Tilbudsforespørsel
Tilbudsforespørsel
Økonomisystem
SSA Lille Sky, Bilag 1
Kundens behovsbeskrivelse og kravspesifikasjon
Innholdsfortegnelse
1. Beskrivelse av anskaffelsen 3
2. Spesifisering av funksjonelle krav 5
2.4. Regnskapsprosesser/funksjonalitet 7
3. Spesifisering av ikke-funksjonelle krav 12
3.1. Generelle ikke-funksjonelle krav 12
3.2. Integrasjoner og systemlandskap 12
3.5. Service Level Agreement (SLA) 13
3.6. Autentisering, autorisasjon og tilgangskontroll 13
4. Lisenser og transaksjonsvolum 15
5.1. Fakturering av bompasseringer 16
I. Avtalens omfang
Vegfinans ønsker å anskaffe:
1. Skytjenester: ERP-system for de sentrale prosessene i økonomiavdelingen som en Software-as-a-Service (SaaS) offentlig sky-løsning.
2. Tjenester fra implementeringspartner: Bistand i forbindelse med utforming og tilpasning av nye systemspesifikke prosesser, konfigurasjon & utvikling, plattform & utrulling, migrering av data, testledelse og løsningsarkitektur (ikke inkludert systemintegrasjonstjenester).
3. Vedlikeholds- og støttetjenester: Bistand i forbindelse med overvåking av løsningen og relevante integrasjoner, responsiv feilhåndtering og andrelinjestøtte.
Avtalen må inkludere, og være tilgjengelig for, alle selskaper i Vegfinans.
1. Beskrivelse av anskaffelsen
Vegfinans AS har til hensikt å anskaffe et nytt ERP system for hele virksomheten. Vegfinans bruker i dag Visma Business for regnskap og inngående fakturaer i kombinasjon med UBW for fakturering av bompasseringer. Vegfinans har tre nivåer i konsernstrukturen: Morsselskapet Vegfinans AS, finansieringsselskapene, og bompengeselskapene. Selskaper på samme nivå i konsernstrukturen har relativt like prosesser og Vegfinans ønsker å utnytte stordriftsfordelene på tvers av selskapene ved å effektivisere og automatisere prosessene som gjøres, dette er utfordrende med dagens løsning. Utfordringen i dagens løsning er ikke volum i et av datterselskapene, men volum på tvers av alle selskap. Fordi mange av oppgavene er like på tvers av alle selskapene ønsker Vegfinans et ERP-system som er tilrettelagt for en mer effektiv arbeidshverdag, og muligheten for å jobbe prosessbasert med en oppgave på tvers av flere selskaper. Fordi Vegfinans følger reglene til offentlige virksomheter, er det mye lovpålagt rapportering på konsernet, som gjør at det trengs et bedre rapporteringsverktøy for hele konsernet.
Vegfinans har fire personer som betjener ca. 30 selskaper i konsernet, med en kundemasse på ca. 1 million kunder. Det er de samme prosessene som skal gjøres for alle selskaper på samme nivå i konsernstrukturen og det er viktig at systemet legger til rette for effektiv håndtering av selskapene på tvers, og automatiserte f.eks. ved konsernintern fakturering, bokføring på tvers, samt effektiv håndtering av kundefordringer med minst mulig manuell håndtering av kundereskontro.
2. Spesifisering av funksjonelle krav
Det nye ERP-systemet bør støtte finansprosessene beskrevet i kapittel 2.
Flere av selskapene i Vegfinans benytter de samme leverandørene, og det er ønskelig at alle selskaper i Vegfinans har et felles leverandørregister på tvers av alle selskaper.
Vegfinans får inngående faktura på PDF via e-post og i elektronisk format. En stor andel av fakturaene er like hver gang og kommer fra de samme leverandørene og konteres likt.
Fakturaene konteres på konto, kostsenter, avdeling, fase, prosjekt og motpart, og alle konserninterne fakturaer føres med motpart på rene konti. Inngående fakturaer sendes ut på attestasjon til en eller flere personer når fakturaen er over gitte terskelverdier. Faktura betales deretter og reskontro lukkes. Vegfinans har også noen rammeavtaler der det er viktig å ikke gå over de økonomiske rammene for avtalene, dette gjør det viktig å ha oversikt over hvor mye avtalen er på og hvor mye som er brukt av rammen for hver avtale.
Alle kunder som faktureres for bompenger har kundemaster i UBW (opsjon, se kapittel 5.1). Master for konserninterne kunder, og kunder som skal ha faktura for andre tjenester enn bompasseringer skal ligge i nytt ERP system. Kundemaster bør ligge på tvers av alle selskaper i konsernet.
Konsernet har noe salg av tjenester til eksterne kunder. Utgående fakturaer opprettes på grunnlag av medgått tid og faktureres med merverdiavgift.
Vegfinans AS fakturerer administrasjonshonorar til alle datterselskap kvartalsvis, og gjør avsetninger de resterende månedene. Dette gjøres på grunnlag av budsjetterte tall, samt at det ved årsslutt gjøres et sluttoppgjør. Det er behov for fleksibilitet på tidspunkt for fakturering, og ønskelig med tilrettelegging for hyppigere fakturering med kvartalsvis sluttoppgjør. Majoriteten av selskapene er inkludert i fellesregistrering for merverdiavgift, men ikke alle. Det benyttes rene konserninterne kontoer hvor hver postering føres med en elimineringsdimensjon med motpartsinformasjon, i tillegg til standart dimensjoner spesifisert under innkjøp. Alle føringene gjøres via kunde- og leverandørreskontroer.
Oppsett og fakturering gjøres i en operasjon av en ansatt.
Tre av selskapene (finansieringsselskapene) fakturerer interne renter til sine datterselskaper. Faktureringen gjøres kvartalsvis og det gjøres avsetninger de resterende månedene. Inngående fakturaer i datterselskapene attesteres og behandles på lik linje med eksterne inngående fakturaer. Alle føringene gjøres via kunde- og leverandørreskontroer.
Banktransaksjoner inkluderer betaling av inn- og utbetalinger med og uten KID, bankgebyrer, treasury transaksjoner (som beskrevet nedenfor), betaling av lønn, arbeidsgiveravgift, merverdiavgift med mer.
Treasury
Vegfinans omsetter sertifikater og obligasjoner, til det brukes Treasury Systems (AB) (TS). Her logges alle typer lån, renteinstrumenter og handler, obligasjoner, utestående og betalingstidspunkt. TS logger også alle rentebytteavtaler slik at man har oversikt over hva Xxxxxxxxx skyller banken og hva banken skyller Vegfinans. TS har oversikt over selskapets konsernkontosystem (replika av banken) og brukes også som en type intern «bank» for interne lån. Hver obligasjon og sertifikat har et unikt ISIN-nummer som alle transaksjoner knyttes mot.
Det er viktig at banktransaksjoner knyttet til sertifikater og obligasjoner styres mot riktige konti, og det er i dag TS som avleverer denne informasjonen, og styrer hvilken konto disse transaksjonene skal gå mot. Det må da hensyntas at begge systemer vil være integrert mot bank, og styrer hver sin type banktransaksjoner. Transaksjoner knyttet til låneporteføljen og medfølgende rente og gebyrtransaksjoner kommer via Treasury, resterende banktransaksjoner kommer direkte fra bank.
Banktjenester
Vegfinans anskaffer banktjenester ved jevne mellomrom og vil derfor ha behov for å bytte bank i løsningen ved enkelte tilfeller. Vegfinans har minimum to bankkontoer per selskap, totalt 65 bankkontoer. Vegfinans bruker i dag Danske Bank, men har planer om å anskaffe banktjenester i løpet av høsten 2025. Bankkontoene brukes for å motta betalinger fra kunder, og betale leverandører, offentlige avgifter, håndtere obligasjoner og sertifikater, osv. Kontoene som innbetalinger for bompasseringer kommer inn på er direkte integrert mot UBW og beskrives ikke videre her.
Konsernets bankkontoer er tilknyttet en konsernkontoordning. Vegfinans AS er innehaver av toppkontoen. Det er tre cashpools under toppkontoen, men det beregnes ingen rentepåslag nedover i strukturen. Flere av datterselskapene har varierende saldo, hvor de en måned ligger i pluss og neste i minus. I årsregnskapet og interne rapporter presenteres disse kontoene som konsernintern gjeld eller fordring avhengig av utgående saldo ved periodeslutt.
2.4. Regnskapsprosesser/funksjonalitet
2.4.1. Kontoplan og dimensjoner
Vegfinans har all hovedsak standardisert kontoplan for alle selskaper i konsernet. Derimot benyttes ikke alle kontoer i alle selskapene. Dimensjonsbruken er også standardisert på tvers av selskapene, men det er ikke alle selskaper som har tvungen bruk av dimensjon.
Bilde 2.4.1 Forklaring til kontoplan
Bruk av bompengeprosjekt, bomstasjoner og faser som dimensjoner
Bompengeselskapene inneholder ett eller flere bompengeprosjekter (veganlegg med innkreving, basert på en Stortingsproposisjon). Disse har et eget prosjektnummer fra Statens Vegvesen (SVV).
Under hvert bompengeprosjekt i et selskap vil det ligge en eller flere bomstasjoner, som er den laveste inntekts- og kostnadsgenererende enhet.
Imidlertid er det vanlig at flere bomstasjoner har lignende egenskaper (f.eks. oppstartstidspunkt eller forventet tidspunkt for avvikling). Derfor kan det være ønskelig å gruppere bomstasjoner i såkalte “faser” for å skille dem ut og sikre ensartet behandling.
I tillegg til informasjon om selskap og konsernstruktur, vil det derfor være ønskelig å kunne registrere regnskapsinformasjon med de tre dimensjonene bompengeprosjekt, fase og bomstasjon.
2.4.2. Bokføring
For å jobbe effektivt med diversebilag som f.eks. avsetninger så bør systemet legge til rette for effektiv bokføring på tvers av selskapene.
Inntekter fra bompasseringer
Fakturering av bompengepasseringer gjøres i dag fra UBW. UBW leverer en felles .txt fil på FTP-område. Filen er splittet på inntekter per konto og per selskap for alle selskaper i konsernet. Denne håndteres manuelt før den leses inn i ERP per selskap. Frem til ny løsning for fakturering av bompengepasseringer er på plass kommer denne løsningen til å bestå. Dette gjøres i dag en gang i måneden, men det er ønskelig med en mer automatisert løsning for innlesning av filen til ERP, og med mer automatisering kan det være ønskelig å gjøre det oftere, f.eks. daglig.
Fordelingsnøkler og tvungne dimensjoner
Det er ønskelig å kunne effektivt føre posteringer med %-vis splitt på dimensjoner. For noen av selskapene så vet vi først etter månedsslutt hva den %-messige fordelingen blir. Det er derfor også behov for å kunne splitte føringene med tilbakevirkende effekt. Dette kan gjelde både for resultat- og balanseposter.
Systemet må tilrettelegge for tvungen bruk av dimensjoner på utvalgte kontoer og/eller i utvalgte selskaper. Dimensjonen skal følge føringen både på resultat- og balansesiden.
2.4.3. Anleggsregister
Vanlige anleggsmidler hos Vegfinans er aktivert innkrevingsrett, innkrevingssystemer og utstyr for innkreving. Vegfinans kostnadsfører anleggsmidler basert på inngående faktura. Et anleggsmiddel kan ha flere tilganger og avganger i løpet av anleggsmiddelets levetid, disse følger som regel ikke samme avskrivningstid som hoved-anlegget. Det er like avskrivningsregler for hele konsernet. Avskrivninger gjøres månedlig, og systemet bør støtte en automatisert registrering og bokføring av anleggsmidler og avskrivninger.
Et bompengeprosjekt deles inn i tre ulike faser basert på hvor langt man har kommet i prosjektet. Hver fase har egne anleggsmidler som skal avskrives etter anleggets levetid, og avskrivningene må konteres med korrekt fase.
Vegfinans avstemmer anleggsregister ved å kontrollere balanse i anleggsregister mot balanse i hovedbok. Ved årsslutt setter det opp anleggsmiddelnote som spesifiserer årets tilganger, avskrivinger og nedskrivninger.
2.4.4. Lønn og utlegg
Lønn og utlegg føres i dag i Xxxxx.xxx lønn. Transaksjonene hentes ut akkumulert per konto som en SIE-fil og leses i dag manuelt inn i regnskapet. Føring på konto inkluderer detaljer om dimensjonene avdeling og kostsenter.
2.4.5. Månedsavslutning
Aktiviteter ved periodeslutt inkluderer å gjøre avsetninger, periodiseringer og forberede kontoene for neste regnskapsperiode og gjøre avstemminger.
Inngående faktura føres på dimensjoner, men ved periodeslutt er det noen fakturaer som ikke er fordelt ned på dimensjoner. Disse fordeles basert på fordelingsnøkler som kan endre seg fra måned til måned. Se kapittel 2.4.2 om fordelingsnøkkel
2.4.6. Balanseavstemming
Avstemming av kunde- og leverandørreskontro foregår ved å sammenligne balanse på reskontro mot balanse i hovedbok.
Som en del av den normale balanseavstemmingen gjøres det saldokontroll på utvalgte kontoer på tvers av alle selskapene.
2.4.7. Kostnadskontroll
Det gjøres kostnadskontroll i alle selskapene ved hver månedsavslutning. Dette gjøres ved å hente ut saldo på utvalgte kontoer for inneværende periode, sammenligningstall for tidligere perioder og periodene hittil i år.
2.4.8. Resultatdisponering
Vegfinans gjør resultatdisponering månedlig ved å føre overskudd/tap mot akkumulerte avskrivninger per selskap.
For noen av selskapene vil resultatdisponeringen være oppdelt ved at nettoresultatet føres i flere operasjoner. Splitten av resultatet vil i disse tilfelle være fordelt med grunnlag i en dimensjon.
2.4.h. Lukking av perioder
Når en periode er rapportert skal det ikke lenger være mulig å føre noe på den aktuelle perioden, men det bør være mulig å åpne perioden igjen for å gjøre noen typer posteringer.
Konsernet Vegfinans består pr. dags dato av tre nivåer: Morselskapet Vegfinans AS, finansieringsselskapene og bompengeselskapene.
Aksjer i døtre er 100% eid etter kostprismetoden, og det skjer normalt kun endringer i konsernstrukturen ved opprettelse og avvikling av selskaper.
Det er behov for konsolidering av både konsernet som helhet og hvert underkonsern (finansieringsselskap med døtre). Konsernet opererer med rene konserninterne kontoer med elimineringsdimensjon for spesifisering av motpart. De konsoliderte regnskapene er utarbeidet i henhold til uniforme prinsipper, med datterselskapene som følger de samme regnskapsprinsippene som morselskapet.
Konsernet vil til enhver tid ha ett gitt antall datterselskaper hvor innkrevingen av bompenger, delvis eller totalt for selskapet, ikke har startet. Normalt sett vil dette være 2-5 selskaper. Alle rentekostnader som er mottatt i perioden før bompengeinnkreving har startet, aktiveres som en immateriell eiendel. Den interne renteinntekten og den eksterne rentekostnaden elimineres, mens den aktiverte immaterielle eiendelen skal bli liggende i balansen. På denne måten viser vi konsernet som helhet slik det ville bli vist dersom det var en juridisk enhet, ettersom påløpte rentekostnader før innkrevingsstart aktiveres i balansen. Systemet må tilrettelegge for riktig eliminering av dette, både for de selskapene som er helt uten innkreving og for de selskapene som har delvis innkreving. Tilsvarende problemstilling vil også være aktuelt knyttet til selskapets konsernkontoordning, som omtales under bank.
Budsjettering
Vegfinans har budsjett, som sammenlignes mot actuals, og rapporterer jevnlig til styret og ledelsen på både budsjett, actuals og på dimensjoner som beskrevet under kapittel 2.4.2 Bokføring.
