Programma van Eisen Accountantsdiensten
Programma van Eisen Accountantsdiensten
1 Omschrijving van de Opdracht
De opdrachtgever (de raad van de gemeente Schagen) wil een overeenkomst aangaan met een opdrachtnemer een (register)accountant) voor de controle van de jaarrekening(en) conform artikel 213 van de Gemeentewet voor een periode van vier jaar, met een optie tot verlenging met twee jaar, startend met verslagjaar 2023.
De omvang van de dienstverlening gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst bestaat uit de volgende onderdelen:
• de algemeen certificerende functie;
• controle overige verantwoordingen;
• controle op uitvoering externe IT audits;
• de natuurlijke adviesfunctie;
Tot de accountantsdiensten behoren naast de controle van de jaarrekening, op grond van artikel 197 van de Gemeentewet, ook de Single Information Single Audit bijlagen. Vanaf verslagjaar 2023 zal het college van B&W een rechtmatigheidsverantwoording opstellen.
Verbonden partijen:
Indien van toepassing steunt de accountant van de gemeenten maximaal op de accountantsverklaringen van verbonden partijen, met het oog op het voorkomen van dubbel werk. De accountant van de gemeenten maakt indien noodzakelijk afspraken met accountants van de verbonden partijen.
Verbonden partijen (niet limitatief, bron programmabegroting 2023):
1. Gemeenschappelijke regelingen
- Gesubsidieerde arbeid kop van Noord-Holland
- Veiligheidsregio Noord-Holland Noord
- GGD Hollands Noorden
- Omgevingsdienst Noord-Holland Noord
- Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
- Archeologie West-Friesland
2. Vennootschappen en coöperaties
- NV Bank Nederlandse Gemeenten
- Alliander N.V.
- Huisvuilcentrale Noord-Holland (HVC)
- Ontwikkelingsbedrijf Noord-Holland Noord
- Mobipunten
3. Stichtingen en verenigingen
- Surplus
Als wet- en regelgeving ingrijpend verandert, kan dat reden zijn voor opzegging of aanpassing van de overeenkomst. Na een controlejaar wordt de dienstverlening geëvalueerd en worden zo nodig nieuwe afspraken gemaakt. Jaarlijks worden indien nodig in het controleprotocol de controle-eisen van het betreffende jaar aangepast. Hierover vindt vooraf afstemming plaats met de accountant.
De Opdrachtgevers gaan uit van de minimale en wettelijk noodzakelijke controlewerkzaamheden benodigd voor een deugdelijke grondslag van het oordeel in de verklaring. De Opdrachtgevers verwachten van de accountant dat er voldoende aantoonbare kennis en ervaring aanwezig is rondom de specifieke gemeentelijke ontwikkelingen en regelgeving. De opdrachtnemer is bereid om referenties te verstrekken van gelijksoortige gemeenten, die naar de aard en omvang in verhouding staan met de gevraagde dienstverlening, waarvoor hij de jaarrekeningcontrole over een recent verslagjaar heeft verzorgd.
De accountantsorganisatie geeft daarnaast haar betrokkenheid en aantoonbare ervaring met betrekking tot actuele ontwikkelingen rond bijvoorbeeld het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), het Sociaal Domein en de Vennootschapsbelasting (Vpb) nadrukkelijk aan.
De werkzaamheden en de daarop aansluitende verslaglegging dienen plaats te vinden binnen de planning- en control cyclus van de gemeente en de daarbij door de Opdrachtgever vastgelegde tijdslimieten. De verdere verfijning van de planning- en control instrumentarium, de ontwikkeling van een zoveel mogelijk zich zelf controlerende organisatie (die niet alleen zicht heeft op haar risicomarges, maar deze risico's ook adequaat beheerst), de verbeterde financiële informatiesystemen en de uniformering van de administratie zorgen er voor dat het zelf controlerende vermogen van de gemeente toe kan nemen gedurende de looptijd van de Overeenkomst.
Van de accountant wordt verwacht dat in de aanbieding rekening wordt gehouden met de gebruikelijke problematiek die speelt bij een middelgrote gemeente. Indien gewenst kan de meest recente management letter worden opgevraagd via de berichtenmodule van Mercell.
De accountant dient in de aanbieding duidelijk aan te geven of er bereidheid is (en op welke concrete wijze dit ingevuld wordt) om gedurende de contractperiode de contractprijs neerwaarts bij te stellen naarmate het zelf controlerende vermogen van de gemeente toeneemt.
De accountantsorganisatie dient te voldoen aan de eisen zoals beschreven in artikel 1a van de
‘Controle verordening gemeente Schagen’. De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de Gedrag - en Beroepsregels (deugdelijke grondslag). De controle moet gebaseerd zijn op de actuele regelgeving. Naast de algemene grondslagen voor de accountantsdienstverlening zijn specifiek de Gemeentewet, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), de Wet ge meenschappelijke regelingen, de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO), het Besluit accountantscontrole gemeenten, Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), wettelijke
uitvoeringsbepalingen en controleprotocollen van diverse ministeries en andere overheden, raadsbesluiten en gemeentelijke verordeningen van toepassing. In een controleprotocol kunnen de Opdrachtgever nadere aanwijzingen geven aan de accountant over de reikwijdte van de
accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening.
Tot de scope van deze overeenkomst behoort de volgende dienstverlening:
- 2.1 de algemeen certificerende functie, bestaande uit:
- 2.1.1 jaarrekeningcontrole;
- 2.1.6 controle op uitvoering externe IT audits;
- 2.1.7 de natuurlijke adviesfunctie;
Voor de controle van overige verantwoordingen (§2.1.5) en specifieke onderzoeksopdrachten (§2.2) worden separate opdrachten verstrekt. Deze behoren dus niet tot de scope van de opdracht.
2 De aangeboden dienstverlening
2.1 De algemeen certificerende functie
2.1.1 Jaarrekeningcontrole
De certificerende functie is vastgelegd in het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten (BAPG) en de controleverordening ex artikel 213 Gemeente wet. Bij de certificerende functie bepaalt de accountant zelfstandig de noodzakelijk geachte werkzaamheden om te komen tot een deugdelijke grondslag voor zijn oordeel. De accountantscontrole is gericht op de jaarrekening van de gemeente Schagen en moet jaarlijks ten minste resulteren in :
• een controleverklaring als bedoeld in artikel 4 Besluit accountantscontrole gemeenten;
• verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 5 Besluit accountantscontrole gemeen ten;
• een managementletter ten behoeve van het management en ter informatie voor de gemeenteraad (c.q. auditcommissie).
Jaarlijks wordt een interim-controle gehouden gericht op de werking van de administratieve organisatie, interne controle, de geautomatiseerde gegevensverwerking en het financieel beheer.
Tevens wordt aandacht besteed aan mogelijke bedrijfseconomische en exploitatierisico’s. Onderdeel van de interim controle is bovendien een risicoanalyse als vooruitblik op de jaarrekening. De interim controle heeft mede als doel het vergroten van de efficiency en het versnellen van de jaarrekeningcontrole. De interim-controle dient in overleg plaats te vinden met de direct betrokkenen uit de organisatie.
SISA controles vallen onder de normale werkzaamheden voor het controleren van de jaarrekeningen van de gemeente.
2.1.2 Goedkeuringstolerantie
Het begrip goedkeuringstolerantie geeft de kwantitatieve grens aan voor het wel of niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring. De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder de bruikbaarheid ervan voor de oordeelsvorming door de gebruikers aan te tasten. De goedkeuringstolerantie wordt veelal uitgedrukt in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente (de omvang basis).
In het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten worden maximale percentages voor de goedkeuringstoleranties gegeven (1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle). De gemeente Schagen hanteert de hiervoor genoemde goedkeuringstoleranties.
2.1.3 Rapporteringtolerantie
De rapporteringtolerantie is het kwantitatieve criterium voor het al dan niet rapporteren door de accountant van bevindingen in het verslag van bevindingen. Een rapporteringtolerantie is het bedrag dat voortvloeit uit een goedkeuringstolerantie en dient als tolerantie voor rapportage in het verslag van bevindingen. De gemeente Schagen hanteert een grensbedrag van € 100.000,-.
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie opgenomen. Deze komen overeen met het wettelijk minimum.
Goedkeuringstolerantie | ||||
Soort verklaring | Goedkeurend | Beperking | Oordeel- onthouding | Afkeurend |
Fouten in de jaarrekening (% van totale lasten van organisatie) | ≤ 1% | > 1% < 3% | - | ≥ 3% |
Onzekerheden in de controle (% van de totale lasten van organisatie) | ≤ 3% | > 3% < 10% | ≥ 10% | - |
2.1.4 Rapportering
De controleverklaring dient aan te geven of:
a) de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;
b) de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 van de Gemeentewet.
c) de rechtsmatigheidsverklaring voldoet aan de bestaande regelgeving (conform de nieuwe wetgeving)
d) het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.
Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over:
a) de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken en
b) onrechtmatigheden in de jaarrekening.
c) het verslag van bevindingen bevat geen rapportage over (cijfermatige) correcties die zijn gemaakt voorafgaande aan het definitief aanbieden van de jaarstukken door het college/directie, niet zijnde fouten in rechtmatigheid of getrouwheid.
In de managementletter geeft de accountant aan:
a) de verbeterpunten en de prioritering hiervan in urgentie in de opzet en werking van het financieel beheer, de geautomatiseerde gegevensverwerking, de planning -en control instrumenten en het risicomanagement, echter indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijk adviesfunctie) ;
b) de overige verbeterpunten in de bedrijfsvoering, eveneens indien en voor zover de accountantscontrole daartoe aanleiding geeft (natuurlijke adviesfunctie).
c) wanneer er structurele materiële afwijkingen zijn die van belang kunnen zijn voor de controle bij de jaarrekening.
d) overige ontwikkelingen die relevant voor de opdrachtgever zijn.
De accountant maakt gebruik van de resultaten van de interne controles. Over het intern controleplan vindt vooraf afstemming plaats tussen de accountant en de concerncontroller.
2.1.5 Controle overige verantwoordingen
Voor andere accountantsverklaringen, zoals verklaringen bij ontvangen subsidies (welke niet onder SISA vallen), worden aparte opdrachten verstrekt. De eigen accountant heeft hierbij de voorkeur, maar een andere accountant is ook mogelijk.
2.1.6 Controle externe IT-audits
De accountant controleert of met de in opdracht van het management van de gemeente uitgevoerde externe IT-audits de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en beveiliging van systemen op orde zijn, waarbij gekeken wordt naar de automatiseringsomgeving én naar de -processen.
2.1.7 De natuurlijke adviesfunctie
De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert het ambtelijk en bestuurlijk management zowel gevraagd (op verzoek van de gemeente) als ongevraagd (op eigen initiatief). Deze advisering richt zich in het bijzonder op de activiteiten van het management die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, rechtmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s en dergelijke. Het zijn adviezen van beperkte omvang:
• die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen;
• die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages;
• die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie;
• die voortvloeien uit bevindingen in andere gemeenten;
• die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied;
• die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid.
De adviezen zijn oplossingsgericht en op de gemeente Schagen toegesneden. Ook het op verzoek (mondeling dan wel schriftelijk) adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controle functie wordt tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend. De accountant wordt door de gemeente op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen de gemeentelijke organisatieonderdelen. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. De accountant zal zijn adviezen in zodanig - vroeg - stadium geven dat de gemeenteraad en het ambtelijk apparaat hier tijdig op in kunnen spelen.
2.2 Specifieke onderzoeksopdrachten gemeenteraad
Vanuit de controlerende taak van de gemeenteraad kan er naast de adviezen zoals genoemd onder
2.1.7 behoefte bestaan jaarlijks een of meerdere specifieke onderzoeken te laten verrichten, al dan niet voortvloeiend uit de jaarrekening. De presentatie van de uitkomsten van dergelijke onderzoeken erop gericht de controlerende taak van de gemeenteraad te ondersteunen en te versterken.
Naast de hoofdopdracht kunnen aanvullende opdrachten worden verstrekt voor het verrichten van controlewerkzaamheden ten behoeve van het afgeven van deelverklaringen aan derden zoals diverse Ministeries en de Provincie Noord-Holland, voor zover deze niet vallen onder de regeling SISA.
Voor een afzonderlijke verklaring zal een prijsopgave worden aangevraagd, op basis van de ingediende uurtarieven. Bij de prijsopgave dient de inzet van personeel inzichtelijk te worden gemaakt en dienen de uurtarieven uit deze aanbieding te worden gehanteerd.
Van de accountant wordt verwacht dat deze verklaringen en overige controles in overleg met de verantwoordelijke bedrijfsonderdelen worden opgesteld/uitgevoerd binnen de daarvoor vastgestelde termijnen en conform hetgeen hierover is vastgelegd in de voorschriften van de subsidieverstrekker.
2.3 Specifieke en functionele eisen
De accountant dient om zijn controletaak adequaat te kunnen uitvoeren over uitstekende kennis en ervaring te beschikken op het gebied van Nederlandse gemeentelijke wet- en regelgeving op een breed terrein; van onderwijswetgeving tot milieuwetten, van het BBV tot fiscale regelgeving. Er wordt uitgegaan van onderstaande criteria:
• De accountant dient over brede kennis en ervaring te beschikken over het functioneren van complexe middelgrote gemeentelijke organisaties en bijbehorende specifieke bedrijfsonderdelen.
• De accountant dient met de inbreng van kennis en ervaring een bijdrage te leveren aan de kwaliteitsontwikkeling van de organisatie.
Voor zowel de certificerende als de adviesfunctie dient de accountant te beschikken over:
• Een open en kritische houding ten opzichte van de organisatie van de gemeente Schagen;
• Een adviesorganisatie die zelf in staat is de processen met kennis en mankracht te ondersteunen;
• Goede sociale vaardigheden en het vermogen om te kunnen communiceren met alle actoren in het proces.
Ook dient de accountant zijn onafhankelijke, onpartijdige en kritische rol te waarborgen en belangenverstrengeling te voorkomen. Dit geldt eveneens indien concurrerende organisaties, dan wel derden waarmee de gemeente Schagen een bezwarenprocedure ofwel een (juridisch) geschil voert, tot de cliëntenportefeuille van de accountant behoren.
Bij afstoting van activiteiten door de opdrachtgever dient de mogelijkheid te bestaan de overeenkomst aan te passen.
De accountant dient een controleleider aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de gehele dienstverlening aan de Opdrachtgever. Deze controleleider fungeert als 1e aanspreekpunt en verstrekt zowel gevraagd als ongevraagd advies. De accountant adviseert de auditcommissie. Vragen vanuit de Opdrachtgevers worden binnen 24 uur bevestigd en binnen twee weken door de accountant beantwoord.
2.4 Samenstelling en kwaliteit controleteam
Bij de samenstelling van het team is deskundigheid een vereiste. De teamleden dienen te beschikken over de juiste opleiding, kennis en werkervaring met het uitvoeren van controles binnen vergelijkbare gemeenten. De eindverantwoordelijke van het controleteam is partner van de accountantsorganisatie. De controleleider van het team beschikt over de certificerende bevoegdheid zoals dat in de wet is geregeld en de andere teamleden hebben een afdoende opleiding genoten.
Wisselingen in de samenstelling van het team dienen zoveel mogelijk te worden beperkt en in overleg te gebeuren. De accountant is verplicht om in geval van wijziging in het team, gedurende de looptijd van de overeenkomst, de opdrachtgever direct hiervan in kennis te stellen.
De Opdrachtgever heeft het recht om in voorkomende gevallen, mits er duidelijk zwaarwegende en aannemelijk gemaakte redenen voor zijn, van de accountant te verlangen een teamlid door een ander persoon te vervangen.
Binnen het team dient een goede kennisoverdracht plaats te vinden en de rolverdeling moet duidelijk zijn. Interne communicatie (uitwisseling van kennis en ervaring) tussen teamleden is een noodzakelijke voorwaarde voor het uitvoeren van een efficiënte en effectieve controle. Voorkomen moet worden dat de Opdrachtgever wordt geconfronteerd met een dubbele vraagstelling.
Het team dat de interimcontrole uitvoert, dient ook de eindejaarcontrole uit te voeren. Het team dient professioneel te zijn: dat wil zeggen kennis van zaken hebben, ervaring hebben, afspraken nakomen, communicatief goed onderlegd zijn, een zakelijke en open houding ten opzichte van de opdrachtgever hebben.
De accountant dient een vaste controleleider voor vier jaar aan te wijzen, waarmee alles met betrekking tot de accountantsdiensten besproken wordt. Tevens moet er sprake zijn van een directe (ook fysieke) bereikbaarheid van de controleleider en het werken met vaste teams en aanspreekpunten.
2.5 Communicatie
Minimaal éénmaal per jaar is er de mogelijkheid om de werkzaamheden over de afgelopen periode door de accountant en de Opdrachtgevers te evalueren, zonder dat hiervoor extra kosten in rekening worden gebracht. Afspraken die in dit overleg zijn gemaakt, worden door de accountant schriftelijk vastgelegd en aan de gemeente Schagen worden toegezonden.
Verder geldt:
• De accountant licht op verzoek het rapport van bevindingen / stand van zaken toe aan de auditcommissie (als gesprekspartner van de raad met de accountant), college en gemeentesecretaris.
• De accountant licht op verzoek de managementletter toe aan de auditcommissie, college en gemeentesecretaris.
• Ook voor andere belangrijke momenten van overleg is de accountant beschikbaar voor bijvoorbeeld de auditcommissie. Deze extra communicatiemomenten met één of meerdere opdrachtgever zijn onderdeel van offerte.
2.6 Tijdsplanning
In november voorafgaand aan het verslagjaar stemt de accountant af welke controlemomenten er zijn. De planning dient te voldoen aan de wettelijke termijnen en afgestemd te zijn met de P&C-cyclus van de Opdrachtgever.
2.7 Geoffreerde prijs
Ten aanzien van de hierboven genoemde zaken gelden de volgende prijscondities:
• Jaarrekening & SISA controles, inclusief natuurlijk adviesfunctie en communicatie:
Voor de werkzaamheden vallend onder de jaarrekeningcontrole genoemd onder art. 2.1 geldt een vaste prijs per jaar, gedifferentieerd naar de geëiste goedkeurings-tolerantie. De contractprijs mag vanaf controlejaar 2024 jaarlijks verhoogd worden met de landelijke door het CBS vastgestelde gemiddelde prijsinflatie. Ook de ‘natuurlijke adviesfunctie’ en bijbehorende
communicatie (schriftelijk, elektronisch, en mondeling) maken onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningwerkzaamheden.
• Controle overige (deel)verantwoordingen
Hier wordt vooraf een opdracht voor gegeven waarin prijsafspraken worden gemaakt.
• Meerwerk
Uitgangspunt is dat er sprake is van een vaste prijs voor de reguliere jaarrekening- werkzaamheden (zie 2.7 eerste bullet) en dat er geen sprake is van meerwerk.
NB In uitzonderlijke gevallen kan toch sprake zijn van meerwerk. Voor meerwerk dient vooraf schriftelijk toestemming te worden gegeven door de opdrachtgever. In deze aanvullende opdracht voor meerwerk dienen ten minste prijsafspraken te worden gemaakt en dient een limiet te worden gesteld aan de kosten die met dit meerwerk samenhangen. Daarbij wordt vermeld welke functies voor hoeveel uur worden ingezet met bijbehorende tarieven.
Op de offerte geeft de accountant minimaal aan:
• De onderbouwing voor het meerwerk (motivering);
• Een heldere omschrijving van de werkzaamheden die worden aangemerkt als “meerwerk”;
• De periode waarin het “meerwerk” wordt uitgevoerd en opgeleverd;
• De uren per functiesoort die hiervoor nodig zijn;
• De tarieven per functiesoort zoals opgenomen in de aanbieding.
In het kader van meerwerk is de griffier opdrachtgever voor opdrachten vanuit de raad. Indien de accountant voor meerwerkopdrachten niet kan leveren / geen passende offerte kan verzorgen, is de Opdrachtgever gerechtigd de opdracht extern uit te zetten. De Opdrachtgever zal ontvangen facturen voor meerwerk, die niet vooraf en schriftelijk zijn geaccordeerd door de griffier niet in behandeling nemen.
Indien er sprake is van minderwerk zal dit zoveel als mogelijk bij de start van het controlejaar in onderling overleg worden vastgesteld, waarbij vastgelegd wordt tot welke aanpassing van de aanneemsom dit leidt.
2.8 Facturering
Ten aanzien van de wijze waarop de facturering geschiedt, gelden de volgende condities:
• Jaarrekening
Facturering van de jaarrekening werkzaamheden vindt per boekjaar plaats in 2 gelijke termijnen.
• Facturering overig
Voor overige facturering is een aanvullende opdracht van de opdrachtgever noodzakelijk waarin aanvullende prijsafspraken worden gemaakt.
3 De gevraagde offerte
3.1 Algemeen
Het in behandeling nemen van deze offerte-aanvraag houdt in dat de aanbieder met de bepalingen van deze offerteprocedure instemt. De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever hem in
verband met deze offerte-aanvraag ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt.
De offerte dient in de Nederlandse taal gesteld te zijn en een geldigheidsduur te hebben van minimaal drie maanden. Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend. Correspondentie en ontvangen aanbiedingen zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd.
3.2 Minimale eisen offerte
De accountantsdiensten zoals omschreven in hoofdstuk 1 bestaan uit een aantal elementen. De voorkeur van de gemeente gaat ernaar uit om alle elementen desgewenst te kunnen laten uitvoeren door de geselecteerde aanbieder binnen dezelfde overeenkomst. Van alle aanbieders wordt dan ook gevraagd om een offerte uit te brengen voor de totale behoefte. Inschrijvingen en correspondentie zijn in de Nederlandse taal.
De aanbieding dient een goed beeld te geven van de kwaliteit/prijsverhouding die geboden wordt en dient minimaal de volgende elementen te bevatten:
3.2.1 Algemeen:
• de controlevisie en -aanpak met betrekking tot de getrouwheid en doelmatigheid van de jaarrekening;
• de controlevisie en -aanpak met betrekking tot de rechtmatigheid;
• de visie op de natuurlijke adviesfunctie;
• de ervaring bij gemeenten c.q. lagere overheden, inclusief een opgave van het aantal huidige gemeentelijke opdrachtgevers;
• de eventuele betrokkenheid bij en aantoonbare ervaring met actuele ontwikkelingen.
3.2.2 Specifiek:
• de wijze van aanpak, eisen en wensen ten aanzien van de administratieve organisatie en interne controle binnen de gemeente Schagen, met hierbij toegevoegd de zogenaamde lijst van op te leveren stukken en de mate van digitale aanlevering van het lopende controlejaar;
• de stimulans die de accountantscontrole en natuurlijke adviesfunctie zal geven aan de doorontwikkeling van het instrumentarium voor planning en controle, met name voor de beheersing van strategische en operationele risico's;
• de samenstelling van het dienstverleningsteam, de bereikbaarheid en de beschikbaarheid, flexibiliteit, de lokale en regionale inbedding;
• in hoeverre de accountant op de hoogte is van de gemeentelijke branche als zodanig, maar ook een beeld heeft van de lokale en regionale situatie, de verhoudingen daarin en de maatschappelijke ontwikkelingen lokaal in de regio;
• de continuïteit van de dienstverlening, in hoeverre de aanbieder de gemeentelijke overheid duurzaam als een van zijn primaire markten beschouwd, hoe lang hij in de gemeentelijke markt actief is, wat zijn marktaandeel is en in welke toekomstige ontwikkelingen hij voorziet.
• De visie op de 3 lines of defense en afgeleid de mate waarin op de werkzaamheden van de interne organisatie kan worden gesteund. De interne controle functie ontwikkelt zich in 2023, waarbij de lijn de interne controle uitvoert. Het taakveld Audit verricht de controles in de 3e lijn. Zij worden functioneel aangestuurd door de concerncontroller.
• De visie op de rechtmatigheidsverantwoording en hoe deze zich verhoudt tot de controle en adviesrol van de accountant.
3.2.3 Prijs/Tariefstelling:
• de prijs per jaar voor de diensten genoemd onder 2.1 uitgaande van de standaard goedkeurings- en rapporteringstolerantie zoals genoemd in het Besluit accountantscontrole gemeenten;
• de prijs per eenheid (uurtarief per soort medewerker c.q. per categorie werkzaamheden) die betrekking heeft op de diensten die hiervoor zijn aangeduid onder artikel 2;
• alle hiervoor genoemde prijzen worden gevraagd excl. BTW op prijspeil 2023;
• separaat dient te worden aangegeven onder welke condities en op welke wijze de prijzen van de werkzaamheden neerwaarts kunnen worden bijgesteld naarmate het zelf controlerend vermogen van de gemeentelijke organisatie verder toeneemt.
In alle gevallen waarin het programma van eisen niet voorziet of voor verschillende uitleg vatbaar is, zal het programma van eisen worden uitgevoerd naar het kennelijk bedoelde in het programma van eisen en de eisen die naar het inzicht van de opdrachtgever en de opdrachtnemer redelijkerwijs mogen worden gesteld.
De aanbieders die met het maximale aantal punten voor de presentatie in aanmerking komen om de opdracht gegund te krijgen, krijgen de gelegenheid om hun plannen te presenteren aan de selectiecommissie en haar adviseurs. Zie hiervoor de planning in het aanbestedingsdocument. De presentatie dient uitgevoerd te worden door degene die de controles uitvoert / coördineert.
Alleen de inschrijvers die na beoordeling op prijs en kwaliteit nog de winnende inschrijver kunnen worden, worden uitgenodigd voor de presentatie/verificatie. Zie voor verdere informatie over gunning en beoordeling het aanbestedingsdocument.
3.3 Social Return on Investment (SROI)
Opdrachtnemer verplicht zich om 2 % van de aanneemsom aan te wenden ten behoeve van Social Return On Investment (SROI). Voor nadere informatie over SROI verwijzen wij u de website
xxx.xxx-xxx.xx/xxxx Opdrachtnemer dient na gunning contact op te nemen met mevrouw Xxxxxxxx Xxx, Coördinator SROI Kop van Noord Holland. De contactgegevens kunt u vinden op de bovengenoemde website.
4 Begripsomschrijvingen
Natuurlijke adviesfunctie
Vanuit de controle geconstateerde zaken zoals: leemtes, risico’s, knelpunten en verbeterpunten, welke als vanzelfsprekend worden gemeld aan de opdrachtgever. Inclusief advisering en voorzien van een standpunt van de opdrachtnemer.
Aanvullende diensten
Diensten welke gerelateerd kunnen worden (direct of indirect) aan de controle van de jaarrekening en deelverantwoordelijkheden en door het controleteam worden uitgevoerd.
Opdrachtgever
De gemeenteraad van de gemeente Schagen.
Rapporteringtolerantie
Is een bedrag gelijk aan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.
Goedkeuringstolerantie
Is het bedrag dat de som van fouten aangeeft in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.
Deelverantwoording
Een in opdracht van de raad opgestelde afzonderlijke verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie.