Inleiding
Inleiding
Dit reglement geeft invulling aan de in artikel 17 van de statuten van de coöperatie vastgelegde mogelijkheid een huishoudelijk reglement op te stellen. Het huishoudelijk reglement is een aanvulling op, dan wel een meer gedetailleerde invulling van bepaalde artikelen van de statuten.
Artikel 1
Begripsbepaling, in dit reglement wordt verstaan onder:
de coöperatie: Zon op Reeuwijk Coöperatie U.A. gevestigd te Reeuwijk en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 64716317;
de statuten: de statuten van de coöperatie, zoals vastgelegd in een akte, gepasseerd bij notaris Xxxxxxxx Xxxxxx ter Wal te Bodegraven op 8 december 2015;
het bestuur: het bestuur van de coöperatie als bedoeld in artikel 8 van de statuten; Deelplan: activiteiten in het kader van het realiseren van de doelstellingen van de coöperatie.
Project: een afgebakende activiteit van Coöperatie voor de realisatie en exploitatie van een zonnestroominstallatie, waarvoor kapitaal benodigd is van de Leden en waarvan de baten in de vorm van een uitkering uit project van Coöperatie ten gunste komen van de leden. Een project heeft een eigen, unieke aansluiting op het elektriciteitsnet en beschikking van de Belastingdienst (“Aanwijzing voor het verlaagde tarief energiebelasting voor lokaal duurzaam opgewekte elektriciteit”).
Commissie: Een door het bestuur of de algemene ledenvergadering ingestelde werkgroep met een specifieke opdracht.
Schriftelijk: per brief, telefax, e-mail of een door een of andere wijze langs elektronisch leesbaar en reproduceerbaar bericht, mits de identiteit van de verzender met afdoende zekerheid kan worden vastgesteld;
Artikel 2
Lidmaatschap
Het bepaalde in dit artikel is een aanvulling op datgene wat beschreven is in artikel 6 van de statuten.
2.1. Leden van de coöperatie zijn (rechts)personen die schriftelijk de Voorwaarden van Lidmaatschap hebben geaccepteerd.
2.2. Bij het overlijden van een lid gaan diens rechten en plichten over op zijn erfgenamen (rechtsopvolgers), die het overlijden aan het bestuur van de coöperatie dienen te melden. Op verzoek van erfgenamen kan het lidmaatschap bij overlijden ook onmiddellijk worden opgezegd.
2.3. Een lid kan deelnemen in meerdere projecten. Voor elk project wordt een aparte Financierings- dan wel participatie-overeenkomst gesloten.
2.4. Een lid dat niet financieel deelneemt aan (participeert in) een project, kan van dat project ook geen financiële voor of nadelen ondervinden.
2.5. Een lid heeft alleen stemrecht over zaken m.b.t. tot de coöperatie als geheel, indien het lid financieel deelneemt aan (participeert in) één van de projecten.
2.6. Een lid heeft alleen stemrecht over zaken met betrekking tot een project, indien het lid financieel deelneemt aan (participeert in) het desbetreffende project.
Algemene ledenvergaderingen
3.1. In aanvulling op het gestelde in artikel 10 sub 2 van de statuten is voor het bijeenroepen van een algemene ledenvergadering het initiatief van tenminste twee leden vereist.
3.2. Aan de Algemene Ledenvergadering komen de bevoegdheden toe die bij wet, de statuten, dit Huishoudelijk Reglement zijn toegekend waaronder het:
1. jaarlijks vaststellen van de jaarrekening en -begroting van de coöperatie als geheel en van projecten en (indien van toepassing) deelplannen.
2. jaarlijks vaststellen van de hoogte van de contributie
3. besluiten over de besteding van het surplus als bedoeld in artikel 8
4. besluiten over het aangaan van leningen
5. vaststellen van het aantal bestuursleden
6. vaststellen van een rooster van aftreden van bestuursleden
7. benoemen, schorsen of ontslaan van het bestuur c.q. bestuursleden
8. wijzigen van de statuten, het huishoudelijk reglement en overeenkomsten met leden
9. vaststellen van reglementen
10. instellen van een beheerscommissie per project of van deelplancommissies
11. besluiten tot het benoemen van een accountant
3.3. leder lid xxxxxx zijn stemrecht uit in vrijheid, derhalve zonder gebonden te zijn aan enige instructie.
Artikel 4
Bestuur
4.1. Het bestuur bestaat uit minimaal 3 en maximaal 5 leden
4.2. Nieuwe bestuursleden:
• kunnen worden voorgedragen door het bestuur of door drie of meer leden;
• worden benoemd door de algemene ledenvergadering door schriftelijke verkiezing. Kandidaat bestuursleden moeten in persoon tijdens de vergadering aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
Artikel 5
Deelplancommisies
5. Het bestuur kan deelplancommissies voor bepaalde tijd in het leven roepen. Een deelplancommissie bestaat uit minimaal één bestuurslid en twee leden van de coöperatie. Een deelplancommissie krijgt een opdrachtomschrijving en rapporteert schriftelijk aan het bestuur. De commissie wordt ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een algemene ledenvergadering.
Artikel 6
Beheerscommisies
6. Op initiatief van het bestuur of van de algemene ledenvergadering kan per project een beheerscommissie in het leven worden geroepen. Een beheerscommissie van een project bestaat uit tenminste twee leden die opbrengstrecht in het betreffende project hebben en door de algemene ledenvergadering bij enkelvoudige meerderheid van stemmen worden benoemd, steeds voor een termijn van 2 jaar. Een beheerscommissie krijgt een opdracht omschrijving en rapporteert minimaal één keer per jaar schriftelijk aan het bestuur en mondeling op de algemene ledenvergadering.
Artikel 7
Financiële kaders
7.1. Jaarlijks wordt door de penningmeester een begroting opgesteld voor de coöperatie als geheel en voor de afzonderlijke deelplannen en projecten.
7.2. Jaarlijks wordt door de penningmeester de jaarrekening opgesteld voor de coöperatie als geheel en voor de afzonderlijke deelplannen en projecten.
7.3. De controle op de jaarstukken vindt plaats minimaal 14 dagen voor de jaarvergadering waarin de stukken worden voorgelegd;
7.4. De algemene ledenvergadering stelt voor de controle op de financiële jaarstukken een kascontrolecommissie in die minstens 1 keer per jaar een controle uitvoert op de uitgaven en inkomsten van de coöperatie. Deze commissie bestaat uit 2 tot maximaal 4 leden van de coöperatie geen bestuurslid zijnde. Jaarlijks treedt één lid af en is daarna gedurende 1 jaar niet herkiesbaar.
7.5. De algemene ledenvergadering stelt de hierboven genoemde begrotingen en financiële verslagen vast.
7.6. Het bestuur handelt binnen de kaders van het beleidsplan en de financiële kaders zoals vastgesteld in de jaarbegroting en projectbudgetten.
7.7. Het bestuur is niet bevoegd tot het aangaan van leningen zonder goedkeuring van de ledenvergadering.
7.8. Bestuursleden zijn niet gerechtigd zich voor hun inspanningen en/of tijdsbesteding te laten compenseren.
7.9. Bestuursleden die naar het oordeel van het bestuur niet binnen de hiervoor gestelde kaders handelen worden onmiddellijk door het (resterende) bestuur geschorst. Indien de eerstvolgende ledenvergadering met deze schorsing instemt, worden zij ontheven uit hun functie en zijn zij niet herkiesbaar.
Artikel 8
Resultaat (surplus)
8.1. Het bestuur maakt een voorstel omtrent de bestemming van het door de Coöperatie behaalde resultaat (het surplus). De algemene ledenvergadering neemt dit over, of verzoekt het bestuur een ander voorstel uit te werken.
8.2. Indien het bestuur besluit tot uitkering van enig bedrag ten laste van het resultaat, zal dat geschieden aan zowel hen, die aan het einde van het desbetreffende boekjaar lid waren als aan hen die in de loop van dat boekjaar hebben opgehouden lid te zijn.
8.3. Ten laste van de door de wet voorgeschreven reserves mag een tekort slechts worden gedelgd voor zover de wet dat toestaat.
Artikel 9
Taken van de bestuursleden
9.1. Nieuwe overeenkomsten waarbij een verplichting groter dan 1000,- euro wordt aangegaan, worden door minimaal 2 bestuursleden ondertekend.
9.2. De voorzitter heeft naast de taken genoemd in artikel 11 en 12 van de Statuten de volgende taken:
9.2.1. geeft leiding aan het bestuur;
9.2.2. coördineert en stuurt activiteiten;
9.2.3. vertegenwoordigt tezamen met de secretaris de coöperatie naar buiten toe;
9.2.4. overlegt tezamen met één of meer leden van het bestuur met officiële instanties;
9.2.5. tekent tezamen met de secretaris nieuwe overeenkomsten en verplichtingen;
9.2.6. stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op;
9.2.7. leidt de ledenvergaderingen, de bestuursvergaderingen en de jaarvergadering;
9.2.8. ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement;
9.2.9. stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering;
9.2.10. ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
9.3. De taken van de secretaris zijn:
9.3.1. stelt in overleg met de voorzitter de agenda voor elke vergadering op;
9.3.2. verzorgt de uitnodiging aan de leden voor de algemene ledenvergadering, inclusief eventuele bijlagen zoals agenda en financiële overzichten;
9.3.3. maakt van elke vergadering een verslag dat zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid onder de (bestuurs)leden en waarin minimaal wordt vermeld: de datum en plaats van de vergadering, de aanwezige en afwezige bestuursleden/leden en de besproken punten en genomen besluiten.
9.3.4. ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden, behandelt deze, en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie. schakelt hiervoor waar nodig andere bestuursleden in
9.3.5. vertegenwoordigt tezamen met de voorzitter de coöperatie naar buiten toe;
9.3.6. stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op;
9.3.7. archiveert alle relevante documenten;
9.3.8. houdt namens het bestuur contact met de leden door middel van een nieuwsbrief;
9.3.9. houdt een register bij van alle leden en aspirant-leden van de coöperatie.
9.3.10. Controleert jaarlijks, voorafgaand aan de algemene ledenvergadering, de ledenlijst, verzoekt daartoe tijdig en schriftelijk aan de leden om de juistheid van hun persoonlijke gegevens in het ledenregister te controleren en rapporteert het resultaat hiervan op de algemene ledenvergadering.
9.4. De taken van de penningmeester zijn:
9.4.1. De penningmeester is eindverantwoordelijk voor de financiële huishouding van de coöperatie en:
9.4.2. voert de financiële administratie, of laat deze onder zijn eindverantwoording uitvoeren door derden;
9.4.3. waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, in het bijzonder in geval van opvolging;
9.4.4. begroot inkomsten en uitgaven en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit;
9.4.5. beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projecten, deelplanbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken;
9.4.6. maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag;
9.4.7. stelt financiële overzichten op en legt de jaarstukken ter controle voor aan de door de ledenvergadering benoemde kascontrolecommissie
9.4.8. verzorgt voor elk project (verkorte) financiële overzichten van kosten en opbrengsten die door de secretaris met de uitnodiging voor de algemene ledenvergadering worden toegezonden aan de leden;
9.4.9. neemt na goedkeuring van het bestuur het initiatief om voor bepaalde tijd ingestelde projectgroepen decharge te verlenen;
9.4.10. onderhoudt na goedkeuring van het bestuur contacten met sponsoren en subsidieverstrekkers
9.4.11. beheert de inventarislijst en het inventaris, bepaalt of en onder welke voorwaarden inventaris wordt uitgeleend en ziet toe op retourbezorging;
9.4.12. beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro;
9.4.13. wordt bij afwezigheid vervangen door voorzitter en secretaris tezamen.
Artikel 10
Bestuursvergaderingen en besluiten
In aanvulling op wat beschreven is in artikel 8 van de Statuten.
10.1. Het bestuur vergadert minimaal tweemaal per jaar, en houdt éénmaal per jaar een jaarvergadering. Verder vergadert het bestuur indien de voorzitter hiertoe het initiatief neemt, of indien twee of meer bestuursleden hierom schriftelijk verzoeken.
10.2. Vergaderingen worden gehouden op het moment waarop deze zijn gepland, of, indien de situatie dat verhindert, binnen 4 weken daarna.
10.3. Vergaderingen waartoe een verzoek is ingediend, worden binnen vier weken na het indienen van het verzoek gehouden.
10.4. Indien een vergadering niet conform bovenvermelde eisen bijeen wordt geroepen, is ieder bestuurslid gerechtigd met in achtneming van het in dit reglement gestelde, een vergadering bijeen te roepen. Een vergadering als in de vorige zin bedoeld voorziet zelf in haar leiding en wijst zelf een persoon aan die belast is met het maken van de notulen.
10.5. Leden en bestuursleden kunnen voor de vergaderingen agendapunten bij de voorzitter en/of secretaris inbrengen; zij stellen in goed overleg de conceptagenda op. Urgente punten (zoals decharge van de penningmeester en het vaststellen van het jaarverslag) worden hoger op de conceptagenda gezet dan punten die uitstel kunnen velen.
10.6. De secretaris stuurt de conceptagenda uiterlijk 2 dagen voor aanvang van de vergadering aan alle bestuursleden toe.
10.7. Aan het begin van elke vergadering wordt de agenda definitief vastgesteld.
10.8. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen, indien minimaal twee derde van het aantal zittende bestuursleden aanwezig is dan wel zich heeft laten vertegenwoordigen bij volmacht.
10.9. Is een voorstel geagendeerd en verzoekt geen der aanwezige bestuursleden om stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen;
10.10. Bestuursleden hebben het recht om andere bestuursleden bij schriftelijke volmacht voor hen te laten stemmen. Deze volmachten dienen voorafgaande aan de behandeling van de agenda aan de voorzitter te worden overhandigd.
10.11. Besluiten over niet geagendeerde voorstellen worden, indien alle bestuursleden aanwezig zijn dan wel een volmacht hebben verstrekt, met enkelvoudige meerderheid van stemmen genomen. Staken de stemmen dan is het voorstel verworpen. Staken de stemmen bij verkiezing van personen dan beslist het lot.
10.12. Aan het einde van elke bestuursvergadering wordt de datum van de volgende reguliere vergadering vastgesteld.
Artikel 11
Urgente besluiten
11. Het bestuur neemt met minimaal twee bestuursleden (onder wie ten minste de voorzitter of de penningmeester) besluiten die geen uitstel kunnen velen. Deze bestuursleden stellen de overige bestuursleden bij eerste gelegenheid schriftelijk op de hoogte van dergelijke besluiten.
Artikel 12
Slotbepalingen
13.1. In gevallen waarin de wet, de statuten en dit huishoudelijk reglement niet voorzien, beslist na overleg met het bestuur de voorzitter.
13.2. Aan alle geïnteresseerden leden worden op verzoek de statuten en het huishoudelijk reglement ter beschikking gesteld.
13.3. Initiatief tot wijziging van dit huishoudelijk reglement kan worden genomen door het bestuur of door tenminste twee leden. Een wijziging is pas van kracht nadat deze in de algemene ledenvergadering is vastgesteld.
Aldus vastgesteld op de algemene ledenvergadering op: 7 december 2017 te Reeuwijk.