Konkurransegrunnlag
Konkurransegrunnlag
25.05.2022
Oppdragsgivervirksomhet Lillestrøm Kommune Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx | Anskaffelse Kjøp av digital løsning for kjøretøyadministrasjon og elektronisk kjørebok Lillestrøm-22/079 Publisert 25.05.2022 16:19 Tilbudsfrist: 02.06.2022 12:00 |
Symbolforklaring
Teksten er med i kunngjøringen | Teksten inngår i kvalifiseringen |
Teksten vil være med i avtalen | Teksten vil bli publisert i avtalekatalogen |
Teksten/spørsmålet inneholder krav som må oppfylles | Teksten/spørsmålet inneholder ESPD-krav |
Spørsmålet er vektet og inngår i evalueringen | Spørsmålet er vektet og inngår i evalueringen |
Spørsmålet er stilt kun til informasjon | Spørsmålet besvares av oppdragsgiveren |
Spørsmålet er markert for spesiell oppfølging |
1. Konkurransegrunnlag
1.1 Generelt om anskaffelsen
1.1.1 Oppdragsgiver
Lillestrøm kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling på Kjøp av digital løsning for kjøretøyadministrasjon og elektronisk kjørebok
For ytterligere informasjon om Lillestrøm kommune: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/
Administrativ kontaktperson for anskaffelsen er Xxxx Xxxxxxx Xxxxxx og det skal ikke være kontakt med andre ansatte hos oppdragsgiver om denne anskaffelsen.
1.1.2 Estimert omfang
Estimert verdi over fire år er 2500000. Opsjoner er medregnet i dette estimatet. Volumangivelser er kun retningsgivende og forplikter ikke oppdragsgiver.
1.1.3 Avtalens overordnede målbilde
Prosjektets kortsiktige mål og anskaffelsens hovedmål er å få kontroll over egen bilpark og enklere og mer effektiv bilbruk for sluttbrukerne, inkludert elektronisk kjørebok. Det langsiktige målet for Lillestrøm kommune er en mer bærekraftig og klimavennlig drift og forvaltning av bilparken, blant annet ved hjelp av flåtestyring og bildeling.
1.1.4 Anskaffelsens formål
Se bilag til SSA_L for beskrivelse av anskaffelsens formål, krav og behov.
1.1.5 Dagens situasjon
Organisering
Seksjon Internservice og forvaltning i eiendomsavdelingen har det overordnede ansvaret for oversikt og forvaltning av kommunens bilpark (person- og varebiler), sykkelpark og elsykkelpark.
Internservice foretar avrop på kommunens rammeavtaler. Videre drifter Internservice kommunens to bilpooler, og har ansvar for omregistrering og dialog med forsikrings- og leasingselskap, samt å innføre nullutslippskjøretøy. Budsjettansvar for investering og bilhold ligger hos de ulike kommunalområdene. Internservice og forvaltning bistår kommunalområdene med kjøp, leasing, service, dekkskift, periodisk kjøretøykontroll, bilhold, drivstoffkort, bombrikker osv.
Tjenesteområde Miljøteknikk ved Avdeling Utedrift har forvaltningsansvar for maskinpark og større kjøretøy.
Innkjøpsseksjonen bistår Internservice og de ulike tjenesteområdene med oppfølgingen av avtalen.
Håndtering
De ansvarlige enhetene benytter i dag excel for å holde oversikt, og kommuniserer hovedsakelig via e-post. Sluttbrukerne registrerer kjøretid, kilometerstand og annet i papirbaserte kjørelister i den enkelte bil. unntak gjelder for tidligere Sørum kommune, og hvor CarAdmin benyttes.
Antall og typer kjøretøy
Total bilpark (person- og varebiler) per mars 2022 er 423 biler, hvorav 61,2% nullutslippskjøretøy
Bensin/diesel | El-biler | Hydrogen | |
Antall personbiler | 57 | 200 | 2 |
Antall varebiler | 89 | 56 | 1 |
Antall pick-up | 8 | 0 | 0 |
Antall 9- setere/minibuss | 10 | 0 | 0 |
I tillegg kommer 101 biler, maskiner og andre tyngre kjøretøy hos avdeling Utedrift:
• 7 el. biler
• 17 lastebiler
• 37 varebiler
• 2 personbiler
• 30 maskiner
• 6 gravemaskiner
• 20 tilhengere
Brukere av kommunens kjøretøy
Det er ca. 1300 sluttbrukere totalt, fordelt på følgende kommunalområder:
• Hjemmetjenesten - 680
• Psykiatri og rus - 50
• Barnevernet - 150
• Utedrift/miljøteknikk - 130
• Bilpool Enga - 35
• Bilpool Rådhuset – 200
• NAV – 6
• Eiendom - 40
1.1.6 Avtaleperiode
Avtalen trer i kraft den dato den er undertegnet av partene. Avtalen gjelder i 3 (tre) år regnet fra leveringsdag. Avtalen fornyes deretter automatisk for 1 (ett) år om gangen med mindre den sies opp av Oppdragsgiver med 3 (tre) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Leverandøren kan si opp avtalen med 12 (tolv) måneders varsel før fornyelsestidspunktet. Se generelle avtalebestemmelser punkt 5.1 om varighet.
1.1.7 Antall leverandører
Oppdragsgiver vil inngå avtale med en (1) leverandør.
1.1.8 Kunngjøring
Konkurransen er tidligere kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen. Konkurransen ble avlyst, og det er anledning til å gjennomføre prosedyre med forhandling, og hvor kun de avviste tilbyderne har anledning til å levere tilbud.
1.1.9 Kontraktstype
Avtaleforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale for standardiserte skyløsninger (SSA-L), supplert med de bestemmelser som fremkommer av konkurransegrunnlagets bilag.
For varekjøp som omfattes av avtaleforholdet kommer lov om kjøp av 13. mai 1988 nr. 27, kjøpsloven (kjl.) til anvendelse, så langt det ikke avtales avvikende bestemmelser i kontrakten.
Merk at Bilag 3 Operative føringer for IKT i Lillestrøm kommune ikke skal besvares. Aktuelle krav og ønsker er innarbeidet i Bilag 2 og kommunens kravmatrise.
1.1.10 Fremdriftsplan
Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen med forbehold om eventuelle endringer. Tilbudsfrist: 02.06.2022 12:00
Meddelelse om valg av leverandør: 12.08.2022 Kontraktsinngåelse: Snarest etter utløp av karensfrist Vedståelsesfrist: 26.10.2022
1.2 Regler for gjennomføring av konkurransen
1.2.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17.06. 2016 nr. 73 og forskrift om offentlige anskaffelser av 12.08.2016 nr. 974, del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling.
Kun inviterte leverandører kan gi tilbud.
Selv om det i denne konkurransen er tillatt å forhandle, oppfordrer likevel oppdragsgiver til at leverandører inngir sitt beste tilbud ved tilbudsfrist.
1.2.2 Språk
Tilbudet, med underliggende dokumentasjon, skal være utformet på norsk.
1.2.3 Tilbud på deler av konkurransen
Det er ikke anledning til å inngi tilbud på deler av konkurransen.
1.2.4 Alternative tilbud og parallelle tilbud
Alternative tilbud aksepteres ikke.
Oppdragsgiver aksepterer ikke parallelle tilbud i denne konkurransen.
1.2.5 Tilleggsopplysninger
Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger skal sendes via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy.
Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget eller vedleggene, bes det om at dette straks formidles via oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy.
Tekniske spørsmål
Spørsmål vedrørende den tekniske løsningen i Tendsign, rettes til Tendsign support.
1.2.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget
Opplysninger om eventuelle rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy.
1.2.7 Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren eller tilbudet
Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at regelverket inneholder bestemmelser om enkelte forhold som skal/kan føre til avvisning, jf. forskrift om offentlige anskaffelser.
Denne konkurransen inneholder visse absolutte minimumskrav. Avvik fra minimumskrav vil som hovedregel medføre avvisning. Avvisning av tilbud håndteres i henhold til FOA og rettspraksis forbundet med denne. Dersom tilbyder tar forbehold mot punkter i denne konkurranse skal disse beskrives i punkt 1.3.3 nedenfor.
1.2.8 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse
Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved situasjoner med ingen eller ett tilbud i konkurransen, bortfall av planlagt
finansiering, overskridelse av budsjett eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å forkaste samtlige tilbud.
1.3 Krav til tilbudet
Tilbud skal leveres i oppdragsgivers konkurransegjennomføringsverktøy innen tilbudsfristen. Det ønskes ikke nedpakkede (zippede) dokumenter.
Alle spørsmål i konkurransen må besvares og alle etterspurte vedlegg legges ved. Xxxxxxxxxxxxx ønsker at tilbyder vedlegger dokumenter i samme dokumenttype som oppdragsgiver har kunngjort.
NB: Det er viktig å laste opp dokumentene i god tid før fristen.
1.3.1 Sladdet versjon av tilbudet
Tilbyder skal utarbeide en sladdet versjon av tilbudet (alle dokumenter inklusive alle utfylte bilag). Sladdet tilbud skal i sin helhet skannes som ett og samme dokument.
Den sladdede versjonen vil bli benyttet ved eventuelle innsynsbegjæringer i konkurransen. Se for øvrig vedlegg 7, veiledning til sladding.
