Voorbeeldafspraak Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s
Voorbeeldafspraak Vereenvoudigde rittenregistratie voor bestelauto’s
De ondergetekenden:
A [naam, adres, postcode en woonplaats en loonheffingennummer]
, hierna te noemen ‘de werkgever’
en
B [naam, adres, postcode en woonplaats, burgerservicenummer (BSN) en functie]
, hierna te noemen ‘de werknemer’
zijn het volgende overeengekomen:
Artikel 1 Ter beschikking gestelde bestelauto
De werkgever stelt met ingang van
de volgende bestelauto aan de werknemer ter beschikking:
Merk:
Type:
Kenteken:
Grondslag voor de bijtelling privégebruik auto: €
Artikel 2 Vereenvoudigde rittenregistratie
De werknemer houdt een vereenvoudigde rittenregistratie bij.
Artikel 3 Verbod op privégebruik tijdens werk- en lunchtijd
LH 058 - 1Z*3PL
De werknemer mag de bestelauto niet voor privédoeleinden gebruiken tijdens werk- en lunchtijd.
Artikel 4 Zakelijke adressen in administratie werkgever
Kruis aan wat van toepassing is:
In de (project)administratie van de werkgever zijn de volgende gegevens aanwezig:
– de zakelijke adressen die de werknemer per dag heeft bezocht
– de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht
In de (project)administratie van de werkgever zijn de zakelijke adressen aanwezig die de werknemer per dag heeft bezocht. De volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht, ontbreekt. De werknemer verwijst daarom in de vereenvoudigde rittenregistratie per dag naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever in de volgorde waarin hij deze adressen heeft bezocht.
Artikel 5 Geldigheidsduur van de overeenkomst
Deze overeenkomst gaat in op
en is voor onbepaalde tijd overeengekomen/geldig tot
(doorhalen wat niet van toepassing is).
Artikel 6 Overige bepalingen
1. Bij deze overeenkomst hoort een toelichting die onlosmakelijk deel uitmaakt van de overeenkomst. De werkgever en de werknemer zijn bekend met de inhoud en strekking van deze toelichting.
2. Wijzigingen en/of aanvullingen op deze overeenkomst melden de werkgever en de werknemer direct aan elkaar en leggen ze schriftelijk vast in of bij de overeenkomst.
3. De werkgever en de werknemer verklaren akkoord te gaan met de inhoud van deze overeenkomst en zullen deze zorgvuldig naleven.
4. Zolang deze overeenkomst geldt, vermeldt de werkgever als reden voor het achterwege laten van de bijtelling code 1 in de aangifte loonheffingen.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te
op 20
Handtekening werknemer
Naam werknemer
Handtekening werkgever
Naam en functie gemachtigde van werkgever
Toelichting
Voorbeeldafspraak
Algemeen
De werkgever stelt de werknemer een bestelauto ter beschikking. Hij mag de bijtelling voor het privé- gebruik van de bestelauto achterwege laten bij overtuigend bewijs dat de werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Hij mag de bijtelling ook achterwege laten als hij van de werknemer een kopie van zijn Verklaring geen privégebruik auto heeft gekregen. In beide situaties kan de werknemer met een rittenregistratie bewijzen dat hij op kalenderjaarbasis maximaal 500 privékilometers rijdt. In de rittenregistratie moet hij elke zakelijke rit en elke privérit registreren.
Als de werknemer door de aard van de werkzaamheden (vaak) veel ritten op een dag heeft, kan het bijhouden van een rittenregistratie een grote (administratieve en financiële) last zijn voor de werkgever en de werknemer, omdat de werknemer de zakelijke ritten tijdens werktijd bijhoudt. In dit geval mag de werknemer om praktische redenen het bewijs leveren met een combinatie van:
– een vereenvoudigde rittenregistratie
– de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever
Daarbij geldt wel als voorwaarde dat de werkgever schriftelijk met de werknemer heeft afgesproken dat:
– de werknemer een vereenvoudigde rittenregistratie bijhoudt
– privégebruik tijdens werk- en lunchtijd niet is toegestaan
– de werkgever de zakelijke adressen in zijn (project)administratie heeft
Dit model is een voorbeeld van zo’n afspraak. De werkgever mag een afwijkende afspraak ter goedkeuring voorleggen aan het eigen belastingkantoor. De werkgever moet daarbij duidelijk aangeven waar de afspraak afwijkt van de voorbeeldafspraak.
Artikel 2 Vereenvoudigde rittenregistratie
In de vereenvoudigde rittenregistratie moet de werknemer het volgende opnemen:
– gegevens van de bestelauto
– gegevens per dag
Gegevens van de bestelauto
De werknemer moet de volgende gegevens van de bestelauto vermelden:
– het merk
– het type
– het kenteken
Gegevens per dag
Per dag moet de werknemer de volgende gegevens vermelden:
– de datum
– de werktijd
– de begin- en eindkilometerstand (begin en einde werktijd)
– een verwijzing naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever als de volgorde waarin de werknemer deze adressen heeft bezocht, in de (project)administratie ontbreekt
Maakt de werknemer een privérit, dan moet hij ook de volgende gegevens in de vereenvoudigde ritten- registratie vermelden:
– de datum
– de begin- en eindkilometerstand van de privérit
– het vertrek- en aankomstadres
De werknemer hoeft in de vereenvoudigde rittenregistratie de zakelijke ritten niet te vermelden, omdat in de (project)administratie van de werkgever de zakelijke adressen aanwezig zijn die de werknemer heeft bezocht.
Voor de vereenvoudigde rittenregistratie gebruikt de werknemer model A als in de (project)administratie van de werkgever de zakelijke adressen die de werknemer per dag heeft bezocht en de volgorde waarin de werknemer deze heeft bezocht, aanwezig zijn. Als dat niet het geval is, gebruikt hij model B. Model B heeft een extra kolom, waarin de werknemer per dag een verwijzing opneemt naar de zakelijke adressen in de (project)administratie van de werkgever in de volgorde waarin hij deze heeft bezocht. De werknemer kan hiervoor bijvoorbeeld de projectnaam gebruiken die ook in de (project)administratie wordt gebruikt.
Model A
Merk | Type | Kenteken |
Datum | Werktijd | Begin kilometerstand | Eind kilometerstand |
17-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 0 | 250 |
18-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 250 | 425 |
19-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 425 | 500 |
Als de werknemer de bestelauto ook voor privéritten gebruikt, ziet model A er als volgt uit:
Datum | Werktijd | Begin kilometerstand | Eind kilometerstand | Adres van vertrek | Adres van aankomst | Zakelijk/ privé |
17-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 0 | 250 | Nvt | Nvt | Z |
17-3-2019 | Nvt | 250 | 275 | Adres | Adres | P |
18-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 275 | 425 | Nvt | Nvt | Z |
Model B
Merk | Type | Kenteken |
Datum | Werktijd | Begin kilometerstand | Eind kilometerstand | Projectnaam |
17-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 0 | 250 | A, B |
18-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 250 | 425 | D, A, F |
19-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 425 | 500 | B, A, D |
Als de werknemer de bestelauto ook voor privéritten gebruikt, ziet model B er als volgt uit:
Datum | Werktijd | Begin kilometerstand | Eind kilometerstand | Projectnaam | Adres van vertrek | Xxxxx van aankomst | Zakelijk/ privé |
17-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 0 | 250 | A, B | Nvt | Nvt | Z |
17-3-2019 | Nvt | 250 | 275 | Nvt | Adres | Adres | P |
18-3-2019 | 8.00 - 16.30 | 000 | 000 | X, X, X | Xxx | Xxx | Z |
Artikel 3 Verbod op privégebruik tijdens werk- en lunchtijd
Kilometers voor privégebruik zijn alle verreden niet-zakelijke kilometers.
Als de werkgever constateert dat de werknemer het verbod op het privégebruik overtreedt, dan neemt hij passende maatregelen. De werkgever beoordeelt per geval wat passende maatregelen zijn.
Artikel 4 Zakelijke adressen in administratie werkgever
Als de werkgever een verschil constateert tussen het aantal zakelijke kilometers in de vereenvoudigde rittenregistratie en het aantal zakelijke kilometers dat is te herleiden uit de (project)administratie, moet er een verklaring voor dit verschil zijn. Bijvoorbeeld omdat de werknemer meer kilometers heeft gereden door een tijdelijke wegomlegging. Of omdat hij voorraden heeft gekocht bij een bouwmarkt. In het laatste geval kan de werkgever de nota’s in zijn administratie als ondersteunend bewijs gebruiken.
Heeft de werknemer een Verklaring geen privégebruik auto? Dan toetst de Belastingdienst het bewijs dat hij maximaal 500 privékilometers rijdt. De werkgever stelt daarvoor de informatie uit zijn (project)
administratie beschikbaar. Als de werknemer het bewijs niet kan leveren, legt de Belastingdienst in principe een naheffingsaanslag loonheffingen (loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemers- verzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zvw) aan de werknemer op. Eventueel verhoogd met een boete en heffingsrente.
De werkgever mag geen rekening houden met de Verklaring geen privégebruik auto als hij weet dat de werknemer niet kan bewijzen dat hij maximaal 500 privékilometers rijdt. Dit is bijvoorbeeld het geval als de werkgever geen of onvoldoende informatie in zijn (project)administratie heeft. Houdt de werkgever toch rekening met de verklaring, dan legt de Belastingdienst de naheffingsaanslag loonheffingen aan de werkgever op. Eventueel verhoogd met een boete en heffingsrente.
Artikel 6 Overige bepalingen
Als de werknemer een kopie van zijn Verklaring geen privégebruik auto bij de werkgever heeft ingeleverd, vermeldt de werkgever code 2 in de aangifte loonheffingen. Is dat niet het geval, dan vermeldt de werkgever code 1.