KONKURRANSEGRUNNLAG
KONKURRANSEGRUNNLAG
Tilbudskonkurranse etter forskrift del I for anskaffelse av
skanning og digitaliseringstjenester til Sokndal kommune.
Saksnr.19/422
Innholdsfortegnelse
3. Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5
1.1. Innbydelse
Sokndal kommune, heretter benevnt oppdragsgiver, innbyr med dette til konkurranse om levering av tjenester for rydding og digitalisering av Sokndal kommune sitt gårds- og bruksnr arkiv.
1.2. Orientering om prosjektet og kontrakten
1.2.1. Konkurransen gjelder
Oppdragsgiver ønsker å gi et best mulig tilbud og god service når det gjelder tilgang til informasjon til sine innbyggere. Ved å gjøre gårds- og bruksnr arkivet digitalt tilgjengelig kan vi tilby en best mulig tjeneste for kommunens innbyggere.
Den utvalgte leverandøren skal ha totalansvaret for oppdraget. Leverandøren skal også stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av digitaliseringen. Resultatet av det digitaliserte materialet skal ha samme informasjonsverdi som dagens papirarkiv for interne og eksterne brukere, men lettere tilgjengelig og med enklere og mer fleksibel gjenfinning.
Arkivet omfatter ca 30.5 hyllemeter med dokumenter. Leverandøren av denne tjenesten skal rydde og digitalisere arkivet, pakke og klargjøre for arkivering, samt etablere en struktur som er til god hjelp for kommunens ansatte og innbyggere. Ved digitalisering forutsettes det at saksmapper som er tatt ut av arkivet raskt kan returneres i elektronisk format, senest dagen etter meldt behov.
Mens skanning pågår må kommunen kunne bestille saker fortløpende til levering slik at arbeidet ikke stopper kontinuerlig tjenesteproduksjon.
I februar 2019 fikk oppdragsgiver levert arkivanalyse av de tekniske arkivene hos Sokndal kommune. Utdrag fra arkivanalysen ligger vedlagt som vedlegg 3 og viser papirarkivets omfang som skal digitaliseres:
Arkivdel | Hyllemeter arkiv | Antall ark |
Byggesaksarkiv i arkivskap | 18 | 96 500 |
Byggesak- og diverse arkiv i arkivbokser | 11,5 | 79 000 |
Målebrev og skyldelingsbrev | 1 | 5 600 |
Sum | 30,5 | 181 600 |
*Tallene i tabellen er hentet fra arkivanalysen – utdrag fra arkivanalysen se vedlegg 3.
Det forutsetter at leverandøren anvender den tid som er nødvendig for å utføre de ytelser som kontrakten omfatter. Arbeidene skal utføres til avtalt kvalitet, tid og pris og med god serviceinnstilling og ryddighet. Den eller de personene som utfører oppdraget skal ha den kompetansen og erfaring og for øvrig tilfredsstille de krav oppdragsgiver har stilt i konkurransegrunnlaget.
1.2.2. Utforming av kontrakten
Kontraktsbestemmelser følger av kapittel 7 «Kontraktsbestemmelser». Bindende avtale er sluttet når kontrakt er signert av begge parter.
Følgende dokumenter er kontraktsdokumenter:
1. Avtaledokument
2. Eventuelle referater, skriftlig materialer fra forhandlinger eller oppklarende drøftelser og skriftlige endringer og tilføyelser før avtaleinngåelse, som er godkjent av begge parter.
3. Oppdragsgivers konkurransegrunnlag med vedlegg
4. Leverandørens tilbud
2.1. Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17.juni 2016 nr.73 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR 2016-08-12-974. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I.
Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer. Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurderer det som hensiktsmessig.
Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud. Leverandøren oppfordres på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg.
2.2. Gjennomførings- og leveringstidspunkt
Milepæl | Tidspunkt |
Kunngjøring av konkurransen via Mercell, Doffin | 18.12.19 |
Mulighet for befaring | 06.01.20 |
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 09.01.20 kl.12:00 |
Frist for å levere tilbud | 13.01.20 kl.12:00 |
Evaluering av tilbud | Uke 3 |
Meddelelse om tildeling av kontrakt | Uke 3 |
Karensperiode | 10dager etter tildeling |
Signering av kontrakt | Uke 5 |
Tilbudets vedståelsesfrist | 13.04.2020 |
Leverandør kan starte på prosjektet straks etter kontraktsinngåelse. Siste dato for levering av det digitale arkivet: mars 2020. Tidligere tilbudt ferdigstillelsesdato vil være positiv for oppdragsgiver.
2.3. Kunngjøring
Konkurransen er kunngjort i Mercell. Komplett konkurransegrunnlag legges ut på Mercell og kan vederlagsfritt lastes ned av tilbyder.
2.4. Befaring
Tilbyder kan foreta egen befaring av arkivet for beregning av arkivmengde 06.01.2020.
Det vil bli ført referat fra befaringen. Dersom det blir stilt spørsmål til konkurransegrunnlaget under befaring, vil spørsmål og svar inntas i referatet. Referatet vil bli distribuert til samtlige registrerte interessenter. Referatet er en del av konkurransegrunnlaget.
2.5. Alternative tilbud
Alternativ tilbud aksepteres ikke.
2.6. Mulighet for å gi tilbud på deler av oppdraget
Det gis ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget.
2.7. Tilleggsopplysninger og oppdragsgivers kontaktperson
Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget inneholder uklarheter, mangelfull informasjon eller ikke gir tilstrekkelig veiledning, bes han ta kontakt med oppdragsiver, slik at oppdragsgiver får mulighet til å vurdere om konkurransegrunnlaget bør presiseres, utdypes eller justeres.
Ber om at dette formidles skriftlig via KGV systemet.
Forespørsel skal fremsettes i god tid før tilbudsfristens utløp, og senest innen 09.01.2020. Oppdragsgiver vil sende ut skriftlig meddelse via KGV systemet til samtlige registrerte interessenter hvor spørsmål og svar angis. Det vil ikke bli angitt hvem som har stilt spørsmålet. Meddelelsen er en del av konkurransegrunnlaget.
2.8. Oppdragsgivers forbehold
Oppdragsgiver tar forbehold om:
• Å avvise leverandører som ikke leverer et komplett signert tilbud og oppfyller de krav som er skissert i dette konkurransegrunnlaget og i forskrift om offentlige anskaffelser.
• Å avlyse konkurransen og forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn til det. Evt avlysning av konkurransen danner ikke grunnlag for å kreve erstatning.
• Endringer i volum som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og kommunal aktivitet.
2.9. Offentlighet
For allmenhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA §7-3 og §7-4 og, jf. Forvaltningsloven §13.
Dersom tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte skal dette tilkjennegis i tilbudet. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud der ett av tilbudssettene sladdes for taushetsbelagt informasjon. Leverandør bes spesifisere dette i tilbudet.
Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.
3. Innlevering av tilbud og tilbudsutforming
3.1. Generelt
3.1.1. Tilbudsbrev
Det skal leveres et eget datert og underskrevet tilbudsbrev. Dersom den som underskriver tilbudsbrevet ikke har offisiell fullmakt til å forplikte tilbyder, skal nødvendig fullmakt vedlegges tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det tydelig beskrives evt. avvik eller forbehold som gjelder for tilbudet jf. punkt 3.5.
3.1.2. Besvarelse
Alle tjenester og produkter skal prises og alle poster angitt konkurransegrunnlaget skal besvares. Konkurransegrunnlaget skal ikke redigeres, kun original eller kopi av originaldokumentet skal benyttes og returneres. Et foretak kan kun levere ett tilbud. Tilbud utarbeides for leverandørens egen kostnad og vil ikke bli returnert. Firmaopplysninger skal fylles inn iht. vedlegg 1, i kapittel 8.
3.1.3. Dokumentasjon
Som vedlegg til tilbudsbrevet skal tilbyder levere konkurransegrunnlag og den dokumentasjon som er etterpurt i konkurransegrunnlaget.
3.2. Språk
Tilbud med tilhørende dokumenter skal leveres på norsk, jf. Pkt.3.2. Tilbydere med originaldokumentasjon utstedt av offentlig myndighet eller offentlige registre i andre land skal ved siden av originaldokumentasjon vedlegge autorisert oversettelse. Dersom det ikke foreligger autorisert oversettelse anses ikke dokumentasjonskravet for å være oppfylt og tilbyder vil bli avvist. Eventuelle fullmakter eller andre dokumenter som inneholder utsagn som har til hensikt å binde avgiver rettslig, skal foreligge i originalutgave på norsk med signatur.
3.3. Format og kopier
Tilbudet skal innlevers slik:
1. En elektronisk versjon, pdf, av hele tilbudet usladdet
2. En elektronisk versjon, pdf, hvor taushetsbelagte opplysninger er sladdet i henhold til pkt. 2.9. Dette gjelder tilbudsbrev og tilbudsskjema og evt. andre dokumenter som unntas.
3.4. Innleveringsfrist
Tilbudet skal leveres innen følgende frist: 13.01.2020 kl.12.00.
Tilbudet leveres i KGV systemet Mercell.
