KONTRAKTSOPPFØLGING
KONTRAKTSOPPFØLGING
19.04.2018
KOMPETENT | ÅPEN | PÅLITELIG | SAMFUNNSENGASJERT
Agenda
• Innkjøp i Bergen kommune
• Kontraktsoppfølging - Utfordringer
• Kontraktsoppfølging i praksis
• Systemer, maler og rutiner
• Systematiske og planlagte etterkontroller
Innkjøp i Bergen kommune
Parlamentarisme - 280.000 innbyggere -18.000 ansatte
7.000 leverandører – Varer/tjenester ca. 6 mrd. i året - Innkjøpssamarbeid
Innkjøp og kontraktsoppfølging er både sentralisert og desentralisert
Organisering ved Innkjøp Konsern - mot en klarere arbeidsdeling
Konkurranse
Konkurranseservice
Konkurranser for andre inkl. DPS KGV administrasjon
Ramme-/fellesavtaler
Støttetjenester
Juridisk Samfunnsansvar Innovasjon
IKT
System
forvaltning
Prosesstøtte/digitalisering E-handel, KGV/ KAV, Innkjøpsanalyse
Kontrakt
Kontraktservice
Kontraktoppfølging Rutiner og veiledning KAV administrasjon
Kategoriansvar
Anskaffelsesstrategi 2017-2020
• Mål 1: Kommunens anskaffelser skal organiseres effektivt, med avklarte roller og rett kompetanse.
• Mål 2: Kommunens anskaffelser skal dekke brukernes behov og ha riktig kvalitet.
• Mål 3: Kommunens anskaffelser skal bidra til innovasjon og markedsutvikling.
• Mål 4: Bergen skal være en foregangskommune for samfunnsansvar i sine
anskaffelser.
• Mål 5: Kommunen skal opptre profesjonelt og ryddig i møte med leverandørmarkedet.
• Mål 6: Bergen kommune skal være en relevant og attraktiv samarbeidspart på anskaffelsesområdet.
Kontraktsoppfølging – prioriterte områder i 2018
• Effektivisere og forbedre organiseringen av arbeidet med
kontraktsoppfølging, herunder:
• Innføre og videreutvikle elektroniske verktøy
• Samfunnsansvar
• Byrådssaker om hhv. etisk produksjon og klima og miljø
Kontraktsoppfølging - Utfordringer
Utfordringer
• Kontraktsoppfølging i kombinasjon med innkjøpsarbeid:
• Andre oppgaver med korte frister
• Mindre regelstyrt
• Kompetanse
• Behov for å ferdigstille oppgaver
• Organisering:
• Oversikt over kontraktsporteføljen
• Ansvars- og rollefordeling
• Prioriteringer mellom kontrakter og oppgaver
• Status og incentivsystemer
Utfordringer
• Holdninger/ kultur
• Ikke mine penger
• Reklamasjonsrett benyttes ikke
• Ensidig prisfokus
• Forventer spesialtilpassede løsninger
• Hva er en velfungerende kontrakt? Hvordan måles dette?
• Fornøyde brukere
• Fornøyde leverandører
• Gode nok betingelser
• Effektiv logistikk og administrasjon
• Bærekraft / samfunnsansvar
Kontraktsoppfølging i praksis
Kontraktsyklusen
Plan-
legging
Kontrakts-
oppfølging
Metodikk i planleggingsfasen:
- Kartlegge brukerbehov
- Kartlegge markedet
- Innkjøpssamarbeid
- Omsetning og erfaringer
- Behov for nytenkning?
- Samfunnsansvar
KAV
- Kontraktsregistrering og -arkiv
- Kommunikasjon
- Milepælsplan
- Kontraktoppfølgingsplan
- Veiledere på intranett
- Statistikk
- Erfarings-
notat
- Utforming og distribusjon
Konkurranse
KGV
av konkurranser
- Kommunikasjon
- Elektronisk konkurransegrunnlag
- Elektroniske
kontraktsdokumenter
- Integrerte skjema
- Meddelelse om tildeling
- Elektronisk signering
Produksjon og levering av middager - planlegging
• Levering av 800 000 middagsporsjoner i året
• Sous vide- eller kok/kjøl
• Alders- og sykehjem og hjemmeboende tjenestemottakere
• Tverrfaglig anskaffelsesteam
• Spørreundersøkelse til bestillere etc
• Veiledende kunngjøring
• Dialogmøter med temaliste
• Reservert kontrakt?
Konkurransefase
• Åpen anbudskonkurranse
• Bergen, Os og Askøy kommune, samt 4 private institusjoner
• 170 mill. kr
• 5 år
• Tildelingskriterier:
• 70 % pris
• 15 % samfunnsansvar (flest VTA-årsverk fikk høyest poengsum)
• 15 % miljø (utslippsfrie biler eller euronorm 6)
Tildeling av kontrakt
• Matvarehuset vant med 18 VTA-årsverk
• Kontraktsoppstart: 01.06.17
• Fazer Food Services og Multi Trans Norge nådde ikke opp med 5 og 3 VTA-plasser
• Avklaring med leverandør
Kontraktsoppfølgingsfase
• Todelt ansvar mellom fagenhet og innkjøp
• En rekke krav som måtte følges opp:
• Miljøkriterium på biler
• Lærlingplass
• VTA-plasser
• Vegetarisk alternativ
• Kvalitet
• Matsikkerhet
• Økologisk andel
KAV
Innsynskrav og klager
⮚Innsynskrav fra:
⮚Konkurrenter
⮚Media
⮚Politikere (fra omegnskommune)
⮚Konkurrentene klaget på at:
⮚det var unormalt mange vta-årsverk i kontrakten
⮚det ikke benyttes så mange vta-årsverk som vinner har oppgitt
⮚arbeidet som utføres av vta’ene ikke har tilknytning til kontrakten
Oppslag i media
Oppfølging av tildelingskriteriet om 18 VTA-plasser
September 2017: Befaring i lokalene til Matvarehuset, samt hos 3 underleverandører
Oktober 2017: Varsel om mislighetsbeføyelser (heving og evt erstatning) om forholdene ikke ble rettet
Desember 2017: Befaring i nyetablert
kjølelager hos underleverandør
= Vilkår oppfylt
Skriftlig dokumentasjon bekreftet:
- 5 årsverk hos to underleverandører
- 13 årsverk hos tredje underleverandør,
men kun 2 av de var VTA-plasser
Dokumentasjon innen fristen:
- Samarbeidsavtaler
- Arbeidsplaner
- beskrivelse av tilknytning til kontrakten
Antall årsverk økt fra 2-11 og 3-7 hos to underleverandører. Tredje er ute.
Halvårlig rapportering fremover!
«ARBEIDSGLEDE: Gjengen i fryselageret har det lystbetont på jobb, her anført av midtpunktet Xxxxxx Xxxxxxxxx.
Hadde de kunnet bestemme, ville alle stilt til jobb i påskeferien også». FOTO: Xxxxx Xxxxxx. BT 27.03.18.
Erfaringsoverføring til andre konkurranser
• Vurder å sette et tak på antall VTA-plasser i tildelingskriteriet
• Tydeliggjør retten til å gjennomføre befaring/kontroll og innhente dokumentasjon i kontrakten
• Tydeliggjør retten til å iverksette sanksjoner
• Gå fra årsverk til antall personer
• Tildelingskriterium på kjøretøy euro 6 kunne alle oppnå – minstekrav?
Oppfølging av kvalitet
• God kvalitet er en forutsetning for matglede og appetitt
• Kom en rekke klager på maten i starten
• Tiltak ble iverksatt i samarbeid med leverandør:
• Ukentlige prøvesmakinger
• Mindre endringer på oppskrifter
• 50 % stilling som skal undervise om IK-mat og sluttilberedning i
BK
• Opplæring av BKs ansatte innen IK mat og tilberedning
• Ekstra opplæring til tjenestestedene som har sendt flest klager
Smakspanel
• Hver mandag møtes et smakspanel i Matvarehusets lokaler for å teste neste ukes middager
- Brukerrepresentant, Bergen kommune, gjest (klager) og produsent deltar
Nyhetsbrev
- Ukentlig nyhetsbrev med ukens middager
- Tips til optimal sluttilberedning
- Instagram-konto for pårørende, ansatte ved tjenestestedene og andre interesserte
Foto: Xxxx Xxxxxxxx
Spisevenn
- Et tiltak i samarbeid
med leverandør
- Spisevenn er en frivillig som kommer på besøk til den eldre for å spise middag og dele gode historier
Gjennom god og tett kontraktsoppfølging kan potensiell fiasko bli suksess!
«– Tusen hjertelig takk for innsatsen, sier Xxx Xxxx Xxxxxxx, og får en god klem fra Xxxxxx Xxxxxxxxx». Tekst: Xxxx Xx Xxxxxxxx, Foto: Xxxxx Xxxxxx. BT 27.03.18.
Systemer, maler og rutiner
System for kontraktsoppfølging
• KAV – kontraktadministrasjonsverktøy
• Elektronisk signatur
• E-handel
• Innkjøpsanalyse
• Sak-arkiv system
• Økonomisystem
• Kommunens intranett - Allmenningen
KAV i Bergen kommune
• Oversikt over alle kommunens avtaler ett sted
• Deling av kontraktsinformasjon og dokumenter
• Dokumentasjon på kontraktsoppfølgingen
• Integrasjon mot KGV og sak-arkiv
• Speiling på offentlig tilgjengelig nettside
• Kontrakter kan deles med leverandør
• Alle kontrakter skal inn i KAV innen 1. mai!
• Minikonkurranser
• Rapporter
Maler for kontraktsoppfølging
• Innkjøp konsern har utarbeidet maler i KAV
• Tilpasset rammeavtaler
• Milepælsplan for
kontraktsoppfølging
• Kontraktsoppfølgingsplan
Samfunnsansvar
• Bergen kommune har egne felter for registrering av kontraktskrav tilknyttet samfunnsansvar
• Kravene vises også på web
• Benyttes ved innhenting av informasjon om oppfølging fra enhetene
• Ønske om rapporteringsmulighet direkte i KAV i fremtiden
Andre effekter med bruk av KAV
• Opprydning i ansvarsforhold
• Avklaring av fullmakter, tilgangsgrupper
• Registrering av kontraktsforvalter
• Bedre kontroll med kontrakts- og innkjøpsmaler
• Økt sporbarhet og gjennomsiktighet i kontraktsoppfølgingen
E-handel er god kontraktoppfølging
• Bergen kommune benytter fakturamatch på varelinjenivå. Dette gir god kontroll på priser.
• Kommune har 1656 bestillere på e-handel.
• Lesetilgang i e-handel er nylig opprettet.
• Per mars 2018 hadde Bergen kommune 85% e-handel for
leverandører med e-handelskataloger.
• Elektronisk bestilling av tjenester er et område vi ønsker å innføre.
Utvikling andel e-handel pr. år
Hvordan øke andelen e-handel?
• Månedlige statistikker
• Obligatorisk
e-handel
• E-handel ut til nye bestiller-grupper
• Endring av
praksis
• Justere varekatalog
• Behov for
unntak?
• Avtalelekkasje kontrolleres
• Positive
leverandører
Innkjøpsanalyse
• Datagrunnlag
⮚Fakturainformasjon fra økonomisystemet
⮚Våre avtalepriser
⮚UNSPEC-kategorisering
• Forbedring av datakvalitet har tatt tid
⮚Fakturakvalitet
⮚Kategoriseringsutfordringer
• Analyser som benyttes i dag
⮚Avtalelekkasje
⮚Priskontroll
⮚Anbudsundersøkelse
Kategori- sering
Detaljer
Datagrunnlag EHF faktura
Priskontroll
VareID, Varebeskrivelse, Utregning, FakturaID | Prisdifferansen | Avtalepris | Fakturert Enhetspris | Totalt Fakturert | Enheter |
Vare ID 1 | 3 738 | 2 436 | 2 622 | 58 641 | 23 |
Varebeskrivelse 1 | 3 738 | 2 436 | 2 622 | 58 641 | 23 |
2.850,00 = 47.709,00 - (2.361,00 * 19,00) Betingelse 1 | 2 850 | 2 361 | 2 511 | 47 709 | 19 |
Faktura 1 | 2 850 | 2 361 | 2 511 | 47 709 | 19 |
888,00 = 10.932,00 - (2.511,00 * 4,00) Betingelse 1 | 888 | 2 511 | 2 733 | 10 932 | 4 |
Faktura 2 | 888 | 2 511 | 2 733 | 10 932 | 4 |
Vare ID 2 | 1 887 | 3 500 | 5 387 | 5 387 | 1 |
Varebeskrivelse 2 | 1 887 | 3 500 | 5 387 | 5 387 | 1 |
1.887,00 = 5.387,00 - 3.500,00 Betingelse 2 | 1 887 | 3 500 | 5 387 | 5 387 | 1 |
Faktura 3 | 1 887 | 3 500 | 5 387 | 5 387 | 1 |
Totalsum | 5 625 | 2 791 | 3 544 | 64 028 | 24 |
Anbudsundersøkelse – kaffeautomater
Leverandører | Beløp ekskl.moms |
Siemens Financial Services | 712 801 |
Waterlogic Norge AS | 480 911 |
De Lage Landen Finans Norge | 450 164 |
Polardrikk AS | 257 671 |
Sg Finans AS | 155 256 |
Ikano Bank AB (Publ) Norway Branch | 96 590 |
Pelican Rouge Coffee Solutions AS | 82 615 |
Coca-Cola European Partners Norge AS | 75 386 |
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxx Norge AS | 62 766 |
Xxxxxx & Co AS | 57 380 |
Eden Springs (Norway) AS | 46 423 |
Mr Coffee Vest AS | 9 235 |
Lindbak AS | 7 648 |
Totalsum | 2 494 845 |
Rutinebeskrivelser på intranett
Systematiske og planlagte etterkontroller
• Plan for etterkontroll utarbeides en gang i året
• Målet er å arbeide planmessig med internkontroll, risikostyring og kvalitetssikring av prosesser
• Beskriver hva som er bakgrunnen for våre prioriteringer
• Fagspesifikke tema
• Kontraktservice er ansvarlig for gjennomføring
Prosess etterkontroll
Planleggings- møte
Varsle om kontroll
Informasjons- innhenting
Rapportering
Verifisering
Ferdig rapport
• Internt møte for å planlegge metodikk og fordele arbeid
• Det kan være aktuelt å sende ut informasjon til leverandører/ interne enheter som skal underlegges kontroll
• Dokumenter
• Statistikk
• Stikkprøver
• Intervju/ møte
• Spørreskjema
• Stedlig kontroll
• Rapportering av funn
• Kort redegjørelse for bakgrunn og metodikk
• Behov for verifisering av referat / funn / rapport vil bli vurdert
• Godkjennes av Innkjøpssjef
• Oversendes til eventuelle interne enheter som har vært involvert
• Oversendes
leverandør
Prioriteringer for 2018
Gjennomførte etterkontroller 2017
Kontroller samfunnsansvar
• Oppfølging av leverandørkjeden på rammeavtaler for møbler
• Lønns- og arbeidsvilkår på den pedagogiske vikaravtalen
• Dokumentasjonsgjennomgang lærlinger
• Oppfølging av inkluderende
kontraktsklausul
Kontroller kommersielle tema
• Avtalelekkasje og avtaledekning på en rekke avtaler/områder
• Priskontroller (17 leverandører på E-handel og helsevikarer)
Lønns- og arbeidsvilkår – Pedagogisk vikarsentral
• Samarbeid med Byrådsavd for
bhg, skole og idrett
• Stedlig kontroll
• Innsyn i personalsystem og
dokumentgjennomgang
• Rapport sendt til leverandør med frist for utbedring
• Funn:
• Ansiennitetsberegning
• Oppsigelsestid
• rutiner for sjekk av oppholdstillatelse
• innberetning i pensjonsordning
Lønns- og arbeidsvilkår - avlastningstjenester til
utviklingshemmede (Aleris Ungplan & BOI AS, region vest)
• Samarbeid med Etat for tjen. T.
utvikl.hemmede
• Stedlig kontroll
• Innsyn i personalsystem og
dokumentgjennomgang
• Gjennomgang av funn med leverandør i april
• Funn:
• Avtaler om avvikende arbeidstid
• Avtaler med selvst.næringsdriv.
• Pensjon
Takk for oppmerksomheten!
Xxxx Xxxx Xxxxx (rådgiver Innkjøp konsern): xxxx.xxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx
Xxxx Xxxxxx Lexau (rådgiver Innkjøp konsern): xxxx.xxxxx@xxxxxx.xxxxxxx.xx