KONTRAKT

KONTRAKT

Rammeavtale på eiendomsmeglertjenester - Næringsmegling

mellom

Trondheim kommune og (fyll inn leverandørens navn)

(Org nummer 942110464) (fyll inn leverandørens xxx.xx.)

Om avtalepartene:

Se informasjon om organisasjonsnummer, kontaktpersoner etc. i Mercell-portalen.

Vedlegg til avtalen:

Avtale undertegnet:

Dette avtaledokumentet signeres elektronisk i Mercell.

INNHOLDSFORTEGNELSE

1 Generelt om avtalen 4

2 Definisjoner 4

3 Avtaleperiode 4

4 Språk 4

5 Om avtalen 4

5.1 Omfang og innhold 4

6 Lønns- og arbeidsvilkår 5

7 Etisk handel 5

8 Administrative bestemmelser 5

9 Leverandørens forpliktelser 6

9.1 Leveringsbetingelser 6

9.2 Leveringsgaranti 7

9.3 Forsikringer 7

9.4 Miljø 7

9.5 Møter og seminarer i kontraktsperioden 7

9.6 Statistikk og informasjon 7

9.7 Taushetsplikt 8

10 Ordrebekreftelse 8

11 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd 8

11.1 Dagmulkt 8

11.2 Brudd på arbeids- og lønnsvilkår 8

11.3 Brudd på administrative frister 9

11.4 Brudd på bestemmelser i avtalen 9

12 Heving 9

13 Pris 9

13.1 Regulering av prisen 10

14 Fakturering 10

14.1 E-faktura (elektronisk faktura) 10

14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse” 10

14.1.2 Vedlegg til EHF-faktura 11

14.1.3 Aksesspunkt 11

15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden 11

15.1 Generelt 11

15.2 Statusmøter 11

15.3 Avvik 11

15.4 Kommunikasjon 11

16 Kontraktsbetingelser 12

16.1 Transport av avtalen 12

17 Endringer i Leverandørs organisasjon m.v. 12

1 Generelt om avtalen

På bakgrunn av åpen anbudskonkurranse har Trondheim kommune valgt (Leverandørens navn) som Leverandør av eiendomsmeglertjenester - Næringsmegling.

Avtalen mellom Oppdragsgiver og Leverandøren utarbeides i henhold til gjeldende lover, regler og retningslinjer, deriblant lov om offentlige anskaffelser (LOA) m.v. av 17. juni 2016, nr. 73, med tilhørende forskrifter (FOA) fastsatt av Nærings- og fiskeridepartementet 12. august 2016.

2 Definisjoner

I denne kontrakten er Trondheim kommune heretter benevnt som Oppdragsgiver. Firma kontrakten er inngått med, er nevnt som Leverandør.

3 Avtaleperiode

Rammeavtalen med leverandøren gjelder fra 01.01.2025 - 31.12.2026 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse på uendrede vilkår. Opsjonen gir Oppdragsgiver ensidig rett til å prolongere avtalen. Opsjonen skal utløses 1 måned før avtalen utgår, og for ett år av gangen.

Dersom avtalens maksimale verdi på kr 8 000 000,- nås før ovenstående, kan Oppdragsgiver si opp avtalen når avtalens maksimale verdi er nådd. Avtalens maksimale verdi er oppgitt i konkurransegrunnlaget.

4 Språk

All kommunikasjon mellom Oppdragsgiver og Leverandør skal foregå på norsk.

5 Om avtalen

5.1 Omfang og innhold

Denne avtalen regulerer berørte parters rettigheter og forpliktelser ved levering av tjenester til Oppdragsgiver. Intensjonen med avtalen er å utvikle et gjensidig samarbeid slik at det skapes en effektiv og lønnsom utvikling for begge parter.

Rammeavtalen gjelder følgende meglertjenester:

* Næringsmegling

* Verdivurderinger

* Rådgivningstjenester

* Oppgjørsmegling

* Inn- og utleietjenester

Tjenester som utføres under denne avtalen skal holde høyeste kvalitet. Oppdragsgiver kan i sin bestilling spesifiseres navngitte personer som ønskes benyttet til utførelse av arbeidet. Leverandøren plikter å stille vedkommende person til uførelse av det aktuelle oppdraget, dersom personen disponeres av leverandøren i det tidsrom hvor tjenesten skal utføres.

Oppdragsgiver skal til enhver tid ha høyeste prioritet hos leverandøren.

Alle rettigheter knyttet til arbeid utført for Oppdragsgiver, og det materialet som er knyttet til arbeidet, skal være Oppdragsgivers eiendom med mindre annet avtales særskilt.

Avrop/bestillinger i avtaleperioden skal foretas på grunnlag av de vilkår som er fastsatt i denne kontrakten.

Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen.

Oppdragsgiver tar også forbehold om at man ved særskilte prosjekter kan velge å ikke benytte seg av avtalen.

6 Lønns- og arbeidsvilkår

Det stilles krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn allmenngyldig tariffavtale.

På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stilles det krav om at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes det i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen.

Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår.

7 Etisk handel

Leverandøren plikter å påse at produksjon og leveranse av denne kontrakten skjer i henhold til ILOs 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i Leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder.

8 Administrative bestemmelser

1. I kontraktsperioden har Xxxxxxxxxxxxx rett til innsyn i, kontroll med og rapportering på Leverandørens oppfølging av kontraktsvilkårene.

2. Leverandøren skal på forespørsel rapportere status og plan for oppfølging for hvordan miljø- og sosiale hensyn er ivaretatt nedover i leveransekjeden for de ytelser kontrakten omfatter.

3. Hvis uregelmessigheter oppdages, skal Leverandøren innen den frist Oppdragsgiver fastsetter utarbeide handlingsplan for forbedringer. Denne handlingsplanen skal godkjennes av Oppdragsgiver og inneholde frister for forbedringene. Om dette ikke gjøres, vil dette være et vesentlig mislighold og Xxxxxxxxxxxxx vil kunne heve kontrakten.

4. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel dokumentere lønns- og arbeidsvilkår til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dette omfatter blant annet:

a. Timelister

b. Timelistene skal inneholde opplysninger om faktisk antall timer som er arbeidet per dag/ uke/ måned og hvilken periode arbeidet er utført.

c. Lønnsslipper

d. Lønnsslippen skal inneholde opplysninger om lønn pr. time/måned/år, opplysninger om antall timer overtid, kvelds- og nattillegg og helge- og høytidstillegg samt hvilken periode arbeidet er utført.

e. Oppdragsavtale for vikaren

f. Rutiner rundt oppfølging av at arbeidstidsbestemmelsene (iht. AML) overholdes.

9 Leverandørens forpliktelser

Leverandøren plikter å ivareta Xxxxxxxxxxxxxx interesser knyttet til det enkelte oppdrag, og generelt på det området hvor tjenesten ytes. Leverandøren skal straks gjøre oppmerksom på for forhold av operativ, økonomisk, teknisk eller funksjonell betydning som leverandøren oppdager eller burde ha oppdaget gjennom sitt arbeid for Oppdragsgiver.

Leverandøren plikter selv å påse at virksomheten til enhver tid er i overensstemmelse med offentligrettslige regler og skal inneha de nødvendige tillatelser til å drive sin virksomhet. Leverandøren plikter videre å påse at de tjenester som utføres etter avtalen kan gjennomføres uten hinder av eventuelle privatrettslige forhold.

9.1 Leveringsbetingelser

Levering skal skje i henhold til oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet. Kortere leveringstid kan avtales for det enkelte avrop. For leveringssteder som ønsker det, skal det avtales faste leveringstidspunkter.

Ved inngåelse av avtale om salgs- eller utleieoppdrag skal det utfylles og signeres eget oppdragsskjema fastsatt av Finansdepartementet.

Ved forsinkelse utover oppgitt maksimal leveringstid i tilbudet står Bestiller fritt til å kansellere bestillingen og kjøpe hos annen leverandør.

9.2 Leveringsgaranti

Leverandøren innestår for at leveransen er i samsvar med norske lover og forskrifter, forskrift om eiendomsmegling og andre lover og forskrifter gjeldende for fagområdet, og forplikter seg til å levere alle de tjenester som er antatt i tilbudet. Når Oppdragsgiver har behov for de tjenester det er inngått avtale for, vil disse bestilles fra Leverandøren med mindre særlig hensyn skulle tilsi noe annet. Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen, med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.

9.3 Forsikringer

Leverandøren skal ha forsikring som til enhver tid dekker salgsverdien på salgsobjektet. Sikkerhetsstillelse utover de lovbestemte krav kan være nødvendig dersom det i løpet av salgsperioden skal gjøres disposisjoner som overstiger minstebeløpet på 45 millioner, jf. forskrift om eiendomsmegling § 2-2 flg. Leverandøren skal på anmodning fremlegge forsikringsbevis for Oppdragsgivers kontroll. Oppdragsgivers kontroll fratar ikke Leverandøren risikoen og ansvaret for at forsikringen er dekkende.

9.4 Miljø

Leverandør garanterer at han i hele kontraktsperioden oppfyller avtalens miljøkrav, samt den til enhver tid gjeldende miljølovgivning. Oppdragsgiver vil jevnlig kontrollere dette, og det vil være eget tema på statusmøter.

Leverandør skal arbeide aktivt for å minske miljøbelastningen ved oppfyllelse av avtalen. Leverandøren skal løpende dokumentere hvilket arbeid som nedlegges for å minske miljøbelastningen, og er pliktig til å fremlegge dokumentasjon på Oppdragsgivers forespørsel. Dersom Leverandøren ikke kan dokumentere at avtalens miljøkrav er oppfylt, vil dette bli ansett som et vesentlig mislighold som gir Xxxxxxxxxxxxx rett til å heve avtalen.

9.5 Møter og seminarer i kontraktsperioden

Dersom Leverandør på eget initiativ ønsker å invitere bestillerne hos Oppdragsgiver til aktiviteter i tilknytning til avtalen, skal program og innhold på forhånd godkjennes av Oppdragsgivers kontaktperson.

9.6 Statistikk og informasjon

Leverandøren skal etter avtale sende statistikk til Oppdragsgiver. All statistikk skal presenteres på regneark Excel eller Google regneark, og tilbys uten ekstra kostnader for Oppdragsgiver.

Følgende skal rapporteres på et avtalt tidspunkt:

● Omsetning i avtalen (mengde og beløp) for foregående kvartal

● Omsetning i avtalen (mengde og beløp) siden kontraktsoppstart (akkumulert)

● Forbruket for tjenesteområdet totalt (mengde og beløp)

Opplysninger skal oppgis i både mengde og beløp (kr).

Statistikken må kunne presenteres totalt for Oppdragsgiver og for den enkelte enhet ved behov. På forespørsel skal leverandøren kunne utarbeide annen statistikk.

9.7 Taushetsplikt

Leverandøren plikter å bevare taushet om alle forhold knyttet til oppdragsgivers virksomhet som han måtte bli kjent med og som ikke er offentlig tilgjengelig informasjon. Leverandørens personell og virksomhet plikter å rette seg etter de regler som gjelder for oppdragsgiver, og plikter å medvirke til innhenting av nødvendige tillatelser, klareringer m.v.

Offentliggjøring, reklame m.v.

Det er ikke tillatt å offentliggjøre noen opplysninger knyttet til denne kontrakten uten skriftlig forhåndssamtykke fra Trondheim kommune.

10 Ordrebekreftelse

Ordrebekreftelse skal sendes snarest mulig og innen 24 timer fra bestilling.

Oppdragsgiver/ Bestiller skal umiddelbart informere Leverandør om feil og mangler ved leveransen.

11 Oppdragsgivers krav ved kontraktsbrudd

11.1 Dagmulkt

Ved forsinkelser, på avtalte og omforente leveranser med angitt kvalitet og leverings- tidspunkt, som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, erstattes dagmulktsatsene i AIK tjenester 2017 av følgende satser:

Dagmulkt = kroner 2 500,- per hverdag inntil levering finner sted/ feil, mangel er rettet opp.

11.2 Brudd på arbeids- og lønnsvilkår

Dersom Leverandøren ikke oppfyller forpliktelsene iht. forskrift om lønns- og arbeidsvilkår, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Tilsvarende gjelder dersom Leverandør på forespørsel ikke overleverer etterspurt dokumentasjon.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre ytterligere sanksjoner dersom Leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår, se om heving av kontrakt.

11.3 Brudd på administrative frister

Ved overtredelse av avtalte frister, f.eks. i statusmøter, som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres under force majeure, kan Oppdragsgiver kreve dagmulkt uten

dokumentasjon av tap ved forsinkelsen. Dagmulktsatsene i AIK Tjenester 2017 erstattes av følgende satser: 2 500 kr per angitte oppgave per hverdag inntil levering finner sted.