Anskaffelse
Sladdet versjon av tilbudet i sin helhet
Vedlagt fil
Leverandørkommentar tillatt
1.3.2 Avvik og forbehold
Dersom tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med tilbyder. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
Det skal besvares nedenfor, med "Ja" eller "Nei" på spørsmålet om hvorvidt tilbudet inneholder forbehold eller ikke. Eventuelle forbehold og avvik skal også sammenstilles i en oversikt
nedenfor. Denne skal referere til hvilke punkt det tas forbehold mot, i dokumentene. Forbeholdene skal også gjentas i besvarelsen av det enkelte krav.
Dersom tilbyder har behov for ytterligere plass skal det vedlegges et dokument som viser forbeholdene.
Anskaffelse
a. Inneholder tilbudet forbehold?
Ja/Nei
Leverandørkommentar tillatt
Anskaffelse
b. Vedlegg som beskriver eventuelle avvik/forbehold på en utfyllende måte
Vedlagt fil
1.3.3 Vedståelsesfrist
Tilbyderen skal vedstå seg sitt tilbud til 26.10.2022
1.4 Kvalifikasjonskrav og ESPD-skjema
Som en del av dette konkurransegrunnlag følger ESPD-skjema som tilbyder må fylle ut. Dette inneholder en rekke krav som må besvares. I tillegg er det i skjemaet, og nedenfor, angitt kvalifikasjonskrav til denne konkurransen.
Videre angis det hvordan tilbyder skal dokumentere kvalifikasjonskravet, når dette blir etterspurt. Oppdragsgiver kan, på et hvert tidspunkt i konkurransen, innhente denne dokumentasjon.
ESPD-skjema er en egenerklæring fra leverandøren på at det ikke foreligger noen avvisningsgrunner og at kvalifikasjonskravene som er stilt i konkurransen er oppfylt.
1.4.1 Erklæring og dokumentasjon fra underleverandører
Leverandøren kan om nødvendig støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle de krav til økonomisk og finansiell kapasitet eller teknisk og faglige kvalifikasjoner, som er angitt nedenfor.
Teknisk og faglige kvalifikasjoner
Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til teknisk og faglige kvalifikasjoner må:
1. Underleverandørens kvalifikasjoner, skal på oppdragsgivers forespørsel, dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen nedenfor, herunder utfylt ESPD-skjema for underleverandør.
2. Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 5) fra hver av de aktuelle underleverandører.
Økonomiske og finansielle stilling
Dersom leverandøren ønsker å støtte seg på underleverandører for å oppfylle kravene til økonomisk og finansiell stilling må:
1. Underleverandørens kvalifikasjoner, skal på oppdragsgivers forespørsel, dokumenteres i tråd med dokumentasjonskravene angitt i tabellen nedenfor, herunder utfylt ESPD-skjema for underleverandør.
2. Tilbudet vedlegges en underskrevet erklæring (se vedlegg 6) fra hver av de aktuelle underleverandører.
Kvalifikasjonsk...
Benyttes det underleverandør i oppfyllelsen av kvalifikasjonskravene?
Ja/Nei
1.4.2 Skatt- og mva-attester
Krav: Xxxxxxxx skal ha oppfylt sine skatte- og avgiftsforpliktelser.
Dokumentasjon: Xxxxxxxx skal, på oppdragsgivers forespørsel, dokumentere dette ved å fremlegge skatteattest som ikke er eldre enn 6 måneder sett i forhold til konkurransens tilbudsfrist.
Kvalifikasjonsk...
Ja/Nei
Ja/Nei. Ja kreves
1.4.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling
Krav: Leverandør skal være lovlig etablert og være registrert i et foretaksregister eller et handelsregister i medlemsstaten som leverandøren er etablert i.
Dokumentasjon: Tilbyder skal, på oppdragsgivers forespørsel, dokumentere dette ved å fremlegge dokumentasjon som viser at leverandøren er registrert i faglige register, handelsregister eller annet foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert, for eksempel Foretaksregisteret i Brønnøysund.
Kvalifikasjonsk...
Ja/Nei
Ja/Nei. Ja kreves
1.4.4 Økonomisk og finansiell kapasitet
Krav: Tilbyder skal ha den finansielle og økonomiske kapasitet som oppdraget krever./
Dokumentasjon: Xxxxxxxx skal, på oppdragsgivers forespørsel, dokumentere dette ved å fremlegge utdrag fra foretakets årsregnskap for 2020 og revisors revisjonsberetning. Dersom dette ikke er ferdigstilt skal det vedlegges foretakets årsregnskap for 2020 og revisors revisjonsberetning.
Ved vurderingen av leverandørens finansielle og økonomiske stilling innhenter oppdragsgiver selv kredittvurdering fra Dun & Bradstreet Norge AS.
Kvalifikasjonsk...
Ja/Nei
Ja/Nei. Ja kreves
Leverandørkommentar tillatt
1.4.5 Tildelingskriterier
Konkurransen skal avgjøres basert på hvilket tilbud som har beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet, basert på følgende kriterier:
Tildelingskriterier | Vekt | Dokumentasjonskrav | Vurderingsmomenter |
Pris | 30 % | Tilbudt pris iht. vedlegg 1 til Bilag 6 Priser og prisbetingelser | Total pris inkl. opsjoner |
Brukervennlighet, forenkling og teknisk løsning | 50 % | Besvarelse av Bilag 2 kravspesifikasjon | Se punkt 1.4.8 nedenfor. |
Implementering, opplæring og support | 20 % | Besvarelse av Bilag 3 Plan for etableringsfasen, samt Bilag 2 punkt 5.13 | Se punkt 1.4.8 nedenfor. |
Eventuelle vedlegg som ikke er etterspurt, vil ikke bli vektlagt i evalueringen av tilbudene.
Dersom oppdragsgiver har angitt en maksimal sidebegrensning i besvarelse av et eller flere tildelingskriterier, skal dette overholdes. Dersom tilbyder inngir en besvarelse som ikke overholder minimumskravet vil oppdragsgiver kun evaluere iht. sidebegrensningen.
1.4.5.1 Tildelingskriteriet pris
Laveste totalpris vil gi maksimal poengsum (30 poeng). Øvrige tilbydere vil gis poeng i henhold til følgende formel:
Laveste tilbudt totalpris / Tilbudt totalpris x 30 = poengsum pris
1.4.5.2 Tildelingskriteriet "Brukervennlighet, forenkling og teknisk løsning"
I evalueringen vurderes tilbyders besvarelse av følgende punkter i Bilag 2:
Punkt 1.3 til 1.15: Her evalueres i hovedsak hvor sømløs og fleksibel/skalerbar løsninger, samt hvilke tekniske løsninger og muligheter dette gir for oppdragsgiver.
Punkt 2.1 - 2.3: Her evalueres brukervennlighet, herunder hvor intuitiv er løsningen, antall tastetrykk, redaksjonelt uttrykk, samt hvilke rapporter løsningen gir ut og som kan bidra med å nå kommunens mål, slik disse er skissert i konkurransen.
Punkt 3.2 - 3.8: Her evalueres i særlig grad sikkerhet i tilbudt løsning, tekniske løsninger og mulighet for integrasjon mot sikker oppbevaring av nøkler og eller brukergrensesnittet på funksjonene. I punkt
3.8 hvilke muligheter som ligger i løsningen som er egnet til å påvirke kjøreatferd. Dersom tilbyder kan vise til dokumentert positiv effekt, vil dette bli særlig vektlagt.
Punkt 5.4 - 5.5 og 5.17- 5.18: Her evalueres tekniske løsninger og funksjonalitet. Til punkt 5.4 vektlegges i hvilken grad løsningen legger til rette for deling og gjenbruk av data.
Evaluering av opsjoner
Punkt 7.2 - 7.4 er opsjoner og vil bli vektlagt forholdsmessig mindre enn øvrige evalueringspunkter.
Tekniske funksjonaliteter vil bli vektlagt.
Følgende punkter vil bli tillagt særlig vekt i evalueringen:
• Punkt 2.3, punkt 3.2 - 3.6, punkt 5.4 og punkt 5.18.
Evaluering av brukervennlighet/brukergrensesnitt
Brukervennlighet/brukergrensesnitt evalueres på bakgrunn av tilbyders besvarelse og via testbruker.
Dersom tilbyder ikke kan tilby testbruker, må beskrivelsen av de kravpunkter der brukervennlighet eller brukergrensesnitt skal evalueres, følges av skjermdumper som viser de ulike trinn i prosessen. Tilsvarende gjelder for evaluering av opsjoner, jf.punkt 7.2 -7.4.
Det vil bli gitt inntil 50 poeng til den enkelte tilbyder for dette tildelingskriteriet.
1.4.5.3 Tildelingskriteriet "Implementering, opplæring og support"
Evalueres på bakgrunn av tilbyders besvarelse av Bilag 2 Punkt 5.13 og tilbyders besvarelse av SSA-L Bilag 3.
Det vil bli gitt inntil 20 poeng til den enkelte tilbyder for dette tildelingskriteriet.
1.5 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling
Tilbydere som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding vedrørende hvilken leverandør oppdragsgiver vil inngå kontrakt med, begrunnelse for valget, samt lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse.