2018011933 – Uttrekk FOARK-baser
FORSVARET
Forsvarets logistikkorganisasjon
2018011933 – Uttrekk FOARK-baser
Del 1 – Tilbudsinvitasjon
FOA del I
Innholdsfortegnelse
3
1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning 4
5
2.2 Kunngjøring av anskaffelsen 5
2.4 Spørsmål til konkurransegrunnlaget 5
2.5 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget 6
3. ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER
7
3.3 Offentlighet og taushetsplikt 7
3.4 Etiske retningslinjer og generelle krav til saksbehandlingen 7
3.5 Leverandørens deltakelseskostnader 8
3.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget og avvisning 8
9
4.1 Om kvalifikasjonskravene 9
4.2 Krav til leverandørenes tekniske og faglige kvalifikasjoner 9
10
11
12
7.2 Tilbakekalling av tilbud 12
13
8.2 Meddelelse om valg av leverandør 13
1. Innledning
1.1 Om Oppdragsgiver
Denne anskaffelsen gjennomføres av Forsvaret ved Forsvarets logistikkorganisasjon, heretter benevnt FLO eller «Oppdragsgiver».
Forsvarets oppgave er å forsvare Norge og Norges verdier og interesser. Mer informasjon er tilgjengelig på xxx.xxxxxxxxx.xx. FLO sikrer Forsvarets stridsevne og utholdenhet ved hjelp av effektiv logistikk, og har ansvaret for at fullt operativt utstyr blir levert så raskt og effektivt som mulig. FLO Driftsanskaffelser har ansvaret for rammeavtaler og innkjøp av varer og tjenester til hele Forsvaret. Avdelingen inngår nye, og forvalter eksisterende kontrakter og avtaler med leverandører i inn- og utland.
FLO er en kompetansebedrift bestående av ca. 1700 ansatte. Organisasjonen er fordelt på stab og divisjoner innen vedlikehold, forsyning og anskaffelser.
1.2 Bruker
Oppdragsgiver gjennomfører anskaffelsen på vegne av Cyberforsvaret på Jørstadmoen.
Leveringsadresse for tjenesten vil være ved Forsvarets arkivtjeneste (ATJ), Xxxxxxxxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxx.
1.3 Anskaffelsens formål
Forsvaret har behov for å gjennomføre et testuttrekk av én FOARK-base for å kunne danne et bilde av hvor omfattende den videre jobben vil være og hvilket forarbeid som må påregnes for å tilpasse uttrekksverktøyene til FOARK. Det er ønskelig å finne ut hvordan datakvaliteten er opp i mot deponeringskravene, og hvor mye arbeid/kostnad det vil være per base.
Forsvaret har ca 100 FOARK-baser som skal deponeres ved Arkivverket, og ønsker å gjennomføre et testuttrekk som et grunnlag for å vurdere videre kostnader og plan for arbeidet.
1.4 Anskaffelsens omfang
Estimert ca to ukesverk til denne jobben. Ca kr 90 000.
1.5 Varighet
Ønskelig med snarlig oppstart.
Kontraktens varighet vil være fra kontraktsignering og frem til ytelsen er levert.
1.6 Kontraktstype
For oppdraget skal det inngås kontrakt med én leverandør.
1.7 Konkurransegrunnlagets oppbygning
Konkurransegrunnlaget består av to deler:
Del 1 inneholder prosedyrer og rammer som beskriver hvordan prosessen vil forløpe inntil kontraktstildelingen, samt skjema og maler til bruk for leverandøren ved utarbeidelse av tilbud. Del 1 består av følgende dokumenter:
Hoveddokumentet | Tilbudsinvitasjon (dette dokumentet) |
Bilag 1 | Tilbudsbrev (mal) |
Bilag 2 | Avvik fra konkurransegrunnlaget (mal) |
Bilag 3 | Etisk egenerklæring |
Bilag 4 | Varsomhet, taushetsplikt og habilitet |
Del 2 inneholder kontrakten for denne anskaffelsen inklusive krav til kontraktsgjenstanden. Følgende dokumenter tilhører del 2:
Vedlegg A | Alminnelige avtalevilkår ved anskaffelser |
Vedlegg B | Tekniske spesifikasjoner |
Vedlegg C | Prismatrise |
2. Gjennomføring
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven - LOA) og forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften - FOA) del I.
