RAMMEAVTALER
Tilbudsinnbydelse
RAMMEAVTALER
Konsulenttjenester
arkitekt og rådgivende ingeniør Måsøy kommune
1 Generell beskrivelse
Oppdragsgiver Måsøy kommune inviterer med dette til konkurranse for etablering av Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester innenfor fagområdene arkitekttjenester, prosjektering, prosjekt – og byggeledelse, samt tilstandsvurdering og -rapportering. Det vil bli inngått en avtale for alle fagområdene, med inntil 3 forskjellige leverandører i prioritert rekkefølge.
1.1 Oppdragsgiver
Oppdragsgiver er Måsøy kommune. For mer informasjon om Måsøy kommune, se xxx.xxxxx.xxxxxxx.xx
For å kunne loggføre all kommunikasjon i prosessen, skal all kommunikasjon foregå via Mercell- portalen, xxx.xxxxxxx.xxx. Dette gjelder blant annet dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget inneholder feil eller ikke gir tilstrekkelig veiledning.
Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet «Kommunikasjon», klikk deretter på symbolet «Ny melding». Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter «Send».
Oppdragsgiver mottar så leverandørens melding.
Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet «Kommunikasjon» og deretter under fanebladet «Tilleggsinformasjon». Leverandøren vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen.
Frist for mottak av spørsmål i forbindelse med konkurransen er: 30.08.2021
1.3 Anskaffelsens formål og omfang
1.3.1 Anskaffelsens formål
Formålet med anskaffelsen er å etablere Rammeavtaler på konsulenttjenester slik at en kan engasjere konsulenter og rådgivere innenfor aktuelle fagområder uten å måtte innhente nytt tilbud i hvert enkelt tilfelle. Ved større oppdrag med estimerte honorar over kr. 300 000 ekskl. mva. vil det bli gjennomført minikonkurranse mellom de tilbyderne som det inngås rammeavtale med.
For prosjekter hvor oppdragsgiver estimerer honorar ut over kr. 1 300 000 ekskl. mva. vil det bli gjennomført fulle tilbudsrunder med offentlig utlysning på Doffin.
1.3.2 Avtaletype og varighet
Det skal inngås parallelle rammeavtaler med inntil 3 leverandører. Det er disse leverandørene som vil bli invitert til minikonkurranse når det er aktuelt.
Rammeavtalens varighet vil være 3 år, med opsjon på forlengelse med 1 år, til sammen maksimalt 4 år.
1.3.3 Anskaffelsens verdi
Behovet for bistand varierer en del fra år til år, men estimeres til å ligge på mellom 0,7 og 1,5 mill. årlig.
1.4 Kunngjøring av anskaffelsen
Utlysningen er kunngjort på DOFFIN, - se xxx.xxxxxx.xx
Måsøy kommune har brukt Mercell ved kunngjøring av denne konkurransen i Doffin.
1.5 Fremdriftsplan
Oppdragsgiver har følgende fremdriftsplan | ||
Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget | 30.08.2021 | |
Frist for å levere tilbud | 06.09.2021 | kl. 12.00 |
Tilbudsåpning | 06.09.2021 | kl. 13.00 |
Valg av leverandører og tildelinger | 20.09.2021 | |
Karantenetidens utløp | 04.10.2021 | |
Kontraktinngåelse | 05.10.2021 |
Datoer etter tilbudsfrist 06.09.2021 er veiledende og faktisk gjennomføring kan derfor avvike fra plan.
1.6 Fordeling av avrop på rammeavtalene
Avrop kan inngås på følgende måte:
1) tildeling etter rekkefølge – oppdrag under 300 000 NOK eks. mva.
Oppdrag med en estimert kostnadsramme under kr 300 000 NOK vil som utgangspunkt bli tildelt i rekkefølge. Rekkefølgen tar utgangspunkt i tilbydernes rangering i anbudskonkurransen; tilbyder som blir rangert som nummer en tildeles det første oppdraget. Xxxxxxxx som blir rangert som nummer to tildeles neste oppdrag, osv.
Det blir gitt en akseptfrist på 5 virkedager. Deretter mister leverandøren sin rett til oppdraget, og tilbudet går videre til neste leverandør.
Oppdragsgiver forbeholder seg rett til å avholde minikonkurranse blant rammeavtaleleverandørene, uavhengig av oppdragets kostnad, dersom oppdraget er særlig komplekst eller behøver spesiell kompetanse.
2) Minikonkurranse – oppdrag over 300 000 NOK eks. mva.
For oppdrag med estimert kostnad over 300 000 NOK eks. mva. og under 1 300 000 NOK eks. mva skal oppdragsgiver arrangere minikonkurranse mellom rammeavtaleleverandørene. Konkurransen innledes ved at oppdragsgiver sender ut et forenklet konkurransegrunnlag til tilbyderne det er inngått rammeavtale med. I dette dokumentet spesifiseres oppdraget samt reglene for minikonkurransen. Alle leverandørene inviteres til å levere tilbud i minikonkurransen.
Ved gjennomføring av minikonkurranse kan oppdragsgiver endre tildelingskriteriene fastsatt i det opprinnelige konkurransegrunnlaget. Tildelingskriteriene vil kunne være:
Tilbudte kandidaters kompetanse, egnethet og kapasitet for det aktuelle prosjektet Oppgaveforståelse
Pris og fremdrift
Oppdragsgiver kan i de ulike minikonkurranser fritt velge kriterier og vekten på disse. Tildelingskriterier vurderes konkret i forhold til oppdraget. Opplysninger om dette vil bli oppgitt i det forenklede konkurransegrunnlaget til minikonkurransen.
Prisene i rammeavtalen fungerer som maksimumspriser. Leverandørene kan alltid tilby bedre pris, eventuelt kvantumsrabatt.
Oppdragsgiver skal gi leverandøren rimelig tid til å levere tilbud, og fristen oppgis i konkurransegrunnlaget for minikonkurransen. Oppdragsgiver skal minimum gi leverandørene 5 virkedager på å levere tilbud. Detaljer vedrørende levering av tilbud vil fremgå av minikonkurransegrunnlaget.
Leverandørene skal ikke levere samme dokumentasjon som for rammeavtalen på nytt i minikonkurransen, men kun forholde seg til minikonkurransegrunnlaget og de krav som stilles i det.
2 Regler for gjennomføring av konkurransen
2.1 Anskaffelsesprosedyre
Anskaffelsen gjennomføres i h.h.t. Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrifter. Kontrakts- tildelingen vil bli foretatt etter prosedyren «Åpen anbudskonkurranse».
I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å sende tilbud etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentet skal avvises etter forskrift om offentlig anskaffelser. Oppdragsgiver kan avvise tilbud som inneholder avvik anskaffelsesdokumentene, uklarheter eller lignende som ikke må anses som ubetydelige.
Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som avvik fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser.
Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlag med vedlegg, og eventuelt stille spørsmål til oppdragsgiver ved uklarheter. Se kapittel 1.2 Kommunikasjon.
2.2 Krav til lønns – og arbeidsvilkår
Kontrakten vil inneholde krav om lønns – og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 08.02.2008 nr. 112.
2.3 Taushetsplikt
Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføring av avtalen skal behandles konfidensielt og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av Forvaltningsloven og Offentlighetsloven.
Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å forhindre at adgang eller kjennskap til opplysninger om teknisk innretninger, fremgangsmåter eller forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde.
2.4 Offentlighet
Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn i h.h.t. Offentlighetsloven.
Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet. Men fra det tidspunkt valget er avgjort, kan det imidlertid begjæres innsyn i disse dokumentene. Det skal for øvrig gjøres unntak for opplysninger som er underlagt lovhjemlet taushetsplikt. Typiske taushets-
belagte opplysninger er informasjon om personlige forhold og konkurransesensitive drifts – og forretningsforhold.
I konkurransen ber oppdragsgiver om at leverandør lager en sladdet versjon av tilbudet hvor de taushetsbelagte opplysningene er sladdet. Versjonen skal leveres sammen med tilbudet. Dersom leverandøren ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes leverandøren bekrefte dette. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unndra dem fra offentligheten.
2.5 Vedståelsesfrist
Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 30 dager etter tilbudsfristen utløp
2.6 Språk
All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med konkurransen skal foregå på norsk.
2.7 Rettelser, supplering og endring av konkurransegrunnlaget
Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Alle leverandører som har meldt interesse vil motta varsel dersom det blir gjort rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, og/eller dersom det blir lagt ut spørsmål og svar i konkurransen.
Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer publiseres på doffin. Leverandører som har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er lagt inn nye dokumenter/meldinger på xxxxxxx.xx.
Måsøy kommune vil fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen hvis rettelser, suppleringer eller endringer blir foretatt så sent at det er vanskelig for leverandørene å ta hensyn til disse i tilbudet.
2.8 Tilleggsinformasjon og feil i konkurransegrunnlaget
Dersom leverandøren mener at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver. Dersom det oppdages feil i konkurranse- grunnlaget skal dette formidles skriftlig til oppdragsgiver.
All kommunikasjon skal foregå via Mercell, som beskrevet i kap. 1.2
Alle kostnader som påløper i tilknytning til utarbeidelse, innlevering og oppfølging av tilbudsrunden dekkes av den enkelte leverandør. Det presiseres at dette også gjelder reise – og møteomkostninger i tilknytning til avtaleinngåelse.
2.9 Alternative tilbud
Alternative tilbud godtas ikke.
