleteksten», eventuelt som vedlegg til oppdragsbeskrivelsen som innarbeides i valgt SSA vedleggsstruktur ved avtaleinngåelse.