KONTRAKTSOPPFØLGING
KONTRAKTSOPPFØLGING
19.04.2018
KOMPETENT | ÅPEN | PÅLITELIG | SAMFUNNSENGASJERT
Agenda
• Innkjøp i Bergen kommune
• Kontraktsoppfølging - Utfordringer
• Kontraktsoppfølging i praksis
• Systemer, maler og rutiner
• Systematiske og planlagte etterkontroller
Innkjøp i Bergen kommune
Parlamentarisme - 280.000 innbyggere -18.000 ansatte
7.000 leverandører – Varer/tjenester ca. 6 mrd. i året - Innkjøpssamarbeid
Innkjøp og kontraktsoppfølging er både sentralisert og desentralisert
Organisering ved Innkjøp Konsern - mot en klarere arbeidsdeling
Konkurranse
Konkurranseservice
Konkurranser for andre inkl. DPS KGV administrasjon
Ramme-/fellesavtaler
Støttetjenester
Juridisk Samfunnsansvar Innovasjon
IKT
System
forvaltning
Prosesstøtte/digitalisering E-handel, KGV/ KAV, Innkjøpsanalyse
Kontrakt
Kontraktservice
Kontraktoppfølging Rutiner og veiledning KAV administrasjon
Kategoriansvar
Anskaffelsesstrategi 2017-2020
• Mål 1: Kommunens anskaffelser skal organiseres effektivt, med avklarte roller og rett kompetanse.
• Mål 2: Kommunens anskaffelser skal dekke brukernes behov og ha riktig kvalitet.
• Mål 3: Kommunens anskaffelser skal bidra til innovasjon og markedsutvikling.
• Mål 4: Bergen skal være en foregangskommune for samfunnsansvar i sine
anskaffelser.
• Mål 5: Kommunen skal opptre profesjonelt og ryddig i møte med leverandørmarkedet.
• Mål 6: Bergen kommune skal være en relevant og attraktiv samarbeidspart på anskaffelsesområdet.
Kontraktsoppfølging – prioriterte områder i 2018
• Effektivisere og forbedre organiseringen av arbeidet med
kontraktsoppfølging, herunder:
• Innføre og videreutvikle elektroniske verktøy
• Samfunnsansvar
• Byrådssaker om hhv. etisk produksjon og klima og miljø
Kontraktsoppfølging - Utfordringer
Utfordringer
• Kontraktsoppfølging i kombinasjon med innkjøpsarbeid:
• Andre oppgaver med korte frister
• Mindre regelstyrt
• Kompetanse
• Behov for å ferdigstille oppgaver
• Organisering:
• Oversikt over kontraktsporteføljen
• Ansvars- og rollefordeling
• Prioriteringer mellom kontrakter og oppgaver
• Status og incentivsystemer
Utfordringer
• Holdninger/ kultur
• Ikke mine penger
• Reklamasjonsrett benyttes ikke
• Ensidig prisfokus
• Forventer spesialtilpassede løsninger
• Hva er en velfungerende kontrakt? Hvordan måles dette?
• Fornøyde brukere
• Fornøyde leverandører
• Gode nok betingelser
• Effektiv logistikk og administrasjon
• Bærekraft / samfunnsansvar
Kontraktsoppfølging i praksis
Kontraktsyklusen
Plan-
legging
Kontrakts-
oppfølging
Metodikk i planleggingsfasen:
- Kartlegge brukerbehov
- Kartlegge markedet
- Innkjøpssamarbeid
- Omsetning og erfaringer
- Behov for nytenkning?
- Samfunnsansvar
KAV
- Kontraktsregistrering og -arkiv
- Kommunikasjon
- Milepælsplan
- Kontraktoppfølgingsplan
- Veiledere på intranett
- Statistikk
- Erfarings-
notat
- Utforming og distribusjon
Konkurranse
KGV
av konkurranser
- Kommunikasjon
- Elektronisk konkurransegrunnlag
- Elektroniske
kontraktsdokumenter
- Integrerte skjema
- Meddelelse om tildeling
- Elektronisk signering
Produksjon og levering av middager - planlegging
• Levering av 800 000 middagsporsjoner i året
• Sous vide- eller kok/kjøl
• Alders- og sykehjem og hjemmeboende tjenestemottakere
• Tverrfaglig anskaffelsesteam
• Spørreundersøkelse til bestillere etc
• Veiledende kunngjøring
• Dialogmøter med temaliste
• Reservert kontrakt?
Konkurransefase
• Åpen anbudskonkurranse
• Bergen, Os og Askøy kommune, samt 4 private institusjoner
• 170 mill. kr
• 5 år
• Tildelingskriterier:
• 70 % pris
• 15 % samfunnsansvar (flest VTA-årsverk fikk høyest poengsum)
• 15 % miljø (utslippsfrie biler eller euronorm 6)
Tildeling av kontrakt
• Matvarehuset vant med 18 VTA-årsverk
• Kontraktsoppstart: 01.06.17
• Fazer Food Services og Multi Trans Norge nådde ikke opp med 5 og 3 VTA-plasser
• Avklaring med leverandør
Kontraktsoppfølgingsfase
• Todelt ansvar mellom fagenhet og innkjøp
• En rekke krav som måtte følges opp:
• Miljøkriterium på biler
• Lærlingplass
• VTA-plasser
• Vegetarisk alternativ
• Kvalitet
• Matsikkerhet
• Økologisk andel
KAV
Innsynskrav og klager
⮚Innsynskrav fra:
⮚Konkurrenter
⮚Media
⮚Politikere (fra omegnskommune)
⮚Konkurrentene klaget på at:
⮚det var unormalt mange vta-årsverk i kontrakten
⮚det ikke benyttes så mange vta-årsverk som vinner har oppgitt
⮚arbeidet som utføres av vta’ene ikke har tilknytning til kontrakten
Oppslag i media
Oppfølging av tildelingskriteriet om 18 VTA-plasser
September 2017: Befaring i lokalene til Matvarehuset, samt hos 3 underleverandører
Oktober 2017: Varsel om mislighetsbeføyelser (heving og evt erstatning) om forholdene ikke ble rettet
Desember 2017: Befaring i nyetablert
kjølelager hos underleverandør
= Vilkår oppfylt
Skriftlig dokumentasjon bekreftet:
- 5 årsverk hos to underleverandører
- 13 årsverk hos tredje underleverandør,
men kun 2 av de var VTA-plasser
Dokumentasjon innen fristen:
- Samarbeidsavtaler
- Arbeidsplaner
- beskrivelse av tilknytning til kontrakten
Antall årsverk økt fra 2-11 og 3-7 hos to underleverandører. Tredje er ute.
Halvårlig rapportering fremover!
«ARBEIDSGLEDE: Gjengen i fryselageret har det lystbetont på jobb, her anført av midtpunktet ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇.
Hadde de kunnet bestemme, ville alle stilt til jobb i påskeferien også». FOTO: ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇. BT 27.03.18.
Erfaringsoverføring til andre konkurranser
• Vurder å sette et tak på antall VTA-plasser i tildelingskriteriet
• Tydeliggjør retten til å gjennomføre befaring/kontroll og innhente dokumentasjon i kontrakten
• Tydeliggjør retten til å iverksette sanksjoner
• Gå fra årsverk til antall personer
• Tildelingskriterium på kjøretøy euro 6 kunne alle oppnå – minstekrav?
Oppfølging av kvalitet
• God kvalitet er en forutsetning for matglede og appetitt
• Kom en rekke klager på maten i starten
• Tiltak ble iverksatt i samarbeid med leverandør:
• Ukentlige prøvesmakinger
• Mindre endringer på oppskrifter
• 50 % stilling som skal undervise om IK-mat og sluttilberedning i
BK
• Opplæring av BKs ansatte innen IK mat og tilberedning
• Ekstra opplæring til tjenestestedene som har sendt flest klager
Smakspanel
• Hver mandag møtes et smakspanel i Matvarehusets lokaler for å teste neste ukes middager
- Brukerrepresentant, Bergen kommune, gjest (klager) og produsent deltar
Nyhetsbrev
- Ukentlig nyhetsbrev med ukens middager
- Tips til optimal sluttilberedning
- Instagram-konto for pårørende, ansatte ved tjenestestedene og andre interesserte
Foto: ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇
Spisevenn
- Et tiltak i samarbeid
med leverandør
- Spisevenn er en frivillig som kommer på besøk til den eldre for å spise middag og dele gode historier
Gjennom god og tett kontraktsoppfølging kan potensiell fiasko bli suksess!
«– Tusen hjertelig takk for innsatsen, sier ▇▇▇ ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, og får en god klem fra ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇». Tekst: ▇▇▇▇ ▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇, Foto: ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇. BT 27.03.18.
Systemer, maler og rutiner
System for kontraktsoppfølging
• KAV – kontraktadministrasjonsverktøy
• Elektronisk signatur
• E-handel
• Innkjøpsanalyse
• Sak-arkiv system
• Økonomisystem
• Kommunens intranett - Allmenningen
KAV i Bergen kommune
• Oversikt over alle kommunens avtaler ett sted
• Deling av kontraktsinformasjon og dokumenter
• Dokumentasjon på kontraktsoppfølgingen
• Integrasjon mot KGV og sak-arkiv
• Speiling på offentlig tilgjengelig nettside
• Kontrakter kan deles med leverandør
• Alle kontrakter skal inn i KAV innen 1. mai!
• Minikonkurranser
• Rapporter
Maler for kontraktsoppfølging
• Innkjøp konsern har utarbeidet maler i KAV
• Tilpasset rammeavtaler
• Milepælsplan for
kontraktsoppfølging
• Kontraktsoppfølgingsplan
Samfunnsansvar
• Bergen kommune har egne felter for registrering av kontraktskrav tilknyttet samfunnsansvar
• Kravene vises også på web
• Benyttes ved innhenting av informasjon om oppfølging fra enhetene
• Ønske om rapporteringsmulighet direkte i KAV i fremtiden
Andre effekter med bruk av KAV
• Opprydning i ansvarsforhold
• Avklaring av fullmakter, tilgangsgrupper
• Registrering av kontraktsforvalter
• Bedre kontroll med kontrakts- og innkjøpsmaler
• Økt sporbarhet og gjennomsiktighet i kontraktsoppfølgingen
E-handel er god kontraktoppfølging
• Bergen kommune benytter fakturamatch på varelinjenivå. Dette gir god kontroll på priser.
• Kommune har 1656 bestillere på e-handel.
• Lesetilgang i e-handel er nylig opprettet.
• Per mars 2018 hadde Bergen kommune 85% e-handel for
leverandører med e-handelskataloger.
• Elektronisk bestilling av tjenester er et område vi ønsker å innføre.
Utvikling andel e-handel pr. år
Hvordan øke andelen e-handel?
• Månedlige statistikker
• Obligatorisk
e-handel
• E-handel ut til nye bestiller-grupper
• Endring av
praksis
• Justere varekatalog
• Behov for
unntak?
• Avtalelekkasje kontrolleres
• Positive
leverandører
Innkjøpsanalyse
• Datagrunnlag
⮚Fakturainformasjon fra økonomisystemet
⮚Våre avtalepriser
⮚UNSPEC-kategorisering
• Forbedring av datakvalitet har tatt tid
⮚Fakturakvalitet
⮚Kategoriseringsutfordringer
• Analyser som benyttes i dag
⮚Avtalelekkasje
⮚Priskontroll
⮚Anbudsundersøkelse
Kategori- sering
Detaljer
Datagrunnlag EHF faktura
Priskontroll
VareID, Varebeskrivelse, Utregning, FakturaID | Prisdifferansen | Avtalepris | Fakturert Enhetspris | Totalt Fakturert | Enheter |
Vare ID 1 | 3 738 | 2 436 | 2 622 | 58 641 | 23 |
Varebeskrivelse 1 | 3 738 | 2 436 | 2 622 | 58 641 | 23 |
2.850,00 = 47.709,00 - (2.361,00 * 19,00) Betingelse 1 | 2 850 | 2 361 | 2 511 | 47 709 | 19 |
Faktura 1 | 2 850 | 2 361 | 2 511 | 47 709 | 19 |
888,00 = 10.932,00 - (2.511,00 * 4,00) Betingelse 1 | 888 | 2 511 | 2 733 | 10 932 | 4 |
Faktura 2 | 888 | 2 511 | 2 733 | 10 932 | 4 |
Vare ID 2 | 1 887 | 3 500 | 5 387 | 5 387 | 1 |
Varebeskrivelse 2 | 1 887 | 3 500 | 5 387 | 5 387 | 1 |
1.887,00 = 5.387,00 - 3.500,00 Betingelse 2 | 1 887 | 3 500 | 5 387 | 5 387 | 1 |
Faktura 3 | 1 887 | 3 500 | 5 387 | 5 387 | 1 |
Totalsum | 5 625 | 2 791 | 3 544 | 64 028 | 24 |
Anbudsundersøkelse – kaffeautomater
Leverandører | Beløp ekskl.moms |
Siemens Financial Services | 712 801 |
Waterlogic Norge AS | 480 911 |
De Lage Landen Finans Norge | 450 164 |
Polardrikk AS | 257 671 |
Sg Finans AS | 155 256 |
Ikano Bank AB (Publ) Norway Branch | 96 590 |
Pelican Rouge Coffee Solutions AS | 82 615 |
Coca-Cola European Partners Norge AS | 75 386 |
▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇ Norge AS | 62 766 |
▇▇▇▇▇▇ & Co AS | 57 380 |
Eden Springs (Norway) AS | 46 423 |
Mr Coffee Vest AS | 9 235 |
Lindbak AS | 7 648 |
Totalsum | 2 494 845 |
Rutinebeskrivelser på intranett
Systematiske og planlagte etterkontroller
• Plan for etterkontroll utarbeides en gang i året
• Målet er å arbeide planmessig med internkontroll, risikostyring og kvalitetssikring av prosesser
• Beskriver hva som er bakgrunnen for våre prioriteringer
• Fagspesifikke tema
• Kontraktservice er ansvarlig for gjennomføring
Prosess etterkontroll
Planleggings- møte
Varsle om kontroll
Informasjons- innhenting
Rapportering
Verifisering
Ferdig rapport
• Internt møte for å planlegge metodikk og fordele arbeid
• Det kan være aktuelt å sende ut informasjon til leverandører/ interne enheter som skal underlegges kontroll
• Dokumenter
• Statistikk
• Stikkprøver
• Intervju/ møte
• Spørreskjema
• Stedlig kontroll
• Rapportering av funn
• Kort redegjørelse for bakgrunn og metodikk
• Behov for verifisering av referat / funn / rapport vil bli vurdert
• Godkjennes av Innkjøpssjef
• Oversendes til eventuelle interne enheter som har vært involvert
• Oversendes
leverandør
Prioriteringer for 2018
Gjennomførte etterkontroller 2017
Kontroller samfunnsansvar
• Oppfølging av leverandørkjeden på rammeavtaler for møbler
• Lønns- og arbeidsvilkår på den pedagogiske vikaravtalen
• Dokumentasjonsgjennomgang lærlinger
• Oppfølging av inkluderende
kontraktsklausul
Kontroller kommersielle tema
• Avtalelekkasje og avtaledekning på en rekke avtaler/områder
• Priskontroller (17 leverandører på E-handel og helsevikarer)
Lønns- og arbeidsvilkår – Pedagogisk vikarsentral
• Samarbeid med Byrådsavd for
bhg, skole og idrett
• Stedlig kontroll
• Innsyn i personalsystem og
dokumentgjennomgang
• Rapport sendt til leverandør med frist for utbedring
• Funn:
• Ansiennitetsberegning
• Oppsigelsestid
• rutiner for sjekk av oppholdstillatelse
• innberetning i pensjonsordning
Lønns- og arbeidsvilkår - avlastningstjenester til
utviklingshemmede (Aleris Ungplan & BOI AS, region vest)
• Samarbeid med Etat for tjen. T.
utvikl.hemmede
• Stedlig kontroll
• Innsyn i personalsystem og
dokumentgjennomgang
• Gjennomgang av funn med leverandør i april
• Funn:
• Avtaler om avvikende arbeidstid
• Avtaler med selvst.næringsdriv.
• Pensjon
Takk for oppmerksomheten!
▇▇▇▇ ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇ (rådgiver Innkjøp konsern): ▇▇▇▇.▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇.▇▇▇▇▇▇▇.▇▇
▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ Lexau (rådgiver Innkjøp konsern): ▇▇▇▇.▇▇▇▇▇@▇▇▇▇▇▇.▇▇▇▇▇▇▇.▇▇