Opdrachtdocument VGC2021/DFBA/Aankoop/ML/9
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Dienst Aankoop
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
Opdrachtdocument VGC2021/DFBA/Aankoop/ML/9
Openbare procedure voor het afsluiten van een raamovereenkomst voor de huur van audiomateriaal met technische begeleiding
De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016.
De opdracht wordt gegund overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument.
Uiterste indieningsdatum van de offerte: maandag 31 mei 2021 om 9u15.
Inhoud
3
3. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 3
5. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST 4
6. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 5
9. COMBINATIE VAN ONDERNEMERS 6
11. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE 7
12. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR 9
13. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE 9
19. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA 11
20. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES 15
25. UITVOERING VAN DE OPDRACHT 18
28. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN 21
DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES
22
1. SITUERING VAN DE OPDRACHT 22
2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 22
3. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE 25
25
BIJLAGE 1 – OFFERTEFORMULIER 25
BIJLAGE 2 – VOLMACHT VOOR DE ONDERTEKENING VAN OFFERTES 25
BIJLAGE 3 – VERKLARING OMTRENT TOEPASSELIJK BTW- TARIEF 25
BIJLAGE 4 – VERBINTENIS TOT TERBESCHIKKINGSTELLING VAN MIDDELEN 25
BIJLAGE 5 – HANDLEIDING VOOR ONDERNEMERS 25
BIJLAGE 7 – INVULLIJST DIENSTVERLENING 25
BIJLAGE 8 – TECHNISCHE FICHES REPRESENTATIEF VOOR DE OPDRACHTEN 25
DEEL 1 – ALGEMENE BEPALINGEN
1. AFWIJKINGEN
Artikel 44 en 45 van het KB van 14 januari 2013
Er wordt afgeweken van artikel 44 – In gebreke blijven en sancties en van artikel 45 - Straffen, gezien de individuele prestaties essentieel zijn om tijdsgebonden activiteiten georganiseerd door partners van de Vlaamse Gemeenschapscommissie te kunnen laten doorgaan.
Het niet of niet correct uitvoeren van de individuele prestaties leidt ertoe dat de voorziene activiteiten niet kunnen doorgaan en kunnen niet op een later tijdstip gecorrigeerd worden.
2. AANBESTEDENDE OVERHEID
Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.
De VGC is als overheidsbestuur bevoegd voor cultuur, jeugd, sport, onderwijs, vorming, welzijn, gezondheid en gezin. Ze is de basis en de draaischijf voor de Vlaamse gemeenschap in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en ze staat open voor iedereen die aansluiting zoekt bij die Vlaamse gemeenschap.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie wil de levenskwaliteit in de stad op verschillende vlakken verhogen. Daarom ontwikkelt en ondersteunt ze een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden.
Zo wil de Vlaamse Gemeenschapscommissie ook bepaalde doelgroepen nieuwe kansen bieden.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie is assertief, open en zelfverzekerd. Ze is duidelijk aanwezig in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en bouwt de stad mee uit.
Als overheid stelt ze zich fundamenteel communicatief, grootstedelijk geëngageerd, coöperatief, toekomstgericht, direct, ondersteunend, dienstverlenend en innoverend op.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie voert een duurzaam aankoopbeleid en engageert zich om daar waar mogelijk duurzame overheidsopdrachten te plaatsen met een lage ecologische impact en een hoge economische en sociale impact.
3. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten, gekend onder de CPV code:
• 32331300-5 – apparatuur voor geluidsweergave
De opdracht betreft het afsluiten van een raamovereenkomst voor het huren van audiomateriaal met technische begeleiding. De Vlaamse Gemeenschapscommissie huurt deze apparatuur en stelt ze ter beschikking van verenigingen en organisaties in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
De opdracht is uitgebreid omschreven in deel 2 “Technische en functionele specificaties” van dit opdrachtdocument.
Bij een raamovereenkomst zoals bedoeld in art. 2, 35° van de Wet overheidsopdrachten, worden opdrachten geplaatst naar gelang de behoeften, zonder verbintenis vanwege de aanbestedende overheid voor de af te nemen hoeveelheden. Er worden geen minimale afnames gegarandeerd Het geraamde bedrag van deze opdracht bedraagt 240.000 euro, inclusief btw, voor een periode van vier jaar. De raming werd opgemaakt, gebaseerd op de afnames van het vorige contract.
De raamovereenkomst zal gesloten worden met één deelnemer.
De overeenkomst bevat geen exclusiviteitscontract. De aanbestedende overheid kan, gedurende de geldigheidsduur van de overeenkomst prestaties identiek of analoog aan deze beschreven in het opdrachtdocument door andere ondernemers laten uitvoeren.
De opdracht omvat één enkel perceel.
4. GUNNINGSWIJZE
De gunning van de opdracht gebeurt via een openbare procedure.
De opdracht werd gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen van het Belgisch Staatsblad en in het Publicatieblad van de Europese Unie.
De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch meest voordelige offerte indient, rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
5. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST
De overeenkomst gaat van start op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de overeenkomst, tenzij anders vermeld in de gunningsbrief en wordt afgesloten voor de duur van 2 jaar.
Na het verstrijken van de initiële looptijd van deze opdracht kan deze opdracht maximum 1 maal verlengd worden met een periode van 2 jaar. De verlenging verloopt via een aangetekende zending van de aanbestedende overheid uiterlijk 3 maand voor het verstrijken van de looptijd van deze opdracht. De verlenging van deze opdracht houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven.
De overeenkomst is door beide partijen opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 6 maanden.
De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken.
6. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen en documenten van toepassing op de opdracht.
1. de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten;
2. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
3. het koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;
4. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de publicatie van de aankondiging van de opdracht in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie;
6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden opdracht;
7. het onderhavig opdrachtdocument VGC2021/DFBA/Aankoop/ML/9;
8. de goedgekeurde offerte.
Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.
De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Beleid en Ondersteuning.
7. PROCEDURE
Door het indienen van zijn offerte, vergezeld van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), verklaart de inschrijver dat hij :
- zich niet bevindt in een van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden;
- heeft voldaan aan zijn verplichtingen inzake de betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen
- en beantwoordt aan de selectiecriteria die door de aanbestedende overheid voor deze opdracht werden opgesteld.
De aanbestedende overheid zal de juistheid van het UEA onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria kan ze aanvaard worden.
Vervolgens worden de offertes van de geselecteerde inschrijvers onderzocht op hun regelmatigheid en worden ze beoordeeld en vergeleken.
De aanbestedende overheid zal de economisch meest voordelige offerte vaststellen op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Na evaluatie van de offertes (op basis van de gunningscriteria voor de raamovereenkomst in het opdrachtdocument) wordt de ondernemer die de meest voordelige offerte heeft ingediend, na verificatie van het UEA, aangewezen als contractant van de raamovereenkomst.
8. ONDERAANNEMERS
De opdrachtnemer kan voor een gedeelte van de opdracht een onderaannemer inschakelen. De inschrijver moet in zijn offerte vermelden welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en welke onderaannemer hij voorstelt.
Het beroep op onderaannemers ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verantwoordelijkheden inzake het leveren van de prestaties die verwacht worden in het kader van deze opdracht. De opdrachtnemer zal de volledige verantwoordelijkheid op zich nemen inzake diensten uitgevoerd door de onderaannemer in het kader van deze opdracht.
Bij onderaanneming in het kader van overheidsopdrachten ontstaan eigenlijk twee verschillende soorten contracten: een eerste soort contract dat de aanbestedende overheid verbindt met de opdrachtnemer (de overheidsopdracht), en een tweede soort contract dat de opdrachtnemer verbindt met (één van) zijn onderaannemer(s).
In het kader van de uitvoering van de opdracht mag er geen uitsluitingsgrond van toepassing zijn op de onderaannemer. De aanbestedende overheid kan controleren of er gronden tot uitsluiting voorhanden zijn. Bij aanwezigheid van uitsluitingsgronden kan de aanbestedende overheid de opdrachtnemer verzoeken de onderaannemer te vervangen.
Indien beroep gedaan wordt op onderaannemers, dienen de gegevens van de onderaannemer vermeld te worden op het offerteformulier (deel 3 – bijlage 1).
9. COMBINATIE VAN ONDERNEMERS
Een offerte kan ingediend worden door een combinatie van ondernemers. In dit geval werken ondernemers op gelijk niveau met elkaar samen.
Zij kunnen:
- samen een (tijdelijke) rechtspersoonlijkheid oprichten;
- of een offerte indienen als een combinatie van aannemers zonder rechtspersoonlijkheid.
Alle deelnemers aan de combinatie zijn contractpartij van de aanbestedende overheid. De deelnemers aan de combinatie zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van de verplichtingen die uit het contract voortvloeien.
De deelnemers aan een combinatie dienen hun administratieve gegevens te vermelden op het offerteformulier (deel 3 - bijlage 1).
Van elke deelnemer aan de combinatie is een schriftelijke aanvaarding vereist van de hoofdelijke aansprakelijkheid.
De deelnemers aan een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid moeten aanduiden wie de combinatie ten overstaan van de aanbestedende overheid zal vertegenwoordigen.
10. FORUM
Er wordt een forum opengesteld bij deze opdracht op de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale overheidsdienst Beleid en Ondersteuning (dossiernummer 2021/DFBA/Aankoop/ML/9). Elke vraag met betrekking tot deze opdracht kan uitsluitend gesteld worden door middel van het forum. De vragen kunnen ten laatste gesteld worden op dinsdag 11 mei 2021. Nadien wordt het forum afgesloten.
11. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE
Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen.
De aanbestedende overheid verplicht het toepassen van elektronische middelen op straffe van nietigheid van de offerte. De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via een elektronisch platform in de zin van de Wet Overheidsopdrachten (art. 14, § 6 en §7).
Voor België is dit de e-Tendering internetsite xxxxx://xxxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/.
Meer informatie omtrent het gebruik van e-Tendering kan worden bekomen op de website xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx of via de e-Procurement helpdesk op het nummer 02 740 80 00. In deel 3 – bijlage 5 is een beknopte handleiding voor ondernemers terug te vinden.
Het uiterste tijdstip voor ontvangst van de offertes is maandag 31 mei 2021 om 9u15.
Dit tijdstip is bepalend voor de tijdige indiening van de offerte. Een offerte die na dit tijdstip aankomt wordt niet aanvaard.
Om geldig te zijn moet het indieningsrapport voor de offerte correct ondertekend zijn door de juiste persoon. Het ontbreken van een geldige handtekening moet worden beschouwd als een substantiële onregelmatigheid die tot nietigheid van de offerte leidt.
Kunnen het indieningsrapport geldig ondertekenen:
1. Een natuurlijk persoon
De inschrijver is een natuurlijk persoon: hij is bevoegd om zelf de offerte te ondertekenen.
2. Één of meer natuurlijke personen die bevoegd zijn om de inschrijver- rechtspersoon te verbinden
- De inschrijver is een naamloze vennootschap (nv): in principe zou het indieningsrapport door de hele raad van bestuur moeten ondertekend worden. Om dit te vermijden wordt meestal in de oprichtingsakte of in de statuten de bevoegdheid verleend aan één of meerdere bestuurders om de vennootschap ten aanzien van derden te
vertegenwoordigen, alleen of gezamenlijk optredend. Een dergelijke delegering moet echter worden opgenomen in de door de vennootschap gepubliceerde statuten om tegenstelbaar te zijn aan derden, opdat die vertegenwoordigingsbevoegdheid dus zou worden erken door derden.
- De inschrijver is een (besloten) vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (bvba of vba): de vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (de vroegere ‘besloten
vennootschap met beperkte aansprakelijkheid’) wordt geldig vertegenwoordigd door elke bestuurder (voor bvba ‘zaakvoerder’) die alleen mag handelen. De statuten van de vennootschap kunnen voorzien dat de bestuurders collegiaal of samen moeten handelen, maar een dergelijke clausule moet worden gepubliceerd (in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad) om tegenstelbaar te zijn aan derden.
- De inschrijver is een (coöperatieve) vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (cvba of cv): de coöperatieve vennootschap (de vroegere coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid) wordt vertegenwoordigd zoals de vennootschap met beperkte aansprakelijkheid: door één bestuurder die alleen handelt, tenzij de (gepubliceerde) statuten een andersluidende clausule bevatten.
De inschrijver voegt de nodige documenten toe (oprichtingsakte, uittreksels van de statuten) waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te verbinden.
3. Een gemachtigde die bevoegd is om de inschrijver te verbinden
Als de ondertekening van het indieningsrapport voor de offerte gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn bevoegde volmachtgever of volmachtgevers.
4. Wanneer een combinatie van ondernemers zonder rechtspersoonlijkheid een offerte indient, moet iedere deelnemer aan de combinatie een gemachtigde aanstellen, die de combinatie vertegenwoordigt en bevoegd is om de combinatie ten aanzien van derden te vertegenwoordigen.
De gemachtigde moet het indieningsrapport ondertekenen.
Opgelet! De ondertekening van offertes valt in principe niet onder het begrip van dagelijks bestuur van een vennootschap!
De bewijsstukken en documenten die bij uw offerte moeten worden gevoegd
Om vast te stellen of de persoon(en) die de offerte heeft (hebben) ondertekend wel degelijk de bevoegdheid had(den) om dat te doen, is het absoluut noodzakelijk om bij uw offerte de documenten te voegen die deze bevoegdheid vestigen.
Uw offerte moet dus een kopie bevatten van de statuten waarin de vertegenwoordigingsbevoegdheid is opgenomen, evenals een kopie van de benoemingsakte van de
ondertekende natuurlijke persoon(en) in de functie die hen de bevoegdheid geeft om te ondertekenen, tenzij de statuten die informatie (met betrekking tot de benoeming) reeds bevatten. Indien de bestuurder van een inschrijver zelf een rechtspersoon is, moeten meer documenten bij de offerte worden gevoegd: statuten van de inschrijver, benoeming van de bestuurder-rechtspersoon, statuten van de bestuurder-rechtspersoon en benoeming van de bestuurder-natuurlijke persoon van de bestuurder-rechtspersoon.
Indien de Raad van Bestuur (in het geval van een nv) of indien een bestuurder die alleen mag handelen (in het geval van een vba of een cv) een andere persoon mandateert om een offerte te ondertekenen en dit mandaat de mandataris op naam identificeert, hoeft enkel een kopie van dit mandaat bij de offerte te worden gevoegd.
Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan geplaatst worden door middel van een Belgische eID, of een gekwalificeerd certificaat dat kan aangekocht worden bij private actoren.
Enkele praktische instructies:
- toegelaten bestandsformaten zijn:
∙ .doc of .docx
∙ .xls
∙ .zip
- alle onderdelen van de van de offerte worden in een afzonderlijk bestand ingediend;
- de maximale grootte per document is 150MB. Een te groot document kan opgesplitst worden in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 1GB. Het totaal aantal bestanden mag niet hoger zijn dan 10.
12. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR
De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidend ambtenaar (=contactpersoon) wordt aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
13. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE
De inschrijver wordt verzocht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier (deel 3 - bijlage 1) te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem gebruikte documenten met het formulier.
De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mag bekendgemaakt worden door de aanbestedende overheid.
Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden die in strijd zijn met de bepalingen van het opdrachtdocument,
zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend.
De offerte bestaat uit onderstaande onderdelen en wordt opgesteld in het Nederlands.
Per onderdeel van de offerte voorziet de inschrijver een afzonderlijk bestand, benoemd als volgt:
- Administratieve gegevens_naam inschrijver
- Financiële gegevens_naam inschrijver
- Technische en functionele gegevens_naam inschrijver
- Bij te voegen documenten_naam inschrijver
14. PRIJSBEPALING
Dit is een opdracht tegen prijslijst wat betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn.
De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid niet over de exacte benodigde hoeveelheden.
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.
De inschrijver wordt geacht om in zijn eenheidsprijzen alle kosten en heffingen te voorzien, met uitzondering van de btw. De opdrachtnemer kan geen aanspraak maken op vergoedingen voor prestaties waarvoor in de inventaris geen eenheidsprijs is vastgelegd.
Volgende kosten, lasten, prestaties, e.d. zijn onder meer inbegrepen in de eenheidsprijzen:
- de prijs van de beschreven materialen;
- alle kosten betreffende het transport (brandstof, verzekering, verkeersboetes,…) op de plaats aangeduid door de besteller;
- de kosten voor verpakking tijdens transport, verzekering, …;
- de kosten voor de documenten die door de aanbestedende overheid wordt gevraagd;
- de tol- en accijnsrechten en om het even welke andere belasting, met uitzondering van de btw;
- de kosten m.b.t. de opvolgvergaderingen en rapportering;
- alle andere kosten verbonden aan de leveringen en oplevering.
Zoals hierboven vermeld, is het transport inbegrepen in de prijzen en is het de inschrijver niet toegestaan om een aparte transportkost aan te rekenen.
15. PRIJSHERZIENING
Een eventuele prijsherziening is mogelijk als er zich sterke schommelingen voordoen in de
bijzonderste componenten van de kostprijs, zoals lonen, sociale lasten, grondstoffen, materialen…
De opdrachtnemer dient zijn aanvraag tot prijsherziening voldoende te motiveren. De prijsherziening kan maximum één maal per kalenderjaar toegepast worden.
Voor de berekening van de prijsherziening hanteert de aanbestedende overheid de gezondheidsindex. De prijsherziening wordt toegepast indien de opdrachtnemer hierom verzoekt, op basis van volgende formule:
Nieuwe prijs = inschrijvingsprijs X nieuw cijfer van de gezondheidsindex
basiscijfer van de gezondheidsindex
Als basiscijfer wordt de gezondheidsindex genomen van de maand voorafgaand aan de maand van de uiterste indieningsdatum. Het nieuwe cijfer van de gezondheidsindex is de waarde van de gezondheidsindex van de maand die 12 maanden ligt na de maand voorafgaand aan de maand van de uiterste indieningsdatum.
16. VERTROUWELIJKHEID
De informatie die de aanbestedende overheid in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld.
De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen.
17. AANSPRAKELIJKHEID
De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de uitgevoerde opdracht voorkomen.
De aanbestedende overheid is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart de aanbestedende overheid tegen elke vordering van schadevergoeding door derden in dit verband.
18. VERZEKERING
De opdrachtnemer sluit de verzekeringen af die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht.
Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht, legt de opdrachtnemer op verzoek van de aanbestedende overheid een attest voor waaruit de vereiste gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt.
19. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA
De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.
Door het indienen van zijn offerte, vergezeld van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), verklaart de inschrijver:
- zich niet in een van onderstaande uitsluitingsgronden te bevinden
- dat hij beantwoordt aan de selectiecriteria die door de aanbestedende overheid voor deze opdracht werden opgesteld.
Het UEA-bestand wordt door de aanbestedende overheid zowel in XML- als in PDF-formaat in e-Notification gepubliceerd bij de opdrachtdocumenten van het dossier.
Kandidaten kunnen voor het aanmaken van een UEA-antwoord gebruik maken van de UEA-service van e-Procurement. Surf hiervoor naar xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Hier vind je ook een handleiding voor ondernemers.
Het ingevuld Uniform Europees Aanbestedingsdocument moet ingediend worden door:
- de inschrijver;
- de onderaannemers;
- de deelnemers aan de combinatie;
- de entiteiten op wiens draagkracht de inschrijver zich beroept in het kader van economische en financiële selectiecriteria.
Enkel indien de offerte voldoet aan deze criteria wordt ze aanvaard.
De inlichtingen of documenten die de aanbestedende overheid kosteloos via elektronische middelen kan opvragen, zullen door de aanbestedende overheid zelf worden opgevraagd.
Wat alle andere documenten en certificaten betreft, zoals een uittreksel uit het strafregister of, bij gebreke daaraan, een gelijkwaardig document dat is afgegeven door een bevoegde rechterlijke of administratieve instantie van het land van oorsprong of het land waar de ondernemer is gevestigd, waaruit blijkt dat aan de betrokken eisen is voldaan, moet de offerte van de inschrijver deze documenten of certificaten bevatten.
De aanbestedende overheid kan de inschrijver tijdens de procedure te allen tijde verzoeken de vereiste ondersteunende documenten geheel of gedeeltelijk in te dienen wanneer dit noodzakelijk is voor het goede verloop van de procedure.
Behoudens uitsluitingsgronden m.b.t. fiscale en sociale schulden kan de inschrijver, die zich in één van de verplichte of facultatieve uitsluitingsgronden bevindt, aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.
Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
UITSLUITINGSCRITERIA
Verplichte uitsluitingsgronden (art. 67 van de Wet Overheidsopdrachten)
1. deelneming aan een criminele organisatie;
2. omkoping;
3. fraude;
4. terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten dan wel uitlokking van, medeplichtigheid aan of poging tot het plegen van een dergelijk misdrijf of strafbaar feit;
5. xxxxxxxxx xxx xxxx of financiering van terrorisme;
6. kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel;
7. tewerkstelling van onderdanen van derde landen die illegaal in het land verblijven.
De in 1 tot 6 bedoelde uitsluitingen van deelname aan overheidsopdrachten gelden voor een periode van vijf jaar vanaf de datum van de veroordeling. De onder 7 bedoelde uitsluiting van deelname aan overheidsopdrachten geldt voor een periode van vijf jaar, vanaf de beëindiging van de inbreuk.
De inschrijver, die zich in één van de verplichte uitsluitingsgronden bevindt, kan aantonen dat hij corrigerende maatregelen heeft genomen om zijn betrouwbaarheid aan te tonen. Hiertoe bewijst de inschrijver, op eigen initiatief, dat hij eventuele schade als gevolg van strafrechtelijke inbreuken of fouten heeft betaald of heeft toegezegd te zullen vergoeden, dat hij feiten en omstandigheden heeft opgehelderd door actief mee te werken met de onderzoekend autoriteiten en dat hij concrete technische, organisatorische en personeelsmaatregelen heeft genomen teneinde een nieuwe strafrechtelijke inbreuk of fout te voorkomen.
Als de aanbestedende overheid dat bewijs toereikend acht, wordt de betrokken inschrijver niet uitgesloten van de plaatsingsprocedure.
Uitsluitingsgrond i.v.m. fiscale en sociale schulden (art. 68 van de Wet Overheidsopdrachten)
De inschrijver die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn fiscale schulden en sociale zekerheidsbijdragen, wordt uitgesloten van deze plaatsingsprocedure. De toegang tot de procedure wordt evenwel niet ontzegd aan de inschrijver die:
- geen bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro;
- of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen en de afbetalingen daarvan strikt in acht neemt.
Indien de inschrijver een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro, en aantoont dat hij:
- op een aanbestedende overheid of op een overheidsbedrijf, één of meer schuldvorderingen bezit;
- die zeker, opeisbaar en vrij van elke verbintenis tegenover derden zijn;
- voor een bedrag dat minstens gelijk is aan zijn schuld verminderd met 3.000 euro; wordt hij niet uitgesloten.
Indien het attest in bezit van de aanbestedende overheid niet aantoont dat de inschrijver voldoet aan de eisen i.v. m. zijn fiscale en sociale verplichtingen, stelt zij de ondernemer hiervan in kennis. Vanaf de dag volgend op deze kennisgeving, beschikt de inschrijver over een termijn van vijf werkdagen om het bewijs te geven van zijn regularisatie. Van deze regularisatie kan slechts éénmalig gebruik gemaakt worden.
Facultatieve uitsluitingsgronden (art. 69 van de Wet Overheidsopdrachten)
De inschrijver kan uitgesloten worden van deze procedure:
1. indien de aanbestedende overheid met elk passend middel aantoont dat de inschrijver de verplichtingen op het vlak van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht heeft geschonden;
2. wanneer de inschrijver in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft gestaakt, een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor hem een procedure van vereffening of gerechtelijke reorganisatie aanhangig is, of hij in een vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen;
3. wanneer de aanbestedende overheid kan aantonen, met elk passend middel, dat de inschrijver in de uitoefening van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan, waardoor zijn integriteit in twijfel kan worden getrokken;
4. wanneer de aanbestedende overheid over voldoende plausibele aanwijzingen beschikt om te besluiten dat de inschrijver handelingen zou hebben gesteld, overeenkomsten zou hebben gesloten of afspraken zou hebben gemaakt, die gericht zijn op vervalsing van de mededinging;
5. wanneer een belangenconflict in de zin van artikel 6 van de wet niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;
6. wanneer zich wegens de eerdere betrokkenheid van de inschrijver bij de voorbereiding van de plaatsingsprocedure een vervalsing van de mededinging als bedoeld in artikel 52 van de wet heeft voorgedaan die niet met minder ingrijpende maatregelen kan worden verholpen;
7. wanneer de inschrijver blijk heeft gegeven van aanzienlijke of voortdurende tekortkomingen bij de uitvoering van een wezenlijk voorschrift tijdens een eerdere overheidsopdracht, een eerdere opdracht met een aanbesteder of een eerdere concessieovereenkomst en dit geleid heeft tot het nemen van ambtshalve maatregelen, schadevergoedingen of andere vergelijkbare sancties;
8. wanneer de inschrijver zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de informatie die nodig is voor de controle op het ontbreken van uitsluitingsgronden of de naleving van de selectiecriteria, of hij informatie heeft achtergehouden;
9. wanneer de inschrijver heeft getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende overheid onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de plaatsingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op beslissingen inzake uitsluiting, selectie en gunning.
Selectiecriteria
Economische en financiële draagkracht
Wanneer een inschrijver beroep doet op de financiële en economische draagkracht van andere entiteiten en die draagkracht bepalend is voor zijn selectie, vermeldt hij voor welk gedeelte hij een beroep doet op die draagkracht evenals het engagement van die derde of derden die hem ter beschikking staan.
Een schriftelijke verbintenis van deze derde(n) is vereist (deel 3 – bijlage 4).
De inschrijver en de entiteiten waarop deze zich beroept, zijn hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de opdracht.
Voor de buitenlandse ondernemingen dienen de goedgekeurde jaarrekeningen van de twee laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de offerte te worden gevoegd.
Indien de inschrijver nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, bezorgt hij een tussentijdse balans voor echt verklaard door de accountant of door de bedrijfsrevisor (of door de persoon of het organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent).
Voor de inschrijver die een vennootschapsvorm heeft aangenomen, wordt de financiële draagkracht van de inschrijver beoordeeld aan de hand van:
• de jaarrekening van de laatste 3 afgesloten boekjaren, gebruikmakend van een ratio-analyse (liquiditeits-, solvabiliteits-, en rentabiliteitsratio).
De ratio’s bedragen:
- liquiditeitsnorm: minimum 100% of 1;
- solvabiliteitsnorm: minimum 25%;
- rentabiliteitsnorm: positief
• een verklaring betreffende de jaarlijkse omzet. De gemiddelde omzet van de laatste 3 afgesloten boekjaren van de onderneming betreffende het uitvoeren van opdrachten van dezelfde aard als deze die het voorwerp uitmaken van deze opdracht, bedraagt minimaal
360.000 euro op jaarbasis.
Technische bekwaamheid
Niet van toepassing.
20. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES
De offertes van de inschrijvers worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Substantieel onregelmatige offertes worden geweerd.
21. TAALGEBRUIK
De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met de aanbestedende overheid.
22. GUNNINGSCRITERIA
RAAMOVEREENKOMST
De aanbestedende overheid zal van de regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers de economisch meest voordelige offerte vaststellen rekening houdende met de beste prijs- kwaliteitsverhouding. De gunningscriteria zijn de volgende:
Gunningscriterium 1: Prijs weging 30/100pnt
Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van de formule P= P1 + P2, aan de hand van twee sub-gunningscriteria. Enerzijds op de prijzen van de sets in de inventaris en anderzijds op het uurtarief van de technieker.
Het sub-gunningscriterium ‘inventaris’ staat op 20 punten en wordt beoordeeld op basis van het totaal van de opgegeven prijzen voor de gevraagde sets in de prijsinventaris, inclusief btw, op basis van volgende formule P1= 20 x Pl1/Po1, waarbij:
P1= het aantal behaalde punten
20= het aantal toe te kennen punten
Pl1= het totaal van de eenheidsprijzen van de gevraagde sets van de laagst geprijsde offerte Po1= het totaal van de eenheidsprijzen van de gevraagde sets van de onderzochte offerte
Het sub-gunningscriterium ‘uurtarief technieker’ staat op 10 punten en wordt beoordeeld op basis van de prijs per uur per technieker (leveren, plaatsen bedienen en ophalen van de materialen), inclusief btw, op basis van volgende formule P2= 10 x Pl2/Po2, waarbij:
P2= het aantal behaalde punten
10= het aantal toe te kennen punten
Pl2= de eenheidsprijs per uur per technieker van de laagst geprijsde offerte Po2= de eenheidsprijs per uur per technieker van de onderzochte offerte
Gunningscriterium 2: Kwaliteit van de materialen weging 30/100pnt Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van de technische beschrijving en productfiches van de voorgestelde materialen per gevraagde categorie/set.
Indien nodig kan de aanbestedende overheid beslissen om een kwaliteitstest uit te voeren. Hiervoor kunnen de inschrijvers, na het indienen van de offerte, uitgenodigd worden om een aantal audiomaterialen te laten testen op een locatie in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Indien de kwaliteitstest wordt uitgevoerd, wordt de inschrijver hiervan verwittigd.
Er wordt een score toegekend aan de hand van volgende ordinale schaal:
Beoordeling | Specificatie | Score |
Zeer goed | Het voorstel van de inschrijver overschrijdt op overtuigende wijze de vereisten van het opdrachtdocument en biedt meerdere elementen die als een meerwaarde worden beschouwd | 30 |
Goed | Het voorstel van de inschrijver biedt een meer dan afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument met één of enkele elementen die als een meerwaarde worden beschouwd | 24 |
Middelmatig | Het voorstel van de inschrijver biedt een afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument | 18 |
Ondermaats | Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op één of enkele elementen | 12 |
Slecht | Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op meerdere elementen | 0 |
Gunningscriterium 3: Kwaliteit van de dienstverlening weging 30/100pnt Dit gunningscriterium wordt beoordeeld aan de hand van een gedetailleerde beschrijving van de dienstverlening. De inschrijver gebruikt hiervoor de invullijst in deel 3 – bijlage 7.
Er wordt een score toegekend aan de hand van volgende ordinale schaal:
Beoordeling | Specificatie | Score |
Zeer goed | Het voorstel van de inschrijver overschrijdt op overtuigende wijze de vereisten van het opdrachtdocument en biedt meerdere elementen die als een meerwaarde worden beschouwd | 30 |
Goed | Het voorstel van de inschrijver biedt een meer dan afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument met één of enkele elementen die als een meerwaarde worden beschouwd | 24 |
Middelmatig | Het voorstel van de inschrijver biedt een afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument | 18 |
Ondermaats | Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op één of enkele elementen | 12 |
Slecht | Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op meerdere elementen | 0 |
Gunningscriterium 4: Duurzaamheid weging 10/100pnt Dit gunningscriterium wordt beoordeeld op basis van een nota (max. 2 bladzijden DIN A4-formaat) waarin de inschrijver verduidelijkt welke maatregelen door de inschrijver worden genomen voor het verbeteren van de duurzaamheid van de onderneming en welke maatregelen worden genomen in kader van de duurzame uitvoering van de opdracht (energiebesparende materialen, levensduur en recyclage van materialen, reductie milieu-impact transport, …).
Er wordt een score toegekend aan de hand van volgende ordinale schaal:
Beoordeling | Specificatie | Score |
Zeer goed | Het voorstel van de inschrijver overschrijdt op overtuigende wijze de vereisten van het opdrachtdocument en biedt meerdere elementen die als een meerwaarde worden beschouwd | 10 |
Goed | Het voorstel van de inschrijver biedt een meer dan afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument met één of enkele elementen die als een meerwaarde worden beschouwd | 8 |
Middelmatig | Het voorstel van de inschrijver biedt een afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument | 6 |
Ondermaats | Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op één of enkele elementen | 4 |
Slecht | Het voorstel van de inschrijver biedt een niet afdoende oplossing voor de vereisten van het opdrachtdocument en overtuigt niet op meerdere elementen | 0 |
De regelmatige offertes van de geselecteerde inschrijvers worden aan bovenstaande gunningscriteria getoetst. De quotaties voor de gunningscriteria worden opgeteld en afgerond naar gehele getallen.
De opdracht zal worden gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotatie, nadat de aanbestedende overheid ten opzichte van de inschrijver de juistheid van het UEA heeft onderzocht.
DEELOPDRACHTEN
De afzonderlijke bestellingen worden aanzien als deelopdrachten. De deelopdrachten worden besteld op basis van de voorwaarden die vastgelegd zijn in de raamovereenkomst.
23. VARIANTEN EN OPTIES
Varianten en opties zijn niet toegestaan.
24. VERBINTENISTERMIJN
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.
25. UITVOERING VAN DE OPDRACHT
Termijnen
De opdracht begint op de dag na ontvangst van de kennisgeving van het sluiten van de opdracht, tenzij anders vermeld in de brief en wordt afgesloten voor een periode van 2 jaar. Na het verstrijken van de initiële looptijd van deze opdracht kan deze opdracht maximum 1 maal verlengd worden met een periode van 2 jaar.
De effectieve diensten moeten kunnen uitgevoerd worden vanaf 1 september 2021.
De effectieve diensten zullen gebeuren naargelang de behoeften van de Brusselse verenigingen en organisaties voor evenementen. De locaties waar de diensten uitgevoerd dienen te worden, bevinden zich in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Timing
• Ontvangst van de offertes uiterlijk op maandag 31 mei 2021 om 9u15;
• Onderzoek en beoordeling van de offertes: 1ste week van juli 2021 (week 27);
• Informeren van de inschrijvers: 2e week van juli 2021 (week 28);
• Opstartvergadering: 1ste helft van augustus 2021;
• Effectieve diensten dienen uitgevoerd te worden vanaf 1 september 2021.
Opstartvergadering & evaluatie
Er zal een opstartvergadering plaatsvinden tijdens de 1ste helft van de maand augustus 2021. Tijdens deze vergadering zullen praktische afspraken vastgelegd worden.
De opdrachtnemer neemt deel aan jaarlijkse opvolgvergadering. Indien er tekortkomingen in de dienstverlening worden vastgesteld, kan de frequentie van de overlegmomenten verhoogd worden tot maximum 3 per jaar.
Nazicht
Indien tijdens de uitvoering van de opdracht abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld.
26. BORGTOCHT
De borgtocht is van toepassing op deze opdracht.
Het bedrag van de borgtocht bedraagt 5% van het geraamde maandelijkse bedrag van de opdracht vermenigvuldigd met 6.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie vraagt een borgtocht van 1.500 euro.
De borgstelling dient te gebeuren, overeenkomstig de wet en reglementsbepalingen, binnen 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht op één van de volgende wijzen:
1. in speciën;
2. in publieke fondsen;
3. onder de vorm van een solidaire borgtochtstelling;
4. via een waarborg, toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving op het statuut en het toezicht op de kredietinstellingen;
5. via een waarborg, toegestaan door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wetgeving betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
Voor wat 1 tot en met 3 betreft, kunt u voor meer informatie terecht op de website van de Deposito- en Consignatiekas (xxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/xx/xxxxxxxxxx).
Het bewijs van de borgstelling dient te worden bezorgd aan de aanbestedende overheid: Vlaamse Gemeenschapscommissie
Aankoop – t.a.v. Xxxxx Xxxxxxxx
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
- wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. BE 00 0000 0000 0000) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde kas;
- wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:
- hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- hetzij het debet-bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
- hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
- hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het opdrachtdocument, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.
De termijn van 30 kalenderdagen hiervoor vermeld, wordt opgeschort tijdens de sluitingsronde van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden.
De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst, op uitdrukkelijke vraag van de opdrachtnemer en op voorwaarde dat de uitgevoerde opdrachten zijn opgeleverd.
27. BETALINGSMODALITEITEN
De betaling van het aan de opdrachtnemer verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, vanaf het verstrijken van de verificatietermijn.
De betaling gebeurt op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën, Begroting en Aankoop Financiële dienst
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
Facturen worden in Pdf-formaat (1 Pdf-bestand per factuur) verstuurd naar xxxxxxxxxx@xxx.xx.
De aanbestedende overheid aanvaardt ook facturen via e-facturatie. Wie hiervan gebruik wenst te maken, kan informatie opvragen bij de financiële dienst via een e-mail naar xxxxxxxxxx@xxx.xx.
De inschrijver waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen, macro’s of andere
schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door virussen, macro’s of andere schadelijke instructies, kunnen als niet ontvangen beschouwd worden.
De factuur vermeldt een detail van de geleverde diensten. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden. De factuur wordt opgesteld in euro.
28. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN
De in het Bulletin der Aanbestedingen en in het Publicatieblad van de Europese Unie aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het opdrachtdocument. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden.
29. GESCHILLEN
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
DEEL 2 – TECHNISCHE & FUNCTIONELE SPECIFICATIES
1. SITUERING VAN DE OPDRACHT
De Vlaamse Gemeenschapscommissie stelt audiomateriaal met technische begeleiding en transport ter beschikking aan Brusselse verenigingen en organisaties voor evenementen binnen de grenzen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. We bieden hierbij verenigingen de mogelijkheid om concerten te organiseren met professionele omkadering (geen fuiven). Uit ervaring blijkt dat we 3 verschillende soorten opdrachten kunnen onderscheiden:
• Optredens in cafés, free-podia, kleine clubs (bv. De Monk, free-podium Mabo, Salon Dansant,..);
• Optredens in grotere clubs, Gemeenschapscentra (bv. Trefcentrum Y, Frissefolk, Rockcafe, Ritscafe,…);
• Optredens op buitenactiviteiten (bv. Stadskriebels, Pispot festival, Plazey,…)
Om een idee van grootorde te hebben, geven we hierbij een overzicht van de uitgevoerde dienstverlening in het kalenderjaar 2019:
• Set 1 – kleine clubs: 29 opdrachten waarvan er 10 met dB meter
• Set 2 – grote clubs: 29 opdrachten waarvan er 18 met dB meter;
• Set 3 – grote en/of buitenevenementen: 6 waarvan er 4 met dB meter.
2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
De opdrachtnemer
• levert het materiaal voor elk van deze types opdrachten. In deel 3 – bijlage 8 zijn technische fiches terug te vinden die representatief zijn voor de opdrachten. In overleg met de uitleendienst wordt er beslist welk soort installatie en materiaal wordt ingezet voor een evenement;
• voorziet technische begeleiding voor het leveren, plaatsen, bedienen, afbouwen, inladen en wegbrengen van het materiaal (voldoende technici om stagewissel vlot te laten verlopen). Regelmatig zijn er groepen die hun eigen geluidstechnicus hebben. Zij worden zo goed mogelijk bijgestaan zodat het concert in optimale omstandigheden kan verlopen:
• kan minstens 3 opdrachten tegelijkertijd uitvoeren;
• respecteert steeds de wettelijke geluidsnormen, indien nodig voert hij metingen uit en slaat deze op.
De opdrachtnemer stuurt voor elke opdracht een offerte via email aan xxxxxxx@xxx.xx.
Pas na akkoord van de aanbestedende overheid wordt de concrete bestelopdracht gegund.
Technische kenmerken van het audiomateriaal
⮚ Set 1 – kleine clubs
🢭 FOH Systeem specificaties:
▪ een stereo luidsprekersysteem passend voor een evenement tot 150 aanwezigen. Het Front Of House systeem moet 3 of 4-weg zijn en in staat een onvervormd signaal niveau van 100dBA peak aan de mengtafel te leveren. Het systeem dient actief te zijn met een systeem crossover die individuele controle over het niveau
van iedere frequentieband (i.e. Sub, Low, Low-mid, High-mid en High) mogelijk maakt en dit van op de mixpositie;
▪ het drive systeem bevat: systeem EQ1/3 octave EQ’s met =/-12dB cut/boost en de systeem crossover;
▪ de FOH mengtafel heeft 24 inputs met 4 sub-groups, VCA (DCA) controle en minimum aan 6 aux bussen die individueel geschakeld kunnen worden tussen pre en post fader.
🢭 Outboards:
▪ 2 x grafische 31 band EQ
▪ 4 x gate
▪ 6 x compressor
▪ 1 x delay
▪ 1 x reverb
▪ 1 x multi effect
🢭 Monitor specificaties:
▪ Vanop FOH tafel;
▪ 6 identieke monitors;
▪ Outboard 6 x grafische 31 band EQ
🢭 Mic’s en statieven:
▪ Standaard microfoonset voor het uitvoeren van een concert
🢭 Voorbeeld technische fiches voor dit soort opdrachten:
▪ Technical Rider black flower.pdf
▪ RiderValseTeefjes 2015.docx
▪ Technische fiche BYJO.pdf
⮚ Set 2 – grote clubs
🢭 FOH Systeem specificaties:
▪ een stereo luidsprekersysteem passend voor een evenement tot 500 aanwezigen. Het Front Of House systeem moet 3 of 4-weg zijn en in staat een onvervormd signaal niveau van 100dBA paek aan de mengtafel te leveren. Het systeem dient actief te zijn met een systeem crossover die individuele controle over het niveau van iedere frequentieband (i.e. Sub, Low, Low-mid, High-mid en High) mogelijk maakt en dit van op de mixpositie;
▪ het drive systeem bevat: systeem EQ1/3 octave EQ’s met =/-12 dB cut/boost en de systeem crossover;
▪ de FOH mengtafel heeft 32 inputs met 8 sub-groups, VCA (DCA) controle en minimum aan 8 aux bussen die individueel geschakeld kunnen worden tussen pre en post fader.
🢭 Outboards:
▪ 2 x grafische 31 band EQ;
▪ 8 x gate;
▪ 8 x compressor;
▪ 1 x delay;
▪ 1 x reverb;
▪ 1 x multi effect.
🢭 Monitor specificaties:
▪ Vanop FOH tafel;
▪ 8 identieke monitors;
▪ Outboard 8 x grafische 31 band EQ.
🢭 Mic’s en statieven:
▪ Standaard microfoonset voor het uitvoeren van een concert.
🢭 Voorbeeld technische fiches voor dit soort opdrachten:
▪ TechRider3 Airplane.pdf
▪ Throes+theShineKkangtr.pdf
▪ Technical Hospitality Rider Tout va bien (band).pdf
⮚ Set 3 – grote evenementen of buitenevenementen
🢭 FOH Systeem specificaties:
▪ een stereo line array luidsprekersysteem passend voor een buitenevenement. Het Front Of House systeem moet 4-weg zijn en in staat een onvervormd signaal niveau van 100dBA peak aan de mengtafel te leveren. Het systeem dient actief te zijn met een systeem crossover die individuele controle over het niveau van iedere frequentieband (i.e. Sub, Low, Low-mid, High-mid en High) mogelijk maakt en dit van op de mixpositie; delayen van het systeem onderling;
▪ het drive systeem bevat: systeem EQ1/3 octave EQ’s met =/-12dB cut/boost en de systeem crossover;
▪ de FOH mengtafel heeft 40 inputs met 8 sub-groups, VCA (DCA) controle en minimum aan 12 aux bussen die individueel geschakeld kunnen worden tussen pre en post fader.
🢭 Outboards:
▪ 2 x grafische 31 band EQ;
▪ 8 x gate;
▪ 8 x compressor;
▪ 1 x delay;
▪ 1 x reverb;
▪ 1 x multi effect.
🢭 Monitor specificaties:
▪ de monitor mengtafel heeft 40 inputs minimum 12 aux bussen die individueel geschakeld kunnen worden tussen pre en post fader;
▪ 10 identieke monitors;
▪ Outboard 10 x grafische 31 band EQ.
🢭 Mic’s en statieven:
▪ Standaard microfoonset voor het uitvoeren van een concert.
🢭 Voorbeeld technische fiches voor dit soort opdrachten:
▪ 2016-09-11 – Brussels Concertband Technisch plan 32 kanaals.xlsx;
Transport
▪ Xxxxxxxx Xxxxxxxxx-Xxxxx-0000 standard.pdf;
▪ Pegasaya priklijst 2015 standard-pdf;
▪ Pegasaya stage-plot 2015 standard.pdf;
▪ Tinariwen technical rider 2016 spring summer.pdf
Het transport naar en van het evenement is inbegrepen in de huurprijs voor de set die door de opdrachtnemer wordt opgegeven voor de uitvoering van deze opdracht. In het transport zijn alle kosten inbegrepen (brandstof, verzekering, verkeersboetes, …).
Technische begeleiding
De begeleiders die voor deze opdrachten aangesteld worden, moeten over een goede technische kennis en voldoende ervaring beschikken om de opdracht omschreven in onderhavig opdrachtdocument zelfstandig en adequaat uit te voeren. Indien blijkt dat een begeleider niet aan deze voorwaarden voldoet, wordt hij op eenvoudige vraag van de aanbestedende overheid vervangen door een andere begeleider.
3. AAN TE LEVEREN IN DE OFFERTE
De inschrijver dient zijn offerte op te maken volgens de voorschriften die opgenomen werden in deel 1 – 13. Vorm en inhoud van de offerte. De aan te leveren/gevraagde informatie wordt uitgebreid vermeld in deel 3 – bijlage 1.
DEEL 3 – BIJLAGEN
“Deel 3 – Bijlagen” wordt in een apart Word-document aangeleverd en bevat volgende bijlagen: