SSA-L-2018
Bilag til avtale om løpende tjenestekjøp over internett
Statens standardavtaler for IT-anskaffelser bilag til SSA-L - versjon 2018
SSA-L-2018
Bilag til SSA-L – Avtale om løpende tjenestekjøp over internett– versjon 2018
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon 3
Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tjenesten 35
Bilag 3: Plan for etableringsfasen 63
Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner 64
Bilag 5: Administrative bestemmelser 65
Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser 66
Bilag 7: Endringer i den generelle avtaleteksten 68
Bilag 8: Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen 69
Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser 70
Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon
Oppdragsgiver i anskaffelsen er Meløy kommune.
Meløy kommune ligger i Nordland fylke, helt nord på Helgelandskysten. Kommunen brer seg utover 873 kvadratkilometer med fastland og øyer, og har ca. 6200 innbyggere. Ørnes er kommunens administrasjonssenter og trafikknutepunkt. Meløy har et sterkt og innovativt næringsliv med kraft, industri og havbruk som viktige elementer, og kommunen har en lang og stolt kraft- og industrihistorie som strekker seg over hundre år tilbake i tid.
Formålet er å anskaffe en ny sakarkivløsning til Meløy kommune. Løsningen skal leveres som en skytjeneste. Det forutsettes at løsningen leveres gjennom en standardtjeneste uten behov for mange lokale tilpasninger.
Kommunen bruker i dag sakarkivløsningen ESA, levert av Sikri. Formålet er å få en løsning for saksbehandling og arkiv som gir bedre tjenester til innbyggerne, er enklere i bruk, er mindre ressurskrevende å drifte, og som gir større og mer effektiv fangst av data og dokumenter.
Formålet med denne anskaffelsen er å få på plass en god og moderne løsning som bidrar til:
o effektiv saksbehandling
o effektive arbeidsprosesser med høy grad av automatisering
o bruk av ny teknologi og skyløsninger
o å ivareta informasjonssikkerhet og personvern
Kommunen har behov for løsninger som:
o støtter arbeidsprosessene på en god måte
o gir positive brukeropplevelser
o sikrer tillit til informasjonen, og at den er anvendbar så lenge det er behov for den
Løsningene skal sikre at dokumentasjon tas vare på slik at:
o det er enkelt å finne igjen, dele og gjenbruke tidligere arbeid - være effektive og unngå dobbeltarbeid
o det er mulig å bevise hva som har skjedd
o ettertiden kan bygge på virksomhetenes erfaringer - forskning og kulturarv
Meløy kommune har som mål å benytte nasjonale fellesløsninger i sine digitale tjenester, og tjenesten skal harmonere med utviklingen innen digitalisering og IKT i kommunal sektor og støtte arkitekturprinsipper.
Ved at kommunen blir stadig mer avhengig av digitale verktøy og lagrer mer informasjon digitalt, utfordres også sikkerheten. For kommunen er det et mål at leverandør følger med på trusselbildet og aktivt utvikler nye løsninger for å sikre at sentrale føringer, behov og krav for informasjonssikkerhet og personvern ivaretas.
Vi er midt mellom to arkivregelverk, gjeldende og ny arkivlov. Arkivverket har besluttet at Noark- standarden ikke skal videreutvikles, og ser nå på hvordan standardisering på arkivfeltet bør skje fremover. På samme måte som løsningen skal harmonere med utviklingen innen digitalisering og IKT i offentlig sektor, skal løsningen også støtte utvikling på arkivområdet.
Strategiske mål
Digital transformasjon er Meløy kommunes langsiktige mål med digitaliseringsarbeidet. Hovedmålet er en enklere hverdag for kommunens ansatte, innbyggere og næringsliv.
• For Meløy kommune er digitalisering en prosess der vi endrer hvordan vi utfører våre oppgaver, jobber mer effektivt, samt tilbyr nye og bedre tjenester.
• For Meløy kommune handler digitalisering oppsummert om å forbedre, forenkle og forandre tjenestene vi skal levere til ansatte og innbyggere ved bruk av teknologi.
Meløy kommunes digitaliseringsstrategi består av tre målområder:
1. Digital kompetanse
2. Informasjonssikkerhet og personvern
3. Forbedre tjenester og arbeidsprosesser
For å nå disse målene må Meløy kommune i leverandøren ha en strategisk samarbeidspartner med fokus på gevinst og effekt, og som kan være med i en prosess for å løse utfordringer og hjelpe kommunen i å ta i bruk nye digitale verktøy.
Løsningen skal ha støtte for
• Generell saksbehandling / administrativ saksbehandling
• Grunnleggende funksjonalitet for plan og byggesaksbehandling
(Fagsystem for eByggeSak og ePlanSak i henhold til Nasjonal produktspesifikasjon fra KS vil anskaffes i en egen prosess)
• Møte og utvalgsbehandling
• Innsyn og offentlighet
Løsningen skal omfatte saksbehandling for så vel kommunens kjerneprosesser som ledelsesprosesser og støtteprosesser:
• Kommunens styringsprosesser og administrasjon
• Kommunens myndighetsutøvelse
• Kommunens tjenesteproduksjon
• Kommunens demokratiske prosesser
Dagens sakarkivløsning (ESA, levert av Sikri) benyttes av 300 brukere, og volumet er 20 000 - 25 000 saker, og 20 000 - 25 000 journalposter pr år.
Brukere
Totalt antall brukere i ny løsning er om lag 300.
Omfang opplæring
Tabellen viser brukere fordelt på ulike roller.
Brukergrupper | Antall | Kommentar |
Saksbehandlere | 230 | |
Saksbehandlere byggesak | 3 | Spesialisert opplæring |
Ledere | 60 | |
Møtesekretærer | 4 | Spesialisert opplæring |
Arkivarer | 5 | Spesialisert opplæring |
Systemadministratorer | 2 | Spesialisert opplæring |
IT | 3 | Behov for arbeidsmøte / workshop |
Nøkkeltall - produksjon
År | Saker | Journalposter |
2022 | 2019 | 17985 |
2021 | 1933 | 17185 |
2020 | 1843 | 22620 |
2019 | 1789 | 24795 |
2018 | 1906 | 24810 |
2017 | 2512 | 20903 |
2016 | 2369 | 19365 |
2015 fra 15. oktober | 2973 | 18683 |
Historiske baser
Virksomhet | Saker | Journalposter |
Meløy kommune sakarkiv Periode 2010 - 2015 | 12522 | Ikke beregnet |
Meløy Utvikling KF | 835 | 4074 |
Meløy Eiendom KF | 440 | 1947 |
Klassifisering av krav
Det fremgår av kravtabellene hvordan de ulike kravene er klassifisert. Kravtypene er som følger:
A-krav er absolutte krav som må innfris. Dersom ett eller flere A-krav ikke er oppfylt, vil tilbudet bli avvist.
B-krav er viktige krav, og vil bli evaluert.
For A-krav er ordlyden "skal" og for B er ordlyden "bør". I de tilfeller det er uklarheter, er det klassifisering (A, B) av kravet som gjelder.
4.1 Generelle krav
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.1.1 | Skytjeneste Den tilbudte løsningen skal leveres som en skytjeneste (SaaS). | A | Leverandøren bes om å bekrefte at kravet er oppfylt, og beskrive hvilken driftsmodell som tilbys. | |
4.1.2 | Skytjeneste Oppfølging av tjenesten Det bør være enkelt å administrere skytjenesten. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin skytjeneste, herunder ✓ hvordan oppdateringer, løpende feilrettinger, samt kontinuerlige forbedringer og ny funksjonalitet implementeres ✓ frekvens for oppdateringer / ny funksjonalitet ✓ hvordan leverandøren proaktivt sikrer at kunden kan holde oversikt over tjenesten ✓ hvordan endringer som får konsekvenser for tjenesteavgiften håndteres | |
4.1.3 | Skytjeneste Digital lagring av arkiv Skytjenesten skal ikke arkivere data på servere utenfor Norge. (Arkivloven § 9 b, forbud mot å føre offentlige arkiver ut av Norge.) | A | Leverandøren bes om å bekrefte at kravet er oppfylt, og beskrive hvilke lagringstjenester som tilbys og som sikrer at utførselsforbudet overholdes. | |
4.1.4 | Noark Løsningen som tilbys skal minimum være midlertidig godkjent etter Noark versjon 5.5.0. | A | ✓ Riksarkivarens godkjenningsbrev ✓ Leverandørens egenerklæring |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren er selv ansvarlig for at kravene som oppgis som oppfylt er korrekt og komplett implementert i løsningen. | ✓ Vedlegg til egenerklæring | |||
4.1.5 | Språk Løsningens brukergrensesnitt skal være tilgjengelig på norsk språk. | A | Leverandøren bes om å oppgi språk. | |
4.1.6 | Test Leverandøren skal ha rutiner for testing og kvalitetssikring av sin løsning. | A | Leverandøren bes om å bekrefte at kravet er oppfylt. | |
4.1.7 | Test – rutiner Leverandøren bør ha gode rutiner for testing og kvalitetssikring av sin løsning. | B | Leverandørens bes om å beskrive sitt testregime, strategi, organisering, verktøy og prosedyrer for hvordan det som utvikles testes og kvalitetssikres løpende. | |
4.1.8 | Databehandleravtale Databehandleravtale fra Direktoratet for økonomistyring (DFØ) skal legges til grunn for løsningen. | A | Leverandøren bes om å bekrefte at avtalen godtas. | |
4.1.9 | Prismodell Leverandøren bør ha en oversiktlig og forutsigbar prismodell. | B | Besvares i bilag 6: Leverandøren bes om å beskrive hvordan prisen påvirkes av ✓ volum, trafikk på sidene ✓ skalering av tjenesten ✓ integrasjoner mot nasjonale fellesløsninger ✓ ved automatisering og ✓ hvor snart prisendringer trer i kraft ved endringer ✓ hvordan prisen påvirkes av tilpasninger bestilt av kunden | |
4.1.10 | Beskrivelse av løsningen Det bør foreligge en overordnet beskrivelse og en modul/komponentskisse av tilbudt løsning. | B | Beskrivelsen bør inneholde enkel oversikt over ✓ navn på tilbudt løsning, ✓ relevante moduler og komponenter i løsningen og ✓ sammenhengen mellom disse. |
4.2 Brukskvalitet, brukeropplevelse og design
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.2.1 | Universell utforming Løsningen bør leve opp til kravene i forskrift om universell utforming av informasjons- og kommunikasjons- teknologiske (IKT-) løsninger. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan universell utforming er ivaretatt i løsningen. | |
4.2.2 | Responsivt design Løsningen bør være plattformuavhengig og ha et fullverdig responsivt design. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er i varetatt, samt angi begrensninger. | |
4.2.3 | Brukskvalitet og brukeropplevelse Løsningen bør ha god brukskvalitet og nytteverdi; være anvendbar, konsistent, robust, feiltolerant, sikre effektivitet og gi gode brukeropplevelser. | B | Leverandøren bes om å gi en overordnet beskrivelse av systemets brukskvalitet, herunder nytteverdi og brukeropplevelse. | |
4.2.4 | Brukeropplevelse Leverandøren bør ha en strategi og metodikk for å sikre gode brukeropplevelser i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan gode brukeropplevelser sikres i utviklingen, herunder: ✓ kunderettet samarbeid ✓ metodeverk | |
4.2.5 | Brukskvalitet Løsningen bør ha gode mekaniser for å hindre feilregistreringer. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens mekanismer for å hindre feilregistrering, og gi eksempler. | |
4.2.6 | Brukskvalitet Varsler og meldinger til bruker bør være lett forståelige. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan feilmeldinger og varsler formidles til brukeren, og gi eksempler. |
4.3 Prosesstøtte
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.3.1 | Prosesstøtte Tjenesten bør ha stor grad av prosesstøtte med mulighet for konfigurering. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter, og gi eksempler. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.3.2 | Prosesstøtte Autoriserte brukere bør etter opplæring fra leverandør selv kunne definere prosesser og arbeidsflyt i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter, og gi eksempler. | |
4.3.3 | Dokumentflyt Tjenesten bør gi mulighet for å sende et dokument eller en oppgave til godkjenning. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.4 | Dokumentflyt Et dokument som er under produksjon, bør kunne sendes fram og tilbake i linjen det nødvendige antall ganger. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.1 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.5 | Dokumentflyt Autoriserte roller og personer bør kunne se hvor dokumentet befinner seg til enhver tid. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.2 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.6 | Dokumentflyt Dokumentet bør bli sperret for endringer når det (videre)sendes, ev. det opprettes en ny versjon ved hver (videre)forsendelse. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.3 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.7 | Dokumentflyt Det bør være mulig å registrere kommentarer/merknader til dokumentflyten, som metadata. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.4 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.8 | Dokumentflyt Det bør være mulig å gi en forpliktende «signatur» i alle ledd. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.6 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.3.9 | Dokumentflyt Det bør være mulig å sende et dokument som er under produksjon, til trinnvis (sekvensiell) godkjenning. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.7 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.10 | Dokumentflyt Det bør være mulig å sende et dokument som er under produksjon, til høring til flere samtidig (parallelt). Noark 5.5.0 V-krav 3.3.8 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.11 | Dokumentflyt Mottaker av et dokument til høring eller godkjenning bør varsles om mottaket. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. |
4.4 Automasjon
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.4.1 | Automatisering av prosesser Løsningen bør ha verktøy/funksjoner for å del- eller helautomatiserte steg i en saksflyt. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheter i løsningen, og gi eksempler. Eventuell priskonsekvens beskrives i leverandørens prismodell i bilag 6. | |
4.4.2 | Automatisering av prosesser Arbeidsprosesser, daglige og periodiske oppgaver i løsningen bør kunne utføres ved automatisering: robotisering og kunstig intelligens (KI). | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet for å forenkle og automatisere arbeidsprosesser, daglige og periodiske oppgaver, herunder løsningens muligheter for ✓ robotisering ✓ kunstig intelligens | |
4.4.3 | Automatisering av prosesser Løsningen bør tilby ferdig funksjonalitet for automatisering. | B | Leverandøren bes om å gi eksempler på funksjoner for automatisering, kunstig intelligens, samt skissere nytteverdi. Eventuell priskonsekvens beskrives i bilag 6. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.4.4 | Automatisering av prosesser Leverandøren bør ha en strategi og metodikk for sitt arbeid med automatisering og kunstig intelligens i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin strategi og metodikk for utvikling av automatisering av arbeidsprosesser og funksjoner i sin løsning, herunder: ✓ arbeid med å identifisere kandidater for automatisering ✓ kunderettet samarbeid | |
4.4.5 | Automatisering av prosesser Funksjoner for prosessautomatisering bør være bygd inn i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin løsning og hvordan funksjonalitet for automatisering håndteres ved oppdateringer av grunnproduktet. |
4.5 Arbeidsflate og navigering
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.5.1 | Arbeidsflate Løsningens arbeidsflate bør være tilpasset brukerens rolle. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter for rolletilpassede arbeidsflater. Eksempler på brukerroller er saksbehandler, leder, saksfordeler, arkivar, møtesekretær. | |
4.5.2 | Arbeidsflate Det bør være enkelt for saksbehandler å opprette saksmapper og registreringer i tjenesten. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan saksbehandler enkelt kan opprette saker og registreringer i løsningen, herunder ✓ hjelp til å navigere i løsningen ✓ hjelp til å finne riktige sakstitler og dokumentbeskrivelser ✓ hjelp til å angi korrekte metadata for senere gjenfinning ✓ hjelp til å håndtere feilsituasjoner | |
4.5.3. | Arbeidsflaten I arbeidsflaten bør brukeren gis enkel tilgang til og oversikt over saker, dokumenter, oppgaver, aktiviteter og | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheter i løsningens arbeidsflate. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
status i pågående arbeid. | ||||
4.5.4 | Arbeidsflaten Leder Leder bør ha mulighet til å ha oversikt over saksbehandlingen i sin enhet, og enhetens ventende arbeidsoppgaver. | B | Beskriv løsningens muligheter for oversikter i lederens arbeidsflate. | |
4.5.5 | Arbeidsflaten Arbeidsflaten bør kunne konfigureres av kunde. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.5.6 | Varsling Løsningen bør varsle om aktiviteter og oppgaver som venter på behandling. | B | Beskriv løsningens muligheter for å varsle om aktiviteter og oppgaver, herunder varsel om ✓ Nye oppgaver ✓ Restanser, uferdige oppgaver | |
4.5.7 | Hjelp-funksjon Løsningen bør ha en hjelp-funksjon som kan inkludere egenkonfigurerte deler av løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens hjelp- funksjon – hjelperessurser. | |
4.5.8 | Hjelp-funksjon Løsningen bør gi tilgang til hjelp knyttet til konkrete oppgaver som skal løses. | B | Beskriv hvordan løsningen gir tilgang til hjelp for å løse konkrete oppgaver, f.eks. felthjelp, tool-tip, veiledninger eller lignende. | |
4.5.9 | Varsling Det bør være mulig for kunden å konfigurere varsling av aktiviteter og oppgaver. | B | Beskriv løsningens muligheter for å konfigurere varsel om aktiviteter og oppgaver. | |
4.5.10 | Xxxxxxxx Xxxxxx bør kunne endre varsler selv. | B | Beskriv brukers muligheter til å endre egne varsler. |
4.6 Informasjonssikkerhet, personvern og tilgangsstyring
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.6.1 | Innebygd personvern Leverandøren bør utvikle løsning og | B | Leverandøren bes om å vise hvordan personvernet er ivaretatt opp mot veilederen til |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
moduler basert på prinsipp om innebygd personvern. | datatilsynet på innebygd personvern. | |||
4.6.2 | Behandling av personopplysninger – sensitive personopplysninger Løsningen skal ha funksjoner for å håndtere sensitive personopplysninger: Særlige kategorier av personopplysninger. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.6.3 | Behandling av personopplysninger og sensitive data Løsningen bør håndtere tilgangen til, og distribusjonen av sensitive personopplysninger. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter, herunder hvordan ✓ personopplysninger / særlige kategorier av personopplysninger og sensitive dokumenter kan behandles og lagres i løsningen ✓ hvordan løsningen sikrer at sensitive data ikke distribueres fra løsningen | |
4.6.4 | Behandling av personopplysninger og sensitive data Løsningen bør håndtere personopplysninger og sensitive data på en sikker måte, som samtidig er enkel å håndtere for brukerne. | B | Leverandøren bes om å beskrive om å beskrive funksjonalitet. | |
4.6.5 | Personvern Anonymisering av data Løsningen bør ha funksjonalitet for å anonymisere felter/informasjon. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen. | |
4.6.6 | Autentiseringløsning Tjenesten bør støtte autentisering via Active Directory (SSO). Azure AD for SingleSignOn. | B | Leverandøren bes om å beskrive alternativer for autentisering. | |
4.6.7 | Tilgangsstyring Synliggjøring av brukers autorisasjon For en gitt påloggingsidentifikator bør det være mulig å | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
vise eller skrive ut en oversikt over hvilke rettigheter og fullmakter vedkommende har i løsningen. Noark 5.5.0 V-krav 4.5.32 | ||||
4.6.8 | Tilgangsstyring Synliggjøring av brukers autorisasjon For et gitt objekt i løsningen bør det være mulig å vise eller skrive ut hvilke brukere, og hvilke rettigheter brukeren har til objektet. Noark 5.5.0 V-krav 4.5.34 | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.9 | Roller og rettigheter Tilgangsprofiler Innenfor hver av rollene som en bruker har, bør det kunne defineres en tilgangsprofil som utgjøres av rollens funksjonelle rettigheter i kombinasjon med nedslagsfeltet for rollen Noark 5.5.0 V-krav 4.5.24 | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.10 | Roller og rettigheter Tilgangsprofiler Dersom en påloggingsidentifikator har flere forskjellige tilgangsprofiler, bør vedkommende kunne velge blant de tilgangsprofilene som er definert for vedkommende Noark 5.5.0 V-krav 4.5.25 | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.11 | Roller og rettigheter Tilgangsprofiler Det bør kunne byttes mellom tilgangsprofiler på en måte som | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
oppleves som enkel for brukeren. Noark 5.5.0 V-krav 4.5.26 | ||||
4.6.12 | Roller og rettigheter Tilgangsprofiler En av brukerens tilgangsprofiler bør kunne angis som standardprofil, som tilordnes ved pålogging hvis ikke annet angis særskilt. Noark 5.5.0 V-krav 4.5.27 | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.13 | Stedfortreder En bruker bør kunne registreres som fast stedfortreder for en annen bruker. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.14 | Stedfortreder En bruker bør kunne registreres som tidsavgrenset stedfortreder for en annen bruker. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. |
4.7 Tekniske behov
Meløy kommune benytter i xxx Xxxxxxx som driftspartner.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.7.1 | Konfigurering Løsningen bør ha gode muligheter for konfigurering innenfor standardløsning. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvilke deler av løsningen som kan konfigureres. | |
4.7.2 | Konfigurering Løsningen bør ha gode muligheter for at kunden skal kunne konfigurere den selv. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan bruker selv kan konfigurere løsningen, for eksempel ✓ metadata ✓ prosesser ✓ tilganger ✓ informasjonselementer ✓ frister |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.7.3 | Installasjon Installasjon og konfigurasjon av lokalt installert programvare bør kunne administreres sentralt. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan det som skal installeres og vedlikeholdes på klient for å ta i bruk løsningen distribueres. | |
4.7.4 | Lokalt installert programvare Tjenesten bør inneholde minst mulig lokalt installert programvare. | B | Leverandøren bes om å beskrive hva som må installeres og vedlikeholdes på klient for å ta i bruk løsningen. | |
4.7.5 | Nettlesere Tjenesten bør fungere for alle markedsledende nettlesere. | B | Leverandøren bes om å angi hvilke nettlesere som anbefales brukt for løsningen, og hvilke nettlesere og versjoner som løsningen ikke fungerer for. | |
4.7.6 | Nettlesere Løsningen bør fungere optimalt med Edge, som nå er Meløy kommunes standard nettleser. | B | Leverandøren bes om å beskrive om kravet ivaretas, og eventuelle begrensninger. | |
4.7.7 | Mobile enheter (nettbrett, mobiltelefon) Løsningen bør kunne brukes fra mobile enheter for enklere oppgaver. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet, herunder ✓ funksjoner i løsningen som kan utføres fra mobile enheter ✓ hvilke mobile plattformer som støttes og eventuelle begrensninger | |
4.7.8 | Kursmiljø For tjenesten bør det i deler av avtaleperioden kunne tilbys og etableres et kursmiljø. | B | Leverandøren bes om å beskrive alternative muligheter for tilgang til kursmiljø. Pris oppgis i Bilag 6. |
4.8 Samvirke og nasjonale fellesløsninger
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.8.1 | API Løsningen skal ha et åpent, dokumentert utvekslingsformat/API som kan benyttes for å importere og eksportere innhold til og fra eksterne kilder. | A | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.8.2 | API-er i tilbudt løsning Løsningen bør støtte tilkoblinger fra andre systemer via API-er. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens API-er for kommunikasjon med andre systemer, herunder API-er for å ✓ hente ut data og ✓ oppdatere løsningen med eksterne data | |
4.8.3 | Nasjonale fellesløsninger Løsningen skal kunne integreres med nasjonale fellesløsninger og offentlige registre. | A | Beskriv funksjonalitet i løsningen. | |
4.8.4 | Nasjonale fellesløsninger Løsningen bør kunne integreres med nasjonale fellesløsninger og offentlige registre: - ID-porten - Folkeregister - Enhetsregisteret - Kontakt- og reservasjonsregistret - Matrikkelen - Altinn - Digital postkasse - KS FIKS-plattformen - eInnsyn - eSignering | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen støtter å synkronisere eller hente data fra, og sende data til, disse fellesløsningene. Angi hvilke integrasjoner som er standard. Eventuelle priser oppgis i bilag 6. | |
4.8.5 | Sosiale medier Løsningen bør kunne ta imot og arkivere data fra sosiale medier. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter for arkivering fra sosiale medier. | |
4.8.6 | Eksterne systemer Løsningen skal ha integrasjoner med Microsoft Office og Microsoft 365. | A | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen. | |
4.8.7 | Microsoft Office, Microsoft 365, office webapps Brukere bør kunne arbeide i Microsoft Office og Microsoft 365, inkludert Office webapps. og enkelt kunne overføre/synkronisere | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet - muligheter og begrensninger for overføring av data fra Microsoft Office og Microsoft 365, inkludert Office webapps. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