Ledelsesrapportering
Det rapporteres jevnlig til styret og ledelsen på alle selskaper. Det rapporteres også til Statens Vegvesen på dimensjoner som prosjekt, fase og bomstasjon.
Rapporteringen ønskes å gjøre mer effektiv gjennom enkel og intuitiv betjening og med høyere grad av selvbetjening.
Myndighetsrapportering
De fleste av konsernets selskaper er fellesregistret og leverer MVA-melding samlet. Når selskaper opprettes eller avvikles kan antallet selskaper som skal levere felles MVA- melding endre seg.
Konsernet har kun ett selskap som vil bli skatteplikt, ellers omfattes konsernet av vanlige krav til SAF-T rapportering.
3. Spesifisering av ikke-funksjonelle krav
3.1. Generelle ikke-funksjonelle krav
Vegfinans foretrekker et skybasert system som er under kontinuerlig videreutvikling av produsenten og som er tilgjengelig på minimum norsk språk. Videre er det ønskelig at systemet legger til rette for et effektivt brukergrensesnitt som er tilgjengelig på både datamaskiner og andre håndholdte enheter som nettbrett og mobil.
3.2. Integrasjoner og systemlandskap
Dagens ERP-systemer Visma Business og UBW er integrert med flere løsninger og det vil i nytt økonomisystem være behov for integrasjon mot flere løsninger. De fleste av integrasjonene er automatiserte, men enkelte integrasjoner er basert på manuell inntasting/flytting av data. ERP-systemet er integrert med både interne applikasjoner som datavarehus, og eksterne løsninger som Bank, Brreg., Skatteetaten og Altinn. For oversikt over integrasjoner og systemlandskap vises det til mer informasjon i bilag 3.
Videre har Vegfinans behov for å kunne automatisere prosesser ved å kunne integrere økonomisystemet mot andre systemer i Vegfinans sin portefølje
ERP-løsningen vil bli brukt av Vegfinans til å behandle lønnsinformasjon. Det er derfor viktig å ivareta enkeltpersoners personvern i samsvar med Personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR). Som databehandlingsansvarlig kan Vegfinans bare bruke databehandlere som gir tilstrekkelige garantier for at de vil utføre passende tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre at behandlingen oppfyller kravene i personvernforordningen og beskyttelse av de registrertes rettigheter. Vegfinans må derfor motta tilstrekkelig dokumentasjon som gjør det mulig å vurdere om ERP-løsningen sikrer overholdelse av gjeldende personvernregler. ERP-løsningen må være utformet i samsvar med og må gjøre det mulig å sikre overholdelse av kravene til innebygd personvern og personvern som en standardinnstilling i GDPR artikkel 25. Dette betyr at løsningen må være utformet med tanke på en effektiv implementering av prinsippene for beskyttelse av personopplysninger og beskyttelse av de registrertes rettigheter. Den nye ERP-løsningen løsningen også behandle lønnsinformasjon for alle ansatte i Vegfinans og administrativ informasjon om brukerne. Derfor, for å være i samsvar med GDPR, krever vi at både primære og sekundære datasentre er lokalisert innenfor EU/EØS-området.
Som del av opsjon for fakturering av bompasseringer vil løsningen inneholde personopplysninger om eier av kjøretøy, deres passeringer (tid, sted) gjennom bomstasjoner innenfor Vegfinans geografiske område samt informasjon om
betalingshistorikk som må ivaretas i samsvar med Personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).
Vegfinans behandler person- og bedriftsinformasjon i sine informasjonssystemer, og dette krever at informasjonen blir beskyttet mot uautorisert bruk, endring eller tap. Samfunnet forventer en høy grad av digitalisering av Vegfinans sine leveranser og tjenester, og både digital beredskap og informasjonssikkerhet må være et viktig ledd i arbeidet med samfunnssikkerhet. Vegfinans har høye standarder for informasjonssikkerhet i informasjonssystemene som brukes. Nasjonale og internasjonale standarder, prinsipper og strategier må ligge til grunn for Vegfinans sitt arbeid med informasjonssikkerhet. De viktigste av disse er den nyeste versjonen av ISO/IEC 27001 Ledelsessystem for informasjonssikkerhet og Nasjonal sikkerhetsmyndighets grunnprinsipper for IKT- sikkerhet.
3.5. Service Level Agreement (SLA)
Vegfinans forventer at SaaS-leverandøren tilbyr både primære og sekundære datasentre. Av hensyn til personvern og overholdelse, bør disse datasentrene være lokalisert innenfor EU/EØS-området. Videre bør SLA inkludere spesifikasjoner for krav til oppetid og nedetid før en løsning kan gjenopprettes på et sekundært datasenter. SLA bør også inkludere beskrivelser relatert til håndtering av katastrofer. SaaS-leverandøren eller tjenestepartneren forventes også å tilby responsiv overvåking av løsningen og rette feil når disse oppstår. Dermed trenger det nye systemet feilhåndtering og varsler. I tillegg ønsker vi at det nye systemet løser så mange feil som mulig automatisk, for eksempel ved å prøve prosessen på nytt når kommunikasjonsfeil oppstår. SaaS-leverandøren bør umiddelbart varsle Vegfinans hvis det oppstår sikkerhets- eller personvernproblemer. SaaS- leverandøren bør også legge til rette for at Vegfinans kan utføre IT-revisjon av løsningen.
Vegfinans bør også ha tilgang til alle systemlogger for sikkerhetsovervåking og loggene bør kunne integreres i Kundens Microsoft Sentinel løsning.
3.6. Autentisering, autorisasjon og tilgangskontroll
Det er ønskelig at innlogging kan integreres mot Microsoft Entra for single-sign-on og at tilgangsstyring kan gjøres i Microsoft Entra for å definere tilgangsnivå i ERP-løsningen for brukerne.
Tilgangsnivåer i ERP-systemet bør kunne tilpasses til ulike roller ut ifra et prinsipp om minste mulig tilgangsnivå for å kunne utføre arbeidsoppgaven.
Det er ønskelig å ha et testmiljø hvor man kan teste ny funksjonalitet før man tar den i bruk i produksjonsmiljøet.
Det er ønskelig å ha tilgang til brukerstøtte for sluttbrukere eller superbrukere av løsningen i minimum ordinær kontortid 08:00 – 16:00.
4. Lisenser og transaksjonsvolum
For å gi potensielle leverandører en oversikt over bruken av løsningen og potensielle kostnadsdrivere, presenterer vi en oversikt over antall lisenser som kreves og estimert transaksjonsvolumet. Tabellen nedenfor viser det nødvendige antallet lisenser. Vær oppmerksom på at forskjellige brukertyper er spesifisert separat. Hvis en lisenstype dekker flere bruksområder, f.eks. hvis regnskapsførere automatisk får tilgang også til FPA, vennligst spesifiser dette i svaret.
Antall brukere | |
Regnskapsfører | 5-10 |
Brukere med lesetilgang | 10-15 |
Lønn | 2-5 |
Reise og utlegg | 2-5 |
Som beskrevet bruker Vegfinans to ERP-finanssystemer. UBW brukes for å håndtere bompasseringer, mens Visma Business brukes til regnskap. Tabellen nedenfor presenterer et estimat av årlige innkommende og utgående betalinger og utgående elektroniske og papirfakturaer fra UBW og Visma Business. Tallene er estimater, og ikke forpliktende for fremtidig bruk av en løsning.
UBW | Visma Business | |
Innkommende betalinger | 2 500 000 | 4 000 |
Utgående betalinger | 50 000 | 4 000 |
Inngående elektroniske fakturaer | 3 000 | |
Inngående PDF-fakturaer | 700 | |
Inngående papirfakturaer | ||
Utgående elektroniske fakturaer | 2 100 000 | 300 |
Utgående PDF-fakturaer | ||
Utgående papirfakturaer | 400 000 | 10 |
Kunden inntar følgende opsjoner som vil kunne bli benyttet i avtaleperioden.
5.1. Fakturering av bompasseringer
Den største andelen av inntektene til Vegfinans kommer gjennom bompasseringer. Alle bompasseringer registreres i Autopass IP og faktureres i dag fra UBW.
All informasjon om passeringer registreres i Autopass IP. All kundeinformasjon kommer fra Autosys. Passeringene kan deles inn fullprisfakturering (norske kjøretøy uten bombrikke), avtalefakturering (kjøretøy med bombrikke) og utenlandsfakturering (utenlandske kjøretøy uten bombrikke).
Inntektene fra bompasseringer hører hjemme i bomselskapene. Per i dag har Vegfinans ca. 1.000.000 kunder, og sender ut samlefakturaer for alle fullprispasseringer per kjøretøy hver måned, dette utgjør ca. 300.000 fakturer hver måned. Det jobber til daglig to ansatte med fakturering, og med stort volum av kunder og fakturer, er det viktig at alle prosesser rundt dette er så automatisert som mulig. Det er også viktig med gode
kontrollfunksjoner for å fange opp avvik eller prosesser som feiler.
Kjøretøy uten bombrikke og som passerer Vegfinans sine bomstasjoner, faktureres av Vegfinans. Inntektene hører til det bomselskapet/datterselskapet som eier bomstasjonen hvor passeringen har skjedd. Vegfinans AS (mor) fakturerer sluttkunden med en samlefaktura per kjøretøy for alle passeringer som er skjedd i løpet av en måned på tvers av alle bomstasjonene og bompengeselskapene. Kundesenteret til Vegfinans håndterer alle henvendelser knyttet til fullprisfakturering. For å fordele henvendelsene jevnt gjennom hele måneden skjer fullprisfakturering en gang per uke. Pr nå gjøres dette ved å dele kundemassen opp i fire, hvor hver kunde kun faktureres en gang per måned. Ved feil på faktura kan deler av fakturaen krediteres. Fakturaen
følger standard innfordringsløp med inkassovarsel med gebyr og videre oversendelse til inkassoselskap ved manglende betaling. Utforming og krav til innhold i fakturaen følger standard krav til salgsordre (fakturadato, forfall, detaljer per passering, etc.). Vegfinans sin kundereskontro er integrert mot inkassoselskapet og oppdateres daglig (betalinger, tapsføringer og krediteringer).
Etter at kundefaktura er betalt så skal innbetalingen fordeles til datterselskapene basert på den delen av fakturaen som de har krav på. Dette må skje minimum en gang per måned. Dagens løsning fordeler kun fakturaer som er fult ut innbetalt. Det er et ønske om at delbetalte fakturaer skal fordeles fortløpende, og ikke avvente til fakturaen er fult ut innbetalt.
Det hender at kunder betaler inn for mye eller lite, og denne over- eller underbetalingen må håndteres automatisk av systemet. Slik at det legges til rette for en ryddig og lettlest reskontro.
Kjøretøy som har bombrikke, og som passerer i en bomstasjon som hører til Vegfinans (operatør), faktureres av bombrikkeselskapet (utsteder). Både utsteder og Vegfinans mottar informasjon om passeringer fra Autopass IP, hvor utsteder bruker denne informasjonen for å fakturere sluttkunden. På lik linje som med fullprisfaktureringen hører inntektene hjemme i bompengeselskapet.
Det er i dag ca. 20 utstedere fordelt mellom inn- og utland. Fakturering til utsteder skjer månedlig fra bompengeselskapene/ datterselskapene til de forskjellige utstederne, for forrige måneds passeringer. Utforming og krav til fakturaen skal følge kravene i Norsk regnskapslov, men også fastsatte krav på tvers av alle bompengeselskapene i Norge (fakturadato,
forfall, aggregert passeringer pr dag, KID, valuta NOK). Ved feil må det være en mulighet for at fakturaen kan hel eller del krediteres og faktureres på nytt til utsteder med riktig innhold.
Bilde 5.1 Eksempel på spesifikasjon på en avregning til utsteder
Utenlandskregistrerte kjøretøy uten bombrikke som passerer en av Vegfinans (operatør) sine bomstasjoner, faktureres av en utenlandsk innkrever. De enkelte bompenge- /datterselskapene sender samlefaktura til den utenlandske innkreveren. Innkrever mottar ikke passeringsinformasjon gjennom Autopass IP på lik linje som utstedere, men får pr i dag informasjon fra Vegfinans gjennom et API.
Utforming og krav til fakturaen skal følge kravene i Norsk regnskapslov, men også fastsatt krav på tvers av alle bompengeselskapene i Norge (fakturadato, forfall, KID, aggregert passeringer pr måned, valuta NOK).
Innbetaling til bompenge- /datterselskapene skjer gjennom standard innkrevingsprosess direkte til bompengeselskapet, men innkrever er ikke med i ordinært innfordringsløp. Per i dag operer Vegfinans kun med valuta NOK. På sikt kan det blir aktuelt å benytte seg av andre typer valuta.
Fremtidig løsning
Vegfinans ser på ny løsning for fakturering av bompenger og det er ønskelig å kunne benytte ERP systemet for denne typen fakturering. I fremtidig løsning vil økonomisystemet integreres med ny data HUB. Vegfinans vil etablerer en løsning som kun vil formidle nødvendig informasjon for daglig bokføring og nødvendig data for fakturering til ERP systemet. Dette inkluder kundeinformasjon, fakturalinjer og beløp. Data HUB vil tilpasses økonomisystemets integrasjonsmuligheter, og det er ønskelig at Leverandøren benytter mest mulig standard funksjonalitet i systemet for en løsning på dette. Integrasjon mot fagsystemene som Statens vegvesen benytter håndteres av Data HUB og behøver ikke hensyntas i ERP systemet.
Bilde 5.1 Forslag til ny dataflyt for bompasseringer
For opsjoner i denne seksjonen 5.2 har Kunden kun en overordnet beskrivelse og disse opsjonene vil bli benyttet gjennom fremtidige endringsordre der ytterligere detaljer fremkommer. Opsjonene i denne seksjonen 5.2 vil ikke bli evaluert.
Vegfinans har noen interne prosjekter og skal etter hvert starte opp rådgivningsfirma som utfører prosjekter ut mot kunde. I alle prosjektene oppstår det timer med en internkost og andre kostnader. I rådgivningsprosjektene vil det også oppstå inntekter knyttet til prosjektet, enten via fastpris eller timespris. Vegfinans bruker i dag Tidsbanken for timeregistrering. Det kan også være utsyr som leies ut i forbindelse med eksterne prosjekter, og noen interne prosjekter skal aktiveres og avskrives.
Vegfinans AS har i dag 18 ansatte med fastlønn og overtid. Timer og overtid føres i Tidsbanken, og overtid skal flyte over til lønnssystemet for utbetaling. De ansatte har tidvis utlegg som de skal kompenseres for. Det gjelder stort sett kjøregodtgjørelse, overtidsmat, elektroniske tjenester og noen reiseregninger. I fremtiden er det mulig at det ansettes personer som delvis er ansatt i Vegfinans AS og delvis i rådgivningsselskapet.
Xxxxxxxxx betaler også ut styrehonorar fra finansieringsselskapene og noen av bompengeselskapene.
Vegfinans har et eget asset management system, Atlassian Jira Service Management - Asset & Configuration management, med oppfølging av anleggene, utstyr og vedlikehold. På nåværende tidspunkt er dette systemet ikke integrert mot regnskapssystemet. Det er ønskelig at fremtidig løsning legger til rette for integrasjon mot et asset management system eller at dette eksisterer som en egen modul i systemet.
Det vil være regnskapsavdelingen som følger opp anleggsregisteret, mens driftsavdelingen følger opp asset managment systemet. Det vil være viktig at anleggsregisteret og asset management systemet stemmer overens, samtidig som det må være kontrollfunksjoner for hvilke endringer driftsavdelingen kan gjøre som har regnskapsmessige konsekvenser.
Beskrivelse av eksisterende treasuryløsning ligger i kapittel 2 under Bank.
Kunden kan i avtaleperioden benytte seg av Leverandøren sin tjenestekatalog. Tjenestekatalogen legges inn i bilag 7, ref. avtalens punkt 3.2.