NAV Nordland og NAV Arbeidslivssenter Nordland

DEL III // AVTALE – BILAG

NAV Nordland og NAV Arbeidslivssenter Nordland

Leasing tjenestebiler 2020

Saksnr. 2019/3799

Avtale om leasing av tjenestebiler Bilag

Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

1 FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN

NAV Nordland og NAV Arbeidslivssenter Nordland skal anskaffe en avtale for leasing av seks tjenestebiler som skal brukes av medarbeidere i NAV i Nordland i sin utadrettede virksomhet.

2 OVERORDNET BESKRIVELSE AV LEVERANSEN

2.1 Omfang

Kontrakten skal ha en varighet på to (2) år, med mulighet for forlengelse i ett pluss ett (1 + 1) år.

2.2 Beskrivelse av varene

Tjenestebilene skal gjøre NAV-medarbeidere i stand til å drive utadrettet virksomhet. Bilene skal anvendes på ulike lokasjoner i Nordland og må være beregnet til og utstyrt for sikker helårsbruk.

En av bilene skal leveres til NAV Vestvågøy og være lokalisert på Leknes. De øvrige fem bilene skal leveres til NAV Arbeidslivssenter Nordland og være lokalisert med to biler i Rana, en i Bodø, en i Narvik og en på Sortland. Leverandør må kunne levere bilene på de angitte lokasjoner.

Starttidspunktene for levering er ulike. For den bilen som skal leveres til NAV Vestvågøy på Leknes er ønsket levering 1. februar. Kjøretøyene til NAV Arbeidslivssenter Nordland skal leveres 1. mars 2020.

NAV er, som statlig virksomhet, selvassurandør på eide biler, og har kun plikt til å tegne ansvarsforsikring på leasede biler. Denne konkurransen gjelder tilbud på leasing av kjøretøy, samt forsikring, biladministrasjon og drift i en avtale på to år og med opsjon på forlengelse på ett + ett år på like vilkår.

Antatt verdi for avtalen er beregnet til å være mellom kr. 1 400 000–2 000 000,-. Dette er inkludert bruk av begge opsjonene.

3 FORKLARING TIL KRAVSPESIFIKASJONEN

3.1 Prioritering av krav

Kravene er gitt en prioritet ut fra følgende system:

A - Absolutt og ufravikelig krav

V - Viktig krav (Krav som blir evaluert, uavhengig av om kravet er formulert som

«Skal»-krav eller liknende)

3.2 Besvarelse av krav

Kravspesifikasjonen er bygget opp i tabeller som vist nedenfor:

Nr.	Krav	Prioritet (A/V)	Svar (J/N)	Utfyllende kommentar
		V		X

<Leverandørens kommentar til krav nr >

Kravspesifikasjonen skal besvares på følgende måte:

Felt	Besvares som beskrevet
Nr.	Kundens identifikasjon av kravet. Skal ikke endres.
Krav til Leverandør	Kundens beskrivelse av kravet. Skal ikke endres.
Prioritet (A/V)	Kundens prioritering av kravet. Se punkt 3.1. Skal ikke endres.
Svar (J/N)	Leverandøren skal her svare om kravet kan oppfylles eller ikke. Dersom kravet oppfylles i sin helhet i den på nåværende tidspunkt tilgjengelige versjon som Leverandøren vil tilby, svares <J>. Dersom kravet bare delvis oppfylles eller vil bli oppfylt i en senere versjon, svares <N>. Leverandøren kan i dette tilfellet beskrive på hvilken måte kravet delvis oppfylles eller vil bli oppfylt. Leverandøren skal da krysse av i feltet ’Utfyllende kommentar’ med uthevet skrifttype som vist: <X>.
Utfyllende kommentar	Når dette feltet er krysset av med en <X>, skal Leverandøren gi en utfyllende kommentar i anvist område under kravtabellen, se nedenfor. Dersom Leverandøren selv ønsker å gi utfyllende kommentarer, skal feltet krysses av med en uthevet <X> som beskrevet ovenfor.
<Leverandøren...>	Dette angir området hvor Leverandøren skal gi sine utfyllende kommentarer. Kommentarene skal skrives med uthevet skrift. Dersom Leverandøren selv velger å gi utfyllende kommentarer, skal Leverandøren legge disse inn på tilsvarende måte.