2.10 Oppdragsgivers forbehold
Oppdragsgiver tar forbehold om:
1. Oppgitte volum er ikke bindende, da vi ikke har full oversikt over hvor stor andel av prosjektene som det utlyses egen konkurranse på.
2. Oppdragsgiver gjør spesielt oppmerksom på at gjennomføringen av prosjektet er avhengig av politisk godkjennelse. Manglende godkjennelse med hensyn til finansiering eller andre forhold vil kunne medføre at konkurransen må avlyses.
3. Denne rammeavtale begrenser ikke oppdragsgivers mulighet til å utlyse egne konkurranser utenom rammeavtale for prosjektering, prosjekt- og byggeledelse, arkitekttjenester og tilstandsvurderinger/rapportering for enkeltprosjekter i avtaleperioden, f. eks. ved valg av entrepriseformen totalentreprise og anvendelse av plan- og designkonkurranse eller oppdrag som krever spesialkompetanse, osv.
4. Endringer i volum som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer og kommunal aktivitet
3 Kvalifikasjonskrav
3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav
Kvalifikasjonskravene skal sikre at leverandør har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene.
Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Dersom leverandøren ser at fremlagte opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan skape tvil om tilbyders evne til å oppfylle kontrakten, eller etterspurt dokumentasjon ikke kan fremlegges (fordi det dreier seg om et nyetablert selskap), bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbudet.
Det er kun leverandører som blir funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Dette betyr at leverandører kan/vil bli avvist dersom et eller flere av kvalifikasjonskravene ikke er oppfylt i henhold til forskrift om offentlige anskaffelser.
3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, samt tekniske og faglige kvalifikasjoner
Egnethet til å utføre de faglige kontraktsarbeidene, inkl. krav om registrering i foretaksregister, faglig register eller handelsregister.
3.2.1 Firmaattest
Krav at det fremlegges firmaattest
3.2.2 Skatteattest for merverdiavgift
Krav at det fremlegges skatteattest for merverdiavgift ikke eldre enn 6 måneder
3.2.3 Skatteattest for skatt
Krav at det fremlegges skatteattest for skatt ikke eldre enn 6 måneder
Økonomisk og finansiell kapasitet
3.2.4 Årsregnskap
Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag av dette fra siste regnskapsår
Tekniske og faglige kvalifikasjoner
3.2.5 Gjennomføringsevne
For de fagområder hvor det er nødvendig med ansvarsrett skal leverandøren kunne kvalifiseres for lokal godkjenning for ansvarsrett i Tiltaksklasse 2. Dette skal dokumenteres enten ved Sentral godkjenning eller ved egenerklæring på at vilkårene for å oppnå lokal godkjenning er oppfylt.
3.2.6 Erfaringsoppdrag
Leverandøren skal tilby personell som har minimum 5 års erfaring fra oppdrag innenfor de aktuelle fagområder. Dette skal dokumenteres ved beskrivelse av relevante oppdrag tilbudt personell har utført de siste 5 årene, samt fremleggelse av CV for aktuelle medarbeidere. Beskrivelse av relevante oppdrag innenfor hvert fagområde skal inkludere oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil kunne bli kontaktet for klargjøring av relevans, men det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen.
4 Kontraktbestemmelser
For rammeavtalene gjelder følgende kontraktbestemmelser:
4.1 Arkitektarbeider
For arkitektarbeider som faktureres etter medgått tid benyttes NS 8402:2010 som kontrakt- bestemmelser, mens NS 8401:2010 benyttes for oppdrag som faktureres etter fast pris.
4.2 Prosjekteringsarbeider
For prosjekteringsarbeider som faktureres etter medgått tid benyttes NS 8402:2010 som kontrakt- bestemmelser, mens NS 8401:2010 benyttes for oppdrag som faktureres etter fast pris.
4.3 Prosjekt- og byggeledelse
For oppdrag innenfor prosjekt- og byggeledelse som faktureres etter medgått tid benyttes NS 8402: 2010 som kontraktbestemmelser, mens en på større byggelederoppdrag benytter NS 8403:2005
4.4 Tilstandsvurdering/-rapportering
For tilstandsvurdering/-rapportering mv. faktureres det etter medgått tid med NS 8401:2010 som kontraktbestemmelser
5 Tildelingskriterier
Tildelingen skjer basert på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier:
Kriterium | Vekt | Dokumentasjonskrav |
Pris • Timepriser | 60 % | Utfylt tilbudsskjema (vedlegg 2) og eventuelle forbehold |
Kvalitet • Tilbudt personell sin kompetanse og erfaring | 40 % | Tilbyder skal vedlegge opplysninger om utdanning, faglige kvalifikasjoner og erfaring fra oppdrag utført siste 5 år på tilbudt personell |
Kvalifiserte tilbydere med kvalifisert personell innenfor alle fagområder vil bli rangert etter tilbudte priser som følger:
Det er de tilbudte ressursene som skal benyttes.
Timeprisen for hver enkelt fagperson innenfor hver faggruppe vil bli multiplisert med 50 timer, og dette vil utgjøre tilbudsprisen for hver fagperson. Tilbudsprisene (Timepris x 50) for hver fagperson vil så bli lagts sammen innenfor hver faggruppe til en samlet faggruppepris.
For hver fagperson vil det så bli lagt til reisekostnader for 1 reise for denne fagperson, med unntak for byggeleder hvor det vil bli lagt til 3 reiser. Dette fordi byggeledelse krever jevnlig fremmøte på byggeplass. Disse reisekostnadene legges så sammen i hver faggruppe, og vil sammen med tilbuds- prisene utgjøre rangeringsprisene for faggruppene.
Samlet rangeringspris for alle faggrupper samlet vil så utgjøre rangeringen for tildeling av rammeavtaler.
På kriteriet kvalitet vil tilbudt personell innenfor hver faggruppe bli vurdert på utdanning, faglige kvalifikasjoner og erfaring og gitt en «score». «Scoren» for personell på hver faggruppe summeres og deles på 4.
6 Innlevering av tilbud
Tilbud kan leveres på tre forskjellige måter:
• Via Mercell
• Fysisk levering til Måsøy kommune, Rådhuset, Xxxxxx 0, 0000 XXXXXXXXX
• Pr. post til Måsøy kommune, Pb. 71, 9691 HAVØYSUND
Tilbudene skal leveres i lukket anonym konvolutt merket «Tilbud rammeavtaler» (gjelder ikke ved levering i Mercell)
Ved innlevering i Mercell gjelder følgende:
Bekreftelse
Dette skal gjøres elektronisk i Mercell ved at man trykker på fanebladet «Gi tilbud», og deretter på knappen «Jeg ønsker å tilby» evt. «Jeg ønsker ikke å tilby». Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter om de ønsker å tilby så raskt som mulig.
Innlevering av tilbud
Tilbud leveres elektronisk via Mercell portalen, xxx.xxxxxxx.xxx innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.)
Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp.
Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet.
Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering.
Du vil under innlevering av tilbudet bli bedt om en elektronisk signatur for å bekrefte at det er aktuell tilbyder som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan dere skaffe på xxx.xxxxxxxxx.xxx, xxx.xxxxxxx.xx eller xxx.xxxxxx.xx.
Vi gjør oppmerksom på at det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur slik at denne prosessen settes i gang så snart som mulig.
6.1 Tilbudsfrist
Frist for innlevering av tilbud er mandag 06. september kl. 12.00
Det er tilbyders ansvar å sørge for at tilbudet fysisk er levert innen tilbudsfristen. En gjør spesielt oppmerksom på at postgangen til Havøysund i enkelte tilfeller kan ta noe tid, og at tilbydere må ta høyde for dette dersom tilbudet sendes pr. post.
6.2 Tilbudets innhold
Tilbudet skal innholde følgende:
⮚ Underskrevet tilbudsbrev
⮚ Tilbudsskjema
⮚ Firmaattest
⮚ Attest for skatter og merverdiavgift
⮚ Årsregnskap for siste regnskapsår
⮚ Sentral godkjenning eller egenerklæring om kvalifikasjon for lokal ansvarsrett for alle fagfelt
⮚ Referanseprosjekter for tilbudte fagpersoner for alle fagfelt
⮚ CV for tilbudte fagpersoner
⮚ Dokumentasjon på IK – system levert
⮚ Ansvarsforsikring
⮚ Sladdet versjon av tilbud levert (på minnepenn)
⮚ Kopi av hele tilbud på minnepenn levert (Xxxxxxx ikke for Mercell innlevering)
6.3 Tilbud på en eller flere fagområder
Det skal kun etableres rammeavtaler samlet for alle 4 fagområder og tilbud på bare et eller noen av fagområdene vil derfor bli avvist.
6.4 Digitalt tilbud
Hele tilbudet skal også leveres i en digital versjon på minnepenn (PDF – dokumenter). Dette gjelder de som ikke leverer tilbudet via Mercell.
7 Avlysning av konkurransen
Måsøy kommune vil ha anledning til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn for det. Saklig grunn til avlysning vil Måsøy kommune blant annet ha ved manglende konkurranse.
Manglende konkurranse anses å foreligge dersom det kun er levert ett tilbud, eller dersom alle utenom ett tilbud blir avvist.
8 Vedlegg til konkurransegrunnlaget
Vedlegg1 – Kravspesifikasjon Vedlegg2 – Tilbudsskjema
Vedlegg3 – Referanser tilbudte rådgivere Vedlegg4 – Dokumentasjon av krav og vedlegg