Contract

Samenwerkingsovereenkomst van Huurdersorganisatie XXXX en Ons Doel
Goedgekeurd tijdens de ALV van HOOD op 19 september 2024

De ondergetekenden:

Huurdersorganisatie HOOD
gevestigd te Leiden,
vertegenwoordigd door
Xxxxxx Xxxxxx, voorzitter,
hierna te noemen: XXXX

en

Woningstichting Ons Doel
gevestigd te Leiden,
vertegenwoordigd door
Xxxxxxxxxxx Xxxx, directeur-bestuurder,
hierna te noemen: Ons Doel

zijn het volgende overeengekomen:

1. Inleiding
   
   Deze Samenwerkingsovereenkomst vervangt de vorige, die in 2016 werd getekend.

Er is sinds 2016 veel gebeurd en veranderd. Zo heeft een succesvolle bestuurswisseling plaatsgevonden bij HOOD. Het nieuwe bestuur is in staat geweest te groeien, een goede relatie met haar achterban op te bouwen en het constructieve overleg met Ons Doel voort te zetten.

De samenwerking is nu gebaseerd op een gedeelde visie, die is vastgelegd in het nieuwe Ondernemingsplan Al doende verder. We blijven als het ook maar even kan in co-creatie werken aan beleid en projecten. Het laatste voorbeeld van deze manier van werken is het Sociaal plan voor Renovatie waarin het hele renovatieproces, de draagvlakmeting en de rechten en plichten van huurders zijn vastgelegd. Het biedt een goed document onder elke renovatie die Ons Doel start.

Er is nog steeds behoefte aan versterking van de betrokkenheid bij XXXX en levendige participatieprocessen. Dit blijft onze gezamenlijke aandacht en inspanning vragen.

2. Uitgangspunten
   
   
   

1. XXXX en Ons Doel voldoen in hun samenwerking tenminste aan het wettelijk kader, zoals vastgelegd in de Wet op het overleg huurders verhuurder, de Woningwet en het Besluit toegelaten instellingen Volkshuisvesting.
   
   
   

2. HOOD en Ons Doel leveren vanuit hun verschillende verantwoordelijkheden en belangen een gezamenlijke bijdrage aan hun beider missie, namelijk de volkshuisvesting in Leiden, waarbij (binnen het hierboven gestelde wettelijke kader, de financiële mogelijkheden en de klimaatdoelstellingen) de betaalbaarheid, de kwaliteit en de voldoende beschikbaarheid van de sociale woningvoorraad voorop staan.
   
   
   

3. XXXX en Ons Doel zoeken naar groei van het aantal participerende huurders omdat zij er van uit gaan dat het de kwaliteit van en het draagvlak voor het beleid en projecten (nieuwbouw, renovatie en verduurzaming) ten goede komt.
   
   
   

4. XXXX en Ons Doel streven naar vernieuwing van de bewonersparticipatie, omdat zij er van uitgaan dat dat noodzakelijk is om deze groei te bereiken en te bestendigen. Daarbij behoudt het HOOD-bestuur zijn wettelijke positie (zie a.) als formele huurdersvertegenwoordiger en zijn rol zoals in deze overeenkomst is beschreven.
   
   
   

3. Communicatievormen

Ons Doel en HOOD zetten voor hun onderlinge communicatie en voor de participatie van huurders de volgende communicatiemiddelen in:

- Regelmatig overleg tussen de besturen van XXXX en Ons Doel;

• Gemengde projectgroepen van medewerkers – bestuur OD / bestuursleden HOOD / actieve bewoners / adviseur(s); er kunnen verschillende samenstellingen worden gekozen;

• Het tweejaarlijkse gezamenlijke huurdersmagazine;

• Websites en nieuwsbrieven;

• Ledenvergaderingen en speciale ledenraadplegingsbijeenkomsten van XXXX;

• Tweemaal per jaar de vergadering van het HOOD-bestuur met de bewonerscommissies;

• Huurdersraadpleging d.m.v. email of sociale media door Ons Doel, XXXX, of gezamenlijk; Ons Doel en XXXX informeren elkaar daarover vooraf;

• Themabijeenkomsten, door Ons Doel, XXXX, of gezamenlijk; Ons Doel en XXXX informeren elkaar daarover vooraf;

• en nog nader te bepalen vormen.

3. Beleidsontwikkeling

Ons Doel stelt jaarlijks een begroting op voor het volgende jaar. Aan deze begroting is een werkplan verbonden. Ons Doel vraagt XXXX vooraf om input voor het werkplan. Aan de hand van het werkplan wordt gezamenlijk een overlegagenda opgesteld, waarbij met behulp van de participatieladder wordt vastgelegd op welke sport elk onderwerp zal worden aangepakt. Onderwerpen, waarvoor vanuit het wettelijk kader instemmingsrecht geldt, komen altijd in coproductie tot stand.

Uiteraard blijven de partners hun eigen verantwoordelijkheid houden en besluitvormingsprocedures hanteren. Ons Doel stelt daarbij geen eisen aan XXXX die de krachten van XXXX als vrijwilligersorganisatie te boven gaan. Wanneer de grens van die krachten bereikt lijkt te zijn, wordt XXXX in gelegenheid gesteld, extra ondersteuning in te huren (welke door Ons Doel wordt gefinancierd).

3. Participatie in complexen

Essentiële voorwaarde voor participatie in complexen is, dat er een groep bewoners is, die zich er enthousiast voor willen inzetten. XXXX en Ons Doel spannen zich gezamenlijk in om vrijwilligers te werven.

3. Reguliere overleggen

Het Algemeen Bestuur van XXXX of een delegatie daaruit overlegt:

• met de bestuurder en de manager Wonen van Ons Doel 6 – 8 maal per jaar en verder zo vaak als nodig is,

• met de Raad van Commissarissen minimaal 2 maal per jaar.
  
  
  

3. Financiën

Voor het normale functioneren van XXXX en van de bewonerscommissies stelt Ons Doel in 2024 een bedrag van € 46.500 beschikbaar. Dit bedrag wordt in de volgende jaren geïndexeerd met het inflatiepercentage. XXXX behoeft zich slechts achteraf te verantwoorden voor haar uitgaven, naast de verantwoording aan haar ledenvergadering. Zij stelt jaarlijks haar boekhouding en bijbehorende rekeningen en documenten ter controle aan Ons Doel ter beschikking.

Zoals in paragraaf 4 aangegeven, stelt Ons Doel tevens speciale budgetten beschikbaar, indien een beleidsproject specifieke professionele ondersteuning vereist.

3. Tot slot

Deze overeenkomst wordt aangegaan voor een periode van 4 jaar ingaande septembert 2024. Elk jaar wordt de werking van de overeenkomst geëvalueerd. De resultaten van de evaluatie worden besproken in het overleg tussen XXXX en Ons Doel van november.

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en getekend in Leiden

Op donderdag 19 september 2024
Ons Doel

De heer C. Klap
Directeur-bestuurder

Op donderdag 19 september 2024
HOOD

De xxxx X. Xxxxxx
Voorzitter

Bijlagen:

De bijlagen vormen een integraal onderdeel van deze samenwerkingsovereenkomst

1. Toelichting wettelijk kader

2. Kruisjeslijst

3. Werkwijzen participatieladder

4. Bijzondere procedure: voordracht leden van de Raad van Commissarissen

Bijlage 1: Toelichting wettelijk kader

1. Woningwet 2015

Begin 2015 is de nieuwe Woningwet aangenomen. In de wet zijn aangescherpte regels voor de toegelaten instelling voor de volkshuisvesting aan genomen. Toegelaten instelling is een moeilijk woord voor woningcorporatie. Op een aantal uitzonderingen na, mogen de woningcorporaties zich alleen nog maar inzetten voor het bouwen en beheren van huurwoningen met een prijs onder de liberalisatiegrens (€ 710,68, prijspeil 2016) voor huishoudens met een laag inkomen ( tot € 39.874, ook prijspeil 2016). Het duurdere bezit en commercieel vastgoed moeten de corporaties in een apart bedrijfsonderdeel onderbrengen. De corporaties mogen geen winst maken en inkomsten uit het sociale bezit mogen niet worden gebruikt om duur en commercieel bezit te beheren of te bouwen.

Een andere belangrijke maatregel is dat de corporaties alleen nog mogen bouwen en investeren in voor hen aangewezen woningmarktregio’s (op het moment van ondertekening van deze samenwerkingsovereenkomst is de woningmarktregio voor Ons Doel nog niet vastgesteld). De binding tussen de corporaties en de gemeenten waar zij actief zijn moet hierdoor worden versterkt. Om diezelfde reden zijn ook de bevoegdheden van de huurdersorganisaties versterkt. Om een paar voorbeelden te noemen: de huurdersorganisatie en de gemeente moeten hun goedkeuring geven (instemmen) met fusieplannen van een corporatie en de corporatie moet jaarlijks in overleg met de huurdersorganisatie en de gemeente afspraken maken over haar activiteiten voor het volgende jaar. Dat worden prestatieafspraken genoemd. De prestatieafspraken moeten financieel haalbaar zijn en passen in het gemeentelijk volkshuisvestingsbeleid.

2. Besluit toegelaten instellingen volkshuisvesting (Btiv)

Naast de Woningwet is het zogeheten Btiv vastgesteld. In dit besluit zijn uitvoeringsregels vastgelegd over de manier waarop de woningcorporaties moeten werken. Er staat bijvoorbeeld in hoe de scheiding tussen de sociale en de commerciële bedrijfsonderdelen moeten worden doorgevoerd. Ook zijn er regels opgesteld over de manier waarop de Raad van Commissarissen zijn werk moet uitvoeren. Voor deze samenwerkingsovereenkomst is van belang dat in het Btiv is vastgesteld dat de huurdersorganisatie voor tenminste twee leden van de Raad van Commissarissen een bindende voordracht mag doen.

3. Wet op het overleg Huurders Verhuurder (Overlegwet)

De Overlegwet bestaat al sinds 1998, maar is sindsdien een aantal keren aangepast. In de Overlegwet staat nauwkeurig beschreven wat een huurdersorganisatie en wat een bewonerscommissie is, wat hun plichten zijn, maar vooral ook wat hun rechten zijn. Kernwoorden uit de Overlegwet zijn:

• het recht van informatie

• het recht van overleg

• het recht van advies

De Overlegwet is geldig voor alle verhuurders die meer dan 25 woongelegenheden verhuren, dus niet alleen voor woningcorporaties en hun huurdersorganisaties. Toch was de nieuwe Woningwet van 2015 aanleiding om ook de Overlegwet aan te passen. Doordat de huurdersorganisaties van de woningcorporaties er zoveel taken hadden bijgekregen, werden de bepalingen over de financiële bijdrage van de verhuurder ten behoeve van scholingen en externe deskundigen verruimd.

4. Belang van het wettelijk kader voor de samenwerkingsafspraken \ de kruisjeslijst

De regels, zoals opgenomen in de Woningwet, het Btiv en de Overlegwet zijn bepalend voor de samenwerking tussen XXXX en Ons Doel. Daarom is het wettelijk kader ook als eerste uitgangspunt opgenomen (bij 2.a). Omdat de regels al in de wetten en het besluit zijn vastgelegd, is er hiervoor gekozen om ze niet nog eens op te schrijven. HOOD, Ons Doel en bewonerscommissies kunnen zich er op beroepen. Als er sprake is van een meningsverschil en de partijen worden het na overleg niet eens, dan kunnen zij dit voorleggen aan het bevoegd gezag. Afhankelijk van het soort geschil is dat de Huurcommissie of de Kantonrechter, de Autoriteit Woningcorporaties, de Ondernemingskamer en in sommige gevallen de minister zelf.

In de samenwerkingsovereenkomst is opgeschreven wat XXXX en Ons Doel meer afspreken dan het wettelijk kader. Dat is vooral de co-productie (bovenop het recht van informatie, overleg en advies). Daarover staat meer in de bijlage over de werkwijzen. Ook het gezamenlijk bevorderen van nieuwe vormen van (informele) participatie en zelfbeheer gaat verder dan in het wettelijk kader is beschreven.

In de kruisjeslijst (bijlage 2) wordt een overzicht gegeven van alle onderwerpen die in het wettelijk kader aan de orde komen en waarover HOOD en/of de bewonerscommissies iets te zeggen hebben. Nieuw opgenomen in dit overzicht zijn de onderwerpen die voortkomen uit de Woningwet 2015 en het Btiv. Nieuw is de laatste kolom, waarin de onderwerpen zijn opgenomen waarover XXXX en/of de bewonerscommissies instemmingsrecht hebben en waarvan in de samenwerkingsovereenkomst is afgesproken dat beleid op dat terrein altijd in co-productie tot stand zal komen.

5. Het recht van de leden van HOOD

HOOD is een onafhankelijke vereniging met leden. De verhouding tussen het bestuur en de leden is vastgelegd in statuten en een reglement. Normaal gesproken legt het bestuur van XXXX tenminste eenmaal per jaar verantwoording af voor het door haar gevoerde beleid. Toch komen er in deze samenwerkingsoverkomst een aantal onderwerpen aan bod die verder gaan dan het normale beleid van een huurdersorganisatie. Het gaat dan vooral om zaken en overeenkomsten waaraan de vereniging zich door ondertekening bindt. Deze samenwerkingsovereenkomst is daar een voorbeeld van. Daarom is bij de kruisjeslijst ook opgenomen over welke onderwerpen HOOD voorafgaand aan ondertekening de leden in ieder geval moet raadplegen of mandaat moet vragen. Ons Doel moet XXXX daarvoor altijd in de gelegenheid stellen en bij de planning over de totstandkoming van nieuw beleid moet daarmee rekening worden gehouden.

Bijlage 2: Kruisjeslijst

Onderwerp	Xxxxxx	HOOD/BC	Gekwalificeerd adviesrecht	Instemmingsrecht	Co-productie
Algemeen beleid en financiën Ons Doel
Wijziging rechtsvorm Ons Doel	Ons Doel	HOOD	x
Statuten en reglementen Ons Doel	Ons Doel	HOOD	x
Ingrijpende organisatorische wijzigingen	Ons Doel	HOOD	x
Fusie en verbindingen	Ons Doel	HOOD		x
Bedrijfsbegroting, meerjarenbegroting en prognoses	Ons Doel	HOOD	x
Jaarrekening en jaarverslag	Ons Doel	HOOD	x
Bindende voordracht huurderscommissarissen	Ons Doel	HOOD		x
Prestatieafspraken	Lokaal	HOOD	x		x
Sociaal Statuut	Lokaal	HOOD		x	x
Reglement geschillen-commissie	Lokaal	HOOD		x	x
Woonruimteverdeling	Regionaal	HOOD	x
Voorraadbeheer
Strategisch voorraadbeleid	Ons Doel Complex	HOOD BC	x x
Complexbeheerplannen / Portefeuillebeleid	Ons Doel Complex	HOOD	x x
Financieel en investeringsbeleid	Ons Doel	HOOD BC	x
Onderwerp	Xxxxxx	HOOD/BC	Gekwalificeerd adviesrecht	Instemmingsrecht	Co-productie
Kwaliteitsbeleid	Ons Doel	HOOD	x
Milieubeleid	Ons Doel	HOOD	x
Koop- en verkoopbeleid	Ons Doel	HOOD	x
Verkoopplannen	Ons Doel Complex	HOOD BC	x x
VVE-beleid	Ons Doel Complex	HOOD BC		x x	x x
Verhuurbeleid
Algemene huurvoorwaarden	Ons Doel	HOOD	x
Huurprijsbeleid	Ons Doel Complex	HOOD BC	x x
Toewijzings- en verhuurbeleid	Ons Doel Complex	HOOD BC	x x
Huurprijswijziging bij (individuele) woningverbetering	Complex Individueel	BC Huurder		x 70%	x
Incassobeleid	Ons Doel	HOOD	x
Mutatiebeleid	Ons Doel	HOOD	x
Wijziging van de dienstverlening	Ons Doel	HOOD		x	x
Wijziging samenstelling en/of afrekening pakket leveringen en diensten	Beleid Complex Individueel	HOOD BC Huurder		x x 70%	x x
Overeenkomsten servicekosten en beheerovereenkomsten	Ons Doel Complex	HOOD BC	x x
Onderwerp	Xxxxxx	HOOD/BC	Gekwalificeerd adviesrecht	Instemmingsrecht	Co-productie
Onderhoud en beheer
Onderhoudsbeleid	Ons Doel	HOOD	x
Onderhoudsplannen en –begroting	Ons Doel Complex	HOOD BC	x x
Beheer en onderhoud centrale voorzieningen	Complex	BC	x
Gebruik en onderhoud algemene ruimten/woonomgeving	Complex Individueel	BC Huurder	x	x 70%	x
Wijziging kleur buitenschilderwerk	Complex Individueel	BC Huurder		x 70%	x
Bouwprojecten
Nieuwbouwbeleid	Ons Doel Complex	HOOD BC	x x
Nieuwbouwplannen	Ons Doel	HOOD
Renovatie	Ons Doel Complex	HOOD BC/bewonersgroep	x x	x	x
Voorbereiden en uitvoering van plannen en projecten	Ons Doel Complex	HOOD BC	x x
Vorming stedenbouwkundige visie	Ons Doel Wijk/buurt/complex	HOOD BC	x x
Besluitvormingsprocedure bij sloop	Ons Doel Wijk/Complex	HOOD BC		x	x x
Sociaal Plan	Wijk/Complex	BC/bewonersgroep	x	x	x
Onderwerp	Xxxxxx	HOOD/BC	Gekwalificeerd adviesrecht	Instemmingsrecht	Co-productie
Diversen
Uitspraken geschillen-commissie	Ons Doel Complex	HOOD BC	Informatie Informatie
Wijzigen samenwerkings-overeenkomst	Ons Doel	HOOD		x	x
Procedure samen-werkingsafspraken met BC’s	Ons Doel Complex	HOOD BC		x x	x x
Participatiebeleid	Ons Doel Wijk/complex	HOOD BC		x x	x x

Onderwerpen uit de kruisjeslijst waarvoor XXXX voor instemming vooraf de leden moet raadplegen

• Fusie en verbindingen

• Prestatieafspraken

• Sociaal Statuut

• Wijziging samenwerkingsovereenkomst

• Procedure samenwerkingsafspraken met BC’s

• Participatiebeleid

Bijlage 3: Participatieladder: de werkwijzen

De samenwerkingsovereenkomst heeft tot doel om (wijzigingen van) het beleid van Ons Doel te verbeteren en van zo breed mogelijk draagvlak onder de huurders te voorzien. In het wettelijk kader wordt in dat verband gesproken het recht van informatie, van overleg en van advies. Voor het advies gelden procesafspraken waaraan tenminste moet worden voldaan. Waar in het wettelijk kader wordt gesproken over instemmingsrecht is er feitelijk sprake van (mee)beslissen. XXXX en Ons Doel hebben afgesproken dat instemmingsonderwerpen altijd in co-producentschap tot stand komen. Voor de overige onderwerpen wordt in onderling overleg bepaald op welk niveau van samenwerking zij zullen worden behandeld. Als er sprake is van zelfbeheer (in complexen)heb je het eigenlijk ook over (mee)beslissen. Het symbool van de participatieladder laat zien dat er verschillende niveaus van samenwerking zijn. Hoe hoger de trede hoe intensiever de samenwerking. Met andere woorden: hoe meer inspanning en verantwoordelijkheid er van Ons Doel en de participanten wordt gevraagd.

Voor de vrijwilligers betekent dat meestal tijdsinspanning en de bereidheid om zich in de onderwerpen te verdiepen. Voor Ons Doel betekent het de bereidheid om personeel (dat is ook tijd) en financiële middelen voor scholing, externe deskundigheid, werkruimte, gereedschap en apparatuur ter beschikking te stellen. Hieronder een korte schets van de werkwijze die per niveau van participatie (traptrede) gekozen kan worden. Waar wordt gesproken over participanten worden steeds HOOD en de bewonerscommissies bedoeld.

1. informeren: over alle onderwerpen die in de kruisjeslijst worden benoemd en waarvoor nieuw of gewijzigd beleid wordt verwacht of voorgenomen dient Ons Doel de betreffende participanten tijdig te informeren;

2. raadplegen: Ons Doel kan de participanten tijdens een overleg naar hun mening vragen; de participanten kunnen zelf vragen om toelichting of overleg; bij de planning van de invoering van nieuw beleid moet daarmee rekening worden gehouden; meer in algemene zin hebben de participanten agenderingsrecht: zij kunnen zelf onderwerpen voor overleg aandragen;

3. adviseren: hierover bestaan in de wet een aantal voorschriften, zo hebben de participanten ten hoogste zes weken de tijd om advies uit te brengen; Ons Doel krijgt ten hoogste twee weken de tijd om gemotiveerd op het advies te reageren; wanneer zij dat nalaat dient het advies te worden uitgevoerd; vooraf kunnen natuurlijk altijd afspraken worden gemaakt om de termijnen te verkorten of te verlengen; de participanten kunnen ook op eigen initiatief (ongevraagd) advies uitbrengen en dan gelden dezelfde termijnen; XXXX en Ons Doel hebben in het verleden de afspraak gemaakt dat alle onderwerpen die in de kruisjeslijst staan in aanmerking komen voor adviesrecht. Dat gaat verder dan het wettelijk kader voorschrijft;

4. co-produceren: hier wordt bedoeld dat Ons Doel en de participanten gezamenlijk het nieuwe beleid maken; naast XXXX en de bewonerscommissies kan het ook samen met andere bewonersgroepen zijn; zoals in de samenwerkingsovereenkomst al is vastgesteld, moet er bij coproductie een projectplan worden opgesteld, waarbij van te voren duidelijk is wat het doel is, wie er mee doen, wanneer het project klaar moet zijn en welke middelen er beschikbaar worden gesteld om tot het projectplan te komen;

5. (mee)beslissen: de uitkomst van co-productie kan eigenlijk worden opgevat als het meebeslissen van de participanten; het is immers een gezamenlijk resultaat; voor HOOD betekent het vaak dat er een handtekening kan worden gezet, maar op complexniveau kan het betekenen dat Ons Doel daadwerkelijk bepaalde bevoegdheden overdraagt aan bewoners, bijvoorbeeld het selecteren van een schoonmaakbedrijf en een hovenier.

Bijlage 4: Bijzondere procedure: voordracht van leden van de Raad van Commissarissen

Het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting schrijft voor dat de huurdersorganisatie voor tenminste twee leden van de Raad van Commissarissen een bindende voordracht mag doen (tenminste één als de Raad uit 3 leden bestaat). Ons Doel stelt het HOOD-bestuur in staat een zodanige voordracht te doen als er sprake is van vertrek of herbenoeming van een eerder voorgedragen lid van de Raad van Commissarissen. Ons Doel faciliteert het plaatsen van een advertentie en het inschakelen van een professionele adviseur. HOOD selecteert 1 of 2 kandidaten op grond van de sollicitatiebrieven en -gesprekken en draagt die voor. Indien het niet tot (her)benoeming komt, zal de Raad dit motiveren en HOOD in gelegenheid stellen een nieuwe voordracht te doen.

15