4 KONKRETE KRAV TIL LEVERANSEN

NAV ønsker tilbud på langtidsleie/leasing av biler på flere lokasjoner i Nordland for å sikre en tjenestebilordning for våre medarbeidere med utadrettede arbeidsoppgaver. Det mest fordelaktige tilbudet med kriteriene pris og etterspurt kvalitet vil bli foretrukket.

Leasing-kontrakter som benyttes skal alltid og uten unntak henvise til NAV sin avtale. Leasing-kontrakten skal inneholde et punkt om at betingelsene i NAV sin avtale og den aktuelle anskaffelse går foran eventuelle motstridende betingelser i leasingavtalen.

1.1 Angående pris og betalingsbetingelser

Pris-kriteriet vil bli evaluert ut ifra oppgitt pris for leasing per kjøretøy, forsikring, rentemargin og over-/underkjørte kilometer, samt eventuelle gebyrer og tillegg. Alle kostnader Oppdragsgiver vil ha gjennom avtaleperioden skal føres inn og prissettes. Hvis ikke dette fremkommer av tilbudet, kan Leverandøren ikke kreve dette på et senere tidspunkt.

Renter og beregninger

I forbindelse med leasing skal fastsetting av rente i finansieringsavtalen skje med basis i NIBOR 3M. Oppgitt påslagsprosent skal være fast og gjeldende gjennom hele leasingperioden i den enkelte anskaffelse. I prisskjema setter Virksomheten alternativ 1 eller 2.

Alternativ 1:

Fastrente hele leieperioden.

Alternativ 2:

Rentefastsettelsen baseres på en gjennomsnittsrente. NIBOR-renten på nye og eksisterende kontrakter skal reguleres maksimalt 4 ganger pr. år på faste datoer. Renten på eksisterende og nye kontrakter skal baseres på gjennomsnittet av NIBOR i de 3 foregående måneder. Denne gjelder så til neste regulering, men marginen vil være den samme og legges på toppen av NIBOR-basisen. Rentemarginen skal baseres på forskuddsvis beregning,og etter prinsippet 360/360 dager.

1.2 Behov

Det må påregnes en kjørelengde på 25 000 km per år. Det skal opplyses i tilbudet om pris per kilometer over/under denne kjørelengden.

Starttidspunktene for levering er ulike. For den bilen som skal leveres til NAV Vestvågøy på Leknes er ønsket levering 1. februar. Kjøretøyene til NAV Arbeidslivssenter Nordland skal leveres 1. mars 2020.

Leveringstid for kjøretøy skal være på avtalt dag innenfor normalarbeidstid som er fra kl. 08:00 til 15:30. Leveringsadressene vil Xxxxxx oppgi nærmere etter kontraktsinngåelse.

Leveringstid og –sted kan fravikes ved særskilt avtale mellom Kunden og Leverandør.

Alle kvalitetskrav følger av tabellen under.

Nr.	Krav	Prioritet (A/V)	Svar (J/N)	Utfyllende kommentar
1. Kjøretøy
1.1	Fem fem-dørs biler i mellomstor klasse med firehjulstrekk og drivstofftype diesel. Det kan alternativt gis tilbud på stasjonsvogn. Disse bilene skal anvendes av NAV Arbeidslivssenter og skal leveres på fire geografiske lokasjoner: To kjøretøy skal leveres i Rana, en i Bodø, en i Narvik og en på Sortland. Eksempel på type bil: Skoda Octavia, VW Golf 4Motion, BMW 3-serie eller lignende.	A
1.2	En SUV med firehjulstrekk og drivstofftype bensin eller diesel. Skal leveres og brukes på Leknes i Lofoten. Eksempel på type bil: Toyota Rav4, Suzuki Vitara, Nissan, VW Tiguan eller lignende.	A
2 Tilbehør
2.1	Støysvake dekk: sommer- og vinterdekk med pigger (min. klasse b etter europeisk standard for beskrivelse av dekk)	A
2.2	klimaanlegg	A
2.3	Seter Enkelt justerbare forseter både vertikalt og horisontalt. Seter med tilleggsjusteringsmuligheter (lårstøtte, korsryggstøtte og sidestøtte) ønskelig	A
2.4	navigasjonsutstyr	V
2.5	parkeringssensor	V
2.6	DAB+ Radio	V
2.7	Bluetooth Tilkoblingsmuligheter	V
2.8	Ekstra lys	V
2.9	Ryggekamera	V
2.10	Integrert handsfree	V
2.11	Minimum to typer kort. Drivstoffkort skal kunne benyttes til bilrelaterte produkter som bilvask, olje og spylervæske på avtalestasjoner, men ikke kioskvarer	V
Ønskelige tillegg/valgfritt til funksjon, sikkerhet og komfort
2.12	Stålbjelker i dørene
2.13	Feltskiftesensor
2.14	Tretthetsvarsler