11.4 Brudd på bestemmelser i avtalen

Ved vesentlige brudd på bestemmelser i avtalen, herunder kontraktskrav, minimumskrav og bestemmelser i tilbudet, som ikke er vesentlig mislighold etter punktet om heving eller som ikke har egne sanksjoner, og som ikke skyldes Oppdragsgiver eller som ikke kan henføres til force majeure, gjelder satsene i AIK Tjenester 2017.

12 Heving

Hver av partene har rett til å heve avtalen dersom den annen part vesentlig misligholder sine avtaleforpliktelser eller det er klart at slik mislighold vil inntre. Før heving skjer skal det gis en rimelig frist til å rette på forholdet.

For uopprettelige vesentlige mislighold kan partene si opp avtalen med umiddelbar virkning.

Følgende forhold anses som uopprettelige vesentlige mislighold:

● Gjentatte brudd på arbeidsmiljøloven, (AML) kapittel 4, 10, 11, 13, § 12-1 til § 12-9 , § 14-5 , § 14-6 , § 14-8 , § 14-12 til § 14-14 og § 15-9, ferieloven og likestillingsloven § 3 til § 6 - dokumentert av Oppdragsgiver

● Gjentatte brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.

● Vesentlige brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale.

● Brudd på allmenngyldig eller landsomfattende tariffavtale som ikke er blitt rettet opp ila rimelig tid

● Mangelfull dokumentasjon på at lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten er i samsvar med kontrakten.

● Forhold som gir avvisningsrett iht FOA § 9-5 (3) bokstav b, og § 24-2 (3) bokstav i, jf. konkurransegrunnlaget.

Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å holde tilbake deler av kontraktssummen i de tilfeller Leverandøren har fått en rimelig frist til å rette på forholdet. Selv om avtalen heves kan Oppdragsiver kreve erstatning for tap han påføres av at avtalen heves. Den part som hever avtalen kan kreve erstatning for tap han påføres som følge av at avtalen heves.

Hevingserklæring og krav om retting skal være skriftlig. Dersom leverandøren gis en frist til å rette mangelen, skal fristen angis i varselet / erklæringen

Tvister:

Dersom det oppstår tvister i forbindelse med avtalen skal disse først søkes løst ved forhandlinger. Trøndelag tingrett vedtas som partenes verneting.

13 Pris

Prisene inkluderer alle kostnader, herunder fakturagebyr, skatter, avgifter og lignende og er i henhold til Leverandørs tilbud, jf. kontraktens vedlegg 2- Vederlagsskjema/Prisblad.

13.1 Regulering av prisen

Kontraktens priser er faste i det første avtaleåret og vil deretter bli regulert årlig pr 01.01. Første gang i 01.01.2026. Den årlige prisreguleringen vil skje med utgangspunkt i siste års prisutvikling.(endring fra mars foregående år til mars inneværende år).

Indeks:

Ved regulering av avtalte enhetspriser benyttes SSBs Konsumprisindeks (KPI) etter leveringssektor "Tjenester hvor arbeidskraft dominerer".

Dersom kjøper tar i bruk tjenester som ikke er priset i Leverandørens tilbud skal pris på tjeneste avtales og godkjennes av partene.

Dersom Leverandøren får en prisstigning som etter kommunens vurdering går ut over naturlig sammenlignbare konkurrenters, gir dette grunnlag for reforhandlinger, eventuelt oppsigelse av avtalen.

14 Fakturering

14.1 E-faktura (elektronisk faktura)

Kostnader til meglerhonorar og andre utlegg i forbindelse med salget faktureres separat.

Trondheim kommune krever at alle leverandører som har rammeavtaler med kommunen sender faktura og kreditnota elektronisk. Kravet gjelder for alle kjøp av varer og tjenester, unntatt kjøp som er knyttet til brukere som har tilbud hjemlet i lov om sosialhjelp eller lov om barnevernstjenester. Trondheim kommune aksepterer kun elektroniske fakturaer fra sine leverandører i det offentlige standardformatet – Elektronisk HandelsFormat (EHF).

EHF-faktura skal sendes til vårt hovedorganisasjonsnummer: 942 110 464

EHF faktura er et XML- format som inneholder både obligatoriske felter og anbefalte felter for elektronisk faktura. Det finnes også valgfrie felter som kan benyttes for å gi utfyllende fakturainformasjon. Informasjon om hvordan komme i gang med EHF finner du på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxx, samt detaljert beskrivelse av formatet via en egen implementeringsveileder.

14.1.1 Krav til merking av faktura i feltet “Deres referanse”

Faktura på bakgrunn av e-handelsordre eller rekvisisjoner skal merkes med ordrenummer i feltet ”Deres referanse”.

Faktura skal merkes som følger:

Tk. org. kode: 671000

Prosjektnummer/navn: (prosjektnummer angis ved hver særskilte bestilling).

Annen faktura skal merkes med korrekt TK Org. kode i feltet ”Deres referanse”. Som standard skal kun de siste 6 sifrene i TK Org. koden står i de 6 første posisjonene i feltet.

14.1.2 Vedlegg til EHF-faktura

Trondheim kommune ønsker en vedlagt PDF- fil eller TIFF- fil i selve EHF- transen med en referanse mellom transen og filen slik den er beskrevet i standarden for EHF- formatet. Vedlegg i andre formater enn PDF og TIFF blir ikke akseptert. Maks størrelse på vedlegg er 5MB.

14.1.3 Aksesspunkt

Tilknytning til infrastrukturen for å kunne sende/motta EHF faktura, skjer gjennom aksesspunkter. Dette er aktører som tar imot og videresender fakturaer til riktig mottaker, som et elektronisk postkontor.

En fakturasender og/eller -mottaker kan enten koble seg opp til et eksisterende aksesspunkt, eller selv etablere seg som et eget aksesspunkt.

For oversikt over aktuelle aksesspunkter som håndterer EHF formatet, se xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/x-xxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx

15 Samarbeid og oppfølging i avtaleperioden

15.1 Generelt

Leverandøren og Xxxxxxxxxxxxx skal samarbeide og vise lojalitet i gjennomføringen av avtalen. Begge parter skal umiddelbart underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for tjenesten, og i nødvendig utstrekning oversende kopier av materiale av betydning for den annen parts ytelse etter avtale.

15.2 Statusmøter

Det skal avholdes statusmøter ved behov, hvor forhold knyttet til avtalen vil bli tatt opp. For å styrke servicen og kommunikasjonen vil det blir holdt oppfølgingssamtaler via telefon, samt kommunikasjon via e-post ved behov. Oppdragsgiver har ansvar for å føre skriftlig referat fra møtene, og referatet skal oversendes den annen part senest en uke etter avholdt møte.

15.3 Avvik

Eventuelle uregelmessigheter i avtaleforholdet bes i første omgang tatt opp med den berørte enhet, foretak eller bedrift og søkes løst der. Oppdragsgiverens kontaktperson skal ha beskjed om vesentlige avvik og problemer som kan oppstå og som har tilknytning til avtalen.

15.4 Kommunikasjon

Oppdragsgiver bruker Kontraktsadministrasjonsverktøy (KAV), for tiden fra Mercell, i avtaleoppfølgingen. Overordnet kommunikasjon/avtaleoppfølging skal skje via KAV.

Ved utsendelser/reklame til enheter skal alt som sendes ut godkjennes av Oppdragsgiver ved avtaleforvalter i forkant.

16 Kontraktsbetingelser

På bakgrunn av konkurransegrunnlaget og Leverandørens tilbud vil det bli skrevet en kontrakt.

Dokumentene rangeres i følgende rekkefølge:

● Kontrakt

● Møtereferat fra oppstarts- og kontraktsmøte av …………….

● Konkurransegrunnlag med alle vedlegg

● Alminnelige innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester (AIK varer 2017)

● Leverandørens tilbud av dd.mm.åå.

Eventuelle avvikende leveringsvilkår er uten virkning for leveransen med mindre Oppdragsgiver skriftlig har godtatt dem.

16.1 Transport av avtalen

Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter til tredje part uten den andre parts skriftlige godkjenning. Oppdragsgiver kan kreve kontraktsmessig oppfyllelse fra Leverandøren, og trenger ikke saklig grunn for å nekte overdragelse av kontrakten.

17 Endringer i Leverandørs organisasjon m.v.

Endringer som kan få betydning for avtalen, for eksempel Leverandørens organisasjonsform, overdragelse av virksomhet og lignende, skal meddeles skriftlig til Oppdragsgiver snarest.

Oppdragsgiver vil på fritt grunnlag kunne ta stilling til konsekvenser for videre kontrakt med tanke på eventuell heving eller endrede betingelser.