TIPSHEFTE FOR NORSKE NASJONALE EKSPERTER I DEN EUROPEISKE UNION
TIPSHEFTE
FOR NORSKE NASJONALE EKSPERTER I DEN EUROPEISKE UNION
Oppdatert september 2020
Innhold
1.3 Særavtalen om tillegg og godtgjørelser i utenrikstjenesten 7
1.6 NAV og folketrygd under utenlandsopphold 8
1.11 Kontakt med hjemmemiljøet 10
1.12 Offisielle dokumenter og attester 10
1.14 Nyttig å ha lest på forhånd 11
3.2 Oppholdstillatelse – belgisk ID 14
3.3 CLENAD: Interesseorganisasjonen for nasjonale eksperter 15
3.4 Signaturbekreftelse og andre notarialforretninger 16
4.3 Hjemkallelse for konsultasjoner 18
4.5 Forlengelse av kontrakten 18
5.5 Dekning av boutgifter og beskatning av fri bolig 23
5.6 Kommisjonen hjelper deg! 23
7.2 Caisse de maladie des ouvriers 28
7.4 Ønske om operasjon på norsk sykehus - prosedyre 29
8.4 Omregistrering ved import 31
8.5 Kjøp og registrering av bil i Belgia 31
8.6 Om å ta med bruktbil til Norge 32
8.7 Lavutslippssone i Brussel 32
9. NYTTIGE INFORMASJONSKILDER OG KONTAKTPUNKTER 33
INNLEDNING
Dette tipsheftet er primært rettet mot norske nasjonale eksperter med 2-4 års virke i Kommisjonen eller annen EU-institusjon foran seg. Hensikten er å møte det mest akutte informasjonsbehovet før utreise, de første dagene, gi informasjon om det å arbeide i EU, samt lette planlegging av hjemreisen. I tillegg er enkelte andre nyttige temaer forklart særskilt.
Tipsheftet er kortfattet og forhåpentligvis oversiktlig. Detaljerte veiledninger finnes i andre informasjonskilder som det pekes til. Formålet med tipsheftet er å gi en oversikt over
«problemkomplekset» og å vise hvor man kan finne utfyllende informasjon.
Til forskjell fra tjenestemenn i Kommisjonen og norske utsendinger til delegasjonen, NATO og EFTA, som kan nyte godt av et apparat som tar seg av praktiske problemer som man måtte møte, faller de nasjonale ekspertene mellom to stoler, og må selv finne ut av de ymse byråkratiske mysterier og utfordringer. Dette tipsheftet er utarbeidet på bakgrunn av erfaringer og informasjon fra tidligere og nåværende norske nasjonale eksperter, og vil forhåpentlig hjelpe deg på vei.
Dette er en revidert utgave av et tipshefte opprinnelig utarbeidet av dine forgjengere. CLENAD Norge, som er interesseorganisasjonen for norske nasjonale eksperter i EU- kommisjonen, har påtatt seg ansvaret for oppdateringer og vil sammen med EFTA sekretariatet og EU-delegasjonen sørge for at tipsheftet blir sendt til nye nasjonale eksperter før disse flytter til Brussel.
Tipsheftet er ingen fasit. Den bygger på tidligere nasjonale eksperters erfaringer, og det kan ha forekommet endringer som ikke har blitt ”plukket opp” eller oppdaget av de som har revidert heftet. Til tross for at det er felles retningslinjer (som er rådgivende fra UD) for hvordan departementene opptrer i forhold til sine nasjonale eksperter, så finnes det fremdeles ulik praksis avhengig av norsk arbeidsgiver. Vi må derfor ta forbehold om at det kan forekomme utdatert informasjon eller ukorrekte opplysninger, og leseren må selv ta ansvar for å sjekke korrektheten av innholdet. For at tipsheftet til enhver tid skal være så oppdatert som mulig, er CLENAD Norge avhengig av at du som nå leser dette bidrar med dine erfaringer og tips! Vennligst send disse inn til styret i CLENAD Norge via EU- delegasjonen:
xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxx/xxxxxxxxx- eksperter.html?id=528039
Brussel, september 2020 Styret i CLENAD Norge
1. FØR AVREISE FRA NORGE
Dette kapittelet gir tips om nødvendige formaliteter og forberedelser som det kan være nyttig å gjøre før avreise til ditt nye tjenestested.
1.1 Arbeidsavtale
I følge Arbeidsmiljøloven § 14-7: Utenlandsstasjonert arbeidstaker, skal skriftlig arbeidsavtale inngås før avreise. Dette skaper forutsigbarhet og bidrar til å redusere forskjellene mellom departementene i hvordan de behandler sine utsendte. I tillegg til informasjon som nevnt i AML § 14.6 skal en arbeidsavtale blant annet inneholde følgende:
a) | varigheten av arbeidet som skal utføres i utlandet |
b) | valutaen vederlaget skal utbetales i |
c) | eventuell kontant- og naturalytelse som er knyttet til utenlandsarbeidet |
d) | eventuelt vilkårene for arbeidstakerens hjemreise |
Informasjon i pkt b, c og d kan gis i form av en henvisning til lover, forskrifter og/eller tariffavtaler som regulerer disse forholdene. I tillegg bør avtalen si noe om muligheten for å bryte kontrakten/returnere i avtale-/permisjonsperioden, dersom uforutsette ting skulle skje.
"Kontant- og naturalytelser" kan for eksempel være ytelser etter Særavtalen1, helseforsikring, flytteutgifter, fri bolig, dekking av internett/telefon etc. Dersom arbeidsgiver ønsker å gjøre unntak fra deler av Særavtalen må dette reguleres konkret i arbeidsavtalen. Se kap. 1.3.
Ferie og arbeidstid i avtaleperioden reguleres av EU, mens overføring av evt. restferie og utbetaling av feriepenger tilligger norsk arbeidsgiver. Detaljer om dette bør inngå i arbeidsavtalen. Har du for eksempel ferie til gode når du starter i Kommisjonen, bør dette nevnes i arbeidsavtalen slik at du kan ta vare på denne til du flytter hjem.
Unngå muntlige lovnader om hvilke tillegg og goder du vil motta, alt dette bør reguleres skriftlig i arbeidsavtalen. For mer informasjon: xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxx/xx-00000000- 062.html
1.2 Lønn og tillegg
Lønn som nasjonal ekspert er et forhandlingsspørsmål. Det er også innplassering i Særavtalen for den enkelte nasjonale ekspert (normalt enten som for ambassadesekretær eller ambassaderåd). Utsendende departement avgjør imidlertid stadig oftere lønn og innplassering i Særavtalen allerede i utlysningsteksten. Eksperter «sekondert» fra andre offentlige institusjoner beholder vanligvis den lønnsplasseringen de har hjemme.
Mens man tjenestegjør som nasjonal ekspert skal man inngå i lokale lønnsforhandlinger. Hovedtariffavtalen (HTA) 2012 Paragraf 2.3.3 sier at Arbeidstakere som har permisjon med lønn omfattes også av forhandlingene, og skal vurderes lønnsmessig. Man skal således følge den generelle lønnsutviklingen i virksomheten og være sikret den samme muligheten for lønnsutvikling som kollegaene hjemme, selv om man er i permisjon. Etter dagens regler vil det være i strid med avtalen å se bort fra et lønnskrav fra arbeidstaker fordi arbeidstaker er eller har vært i lønnet permisjon. Vi ser imidlertid i praksis at mange nasjonale eksperter blir glemt under lokale forhandlinger. Det er derfor viktig å følge med selv, og gjerne ha kontakt med relevant fagforening i ditt departement/etat.
1.3 Særavtalen om tillegg og godtgjørelser i utenrikstjenesten
I tråd med retningslinjer fra UD skal de utsendene myndighetene i utgangspunktet følge UDs rutiner for utsendelse. UDs utsendte tilgodeses, i tillegg til vanlig lønn, med ytelser og tillegg etter «Særavtale om tillegg, ytelser og godtgjørelser i Utenrikstjenesten». Særavtalen er fremforhandlet mellom UD og fagforeningene Akademikerne, Norsk Tjenestemannsalg og Parat, og oppdateres hvert annet år.
De fleste lands nasjonale eksperter mottar diett fra Kommisjonen. For de norske bilaterale ekspertene som mottar dette, blir ytelsene fra Norge redusert tilsvarende. For de norske ekspertene som er rekruttert via EFTA er det praksis at ytelsene (utetillegg mv.) skal være de samme som listes i “Særavtalen”. Dersom utsendende instans ønsker å gjøre unntak fra deler av Særavtalen, bør dette nevnes spesifikt i arbeidskontrakten.
1.4 Folkeregisteret
Du må i følge lov om folkeregistrering (folkeregisterloven) § 8, xxxx://xxx.xxxxxxx.xx/xxx/xx-00000000-000.xxxx, melde flytting når du skal oppholde deg i utlandet i mer enn seks måneder. Skatteetaten avgjør om du skal registreres som utvandret i folkeregisteret eller ikke.
Fyll ut skjemaet xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxx/xxxxxx/xx-0000x.xxx og send det til skattekontoret, tidligst 14 dager før du reiser. Du får et brev når flyttemeldingen er behandlet. Brevet sendes til den nye adressen din i utlandet. For mer informasjon: xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xx/Xxxxxxxx/Xxxxxxx-xx-xxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx/
Et par avgjørende forskjeller på om man er utvandret fra Norge eller ikke er f.eks. når det gjelder gyldigheten på forsikringer og det å benytte belgisk-registrert bil i Norge på ferie. Dersom du har fast bostedsadresse i Norge kan det være at forsikringer gjelder (dette må kontrolleres nøye da noen vilkår avhenger av hvor lenge du fysisk er ute av landet), men du har ikke muligheten til å kjøre belgisk-registrert bil i Norge. Tollmyndighetene skiller skarpt mellom Fast bosatt i utlandet og Fast bosatt i Norge og anser dette som privatimport av bil fra utlandet og kan avkreve moms og bilavgifter dersom du blir stoppet i kontroll.
Som nasjonal ekspert utsendt fra et norsk departement mister du ingen rettigheter eller goder som nordmann om skatteetaten «flytter» deg ut av Norge. Du beholder stemmeretten i den kommunen du flyttet fra i inntil 10 år. Etter 10 år må du søke. Siden du får lønn fra norske myndigheter opprettholder du, som tjenestemann, medlemskap i den norske Folketrygden, etter søknad, se NAV og folketrygd under utenlandsopphold under punkt 1.6. Skatteavtalen mellom Norge og Belgia gjør også at dobbeltbeskatning ikke skal forekomme uansett hvordan du er registrert i Folkeregisteret, - så lenge man tilfredsstiller myndighetenes behov for informasjon i begge land.
For mer informasjon: xxx.xxxxx.xx Der kan du også logge deg inn med Bank ID og se adressen, fastlegen og bilene som er registrert på deg.
1.5 Adresseendring
1.6 NAV og folketrygd under utenlandsopphold
EØS-borgere som arbeider i et annet EØS-land skal, i henhold til trygdereglene, som hovedregel være medlem i arbeidslandets trygdeordning, dvs. i det landet arbeidet utføres. Trygdeavgifter skal dermed betales i dette landet. Nasjonale eksperter, UD- og Forsvars- ansatte, som tjenestegjør i EØS-land for den norske stat, skal imidlertid fortsatt dekkes av trygdesystemet i det land de kommer fra, da offentlige tjenestemenn som er i arbeid i et annet EØS-land, er omfattet av lovgivningen i det landet de arbeider for, jfr. Rfo 883/2004 Art. 11 nr. 2 bokstav b. Bestemmelsen omfatter foruten tjenestemenn ved diplomatiske stasjoner og konsulater, også andre tjenestemenn under oppdrag i utlandet. Ved anvendelsen av norsk lovgivning innebærer bestemmelsen ikke noen endring i forhold til gjeldende rett. Dette forutsetter at de lønnes fra Norge.
Også medfølgende forsørgede familiemedlemmer2 (EØS-borgere) til norske nasjonale eksperter vil beholde sitt medlemskap i folketrygden, på lik linje med familiemedlemmer til
2 Familiemedlemmer er definert i Lov om Folketrygden § 1.5 Sivilstand og § 1.6 Barn
ansatte i utenrikstjenesten. Det anbefales å fylle ut skjema "Søknad om medlemskap i folketrygden" for alle familiemedlemmene, for å få en bekreftelse på medlemskapet i folketrygden, og for å få skjema A1/S1. Søknaden etableres og fylles ut her: xxxxx://xxx.xxx.xx/xx/Xxxxxx/Xxxxxxxx-xxx- privatpersoner/Skjemaer/Til+eller+fra+Norge+%28international%29/Opphold+eller+arbeid+ utenfor+Norge Familiemedlemmer som ikke er EØS-borgere eller faller utenfor av en eller annen grunn, kan sende "Søknad om frivillig medlemskap i folketrygden".
Behandlingstiden hos NAV varierer fra én uke til flere måneder. Når søknaden er behandlet, får du tilsendt A1, som bekrefter medlemskapet i folketrygden og rettigheten til trygdeytelser i EU/EØS. Uten A1/S1 kan belgiske helsemyndigheter kreve at man betaler trygdeavgift til Belgia.
Når du er pliktig medlem i folketrygden er du medlem i både helse- og pensjonsdelen.
De som søker om frivillig medlemskap kan krysse av den dekningen de søker om på skjemaet. Man må være medlem i helsedelen, med rett til sykepenger, for å kunne søke om sykepenger. Man opparbeider trygdetid og pensjonspoeng ved å være medlem i pensjonsdelen. Dette har betydning for fremtidig pensjon.
1.7 Trygdeavgift
Hvis du skatter til Norge, skal du betale trygdeavgift sammen med skatten til ligningskontoret. Den som ikke skatter til Norge skal betale trygdeavgift til NAV Internasjonalt.
Mer informasjon om trygdespørsmål for personer i utlandet finner du hos Arbeids- og velferds-etaten (NAV) på xxxx://xxx.xxx.xx.
1.8 Helsetrygdekort (E-111)
Husk også å skaffe deg et helsetrygdkort (E-111 kort) som sikrer deg akutt legebehandling i EØS-land. Kortet kan bestilles på nettsidene til Xxxxx, xxx.xxxxx.xx eller ved å kontakte Xxxxx servicetelefon på 815 70 030.
NB! Dersom du allerede har meldt flytting til Belgia må du anskaffe deg dette kortet via din begiske Mutualitet. For medlemskap i en Mutualitet (belgisk trygdekasse) se kap 9.
1.9 Ekstra helseforsikring
Trygdesystemet i Belgia gir delvis dekning av utgifter til lege, tannlege, medisiner etc. Refusjon av utgifter fra belgiske trygdesystemet forutsetter at NAV har ferdigbehandlet søknaden om medlemskap i Folketrygden under utenlandsopphold (se over), og at man har registrert seg hos en av de belgiske mutualitetene (se kapittel 9), noe som igjen forutsetter at man fra Folketrygdkontoret har mottatt dokumentet A1, som nevnt ovenfor.
De fleste norske nasjonale eksperter har i tillegg en internasjonal helse-/expatforsikring (f.eks. BUPA eller Europeiske) betalt av sin norske arbeidsgiver. En internasjonal helse-
/expatforsikring gir en viktig ekstra trygghet for de nasjonale ekstertene og deres medfølgende familie, og gjør det enklere å få refundert utgifter til helsetjenester. CLENAD Norge anbefaler derfor at en internasjonal helse-/expatforsirking tegnes for de nasjonale ekspetene og deres medfølgende familie. Helse-/expatforsikring dekket av arbeidsgiver bør inngå i arbeidsavtalen.
Helse-/expatforsikring er normalt skattepliktig.
1.10 Søk etter bolig
Å skaffe seg et passende sted å bo for 2-4 år er sjelden gjort i en håndvending, og er i alle fall mer komplisert fra Norge. Mange nasjonale eksperter ordner seg likevel med egen bolig allerede før de ankommer nytt arbeidssted. Flere sendedepartement tilbyr også en gratis ”jobbreise” fra Oslo for å orientere seg på boligmarkedet og evt. tegne leiekontrakt før utreise. Sjekk med ditt departement!
I kapittel 7 finner du detaljert informasjon og gode tips om hvordan du du bør forberede deg for å skaffe deg bolig før utreise.
1.11 Kontakt med hjemmemiljøet
Mange nasjonale eksperter har fått merke at det gamle ordtaket «ute av syne – ute av sinn» har stor sannhetsgehalt. Ofte kan det være problematisk å finne tilbake i egen organisasjon når utenlandsoppholdet er over. Det kan være lurt å tenke på dette før man reiser ut, ved f.eks. å ha møter med personer og organisasjoner som kan tenkes å kunne gjøre seg nytte av ens posisjon som insider i Kommisjonen. Man må i det minste sørge for å ha en jevnlig kontakt med en faglig «føringsoffiser» i utsendende organisasjon, i tillegg til en kontaktperson i administrasjonen som kan rydde opp i praktiske spørsmål. Det kan være naturlig og nyttig å lage kortfattede, månedlige situasjonsrapporter, og ellers fôre hjemmemiljøet jevnlig med presumptivt interessante nyheter, samt å ha kontaktmøter når man fra tid til annen er i fedrelandet (se også "hjemkallelse for konsultasjoner", s. 18). Clenad anbefaler de nasjonale ekspertene å prøve å finne en passende samarbeidsform, og eventuelt avklare forventninger med utsendene arbeidsgiver før og under oppholdet.
1.12 Offisielle dokumenter og attester
Det anbefales å ta med alle tenkelige attester (fødsels-, vielses-, bosteds-, osv.) - fortrinnsvis oversatt til fransk, engelsk eller flamsk - pluss en bunke passfoto til forskjellige byråkratiske formål (ref. kap 3 og 4). Det er selvfølgelig muligheter for å ta passfoto i Belgia også.
Folkeregisteret bistår med autorisert oversettelse av flere offisielle dokumenter, f.eks. fødselsattest, bostedsattest, ekteskapsattest, etc. til engelsk, - så lenge du bor i Norge. Dersom du venter til du har flyttet til utlandet vil de ikke oversette alle attester. Da må du selv betale en oversetter for å gjøre jobben. Ta kontakt med ambassaden/ konsulatet for oppdatert liste over statsautoriserte og uautoriserte oversettere.
Dersom man skal flytte med barn fra tidligere ekteskap e.l. må man huske å ta med den andre forelders godkjenning av flytting av felles barn, m/offentlig godkjent kopi av denne forelders pass (kontakt passkontoret) før avreise. Husk også at passet må være gyldig. Det kan også fornyes på ambassaden/konsulatet.
For de som er gift er det viktig å få en "apostille", dvs. stempel på vigselsattesten fra norske myndigheter. Ta kontakt med Fylkesmannens kontor for mer informasjon. Dette stempelet kreves for at ektefellen skal få ID kort i kommunen dere bosetter dere i. I Luxembourg kreves normalt ekthetsstempel på samtlige offentlige dokumenter, slik som vielses- eller skilsmisseattester.
Apostille er også nødvendig på fødselsattest og utskrift av registrerte opplysninger i folkeregisteret etc. som du kan få behov for hvis du f.eks. får barn eller gifter deg mens du er i Belgia. De fleste kommuner vil bare akseptere dokumenter som er datert innen 3 måneder, så selv om du har ordnet det før du reiser kan det være at du må gjøre det igjen på et senere tidspunkt. Apostille krever "løvestemplet" dokument, noe man ikke alltid får av folkeregisteret direkte. Løvestempelet kan man da få ved å møte opp på tinghuset og betale en avgift. Apostille får man hos Fylkesmannen.
1.13 Sikkerhetsklarering
Dersom stillingen krever sikkerhetsklarering, må dette ordnes i god tid før avreise. Du kan ikke selv be om å bli sikkerhetsklarert. Det er departementet eller etaten som lønner deg, som skal anmode om å få deg sikkerhetsklarert. Du må fylle ut Personopplysningsblanketten, som du finner her. Personopplysningsblanketten skal skrives ut på papir. For mer info om sikkerhetsklarereing, se: xxxxx://xxx.xxx.xxxx.xx/Xxxxxxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/
Norge og EU har en sikkerhetsavtale som blant annet gjør at en norsk sikkerhetsklarering er gyldig i EU. En NATO-klarering vil ikke bli akseptert.
1.14 Xxxxxx å ha lest på forhånd
En kan forberede seg ved å lese «Information Pack for National Experts on Detachment to the European Commission» (i det følgende kalt «Info Pack»). Publikasjonen kan fås ved henvendelse til DG HR, unit B.2 (XX-X0-XXXXXXXXXXX-XXXXXX-XX@xx.xxxxxx.xx). Alle nyankomne nasjonale eksperter skal motta denne direkte fra DG HR ved ankomst. Ellers kan
også DG HR kontaktes på XX-XXX@xx.xxxxxx.xx for spørsmål vedrørende nasjonale eksperter (END er den franske forkortelsen for nasjonal ekspert).
2. FØRSTE ARBEIDSDAG
Alle nyansatte i kommisjonen, inkludert nasjonale eksperter, må delta på et heldags "Velkommen" kurs i regi av EU-kommisjonen. Du vil få en e-post på forhånd som forteller deg når og hvor du skal møte. Dette kurset holdes to ganger i måneden, og er ditt første møte med organisasjonen.
Nasjonale eksperter har en egen sesjon i løpet av kurset som omhandler spesielle forhold rundt det å være SNE (SNE = den norske og engelske forkortelsen for nasjonal ekspert). Du vil også få en erklæring fra Kommisjonen om din tilknytning som nasjonal ekspert, enten der og da eller tilsendt i ettertid. Denne trenger du blant annet når du skal registrere deg i din belgiske bostedskommune. Denne erklæringen kan også printes ut fra Xxxxxx (en del av kommisjonens intranett) i ettertid dersom du skulle miste den.
3. DE(N) FØRSTE UKE(NE)
Det finnes mange anekdoter om det belgiske byråkratiet og håpløse «catch 22» situasjoner. Heldigvis går det meste med litt tålmodighet. Å installere seg i et nytt land er ikke gjort i en håndvending, og det kan være lurt å ha satt av litt ekstra tid til å ordne praktiske gjøremål. Vær også forberedt på at få kan engelsk i det belgiske byråkratiet og at informasjon du finner på nett ikke er til å stole på. I Luxembourg (Kommunen) ordnes det meste på et sted og innen rimelig korte tidsfrister.
3.1 Lokal bank
For å unngå i lengden kostbare VISA-uttak, bør man åpne en konto i en egnet lokal bank. I Brussel tas det som en selvfølge at depositum for boligutleie skal settes inn i sperret konto i belgisk bank, og da er jo veien kort for å opprette egen lønnskonto der. Den lokale banken kan også hjelpe deg med depositum og forsikring i forbindelse med leie av bolig. Du trenger også en belgisk bankkonto for å motta utbetalinger fra Kommisjonen etter tjenestereiser. Mange butikker og restauranter aksepterer også bare belgiske kort som betalingsmiddel. De tre store bankene er ING, BNP Paribas Fortis Bank og CBC/KBC. ING og KBC er vant til å håndtere utenlandske kunder og snakker vanligvis engelsk, særlig om du besøker filialene i
«EU-distriktet». BNP Paribas Fortis Bank f.eks krever dokumentasjon på bostedadresse i Norge for å åpne konto.
Kommisjonen i Luxembourg krever at du har en konto i en Luxembourgs bank. Med ansettelseskontrakten fra Kommisjonen (evt. et brev som du mottar første dagen som bekrefter at du arbeider i Kommisjonen) er det heller uproblematisk å opprette en konto der, men det vil kunne ta litt tid før det utstedes VISA kort eller lignende.
3.2 Oppholdstillatelse – belgisk ID
Da du er avhengig av å inneha et belgisk ID-nummer for selv mange enkle tjenester, bør prosessen for å anskaffe seg ID-kort startes umiddelbart ved å henvende seg til Bureau des Etrangers i den kommunen hvor man bor. Normalt er behandlingstiden 3-4 uker, i verste fall flere måneder avhengig av hvilken kommune du bor i. Nærmere detaljer om hva som kreves av dokumenter mv. gis i «Info Pack». Kravene kan variere noe fra bydel til bydel, men dette er ofte det du vil trenge:
• gyldig pass
• 4 passfoto
• bekreftelse fra DG HR på at du er nasjonal ekspert (fås første dag i Kommisjonen eller kan lastes ned i Sysper2)
• kopi av husleiekontrakten
• fødselsattest for barn, (du får fødselsattest på engelsk fra Folkeregisteret)
• vigselsattest
• evt. den andre forelders godkjenning av medfølgende felles barn, m/off. godkjent kopi av dennes forelders pass
• kontanter til å betale dokumentavgift
Det kan være lurt å kontakte bydelen på forhånd for å bestille time, da kan du i beste fall slippe lange ventetider ved oppmøte (men noe ventetid må uansett påregnes, her er det store variasjoner mellom bydelene). Det er vanlig at politiet kommer hjem til deg etter første gang du har vært for å registrere deg i kommunen (vanligvis innen to uker). Det er for å sjekke at du (og eventuelle familiemedlemmer) faktisk bor på oppgitt addresse. De bekrefter da til kommunen at du har oppgitt riktige opplysninger og du vil bli tilkalt til et nytt møte med kommunen.
Man får neppe noen attestation d’immatriculation hvis man de første ukene bor på et vanlig hotell, mens et residenshotell til nød kan betraktes som en tilstrekkelig «fast» adresse. Politiet kommer og kontrollerer at man bor på den oppgitte adressen. Først etter dette blir ID-kortet produsert. Dersom den permanente leiligheten man etter hvert får skaffet seg ligger i en annen kommune, må man registrere seg og «oppdatere» ID-kortet der. Alle familiemedlemmene må skaffe seg belgisk ID-kort.
Skulle det være nødvendig kan man få hjelp hos Bureau de Liaison Bruxelles – Europe (xxxx://xxx.xxxx.xx/). Dette kontoret gir også praktisk informasjon om leie av bolig, påkobling av strøm og telefon, kulturelle aktiviteter osv. Hjemmesiden gir også nyttig informasjon om livet i Brussel.
En lignende service gir også EUs eget mottagelsessenter (Xxx Xxxxxxxx 00 - Xxxxxxxxx - 0000 Xxxxxxxx). Her gis det råd og vink om egnede boliger, leieavtaler, informasjon om fritidsaktiviteter og Family Club Programme osv. (se «Info Pack»).
I Luxembourg skjer mye av registrering i din lokale kommune.
3.3 CLENAD: Interesseorganisasjonen for nasjonale eksperter
Praktiske råd basert på likesinnedes gode og dårlige erfaringer kan fås hos CLENAD (Comité de Liaison des Experts Nationaux Détachés), som er interesseorganisasjonen for nasjonale eksperter i EU-systemet (gjerne kalt SNEs – Seconded National Experts). De fleste land har en nasjonal CLENAD organisasjon som er representert i styret av CLENAD. Av aktivitetene kan nevnes utgivelse av et elektronisk informasjonsskriv (« Expertinfo ») og organisering av sosiale aktiviteter. For nærmere informasjon se CLENADs hjemmeside xxxx://xxx.xxxxxx.xx.
Oppdatert liste over alle norske SNEs finnes på EFTAs hjemmesider xxxx://xxx.xxxx.xxx/xxx/xxxx-xxxxxxxx-xxxxxxx.xxxx
En orientering om ordningen med nasjonale eksperter finnes på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxx.xx/xx/xxx/xxxxxxxxxxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxxxxxxx/0000/xxxxxxxxx- eksperter.html?id=528039.
3.4 Signaturbekreftelse og andre notarialforretninger
Ambassaden kan, som notarius publicus, hjelpe deg med å:
• bekrefte underskrifter
• bekrefte riktigheten av avskrift
• bekrefte at en viljeserklæring er avgitt av en bestemt person
• være til stede ved åpning av bankbokser, safer o.l. og ved påsetting og fjerning av segl
• attestere at visse handlinger er korrekt utført, f.eks. loddtrekning
• bekrefte legitimerte faktiske opplysninger
• nedtegne erklæringer eller forklaringer
• bekrefte at en myndighet eller person innehar en bestemt stilling, eller er berettiget til å opptre på vegne av en annen
4. Å ARBEIDE I EU
Det faglige utbyttet av oppholdet er naturligvis avhengig av den faglige relevans arbeidsoppgavene har for den enkelte. Den viktigste erfaringen er den innsikten man får i hvordan EU fungerer og det kontaktnettet man klarer å etablere. Utbyttet av oppholdet avhenger også av ens nærmeste sjef, ens medarbeidere og ikke minst ens egne sosiale egenskaper og innsats. Dersom oppgavene du blir gitt ikke svarer til forventingenen, kan det være lurt å gå i dialog med nærmste leder i Kommisjonen og departementet ditt hjemme for å sikre at du har oppgaver som er av nytte også for din norske arbeidsgiver.
4.1 Arbeidstiden
Arbeidstiden er i utgangspunktet 40 timer pr. uke. I tillegg må man ta minst 20 minutters lunsjpause hver dag. Kjernetiden er 09:30 til 12:00 og 15:00 til 16:30 (16:00 på onsdag og fredag). Noen enheter praktiserer en ordning med fleksitid (se mer info om fleksitidordningen på TIME MANAGEMENT etter å ha fått tilgang til SYSPER2.) Du kan (hvis din nærmeste leder godkjenner det) overføre og/eller avspasere inntil 2 dager (16t) hver måned. I skrivende stund er hjemmekontor normalen gunnet COVID-19, vanligvis er faste ordninger for hjemmekontor unntaksvis og kun etter avtale med leder.
Jobbkultur og personalpolitikk varierer mellom de ulike enhetene og avdelingene. Det er imidlertid normalt å jobbe lengre dager enn hjemme i Norge, og mange sitter på kontoret til både kl. 18:00 og senere hver dag. Overtidsbetaling eksisterer ikke for nasjonale eksperter. Arbeidsdagene kan bli lange og det er viktig å etablere en god rytme som passer for en selv og samarbeidet med resten av enheten. Ta opp med sjefen din på et tidlig tidspunkt at du ønsker å kunne kombinere jobb og familieliv. Kommisjonen har i rundskriv pålagt lederne å utvikle en mer familievennlig arbeidsform.
4.2 Ferie
Man opptjener 2 feriedager i måneden (”annual leave”). Det gis også 2,5 dager fri per år for hjemreiser. I tillegg gis det ekstra feriedager for arbeidstagere basert på alder. De fleste tar sommerferie i august. Ferie må godkjennes i forkant av din enhetssjef. Det søkes om ferie gjennom det elektroniske systemet SYSPER2.
I tillegg til "annual leave" kan det søkes om ekstra fri i forbindelse med bryllup, eksamen, sykdom i familien, fødsel, adopsjon, etc. Du må i dette tilfelle kunne fremlegge bevis som legeattest ved sykdom, eksamensbevis, vielsesattest, etc.
4.3 Hjemkallelse for konsultasjoner
De nasjonale ekspertene har en klausul i sine ”arbeidskontrakter” med Kommisjonen som gir arbeidsgiver (departement/direktorat) mulighet til å ”kalle hjem” hver nasjonale ekspert to dager per år. Avtalen kalles «Paid special leave at the request of the employer» og dette må det søkes om på forhånd via din DGs Leave Validator. Dette gir en god mulighet for å reise hjem til departementet for orienteringsmøter og annet uten å benytte egne feriedager. Flere departementer legger opp til en eller to orienterings- og konsultasjonsdager med sine nasjonale eksperter, men det er ofte du selv som må ta initiativ til at slike ordninger opprettes. Flere nasjonale ekpserter har hatt gode erfaringer med å arrangere interne seminarer eller lunsjmøter med kollegaer i Norge for å orientere om relevante EU-saker. Det er departementet/direktoratet, ikke Kommisjonen, som betaler for reisen og man må levere reiseregning hjemme på vanlig måte. Vanligvis dekkes reise, men ikke overnatting.
4.4 Sykefravær
Hvis man blir hjemme på grunn av sykdom skal enhetssjefen eller hennes/hans personalansvarlig informeres innen kl. 10:00. Følgende tilfeller krever legeattest:
• Sykefravær på 3 dager eller mer
• Sykefravær på en mandag, fredag eller dagen før eller etter en helligdag
• Sykefravær på 3 dager eller kortere, når totalt antall fraværsdager uten sykemelding har nådd 12 dager i en periode på 12 måneder
• Sykefravær rett før, under, eller umiddelbart etter en ferie, dersom fraværet er mer enn tre kalenderdager, ferien inkludert.
• Fravær på grunn av syke barn
4.5 Forlengelse av kontrakten
Forlengelse av kontrakten kan skje ulikt i de ulike DG' ene. Som regel vil det hele starte med at din nærmeste leder sender en henvendelse til HR-avdelingen i ditt DG. Deretter vil det være ulike prosedyrer for EFTA in-kind ekspertene og programekspertene. Merk at denne prosessen kan ta lang tid. Det kan vær lurt å starte prosessen minst 6 måneder før kontrakten utløper.
Nasjonale eksperter kan i utgangspunktet jobbe for Kommisjonen i 2+2 år (OBS! Noen departementer praktiserer 2+1 år). Det finnes i noen tilfeller en mulighet for å forlenge engasjementet fra fire til seks år: "Exceptionally, at the request of the DG concerned and where the interests of the service warrant it, the Director-General of Personnel and Administration may authorise one or more extensions of the secondment for a maximum of two more years at the end of the four-year period." Hvordan dette blir behandlet i praksis vil variere fra en DG til en annen, og avhenger ikke minst også av arbeidsgiver hjemme.
Nasjonale eksperter som er midlertidig ansatt i Norge vil fra 2018 kun få tilbud om maksimalt 2 + 1 år kontrakt. Dette kommer som følge av en endring i Arbeidsmiljøloven som begrenser muigheten for midlertidige kontrakter.
4.6 Språkkurs
Kommisjonen har tilbud om språkkurs - sjekk kursene i EU Learn. Språkkurs er populære og fulltegnes raskt, ca. 6 mnd. før de avholdes. Det er påmelding på våren og høsten. Nyankomne prioriteres til språkkursene, så dersom du er interessert kan det lønne seg å melde seg på allerede det første året. I Brussel holdes kursene normalt ved Kommisjonens læringssenter like ved Maelbeek. For dem som har kontor i f.eks. Beaulieu kan det derfor være vanskeligere å få tillatelse til å følge språkkurs. Noen nivåer av de vanligste språkene (som fransk) tilbys også i Beaulieu.
Språkkurs tilbys også av en rekke private aktører, som:
• Ecole de l’Alliance Française, xxx.xxxxxxxxxx.xx
• Amira language school, xxxx://xxx.xxxxx.xx/
• Goethe Institut, xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxx
• Fondation 9, xxxx://xxx.x0xxxxxxxxx.xx/
• Nederlandse Academie, xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
5. BOLIG
5.1 Litt om kostnadsnivået
I Brussel er prisnivået ikke så langt under det man finner i Oslo, blant annet fordi kronen har svekket seg mot euroen. Priser på leiligheter i trygge områder og som tilsvarer norsk standard ligger ganske høyt. I tillegg kan det komme et månedlig beløp i så kalt charges til dekning av fellesutgifter (strøm, gass, portner, heis, vann, renovasjon osv.). Variasjonen er stor, både i størrelse, pris og beliggenhet. Spesielt gjelder dette umøblerte leiligheter, men også møblerte er det et relativt godt tilbud av. Vær oppmerksom på at «umøblert» vanligvis betyr at leiligheten er strippet for det meste slik som lamper, skap og gardiner, - og i verste fall også kjøkkeninnredning.
I Luxembourg er det dyrere enn i Brussel og prisene befinner seg på tilnærmet Oslo-nivå.
5.2 Hvor skal man bo?
Mange norske familier med skolebarn har valgt å bosette seg i Waterloo eller i Rhode St. Genese (hhv 15 og 12 km sydøst for Brussel sentrum, tog til Place Luxembourg tar 20-25 minutter), hvor avdelinger av den skandinaviske skolen og andre internasjonale skoler holder til. Villaer med hage er vanlig boform her. Andre foretrekker å bo nærmere sentrum,
med mulighet for å gå eller sykle eller nært offentlig transport. Områder som Chatelain, Sablon, la Cambre, Merode, Louise, St. Xxxxxxxx og Xxxxxx er populære blant nordmenn. Her er leiligheter den vanligste boformen.
5.3 Hvordan lete?
Brussel
Web-baserte søkemotorer for utleieboliger i Brussel inkluderer xxx.xxxx.xx, xxx.xxxxxxx.xx og xxx.xxxx.xxxx.xx. Istedenfor å saumfare disse eller spaltemetere med boligannonser, kan man kontakte et eller flere utleiebyråer (agences immobiliers), som tar med boligsøkere på visningsrunder til aktuelle alternative boliger. Dette koster deg ingen ting. Hvis du velger å benytte deg av disse bør du kontakte dem i god tid før avreise. Gi beskjed om dine krav og preferanser til bolig, slik at byråene setter opp lister som du kan velge ut i fra. Alle byråene jobber på kommisjon, og får tilsvarende en månedsleie fra utleier for hver leilighet de greier å leie ut. Det betyr at det er gratis for deg! Vær oppmerksom på at ulike firmaer kan tilby flere av de samme leilighetene (det er ikke nødvendig å booke inn visning på samme leilighet fra flere firmaer!). Når du ankommer Brussel bør du ordne visningsrunde for å kikke på de ulike leilighetene du er interessert i, utleie-formidler stiller som regel opp med bil og kjører deg rundt.
En fin alternativ metode for å finne seg bolig er å spasere rundt i strøk man kan tenke seg å bo i og speide etter "til leie"-skilt (“à louer/te huur”). Deretter ordner du privat visning direkte med utleier.
I Brussel kan bl.a. disse agentene hjelpe deg (mange flere alternativer finnes ved søk på internett):
Lecobel Immobilière,
xxx.xxxxxxx.xx, tlf: x00 0 000 00 00, E-mail: xxxxxxx@xxxxxxx.xx
Métropole Properties SPRL,
xxx.xxxxxx.xx, tlf: x00 0 000 00 00, E-mail : xxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxx.xx
Agence Immo
xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/, tlf: x00 0 000 0000, E-mail: xxxxxxx.xxxx@xxxxxx.xx,
Housing Service
xxx.xxxxxxx-xxxxxxx.xx, tlf x00 0 000 00 00 - E-mail : xxxx@xxxxxxx-xxxxxxx.xx
RentAFlat
xxxx://xxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/, tlf + 00 0 000 00 00, E-mail: xxxx-x-xxxx@xxxxxx.xx
Besthouse International:
xxxx://xxxxxxxxx.xx/, tlf x00 0 000 00 00
ERA Housing:xxx.xxx.xx
Møblerte leiligheter i flere komfort-nivåer, også korttidsleie, Home In Brussels, xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx, tlf x00 0 000 0000.
Før man starter med slike omvisningsrunder, kan det være greit å ha bestemt seg for omtrent hva man er ute etter, og i hvilke bydeler. Husk i alle fall på at disse byråene primært ivaretar utleierens interesser, og mottar provisjon av husverten dersom en leiekontrakt tegnes. Verken betal noe depositum eller undertegn noen avtale før husleiekontrakten er grundig sjekket!
Noen opplever at utleiefirmaet ber deg om å betale et forskudd på deler av den første månedlige husleien for å bli vurdert som leietaker. Vær i såfall påpasselig med at du får kvittering og garanti for tilbakeførsel dersom det ikke skulle bli noen leieavtale.
Dersom du ikke har fått ordnet bolig før avreise fra Norge eller trenger et midlertidig bopel for noen ukers tid før innflytting i egen leilighet, blir det trangt og dyrt å bo på hotell. Da kan det anbefales en liten møblert leilighet i et av de mange residenshotellene i Brussel, f.eks. Thon Residence Parnasse (xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xxx), Archimede Residence (xxx Xxxxxxxxx 00-00, xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxx), Brussel Business Flats (xxx.xxx.xx) eller Aedifica ((xxxx://xxx.xxxxxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.xxx) sentralt plassert i forhold til mange av Kommisjonens bygninger. Flere av disse tilbyr rabatt dersom du jobber i Europakommisjonen eller i et norsk departement. I og med sendedepartement skal dekke boligkostnad ved utenlandsopphold, skal dette bli dekket.
Luxembourg
Det er relativt enkelt å skaffe seg oversikt over tilgjengelige leiligheter/hus, eventuelt hotell i den tiden det tar å finne et mer permanent bosted. Hotell for den første perioden bør det nødvendigvis ordnes med før man reiser fra Norge. Da kan xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/ være et godt utgangspunkt. Noen hoteller har små studioleiligheter som de leier ut på månedsbasis. Det er dyrt men rimeligere enn å betale vanlig hotellrom. Mer informasjon om hoteller i Luxembourg, samt en rekke og sikkert nyttige opplysninger om landet og byen kan fås på xxxx://xxx.xxx.xx og xxxx://xxx.xxxx.xx som er sidene til de offisielle turistkontorene.
Det er flere mulige informasjonskilder om ledige leiligheter og hus i Luxembourg. En oversikt over hvem de er og hvor de er finner du på xxxx://xxx.xxxxxx.xx/ Her kan du også søke på ledige leiligheter. Det anbefales ikke å avtale forhåndsmøter om visning fra Norge. Husk at disse ikke har åpent på lørdagen. Tenk også litt på om du vil bo nær bykjernen eller nær arbeidsstedet. Luxembourg er lite og har relativt bra bussnett.
Vær oppmerksom på at det er leieren som betaler meglerhonoraret i Luxembourg. Dette vil normalt dekkes under avtalen med den norske arbeidsgiveren, men dette er ikke alltid tilfelle. Avklar dette med ditt hjemdepartement på forhånd. Du vil få kontrakten på fransk, men be om å få den oversatt til engelsk. Det kan også være greit å ha en bekreftelse på fransk fra arbeidsgiver at de betaler husleien din. De fleste leiligheter leies ut umøblerte, men mange med utstyrt kjøkken. Hvis du må kjøpe møbler kan man få en del brukt, både via kommisjonens intranettsider og via annonse-aviser. Det er også IKEA i Belgia 10 km fra Luxembourg. De frakter også til Luxembourg.
5.4 Husleiekontrakten
Sammenlignet med norske forhold, synes det belgiske lovverk å være på utleierens side. Det vanligste under belgisk husleielov er ni-års leiekontrakter. Leietageren kan imidlertid vederlagsfritt si opp leieforholdet med 3 måneders varsel, forutsatt at leieforholdet har vart i minst 3 år. Ved tidligere fraflytting må det betales en viss kompensasjon. Dersom leietaker vil flytte i løpet av de tre første årene, er det vanlig å betale hhv én til tre månedsleier – alt etter om kontrakten brytes i det første, andre eller tredje året.
Depositum tilsvarende 3 måneders husleie er normalt, men dette depositum bør settes på en sperret konto. Det kan også stilles en bankgaranti istedenfor depositum der bankene tar seg et passende gebyr for å tilby denne tjenesten. Husleiekontrakten – bail de location residentielle - bør man få sjekket i EU-kommisjonen av Bureau d’Accueil (HR-B1-BUREAU- XXXXXXX@xx.xxxxxx.xx, se s. 8) eller av Bureau de Liaison Bruxelles – Europe (xxxx://xxx.xxxx.xx/, s. 13), særlig om den er på fransk og man ikke behersker fransk flytende selv. Ved en epost til Bureau d’Accuil får man normalt raskt svar på om kontrakten er ok. Før man flytter inn i «ny» bolig, er det vanlig å la en takstmann foreta en omfattende besiktigelse av boligen. Kostnadene på 2-3000 NOK deles normalt mellom leier og utleier. Innholdet i besiktigelsesrapporten (l’etat des lieux) er viktig om det skulle oppstå diskusjon ved utflytting av hvorvidt skader, skruehull o.l. er påført i løpet av leieperioden. Det anbefales at man går nøye gjennom besiktigelsesrapporten før den underskrives. Dersom besiktigelsesrapporten ikke omtaler feil, skader og mangler som allerede er i boligen, er det sannsynlig at du må reparere dette for egen regning når du flytter ut. Som regel er det huseier som kontakter takstmann, og takstmann oppfattes ofte som huseiers allierte. Et alternativ er derfor at du selv skaffer til veie en takstmann etter samråd med utleier. Tilsvarende besiktigelse og rapport utføres også i forbindelse med utflyttingen. Forøvrig er man pliktig til å tegne en ansvarsforsikring for boligen man leier. Denne er grei å ha dersom vaskemaskinen skulle finne på å lekke alt vannet ned til naboen under. Innboforsikring kan også være aktuelt (og noen ganger et krav i husleiekontrakten) – det er mange innbrudd i Brussel - også.
Ved innflytting (og utflytting) i byleiligheter er det vanlig å benytte «flyttestige». Denne, samt nødvendig parkeringstillatelse for flyttebilen, kan tas hånd om av flyttebyrået.
Nærmere detaljer om alternative boområder, utleiebyråer, husleiekontrakter, strøm/ telefon/søppeltømming osv. finnes i flere publikasjoner nevnt i Tipsheftet, evt. kontakt CLENAD Norge eller en kollega.
I Luxembourg er husleiekontraktene normalt på 3 år uten oppsigelsesmuligheter for leietager hvis avtalen ikke inneholder en såkalt diplomatic clause. Da kan den sies med 1 til 3 måneders varsel skulle man bli “kalt hjem” eller selv har ønsker om å flytte før utløpet av denne 3 års perioden. Husleiekontraktene har normalt en klausul om at leietageren har ansvar for å male leilighet i forbindelse med fraflyttingen.
5.5 Dekning av boutgifter og beskatning av fri bolig
Praksis varierer mellom norske arbeidsgivere i forhold til hvor mye som dekkes i husleie og hvordan dette praktisk gjøres. Noen arbeidsgivere betaler husleien direkte til husverten, mens andre overfører et månedlig beløp til den nasjonale eksperten. Husleien betales i Euro, og for å unngå valutakursrisiko er det best at arbeidsgiveren også overfører husleien i Euro istedenfor norske kroner. Det er også vanlig at arbeidsgiver dekker en del andre utgifter knyttet til bolig, for eksempel ifm. besiktigelsesrapporten ved inn-/utflytting, og noen netter på hotel rett før og etter avreise, mens flyttelasset er under transport.
Dersom du viser interesse for et hus eller en leilighet og det er flere interessenter, kan det være huseier ber om dokumentasjon (for eksempel lønnslipper e.l.) på at du vil kunne betjene husleien. Det kan i slike tilfeller være en fordel om du får den utsendene arbeidsgiver som skal dekke husleien til å skrive en kort bekreftelse på at de vil dekke leiekostnadene dine.
Verdien av fri bolig i utlandet er skattepliktig i Norge dersom du leier ut bolig i Norge. Be arbeidsgiver benytte sjablongmetoden (xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XX/xxxxxxxxx/0000-00- 19-1158/KAPITTEL_5-1-2-4#%C2%A75-12-30) for å beregne denne verdien. Skatten på verdien av fri bolig dekkes i stor grad av boligskattkompensasjonen, som er ett av tilleggene i Særavtalen. Bruk av sjablongmetoden forutsetter at fri bolig er å betrakte som en naturalytelse, det vil si at arbeidsgiver stiller bolig vederlagsfritt til disposisjon for den nasjonale eksperten. OBS! For å komme inn under definisjonen av naturalytelse, må arbeidsgiver betale husleien direkte til huseier. Dersom den nasjonale eksperten betaler husleien selv, for deretter å få refundert utlegget til husleie, blir det å betrakte som en utgiftsrefusjon som skattlegges fullt ut.
5.6 Kommisjonen hjelper deg!
Kommisjonen har et eget kontor for å hjelpe nyankomne med å finne seg til rette. Det såkalte ”Welcome Office” kan bistå med ekspertise for gjennomgang av utleiekontrakt før du signerer denne, og har også mange andre gode tips. Du kan kontakte kontoret på epost XX-X0-XXXXXX-XXXXXXX@xx.xxxxxx.xx eller ta en telefon til AdmInfo, xxx Xxxxxxx 00, tel.
x00 0 000 0000. De har i tillegg masse god informasjon og tips vedr. leie av bolig på Kommisjonens intranett.
5.7 Skatter og avgifter
Alle voksne med Belgisk ID-kort vil hvert år motta en selvangivelse fra det belgiske finansdepartement. En standardisert attestasjon som fås hvert år av Kommisjonen (Attestation Fiscale EC) vedlegges den Belgiske selvangivelsen. Denne er tilgjengelig i Sysper2. Inntekter som eventuelle familiemedlemmer måtte få under oppholdet i Belgia er skattbare der. I tillegg til bilavgiftene nevnt i kapittel 11, må man også betale taxe régionale (for veihold, renovasjon, brannvesen osv.)
I Luxembourg får man et skjema hvert år hvor man oppgir hvor mange som bor i husstanden og at man jobber i Kommisjonen. Da må man ikke gjøre noe mer vedrørende skatt.
Ved ikraftredelsen av ny skatteavtale mellom Norge og Belgia fra 1.1.2019, regnes norske nasjonale eksperter som skattemessig bosatt i Norge. Det innebærer at vi skatter til Norge, ikke til Belgia, og skattlegges på samme nivå som om vi skulle bodd og jobbet i Norge.
6. FAMILIE
Om man bosetter seg i Belgia med familie, må man først og fremst sørge for at også ektefelle/samboer og eventuelle barn blir registrert som bosatt i den lokale bydelskommunen (husk passfoto og attester). Når det er i orden, er det viktig å få innmeldt også de aktuelle familiemedlemmene hos den lokale sykekassen (mutuelle). I utgangspunktet må man da ha søkt om medlemskap i folketrygden også for disse (se kap. 2 og 9). Ulike tilleggsforsikringer tilbys av de fleste ”mutuelles”, ofte for noen få euro ekstra per måned. Disse kan være en god idé, da grunndekningen man får av sin ”Mut” via medlemskap i norsk Folketrygd er begrenset, og egenandeler kan oppstå f.eks. ved akutte operasjoner dersom ens lege anbefaler et privat sykehus. Det belgiske helsesystemet er stort sett av god kvalitet, også den offentlige del, men hvilke tjenester som dekkes av trygdekassen kan virke forvirrende. Flere arbeidsgivere dekker også ekstra helseforsikring for de medfølgende.
Medlemskap i den luxembourgske folketrygden gir ca. 90% refusjon av alle utlegg til tannlege, lege og medisiner. Denne sykeforsikringen er av god kvalitet og har god dekning.
6.1 Family Club
Kommisjonens AdmInfo har etablert en Family Club, som skal bistå nykommere med tilpasningsprosessen i de nye omgivelsene. Bl.a. arrangeres noen ganger i året en velkomstintroduksjon til Brussel og livet her, samt guidede turer i byen og familie-piknik. Du finner informasjon om dette på intranettet.
I Luxembourg får ektefelle med ”Carte Famillale” fra Europakommisjonen på egen hånd tilgang til alle EU institusjonene i Luxembourg, inkludert bibliotek, lesesaler og kantiner.
6.2 Barnehager og skoler
Kommisjonen driver også et antall barnehager (crèches) for barn mellom 3 måneder og 4 år. For nasjonale eksperter kan det i praksis by på problemer å få plass i disse pga. stor etterspørsel, spesielt for de minste barna.
I Brussel finnes det private og kommunale crèches i alle kommuner, men etterspørselen er høy og det lønner seg å melde seg på så tidlig som mulig (til og med før barnet er født!). Det finnes også et eget offentlig tilbud for barn fra 18 måneder og fram til skolealderen (2,5 år) som heter prégardiennat og som ofte er av god kvalitet. Det er også en unik måte å bli kjent med den belgiske kulturen.
Det belgiske skolesystemet tar som regel imot barn fra de fyller 2,5 år. For de som ønsker å prøve det belgiske skolesystemet, finnes det lister over private og offentlige skoler på kommunens nettside. Det finnes fransktalende og flamsktalende kommunale skoler,
katolske skoler (Enseignement libre confessionnel) og noen skoler med alternativ pedagogikk (Montessori, Freinet, ...). Det er fritt skolevalg i Brussel det vil si at de mest ettertraktede skolene har lange ventelister og du får ikke nødvendigvis plass i den lokale skolen. Opptak gjøres ved å kontakte den enkelte skolen – det anbefales å besøke skolen før en bestemmer seg.
For barn i alderen 4 år og eldre tilbyr Kommisjonen gratis plass i The European School, hvor elevene kan ta sikte på en europeisk baccalaureat. Nærmere opplysninger kan fås av DG HR (tel. 02/000 0000, 02/000 0000). Mange norske familier har barn på Den norske skolen i Brussel (xxxx://xxx.xxxx.xx/) eller på St. John's International School (xxxx://xxx.xxxxxxx.xx). Begge disse skolene ligger i Waterloo, ca. 15 km sydøst for Brussel. Noen velger også The International School of Brussels, som har tilbud fra barnehage til videregående skole (xxxx://xxx.xxx.xx).
I Luxembourg er situasjonen for crèches og Europasituasjonen stort sett det samme som i Brussel. Tilbudet til barnefamilier i Luxembourg er bra med mange flotte lekeplasser (Bambesch, Merl parken, Howald parken etc.) og stor aktivitet i de skandinaviske foreningene samt en rekke åpne barnehager.
6.3 Å få barn i Belgia
Blir du eller din medfølgende gravid eller adopterer mens du er i Brussel kan det være mye regelverk og byråkrati å sette seg inn i. Det belgiske helsesystemet for gravide er grundig og godt, men litt annerledes enn i Norge. Du blir fulgt opp av en gyneokolog hele veien, men kan også velge å bli fulgt opp av jordmor i tillegg siste delen av svangerskapet. På de fleste sykehus er det mulig å ha med seg sin egen lege under fødselen. Vær oppmerksom på at det kan være stor prisforskjell mellom offentlige og private leger og sykehus og at det er ulikt hvor mye og hva forsikringsselskap og mutuelle dekker. Vær også oppmerksom på at de fleste sykehus krever at du tar med alt du trenger under oppholdet selv. Spør sykehuset eller legen på forhånd om liste over hva du bør ha i fødebagen.
Det finnes mange tjenester for å hjelpe gravide med å finne frem i systemet. Et sted å starte er:
- Antenatal and Baby Brussels: Tilbyr rådgivning og fødselsforberedende kurs på engelsk. Kan også hjelpe deg med å finne frem i systemet. xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx/
- The Village: Hjelper deg med å navigere systemet. xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/
- ONE er et offentlig organ som har ansvar for blant annet oppfølging av gravide, helsetjenester for barn, vaksiner, barnehager etc. Det finnes en tilsvarende organisasjon for den flamske delen av Belgia. Når du er gravid vil du få tilbud om gratis veiledingssamtale med sosialarbeider i ONE. Vær oppmerksom på at ikke alle sosialarbeidere snakker godt engelsk, men de er hjelpsomme og prøver så godt de kan. Der får du attest på termindato og
informasjon om byråkratiet videre, samt informasjon om hvilke tjenester du kan ha krav på før og etter fødselen.
Det kan være nødvendig å registrere barnet i kommunen både før og etter det er født. Hvis foreldrene ikke er gift må farsskap registreres hos kommunen før fødsel. Dette krever en rekke dokumenter og kan variere fra kommune til kommune. Ta kontakt med din kommune for en liste over hva som kreves så tidlig som mulig og vær forberedt på byråkrati. Ta også kontakt med ambassaden/ konsultatet for informasjon om prosessen etter at barnet er født (statsborgerskap, pass osv.). Barn må registreres hos kommunen (med navn) innen 15 dager etter fødsel.
7. HELSE OG SYKDOM
7.1 Mutualité
I Belgia skal man være medlem av en privat helseforsikring (norsk eller belgisk) eller trygdekasse, en såkalt mutualité/mutualiteit.
For å bli medlem av en belgisk mutualité må du ha blankett E106N3 (samme som S1). Denne utstedes av HELFO utland etter søknad. Søknadsblankett for hele familien finner du på xxx.xxxxx.xx. Medlemskap er rimelig når du har blankett E106 (S1), og er nødvendig for å få (delvis) refundert utgifter i forbindelse med sykdom eller lege/tannlegebesøk og rabatt på medisiner på resept. Dette fungerer MYE enklere og raskere enn å kreve penger tilbake på en helseforsikring.
Det anbefales at man melder seg inn i en lokal mutualitet så snart som mulig etter ankomst til Belgia, når du har belgisk adresse, blankett E106 (S1) og belgisk bankkonto. Eksempler på mutualiteter er bl.a. Symbio og Partena.
7.2 Caisse de maladie des ouvriers
I Luxembourg må ”Caisse de maladie des ouvriers” ha bekreftelse fra arbeidsgiver og nytt E106 skjema via Helfo utland ved hver kontraktsfornyelse. Dette ordnes via kontaktpersonen for nasjonale eksperter når du har fått E106.
7.3 Reiseforsikring
Om man blir syk eller har en ulykke under en tjenestereise, er man som nasjonal ekspert dekket av en egen reiseforsikring i Kommisjonen (Europ Assistance, tel. +32.2.533 7575) som dekker autoriserte reiser i “utlandet”, dvs. alle land unntatt Belgia evt. Luxembourg. Når du skal på tjenestereise skal du ha med deg eget forsikringskort. Be sekretæren hjelpe deg å skaffe dette kortet og ta det med deg hver gang du skal på tjenestereise.
Dersom du blir syk mens du er på ferie må du ha sykemelding for å få igjen feriedagene dine. Meldingen må sendes til Kommisjonens medical service eller den som er ansvarlig for congé/absences i ditt DG samme dag, og legeerklæringen innen fem kalenderdager om du skal få igjen feriedagene. (Se også kap. 5, Sykefravær)
Merk at norske reiseforsikringer og kredittkortforsikringer som oftest kun gjelder såfremt du er bosatt i Norge. For private reiser kan det være lurt å tegne egen ferie/fritids
3 E106 er et "Rettighetsdokument" gyldig i EU/EØS mens A1 stadfester at du er medlem av folketrygden i Norge og betaler trygdeavgift der. Du trenger begge dokumentene.
reiseforsikring, gyldig mens man bor i Belgia, med et selskap i Norge eller Belgia. Sjekk med din belgiske bank hvilke reiseforsikringer de tilbyr.
7.4 Ønske om operasjon på norsk sykehus - prosedyre
Om du blir syk mens du er i utlandet og må operere, men ønsker å gjøre dette i Norge, må du få papirene med operasjonsindikasjon sendt fra Brussel/Luxembourg til norsk lege. Den norske legen vil utrede muligheten for operasjon i Norge, - enten du har ekstra helseforsikring eller ikke.
8. BIL
Som nevnt i kapittel 2, er det lurt å vurdere spørsmål knyttet til bilen i god tid før avreise fra Norge. Det er viktig å merke seg følgende:
Prisnivået på biler (spesielt bruktbiler) er lavt i Belgia. Det kan derfor være lønnsomt å selge sin gamle bil i Norge, for så å kjøpe en ny (evt. pent brukt) i Belgia. På den måten slipper man også plunderet med import og omregistrering av bilen i Belgia.
Dersom man er bosatt i Belgia i mer enn 6 måneder, må en eventuelt medbrakt bil omregistreres til belgiske skilter. Om/når dette gjøres, må man først utsette seg for den selsomme opplevelsen det er å importere bilen (se nedenfor).
For å få importert bilen avgiftsfritt som en del av flyttegodset, må man kunne dokumentere at man har eid bilen i minst 6 måneder, og at bilen har gått minst 6000 kilometer.
Dersom man tar med seg bilen til Belgia, er det helt nødvendig å skaffe seg en ansvarsforsikring (fås hos Trafikkforsikringsforeningen, xxxx://xxx.xxx.xx) som er gyldig i utlandet for en periode som anses nødvendig for å importere/fortolle og omregistrere bilen (beregn gjerne minst 2 måneder). Det kan være vanskelig å få bilen tyveri- og kaskoforsikret i Belgia før den er behørig importert og omregistrert.
Dersom man beslutter å ta med sin bil til Belgia, er importprosedyren som følger:
(Se også informasjon om prosessen på engelsk, med flere nyttige weblenker, på: xxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/ ”Importing a vehicle from outside the EU”.)
8.1 Fortolling
Fortolling / søknad om « 705 »-sticker kan nå gjøres elektronisk på xxxxx://xxxxxxxxx.xxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxx-xxx/. Det er med forbehold at du har en belgisk ID. Eventuelt kan du oppsøke tollkontoret (Tour & Taxis, xxx Xxxxxx 0-0, 0000 Xxxxxxx).
Dersom bilen ikke kan innføres tollfritt som en del av flyttegodset, blir det å betale 21 % moms, pluss 10 % importavgift (med mindre man har EUR-1 dokumentet som viser at bilen har europeisk opprinnelse). Ta med: Pass, førerkort, vognkort, faktura som viser beløp og kjøpsdato, EUR-1, forsikringspapirer som viser at bilen har vært forsikret siste halvår, belgisk ID-kort (eller belgisk ID-nummer dersom du ikke har fått kortet enda) og det rosa registreringsdokumentet demande d’immatriculation d’un vehicule som følger prosessen videre. Tollkontoret krever at man legger ut for importavgiften i form av en banksjekk, som blir refundert etter 12 måneder. Dette som en "garanti" for at man ikke skal selge bilen (tollfritt) i Belgia før det er gått 12 måneder. For å unngå problemer bør bilen eksporteres, med eksportdokumenter, når man krysser grensen på vei hjem igjen.
Om papirene er i orden og eventuelle toll og avgifter betalt, får registreringsdokumentet tollstempel og en « 705 »-sticker, og man er klar for neste etappe:
8.2 Teknisk kontroll
Biler som er eldere enn 4 år, må på teknisk kontroll hvert år. Dersom bilen er nyere enn 4 år, kan en bekreftelse på at bilen møter belgiske krav (certificat de conformité) vanligvis utstedes av bilprodusentens stedlige selskap/importør.
8.3 Forsikring
Det anbefales å skaffe seg en regulær belgisk bilforsikring snarest mulig, og i alle fall før ansvarsforsikringen kjøpt i Norge utløper! Til tross for de skyhøye forsikringspremiene i Belgia, vil mange foretrekke å skaffe seg både kasko og tyveriforsikring pluss protection juridique (dekning av advokathonorarer mv.) i tillegg til den obligatoriske ansvarsforsikringen. OBS: Dersom man har en høy bonussats i Norge, bør man få en erklæring fra sitt norske forsikringsselskap om bonusnivå og antall skadefrie år. Mange utenlandske tjenestemenn velger forsikringsselskapet SMAP (xxxx://xxx.xxxx.xx), CGU med egen Expatriates Division (tel. 02.676 6599), evt. en «personlig» forsikringsagent som ordner opp i avtaler og eventuelle senere skadetilfeller, f.eks. Xxx Xxxxxxx Xxxxxx (svensk, tel. 02.772 3063, fax 02.770 8327) eller Xxxx Xxxxxxx (engelskspråklig, tel. 09.223 3542 hos WYCKAERT - Comarit)
I denne forbindelse minnes det om at Belgia ligger på Europatoppen hva angår trafikkuhell.
8.4 Omregistrering ved import
Hos DIV – Direction des Immatriculation des Vehicules (xxx xx xx Xxx 000). Ta med: Demande d’immatriculation, certificat de conformité og belgisk ID-kort (uten numero national, ingen belgiske skilter…) samt en timbre fiscal som skaffes på postkontoret. Dersom alt skulle stemme ved første forsøk, får man utlevert certificat d’immatriculation og ett belgisk registreringsskilt. Skilt nr. to må man selv skaffe seg hos en skiltmaker. Har man god tid, kan man forsøke å foreta omregistreringen pr. post.
8.5 Kjøp og registrering av bil i Belgia
En enklere og rimeligere måte å sikre seg eget kjøretøy på er å kjøpe bil i Belgia. Utbudet i bilmarkedet er stort, Belgia har blant Europas rimeligste prisnivåer på bruktbil og mulighetene for å oppnå betydelige rabatter på ny bil som EU-tilknyttet er gode. Flere forhandlere gir nasjonale eksperter en ”EU-rabatt” eller diplomatrabatt på helt opptil 20 %, mens andre ikke tilbyr noen prisavslag i det hele tatt.
Den enkleste måten å orientere seg i bruktbilmarkedet i Belgia på er å klikke seg inn på xxx.xxxx.xxxx.xx, landets største bilmarked! Det er også stort utbud av bruktbiler på xxx.xxxxxxxxx00.xx På disse nettsidene annonserer både bruktbilforhandlere og
privatpersoner. Et godt tips ved kjøp av bruktbil er selvfølgelig å ta med en bilkyndig til å vurdere objektet du er interessert i. Ellers er det lett å bli lurt! Husk også å prute på salgsprisen som oppgis, det er helt vanlig å overprise bilene som ligger ute for salg på xxx.xxxx.xxxx.xx. Husk også at selgeren må skaffe tilveie Certificat de conformité, certificat d’immatriculation og salgskontrakt med bl.a. chassisnummer påført.
Et par uker etter bilregistreringen vil man motta krav om å betale en engangs registreringsavgift pluss en årsavgift, til sammen i størrelsesorden 3000-8000 kroner (avhengig av motorstørrelsen).
8.6 Om å ta med bruktbil til Norge
Prosedyrer ved retur med bilen til Norge kan også virke omstendelige. Når man tar bilen inn i landet ved flytting hjem, må Tollvesenet kontaktes ved grensepassering. I tillegg må man snarest og innen 48 timer melde fra ved tollkontoret i sitt distrikt. Reglene for å ta inn kjøretøy som flyttegods har opphørt. Dette innebærer at man må betale avgifter som ved ordinær import. For å få utlevert norske bilskilter må kvitteringer for betalt veiavgift, forsikring og betaling av skilter forevises. Det ene (originale) belgiske bilskiltet må nå sendes tilbake til DIV i Brussel, for å få refundert deler av årsavgiften og forsikringen.
Se forøvrig Tollvesenets orientering om toll og avgifter ved innførsel av motorkjøretøyer (xxxx://xxx.xxxx.xx/)
8.7 Lavutslippssone i Brussel
Dersom du skal kjøre i Brussel kan det hende at du må betale en lavutslippsavgift. Denne avgiften kan være kostbar og bekrenser hvor mye du kan kjøre i løpet av et år. Det kan derfor være lurt å sjekke om din bil er omfattet av regelen på xxxxx://xxx.xxxxxxxx/xx/xxxxxxx/xxx-xxxxxxxx
8.8 Bildeling
Det finnes velfungerende bildelingstjenester i Brussel der du kan bestille bil på nettet og hente det på ulike stasjoner i byen. Du betaler en innmeldingsavgift og en månedsavgift og deretter pr time og kilometer: xxx.xxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
8.9 Førerkort og ID
Vær oppmerksom på at du skal registrere førerkortet ditt i Belgia. Når du registrerer deg i din kommune kan du samtidig spørre om dette og hvor du skal gå for å registrere det. Det er også påbudt å ha med gyldige legitimiasjon når man kjører i Belgia. For nordmenn er passet (eller belgisk ID-kort når man får det) regnet som eneste gyldige legitimasjon.
9. NYTTIGE INFORMASJONSKILDER OG KONTAKTPUNKTER
« Information Pack for National Experts on Detachment to the European Commision » er et referansedokument utgitt av DG HR, og som bør leses nøye og så tidlig som mulig.
CLENADs hjemmeside xxxx://xxx.xxxxxx.xx
« Living In Belgium » er en omfattende årlig publikasjon med mange nyttige artikler, ikke minst om de mange kulturelle tilbud og fritidsmuligheter som finnes. Har tilknytning til web- siden “Expatica – News and community for the expatriate living in Belgium”: xxxx://xxxxxxxx.xxx/xxxxxxx.xxx
Bureau de Liaison Bruxelles-Europe: Dette er et kontor etablert av Brussel by for å gi praktiske råd og assistanse til personer som jobber for EU-institusjonene her. Du finner det ved Schuman, avenue D’Auderghem, xxx.xxxx.xx
Community Helpline: Praktisk infromasjon og støtte på engelsk for utlendinger i Brussel, tlf: 02/648.4014
Bureau d’Accueil: Kommisjonens eget tilbud til nykommere. Kan hjelpe med boligleting og leiekontrakter etc. Adressen er xxx Xxxxxxx 00 (métro Arts-Loi), tlf: 02/296.6600 (åpningstider: 0900-1700/1600 på fredager)
"Expats in Brussels – the practical guide to settling and living in Brussels" xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xx/xxxxx-xxxxx
«The Bulletin» utkommer månedlig og fås i de fleste større aviskiosker. Her finnes stoff av generell interesse for utlendinger i Brussel, bl.a. annonser om boliger, bruktbiler, flyttesalg osv. Et gratistillegg kalt “Newcomer” utgis to ganger i året og en “Expat Directory” utgis årlig. Se også nettutgaven eller Facebook-siden.
«BRUZZ» er et nettbasert magasin med oppdatert info om kulturlivet i byen, samt aktuelle nyheter. xxx.xxxxx.xx
«Guide tourist attractions and museums in Belgium » er en hendig oversikt som utgis av Belgias turistkontor (rue Marché aux Herbes 63).
xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx – webside med informasjon om Brussel xxx.xxxxx.xxx – webside for utlendinger som bor i Brussel
Det norske nettverket i Waterloo/Brussel
xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxx/000000000000000/?xxxxxxx
Det skandinaviske nettverket i Waterloo/Brussel
xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxx/000000000000000/?xxxxxxx
10. NYTTIGE TELEFONNUMMER
Nødnummer
Xxxxx og annen øyeblikkelig hjelp (ambulanse): 100 Politi: 101
Man kan også bruke det europeiske nødnummeret 112 / xxx.xxx000.xx
Helsetjenester
Forgiftning : 070/245.245 Forbrenning : 02/268.62.00 Røde kors : 105
Tannlege ’on call’: 02/000.00.00 - 02/000.00.00 Legevakt (Brussel): 02/479.18.18
Andre hjelpetjenester pr telefon Telephone welcome : 106(NL) - 107(FR) Alcoholics anonymous : 02/513.23.36 Info-drugs : 02/227.52.52
Info-foreign : 02/375.67.63 Info-aids : 02/627.75.23
Suicide prevention : 02/640.65.65 (FR) - 02/649.95.55 (NL)
Opplysningen
Innenriks: 1207 (NL) - 1307 (FR) - 1405 (GB) - 1407 (D)
Utenriks: 1204 (NL) - 1304 (FR) - 1404 (D)
«Frøken Ur»: 1200 (NL) - 1300 (FR)
Wake up calls: 1348 (automatic)
De europeiske institusjonene Europakommisjonens sentralbord: 02/299.11.11 Rådet: 02/285.61.11
Europaparlamentet: 02/284.34.52
Transport
Flyplassen: 02/753.21.11
Tog: 02/525.21.11, SNCB xxx.x-xxxx.xx Buss/Trikk/Métro: xxx.xxxx.xx
Thalys (hurtigtog til bl.a. Paris og Amsterdam) xxx.xxxxxx.xxx Eurostar (hurtigtog til London) xxx.xxxxxxxx.xx
Også Uber fungerer godt i Brussel, last ned egen app.