dokumentasjon til løsningen. | ||||
4.8.8 | Microsoft Teams Brukere bør kunne arbeide med dokumenter i Teams, og enkelt arkivere i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen, herunder ✓ Opprette dokumenter fra løsningen til Teams ✓ Redigere og arkivere dokumenter fra Teams og til løsningen ✓ Xxxxxxxxx/samskrive i Teams og arkivere i løsningen |
4.9 Integrasjoner med fagsystemer
Meløy kommune ønsker integrasjoner med sine fagsystemer som ikke har arkivfunksjonalitet, fellesløsninger, og systemer løsninger som ikke har fullført saksbehandling. Listen i kravtabellen under er ikke uttømmende.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.9.1 | Integrasjon med fagsystemer Løsningen bør kunne integreres med • Visma flyt skole • Visma Flyt barnehage • WebCruiter • Compilo • Gisline oppmålings- forretning (Norkart) • Matrikkel (Norkart) • Mercell • Aventia komune TV • Prokom Kommune 24:7 skjemaløsning (kommunen skal anskaffe ny løsning) • Fagsystemer fra Landbruks- direktoratet • Startskudd | B | Leverandøren bes om å beskrive integrasjonene for systemene ✓ metodikk Integrasjonsgrensesnitt ✓ vedlikehold av integrasjonene over tid Aktiviteter og tidsplan for integrasjonene angis i leverandørens forslag til etableringsplan, Bilag 3 Pris for etablering og vedlikehold av integrasjonene oppgis i Bilag 6. |
4.10 Dokumentproduksjon og dokumentmaler
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.10.1 | Maler Løsningen skal støtte bruk av maler. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.10.2 | Maler Løsningen bør ha funksjonalitet slik at kunden enkelt kan opprette sine egne maler. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet. | |
4.10.3 | Maler Når journalposter/ registreringer endres, bør løsningen ha funksjoner for automatisk oppdatering av metadata, kontakter, titler/beskrivelser og lignende fra registreringen til malen (filen), | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet. | |
4.10.4 | Maler Løsningen bør ha funksjoner for å låse felter i malen for manuell oppdatering. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet. | |
4.10.5 | Standardtekster Løsningen bør ha funksjoner for oppsett av standardisert tekst som kan hentes inn i dokumenter/maler. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen ivaretar dette. | |
4.10.6 | Automatisk dokumentproduksjon Tjenesten bør støtte automatisk produksjon av dokumenter med standardisert innhold ved gitte prosessteg, for eksempel milepæler i en saksflyt. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen ivaretar dette. |
4.11 Dokumentasjonsforvaltning og arkiv
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.11.1 | Kvalitetssikring av dokumentasjon Løsningen bør ha gode funksjoner for kvalitetsrevisjon av dokumentasjon og journal (kvalitetssikring). | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjoner for kvalitetssikring av dokumentasjon og journal, herunder mulighet for automatisering av oppgaver. | |
4.11.2 | Kvalitetsrevisjon Det bør være enkelt få tilgang til informasjon om status for kvalitet på dokumentasjon i løsningen fra løsningens brukerflate. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette løses i løsningen. | |
4.11.3 | Kontroll og oppdatering av metadata Løsningen bør ha gode funksjoner for enkelt å oppdatere metadata på saksmapper og registreringer, enkeltvis eller samlet. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette løses i løsningen. | |
4.11.4 | Formater - PDF Løsningen bør automatisk kontrollere, validere og sikre at PDF-filer er arkivert i rett format. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen. | |
4.11.5 | Formater Universell utforming – publisering Konverteringen bør sikre at PDF/A-dokumentene også oppfyller kravene til universell utforming (PDF/UA), slik at det kun er nødvendig å produsere ett format. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan kravene til arkivdokumenter og universell utforming kan tilfredsstilles i samme PDF-format, samt beskrive metode for konvertering. | |
4.11.6 | Kontroll og kvalitetssikring - oversikt Det bør være enkelt å få oversikt over hendelser som har feilet i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen for å fange opp hendelser som har feilet. | |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.11.7 | Bevaring og kassasjon Løsningen bør ha god og enkel funksjonalitet for å gjennomføre bevaring og kassasjon. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for bevaring og kassasjon i løsningen, med utgangspunkt i Noark 5 kapittel 6.1, samt med vekt på hvordan prosessen kan styres og forenkles. | |
4.11.8 | Periodisering – kontrollerte tidsskiller Løsningen bør ha god og enkel funksjonalitet for å utføre periodisering. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for periodisering i løsningen, med utgangspunkt i Noark 5 kapittel 6.2, samt med vekt på hvordan prosessen kan styres og forenkles. |
4.12 Gjenfinning
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.12.1 | OCR – tekstgjenkjenning Tjenesten skal gi mulighet for tekstgjenkjenning. | A | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette gjøres i løsningen. | |
4.12.2 | Tekstgjenkjenning - OCR OCR-konvertering bør skje automatisk og fortløpende. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjoner i løsningen. Dersom funksjonalitet løses ved hjelp av 3. parts verktøy skal dette fremkomme. | |
4.12.3 | Lage og lagre søk Det bør være mulig å lage og lagre egne søk slik at de gjøres lett tilgjengelig for bruker i arbeidsflaten. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.12.4 | Gjenfinning Løsningen bør ha funksjoner for gjenfinning som fremstår som enkle, samtidig som brukernes behov for gjenfinning dekkes. | B | Leverandøren bes om å gi en kort oversikt over løsningens funksjonalitet for gjenfinning, herunder funksjoner for søk i ✓ alle informasjonsobjekter; sak/mappe, journalpost/registrering, vedlegg, kontakter, oppgaver/aktiviteter ✓ søk i metadata og fritekst ✓ søk etter et bestemt objekt/ person | |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.12.5 | Filtrere søk Bruker bør kunne søke på en slik måte at søkeresultatet begrenses. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.12.6 | Sortere søkeresultat Det bør være mulig å sortere søkeresultatet. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.12.7 | Eksportere søkeresultat Søkeresultatet bør kunne eksporteres til andre verktøy, for eksempel regneark og tekstbehandling. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvilke verktøy og formater søkeresultatet kan overføres til. | |
4.12.8 | Rapporter og statistikk Tjenesten bør ha gode muligheter for å generere rapporter og statistikk. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen kan generere rapporter og statistikk, og gi eksempler. |
4.13 Politisk saksbehandling - møte og utvalgsløsning
Meløy kommune benytter i dag FirstAgenda Prepare integrert med nåværende møteløsning. Kommunen publiserer møtekalender og møtedokumenter i løsning fra Prokom.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.13.1 | Møte- og utvalgsbehandling Løsningen skal ha funksjonalitet for å behandle saker i møter og utvalg – politisk saksbehandling. | A | Leverandøren bes kort om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.13.2 | Møte og utvalgsbehandling Løsningen bør gi god og effektiv gjennomføring av møtene, være enkel å bruke, og forenkle arbeidet for møtesekretærene før, under og etter møtene. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen, og gi eksempler. | |
4.13.3 | Møtemappe En mappe som inneholder møteregistreringer bør være en Møtemappe. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens møtemappe. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Noark 5 V-krav 2.5.3 | ||||
4.13.4 | Møte- og utvalgsbehandling integrasjoner Løsningen bør kunne integreres med moduler/komponenter fra Visma FirstAgenda. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheter for integrasjon, og samspill mellom sin løsning og FirstAgenda basert på beste praksis og optimal funksjonalitet. | |
4.13.5 | Administrere utvalg og medlemmer Løsningen bør ha funksjonalitet for å administrere utvalg og medlemmer, på en måte som fremstår enkel for brukerne. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for å administrere et utvalg, herunder ✓ opprette utvalg ✓ legge til og administrere medlemmer og medlemmenes roller ✓ administrere møter i utvalgene | |
4.13.6 | Forberedelse av møter Løsningen bør ha god funksjonalitet for å forberede politiske møter, på en måte som fremstår enkel for brukerne. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for forberedelse til politiske møter, herunder ✓ opprette møter ✓ få oversikt over oppmeldte saker ✓ klargjøre og legge saker til sakslisten ✓ endre sakslisten ✓ håndtere tilleggssaker ✓ håndtere saker unntatt offentlighet ✓ produsere møteinnkalling og møtedokumenter ✓ publisere møtedokumenter | |
4.13.7 | Gjennomføring av møter Løsningen bør ha god funksjonalitet for å gjennomføre politiske møter, på en måte som fremstår enkel for brukerne. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for gjennomføring av politiske møter, herunder ✓ håndtere oppmøte ✓ skrive vedtak og produsere møteprotokoll ✓ produsere saksprotokoll/vedtak | |
4.13.8 | Vedtaksoppfølging Løsningen bør ha god funksjonalitet for oppfølging av vedtak. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for oppfølging av vedtak, herunder ✓ hvem som er ansvarlig for oppfølgingen ✓ hvordan vedtatte beslutninger kan håndteres i henhold til frister ✓ hvordan ansvarlig kan holde oversikt over sine oppgaver |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
✓ hvordan leder kan holde oversikt over og føre kontroll med fremdrift i sakene | ||||
4.13.9 | Offentliggjøring Løsningen bør ha funksjonalitet for enkelt og automatisk å publisere møtedokumenter og informasjon om møter og utvalg. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen, herunder funksjoner for å publisere ✓ oversikt over politiske utvalg og råd ✓ representanter ✓ utvalgenes møtekalender ✓ saksdokumenter knyttet til det enkelte møtet. ✓ behandlingshistorikk ✓ administrere hvilken dokumentasjon som ikke skal publiseres |
4.14 Plan – og byggesaksbehandling
Kommunen ønsker en løsning med grunnleggende funksjoner for plan- og byggesaksbehandling. Fagsystem for eByggeSak og ePlanSak i henhold til Nasjonal produktspesifikasjon fra KS vil anskaffes i en egen prosess.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.14.1 | Plan- og byggesaks- behandling Løsningen bør ha grunnleggende funksjoner for å håndtere saksbehandling i kommunens plan- og byggesaker. | B | Leverandøren bes om kort å beskrive grunnleggende funksjoner for saksbehandling av plan- og byggesaker. | |
4.14.2 | Integrasjon med eByggeSak og ePlanSak Løsningen bør kunne integreres med fagsystem for eByggeSak og ePlanSak etter den nasjonale spesifikasjonen fra KS (Nasjonal produktspesifikasjon for eByggeSak og ePlanSak), uavhengig av leverandør av fagsystemet. | B | Leverandøren bes om å beskrive integrasjon med løsninger for eByggeSak og ePlanSak ✓ mulig arkitektur ✓ integrasjonsgrensesnitt ✓ samhandling fagsystem – arkivsystem ✓ integrasjon med møte- og utvalgsbehandling ✓ innsyn og publisering til postjournal fra fagsystemet |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.14.3 | Plan- og byggesaks- behandling Det bør være mulig å deaktivere og avbestille funksjonalitet for plan- og byggesaksbehandling i løsningen. (Punkt 5.2 i den generelle avtaleteksten.) | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan grunnleggende funksjonalitet for plan- og byggesaksbehandling kan deaktiveres og avbestilles i løsningen. | |
4.14.4 | ArkivLett Tjenesten bør støtte den nasjonale veilederen/standarden for metadata (dokumenttyper, anbefalte dokumenttitler osv) – ArkivLett. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter for å angi metadata i henhold til ArkivLett-standarden. | |
4.14.5 | WebLager Det bør i løsningen kunne gjøres oppslag i WebLager fra Dansk Scanning. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheter for oppslag i WebLager. | |
4.14.6 | Digitale byggesøknader Løsningen bør kunne ta imot søknader fra eByggesøk. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen. | |
4.14.7 | Saktyper Sakstyper for plan- og byggesaker bør kunne opprettes i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheten for å opprette sakstyper for plan- og byggesak. | |
4.14.8 | Metadata Metadata som er relevante for plan og byggesaksbehandlinge n bør kunne konfigureres. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheten for å konfigurere fagspesifikke metadata for plan- og byggesaksbehandlingen på saker og registreringer. | |
4.14.9 | Saksparter Det bør være mulig å angi parter i sak. | B | Leverandøren bes om å beskrive mulighetene for å registrere parter i sak, herunder metadata knyttet til partene. | |
4.14.10 | Prosesstøtte Saksgang/forløp for plan- og byggesaker bør kunne konfigureres i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive mulighetene for prosesstøtte i plan- og byggesaksbehandlingen. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.14.11 | Sjekklister DiBK Sjekklister bør kunne opprettes i løsningen, slik at det er mulig å angi utførte oppgaver i saksbehandlingen. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan XxXX sine sjekklister kan opprettes i løsningen og funksjonalitet for å angi utførte oppgaver. | |
4.14.12 | Kart Det bør være mulig å vise en eiendom i kart. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet. |
4.15 Offentlig journal på internett – innsynsløsning
Obligatoriske krav for tilgjengeliggjøring av offentlig journal på internett er definert i Noark versjon
5.5.0 kapittel 5.3.2.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.15.1 | Offentlig journal på internett Det skal være mulig å eksportere uttrekk for tilgjengeliggjøring av offentlig journal fra løsningen. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.15.2 | Offentlig journal på internett Innsynsløsning Tjenesten skal inneholde en løsning for publisering og formidling av offentlig journal på internett. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.15.3 | Offentlig journal på internett Publisering Løsningen bør sikre effektiv og sikker publisering av offentlig journal på internett. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for publisering til innsynsløsning, inkludert en beskrivelse av forberedelse til publisering, samt hvordan publisering skjer. Herunder også hvordan løsningen sikrer at ✓ personnavn som tilgjengeliggjøres kan merkes for utelukking av indeksering av indekseringstjenester ✓ personnavn som gjøres tilgjengelige ikke er søkbare etter et år | |
4.15.4 | Tilgjengeliggjøring av offentlig journal på Internett | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan innbyggere og eksterne brukere enkelt kan |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Løsningen bør tilby enkelt innsyn for innbyggere og eksterne brukere i kommunenes saksbehandling og prosesser. | holde seg orientert om, og få innsyn i kommunens saksbehandling, herunder ✓ Søk i innhold ✓ Forespørsel om innsyn, dokumentinnsyn | |||
4.15.5 | Innsynskrav Løsningen bør ha funksjonalitet for effektivt å kunne håndtere forespørsler om innsyn. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin løsning, herunder løsningens funksjoner for ✓ bestilling/anmodning om innsyn ✓ mottak av forespørsler ✓ behandling/vedtak ✓ sladding av filinnhold ✓ svar til mottaker ✓ statistikk eller rapporter over innsyn, f.eks. saksområder, saksbehandlingstid og annet ✓ muligheter for automatisert behandling av innsynsforespørsler |
4.16 Dokumentasjon av løsningen
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.16.1 | System- dokumentasjon Tjenestens arkitektur, teknologi, fysisk og logisk databasemodell og systemgrensesnitt skal dokumenteres. | A | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.16.2 | System- dokumentasjon Tjenesten bør ha en veiledning for installasjon og oppfølging av skytjenesten beregnet for Kundens driftspersonell. | B | Leverandøren bes om å gi en kort beskrive av dokumentasjonen, og hvordan den tilgjengeliggjøres for brukerne. | |
4.16.3 | Bruker- dokumentasjon Tjenesten bør leveres med brukerdokumentasjon som på en lettfattelig måte beskriver | B | Leverandøren bes om å beskrive dokumentasjonen, og hvordan den tilgjengeliggjøres for brukerne. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
systemet, og sikrer korrekt bruk. | ||||
4.16.4 | Administrator- dokumentasjon Løsningen bør leveres med dokumentasjon som kan benyttes av administrator av systemet. Dokumentasjonen bør på en oversiktlig og lettfattelig måte beskrive systemet, og sikre korrekt oppsett. | B | Leverandøren bes om å beskrive dokumentasjonen, og hvordan den tilgjengeliggjøres for brukerne. | |
4.16.5 | Vedlikehold av dokumentasjon Dokumentasjonen bør vedlikeholdes slik at den til enhver tid sikrer korrekt oppsette og bruk av løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive system for vedlikehold og oppdatering av dokumentasjonen. | |
4.16.6 | Dokumentasjon av konfigurering Leverandøren bør i etableringsfasen utarbeide dokumentasjon av konfigurasjon av løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette vil bli ivaretatt. | |
4.16.7 | Språk brukermanualer og kursdokumentasjon Brukerdokumentasjon og kursdokumentasjon bør være på norsk språk. | B | Leverandøren bes om å oppgi språk. |
4.17 Tjenestenivåavtale – SLA
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.17.1 | SLA Leverandørens standard tjenestenivåer bør legges til grunn for tjenesten. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin standard tjenestenivåavtale i bilag 4. Videre ønskes beskrivelse av eventuelle høyere tjenestenivåer i bilag 4. | |
4.17.2 | Brukerstøtte Leverandøren bør tilby god brukerstøtte. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin tilbudte brukerstøtte i bilag 4. Besvarelsen bør omfatte ✓ rutiner for å bli kjent med Kundens løsning ✓ åpningstider ✓ responstider ✓ oppfølging av saker ✓ eskalering ✓ tilbakemelding til kunde | |
4.17.3 | Oppetid Løsningen bør ha en oppetid på 99,9 % av tiden, målt 24/7 per måned. Dette inkluderer ikke planlagt vedlikeholdsvindu. | B | Leverandøren bes om å dokumentere historisk oppetid i løsningen. | |
4.17.4 | Ytelse Løsningen bør ha en rask responstid. | B | Leverandøren bes om å beskrive forventet responstid ved ulike handlinger på sluttbrukers klient, hva leverandøren regner som rask responstid, og hvilke tiltak som gjøres for å sikre rask responstid i løsningen. | |
4.17.5 | Kompensasjon Ved brudd på tjenestenivå bør kunden ha rett på kompensasjon. | B | Leverandøren bes om å oppgi standardiserte kompensasjoner for brudd på tjenestenivå i bilag 4. | |
4.17.6 | Overvåking Leverandøren bør ha tilfredsstillende metoder for å måle oppetid og svartid. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen overvåkes og hvordan feilretting iverksettes for å oppfylle tilbudt reaksjonstid og svartid. | |
4.17.7 | Overvåking Tjenestenivå bør rapporteres til kunden månedlig, og inkludere | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan rapportering av tjenestenivå foregår, og |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
alle sikkerhetsbrudd og hendelser som har hatt påvirkning på tjenestenivået. | hvilken informasjon som inkluderes i rapporteringen. | |||
4.17.8 | Oppdateringer Leverandøren bør ha godt dokumenterte rutiner for oppdatering av tjenesten. | B | Leverandøren bes om å beskrive gjeldende rutiner, herunder tidspunkt for nedetid, hvordan kunden hensyntas. | |
4.17.9 | Varsel Kunden bør varsles om planlagt arbeid (nedetid) før det utføres. | B | Leverandøren bes om å beskrive sine rutiner for varsling av planlagt arbeid og rutiner for varsling av oppdateringsbehov for klientprogramvare. | |
4.17.10 | Varsel Varsel om planlagt arbeid bør inneholde dokumentasjon om den planlagte oppgraderingen. | B | Leverandøren bes om å beskrive rutiner for informasjon og dokumentasjon om oppdateringer og feilrettinger i løsningen. |
4.18 Etablering
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.18.1 | Tidspunkt for etablering Tjenesten bør gjøres teknisk tilgjengelig for kunden snarest etter kontraktsignering. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan tjenesten vil gjøres teknisk tilgjengelig for kunden i Bilag 3. Beskrivelsen bør inneholde tidsestimater. | |
4.18.2 | Etablering Prosjekt for etableringsfasen bør etableres umiddelbart etter kontraktsignering, med deltakere fra leverandør og kunde. | B | Leverandøren bes om å beskrive roller og ansvar i etableringsfasen. Besvarelsen gis i bilag 3. | |
4.18.3 | Plan for etablering av tjenesten Leverandøren bør har god erfaring med etablering av tjenesten. Endelig plan for etablering av tjenesten lages av Kunden og | B | Leverandørens gir sitt forslag til etableringsplan i bilag 3. Planen bør minimum inneholde ✓ tidsplan med milepæler for etablering, forberedelse, konfigurering, integrasjoner og levering ✓ plan for vurdering av tilgjengelighet til historisk |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren i fellesskap etter avtalesignering, jf. Punkt 3.1 i den generelle avtaleteksten. | materiale, tidligere produsert materiale, ✓ plan for eventuell migrering/konvertering ✓ planer for test, ✓ plan for opplæring, ✓ aktivitetsbeskrivelse, ✓ planlagt fremdrift og ✓ anslått timeforbruk for Leverandør og Kunde i de ulike fasene, ✓ Leverandøren bes om å foreslå en plan med milepæler for betaling som er knyttet til leveranser i etableringsprosjektet. (Merk avtalens punkt 4.2 om løpende vederlag.) | |||
4.18.4 | Etablering Det bør gis god opplæring i løsningen til kundens deltakere i etableringsprosjektet. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan god opplæring sikres i etableringsprosjektet. |
4.19 Opplæring
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.19.1 | Brukeropplæring Løsningens brukere bør gis god opplæring i løsningen. Antall brukere og fordeling etter roller ar angitt i tabell i punkt Brukere opplæring. | B | Leverandøren bes om å beskrive opplæringsopplegg basert på leverandørens beste praksis, og hvordan god opplæring sikres. | |
4.19.2 | E-læring Opplæring bør kunne tilbys som e-læring. | B | Leverandøren bes om å beskrive sine e- læringsløsninger, herunder ✓ kort beskrivelse av løsningen ✓ hvilken opplæring som tilbys som e-læring ✓ hvordan kunden kan benytte løsningen i sin opplæring og oppfølging av brukerne | |
4.19.3 | Opplæring av brukergrupper | B | Leverandøren bes om å beskrive opplæringsopplegg for |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Det bør gjennomføres separat opplæring for • Arkivar • System- administrator • Møtesekretærer • Saksbehandlere plan og byggesak | brukergruppene basert på leverandørens beste praksis. Pris oppgis i bilag 6. | |||
4.19.4 | Klasseroms- undervisning Opplæring bør kunne tilby klasseroms- undervisning. | B | Leverandøren bes om å beskrive sitt undervisningsopplegg. | |
4.19.5 | Opplæringsmiljø Opplæringen bør skje i eget teknisk miljø på kundens konfigurasjon. | B | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.19.6 | Ansvar for opplæring For de deler av opplæringen i tjenesten som tilligger leverandøren, skal leverandøren ha fullt ansvar for forberedelse, planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av denne. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. |
4.20 Tidligere produsert materiale – historisk dokumentasjon
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.20.1 | Tidligere produsert materiale Løsningen bør gi mulighet for å ta vare på historisk produsert materiale. | B | Leverandøren bes om å beskrive foreslått løsning og beste praksis for å ivareta tidligere produsert materiale i eller utenfor løsningen. Eventuell priskonsekvens beskrives i bilag 6. | |
4.20.2 | Tidligere produsert materiale Brukere av løsningen bør ha tilgang til tidligere produsert materiale, fra ny løsning. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette kan gjøres uten at alle saker og dokumenter migreres over til ny løsning. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Eventuell priskonsekvens beskrives i bilag 6. | ||||
4.20.3 | Tidligere produsert materiale Brukere av løsningen bør enkelt kunne hente/kopiere eller lage referanse til tidligere produsert materiale inn i ny løsning ved behov. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. Eventuell priskonsekvens beskrives i bilag 6. |
Bilag 2: Leverandørens beskrivelse av tjenesten
Nedenfor skal Leverandøren beskrive hvordan Kundens krav og behov beskrevet i Bilag 1 oppfylles. Instruksjonene til tilbyderen i kolonnen "Dokumentasjonskrav" erstattes med tilbyderens besvarelse.
4.1 Generelle krav
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.1.1 | Skytjeneste Den tilbudte løsningen skal leveres som en skytjeneste (SaaS). | A | Leverandøren bes om å bekrefte at kravet er oppfylt, og beskrive hvilken driftsmodell som tilbys. | |
4.1.2 | Skytjeneste Oppfølging av tjenesten Det bør være enkelt å administrere skytjenesten. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin skytjeneste, herunder ✓ hvordan oppdateringer, løpende feilrettinger, samt kontinuerlige forbedringer og ny funksjonalitet implementeres ✓ frekvens for oppdateringer / ny funksjonalitet ✓ hvordan leverandøren proaktivt sikrer at kunden kan holde oversikt over tjenesten ✓ hvordan endringer som får konsekvenser for tjenesteavgiften håndteres | |
4.1.3 | Skytjeneste Digital lagring av arkiv Skytjenesten skal ikke arkivere data på servere utenfor Norge. (Arkivloven § 9 b, forbud mot å føre offentlige arkiver ut av Norge.) | A | Leverandøren bes om å bekrefte at kravet er oppfylt, og beskrive hvilke lagringstjenester som tilbys og som sikrer at utførselsforbudet overholdes. | |
4.1.4 | Noark Løsningen som tilbys skal minimum være midlertidig godkjent etter Noark versjon 5.5.0. Leverandøren er selv ansvarlig for at kravene som oppgis som oppfylt er korrekt og komplett implementert i løsningen. | A | ✓ Riksarkivarens godkjenningsbrev ✓ Leverandørens egenerklæring ✓ Vedlegg til egenerklæring | |
4.1.5 | Språk Løsningens brukergrensesnitt skal | A | Leverandøren bes om å oppgi språk. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
være tilgjengelig på norsk språk. | ||||
4.1.6 | Test Leverandøren skal ha rutiner for testing og kvalitetssikring av sin løsning. | A | Leverandøren bes om å bekrefte at kravet er oppfylt. | |
4.1.7 | Test – rutiner Leverandøren bør ha gode rutiner for testing og kvalitetssikring av sin løsning. | B | Leverandørens bes om å beskrive sitt testregime, strategi, organisering, verktøy og prosedyrer for hvordan det som utvikles testes og kvalitetssikres løpende. | |
4.1.8 | Databehandleravtale Databehandleravtale fra Direktoratet for økonomistyring (DFØ) skal legges til grunn for løsningen. | A | Leverandøren bes om å bekrefte at avtalen godtas. | |
4.1.9 | Prismodell Leverandøren bør ha en oversiktlig og forutsigbar prismodell. | B | Besvares i bilag 6: Leverandøren bes om å beskrive hvordan prisen påvirkes av ✓ volum, trafikk på sidene ✓ skalering av tjenesten ✓ integrasjoner mot nasjonale fellesløsninger ✓ ved automatisering og ✓ hvor snart prisendringer trer i kraft ved endringer ✓ hvordan prisen påvirkes av tilpasninger bestilt av kunden | |
4.1.10 | Beskrivelse av løsningen Det bør foreligge en overordnet beskrivelse og en modul/komponentskisse av tilbudt løsning. | B | Beskrivelsen bør inneholde enkel oversikt over ✓ navn på tilbudt løsning, ✓ relevante moduler og komponenter i løsningen og ✓ sammenhengen mellom disse. |
4.2 Brukskvalitet, brukeropplevelse og design
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.2.1 | Universell utforming Løsningen bør leve opp til kravene i forskrift om | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan universell |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
universell utforming av informasjons- og kommunikasjons- teknologiske (IKT-) løsninger. | utforming er ivaretatt i løsningen. | |||
4.2.2 | Responsivt design Løsningen bør være plattformuavhengig og ha et fullverdig responsivt design. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er i varetatt, samt angi begrensninger. | |
4.2.3 | Brukskvalitet og brukeropplevelse Løsningen bør ha god brukskvalitet og nytteverdi; være anvendbar, konsistent, robust, feiltolerant, sikre effektivitet og gi gode brukeropplevelser. | B | Leverandøren bes om å gi en overordnet beskrivelse av systemets brukskvalitet, herunder nytteverdi og brukeropplevelse. | |
4.2.4 | Brukeropplevelse Leverandøren bør ha en strategi og metodikk for å sikre gode brukeropplevelser i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan gode brukeropplevelser sikres i utviklingen, herunder: ✓ kunderettet samarbeid ✓ metodeverk | |
4.2.5 | Brukskvalitet Løsningen bør ha gode mekaniser for å hindre feilregistreringer. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens mekanismer for å hindre feilregistrering, og gi eksempler. | |
4.2.6 | Brukskvalitet Varsler og meldinger til bruker bør være lett forståelige. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan feilmeldinger og varsler formidles til brukeren, og gi eksempler. |
4.3 Prosesstøtte
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.3.1 | Prosesstøtte Tjenesten bør ha stor grad av prosesstøtte med mulighet for konfigurering. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter, og gi eksempler. | |
4.3.2 | Prosesstøtte Autoriserte brukere bør etter opplæring fra leverandør selv kunne | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter, og gi eksempler. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
definere prosesser og arbeidsflyt i løsningen. | ||||
4.3.3 | Dokumentflyt Tjenesten bør gi mulighet for å sende et dokument eller en oppgave til godkjenning. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.4 | Dokumentflyt Et dokument som er under produksjon, bør kunne sendes fram og tilbake i linjen det nødvendige antall ganger. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.1 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.5 | Dokumentflyt Autoriserte roller og personer bør kunne se hvor dokumentet befinner seg til enhver tid. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.2 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.6 | Dokumentflyt Dokumentet bør bli sperret for endringer når det (videre)sendes, ev. det opprettes en ny versjon ved hver (videre)forsendelse. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.3 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.7 | Dokumentflyt Det bør være mulig å registrere kommentarer/merknader til dokumentflyten, som metadata. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.4 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.8 | Dokumentflyt Det bør være mulig å gi en forpliktende «signatur» i alle ledd. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.6 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.9 | Dokumentflyt Det bør være mulig å sende et dokument som er under produksjon, til | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
trinnvis (sekvensiell) godkjenning. Noark 5.5.0 V-krav 3.3.7 | ||||
4.3.10 | Dokumentflyt Det bør være mulig å sende et dokument som er under produksjon, til høring til flere samtidig (parallelt). Noark 5.5.0 V-krav 3.3.8 | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.3.11 | Dokumentflyt Mottaker av et dokument til høring eller godkjenning bør varsles om mottaket. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. |
4.4 Automasjon
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.4.1 | Automatisering av prosesser Løsningen bør ha verktøy/funksjoner for å del- eller helautomatiserte steg i en saksflyt. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheter i løsningen, og gi eksempler. Eventuell priskonsekvens beskrives i leverandørens prismodell i bilag 6. | |
4.4.2 | Automatisering av prosesser Arbeidsprosesser, daglige og periodiske oppgaver i løsningen bør kunne utføres ved automatisering: robotisering og kunstig intelligens (KI). | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet for å forenkle og automatisere arbeidsprosesser, daglige og periodiske oppgaver, herunder løsningens muligheter for ✓ robotisering ✓ kunstig intelligens | |
4.4.3 | Automatisering av prosesser Løsningen bør tilby ferdig funksjonalitet for automatisering. | B | Leverandøren bes om å gi eksempler på funksjoner for automatisering, kunstig intelligens, samt skissere nytteverdi. Eventuell priskonsekvens beskrives i bilag 6. | |
4.4.4 | Automatisering av prosesser Leverandøren bør ha en strategi og metodikk for | B | Leverandøren bes om å beskrive sin strategi og metodikk for utvikling av automatisering av |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
sitt arbeid med automatisering og kunstig intelligens i løsningen. | arbeidsprosesser og funksjoner i sin løsning, herunder: ✓ arbeid med å identifisere kandidater for automatisering ✓ kunderettet samarbeid | |||
4.4.5 | Automatisering av prosesser Funksjoner for prosessautomatisering bør være bygd inn i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin løsning og hvordan funksjonalitet for automatisering håndteres ved oppdateringer av grunnproduktet. |
4.5 Arbeidsflate og navigering
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.5.1 | Arbeidsflate Løsningens arbeidsflate bør være tilpasset brukerens rolle. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter for rolletilpassede arbeidsflater. Eksempler på brukerroller er saksbehandler, leder, saksfordeler, arkivar, møtesekretær. | |
4.5.2 | Arbeidsflate Det bør være enkelt for saksbehandler å opprette saksmapper og registreringer i tjenesten. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan saksbehandler enkelt kan opprette saker og registreringer i løsningen, herunder ✓ hjelp til å navigere i løsningen ✓ hjelp til å finne riktige sakstitler og dokumentbeskrivelser ✓ hjelp til å angi korrekte metadata for senere gjenfinning ✓ hjelp til å håndtere feilsituasjoner | |
4.5.3. | Arbeidsflaten I arbeidsflaten bør brukeren gis enkel tilgang til og oversikt over saker, dokumenter, oppgaver, aktiviteter og status i pågående arbeid. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheter i løsningens arbeidsflate. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.5.4 | Arbeidsflaten Leder Leder bør ha mulighet til å ha oversikt over saksbehandlingen i sin enhet, og enhetens ventende arbeidsoppgaver. | B | Beskriv løsningens muligheter for oversikter i lederens arbeidsflate. | |
4.5.5 | Arbeidsflaten Arbeidsflaten bør kunne konfigureres av kunde. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.5.6 | Varsling Løsningen bør varsle om aktiviteter og oppgaver som venter på behandling. | B | Beskriv løsningens muligheter for å varsle om aktiviteter og oppgaver, herunder varsel om ✓ Nye oppgaver ✓ Restanser, uferdige oppgaver | |
4.5.7 | Hjelp-funksjon Løsningen bør ha en hjelp-funksjon som kan inkludere egenkonfigurerte deler av løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens hjelp- funksjon – hjelperessurser. | |
4.5.8 | Hjelp-funksjon Løsningen bør gi tilgang til hjelp knyttet til konkrete oppgaver som skal løses. | B | Beskriv hvordan løsningen gir tilgang til hjelp for å løse konkrete oppgaver, f.eks. felthjelp, tool-tip, veiledninger eller lignende. | |
4.5.9 | Varsling Det bør være mulig for kunden å konfigurere varsling av aktiviteter og oppgaver. | B | Beskriv løsningens muligheter for å konfigurere varsel om aktiviteter og oppgaver. | |
4.5.10 | Xxxxxxxx Xxxxxx bør kunne endre varsler selv. | B | Beskriv brukers muligheter til å endre egne varsler. |
4.6 Informasjonssikkerhet, personvern og tilgangsstyring
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.6.1 | Innebygd personvern Leverandøren bør utvikle løsning og moduler basert på | B | Leverandøren bes om å vise hvordan personvernet er ivaretatt opp mot veilederen til datatilsynet på innebygd personvern. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
prinsipp om innebygd personvern. | ||||
4.6.2 | Behandling av personopplysninger – sensitive personopplysninger Løsningen skal ha funksjoner for å håndtere sensitive personopplysninger: Særlige kategorier av personopplysninger. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.6.3 | Behandling av personopplysninger og sensitive data Løsningen bør håndtere tilgangen til, og distribusjonen av sensitive personopplysninger. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter, herunder hvordan ✓ personopplysninger / særlige kategorier av personopplysninger og sensitive dokumenter kan behandles og lagres i løsningen ✓ hvordan løsningen sikrer at sensitive data ikke distribueres fra løsningen | |
4.6.4 | Behandling av personopplysninger og sensitive data Løsningen bør håndtere personopplysninger og sensitive data på en sikker måte, som samtidig er enkel å håndtere for brukerne. | B | Leverandøren bes om å beskrive om å beskrive funksjonalitet. | |
4.6.5 | Personvern Anonymisering av data Løsningen bør ha funksjonalitet for å anonymisere felter/informasjon. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen. | |
4.6.6 | Autentiseringløsning Tjenesten bør støtte autentisering via Active Directory (SSO). Azure AD for SingleSignOn. | B | Leverandøren bes om å beskrive alternativer for autentisering. | |
4.6.7 | Tilgangsstyring Synliggjøring av brukers autorisasjon For en gitt påloggingsidentifikator bør det være mulig å vise eller skrive ut en | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
oversikt over hvilke rettigheter og fullmakter vedkommende har i løsningen. Noark 5.5.0 V-krav 4.5.32 | ||||
4.6.8 | Tilgangsstyring Synliggjøring av brukers autorisasjon For et gitt objekt i løsningen bør det være mulig å vise eller skrive ut hvilke brukere, og hvilke rettigheter brukeren har til objektet. Noark 5.5.0 V-krav 4.5.34 | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.9 | Roller og rettigheter Tilgangsprofiler Innenfor hver av rollene som en bruker har, bør det kunne defineres en tilgangsprofil som utgjøres av rollens funksjonelle rettigheter i kombinasjon med nedslagsfeltet for rollen Noark 5.5.0 V-krav 4.5.24 | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.10 | Roller og rettigheter Tilgangsprofiler Dersom en påloggingsidentifikator har flere forskjellige tilgangsprofiler, bør vedkommende kunne velge blant de tilgangsprofilene som er definert for vedkommende Noark 5.5.0 V-krav 4.5.25 | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.11 | Roller og rettigheter Tilgangsprofiler Det bør kunne byttes mellom tilgangsprofiler på en måte som | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
oppleves som enkel for brukeren. Noark 5.5.0 V-krav 4.5.26 | ||||
4.6.12 | Roller og rettigheter Tilgangsprofiler En av brukerens tilgangsprofiler bør kunne angis som standardprofil, som tilordnes ved pålogging hvis ikke annet angis særskilt. Noark 5.5.0 V-krav 4.5.27 | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.13 | Stedfortreder En bruker bør kunne registreres som fast stedfortreder for en annen bruker. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.6.14 | Stedfortreder En bruker bør kunne registreres som tidsavgrenset stedfortreder for en annen bruker. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. |
4.7 Tekniske behov
Meløy kommune benytter i xxx Xxxxxxx som driftspartner.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.7.1 | Konfigurering Løsningen bør ha gode muligheter for konfigurering innenfor standardløsning. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvilke deler av løsningen som kan konfigureres. | |
4.7.2 | Konfigurering Løsningen bør ha gode muligheter for at kunden skal kunne konfigurere den selv. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan bruker selv kan konfigurere løsningen, for eksempel ✓ metadata ✓ prosesser ✓ tilganger ✓ informasjonselementer ✓ frister |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.7.3 | Installasjon Installasjon og konfigurasjon av lokalt installert programvare bør kunne administreres sentralt. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan det som skal installeres og vedlikeholdes på klient for å ta i bruk løsningen distribueres. | |
4.7.4 | Lokalt installert programvare Tjenesten bør inneholde minst mulig lokalt installert programvare. | B | Leverandøren bes om å beskrive hva som må installeres og vedlikeholdes på klient for å ta i bruk løsningen. | |
4.7.5 | Nettlesere Tjenesten bør fungere for alle markedsledende nettlesere. | B | Leverandøren bes om å angi hvilke nettlesere som anbefales brukt for løsningen, og hvilke nettlesere og versjoner som løsningen ikke fungerer for. | |
4.7.6 | Nettlesere Løsningen bør fungere optimalt med Edge, som nå er Meløy kommunes standard nettleser. | B | Leverandøren bes om å beskrive om kravet ivaretas, og eventuelle begrensninger. | |
4.7.7 | Mobile enheter (nettbrett, mobiltelefon) Løsningen bør kunne brukes fra mobile enheter for enklere oppgaver. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet, herunder ✓ funksjoner i løsningen som kan utføres fra mobile enheter ✓ hvilke mobile plattformer som støttes og eventuelle begrensninger | |
4.7.8 | Kursmiljø For tjenesten bør det i deler av avtaleperioden kunne tilbys og etableres et kursmiljø. | B | Leverandøren bes om å beskrive alternative muligheter for tilgang til kursmiljø. Pris oppgis i Bilag 6. |
4.8 Samvirke og nasjonale fellesløsninger
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.8.1 | API Løsningen skal ha et åpent, dokumentert utvekslingsformat/API som kan benyttes for å importere og eksportere innhold til og fra eksterne kilder. | A | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.8.2 | API-er i tilbudt løsning Løsningen bør støtte tilkoblinger fra andre systemer via API-er. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens API-er for kommunikasjon med andre systemer, herunder API-er for å ✓ hente ut data og ✓ oppdatere løsningen med eksterne data | |
4.8.3 | Nasjonale fellesløsninger Løsningen skal kunne integreres med nasjonale fellesløsninger og offentlige registre. | A | Beskriv funksjonalitet i løsningen. | |
4.8.4 | Nasjonale fellesløsninger Løsningen bør kunne integreres med nasjonale fellesløsninger og offentlige registre: - ID-porten - Folkeregister - Enhetsregisteret - Kontakt- og reservasjonsregistret - Matrikkelen - Altinn - Digital postkasse - KS FIKS-plattformen - eInnsyn - eSignering | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen støtter å synkronisere eller hente data fra, og sende data til, disse fellesløsningene. Angi hvilke integrasjoner som er standard. Eventuelle priser oppgis i bilag 6. | |
4.8.5 | Sosiale medier Løsningen bør kunne ta imot og arkivere data fra sosiale medier. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter for arkivering fra sosiale medier. | |
4.8.6 | Eksterne systemer Løsningen skal ha integrasjoner med Microsoft Office og Microsoft 365. | A | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen. | |
4.8.7 | Microsoft Office, Microsoft 365, office webapps Brukere bør kunne arbeide i Microsoft Office og Microsoft 365, inkludert Office webapps. og enkelt kunne overføre/synkronisere | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet - muligheter og begrensninger for overføring av data fra Microsoft Office og Microsoft 365, inkludert Office webapps. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
dokumentasjon til løsningen. | ||||
4.8.8 | Microsoft Teams Brukere bør kunne arbeide med dokumenter i Teams, og enkelt arkivere i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen, herunder ✓ Opprette dokumenter fra løsningen til Teams ✓ Redigere og arkivere dokumenter fra Teams og til løsningen ✓ Xxxxxxxxx/samskrive i Teams og arkivere i løsningen |
4.9 Integrasjoner med fagsystemer
Meløy kommune ønsker integrasjoner med sine fagsystemer som ikke har arkivfunksjonalitet, fellesløsninger og løsninger som ikke har fullført saksbehandling. Listen i kravtabellen under er ikke uttømmende.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.9.1 | Integrasjon med fagsystemer Løsningen bør kunne integreres med • Visma flyt skole • Visma Flyt barnehage • WebCruiter • Compilo • Gisline oppmålings- forretning (Norkart) • Matrikkel (Norkart) • Mercell • Aventia komune TV • Prokom Kommune 24:7 skjemaløsning (kommunen skal anskaffe ny løsning) • Fagsystemer fra Landbruks- direktoratet • Startskudd | B | Leverandøren bes om å beskrive integrasjonene for systemene ✓ metodikk Integrasjonsgrensesnitt ✓ vedlikehold av integrasjonene over tid Aktiviteter og tidsplan for integrasjonene angis i leverandørens forslag til etableringsplan, Bilag 3 Pris for etablering og vedlikehold av integrasjonene oppgis i Bilag 6. |
4.10 Dokumentproduksjon og dokumentmaler
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.10.1 | Maler Løsningen skal støtte bruk av maler. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.10.2 | Maler Løsningen bør ha funksjonalitet slik at kunden enkelt kan opprette sine egne maler. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet. | |
4.10.3 | Maler Når journalposter/ registreringer endres, bør løsningen ha funksjoner for automatisk oppdatering av metadata, kontakter, titler/beskrivelser og lignende fra registreringen til malen (filen), | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet. | |
4.10.4 | Maler Løsningen bør ha funksjoner for å låse felter i malen for manuell oppdatering. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjonalitet. | |
4.10.5 | Standardtekster Løsningen bør ha funksjoner for oppsett av standardisert tekst som kan hentes inn i dokumenter/maler. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen ivaretar dette. | |
4.10.6 | Automatisk dokumentproduksjon Tjenesten bør støtte automatisk produksjon av dokumenter med standardisert innhold ved gitte prosessteg, for eksempel milepæler i en saksflyt. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen ivaretar dette. |
4.11 Dokumentasjonsforvaltning og arkiv
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.11.1 | Kvalitetssikring av dokumentasjon Løsningen bør ha gode funksjoner for kvalitetsrevisjon av dokumentasjon og journal (kvalitetssikring). | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens funksjoner for kvalitetssikring av dokumentasjon og journal, herunder mulighet for automatisering av oppgaver. | |
4.11.2 | Kvalitetsrevisjon Det bør være enkelt få tilgang til informasjon om status for kvalitet på dokumentasjon i løsningen fra løsningens brukerflate. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette løses i løsningen. | |
4.11.3 | Kontroll og oppdatering av metadata Løsningen bør ha gode funksjoner for enkelt å oppdatere metadata på saksmapper og registreringer, enkeltvis eller samlet. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette løses i løsningen. | |
4.11.4 | Formater - PDF Løsningen bør automatisk kontrollere, validere og sikre at PDF-filer er arkivert i rett format. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen. | |
4.11.5 | Formater Universell utforming – publisering Konverteringen bør sikre at PDF/A-dokumentene også oppfyller kravene til universell utforming (PDF/UA), slik at det kun er nødvendig å produsere ett format. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan kravene til arkivdokumenter og universell utforming kan tilfredsstilles i samme PDF-format, samt beskrive metode for konvertering. | |
4.11.6 | Kontroll og kvalitetssikring - oversikt Det bør være enkelt å få oversikt over hendelser som har feilet i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen for å fange opp hendelser som har feilet. | |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.11.7 | Bevaring og kassasjon Løsningen bør ha god og enkel funksjonalitet for å gjennomføre bevaring og kassasjon. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for bevaring og kassasjon i løsningen, med utgangspunkt i Noark 5 kapittel 6.1, samt med vekt på hvordan prosessen kan styres og forenkles. | |
4.11.8 | Periodisering – kontrollerte tidsskiller Løsningen bør ha god og enkel funksjonalitet for å utføre periodisering. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for periodisering i løsningen, med utgangspunkt i Noark 5 kapittel 6.2, samt med vekt på hvordan prosessen kan styres og forenkles. |
4.12 Gjenfinning
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.12.1 | OCR – tekstgjenkjenning Tjenesten skal gi mulighet for tekstgjenkjenning. | A | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette gjøres i løsningen. | |
4.12.2 | Tekstgjenkjenning - OCR OCR-konvertering bør skje automatisk og fortløpende. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjoner i løsningen. Dersom funksjonalitet løses ved hjelp av 3. parts verktøy skal dette fremkomme. | |
4.12.3 | Lage og lagre søk Det bør være mulig å lage og lagre egne søk slik at de gjøres lett tilgjengelig for bruker i arbeidsflaten. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.12.4 | Gjenfinning Løsningen bør ha funksjoner for gjenfinning som fremstår som enkle, samtidig som brukernes behov for gjenfinning dekkes. | B | Leverandøren bes om å gi en kort oversikt over løsningens funksjonalitet for gjenfinning, herunder funksjoner for søk i ✓ alle informasjonsobjekter; sak/mappe, journalpost/registrering, vedlegg, kontakter, oppgaver/aktiviteter ✓ søk i metadata og fritekst ✓ søk etter et bestemt objekt/ person | |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.12.5 | Filtrere søk Bruker bør kunne søke på en slik måte at søkeresultatet begrenses. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.12.6 | Sortere søkeresultat Det bør være mulig å sortere søkeresultatet. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. | |
4.12.7 | Eksportere søkeresultat Søkeresultatet bør kunne eksporteres til andre verktøy, for eksempel regneark og tekstbehandling. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvilke verktøy og formater søkeresultatet kan overføres til. | |
4.12.8 | Rapporter og statistikk Tjenesten bør ha gode muligheter for å generere rapporter og statistikk. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen kan generere rapporter og statistikk, og gi eksempler. |
4.13 Politisk saksbehandling - møte og utvalgsløsning
Meløy kommune benytter i dag FirstAgenda Prepare integrert med nåværende møteløsning. Kommunen publiserer møtekalender og møtedokumenter i løsning fra Prokom.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.13.1 | Møte- og utvalgsbehandling Løsningen skal ha funksjonalitet for å behandle saker i møter og utvalg – politisk saksbehandling. | A | Leverandøren bes kort om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.13.2 | Møte og utvalgsbehandling Løsningen bør gi god og effektiv gjennomføring av møtene, være enkel å bruke, og forenkle arbeidet for møtesekretærene før, under og etter møtene. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen, og gi eksempler. | |
4.13.3 | Møtemappe En mappe som inneholder møteregistreringer bør være en Møtemappe. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens møtemappe. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Noark 5 V-krav 2.5.3 | ||||
4.13.4 | Møte- og utvalgsbehandling integrasjoner Løsningen bør kunne integreres med moduler/komponenter fra Visma FirstAgenda. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheter for integrasjon, og samspill mellom sin løsning og FirstAgenda basert på beste praksis og optimal funksjonalitet. | |
4.13.5 | Administrere utvalg og medlemmer Løsningen bør ha funksjonalitet for å administrere utvalg og medlemmer, på en måte som fremstår enkel for brukerne. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for å administrere et utvalg, herunder ✓ opprette utvalg ✓ legge til og administrere medlemmer og medlemmenes roller ✓ administrere møter i utvalgene | |
4.13.6 | Forberedelse av møter Løsningen bør ha god funksjonalitet for å forberede politiske møter, på en måte som fremstår enkel for brukerne. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for forberedelse til politiske møter, herunder ✓ opprette møter ✓ få oversikt over oppmeldte saker ✓ klargjøre og legge saker til sakslisten ✓ endre sakslisten ✓ håndtere tilleggssaker ✓ håndtere saker unntatt offentlighet ✓ produsere møteinnkalling og møtedokumenter ✓ publisere møtedokumenter | |
4.13.7 | Gjennomføring av møter Løsningen bør ha god funksjonalitet for å gjennomføre politiske møter, på en måte som fremstår enkel for brukerne. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for gjennomføring av politiske møter, herunder ✓ håndtere oppmøte ✓ skrive vedtak og produsere møteprotokoll ✓ produsere saksprotokoll/vedtak | |
4.13.8 | Vedtaksoppfølging Løsningen bør ha god funksjonalitet for oppfølging av vedtak. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for oppfølging av vedtak, herunder ✓ hvem som er ansvarlig for oppfølgingen ✓ hvordan vedtatte beslutninger kan håndteres i henhold til frister ✓ hvordan ansvarlig kan holde oversikt over sine oppgaver |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
✓ hvordan leder kan holde oversikt over og føre kontroll med fremdrift i sakene | ||||
4.13.9 | Offentliggjøring Løsningen bør ha funksjonalitet for enkelt og automatisk å publisere møtedokumenter og informasjon om møter og utvalg. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen, herunder funksjoner for å publisere ✓ oversikt over politiske utvalg og råd ✓ representanter ✓ utvalgenes møtekalender ✓ saksdokumenter knyttet til det enkelte møtet. ✓ behandlingshistorikk ✓ administrere hvilken dokumentasjon som ikke skal publiseres |
4.14 Plan – og byggesaksbehandling
Kommunen ønsker en løsning med grunnleggende funksjoner for plan- og byggesaksbehandling. Fagsystem for eByggeSak og ePlanSak i henhold til Nasjonal produktspesifikasjon fra KS vil anskaffes i en egen prosess.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.14.1 | Plan- og byggesaks- behandling Løsningen bør ha grunnleggende funksjoner for å håndtere saksbehandling i kommunens plan- og byggesaker. | B | Leverandøren bes om kort å beskrive grunnleggende funksjoner for saksbehandling av plan- og byggesaker. | |
4.14.2 | Integrasjon med eByggeSak og ePlanSak Løsningen bør kunne integreres med fagsystem for eByggeSak og ePlanSak etter den nasjonale spesifikasjonen fra KS (Nasjonal produktspesifikasjon for eByggeSak og ePlanSak), uavhengig av leverandør av fagsystemet. | B | Leverandøren bes om å beskrive integrasjon med løsninger for eByggeSak og ePlanSak ✓ mulig arkitektur ✓ integrasjonsgrensesnitt ✓ samhandling fagsystem – arkivsystem ✓ integrasjon med møte- og utvalgsbehandling ✓ innsyn og publisering til postjournal fra fagsystemet |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.14.3 | Plan- og byggesaks- behandling Det bør være mulig å deaktivere og avbestille funksjonalitet for plan- og byggesaksbehandling i løsningen. (Punkt 5.2 i den generelle avtaleteksten.) | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan grunnleggende funksjonalitet for plan- og byggesaksbehandling kan deaktiveres og avbestilles i løsningen. | |
4.14.4 | ArkivLett Tjenesten bør støtte den nasjonale veilederen/standarden for metadata (dokumenttyper, anbefalte dokumenttitler osv) – ArkivLett. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter for å angi metadata i henhold til ArkivLett-standarden. | |
4.14.5 | WebLager Det bør i løsningen kunne gjøres oppslag i WebLager fra Dansk Scanning. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheter for oppslag i WebLager. | |
4.14.6 | Digitale byggesøknader Løsningen bør kunne ta imot søknader fra eByggesøk. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet i løsningen. | |
4.14.7 | Saktyper Sakstyper for plan- og byggesaker bør kunne opprettes i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheten for å opprette sakstyper for plan- og byggesak. | |
4.14.8 | Metadata Metadata som er relevante for plan og byggesaksbehandlinge n bør kunne konfigureres. | B | Leverandøren bes om å beskrive muligheten for å konfigurere fagspesifikke metadata for plan- og byggesaksbehandlingen på saker og registreringer. | |
4.14.9 | Saksparter Det bør være mulig å angi parter i sak. | B | Leverandøren bes om å beskrive mulighetene for å registrere parter i sak, herunder metadata knyttet til partene. | |
4.14.10 | Prosesstøtte Saksgang/forløp for plan- og byggesaker bør kunne konfigureres i løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive mulighetene for prosesstøtte i plan- og byggesaksbehandlingen. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.14.11 | Sjekklister DiBK Sjekklister bør kunne opprettes i løsningen, slik at det er mulig å angi utførte oppgaver i saksbehandlingen. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan XxXX sine sjekklister kan opprettes i løsningen og funksjonalitet for å angi utførte oppgaver. | |
4.14.12 | Kart Det bør være mulig å vise en eiendom i kart. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet. |
4.15 Offentlig journal på internett – innsynsløsning
Obligatoriske krav for tilgjengeliggjøring av offentlig journal på internett er definert i Noark versjon
5.5.0 kapittel 5.3.2.
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.15.1 | Offentlig journal på internett Det skal være mulig å eksportere uttrekk for tilgjengeliggjøring av offentlig journal fra løsningen. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.15.2 | Offentlig journal på internett Innsynsløsning Tjenesten skal inneholde en løsning for publisering og formidling av offentlig journal på internett. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.15.3 | Offentlig journal på internett Publisering Løsningen bør sikre effektiv og sikker publisering av offentlig journal på internett. | B | Leverandøren bes om å beskrive funksjonalitet for publisering til innsynsløsning, inkludert en beskrivelse av forberedelse til publisering, samt hvordan publisering skjer. Herunder også hvordan løsningen sikrer at ✓ personnavn som tilgjengeliggjøres kan merkes for utelukking av indeksering av indekseringstjenester ✓ personnavn som gjøres tilgjengelige ikke er søkbare etter et år | |
4.15.4 | Tilgjengeliggjøring av offentlig journal på Internett | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan innbyggere og eksterne brukere enkelt kan |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Løsningen bør tilby enkelt innsyn for innbyggere og eksterne brukere i kommunenes saksbehandling og prosesser. | holde seg orientert om, og få innsyn i kommunens saksbehandling, herunder ✓ Søk i innhold ✓ Forespørsel om innsyn, dokumentinnsyn | |||
4.15.5 | Innsynskrav Løsningen bør ha funksjonalitet for effektivt å kunne håndtere forespørsler om innsyn. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin løsning, herunder løsningens funksjoner for ✓ bestilling/anmodning om innsyn ✓ mottak av forespørsler ✓ behandling/vedtak ✓ sladding av filinnhold ✓ svar til mottaker ✓ statistikk eller rapporter over innsyn, f.eks. saksområder, saksbehandlingstid og annet ✓ muligheter for automatisert behandling av innsynsforespørsler |
4.16 Dokumentasjon av løsningen
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.16.1 | System- dokumentasjon Tjenestens arkitektur, teknologi, fysisk og logisk databasemodell og systemgrensesnitt skal dokumenteres. | A | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette er ivaretatt. | |
4.16.2 | System- dokumentasjon Tjenesten bør ha en veiledning for installasjon og oppfølging av skytjenesten beregnet for Kundens driftspersonell. | B | Leverandøren bes om å gi en kort beskrive av dokumentasjonen, og hvordan den tilgjengeliggjøres for brukerne. | |
4.16.3 | Bruker- dokumentasjon Tjenesten bør leveres med brukerdokumentasjon som på en lettfattelig måte beskriver | B | Leverandøren bes om å beskrive dokumentasjonen, og hvordan den tilgjengeliggjøres for brukerne. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
systemet, og sikrer korrekt bruk. | ||||
4.16.4 | Administrator- dokumentasjon Løsningen bør leveres med dokumentasjon som kan benyttes av administrator av systemet. Dokumentasjonen bør på en oversiktlig og lettfattelig måte beskrive systemet, og sikre korrekt oppsett. | B | Leverandøren bes om å beskrive dokumentasjonen, og hvordan den tilgjengeliggjøres for brukerne. | |
4.16.5 | Vedlikehold av dokumentasjon Dokumentasjonen bør vedlikeholdes slik at den til enhver tid sikrer korrekt oppsette og bruk av løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive system for vedlikehold og oppdatering av dokumentasjonen. | |
4.16.6 | Dokumentasjon av konfigurering Leverandøren bør i etableringsfasen utarbeide dokumentasjon av konfigurasjon av løsningen. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette vil bli ivaretatt. | |
4.16.7 | Språk brukermanualer og kursdokumentasjon Brukerdokumentasjon og kursdokumentasjon bør være på norsk språk. | B | Leverandøren bes om å oppgi språk. |
4.17 Tjenestenivåavtale – SLA
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.17.1 | SLA Leverandørens standard tjenestenivåer bør legges til grunn for tjenesten. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin standard tjenestenivåavtale i bilag 4. Videre ønskes beskrivelse av eventuelle høyere tjenestenivåer i bilag 4. | |
4.17.2 | Brukerstøtte Leverandøren bør tilby god brukerstøtte. | B | Leverandøren bes om å beskrive sin tilbudte brukerstøtte i bilag 4. Besvarelsen bør omfatte ✓ rutiner for å bli kjent med Kundens løsning ✓ åpningstider ✓ responstider ✓ oppfølging av saker ✓ eskalering ✓ tilbakemelding til kunde | |
4.17.3 | Oppetid Løsningen bør ha en oppetid på 99,9 % av tiden, målt 24/7 per måned. Dette inkluderer ikke planlagt vedlikeholdsvindu. | B | Leverandøren bes om å dokumentere historisk oppetid i løsningen. | |
4.17.4 | Ytelse Løsningen bør ha en rask responstid. | B | Leverandøren bes om å beskrive forventet responstid ved ulike handlinger på sluttbrukers klient, hva leverandøren regner som rask responstid, og hvilke tiltak som gjøres for å sikre rask responstid i løsningen. | |
4.17.5 | Kompensasjon Ved brudd på tjenestenivå bør kunden ha rett på kompensasjon. | B | Leverandøren bes om å oppgi standardiserte kompensasjoner for brudd på tjenestenivå i bilag 4. | |
4.17.6 | Overvåking Leverandøren bør ha tilfredsstillende metoder for å måle oppetid og svartid. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan løsningen overvåkes og hvordan feilretting iverksettes for å oppfylle tilbudt reaksjonstid og svartid. | |
4.17.7 | Overvåking Tjenestenivå bør rapporteres til kunden månedlig, og inkludere | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan rapportering av tjenestenivå foregår, og |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
alle sikkerhetsbrudd og hendelser som har hatt påvirkning på tjenestenivået. | hvilken informasjon som inkluderes i rapporteringen. | |||
4.17.8 | Oppdateringer Leverandøren bør ha godt dokumenterte rutiner for oppdatering av tjenesten. | B | Leverandøren bes om å beskrive gjeldende rutiner, herunder tidspunkt for nedetid, hvordan kunden hensyntas. | |
4.17.9 | Varsel Kunden bør varsles om planlagt arbeid (nedetid) før det utføres. | B | Leverandøren bes om å beskrive sine rutiner for varsling av planlagt arbeid og rutiner for varsling av oppdateringsbehov for klientprogramvare. | |
4.17.10 | Varsel Varsel om planlagt arbeid bør inneholde dokumentasjon om den planlagte oppgraderingen. | B | Leverandøren bes om å beskrive rutiner for informasjon og dokumentasjon om oppdateringer og feilrettinger i løsningen. |
4.18 Etablering
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.18.1 | Tidspunkt for etablering Tjenesten bør gjøres teknisk tilgjengelig for kunden snarest etter kontraktsignering. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan tjenesten vil gjøres teknisk tilgjengelig for kunden i Bilag 3. Beskrivelsen bør inneholde tidsestimater. | |
4.18.2 | Etablering Prosjekt for etableringsfasen bør etableres umiddelbart etter kontraktsignering, med deltakere fra leverandør og kunde. | B | Leverandøren bes om å beskrive roller og ansvar i etableringsfasen. Besvarelsen gis i bilag 3. | |
4.18.3 | Plan for etablering av tjenesten Leverandøren bør har god erfaring med etablering av tjenesten. Endelig plan for etablering av tjenesten lages av Kunden og | B | Leverandørens gir sitt forslag til etableringsplan i bilag 3. Planen bør minimum inneholde ✓ tidsplan med milepæler for etablering, forberedelse, konfigurering, integrasjoner og levering ✓ plan for vurdering av tilgjengelighet til historisk |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Leverandøren i fellesskap etter avtalesignering, jf. Punkt 3.1 i den generelle avtaleteksten. | materiale, tidligere produsert materiale, ✓ plan for eventuell migrering/konvertering ✓ planer for test, ✓ plan for opplæring, ✓ aktivitetsbeskrivelse, ✓ planlagt fremdrift og ✓ anslått timeforbruk for Leverandør og Kunde i de ulike fasene, ✓ Leverandøren bes om å foreslå en plan med milepæler for betaling som er knyttet til leveranser i etableringsprosjektet. (Merk avtalens punkt 4.2 om løpende vederlag.) | |||
4.18.4 | Etablering Det bør gis god opplæring i løsningen til kundens deltakere i etableringsprosjektet. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan god opplæring sikres i etableringsprosjektet. |
4.19 Opplæring
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.19.1 | Brukeropplæring Løsningens brukere bør gis god opplæring i løsningen. Antall brukere og fordeling etter roller ar angitt i tabell i punkt Brukere opplæring. | B | Leverandøren bes om å beskrive opplæringsopplegg basert på leverandørens beste praksis, og hvordan god opplæring sikres. | |
4.19.2 | E-læring Opplæring bør kunne tilbys som e-læring. | B | Leverandøren bes om å beskrive sine e- læringsløsninger, herunder ✓ kort beskrivelse av løsningen ✓ hvilken opplæring som tilbys som e-læring ✓ hvordan kunden kan benytte løsningen i sin opplæring og oppfølging av brukerne | |
4.19.3 | Opplæring av brukergrupper | B | Leverandøren bes om å beskrive opplæringsopplegg for |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Det bør gjennomføres separat opplæring for • Arkivar • System- administrator • Møtesekretærer • Saksbehandlere plan og byggesak | brukergruppene basert på leverandørens beste praksis. Pris oppgis i bilag 6. | |||
4.19.4 | Klasseroms- undervisning Opplæring bør kunne tilby klasseroms- undervisning. | B | Leverandøren bes om å beskrive sitt undervisningsopplegg. | |
4.19.5 | Opplæringsmiljø Opplæringen bør skje i eget teknisk miljø på kundens konfigurasjon. | B | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. | |
4.19.6 | Ansvar for opplæring For de deler av opplæringen i tjenesten som tilligger leverandøren, skal leverandøren ha fullt ansvar for forberedelse, planlegging, gjennomføring og dokumentasjon av denne. | A | Leverandøren bes om å beskrive kravoppfyllelsen. |
4.20 Tidligere produsert materiale – historisk dokumentasjon
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
4.20.1 | Tidligere produsert materiale Løsningen bør gi mulighet for å ta vare på historisk produsert materiale. | B | Leverandøren bes om å beskrive foreslått løsning og beste praksis for å ivareta tidligere produsert materiale i eller utenfor løsningen. Eventuell priskonsekvens beskrives i bilag 6. | |
4.20.2 | Tidligere produsert materiale Brukere av løsningen bør ha tilgang til tidligere produsert materiale, fra ny løsning. | B | Leverandøren bes om å beskrive hvordan dette kan gjøres uten at alle saker og dokumenter migreres over til ny løsning. |
Nr. | Krav | Kravtype A/B | Krav oppfylt Ja/Nei | Dokumentasjonskrav |
Eventuell priskonsekvens beskrives i bilag 6. | ||||
4.20.3 | Tidligere produsert materiale Brukere av løsningen bør enkelt kunne hente/kopiere eller lage referanse til tidligere produsert materiale inn i ny løsning ved behov. | B | Leverandøren bes om å beskrive løsningens muligheter. Eventuell priskonsekvens beskrives i bilag 6. |
Bilag 3: Plan for etableringsfasen
Leverandøren beskriver roller og ansvar hos leverandøren i etableringsfasen her, jf. kravtabellens punkt 4.18.2:
Partene skal samarbeide om utarbeidelse av planen etter kontraktsignering. Leverandørens gir sitt forslag til etableringsplan her, jf. krav 4.18.3:
Planen bør minimum inneholde
✓ tidsplan med milepæler for etablering, forberedelse, konfigurering, integrasjoner og levering
✓ plan for vurdering av tilgjengelighet til historisk materiale, tidligere produsert materiale,
✓ plan for eventuell migrering/konvertering
✓ planer for test
✓ plan for opplæring
✓ aktivitetsbeskrivelse
✓ planlagt fremdrift og
✓ anslått timeforbruk for Leverandør og Kunde i de ulike fasene
✓ Leverandøren bes om å foreslå en plan med milepæler for betaling som er knyttet til leveranser i etableringsprosjektet.
(Merk avtalens punkt 4.2 om løpende vederlag.)
Avtalens punkt 3.3 Godkjenningsprøve og leveringsdag
3.3 Godkjenningsprøve og leveringsdag, 1. avsnitt
Kunden skal undersøke tjenesten i en periode på 20 (tjue) virkedager fra første virkedag etter Installasjonsdag (se også Bilag 7). I denne perioden skal Xxxxxx ha anledning til å kansellere tjenesten om den ikke godkjennes.
Bilag 4: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner
1. SLA
Leverandøren bes om å beskrive sin standard tjenestenivåavtale her, jf. krav 4.17.1
2. Høyere tjenestenivåer
Videre ønskes beskrivelse av eventuelle høyere tjenestenivåer, tilbudt som opsjon her:
3. Kompensasjoner
Leverandøren bes om å oppgi standardiserte kompensasjoner for brudd på tjenestenivå her, jf. krav 4.17.5:
4. Brukerstøtte
Leverandøren bes om å beskrive sin tilbudte brukerstøtte her, jf. krav 4.17.2
Besvarelsen bør omfatte
✓ rutiner for å bli kjent med Kundens løsning
✓ åpningstider
✓ responstider
✓ oppfølging av saker
✓ eskalering
✓ tilbakemelding til kunde
Bilag 5: Administrative bestemmelser
Administrative bestemmelser tas inn i bilaget i forbindelse med signering.
Avtalens punkt 1.5 Partenes representanter
[Eventuell tekst]
Bemyndiget representant for partene (som kan opptre i saker som angår avtalen) skal oppgis her.
Hvem som er bemyndiget avtales av gjerne av partene ved kontraktssignering og trenger ikke fylles ut før dette tidspunktet.)
Prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av bemyndiget personell, spesifiseres her. (Dette kan fylles ut av partene etter kontraktssignering.)
Avtalens punkt 11.2. Lønns- og arbeidsvilkår
[Eventuell tekst]
Dersom det foreligger allmenngjort tariffavtale eller landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje kontrakten gjelder skal dokumentasjon av Leverandørens oppfyllelse av forpliktelser som nevnt i avtalens punkt 11.2 (Lønns- og arbeidsvilkår) fremkomme her.
Dokumentasjonen kan bestå av en egenerklæring eller en tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser.
Dersom Kunden ønsker å angi nærmere presiseringer om gjennomføring av avtalens punkt 11.2, skal dette fremkomme av bilag 5.
Bilag 6: Samlet pris og prisbestemmelser
1 PRISER
Enhet | Pris ekskl. mva. |
Pris for teknisk etablering av tjenesten, jf. krav 4.18.1 | <NOK> |
Pris for foreslått etableringsplan, jf. krav 4.18.3 | <NOK> |
Årlig kostnad for bruk av løsningen – tjenesteavgift | <NOK> |
Pris for opplæring av brukere, punkt 3 Omfang opplæring | <NOK> |
Årlig kostnad for produksjonsmiljø | <NOK> |
Kostnad for testmiljø | <NOK> |
2 PRISMODELL
Leverandøren beskriver sin prismodell her, jf. kravtabellens punkt 4.1.9. Leverandøren bes om å beskrive hvordan prisen påvirkes av
✓ volum, trafikk på sidene,
✓ skalering av tjenesten,
✓ integrasjoner mot nasjonale fellesløsninger,
✓ ved automatisering og
✓ hvor snart prisendringer trer i kraft ved endringer,
✓ hvordan prisen påvirkes av tilpasninger bestilt av kunden
3 TILLEGGSTJENESTER
Enhet | Pris ekskl. mva. |
Timepris seniorkonsulent (minimum 4 års relevant erfaring) | <NOK> |
Timepris konsulent (minimum 2 års relevant erfaring) | <NOK> |
Høyere tjenestenivåer | <NOK> |
Eventuell tilleggsfunksjonalitet: | <NOK> |
4 FAKTURER ARBEIDSTID OG UTLEGG
Prisene skal inkludere alle relevante direkte og indirekte kostnader, f.eks. sosiale utgifter, lønn og overtid.
Ved ytelser som utføres i Kundens lokaler starter fakturerbar arbeidstid tidligst ved fremmøte i Kundens lokaler og avsluttes senest ved avreise.
Reise- og diettkostnader dekkes ikke.
Konsulentenes daglige spisepause skal ikke faktureres Kunden. Konsulenten skal fakturere faktisk medgåtte tid. Leverandøren kan fakturere inntil 7,5 timer per virkedag og inntil 37,5 timer per uke. Timeantall som overstiger dette, skal godkjennes skriftlig av Xxxxxx.
5 PRISREGULERING
Prisregulering kan tidligst skje ett år etter kontraktsinngåelse. Se for øvrig punkt 4.5 i den generelle avtaleteksten.
6 FAKTURERING
Fakturaadresse: Faktura i EHF-format til xx Faktura skal merkes med:
Navn: Avtales i forbindelse med avtalesignering
Bilag 7: Endringer i den generelle avtaleteksten
Avtalens punkt 1.3 Tolkning – rangordning
[Eventuell tekst]
Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles her med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag, jf. avtalens punkt 1.3.
Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor avtaleteksten ikke eksplisitt åpner for dette. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at avvik, forbehold og endringer i avtalen kan medføre at tilbudet blir avvist.
Alle endringer skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til samt resultatet av endringen.
Henvisning til avtalens punkt og evt. avsnitt | Erstattes med |
3.3 Godkjenningsprøve og leveringsdag, 1. avsnitt | Dersom ikke annet er avtalt i bilag 3, skal Kunden undersøke tjenesten i en periode på 20 (tjue) virkedager fra første virkedag etter at Leverandøren har sendt leveransemelding til Kunden (godkjenningsprøven). |
Bilag 8: Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen
Avtalens punkt 1.4 Endringer av tjenesten etter avtaleinngåelsen
[Eventuell tekst]
Dette bilaget skal ikke fylles ut før avtaleinngåelse, men må ligge ved selv om det foreløpig er tomt.
Dersom Kunden og Leverandøren har kommet til enighet om en endringsavtale (både i forhold til innhold, eventuelt endring i vederlag og endring i tidsplan), skal endringen (innhold, justert vederlag og justert tidsplan) fremkomme her.
Hver endring skal være underskrevet av bemyndiget representant for partene.
Det er Leverandøren som er ansvarlig for at det føres en fortløpende katalog over endringene som utgjør bilag 8. Leverandøren er også ansvarlig for at Kunden uten ugrunnet opphold gis en oppdatert kopi. Kunden må selv holde oversikt over hvilke endringsanmodninger de har sendt og hvilke endringsoverslag de har mottatt.
Xxxxxx er ansvarlig for at endringene det er anmodet om ikke er i strid med regelverket for offentlige anskaffelser. Endringer som anses som vesentlige vil kunne bli betraktet som en ulovlig direkte anskaffelse. Ulovlige direkteanskaffelser er sanksjonsbelagt med et overtredelsesgebyr på inntil 15 % av den ulovlige anskaffelsens verdi. Kontrakten kan også kjennes «uten virkning» av domstolen. Enhver som mener at det er foretatt en direkteanskaffelse kan klage inn Kunden for Klagenemnda for offentlige anskaffelser eller ta ut søksmål for domstolen.
Eksempel på endringskatalog:
Endringsnummer | Beskrivelse av endringen samt eventuell vederlagsjustering og justering av tidsplan | Ikraftsettelsesdato |
Bilag 9: Vilkår for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveranser
Avtalens punkt 2.2 Leverandørens ansvar for tredjepartsleveranser
[Eventuell tekst]
I den grad tredjepartsleveranser er inkludert i tjenestene fra Leverandøren, skal kopi av vilkårene for Kundens tilgang og bruk av tredjepartsleveransene være vedlagt her. Alternativt kan Leverandøren angi en lenke til vilkårene her. Vilkårene er bindende for Kunden. I en anskaffelse kan vilkårene gjøres til gjenstand for evaluering.
Eksempel på tabell over tredjepartsleveranser
Tredjepart | Kort beskrivelse av tjenesten som leveres fra tredjepart | Referanse til vilkår som er bindende for kunden (kan være en lenke) |
Leverandøren skal her, så godt som man kan forvente av en profesjonell leverandør, beskrive hvilke forpliktelser vilkårene pålegger Kunden og hvilke ansvarsbegrensninger tredjepart forbeholder seg. Dette skal ikke være urimelig byrdefullt for Leverandøren og må tilpasses den enkelte leveranses kompleksitet. Det må også tilpasses den enkelte tredjepartsleveranse og hvor kritisk/risikofull denne er inn i leveransen. Leverandøren skal spesielt påpeke i hvilken grad og i hvilke situasjoner tredjepart vil foreta feilretting, samt hvilke garantier og SLA-krav som gjelder. Det er også viktig å påpeke eventuelle uvanlige eller byrdefulle reguleringer.