3.5. Forbehold og avvik
I tilbudsbrevet skal det redegjøres presist og entydig for ethvert forbehold mot konkurransegrunnlaget med vedlegg, slik at det ikke kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene.
Det tillates likevel en spesifikk henvisning til slik redegjørelse inntatt i et av de øvrige tilbudsdokumentene. Forbehold eller avvik må referere til relevant punkt i konkurransegrunnlaget.
Forbehold eller avvik som ikke er beskrevet på slik måte vil ikke bli hensyntatt, med mindre det er åpenbart at tilbyder har ment å ta et forbehold eller gjøre et avvik, og dette blir oppdaget av oppdragsgiver ved gjennomgangen av tilbudet. Det forutsettes at oppdragsgiver kan vurdere forbeholdene uten kontakt med leverandør.
Informasjon i tilbudsbrevet og vedleggene utfyller hverandre. Dersom tilbudsbrev og vedlegg skulle inneholde opplysninger som strider mot hverandre, gjelder opplysninger i tilbudsbrevet foran opplysninger gitt i vedleggene til tilbudet. Når det gjelder pris, går likevel opplysninger kapittel 6 «tildelingskriterier» foran opplysninger i tilbudsbrevet, dersom det skulle være motstrid.
Vesentlige forbehold eller vesentlige avvik vil føre til avvisning.
3.6. Vedståelsesfrist
Leverandøren må vedstå sitt tilbud i 3 måneder regnet fra innleveringsfrist.
3.7. Tilbudsåpning
Det vil ikke finne sted offentlig åpning av de inkomne tilbudene. Tilbudene vil bli åpnet av minst 2 representanter fra oppdragsgiver.
For å avgjøre om tilbyder har tilstrekkelige kvalifikasjoner vil følgende krav og dokumentasjon legges til grunn:
4.1. Organisatorisk og juridisk stilling
4.1.1. Firmaattest
Krav | Dokumentasjon |
Foretaket skal være lovlig registrert | Norske firma: Firmaattest fra Foretaksregisteret i Brønnøysund |
Utenlandske firma: Attester for registrering i faglige register som bestemt ved lovgivning i det land hvor leverandøren er etablert. |
4.1.2. Attest for merverdiavgift
Krav | Dokumentasjon |
Leverandør skal ikke | Norske leverandører skal framlegge skatteattest for |
ha vesentlige restanser | merverdiavgift fra skattefogden/fylkesskattekontoret (skjema RF- |
for merverdiavgift eller | 1244) der leverandøre har sitt hovedkontor. Attest skal foreligge |
det skal foreligge en | innen tilbudsfristens utløp, og skal ikke være eldre enn 6 |
godkjent | måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. |
nedbetalingsplan | Utenlanske firma: attest utstedt av vedkommende myndighet i |
tilbyders hjemstat som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine | |
forpliktelser vedrørende avgifter i samsvar med | |
lovbestemmelser i den stat leverandøren er etablert. |
4.1.3. HMS-egenerklæring
Krav | Dokumentasjon |
Foretaket skal oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet. | Utfylt og undertegnet HMS egenerklæring i samsvar med forskrift om offentlig anskafelser. Se Lovdata for mal: xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx/XXX/xxxxxxxxx/0000-00-00- 616/KAPITTEL_7#KAPITTEL_7 |
4.2. Tekniske og faglige kvalifikasjoner
4.2.1. Kapasitet og gjennomføringsevne
Krav | Dokumentasjon |
Oppdragsgiver krever at leverandør har meget god kapasitet og gjennomføringsevne. | Som dokumentasjon skal leverandør vedlegge en oversikt over firmaets totale bemanning og en beskrivelse av metoder/verktøy for kvalitetssikring. |
Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må | |
tilsvarende dokumentasjon for disse legges fram. |
4.2.2. Erfaring og pålitelighet
Krav | Dokumentasjon |
Leverandør skal ha | Som dokumentasjon skal leverandør vedlegge en liste over de viktigste relevante oppdragene de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker (navn på kunde). På bakgrunn av listen skal leverandøren oppgi navn og e- postadress til kontaktperson hso de to mest aktuelle referansene. Referanser vil kun bli kontaktet ved behov |
erfaring og kompetanse | |
fra minst tre relevante | |
oppdrag for levering av | |
tjenester som | |
beskrevet i dette dokumentet | |
Der foretaket ikke selv har de nødvendige kvalifikasjoner, men hvor de støtter seg på andre leverandører for å bli kvalifisert, må | |
tilsvarende dokumentasjon for disse vedlegges. |
Følgende beskrivelse av oppdraget skal overholdes og legges til grunn for tilbudet. Leverandør skal stå for hele prosessen med å digitalisere oppdragsgiver sitt arkiv.
5.1. Ytelser
5.1.1. Beskrivelse av hva som skal leveres
• Leverandør skal stille med alt nødvendig utstyr for gjennomføring av prosjekt.
• Leverandør står selv ansvarlig for å vurdere arkivets omfang.
• Hente frem arkivmappene og sakene i arkivet
• Arkivmappene og sakene merkes og pakkes.
• Frakt av arkiv fra oppdragsgiver til leverandørens lokaler.
• Klargjøring for digitalisering ved å rydde og sortere sakene
• Oppbevaring av arkiv under digitaliseringsprosessen til det kan leveres til IKA Rogaland
• Digitalisering
• Registrering av nøkkelinformasjon
• Gjenfinning, digitalisering og tilgjengeliggjøring av forespurte saker innen 24 timer.
• Tilgjengeliggjøring av digitaliserte saker i webløsning i skanningsperioden.
• Tilbakeføring av digitalarkiv til kunde og fysisk til IKA Rogaland etter deres regler.
• Gi tilbud på opsjoner i forhold til punk 5.3.
5.1.2. Henting og frakt, samt sikring av arkivet
Arkivmaterialet er unikt, så det er viktig at sikkerheten ved frakt og lagring blir ivaretatt. Arkivmaterialet må oppbevares i godkjente lokaler jfr. Arkivforskriften §4, under hele prosessen, og tilbyder er ansvarlig for sikkerheten. Papirmaterialet i arkivet skal til enhver tid behandles som unikt arkivmateriale, samt med hensyn til at det ved senere tidspunkt skal lagres og fungere som et originalarkiv. IKA har bedt om informasjon over hva som sendes ut fra kommunen og hvor mange hyllemeter (ca.) materialet utgjør.
Leverandøren skal legge ved en Risiko- og sårbarhetsanalyse som viser at sikkerheten ved frakt og oppbevaring av arkivene er tilstrekkelig ivaretatt. Ved flytting av arkivmateriell til tilbyders lokaler, må tilbyder beskrive hvordan den fysiske flyttingen vil forløpe seg (dvs. frakt, lagring og sikring av arkivet). Det fysiske arkivet skal ikke avleveres til depot før alt materialet er digitalisert.
5.1.3. Rydding i arkivet.
Arkivet har ikke blitt ryddet i, så feilarkivering kan forventes. Ved avsluttet skannejobb legges alt materialet tilbake til mappen gruppert per sak.
• Dokumentene sorteres/grupperes per sak
• Ved funn av flere like eksemplarer av samme dokument (kopier) må disse sorteres ut, disse kopiene skal ikke digitaliseres, men skal sorteres ut før skanning og kastes. Alt materiale fra før 1950 må imidlertid bevares jf. Xxxxxxxxx lover og forskrifter for arkivering.
• Stifter, binders, plast, tape og annet fjernes fra dokumentene. Det må påses at det ikke er partikler på storformatdokumenter.
• Feilarkiverte dokumenter (dokumenter i feil mappe ol) må sorteres ut og plasseres i riktig mappe.
• Leverandøren skal beskrive prosessen de har for registrering av nøkkelinformasjon og kategorisering.
• Dokumentene som ikke hører hjemme i arkivet, men stammer fra andre sakstyper, samles i omslag og overleveres oppdragsgivers representat for vurdering.
5.1.4. Skanning/digitalisering
Leverandøren skal i utgangspunkt registrere nøkkelinformasjon og kategorier i henhold til kapittel 5.1.6. Leverandøren bes vurdere våre krav og komme med innspill og eventuelt forslag til endringer basert på egne erfaringer. Vi vil i samråd med valgt leverandør eventuelt gjøre tilpasninger før arbeidet skal starte.
Det er ulike dokumenter i arkivet f.eks. kart, tegninger og håndskrevne dokument. Det vil også være dokumenter i ulike størrelser.
• Dokumentene skal gjengis som original eller bedre.
• Dokumentene skal lagres i PDF A/Noark-5 godkjent lagringsformat
• Alle dokumenter med tilhørende metadata i henhold til NOARK5 skal kunne eksporteres fra løsningen. Leverandøren bes beskrive prosedyren for dette.
• Dokumentene skal lagres med en oppløsning på minimum 300 dpi.
• Kart og tegninger skal lagres med en oppløsning på minimum 600 dpi. (ved store dokument må en vurdere om en bør ha lavere oppløsning).
• Dokumentene skal i tillegg skannes/lagres som sterkt komprimert PDF/ JPG- komprimert eller tilsvarende for hurtigvisning.
• De skannede dokumentene skal ha en filstørrelse som lett kommuniserer over web
• Alle dokumenter skannes i farger
• Skjema med flere sider beskjæres/deles digitalt til A4 format og sorteres i riktig rekkefølge.
• Skanningen av dokumentene må utføres med en oppløsning og fargegjengivelse som sikrer at informasjon i originaldokumentet ikke går tapt i prosessen.
• Dokumenter som er i dårlig forfatning må behandles med forsiktighet, og kopiering før skanning må vurderes for og sikre ønsket kvalitet.
Leverandør må beskrive hvor store dokumenter som kan digitaliseres, beskrive hvordan dokumenter som kart og tegninger digitaliseres, og hvordan kvaliteten systematisk blir sikret, kontrollert og dokumentert.
5.1.5. Tilgjenglig under skanning
Oppdragsgiver skal ha
tilgang til arkivmaterialet under rydde/skanneprosessen. Det forutsetter at saksmapper tatt ut av arkivet raskt kan returneres i elektronisk format, og senest innen 24 timer etter meldt behov. Det forutsetter at kommunen har tilgang til innsynsløsningen fra dag en og at digitaliserte saker fortløpende gjøres tilgjengelige i løsningen. Leverandøren skal beskrive funksjonaliteten i innsynsløsningen samt angi krav til nettlesere som kan benyttes.
Leverandøren skal gjøre tilgjengelig en testversjon av løsningen. Testing av løsningen vil være med å danne grunnlaget for vurdering av funksjonalitet og brukervennlighet.
Det er viktig med gode og fleksible søke- og filtreringsmuligheter i innsynsløsningen. Hva man kan søke på, OCR, predefinert søk og avanserte søk er noen stikkord. Leverandøren bes beskrive hvordan den tilbudte løsningen håndterer dette.
Søkeresultatet bør være mest mulig oversiktlig. Det er ønskelig med forhåndsvisning av dokumenter, enkelt tilgang til åpning, lagring, opplasting, redigering av ett eller flere dokumenter, samt muligheter for å skreddersy hva slags nøkkelinformasjon som skal presenteres med søket. Beskriv hvordan den tilbudte løsningen håndterer dette.
5.1.6. Kategorisering av dokumenter – Arkivstruktur
Dokumentene skal grupperes på en måte som gjør det enkelt å finne rett dokument i en dokumentliste. Hvert dokument skal tilordnes en sakskategori og dokumentkategori. I tillegg skal det registreres nøkkelopplysninger som identifiserer den enkelte saken og som kan benyttes for å koble saken til andre systemer.
Oppdragsgiver forutsetter at tilbyder ut i fra egen erfaring gjør en selvstendig vurdering av systemet for kategori og nøkkelopplysninger. Hvis tilbyder finner mangler forutsetter vi at vi blir gjort oppmerksomme på dette og at det blir lagt til. Oppdragsgiver ønsker et system som fungerer optimalt for oppslag og registrering av dokumenter.
Foreløpig ønsker vi følgende struktur:
Arkivdeler | Saksområder | Ordningsprinsipp | Saksarter | Beskrivelse |
Bygg | Byggesak Delingssak Oppmåling Vei og gatenavn Kommunal Eiendom VA | GBnr | BS DS OPS VEI KE VA | Alle dokumenter som angår en eiendom, med ett eller flere Gårds og Bruksnr arkiveres i arkiv BYGG. Arkivet deles inn i arkivdeler, som er navngitt i forhold til hvilke fag de tilhører, ref.saksområdet. Innebærer også byggesaksarkivet som er arkivert i arkivbokser som kan relateres til ett eller flere GBnr. |
Plan | Plan | PlanID | REG ARP KOMP (reguleringspl – Arealpl – kommunepl) | |
Prosjekt | VA Vei og gatenavn Havn | Prosjektnummer | VA prosjekter – andre typer prosjekt, anleggsnavn og navn på havn | For saksmapper som er navngitt med navn på anlegg/havn er det naturlig at de legges i ordningsprinsipp for prosjektarkivet. Der det er relatert til GBN bør dette også registreres ved digitalisering. |
Med denne kategoriseringen samler vi dokumenter som har felles ordningsprinsipp i felles arkivdeler. Deretter deles tildeles saksområder og andre opplysninger ved hjelp av metadata.
Tabellen under angir et utvalg metadata som er anvendt for aktuelle saksområder, denne blir presentert som et forslag men må gjennomgås med saksbehandlere etter at leverandør for digitaliseringsoppdrag er valgt:
5.1.7. Registrering
Dokumenter som gjelder flere gårds og bruksnummer og bygningsnummer skal kunne gjenfinnes på alle de aktuelle numrene. Dokumentene skal kunne gjenfinnes både på gårds og bruksnummer samt på hver av bygningsnumrene.
5.1.8. Teknisk løsning.
Skannet materiale må kunne leveres til en Noark 5 kjerne. Det skal benyttes tjenestegrensenitt for integrasjon etter Noark 5 standard eller nyere. Dokumentene skal lagres i godkjent arkivformat.
Leverandør bes beskrive mulige integrasjoner mellom den tilbudte innsynsløsningen og fagsystemer vi benytter. Eksempler er ulike kartsystemer, websak, matrikkelen, Infoland og norkart. Det er ønskelig med en kort beskrivelse av selve integrasjonene, eksempler på kunder hvor integrasjonene er implementert og eventuelle ekstrakostnader slike integrasjoner vil medføre.
Leverandøren bes beskrive løsningens plassering geografisk og i leverandørens IT-miljø (i forhold til sikkerhetssoner).
5.1.9. Innsynsportal
Når dokumentene er ferdig skannet skal det leveres i et webbasert søkesystem. Vi ønsker forslag til drift av ferdig digitalisert arkiv. Vi ber om tilbud på kjøp og drift og vedlikehold av webløsning etter skanningsperioden. Både for intern og ekstern innsynsløsning.
Her vil integrasjon og støtte til søk i Acos sitt produksjonsarkiv og eventuelt historiske arkivdeler i Acos vektes positivt. Gjerne ved bruk av Geointegrasjon.
Tilbudt løsning skal, så lenge det er en gjeldende vedlikeholdsavtale, hele tiden være oppgradert til siste versjon. Eventuelle oppgraderinger skal være inkludert i vedlikeholdsprisen og utføres av leverandøren.
Systemet må ha to hoved søkefunksjoner knyttet til saks og dokumentnivå i arkivet. Man skal kunne søke på kun saker med relevant nøkkelinformasjon og man skal også kunne søke frem alle relevante dokumenter. Vi ber om mulighet til å teste dette verktøyet.
Ved avtaleslutt skal oppdragsgiver få all data som er lagret på Sokndal kommune overført kostnadsfritt, på et egnet åpent filformat.
Det skal signeres en databehandleravtale dersom persondata lagres hos en ekstern leverandør.
Løsningen skal kunne kjøres problemfritt i kommunens IT-miljø.
Oppdragsgiver tar forbehold om å kunne velge bort innsynsløsningen ved valg av leverandør.
5.1.10. Offentlighetslova
Akrivet som skal skannes består for det meste av offentlige dokumenter, men enkelte av dokumentene vil være unntatt offentlighet iflg offentlighetslova og annet lovverk. Andre dokumenter er offentlige, men skal ikke publiseres, også iflg offentlighetslova. Dokumenter som skal være unntatt offentlighet må registreres som gradert. Leverandøren bes beskrive hvordan dette kan ivaretas i den tilbudte løsningen.
5.1.11. Kvalitetskontroll
Tilbyder må ha en produksjonsløype der kvaliteten rutinemessig blir kontrollert av tilbyder og oppdragsgiver, samt utarbeide prosedyre for feilretting.
Leverandøren bes beskrive funksjonaliteten brukerne har for å korrigere dokumenter og nøkkelinformasjon etter at prosjektet er ferdig. Det er ønskelig å få beskrevet mulighet for å slette, legge til, flytte og endre dokumenter og nøkkelinformasjon på disse. Det er også ønskelig med en beskrivelse av hvordan man kan tilgangsstyre hvem som kan gjøre slike endringer.
5.1.12. Lagring og overføring
Prosedyre for lagring og overføring gjøres i samråd med IT avdelingen i Sokndal Kommune.
5.1.13. Pakking for fjernarkiv
Etter at mappene er ferdig ryddet og skannet skal de klargjøres for fjernarkiv i henhold til IKA Rogalands sine regler. Den orden og sammenheng i arkivet, som ble etablert ved rydding og
skanning skal beholdes. Vi forutsetter at leverandør følger arkivloven med tilhørende forskrifter i dette arbeid. Det skal benyttes syrenøytrale arkivbokser og omslag etter gjeldende krav fra Arkivverket. De skal være syrefrie, uten hull, lim eller stifter og tilfredsstille ISO Standard 9706. Hva slags dokumenter man har og format avgjør hvilke bokser eller omslag som kan brukes. Boksene skal nummereres og etiketteres på godkjent papir i henhold til arkivforskriftens §3-14. Det skal i tillegg lages avleveringsliste. Listen skal sendes kommunen for godkjenning før selve arkivet sendes i retur til depot hos Interkommunalt arkiv i Rogaland. Leverandøren skal sørge for sikker og forsvarlig frakt og lagring av arkivmateriale. Så som pakking i godkjente mapper/bokser. Det understrekes at dersom mapper/omslag kasseres eller byttes ut så må alle påtegninger med mer overføres til ny mappe.
5.1.14. Fremdrift
Det er ønskelig å starte januar 2020, med ferdigstillelse mars 2020.
Leverandøren skal levere en realistisk fremdriftsplan for hele prosjektet som viser forventet fremdrift på prosjektet samt hvor mye personallressurser som skal benyttes til dette. Det skal også gjøres rede for hvilke faktorer som er avgjørende for å sikre gjennomføringen.
Leverandøren skal beskrive de forskjellige arbeidsoppgavene, milepæler, volum og tempo.
Leverandøren skal også sette opp et forslag til betalingsplan med bakgrunn i omforent fremdriftsplan. Planen skal godkjennes skriftlig av oppdragsgiver før igangsetting.
Leverandøren skal ha en fast kontaktperson, og skal beskrive hvordan kommunikasjon og møter mellom oppdragsgiver vil løses, herunder hyppighet og deltakelse.
5.2. Eierskap til data
Oppdragsgiver vil ha eierskap til dataene etter skanning og ønsker tilbud på tilbakeføring av arkivet til oss digitalt til en Noark5 kjerne.
Leverandør skal på forespørsel kunne levere et godkjent Noark5-uttrekk av det digitaliserte materialet fra eiendomsarkivet til en fast pris. Sokndal kommune skal godkjenne utrekket.
5.3. Forbehold eller avvik til oppdragsbeskrivelse
Dersom det tas forbehold eller forekommer avvik til beskrivelse av oppdraget i kapittel 5 må dette bemerkes i tilbudsbrev, ref pkt. 3.6.
5.4. Oppsjoner
5.4.1. Dataoverføring fra websak til det digitale arkiv
Vi ønsker opsjon på dataoverføring fra historisk websak til det digitale arkivet. Dokumentene skal tolkes, identifisere alle dokumentene og legge til samme egenskaper som på de skannede dokumentene.
Tildeling av kontrakt vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige ut fra de kriterier som fremgår av nedenstående tabell:
Kriterier | Vekting | Del-kriterie |
Pris | 40% | Pris |
Kvalitet | 60% | Løsningsforslag; tilbyder sine svar på kapittel 5 vil bli vurdert opp mot hverandre. Fremdriftsplan med milepæler og bindende ferdigstillelsesdato. |
Det tilbudet med høyest samlet poengsum i henhold til tildelingskriterier anses som det økonomisk mest fordelaktige og blir tildelt kontrakt.
6.1. Pris
Alle priser skal dersom ikke annet er avtalt være ekslusive merverdiavgift og i norske kroner (NOK).
Dersom ikke annet er avtalt skal prisene være faste inklusive alle kostnader, herunder miljøgebyr, skatter, avgifter, befaringer, kost og losji, reisetid, reise, transport, garantier, leverings- og faktureringsomkostninger m.v.
Priskjema, vedlegg 2, fylles ut og legges ved.
7.1. Samarbeidsplikt
Partene skal samarbeide og vise gjensidig lojalitet under gjennomføringen av oppdraget. De skal i tide underrette hverandre om forhold som kan få betydning for oppdraget.
7.2. Dokumentrang
Derom avtaledokumenter inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge:
- Konkurransegrunnlaget med vedlegg
- Tilbud fra leverandør
- Møtereferat
Dersom det er avvik mellom punkter i konkurransegrunnlaget og tilbud, gjelder de avvikende bestemmelser bare i den grad de er gjentatt skriftlig eller henvist til i de spesielle kontraktsvilkårene som partene evt. avtaler.
7.3. Endringer, tillegg mv.
Endringer, tillegg mv. til denne avtale skal være skriftlig, og skal senest foreligge undertegnede av begge parter på tidspunktet for første levering av tjenester under denne avtale. Disse endringene, tilleggene mv. skal også spesifisere hvilket omfang de skal ha, bl.a. om de skal gjelde hele eller deler av leveransen under denne avtale.
Dette hindrer likevel ikke at partene skriftlig vedtar endringer på et senere tidspunkt som følge av indtrådte forhold de ikke var klar over på tidspunktet for avtaleinngåelse. Dersom endringer som følge av senere inntrådte forhold medførere prisjusteringer, skal disse justeringene også skriftlig avtales mellom partene. Det samme gjelder for endringer i omfang som følge av endrede økonomisk rammevilkår og kommunal aktivitet.
7.4. Priser og prisjustering
Dersom annet ikke er avtalt, er prisen fast og ekslusiv merverdiavgift. Endes skatte- og avgiftsbestemmelser på en måte som innvirker på prisen, kan denne endres tilsvarende.
Kjøper betaler ikke for ytelser og kvanta utover det bestillingen omfatter utan at disse og prisen for dem er skriftlig godkjent av kjøperen.
7.5. Mislighold
Hva som anses som mislighold
Det foreligger mislighold fra Leverandørens side hvis leveransen ikke er i samsvar med de formål, krav eller spesifikasjoner som er avtalt. Det foreligger også mislighold dersom leverandøren ikke oppfyller øvrige avtalte plikter.
Det forligger ikke mislighold dersom situasjonen skyldes oppdragsgivers forhold eller Force Majeure.
Sanskjoner ved mislihold
1. Tilbakehold av betaling: Ved mislighold kan oppdragsgiver holde tilbake en forholdsmessig del av betalingen.
2. Dagbot ved forsinkelse: Ved forsinket levering påløper en dagbot på 0,5 % pr. påbegynt virkedag av verdien av den del av Leveransen som Oppdragsgiver ikke kan nyttiggjøre seg inntil levering finner sted. Dagboten er dog begrenset nedad til NOK 1 000 pr virkedag og oppad til 20 % av samlet verdi av Leveransen. Når den øvre grense for dagbøtene er nådd anses vesentlig mislighold å foreligge.
3. Prisavslag: Hvis det ikke har lykkes Leverandøren å avhjelpe en mangel ved Leveransen innen rimelig tid, kan oppdragsgiver kreve forholdsmessig avslag i prisen. Prisavslag er kompensasjon for redusert verdi av det leverte, og er uavhengig av eventuell erstatning.
4. Erstatning: Oppdragsgiver kan uavhengig av det ovennevnte kreve erstatning etter alminnelige kontraktsrettslige prinsipper. Det gjøres i tilfelle fradrag i erstatningen for eventuelt betalte dagbøter eller andre avtalte konvensjonalbøter. Indirekte tap kan kun kreves dekket dersom Leverandøren eller noen denne svarer for har utvist grov uaktsomhet eller forsett.
5. Heving: Ved vesentlig mislighold kan oppdragsgiver heve avtalen om Leveransen med øyeblikkelig virkning. I tillegg til heving kan oppdragsgiver kreve erstatning
og/eller prisavslag. Oppdragsgiver skal ved brudd i kontraktforholdet vederlagsfritt ha tilgang til scannet materiell.
7.6. Lønns- og arbeidsvilkår
Leverandøren skal sikre at ansatte i egen virksomhet og ansatte hos eventuell underleverandør som direkte medvirker ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldende lov- og forskrifter eller gjeldende landsomfattende tariffavtaler for den aktuelle bransje.
Alle avtaler leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under ingått avtale med oppdragsgiver skal inneholde tilsvarende forpliktesle.
Leverandøren skal på forespørsel fra oppdragsgiver legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Oppdragsgiver kan kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som oppdragsgiver har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av leverandørens forpliktelser etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører.
Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og leverandøren bestrider dette, kan oppdragsgiver kreve at leverandøren og underleverandøren legger frem dokumentasjon for oppdragsgiver om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet.
Leverandøren skal påse at ansattes rettigheter etterleves i egen virksom het og hos den eller de underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av denne kontrakt. Oppdragsgiver kan kreve at leverandøren fremlegger dokumentasjon på at kravene er oppfylt.
Oppdragsgiver, eller den oppdragsgiver bemyndiger, forbeholder seg retten til å gjennomføre annonserte, semi-annonserte eller uannonserte kontroller hos en eller flere aktørere i leverandørkjeden i kontraksperioden. I tillfelle kontroll plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på underleverandører. Kontaktopplysninger behandles konfidensielt.
Ethvert brudd på bestemmelsene i pkt.6.7. anses som vesentlig mislighold. At Leverandøren retter ovenfor arbeidstakerne er ikke til hinder for at Oppdragsgiver kan heve kontrakten.
Dersom det er grunn til å tro at kravet til lønns- og arbeidsvilkår ikke etterleves har Xxxxxxxxxxxxx rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger besparelsen for Leverandøren.
7.7. Taushetsplikt
Leverandør og leverandørens personale skal følge de samme regler som gjelder for kommunens personale i forbindelse med sikring av konfidensiell informasjon. Det forventes ellers høy etisk standard på det personell som benyttes til å gjennomføre oppdrag for oppdragsgiver.
Vedlegg 1: Firmaopplysninger og underskrift Vedlegg 2: Prisskjema
Vedlegg 3: Arkivanalyse