Oppdragsgiver kan velge å foreta avklaringer eller forhandlinger ved behov, men har ingen plikt til å gjøre dette. Leverandøren anbefales derfor å gi sitt beste tilbud. Forhandlinger kan foretas skriftlig, muntlig eller i møter.
2.2 Kunngjøring av anskaffelsen
Tilbudsinvitasjonen er utlyst i Mercell og sendt til aktuelle leverandører.
2.3 Viktige datoer
Fremdriftsplan
Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre anskaffelsen i henhold til nedenstående fremdriftsplan.
Det presiseres at fremdriftsplanen er tentativ, og at Oppdragsgiver vil kunne foreta justeringer underveis i prosessen. For sent innleverte tilbud vil bli avvist.
AKTIVITET | DATO |
Tilbudsinvitasjon utsendt | 31.08.2018 |
Tilbudsfrist | 06.09.2018 12:00 |
Tilbudsevaluering og evt. forhandlinger | September |
Kontraktstildeling | September |
Kontraktsignering | September |
Vedståelsesfrist | 05.10.2018 00:00 |
2.4 Spørsmål til konkurransegrunnlaget
All kommunikasjon underveis i anskaffelsesprosessen skal foregå via Mercell.
Inne på konkurransen i Mercell velges fanebladet «kommunikasjon». Klikk deretter på ikonet «ny melding» i menylinjen. Skriv inn spørsmålet/informasjonen og trykk på «send». Oppdragsgiver mottar så spørsmålet/informasjonen.
Eventuelle spørsmål må meldes inn innen 4.september 2018.Alle spørsmål vil i god tid før tilbudsfristens utløp bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig som tilleggsinformasjon for alle som har meldt sin interesse i Mercell. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet
«kommunikasjon» og deretter under fanebladet «tilleggsinformasjon». Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via e-post dersom det gis tilleggsinformasjon i konkurransen. Leverandøren kan da følge linken i meldingen for å komme til den aktuelle konkurransen.
2.5 Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget
Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget vil umiddelbart sendes alle inviterte leverandører.
3. Administrative bestemmelser
3.1 Språk
All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet, og en eventuell faktura.
3.2 Sikkerhet
Sikkerhetsklarering
Personell hos leverandøren som skal yte bistand under den aktuelle kontrakten må kunne autoriseres for BEGRENSET.
Oppdragsgiver oppfordrer samtlige leverandører til å gjøre seg kjent med prosesser forankret til leverandørklarering og sikkerhetsklarering.
For mer informasjon vises det til nasjonal sikkerhetsmyndighet (NSM) sine nettsider: xxxxx://xxx.xxxx.xx/ og
xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxx/
Oppgitte lover og forskrifter kan lastes ned fra følgende nettside: xxxx://xxx.xxxxxxx.xx
Besøkstillatelser
Leverandøren er ansvarlig for å få nødvendige besøkstillatelser og sikkerhetsklareringer for sine deltagere til eventuelle møter på militært område.
3.3 Offentlighet og taushetsplikt
For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova og reglene om taushetsplikt i forvaltningsloven.
Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det leverandøren mener er av konkurransemessig betydning å hemmeligholde er sladdet. Eksempler på slike taushetsbelagte opplysninger kan være personalopplysninger, referansebeskrivelser, opplysninger om samarbeidspartnere, enhetspriser, timepriser etc.
Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragiver plikter å gi innsyn.
Leverandørene skal beskytte informasjon av fortrolig karakter som gjøres tilgjengelig for dem i forbindelse med anskaffelsen.
3.4 Etiske retningslinjer og generelle krav til saksbehandlingen
Ansatte i forsvarssektoren og leverandørene i konkurransen skal opptre i samsvar med god forretningsskikk og sikre en høy forretningsetisk standard i sin saksbehandling i alle faser i anskaffelsesprosessen.
En utdypning av dette fremkommer av Bilag 3 – Etisk egenerklæring og Bilag 4 – Varsomhet, taushetsplikt og habilitet.
3.5 Leverandørens deltakelseskostnader
Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølging av tilbudet eller anskaffelsesprosessen forøvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse i denne anskaffelsesprosessen vil ikke på noen måte forplikte Oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller pålegge Oppdragsgiveren noen form for økonomiske forpliktelser overfor leverandøren.
3.6 Avvik fra konkurransegrunnlaget og avvisning
Eventuelle avvik skal angis presist og entydig i Bilag 2 – Avvik fra konkurransegrunnlaget. Avvik må fremgå av dette dokumentet for å kunne påberopes av leverandøren. Angivelsen av avvik skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant bilag og punkt i konkurransegrunnlaget. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle avvik har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet.
4. Kvalifikasjonskrav
4.1 Om kvalifikasjonskravene
Kvalifikasjonskravene er absolutte krav. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil medføre avvisning fra konkurransen.
4.2 Krav til leverandørenes tekniske og faglige kvalifikasjoner
KRAV | DOKUMENTASJONSKRAV |
Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre leveransen. | Beskrivelse av utdanning og faglige kvalifikasjoner hos det personell leverandøren disponerer over til gjennomføring av leveransen. |
5. Tilbudsdel
5.1 Tildelingskriterier
Tildelingskriterium | Krav til dokumentasjon | Vekt |
Pris | Leverandøren må fylle ut prismatrisen | 10 % |
Kvalitet Under dette kriteriet vurderes - Løsningsbeskrivelse, tilbudte ressursers kompetanse og erfaring | I evalueringen vil Forsvaret vurdere løsningsbeskrivelse ved besvarelse av bilag B tekniske spesifikasjoner. | 90 % |
5.2 Evaluering
Evalueringsmodell
Prisene vil evalueres etter følgende modell:
Modell | Forklaring |
Forholdsmessig | Ikke-lineær modell hvor tilbudet med beste pris får 10 poeng. Øvrige tilbud tildeles poeng ut fra relativt avvik fra beste pris. |
Avtalen tildeles den tilbyderen som har det mest økonomiske fordelaktige tilbudet basert på tildelingskriteriene. Ved evalueringen vil det på alle tildelingskriteriene (pris og kvalitet) bli gitt en score fra 1-10, hvor 10 regnes som beste score. De andre tilbudene får poengscore relativt målt mot beste tilbud.
Det tilbud som oppnås høyest total poengsum vinner konkurransen.
6. Tilbudets utforming
6.1 Tilbudsstruktur
Tilbudet skal inneholde følgende dokumenter:
Seksjons- nummer | Dokument | Bilag/Vedlegg |
1 | Utfylt tilbudsbrev | Bilag 1 |
2 | Eventuelt utfylt avvik fra konkurransegrunnlaget | Bilag 2 |
3 | Besvarelse av tekniske spesifikasjoner | Vedlegg B |
4 | Utfylt prismatrise* | Vedlegg C |
5 | Eventuelt sladdet tilbud | |
0 | Xxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxxxx |
*Fyll gjerne ut detaljert egenutformet prismatrise dersom det er mer hensiktsmessig
6.2 Tilbudsformat
Oppdragsgiver ber om at:
• Filene skal kunne leses av MS Office 2010 eller nyere versjon. Brosjyrer etc. kan være i PDF- format
• Filene navngis slik at filens navn viser til filens innhold
7. Innlevering av tilbud
7.1 Levering
Alle tilbud skal leveres elektronisk i Mercell innen fristen oppgitt i pkt. 2.3.1.
Leverandøren kan før utløpet av tilbudsfristen gjøre eventuelle endringer og levere et nytt tilbud. Det siste leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
7.2 Tilbakekalling av tilbud
Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Alle tilbud levert før tilbudsfristen anses som gyldige med mindre leverandøren har gitt skriftlig beskjed om at ett eller flere av tilbudene er tilbakekalt.
8. Avslutning av konkurransen
8.1 Skatteattest
Oppdragsgiver vil kreve at valgte leverandør leverer skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt, jf. FOA § 7-2. Dette gjelder bare for norske leverandører. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere tilbud.
8.2 Meddelelse om valg av leverandør
Oppdragsgiver vil informere alle leverandører skriftlig og samtidig om hvem Xxxxxxxxxxxxxxx har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort.