BESTEK
BESTEK
VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR
LEVERINGEN
MET ALS VOORWERP
“Raamcontract Multifunctionals en beheersysteem”
ALGEMENE OFFERTEAANVRAAG
Opdrachtgevend bestuur
Provincie Oost-Vlaanderen
Ontwerper
departement Interne Organisatie - dienst ICT, Xxx Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 2 te 0000 Xxxx
Inhoudsopgave
I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 4
I.1 BESCHRIJVING XXX XX XXXXXXXX 0
I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER 4
I.3 XXXXX XXX XXXXXX 0
X.0 XXXXXXXXXXX 5
I.5 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE 5
I.6 INDIENEN VAN DE OFFERTE 6
I.7 OPENING VAN DE OFFERTES 7
I.8 GESTANDDOENINGSTERMIJN 7
I.9 GUNNINGSCRITERIA 7
I.10 VRIJE VARIANTEN 8
I.11 KEUZE VAN DE OFFERTE 8
I.12 INFORMATIESESSIE 9
II. CONTRACTUELE BEPALINGEN 10
II.1 LEIDEND AMBTENAAR 10
II.2 BORGTOCHT 10
II.3 PRIJSHERZIENINGEN 10
II.4 LOOPTIJD 11
II.5 BETALINGSTERMIJN 11
II.6 WAARBORGTERMIJN 12
II.7 VOORLOPIGE OPLEVERING 12
II.8 DEFINITIEVE OPLEVERING 12
II.9 VERBREKING 12
II.10 OPZEGGING 13
II.11 TAALGEBRUIK 13
II.12 PUBLICITEIT 13
II.13 ORGANISATIE, PERSONEEL EN ONDERAANNEMING 13
III. INHOUDELIJKE BEPALINGEN 14
Inlichtingen i.v.m. dit bestek kunnen verkregen worden bij
Naam: departement Interne Organisatie - dienst ICT Adres: Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 2 te 0000 Xxxx Telefoon: 00-000 00 00
Ontwerper
Naam: departement Interne Organisatie - dienst ICT Adres: Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 2 te 0000 Xxxx Telefoon: 00-000 00 00
Toepasselijke reglementering
In zover er niet afgeweken wordt in de bepalingen van onderhavig bestek zijn op de opdracht de volgende bepalingen en voorwaarden van toepassing:
1. Wet van 24 december 1993 (BS van 22-01-1994) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten.
2. Wet van 15 juni 2006 en latere wijzigingen betreffende overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, inzonderheid artikelen 2,4° en 15
2. Koninklijk besluit van 8 januari 1996 (BS van 26-01-1996) en latere wijzigingen betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken.
3. Koninklijk besluit van 26 september 1996 (BS van 18-10-1996) en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden.
4. Koninklijk besluit elektromagnetische compatibiliteit (K.B. 18 mei 1994).
5. Koninklijk besluit arbeidsmiddelen (K.B. 12 augustus 1993).
6. De minimumvoorschriften vermeld in bijlage van het K.B. beeldschermen (K.B. 27 augustus 1993).
7. Alle latere aanvullingen op voormelde besluiten, geldig op datum van bekendmaking, en de hiernavolgende aanvullingen en wijzigingen.
8. Alle apparatuur moet voldoen aan de geldende veiligheidsvoorschriften.
I. Administratieve bepalingen
Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld.
De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 24 december 1993 en het koninklijk besluit van 8 januari 1996 en latere wijzigingen.
I.1 Beschrijving van de opdracht
Voorwerp van de leveringen binnen het raamcontract: Multifunctionals en beheersysteem.
De opdracht omvat het afsluiten van een raamcontract voor de levering met waarborg van multifunctionals met bijhorend beheersysteem.
Het betreft een overeenkomst tegen prijslijst die samengesteld is op basis van eenheidsprijzen. De overeenkomst omvat ook onderhoud van de toestellen gekoppeld aan het gebruik ervan.
Het raamcontract garandeert geen exclusiviteit voor de levering van dit materiaal.
Het raamcontract heeft een looptijd van 84 maanden met drie mogelijke verlengingen van telkens 12 maanden. Het is jaarlijks opzegbaar.
De vermoedelijke hoeveelheden hangen af van toekomstige behoeften en zijn nu niet bekend. Een minimale afname is enkel gegarandeerd bij het provinciaal bestuur, namelijk de vervanging van het huidige park printer-copiers zoals beschreven in bijlage D van dit bestek.
Het materiaal voldoet steeds aan de technologische stand van zaken op het ogenblik van bestelling.
De leveradressen kunnen elke site zijn verbonden aan het provinciale bestuur, of elke site verbonden aan één van de gemeentes uit de lijst in bijlage C van dit bestek.
I.2 Identiteit van de opdrachtgever
Provincie Oost-Vlaanderen
Departement Interne Organisatie – Dienst ICT Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxx
Adres voor briefwisseling:
De Deputatie van de Provincie Oost-Vlaanderen Departement Interne Organisatie – Dienst ICT Provinciaal Administratief Centrum 'Het Xxxx' Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxx
De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2, 4° en 15 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15.6.2006, ten aanzien van alle entiteiten vermeld in bijlage C.
I.3 Wijze van gunnen
De opdracht wordt gegund bij wijze van de algemene offerteaanvraag.
I.4 Prijsopgave
De opdracht wordt beschouwd als een overeenkomst tegen prijslijst.
De opdracht volgens prijslijst is een opdracht waarvan alleen de eenheidsprijzen voor de prestaties forfaitair zijn; door de eenheidsprijzen op de hoeveelheden van de verrichte prestaties toe te passen, wordt het te betalen bedrag vastgesteld.
De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt het bestuur nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden.
I.5 Vorm en inhoud van de offerte
§1 De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het bij het bestek behorende formulier en conform de bepalingen in dit bestek. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is.
De documenten worden door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend.
Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden.
De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO.
§2 Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken:
Juridische situatie van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie - uitsluitingscriteria)
1) Uittreksel uit het strafregister of evenwaardig document waaruit blijkt dat de inschrijver:
- niet veroordeeld is geweest voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen;
- niet in staat van faillissement of vereffening verkeert;
- geen aangifte van faillissement heeft gedaan of geen procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem;
- niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast.
2) Attest van in orde zijn met de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen.
3) Attest van in orde zijn met de betaling van de btw belasting.
Economische en financiële draagkracht van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie - selectiecriteria)
1) het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's
2) een verklaring betreffende de totale omzet over de laatste drie boekjaren die verband houdt met de opdracht
3) bedrijfsprofiel van de onderneming
Technische bekwaamheid van de inschrijver - vereiste bewijsstukken (kwalitatieve selectie - selectiecriteria)
1) Een lijst met referenties van de voornaamste gelijkaardige leveringen die de inschrijver gedurende de afgelopen twee drie jaar heeft verricht
2) Een bewijs dat de inschrijver structuren en processen heeft ingesteld met als doel kwaliteitsbewaking
3) Een bewijs dat de inschrijver structuren en processen heeft ingesteld met als doel milieuzorg
4) Een bewijs dat de inschrijver structuren en processen heeft ingesteld met als doel service management
5) Een bewijs dat de inschrijver reeds 5 jaar onderhoud levert op vergelijkbare schaal;
6) Een attest of verklaring waaruit blijkt dat de inschrijver tevens fabrikant is van de multifunctionals die hij als leverancier aanbiedt
7) Een document waaruit blijkt dat de aanbieder inschrijver voldoet aan vereisten inzake veiligheid en gezondheid en aan alle vigerende wetten en reglementen terzake.
8) Een attest of verklaring waaruit blijkt dat de aangeboden toestellen nieuw zijn en dus voor de eerste maal in gebruik worden genomen
9) Een document met beargumenteerde beschrijving van de bekwaamheden, de diploma’s, de professionele ervaring en de technische middelen die ter beschikking zijn van de inschrijver en zijn personeel
§3 Een offerte bestaat uit meerdere delen. Elk deel dient gescheiden te worden d.m.v. een schutblad. Vóór het eerste schutblad zitten de begeleidingsbrief en inhoudstafel. De delen zijn:
Deel 1: Inschrijvingsformulier, inventaris & prijslijst (zie verder)
Deel 2: Bewijs van vertegenwoordigingsbevoegdheid van de ondertekenaar, lijst van de onderaannemers, lijst van producten waarop intellectuele en industriële rechten rusten, naam, telefoonnummer en email-adres van de contactpersoon;
Deel 3: Vereiste attesten, bewijzen en verklaringen Deel 4: CV projectcoördinator
Deel 5 Gedetailleerde technische beschrijvingen, gedetailleerde prijsvorming, gedetailleerde beschrijving van de vorming, onderhoud …
Deel 6: Beantwoorde vragenlijst
Deel 7: Suggesties en andere nuttige inlichtingen Deel 8: Brochures, cd's, sticks en diskettes
Gezien de mogelijke grootte van de prijzentabel kan deze op elektronische drager worden meegelevrd in plaats van op papier. Het formaat van de gegevens dient evenwel met Microsoft Office 2003 of hoger gelezen te kunnen worden.
I.6 Indienen van de offerte
De offerte opgesteld op papier wordt per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, met vermelding van de datum van de zitting waarop de offertes worden geopend en de referentie van het bestek (ICT/2010/003)
Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding " OFFERTE ".
Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: Provincie Oost-Vlaanderen
Xxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxx
Iedere offerte moet bij de voorzitter van de zitting voor de opening van de offertes toekomen alvorens hij de zitting opent.
Nochtans wordt een offerte die te laat toekomt, in aanmerking genomen voor zover:
1° de aanbestedende overheid aan de leverancier nog geen kennis heeft gegeven van haar beslissing, 2° en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de dag vastgesteld voor de ontvangst van de offertes bij de post als aangetekende zending is afgegeven.
De offerte moet eveneens digitaal bezorgd worden.
I.7 Opening van de offertes
De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting.
Plaats: PAC 't Zuid', 7e verdieping - Cafetaria, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 2 te 0000 Xxxx Datum: Woensdag 30 juni 2010 om 10.00 uur
I.8 Gestanddoeningstermijn
De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen.
I.9 Gunningscriteria
Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht:
1. Prijs: 50 punten
De prijzen zelf en de kwaliteit van de prijslijst zijn de twee elementen die dit criterium uitmaken.
De prijzen vermeld in de verschillende offertes worden met elkaar vergeleken door een gesimuleerde bestelling uit te voeren van een minimumconfiguratie. De gesimuleerde bestelling heeft uitsluitend tot doel de prijzen te vergelijken.
De minimumconfiguratie wordt samengesteld als volgt:
Voor het service management: een SLA per multifunctional waarbij de SLA het dichtst de basis SLA (zie punt III.1) benadert zonder minder te zijn.
Voor het beheersysteem: de modulaire samenstelling die de voornaamste functionele vereisten (zie punt III.2) omvat zonder lager of minder te zijn. Hierbij wordt uitgegaan van een gebruiksduur van 5 jaren bij de provinciale administratie.
Voor de multifunctionals: een toestel per categorie (zie punt III.3) dat het dichtst alle minimale eisen benadert zonder lager of minder te zijn. Hierbij wordt uitgegaan van de standaard huurperiode van 5 jaren en van een jaarlijks afdrukvolume van 100 000 vellen per toestel waarvan 10% volle kleurafdrukken en 10% kleine kleurafdrukken zijn.
Items die als alternatief of als uitbreiding gelden voor de items die deel uitmaken van de minimumconfiguratie, zullen worden vergeleken door ze in rekening te brengen bij de kwaliteit van de prijslijst.
De kwaliteit van de prijslijst wordt beoordeeld op zijn volledigheid, op zijn moduleerbaarheid, op zijn gebruiksprocedure, op zijn actualisatie (frequentie en standvastigheid) en op zijn gebruiksgemak.
Voor de beoordeling van de prijs wordt volgende formule gebruikt:
De laagste offerte krijgt het maximum van de punten. De andere offertes krijgen een score in verhouding met hun afwijking t.o.v. de laagste. Deze score wordt bepaald door de formule Y=X*L/Z waarbij
Y= score die wordt berekend voor offerte Z
X = weging die wordt toegekend aan criterium prijs L= totaalprijs van de laagste offerte
Z = totaalprijs van de offerte waarvoor de score berekend wordt
2. Service management: 15 punten
Dit criterium bestaat uit 7 elementen: helpdesk, onderhoud, opleiding, bijstand, waarborg, documentatie, projectmanagement.
3. Inhoudelijk voor beheersysteem: 20 punten
Dit criterium bestaat uit 4 elementen: milieu, functioneel, techniek, security.
4. Inhoudelijk voor multifunctionals: 15 punten
Dit criterium bestaat uit 4 elementen: milieu, functioneel, techniek, security.
I.10 Vrije varianten
Vrije varianten worden niet toegestaan tenzij specifiek vermeld in dit bestek.
Indien de inschrijver een variant wenst voor te stellen, zal per variant een aangepaste inventaris gevoegd worden.
Alle varianten dienen minstens te voldoen aan de bepalingen van het bestek. De inschrijvers die suggesties voorstellen, moeten ook een inschrijving indienen die overeenstemt met alle technische voorschriften van het bestek (basisinschrijving).
I.11 Keuze van de offerte
De keuze van de leverancier zal gebeuren in drie stappen:
1. Kwalitatieve selectie op basis van de selectiecriteria (zie punt I.5)
2. Rangschikking van de offertes op basis van de gunningscriteria.
3. Aan de 3 best gerangschikte inschrijvers wordt verzocht een testruimte op te zetten met exemplaren van toestellen en het beheersysteem die representatief zijn voor latere leveringen. Aan de hand van de resultaten volgend uit diverse testscenario's wordt een tweede en definitieve rangschikking op basis van dezelfde gunningscriteria gemaakt
De opdracht wordt gegund aan de voordeligste, regelmatige offerte, zijnde de uiteindelijk best gerangschikte inschrijving.
Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.
De leverancier zal gevraagd worden om onmiddellijk na de gunning een multifunctional ter beschikking te stellen aan het bestuur, los van een bestelling binnen het raamcontract. Dit toestel zal dienst doen als voorbereiding op de parametrisatie en zal bij de eerste bestelling worden teruggegeven aan de leverancier.
I.12 Informatiesessie
Er wordt geen informatiesessie vóór het indienen van de offertes georganiseerd.
Vragen voor meer informatie of verduidelijkingen kunnen gesteld worden aan xxx. Xxx Xxxxxxx Provinciebestuur Oost-Vlaanderen
Departement Interne Organisatie, dienst ICT Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 0
0000 Xxxx
Tel: 00-000 00 00
E-mail: xxx.xxxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx
Indien de antwoorden relevant zijn voor alle mogelijke inschrijvers zullen deze aan hen worden overgemaakt.
II. Contractuele bepalingen
Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht.
Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk besluit van 26 september 1996 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing, alsmede de bepalingen van de bijlage bij dit Koninklijk besluit betreffende de algemene aannemingsvoorwaarden, en latere wijzigingen.
II.1 Leidend ambtenaar
De leiding over de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar:
Naam: de xxxx Xxx Xxxxxxx
Adres: departement Interne Organisatie - dienst ICT, Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx 2 te 0000 Xxxx Telefoon: 00-000 00 00
Fax: 00-000 00 00
E-mail: xxx.xxxxxxx@xxxx-xxxxxxxxxx.xx
II.2 Borgtocht
Volgende borgtocht wordt gevraagd: 5000 euro
De eerste helft van de borgtocht wordt vrijgegeven na 5 jaar, de tweede helft op het einde van het raamcontract.
De borgtocht moet gesteld worden binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de toewijzing van de opdracht bij aangetekend schrijven. Het bewijs van borgstelling moet verstuurd worden aan het adres van de aanbestedende overheid.
Ingeval van verzuim van borgstelling kan gehandeld worden overeenkomstig de mogelijkheden vermeld in artikel 6 § 1-2 van de algemene aannemingsvoorwaarden.
De leverancier stuurt het verzoek tot vrijgave van de borgtocht naar de aanbestedende overheid.
II.3 Prijsherzieningen
Op deze overheidsopdracht zijn twee prijsherzieningen van toepassing overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen. De herzieningsformule is:
S
S
P P0 0,8
0
0,2
P = De aangepaste prijs welke ingaat op 1 januari van het vijfde of van het tiende jaar van het raamcontract op basis van de waarde der parameters van de voorafgaande maand december (aanpassing 1/01/2015 op basis van december 2014 of aanpassing 1/01/2020 op basis van december 2019)
P0= Basisprijs
S = Index van het gemiddelde uurloon van het personeel zoals geattesteerd door Agoria en vastgelegd de maand december voorafgaand aan de prijsherziening
S0= Index zoals hiervoor bepaald van de maand december 2010
Een prijsherziening kan gebeuren in meer of in minder.
Een prijsherziening is slechts ontvankelijk indien deze wordt aangevraagd in de loop van de maand januari van het betrokken jaar (2015 of 2020) en voor zover de nodige bewijsstukken bij de aanvraag om prijsherziening worden gevoegd.
De nieuwe herziene prijzen worden van kracht vanaf 1 januari van het betrokken jaar (2015 of 2020) op:
De klikprijs van de multifunctionals dit betekent dat als de prijsherziening valt binnen de huurperiode van een multifunctional, de klikprijs in de loop van het huurcontract verandert en dat de hurende overheid vanaf 1 januari dus een andere klikprijs betaalt
De aangeboden huurprijs van de multifunctionals dit betekent dat enkel de huurprijs als offerteprijs verandert. Als de prijsherziening valt binnen de huurperiode van een multifunctional, dan verandert de huurprijs van het lopende huurcontract niet.
De eventuele huurprijs van het beheersysteem dezelfde redenering als de klikprijs van de multifunctionals
De aangeboden prijs (huur of koop) van het beheersysteem dezelfde redenering als de aangeboden huurprijs van de multifunctionals
De consultancy prijzen
De eventuele onderhoudskost op het beheersysteem dezelfde redenering als de klikprijs van de multifunctionals
II.4 Looptijd
Het raamcontract gaat in de dag die wordt vermeldt in de betekening waarin het provinciebestuur de inschrijver schriftelijk op de hoogte brengt van de gunning.
Het contract heeft een looptijd van 84 maanden met drie mogelijke verlengingen van telkens 12 maanden.
Het contract kan jaarlijks worden opgezegd mits motivatie.
De leveringstermijn voor een bestelling binnen het raamcontract bedraagt 30 kalenderdagen. Deze termijn vangt aan de dag na het verzenden van de bestelbon.
Indien de termijn eindigt op een sluitingsdag van de instelling op de plaats van levering, dan wordt de termijn verlengd tot de eerstvolgende dag dat de instelling terug open is. Er mag niet worden geleverd op een sluitingsdag.
II.5 Betalingstermijn
De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van 50 kalenderdagen vanaf de datum waarop de keuringsformaliteiten werden beëindigd, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering.
Wanneer de levering in verschillende keren plaatsvindt, gaat de betalingstermijn in vanaf de dag waarop de formaliteiten voor de laatste keuring van elk van de gedeeltelijke leveringen werden beëindigd.
II.6 Waarborgtermijn
De waarborgtermijn voor deze leveringen bedraagt 60 kalendermaanden
De waarborgtermijn begint vanaf de dag van de voorlopige oplevering op de leverplaats. De inschrijver dient de duur en voorwaarden van de waarborg in zijn offerte mee te delen.
De duur van de waarborg, die aanvangt bij de voorlopige oplevering, bedraagt minimum 5 jaar on-site met 'next business day' en dekt alle kosten met betrekking tot het herstellen, het vervangen van onderdelen en uurlonen en alle verplaatsingskosten.
De firma dient onderhoudscontracten voor te stellen met duidelijke omschrijving van de inhoud –
Op al wat ter vervanging wordt geleverd is de waarborgtermijn integraal van toepassing.
Indien de producten niet werken volgens de bepalingen van dit bestek, wordt de waarborgtermijn voor deze producten geschorst tot op de dag dat ze opnieuw werken zoals voorzien.
II.7 Voorlopige oplevering
Binnen de 15 kalenderdagen na het nazicht van de leveringen, wordt naargelang het geval een proces-verbaal opgesteld van voorlopige oplevering of van weigering van oplevering.
II.8 Definitieve oplevering
De definitieve oplevering heeft plaats bij het verstrijken van de waarborgtermijn; ze gebeurt stilzwijgend wanneer de leveringen gedurende die termijn geen aanleiding tot klachten hebben gegeven.
Wanneer de leveringen tijdens de waarborgtermijn aanleiding hebben gegeven tot klachten, wordt er binnen de 15 kalenderdagen voorafgaand aan het verstrijken van de waarborgtermijn een proces- verbaal van definitieve oplevering of van weigering van oplevering opgesteld.
II.9 Verbreking
Onverminderd de toepassing van de maatregelen van ambtswege, kan de aanbestedende overheid de overeenkomst verbreken in de volgende gevallen
1. faillissement van de leverancier of elke analoge toestand als gevolg van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen;
2. onder bijstandstelling wegens verkwisting;
3. onbekwaamverklaring, voorlopige onderbewindstelling of onder voogdijstelling wegens zwakzinnigheid;
4. in observatiestelling of internering bij toepassing van de wet van 1 juli 1964 tot bescherming van de maatschappij;
5. veroordeling van de leverancier tot een onvoorwaardelijke vrijheidsstraf van één maand of meer, wegens deelneming aan een van de hierna vermelde misdrijven of, eventueel aan een poging daartoe
• misdaden of wanbedrijven tegen de veiligheid van de Staat;
• misdaden of wanbedrijven tegen de openbare trouw;
• samenspanning van ambtenaren;
• knevelarijen en verduisteringen, gepleegd door ambtenaren;
• xxxxxxxxx xxx xxxxxxxxxx;
• belemmering van de uitvoering van openbare werken;
• misdrijven en wanbedrijven van de leveranciers;
• misdaden en wanbedrijven tegen eigendommen.
II.10 Opzegging
De aanbestedende overheid en de leverancier kunnen het raamcontract beëindigen door een vooropzeg van tenminste 4 maanden. De opzegging dient schriftelijk en aangetekend te gebeuren.
De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien de aanbestedende overheid het contract opzegt.
De opzegging van het raamcontract heeft geen invloed op de contracten die afgesloten werden binnen het raamcontract en waarvan de einddatum nog niet is overschreden op het moment van de opzegging.
II.11 Taalgebruik
Alle betrekkingen (zowel in woord als in schrift) tussen de inschrijvers en de aanbestedende overheid zullen in het Nederlands worden gevoerd, zowel voor als na de eventuele gunning.
Het personeel dat de leverancier inzet voor de uitvoering voor deze opdracht is Nederlandstalig.
II.12 Publiciteit
De leverancier verbindt er zich toe over deze opdracht geen publiciteit te maken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de aanbestedende overheid. Hij mag echter de opdracht vermelden als referentie.
II.13 Organisatie, personeel en onderaanneming
§1 Het provinciebestuur Oost-Vlaanderen zal de nodige coördinatiestructuren opzetten om deze opdracht te begeleiden en te sturen.
§2 De leverancier neemt persoonlijk de leiding van en het toezicht op de uitvoering op zich of wijst hiervoor een gemachtigde, de projectcoördinator genaamd, aan. Hij/zij is in ieder geval verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de opdracht. Zijn opdracht moet duidelijk en schriftelijk door de leverancier aan de aanbestedende overheid worden meegedeeld.
De projectcoördinator wordt door de inschrijver nominatief vermeld in de inschrijving, met toevoeging van zijn/haar cv. Hij/zij blijft voor de ganse duur van het project de opdracht leiden. Hij/zij kan slechts in geval van overmacht (langdurige ziekte, verlaten van het bedrijf, enz.) door de leverancier worden vervangen. De voorgestelde projectleider heeft ruime ervaring in het leiden van tijdskritische projecten met de voorgestelde producten, en dit moet ook blijken uit zijn/haar cv.
Het door de leverancier ingezet personeel moet voldoende in aantal zijn en moet, ieder in zijn vak, de vereiste bekwaamheden bezitten om de regelmatige vooruitgang der werkzaamheden en de goede uitvoering van de opdracht te waarborgen.
§3 De aannemer kan voor de praktische uitvoering van de overeenkomst onderaannemingscontracten afsluiten met derden. De aannemer zal het opdrachtgevend bestuur desgevallend in de offerte de lijst van onderaannemers voorleggen, welke door het opdrachtgevend bestuur moet goedgekeurd worden. Afwijkingen kunnen achteraf slechts aanvaard worden mits goedkeuring door beide partijen. De verbintenissen van dergelijke aard vallen ten laste van de aannemer.
III. Inhoudelijke bepalingen
Dit deel beschrijft de inhoudelijke elementen.
De specificaties zijn te beschouwen als minimumspecificaties tenzij anders aangegeven in de tekst.
III.1 Service management
III.1.1 SLA
Van de leverancier worden verscheidene diensten verwacht die moeten worden beheerd. Deze diensten zijn:
Projectmanagement
Onderhoud
Opleiding
Bijstand
Helpdesk
Documentatie
De te leveren diensten en de daaraan verbonden service niveaus worden overeengekomen tussen de bestellende overheid en de leverancier, en worden formeel vastgelegd in een Service Level Agreement (SLA). De SLA bevat grenswaarden die aangeven welk service niveau wordt voorzien door de leverancier. De inschrijver doet tegelijkertijd een voorstel van boeteregeling voor het overschrijden van deze grenswaarden.
De specificaties die hierna worden beschreven zijn te beschouwen als de minimale specificaties die samen een basis SLA vormen, tenzij anders vermeld. Bij elke bestelling, geplaatst door een bestellende overheid, is de basis SLA steeds begrepen, ook al wordt deze in de bestelling niet specifiek vernoemd. De kosten van de basis SLA zijn begrepen in de huur- en klikprijzen, en worden dus niet apart aangerekend. Enkel uitbreidingen op de basis SLA kunnen apart worden aangerekend.
De SLA zorgt ervoor dat het niveau van de dienstverlening op regelmatige basis wordt gemeten en dat daarover jaarlijks rapportage aan de bestellende overheid plaatsvindt. Indien er een degradatie van de dienstverlening wordt vastgesteld, zijn het de afspraken in de SLA die het proces met verbetervoorstellen initiëren.
De leverancier neemt daartoe persoonlijk de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht op zich of wijst hiervoor een gemachtigde aan. Deze persoon is de projectcoördinator, die verantwoordelijk is voor de goede uitvoering van de opdracht. De bestellende overheid is gerechtigd te allen tijde de gemachtigde te doen vervangen.
III.1.2 Projectmanagement
Gelet op de aard van de opdracht is professioneel projectmanagement noodzakelijk. Project gerelateerde en/of andere management problemen of onduidelijkheden, hebben immers directe impact op het goede verloop van de opdracht, en verdienen daarom bijzondere aandacht.
Ten einde aan de bestellende overheid de kwaliteit en nauwkeurigheid van de organisatorische aanpak van het project management te garanderen, zal de leverancier gebruik maken van een methodologie die hij kenbaar maakt in zijn offerte.
III.1.3 Onderhoud
§1 Inleiding
Dit deel is bedoeld om het onderhoud te verzekeren van de producten die in de verschillende segmenten van onderhavige opdracht aan bod komen. Het vormt een aanvulling op de waarborg die alle hardware en software vergezelt. Het gaat dus om een uitbreiding van de waarborgen die door de fabrikanten worden aangeboden. Er moet een onderhoudsformule uit resulteren die is aangepast aan
de specifieke behoeften van de bestellende overheid en die de beschikbaarheid van de werking integraal garandeert.
De inschrijvers zijn ertoe gehouden om in hun offerte voor ieder type van onderhoud en met eerbiediging van de hierna opgesomde voorschriften de modaliteiten, de financiële voorwaarden en de termijnen van tussenkomst te vermelden.
§2 Beschrijving van het onderhoud
§2.1 Onderhoud multifunctionals
Het onderhoud, dat van toepassing is op de hardware die wordt verondersteld zonder onderbrekingen te functioneren, omvat de volgende prestaties:
preventief onderhoud;
correctief onderhoud.
Het preventief onderhoud dekt:
de periodieke afstellingen en instellingen van de hardware, de vervanging van versleten, beschadigde of defecte onderdelen van een machine, de tijdige vervanging van onzekere onderdelen en het uitvoeren van de noodzakelijke aanpassingen;
de preventieve vervanging onder de dekking van het onderhoudscontract van elk onderdeel, dat door de ‘self-test’ instrumenten die door de fabrikant worden geleverd, als defect wordt gemeld. Het preventief onderhoud zal geschieden binnen de afgesproken uren, dit om storingen zoveel mogelijk te voorkomen en om de optimale werking van de uitrustingen te verzekeren;
de updates, voor wat betreft de gedekte hardware, van de gebruikte systeemsoftware en/of drivers, wanneer deze updates worden vereist door de fabrikant of door de leverancier en wanneer ze worden goedgekeurd door de bestellende overheid.
De modaliteiten en de procedures voor een interventie van preventief onderhoud worden gepreciseerd in het onderhoudscontract.
Het preventief onderhoud, waarvan de maximale interventieduur en de frequentie in de offerte moeten worden vermeld, kan plaatsvinden tijdens de normale werkuren (9u00 – 16u00) op alle dagen, behalve in de weekends en op feest- en verlofdagen, volgens een overeen te komen planning die het normale gebruik van de systemen zo min mogelijk verstoort.
Voor elk van de segmenten dient de inschrijver de voorwaarden voor preventief onderhoud buiten de normale werkuren te vermelden in zijn offerte (weekends inbegrepen). Deze voorwaarden vormen een uitbreiding op de basis SLA en kunnen apart aangerekend worden. In de prijzenstructuur dienen ze apart vermeld te worden.
Het correctief onderhoud dekt:
de curatieve vervanging, onder dekking van het contract, van elk defect onderdeel dat deel uitmaakt van de hardware, en waarvan een geactualiseerde inventaris zal worden bijgehouden ten behoeve van de leverancier;
de updates van de systeemsoftware en de gebruikte configuratie- en exploitatieprogramma’s en/of drivers in het geval de vervanging van het defecte onderdeel dit nodig zou maken;
De leverancier is, zonder enige bijkomende vergoeding, gebonden tot het verzekeren van noodherstellingen, alle verplaatsingskosten inbegrepen. Dit omvat alle activiteiten betreffende diagnose en herstelling van fouten of defecten van materialen, software en verbindingen tussen machines.
Het correctief onderhoud kan starten 'next business day', te rekenen vanaf de melding bij de helpdesk, tijdens de normale werkuren (9u00 – 16u00) op alle dagen, behalve in de weekends en op feest- en verlofdagen. Het correctief onderhoud moet binnen de zeven werkdagen met succes beëindigd zijn.
Voor elk van de segmenten dient de inschrijver de voorwaarden voor correctief onderhoud buiten de normale werkuren (weekends inbegrepen), met een snellere reactie, en met een snellere oplossing te vermelden in zijn offerte. Deze voorwaarden vormen een uitbreiding op de basis SLA en kunnen apart aangerekend worden. In de prijzenstructuur dienen ze apart vermeld te worden.
§2.2 Onderhoud beheersysteem
Het onderhoud van de software is er op gericht de goede werking ervan te garanderen en omvat ten minste:
het correctief onderhoud;
het aanpassend onderhoud;
het vernieuwend onderhoud.
Met correctief onderhoud wordt bedoeld het corrigeren van gebreken in de software. Indien er problemen zijn met de door de leverancier geschreven applicaties of geïnstalleerde producten, dan zal de leverancier een oplossing ontwikkelen of installeren.
De inschrijver zal in zijn offerte uitleggen welke oplossing hij wil voorstellen in het geval van softwareproblemen die de werking blokkeren, meer bepaald betreffende diagnose van het probleem en betreffende interventie en hersteltermijnen (inbreng van alternatieve oplossingen, werking in niet optimale omstandigheden,…).
Met aanpassend onderhoud wordt bedoeld het ter beschikking stellen aan de bestellende overheid van een aangepaste versie van de software waarin naast eventuele foutencorrecties, de bestaande werking en functionaliteit van de software worden verbeterd zonder dat nieuwe functies worden toegevoegd.
Aanpassend onderhoud kan gebeuren naar aanleiding van externe veranderingen in de software of in de parameters van de software, incorrect gebruik van de applicatie (niet voorzien in de specificaties), merkbare verbeteringskansen in de gebruiksvriendelijkheid, een upgrade in de versie van de systeemsoftware of het besturingssysteem.
Met vernieuwend onderhoud wordt bedoeld het ter beschikking stellen van een nieuwe versie van de software waarin naast eventuele foutencorrecties en een verbetering van de bestaande functionaliteit en werking, ook nieuwe functies worden toegevoegd. Vernieuwend onderhoud kan gebeuren naar aanleiding van aanpassingen of uitbreidingen in de regelgeving, of van nieuwe of bijkomende functionele behoeftes.
Voor het onderhoud van het beheersysteem zijn er geen voorwaarden binnen de basis SLA. Met andere woorden, alle voorwaarden voor onderhoud vormen een uitbreiding op de basis SLA.
III.1.4 Opleiding
Qua opleiding zal de leverancier aangeven welk opleidingstraject dient voorzien te worden per onderdeel, dus minstens:
Een opleiding over de werking van de multifunctionals
Een opleiding over de werking van het beheersysteem
Een opleiding over het systeembeheer van de voorgestelde hardware en software.
De voorkeur van het bestuur gaat uit naar het principe train-the-trainer waarbij alle betrokken personeelsleden trainer kunnen worden. Onder "betrokken personeelsleden" wordt begrepen al het personeel dat is belast met het beheer van het systeem, dus niet de gewone gebruikers die enkel afdrukken of kopiëren op de multifunctionals.
De taal van de vorming is Nederlands.
De opleidingen vinden plaats in de gebouwen van de bestellende overheid of in de lokalen van de leverancier.
Er moet een kalender worden opgesteld die rekening houdt met het belang van de diensten voor de gebruikers. De offerte moet expliciet melding maken van de praktische modaliteiten van de opleidingen (duur, type en specifieke kosten).
Als de syllabi van de cursus afwijkt van de handleiding van de toestellen, wordt aan de leverancier gevraagd een exemplaar van de syllabi in het Nederlands te bezorgen. Ze worden bij voorkeur digitaal aangeleverd.
De volgende voorwaarden moeten door de docenten worden vervuld:
Een perfecte beheersing van de taal waarin de cursus wordt gegeven (het Nederlands)
De nodige pedagogische kwaliteiten om kennis op gestructureerde en systematische wijze over te brengen op de cursusdeelnemers
Een beheerst en opportuun gebruik van pedagogische middelen
Rekening houden met opmerkingen van de bestellende overheid voor wat betreft de inhoud en de presentatie van de opleiding.
III.1.5 Bijstand
Onder bijstand wordt verstaan elke call via de projectcoördinator die niet leidt tot een onderhoud, bvb. een vraag om uitleg of om suggesties qua implementatie. Een dergelijke call kan enkel door de systeembeheerders van de bestellende overheid worden geplaatst, dus niet door 'gewone' gebruikers. De inschrijver voorziet de noodzakelijke hoeveelheid uren om de begeleiding voor de implementatie van de apparatuur van een bestelling mogelijk te maken.
III.1.6 Helpdesk
De helpdesk dient om ondersteuning te bieden:
als centraal meldpunt via telefoon, fax of e-mail;
voor het bijhouden van een logboek over incidenten;
voor het geven van een curatief of correctief antwoord op elke vraag binnen de vooropgestelde tijdslimieten
voor het melden en registreren van gerelateerde defecten of gebreken
voor het aanvragen en registreren van change management
De helpdesk is dus belast met de coördinatie en de opvolging van de contacten tussen de bestellende overheid en de eigen technici, specialisten, enz... Deze helpdesk zorgt er ook voor dat de problemen binnen de kortst mogelijke termijn worden opgelost.
De helpdesk kan voor de melding van problemen enkel gecontacteerd worden door technici van de bestellende overheid als die technici in het kader van een eerstelijnsinterventie het probleem niet kunnen oplossen. Met andere woorden de helpdesk wordt voor het melden van storingen pas gecontacteerd als tweedelijn, als een escalatie vanuit eerstelijn.
De bereikbaarheid van de helpdesk is minstens tijdens de normale werkuren (9u00 – 16u00) op alle dagen, behalve in de weekends en op feest- en verlofdagen.
De inschrijver beschrijft minstens de voorwaarden voor bereikbaarheid buiten de normale werkuren (weekends inbegrepen) en voor het fungeren als eerstelijnsinterventie in zijn offerte. Deze voorwaarden vormen een uitbreiding op de basis SLA en kunnen apart aangerekend worden. In de prijzenstructuur dienen ze apart vermeld te worden.
Aan elke aangevatte interventie moet zonder onderbreking worden verdergezet tot het systeem weer in orde is gebracht.
Voor een interventie die veroorzaakt dat het bestuur de machine opnieuw moet instellen of parametriseren, bvb na het vervangen van een harde schijf, zal de hersteldienst een interventierapport opstellen, ondertekenen en versturen naar het de bestellende overheid. Dit rapport zal alle gegevens bevatten betreffende het verloop van de interventie (referentienummer, datum en uur van melding, datum en uur van aankomst ter plaatse, datum en uur van einde interventie, reden van storing, ondernomen acties in detail…). De inschrijver zal bij zijn offerte een voorbeeld van een interventierapport voegen.
Voor interventies die niet leiden tot een ingreep door de bestellende overheid volstaat het bijhouden van het logboek van de machine.
Om de kans op herhaling van een specifiek probleem te minimaliseren is het belangrijk dat elk probleem onderkend, herkend, onderzocht en hersteld wordt. Probleemmanagement heeft tot doel de
impact van problemen op de kwaliteit van de dienstverlening te reduceren. Via een adequaat probleemmanagement verwacht de bestellende overheid dat zogenaamde “repeat calls” aan banden worden gelegd.
De leverancier beschrijft in zijn offerte wat de exacte werkingsprocedures zijn voor de helpdesk. Enkele elementen zijn:
De helpdesk is bereikbaar via e-mail, telefoon of fax tijdens de overeengekomen uren.
Xxxx telefonische oproep wordt binnen de 5 (vijf) belsignalen beantwoord en krijgt onmiddellijk een lognummer dat telkens aan de eindgebruiker zal worden meegedeeld. Elke oproep wordt tevens geregistreerd qua tijd, herkomst, probleemstelling en qua duurtijd voor het curatief of correctief oplossen (inclusief het escaleren van een probleem).
De registratie van de telefonische meldingen gebeurt steeds door een gekwalificeerd persoon. Indien door overbelasting van de Helpdesk medewerkers, een antwoordapparaat wordt tussen geschakeld zal binnen 30-minuten telefonisch contact worden opgenomen met de eindgebruiker, waarbij het lognummer expliciet wordt vermeld. De tijd van registratie op het antwoordapparaat is in principe gelijk aan de tijd van registratie van het lognummer; hierbij wordt een verschil van maximum 10 minuten aanvaard.
Zodra een storing wordt vastgesteld, zal de leverancier de nodige maatregelen treffen om het systeem terug in staat van normale werking te brengen.
III.1.7 Documentatie
Actuele documentatie is van het grootste belang. Deze documentatie dient digitaal ter beschikking te worden gesteld.
De bestellende overheid moet een complete documentatie ontvangen van de voorgestelde oplossing. Zij moet betrekking hebben op alle onderdelen. Zij moet worden geleverd in het Nederlands. Xxxxxx is eveneens toegelaten voor de documentatie die voor de systeembeheerder bestemd is.
Alle documentatie moet gratis bijgewerkt worden in het kader van het onderhoud.
III.2 Beheersysteem
Het provinciebestuur heeft al meerdere jaren ervaring met het gebruik van printer-copiers. Het beheer van dit park wordt ondersteund door meerdere tools.
De eerste tool is de 'Printlog accounting server' software van de firma 'Equitrac'. Met deze tool worden volgende functies gebundeld:
Het in kaart brengen van het printverkeer gegenereerd door alle in het netwerk aangesloten printers of printer-copiers die via de centrale printserver verwerkt worden. Printservers in remote locaties worden niet via deze software gemonitored.
Het sturen van dit printverkeer, bvb grote opdrachten afleiden naar grote toestellen werd overwogen maar niet in gebruik genomen.
Accounting op dienstniveau
Door toegang aan de gegevens op databank niveau werden zelf queries en views ontwikkeld om overzichten te tonen op intranet.
Het bestuur heeft de versie 2.5.1 aangekocht gehad. De tool is toe aan een update.
Een tweede tool is de 'Smart device monitor', waarvan het bestuur versie 7.2.2 gebruikt. Met deze tool worden de codes en basisinstellingen van de copiers onderhouden.
Een derde tool is de webinterface van de printer-copiers waarmee de remote-parametrisatie wordt gedaan. Dit wordt slechts gebruikt voor een beperkt aantal instellingen aangezien hiermee slechts toestel per toestel kan worden afgehandeld.
Een vierde tool is de tool die de constructeur van de huidige toestellen gebruikt voor de 'Remote support'. Ook deze tool verdwijnt samen met de toestellen.
Een vijfde tool is een consolidatie/koppeling van de gegevens uit voorgaande tools in combinatie met eigen toevoegingen. Hierbij gaat het om verschillende databanken (hoofdzakelijk SQL) met browser interface voor gebruik op intranet. Bestellingen van toner worden op die manier gecentraliseerd, handleidingen beschikbaar gesteld, overzicht van toestel mogelijkheden getoond enz.
Het provinciebestuur wenst deze ervaringen verder te consolideren en verder te vergroten door een geïntegreerde laag uit te bouwen tussen de applicaties van de gebruikers en de eigenlijke toestellen. In grote lijnen dient deze laag voor:
Afdrukbeheer
Accounting
Remote configuration en support
Ondervraging en statistiek
Beleidsondersteuning in het kader van een geïntegreerde afdruk- en outputstrategie
Momenteel brengt het bestuur haar verschillende documentstromen in kaart. Het is de bedoeling over enkele jaren te starten met document flow. De laag moet geschikt zijn om vlot uitgebreid of gekoppeld te kunnen worden met een systeem voor document flow. De inschrijver dient dit aan te tonen.
Onder het begrip 'document flow' wordt verstaan:
Ondersteuning bij de invoer van de documenten (scan/fax to folder/email, scan/print as document met toevoegen van metadata, annotaties, start flowproces, archievering, …)
Ondersteuning bij de uitvoer van de documenten (send/print as document/email, afdrukevaluatie, annotaties, archivering, …)
Ondersteuning bij de black-box tussen in en uit (flow, versiebeheer, annotaties, visum/handtekening, …)
Het weze duidelijk dat een aantal functies reeds gebruikt worden, weliswaar in beperkte vorm. Zo is scan to email (via LDAP koppeling) op elk toestel beschikbaar en 'scan to folder' en 'fax to email' in gebruik op de toestellen die het ondersteunen.
Belangrijk op te merken valt dat het raamcontract opengesteld werd voor gemeentes die mogelijks een andere visie volgen qua afdruk- en outputbeleid. Ook is het mogelijk dat de behoeftes van de verzelfstandigde diensten minder ver reiken. Het beheersysteem moet daarom modulair zijn, in die mate dat een gemeente of een verzelfstandigde dienst de keuze krijgt slechts een bepaalde module of zelfs geen beheersysteem aan te schaffen en tevreden te zijn met de basiswebontsluiting van de toestellen.
De voornaamste functionaliteiten van het beheersysteem zijn:
Gedifferentieerde afdruk en gedifferentieerde kosten: toewijzing en beheer daarvan
Quota-allocatie en beheer daarvan
Integratie met active directory
LDAP ondersteuning
Individueel gebruikersbeheer op basis van profielen
Gebruik badgekaarten
Afdrukopdrachten: filtering en restricties
Remote support
Remote configuration
Web interface
Gedetailleerde logging (afdrukactiviteiten, kost, kleurgebruik, tellers, errors, van waar, door wie, naar waar, …)
Gedetailleerde rapporten en grafieken (charts)
Geschikt voor multiple servers
Monitoring netwerk- en lokale printers
Error notification
Individuele en gedeelde accounts
Windows
Schaalbaar tot 10000+ users
Beveiligd afdrukken
Follow me
Scan/fax to email/folder
Afdrukken in pdf en pdf A
Gebruik van externe databank (MS SQL Server)
Gebruikerstools (individueel zichtbaar maken van aantallen en kosten)
Minimale administratie
Volledige parametrisatie van multifunctionals via profielen of templates en van op afstand
Automatische updating bij multifunctionals van users, profielen, templates
Tools voor monitoring (op alle niveaus)
Gebruikersvriendelijk en intuïtief
User, group en client account management
Printer en multifunctional management
Open voor samenwerking met multifunctionals van andere merken
Volgende functionaliteiten vormen een meerwaarde die bij de offertebeoordeling positieve invloed hebben, maar die niet vallen onder de noemer minimale vereisten:
Driver-less afdrukken voor wireless notebooks
OCR
Gebruik van voorafbetaalde (prepaid) cards/accounts
Remote support/configuration/administration via web interface
Unix, Linux, Mac
Evaluatie afdrukopdracht (automatic waste detection, image en text removal)
Gebruik van externe databanken (Oracle Database, the free Microsoft SQL Server Express, the free/open source PostgreSQL database engine and the free/open source MySQL database)
XML export
Aan de inschrijver wordt gevraagd een demo (digitaal, filmpje, flash, …) van zijn oplossing(en) aan de offerte toe te voegen.
III.3 Multifunctionals
Met multifunctionals worden toestellen bedoeld die volgende vier functionaliteiten kunnen samenvoegen: afdrukken, kopiëren, scannen en faxen. De basis van elk toestel is het afdrukken en kopiëren, terwijl het scannen en faxen modulaire uitbreidingen zijn.
Alle aangeboden toestellen moeten behoren tot dezelfde familie. Dit betekent dat de opbouw en het gebruik steeds uniform zijn, ongeacht het toestel. Benadrukt wordt dat de userinterface dus op elk toestel uniform is.
Doordat de toestellen enkel qua capaciteit onderling verschillen kan een gemeenschappelijke template worden vooropgesteld. Deze is:
Basis (minimale eisen)
o Afdrukken
o Kopiëren
o Papierladen: 2 van 250 vel, waarvan minstens één multiformaat tot A3
o Hoogte (afstand tussen grond en bedieningsscherm): 80 cm
o Papiersoort: 80 gram, recyclage
o Zoom functie: 50% - 200%
o A4 en A3
o Printresolutie: 600x600 dpi zonder interpolatie
o Verwerking: automatisch recto/verso
o Geheugen: 512MB
o Netwerk: ethernet (10/100 Mbps, TCP/IP, RJ45, DHCP)
o Drivers: Windows XP/2000 en later
o Kleur (full color)
o Beveiligd afdrukken
o Volg me (Follow me) afdrukken
o Rectoverso Automatische documentaanvoer (RADF)
o Duplex
o Multitasking (bvb tegelijkertijd afdrukken, scannen en faxen)
o User interface:
Zeer gebruikersvriendelijk
Kleur
Touchscreen
Preview
Op basis van profielen aan en afzetten van functies
Verdere customizing door gebruiker
Tonen van de kosten van de opdracht (dit kan eventueel via de driver/pc interface)
Multiple opdrachtselectie
Annuleren, onderbreken en verwijderen opdrachten
Beschikbare Nederlandstalige handleiding
Begeleiding bij storingsverhelping
o USB-poort voor rechtstreeks afdrukken van of kopiëren/scannen naar usb
o Koppelbaar met beheersysteem
o Webinterface voor remote administration
o Compacte opbouw
o PCL5c/6
o Scannen (600x600 dpi zonder interpolatie, 40 ipm Z/W, 20 ipm kleur, TIFF, JPEG, PDF)
o Levensduur: 5 jaar
Modulaire uitbreidingen (minimale eisen)
o Handmatige invoer
o Faxen (PSTN, PBx)
o Postscript
o Sorteren
o Nieten
o Perforeren
o Finisher (plooien, zadelnieten, tussenbladen invoegen)
o Scannen/faxen naar email/folder
o Harde schijf (20 GB)
o 3e papierlade (500 vel)
o 4e papierlade (500 vel)
o Hoge capaciteitslade
o Afdruk op transparanten, etiketten
o Adresboek via LDAP
o Aanmelden via badgekaart (het bestuur gebruikt momenteel kaarten van het type TPD214 die voldoen aan de standaard ISO-7810)
o Oplossing voor gebruik van de machines in een omgeving met iets hogere vochtigheidsgraad
Modulaire uitbreidingen (optionele eisen, niet verplicht, maar toch een belangrijke meerwaarde met positieve invloed op de offertebeoordeling)
o Handleiding via interface op basis van filmpjes
o Storingsbegeleiding via interface op basis van filmpjes
o Duplexing Automatische documentaanvoer (DADF)
o Barcode printing
o HDD data encryptie
o Secure watermark
o Secure PDF
o Netwerk: Ipv6, Draadloos LAN (IEEE 802.11a, b, g, WPA ondersteuning)
o Geheugen 1GB
o Uitvoer: XPS, PDF-A
o Tonen van impact op milieu van de opdracht aan de user via de interface
o Scan to sharepoint (of aanverwant)
Aan de inschrijver wordt gevraagd een demo (digitaal, filmpje, flash, …) toe te voegen van de user interface.
Aan de inschrijver wordt gevraagd toestellen aan te bieden die voldoen aan bovenstaande template. Bovendien dient elke van volgende categorieën minstens één aangeboden toestel te bevatten:
1. afdruksnelheid (kleur en Z/W) van 20 ppm tot net geen 30 ppm
2. afdruksnelheid (kleur en Z/W) van 30 ppm tot net geen 40 ppm
3. afdruksnelheid (kleur en Z/W) van 40 ppm tot net geen 50 ppm
4. afdruksnelheid (kleur en Z/W) van 50 ppm of meer
De inschrijver wordt aangemoedigd meerdere toestellen binnen elke categorie aan te bieden.
Het aanmelden via een badgekaart werd als verplichte modulaire uitbreiding vermeld. Dit is in de eerste plaats om de personeelsleden van het provinciebestuur te laten aanmelden. Het is echter zo dat andere besturen andere types kaarten gebruiken of zelfs geen kaarten, maar enkel pin-codes. Ook zijn er gebruikers die geen kaart hebben, maar wel moeten betalen voor hun kopies (bijvoorbeeld studenten). Aan de inschrijver wordt gevraagd meerdere uitbreidingen aan te bieden om de verschillende manieren van aanmelden op te vangen.
III.4 Prijzenstructuur
§1 De multifunctionals
Voor het bestuur primeren transparantie en eenvoud in de prijzenstructuur. Om dit te bevorderen liggen een aantal elementen voor de multifunctionals op voorhand vast:
o Een multifunctional wordt gehuurd voor een periode van 5 jaar (= 60 facturatiemaanden waarbij de eerste maand de maand is volgend op de installatiemaand)
o Geen forfaits op aantallen afdrukken per toestel
o Dus slechts 2 soorten prijzen: de huurprijs en de klikprijs
o De klikprijs is dus inclusief de onderhoudskost op de multifunctionals en inclusief de helpdeskkost
o 1 vaste klikprijs voor Z/W-afdrukken (vast = ongeacht de capaciteit of de mogelijkheden van het toestel)
o 1 vaste klikprijs voor kleine kleurafdrukken (vast = ongeacht de capaciteit of de mogelijkheden van het toestel). Kleine kleurafdrukken zijn afdrukken waarbij de hoeveelheid gebruikte kleur minimaal is, maar toch voldoende om een briefhoofd (met logo) en enkele url's mee in kleur af te drukken
o 1 vaste klikprijs voor alle andere kleurafdrukken (vast = ongeacht de capaciteit of de mogelijkheden van het toestel)
o Klikprijs A3 = 2 x klikprijs A4
o De huurprijs wordt per maand aangeduid
o 1 jaarlijkse afrekening, maar de mogelijkheid om elke drie maanden een voorschot te factureren
o De klikprijs ligt vast over de jaren heen. Enkel in de maanden januari 2015 en januari 2020 is een indexaanpassing ervan mogelijk (zie punt II.3)
De inschrijver is vrij extra onderhouds- of helpdeskmogelijkheden aan te bieden, mogelijkheden die verder gaan dan de minimaal vooropgestelde specificaties. Deze extra mogelijkheden worden op de 'klikprijs'-fiche beschreven. De kosten ervan worden dus verrekend in de klikprijs.
De vaste klikprijs voor kleine kleurafdrukken heeft als doel een reële prijs te betalen voor afdrukken waarvan slechts een klein gedeelte in kleur is. Met klein wordt bedoeld afdrukken waarbij de hoeveelheid gebruikte kleur minimaal is, maar toch voldoende om een briefhoofd (het logo) en enkele url's in kleur te kunnen afdrukken.
Het is de inschrijver toegestaan hiervoor een variante in te dienen indien hij meent dat de variante een betere oplossing is om het beoogde doel te bereiken, bijvoorbeeld een variante op basis van het aantal verbruikte tonercartridges in plaats van op basis van een grenswaarde verbruikte inkt.
Voor de klikprijs ontstaat dus een tabel (de klikfiche) van volgende vorm:
Klikprijs voor de periode: | |
Omschrijving | Klikprijs (excl btw) |
Voor Z/W-afdrukken | |
Voor kleine kleurafdrukken (of variante) | |
Voor alle andere kleurafdrukken | |
Uitbreiding onderhoud 1 | |
Uitbreiding onderhoud 2 | |
Uitbreiding onderhoud … | |
Uitbreiding helpdesk 1 | |
Uitbreiding helpdesk 2 | |
Uitbreiding helpdesk … | |
Voor elke multifunctional wordt een maandelijkse huurprijs gevraagd die opgebouwd is uit een basisprijs voor het basistoestel zonder één van de modulaire uitbreidingen en uit een prijs per modulaire uitbreiding.
De huurprijs is inclusief de documentatiekost.
De huurprijs is vast per toestel. Zolang het toestel in het gamma wordt aangeboden is de huurprijs onveranderlijk behalve op een moment van prijsherziening. Enkel dan kan de aangeboden huurprijs, met andere woorden de kostprijs in een offerte, worden herzien. De huurprijs van lopende huurcontracten verandert niet ook al passeert een moment van prijsherziening.
Er ontstaat voor de maandelijkse huurprijs van de multifunctionals dus een fiche met een tabel van volgende vorm per aangeboden multifunctional:
Toestel: | |||
Categorie: | Snelheid kleur: | Snelheid Z/W: | |
Omschrijving + specificaties | Maandelijkse huurprijs (excl btw) | ||
Basis | |||
Scannen (600x600 dpi zonder interpolatie, 40 ipm Z/W, 20 ipm kleur, TIFF, JPEG, PDF) | |||
Faxen (PSTN, PBx) | |||
Automatische documentaanvoer (RADF) | |||
Postscript | |||
Sorteren | |||
Nieten | |||
Perforeren | |||
Finisher (plooien, zadelnieten, tussenbladen invoegen) | |||
Scannen/faxen naar email/folder | |||
Harde schijf (50 GB) | |||
3e papierlade (500 vel) | |||
4e papierlade (500 vel) | |||
Hoge capaciteitslade | |||
Afdruk op transparanten, etiketten | |||
Adresboek via LDAP | |||
Oplossing voor gebruik van de machines in een omgeving met iets hogere vochtigheidsgraad | |||
Handleiding via interface op basis van filmpjes | |||
Storingsbegeleiding via interface op basis van filmpjes | |||
Duplexing Automatische documentaanvoer (DADF) | |
Barcode printing | |
HDD data encryptie | |
Secure watermark | |
Secure PDF | |
Netwerk: Ipv6, Draadloos LAN (IEEE 802.11a, b, g, WPA ondersteuning), Bluetooth | |
Geheugen 1GB | |
Uitvoer: XPS, PDF-A | |
Tonen van impact op milieu van de opdracht aan de user via de interface | |
Scan to sharepoint (of aanverwant) | |
Andere 1 | |
Andere 2 | |
Andere … |
De invulling van voorgaande tabellen is natuurlijk indicatief. Het is best mogelijk dat de opdeling in verschillende modulaire elementen door de inschrijver anders gebeurt.
Door de fiches van de verschillende toestellen samen te voegen ontstaat de keuzelijst waaruit een bestellende overheid kan kiezen binnen het raamcontract.
Indien de inschrijver tijdens de loop van het raamcontract nieuwe toestellen in zijn gamma opneemt, wordt hij gevraagd deze toe te voegen aan de keuzelijst waardoor ze binnen het raamcontract vallen. Het volstaat een fiche schriftelijk aan het bestuur te bezorgen. Het spreekt voor zich dat de nieuwe toestellen binnen dezelfde familie blijven en voldoen aan de voorwaarden en aan de minimumspecificaties van dit bestek.
Indien de inschrijver toestellen uit zijn gamma verwijdert, kan hij de fiche ervan laten schrappen uit de keuzelijst. Het volstaat het bestuur hiervan schriftelijk op de hoogte te brengen. De inschrijver moet er wel voor waken dat elke categorie (zie punt III.3) steeds minstens één toestel bevat. Het laatste toestel in een categorie mag dus niet worden geschrapt uit de keuzelijst.
Ook zorgt de inschrijver er voor dat voor de geschrapte toestellen onderdelen ter beschikking blijven tot de laatste einddatum van de lopende huurcontracten.
§2 Het beheersysteem
Voor het beheersysteem is de inschrijver vrij de kost als huur of als aankoop of als beide voor te stellen.
Indien het systeem moduleerbaar is, dient per module helder, duidelijk en nauwkeurig de inhoud en de doelstelling te worden omschreven, alsook de invloed ervan op de kostprijs.
De inschrijver geeft aan hoe updates en upgrades worden verrekend. Het bestuur verwacht echter dat correctief onderhoud gratis is.
De prijzen liggen vast. Ze zijn onveranderlijk behalve op een moment van prijsherziening.
Een bestellende overheid behoudt zich het recht voor om het volledige beheersysteem, sommige modules ervan, updates of upgrades niet of later te bestellen.
§3 Service management
De kosten voor de basis SLA zijn verwerkt in de huur- en klikprijzen:
o De kosten voor het basisonderhoud van de multifunctionals en voor de basishelpdesk worden verrekend in de klikprijs van de multifunctionals.
o De kosten voor de documentatie en voor het onderhoud van de documentatie vallen binnen de huurprijs van de multifunctionals of binnen de prijs voor het beheersysteem al naargelang waar de documentatie thuishoort.
Met andere woorden, voor de voorgaande vier elementen wordt geen aparte kost aangerekend.
Uitbreidingen op de basis SLA dienen overzichtelijk te worden vermeld in de offerte. Zijn het uitbreidingen met invloed op de huurpijs, dan staan ze vermeld op de fiche van het toestel. Zijn het uitbreidingen met invloed op de klikprijs, dan staan ze vermeld op klikfiche. De andere uitbreidingen worden in een aparte tabel (de SLA-fiche) beschreven die van de vorm is:
Prijzen voor de periode: | |
Omschrijving | Prijs (excl btw) |
Consultancy 1 | |
Consultancy 2 | |
Consultancy … | |
Andere 1 | |
Andere 2 | |
Andere … | |
De kosten voor het onderhoud van het beheersysteem worden beschreven bij het beheersysteem.
De kosten voor projectmangement, opleiding en bijstand worden beschouwd als consultancy. De inschrijver geeft deze aan onder de vorm van een prijs per uur, per halve dag en per dag.
Verplaatsingskosten in het kader van consultancy worden bij voorkeur verrekend in de prijs, maar de inschrijver mag deze eventueel apart vermelden.
Deze prijzen liggen vast. Ze zijn onveranderlijk behalve op een moment van prijsherziening.
De inschrijver geeft duidelijk aan wat de consultancykost is voor de implementatie en de configuratie van het beheersysteem en van een multifunctional.
De bestellende overheid bestelt steeds een basis SLA (ook al is deze niet specifiek vermeld in de offertevraag), maar behoudt zich het recht voor uitbreidingen op het service management al dan niet te bestellen.
§4 Afwijkingen in duur of refurbished materiaal
Standaard worden multifunctionals voor 5 jaren (= 60 facturatiemaanden waarbij de eerste maand de maand is volgend op de installatiemaand ) gehuurd. Op deze periode worden de prijzen berekend.
Het is echter denkbaar dat een bestellende overheid redenen heeft om deze periode te verkorten of te verlengen. Daarom wordt aan de inschrijver gevraagd een formule of prijsberekening op te geven waarmee de invloed ervan op de huurprijs en op de klikprijs wordt aangeduid. Bovendien wordt gevraagd onderscheid te maken tussen verkorten en verlengen.
Benadrukt wordt dat het bestuur voorstander is van eenvoudige formules of berekeningen, bijvoorbeeld rechtevenredig op basis van het aantal maanden verschil.
Ook is het mogelijk dat een bestellende overheid tijdens een lopend contract wenst af te wijken van de overeengekomen duur. Aan de inschrijver wordt gevraagd een mogelijkheid te voorzien voor een vraag tot verkorten van de overeengekomen duur en voor een vraag tot verlenging ervan. Bij een vraag tot verlenging wordt verwacht dat als de afschrijvingsperiode van het toestel voorbij is hiermee rekening wordt gehouden in de kostenstructuur.
Standaard worden nieuwe multifunctionals gehuurd. Het is echter denkbaar dat een bestellende overheid redenen heeft om een refurbished toestel aan te schaffen. Aan de inschrijver wordt gevraagd, als een bestellende overheid een vraag voor een refurbished toestel stelt, hierop in te gaan op voorwaarde dat
o De inschrijver natuurlijk over een toestel beschikt dat hij kan aanbieden
o Het toestel binnen de familie van de keuzelijst valt
o De prijzen onderling worden afgesproken zonder dat ze hoger liggen dan deze van het raamcontract
III.5 Bestellingsmodaliteiten
De toewijzing van dit raamcontract creëert het kader waarbinnen bestellingen voor multifunctionals, een beheersysteem en/of service management mogelijk wordt.
De bestellingen kunnen worden geplaatst door het provinciebestuur voor haar administratie of door de gemeentebesturen vermeld in bijlage C voor hun administratie. Het begrip 'administratie' dient in de ruimst mogelijke zin te worden geïnterpreteerd. Zo zijn onder andere de intern verzelfstandigde agentschappen (IVA's) en extern verzelfstandigde agentschappen (EVA's) van de besturen inbegrepen.
Het raamcontract garandeert geen exclusiviteit.
Een minimale afname is evenmin gegarandeerd behalve de eerste vervanging van het materiaal bij het provinciebestuur zoals beschreven in bijlage D.
De leverancier spreekt rechtstreeks met de bestellende overheid. Het provinciebestuur heeft of krijgt dus geen enkele verplichting als gevolg van die gesprekken en de daaruit voortvloeiende bestelling(en) en contracten, tenzij de bestellende overheid het provinciebestuur zelf is natuurlijk.
III.6 Vragenlijst
De antwoorden op onderstaande vragen zullen bij de verschillende gunningscriteria mee in rekening worden gebracht.
§1 Prijs
1.1. Als meerdere pagina's worden afgedrukt, waarvan slechts één pagina in kleur is, hoeveel kleurpagina's worden aangerekend?
1.2. Geef de invloed op de kost van vraag 4.6.
1.3. Beschrijf de formules voor de elementen bedoeld in punt III.4 §4.
§2 Service management
2.1. Wat zijn de levertermijnen?
2.2. Is het toegestaan dat eigen technisch personeel de multifunctionals verplaatsen binnen eenzelfde gebouw zonder dat dat invloed heeft op waarborg, onderhoud of kost?
2.3. Voeg de basis SLA toe.
2.4. Beschrijf de grenswaarden gehanteerd voor de SLA en de gevolgen bij het overschrijden van deze waarden.
2.5. Beschrijf kort de gebruikte methodologie voor projectmanagement.
2.6. Indien de bestellende overheid ruimte heeft voor de opslag van reserve- en onderhoudsonderdelen, heeft dit invloed op de prijszetting of het onderhoudscontract? Zo ja, welke?
§3 Beheersysteem
3.1. Bezorg een demo (applicatie of filmpje à la flash) van de software
3.2. Kunnen de faxmodules in de verschillende toestellen beheerd en gebruikt worden vanaf een centrale faxserver? Kan deze connecteren met het adresboek van de individuele gebruikers?
3.3. Momenteel worden support meldingen niet automatisch doorgestuurd naar de leverancier/fabrikant maar eerst via de eigen interne helpdesk afgehandeld. Zo is bijvoorbeeld het automatisch bestellen en leveren van verbruiksgoederen (zoals toner, fuser, …) niet geïmplementeerd, want dagelijkse leveringen zijn moeilijk te coördineren en veroorzaken een onverantwoorde milieuimpact. Is het mogelijk om alle meldingen bij de eigen interne helpdesk te laten toekomen die dan een triage van de incidenten doet alvorens de helpdesk van de leverancier/fabrikant te verwittigen? Voor welke types meldingen is dit (niet) mogelijk? Beschrijf eventueel een alternatief.
3.4. Beschrijf de gevolgen en de aanpak als onderdelen/modules (bijvoorbeeld Equitrac) down gaan.
3.5. Beschrijf gedetailleerd de mogelijkheden voor gedifferentieerde afdrukken en voor gedifferentieerde kosten.
§4 Multifunctionals
4.1. Bezorg een demo (applicatie of filmpje à la flash) van de userinterface
4.2. Bezorg een toestel onmiddellijk na gunning ter voorbereiding
4.3. Welke maatregelen werden genomen voor het werken van een toestel in een iets vochtrijkere omgeving?
4.4. Is de interface vlot bereikbaar en hanteerbaar voor rolstoelgebruikers?
4.5. Kunnen de machines banners afdrukken?
4.6. Welke oplossing kan worden aangeboden opdat externen (bvb leerlingen) tegen betaling kopies en prints kunnen maken? Hou er rekening mee dat externe gebruikers geen badgekaart hebben.
4.7. Er wordt benadrukt dat er op recyclagepapier zal worden afgedrukt. Beschrijf de grenzen waarbinnen dit geen problemen oplevert. Beschrijf ook het proces om te komen tot een constructieve oplossing als er toch problemen ontstaan.
4.8. Momenteel ondervindt het bestuur soms problemen met printer driver configuratie en verspreiding. Soms verdwijnen de printer iconen. Die instellingen worden in het register opgeslagen en werken samen met een (lokale verborgen systeem) folder op de computer. Als een profiel slecht wordt bijgewerkt kan de link tussen register en lokale folder verdwijnen. Welke oplossing stelt de leverancier/fabrikant voor?
4.9. Vul in:
Milieu
o Energieverbruik
Tijdschakelaar (automatisch uitschakelen ’s nachts): … (J/N)
Energieverbruik standby: (Watt)
Energieverbruik werking: (Watt)
Energieverbruik slaapstand: (Watt)
o Geluidsdrukniveau in dB(A) op de plaats van de bedienaar:
in standby: dB(A)
in werking: dB(A)
o Warm up time vanuit shutdown: … (s)
o Warm up time vanuit spaarstand: … (s)
o Warm up time vanuit stand-by: … (s)
o Eerste afdruk tijd: … (s)
o Warmte-emissie: … (Watt)
o Stofproductie: uitgerust met stoffilter: … (J/N)
o Productie broeikasgassen: uitgerust met filter: … (J/N)
o Er is een snelle en eenvoudige power- off knop aanwezig: … (J/N)
o Stofemissie (per kopie, print, fax of per tijdseenheid): ...
o Ozonemissie (per kopie, print, fax of per tijdseenheid): ...
o Styreenemissie (per kopie, print, fax of per tijdseenheid): ...
o Overige broeikasgasemissies (benzeen, Vluchtige Organische Stoffen, …) per kopie, print, fax of per tijdseenheid): ...
o De minimaal vereiste ruimte: … (m³)
o De minimaal vereiste verluchtingsgraad (ventilatie-eisen): … (m³/h)
o Garantie geschiktheid voor gerecycleerd papier (100% postconsumptie) dat inzake doorloopeigenschappen voldoet aan de norm DIN 19309 of NBNV / ENV 12281:1996 (xxxx://xxx0.xxx.xx): … (J/N)
o Milieulabels (bijvoorbeeld Blauwe Engel, Nordic Swan, Europees Ecolabel, Energy Star): …
o Inzameling verbruikte verbruiksgoederen: … (J/N)
o Recyclageprogramma's: … (J/N)
o Toner/cartridges (indien gebruikt):
Toner bevat geen stoffen die volgens de richtlijn 67/548/EEC (xxxx://xxxxxxx.xxx.xxx/xxxx/xxxxxxxx/xxxxx.xxxx) als kankerverwekkend, mutageen of terratogeen bepaald en geclassificeerd zijn. Negatieve Amestest (xxxx://xxxxx.xxx.xxx/xxxxxxxx.xx.xxxxxxxx/XxxxxxxXxxxx/X/XxxxXxxx.xxxx):
… (J/N)
De toner voldoet aan de algemene gezondheids- en milieucriteria, meer bepaald de bepalingen van Europese Richtlijn 67/548/EEG: … (J/N)
De tonercartridges zijn hervulbaar en worden dan ook effectief hervuld: … (J/N)
Bij levering van nieuwe (hervulde) cartridges terugname van de lege cartridges met het oog op hervulling: … (J/N)
De toner bevat geen zware metalen (kwik, lood, cadmium en chroom VI): … (J/N)
De toner bevat geen polyaromatische koolwaterstoffen (PAK’s): … (J/N)
De cartridges worden op het einde van de levensduur gerecycleerd: … (J/N)
Kleurgescheiden cartridges die los van elkaar vervangen kunnen worden: … (J/N)
Geen gebruik van resttoners: … (J/N)
Indien de drum niet in de cartridge vervat zit, welke stoffen zijn aanwezig in de geleiding van de trommel (drum) van tonercartridge (organische verbindingen, zinkoxide, silicium, selenium, lood, kwik, cadmium)? …
De MSDS fiche (Material Safety Data Sheet) van de toner dient gevoegd te worden bij de offerte
o Verpakking:
Geen verpakking indien mogelijk: … (J/N)
Individuele verpakkingen worden zoveel mogelijk beperkt: … (J/N)
Indien individuele verpakkingen gebruikt worden, dan liefst uit een (gerecycleerde en ongebleekte) papiersoort of uit karton: … (J/N)
De grootverpakking liefst uit een (gerecycleerde en ongebleekte) papiersoort of uit karton: … (J/N)
Inzake opvulmateriaal liefst uit hernieuwbare of herbruikbare grondstoffen, zoals plantaardige vezels (houtvezels, ...): … (J/N)
Pakjes silicagel enkel toevoegen indien noodzakelijk: … (J/N)
Inzake plakband liefst stevig, niet gebleekt papier, of anders celluloseacetaat, polyprolyleen of polyethyleen en met lijm op basis van water of
ethanol: … (J/N)
De leverancier neemt de verpakking terug mee indien hij hierom wordt verzocht. Gebeurt dit niet op hetzelfde tijdstip als de levering, dan wordt een regeling getroffen om de verpakking later op te halen: … (J/N)
Veiligheid
o Voldoen aan vigerende Belgische wetten en reglementen betreffende veiligheid hygiëne en de Europese richtlijn en normen die erop van toepassing zijn
de richtlijn 2006/95/EG (xxxx://xxx.xxxxxx.xx) betreffende de onderlinge aanpassing van de wettelijke voorschriften van de lidstaten inzake elektrisch materieel bestemd voor gebruik binnen bepaalde spanningsgrenzen.: … (J/N)
het K.B. dd. 28/02/2007 betreffende de elektromagnetische compatibiliteit (omzetting richtlijn 2004/108/EG) – BS 14/03/2007) xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxxx.xxxx.xx/xxx/xxxxxxx.xx : ... (J/N)
de richtlijn arbeidsmiddelen (89/655 (xxxx://xxx.xxxxxx.xx.xxx/xxxxxxxx/xxx/xx) - K.B. 12/08/93 (xxxx://xxx.xxxx.xxxx.xx/xx/xxx/xxxx/xxxxx/xxxxxx00.xxx) -Titel VI, hoofdstuk I van de codex over het welzijn op het werk) (xxx.xxxxx.xxxxxxxxxx.xx): … (J/N)
o De voorwaarden betreffende veiligheid en hygiëne, niet noodzakelijk bij de vigerende wetten en reglementen opgelegd, maar onontbeerlijk om het objectief te bereiken vooropgesteld door het dynamisch risicobeheersingsysteem bedoeld in artikel 3 van het K.B. van 27 maart 1998 betreffende het beleid inzake welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk (xxxx://xxx.xxxx.xxxx.xx/xx/xxx/xxxx/xxxxx/xxxxxx00.xxx): … (J/N)
o Maximale geluidsoutput conform NBN EN ISO 7779:2001(xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxx0.xxx?XXXx00.000.00): … (J/N)
BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER
PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP “MUTLIFUNCTIONALS EN DOCUMENTENBEHEER”
Algemene offerteaanvraag
Belangrijk: dit offerteformulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven.
Natuurlijke persoon
Ondergetekende (naam en voornaam):
Hoedanigheid of beroep:
Nationaliteit:
Woonplaats (volledig adres):
Telefoon:
Fax:
E-mail:
Ofwel (1)
Vennootschap
De vennootschap (benaming, rechtsvorm):
Nationaliteit:
met zetel te (volledig adres):
Telefoon:
Fax:
E-mail:
vertegenwoordigd door de ondergetekende(n):
(De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.)
Ofwel (1)
Tijdelijke vereniging
De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):
VERBINDT OF VERBINDEN ZICH OP ZIJN OF OP HUN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT:
tegen de som van:
(in cijfers, exclusief btw)
............................................................................................................
(in letters, exclusief btw)
............................................................................................................................................
............................................................................................................................................
Algemene inlichtingen Inschrijving bij de RSZ nr.:
B.T.W. (alleen in België) nr.:
Betalingen
De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer
................................................ van de financiële instelling geopend op naam
van ................................. .
Attesten
Bij deze offerte voeg ik of voegen wij:
* Uittreksel uit het strafregister of evenwaardig document waaruit blijkt dat de inschrijver:
- niet veroordeeld is geweest voor deelname aan criminele organisaties, omkoping, fraude of witwassen;
- niet in staat van faillissement of vereffening verkeert;
- geen aangifte van faillissement heeft gedaan of geen procedure van vereffening of gerechtelijk akkoord aanhangig is tegen hem;
- niet veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat de professionele integriteit aantast.
* Attest van in orde zijn met de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen.
* Attest van in orde zijn met de betaling van de btw belasting.
* - een gedetailleerde technische beschrijving in de Nederlandse taal van de aangeboden hard- en software (benaming, merk, type, bijzondere ken¬merken, noodzakelijke toebehoren), documentatie, informatie en - voor¬waarden inzake levering, montage, ingebruikstelling en waarborg;
* Een lijst van de voornaamste gelijkaardige leveringen die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht.
* Bewijzen inzake kwaliteitsbewaking en milieuzorgsysteem
* Een lijst van de voornaamste leveringen die de inschrijver gedurende de afgelopen drie jaar heeft verricht, hun bedrag, data en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren:
- een bewijs leveren dat de aanbieder reeds 5 jaar onderhoud levert op grote schaal;
- een presentatie van de aanbieder;
- de aanbieder dient een bewijs toe te voegen dat hij tevens fabrikant is van de multifunctionals die aangeboden worden;
- een lijst met referenties van de aanbieder;
- een document waaruit blijkt dat de aanbieder voldoet aan vereisten inzake veiligheid en gezondheid en aan alle vigerende wetten en reglementen terzake.
Bij de offerte te voegen documenten
De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd.
Gedaan te ............................................................................................
De ............................................................................................
De inschrijver,
Handtekening: ............................................................................................
Naam en voornaam: ............................................................................................
Functie: ............................................................................................
Belangrijke nota
Er is geen beroep mogelijk op mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 99 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996).
(1) Doorhalen wat niet van toepassing is
BIJLAGE B : INVENTARIS
“Multifunctionals en beheersysteem”
Zie punt III.4 voor het concept van de prijzenstructuur. De klikprijstabel heeft volgende vorm:
Klikprijs | ||||
Nr. | Omschrijving | Prijs in letters (excl btw) | Prijs in cijfers (excl btw) | Prijs in cijfers (incl btw) |
01 | Voor Z/W-afdrukken | |||
02 | Voor kleine kleurafdrukken of variante | |||
03 | Voor alle andere kleurafdrukken | |||
04 | ||||
05 | ||||
06 | ||||
07 | ||||
… | ||||
Per aangeboden multifunctional is er een tabel van volgende vorm:
Multifunctional: … … … … … … | ||||
Categorie: … … … | Snelheid kleur: … … … | Snelheid Z/W: … … … | ||
Nr. | Omschrijving | Maandelijkse huurprijs in letters (excl btw) | Maandelijkse huurprijs in cijfers (excl btw) | Maandelijkse huurprijs in cijfers (incl btw) |
01 | Basis | |||
02 | ||||
03 | ||||
04 | ||||
05 | ||||
06 | ||||
07 | ||||
… | ||||
Voor het beheersysteem ontstaat een tabel van de vorm:
Beheersysteem | ||||
Nr. | Omschrijving | Prijs in letters (excl btw) | Prijs in cijfers (excl btw) | Prijs in cijfers (incl btw) |
01 | Basis | |||
02 | ||||
03 | ||||
04 | ||||
05 | ||||
06 | ||||
07 | ||||
… | ||||
Voor het service management ontstaat een tabel van de vorm:
Service management | ||||
Nr. | Omschrijving | Prijs in letters (excl btw) | Prijs in cijfers (excl btw) | Prijs in cijfers (incl btw) |
01 | Basis consultancy per uur | |||
02 | Basis consultancy per halve dag | |||
03 | Basis consultancy per dag | |||
04 | ||||
05 | ||||
06 | ||||
07 | ||||
… | ||||
Voor de afwijkingen worden volgende formules gebruikt:
Afwijkingen in duur | ||
Nr. | Omschrijving | Formule |
01 | Verkorten duur vanaf start overeenkomst | |
02 | Verlengen duur vanaf start overeenkomst | |
03 | Verkorten duur tijdens de loop van een overeenkomst | |
04 | Verlengen duur tijdens de loop van een overeenkomst | |
05 | ||
… | ||
Gezien, onderzocht en aangevuld met prijzen die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier.
Te .......................................... de ......................................................
Functie: ......................................................
Naam en voornaam: ............................................................................
Handtekening:
BIJLAGE C: Lijst met potentieel bestellende overheden
De aanbestedende overheid treedt voor deze opdracht op als opdrachtencentrale in de zin van artikelen 2, 4° en 15 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15.6.2006, ten aanzien van alle onderstaande entiteiten.
Het betreft de Oost-Vlaamse gemeentes en Vlaamse provinciebesturen die gebruik kunnen maken van het raamcontract. Hiertoe nemen zij rechtstreeks contact op met de projectcoördinator van de leverancier waarbij zij één of meer multifunctionals, een beheersysteem en/of een bijhorend contract voor service management kunnen bestellen aan de voorwaarden overeengekomen in dit raamcontract, en zolang het raamcontract loopt.
Benadrukt wordt dat de leverancier rechtstreeks met de bestellende overheid spreekt en dat het provinciebestuur dus geen enkele verplichting heeft of krijgt als gevolg van die gesprekken en de daaruit voortvloeiende bestelling(en), tenzij de bestellende overheid het provinciebestuur is natuurlijk.
Ook benadrukt wordt dat het raamcontract geen exclusiviteit belooft en dat geen minimum afnames worden gegarandeerd behalve de vervanging van het materiaal bij het provinciebestuur zoals besproken in bijlage D.
BIJLAGE D: Beschrijving van de bestaande situatie bij het provinciebestuur
De provinciale administratie, dit is exclusief het provinciaal onderwijs, huurt momenteel 63 printer-copiers die verspreid staan over de verschillende gebouwen en diensten. De toestellen hebben in 2009 samen (afgerond) 6 850 000 afdrukken gemaakt. De huurcontracten lopen binnenkort af. Via het voorliggende raamcontract zullen de toestellen worden vervangen.
Een belangrijke kanttekening hierbij is dat het provinciebestuur een grondige reorganisatie ondergaat op het moment van schrijven van dit bestek en dat er nog geen volledig gedetailleerd zicht is op de nieuwe invulling van de gebouwen. Pas als de reorganisatie rond is kan per gebouw en verdieping een exact behoeftenoverzicht worden opgemaakt. Dit betekent dat het mogelijk is dat het aantal nieuwe multifunctionals lichtjes afwijkt van de 63 huidige printer-copiers.
Het huidige beheersysteem waarover de provinciale administratie beschikt staat beschreven in punt III.2. Via het huidige raamcontract zal dit systeem worden vervangen of uitgebreid.
Het provinciaal onderwijs huurt momenteel 41 printer-copiers die verspreid staan over de verschillende vestigingen van de onderwijsinstellingen. De toestellen hebben in 2009 samen (afgerond) 11 000 000 afdrukken gemaakt. De huurcontracten lopen af op 28/02/2011. Ook deze toestellen worden via het voorliggende raamcontract vervangen.
De verdeling van de huidige printer-copiers over de categoriën is als volgt:
Categorie | Administratie | Onderwijs |
20 ppm tot net geen 30 ppm | 38 | 12 |
30 ppm tot net geen 40 ppm | 20 | 15 |
40 ppm tot net geen 50 ppm | 00 | 03 |
50 ppm en meer | 05 | 11 |
Parallel aan de toewijzing van dit raamcontract werkt het bestuur een beleid rond afdruk- en outputstrategie uit dat gebaseerd is op vier pijlers: groener, efficiënter, minder en goedkoper. Het is onder andere de bedoeling dat het bovenvermelde aantal afdrukken omlaag gaat.
Bij de provinciale administratie worden de printer-copiers momenteel gebruikt als:
Kopieertoestel: Per dienst is er een code beschikbaar op het toestel. Er moet - zonder wachtwoord - aangemeld worden om een kopieeropdracht te starten.
Printer: Het printen verloopt via een centrale print server waar alle afdrukken via Equitrac Printlog Accounting Server 2.5.5 worden gelogd.
Scanner: Elk toestel kan gebruikt worden als scanner. Hierbij kan een gescand document via e-mail verstuurd worden of kan het opgeslagen worden op een netwerk locatie. Voor het selecteren van een e-mail adres wordt er gebruik gemaakt van een LDAP koppeling. De selectie van een netwerk locatie gebeurt op basis van de dienst code.
Fax: Niet alle toestellen zijn met een fax uitgerust. De ontvangen faxen worden afgeleverd in een centrale mailbox en optioneel afgedrukt.