2.15	Motorvarmer
2.16	[Øvrig tilleggsutstyr]
3. Utlevering og innlevering
	Bilene skal være fritt levert, registrert og klargjort på avtalt sted.	A
	Tilbakelevering skal skje på samme sted som utlevering. Partene står fritt til å avtale tilbakelevering annet sted.	A
	Takst	A
	Foreløpig takst: Leverandør skal kalle inn til takst i god til slik at en preliminær takst kan utføres minimum 30 dager før tilbakelevering. Kostnader ved preliminær takst skal være inkluderte. Preliminær takst utføres av avtalt offentlig godkjent verksted. Virksomheten skal ha mulighet til å utbedre eventuelle mangler som følge av takst før endelig tilbakelevering Takst ved tilbakelevering av kjøretøy: Leasingbil skal leveres tilbake kostnadsfritt for virksomheten på avtalt sted. Leasingbil skal takseres av uavhengig takstmann lokalt og alle mangler/skader skal dokumenteres med foto. Takstmann skal være godkjent av begge parter. Endelig avtale om tilbakeleveringskostnad skal gjøres på lokalt avtalt utleveringssted/offentlig godkjent verksted. Ved taksering av innlevert bil skal siste gjeldende NAF-skjema (VUS) benyttes.
	Endring av antall kilometer	A
	Virksomheten skal ha rett til å endre antall kilometer (opp eller ned) i leasingperioden. Kostnader forbundet med dette skal avtales i hvert enkelt tilfelle.
3 Kontaktpersoner
3.1	Oppdragsgiver skal ha en egen, fast og navngitt kontaktperson hos leverandør. kontaktperson oppgis senest ved kontraktsinngåelse	A

* Det er ønskelig at dette leveres lokalt eller nært de ulike leveringsstedene. Om dette innebærer bruk av ressurser fra tredjepart for oppfyllelse må dette dokumenteres, jf. Del I punkt 2.6.

4 Miljøhensyn
4.1	Tilbudte personbiler skal ved blandet kjøring ha et lavt utslipp av CO2	A
4.2	Tilbudte personbiler skal ved blandet kjøring ha et lavt utslipp av NOx	A

Kravets vurdering vil avhenge av drivstofftyper i tilbudte kjøretøy. NAV vurderer krav i henhold til Xxxxx «Veiviser for bærekraftige offentlige anskaffelser». CO2 og NOx-utslipp vil bli vurdert basert på informasjonen som ligger i Statens vegvesens «Nybilvelger».

Innkjøper kan eventuelt etterspørre merkeplakaten «Miljø- og energimerking av nye personbiler» per bilmodell. Alle forhandlere er pålagt å ha en merkeplakat som beskriver personbilens miljø- og energiegenskaper (Kravreferanser:Difi-KV-357.355-1 og Difi-KV- 324.322-1).

Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon

Utarbeides som svar til Bilag 1 iht. til instruksjoner gitt i Bilag 1.

Bilag 3: Priser og betalingsbetingelser

1 PRISER OG BETALINGSPLAN

PRISER OG AVVIK FRA KONKURRANSEDOKUMENTENE SOMHAR ØKONOMISK BETYDNING FOR OPPDRAGSGIVER (Totalpris inkludert opsjoner):		Informasjon (sett inn flere felter ved behov)	Kostnad i kr.:
	Leasing-kostnad per kjøretøy	[Oppgi hvilke/n bil/er her]
	Forsikring
	Rentemargin	[Alternativ 1 eller 2]
	PRISSETTING OVER-/UNDERKJØRTE KILOMETER
	Ekstra-utstyr over minimum
	[eventuelle gebyrer, tillegg eller lignende kostnader. Hvis disse ikke fremkommer av tilbudet, kan Leverandøren ikke kreve dette på ET SENERE TIDSPUNKT]
	[sett inn evt andre kostnader som har betydning for samlet pris. Hvis disse ikke fremkommer av tilbudet, kan Leverandøren IKKE KREVE DETTE PÅ ET SENERE TIDSPUNKT]
	Total pris samlet

2 AVVIK FRA KONTRAKTSVILKÅRENE

Fyll inn eventuelle reservasjoner eller tillegg til kontraktsvilkårene i konkurransegrunnlagets Del II.

Referanse til kontraktsvilkår Reservasjoner og tillegg Begrunnelse Økonomisk verdi (prising) av avviket

3 KRAV TIL INNHOLD I ELEKTRONISK FAKTURA

Alle leverandører som leverer varer og tjenester til NAV skal levere elektronisk faktura på formatet Elektronisk Handels Format (EHF).

Detaljert og uttømmende beskrivelse finnes tilgjengelig på DIFIs sider xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.

Det gjøres følgende presiseringer om krav til innhold:

• Deres referanse

Dette er et obligatorisk felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath “AccountingCustomerParty/Party/Contact/ID”.

Feltet skal alltid inneholde bestiller sin referanse. NAV har to alternative referanser som kan godtas. NAV identifikator som inneholder en bokstav og seks siffer eller bestiller referanse som består av 3 bokstaver og 4 siffer, uten mellomrom, f.eks. XXX1400.

Alle som bestiller varer og tjenester på vegne av NAV skal oppgi referanse.

• Bestillingsnummer

Dette er et anbefalt felt som i XML-malen for faktura finnes i Xpath ”OrderReference/ID”.

Feltet skal benyttes dersom Oppdragsgiver ber om dette. Bestillingsnummeret framgår av bestillingsdokumentet fra NAV.

• Fakturareferanse på kreditnota

Dette er et anbefalt felt som i xml-malen for kreditnota finnes i Xpath ”BillingReference/InvoiceDocumentReference/ID”.

På alle kreditnotaer må det i dette feltet oppgis fakturanummeret til den fakturaen som kreditnotaen gjelder.

4 KRAV TIL VEDLEGG

Generelle krav

NAV har ikke absolutte krav til hvilke typer vedlegg som kan brukes, men PDF format er det prefererte format.

Krav til dokumentasjon der vare/tjeneste ikke blir levert direkte til NAV

I tilfeller der NAV er fakturamottaker, men vare eller tjeneste ikke blir levert til NAV, er det nødvendig å dokumentere leveransen i eget vedlegg til faktura. Dette gjelder f.eks. ved levering av varer eller tjenester hjem til private mottakere av NAVs tjenester, kommunale etater, offentlige sykehus mv.

Dokumentasjon på mottatt vare eller tjeneste må følge fakturaen som elektronisk vedlegg for at vi skal godkjenne utbetaling.

Kvittering for mottatt vare kan dokumenteres på følgende måter:

• Signert dokument på at vare er levert til bruker, kommunal etat etc.

• Sendingskvittering fra transportør der bestillingsnummer og pakkesporingsnummer framgår.

Kvittering for mottatt tjeneste som f.eks. installasjoner, utredninger og reparasjoner

dokumenteres på følgende måte

• Signert dokument fra tjenestemottaker på logg over utført arbeid.

På kvitteringene/vedleggene må det alltid opplyses hvilken vare som er levert og hvilken tjeneste som er utført.

Leverandører som leverer varer og tjenester innen det som er definert som hjelpemidler, må påføre NAVs bestillingsnummer, både på faktura og vedlegg. I tillegg skal serienummer (for de produktene som har det) også framkomme.

5 RETUR AV ELEKTRONISK FAKTURA

NAV som kunde forbeholder seg retten til å returnere faktura som ikke er i samsvar med våre krav til innhold i elektronisk faktura, jf. punkt 3 og 4.

Returnering av faktura vil i så fall skje ved at NAV utsteder et avvisningsbrev som oversendes leverandøren.

Når faktura returneres Leverandøren, regnes betalingsfrist fra dato for mottak av korrekt faktura.

6 HVORDAN SKAL ELEKTRONISK FAKTURA LEVERES

NAVs elektroniske adresse er vårt juridiske organisasjonsnummer 889 640 782.

Elektronisk Faktura skal leveres til NAV via en meldingsformidler som er godkjent som aksesspunkt i det europeiske e-handelsnettverket (PEPPOL).

7 KONTAKTINFORMASJON

Alle henvendelser om elektroniske fakturaer kan rettes til xxxxxxx@xxx.xx eller telefon 00 00 00 00.

8 BRUK AV SYSTEM FOR ELEKTRONISK BESTILLING OG ORDREHÅNDTERING

Leverandøren skal kunne ta i bruk NAVs tilgjengelige systemer for elektronisk bestilling/ordrehåndtering.

Bilag 4: Avropsskjema

Følgende mal benyttes for avrop på avtalen:

AVROP [xx] - AVTALE «LEASING TJENESTEBILER 2020».

Avrop er gjort på avtale om leasing tjenestebiler mellom [NAV enhet] og [Leverandør] signert [xx.xx.xxxx], kontraktsnummer [xx/xxxxx]. Betingelsene i Avtalen gjelder for leveransen, med mindre annet uttrykkelig går frem av dette avropet.

Beskrivelse av leveransen, ref. Bilag 1 og Bilag 2: Leveringstidspunkt:

Omfang:

Leveringssted:

Pris, jf. Bilag 3:

Avvik fra avtalen/spesielle betingelser:

Faktura skal adresseres til:

NAV aksepterer kun elektronisk faktura på EHF format. Fakturaen skal sendes til NAV sitt juridiske organisasjonsnummer: 889640782

Det obligatoriske feltet «Deres ref» i XML malen fylles ut med: (tre bokstaver og fire siffer, eller en bokstav og seks siffer sammenhengende)

Avropet er undertegnet i 2 eksemplarer, hvorav hver part beholder 1 eksemplar.

For [NAV enhet]	For [Leverandøren]
Dato:	Dato:
Sign:	Sign:
Navn:	Navn:

Bilag 5: Mal for endringer etter avtaleinngåelse

1 ENDRINGER ETTER AVTALEINNGÅELSE

Dersom Kunden og Leverandøren har kommet til enighet om en endringsavtale (både i forhold til innhold, eventuelt endring i vederlag og endring i tidsplan), skal endringen (innhold, justert vederlag og justert tidsplan) fremkomme her.

Hver endring skal være underskrevet av bemyndiget representant for partene.

Xxxxxx er ansvarlig for at endringene det er anmodet om ikke er i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Endringer som anses som vesentlige vil bli betraktet som direkte anskaffelser og enhver som mener at det er foretatt en direkteanskaffelse kan klage inn Kunden for Klagenemnda for offentlige anskaffelser.

Endringer og tilføyelser etter avtaleinngåelse vedlegges avtalen som egne signerte endringsbilag (se mal for endring pkt. 2).

Endringskatalog:

Nr. Dato for undertegning Beskrivelse av endringen samt eventuell vederlagsjustering og justering av tidsplan Dato for ikraftsettelse

2 MAL FOR ENDRING TIL AVTALEN

Endring nr. XX til Avtale om «Leasing kjøretøy 2020» mellom

NAV Nordland og NAV Arbeidslivssenter Nordland og [Leverandør],

signert [dato]

Denne endringen gjøres i henhold til betingelsene i ovenfor nevnte avtale, med mindre annet særskilt er angitt nedenfor.

Beskrivelse av endringen:

Dette dokument er undertegnet i to eksemplarer hvorav hver part beholder ett.

For [NAV enhet]	For [Leverandør]
Dato:	Dato:
Sign:	Sign:
Navn:	Navn: