Overeenkomst tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en de gemeente Evergem betreffende de gegevensuitwisseling tijdens de coronacrisis
Overeenkomst tussen Agentschap Innoveren & Ondernemen en de gemeente Evergem betreffende de gegevensuitwisseling tijdens de coronacrisis
Met het oog op de financiële ondersteuning van het ondernemerschap tijdens de coronacrisis wensen Agentschap Innoveren & Ondernemen en de gemeente Evergem gegevens uit te wisselen. Hiermee willen ze de administratieve last voor de getroffen ondernemingen beperken en fraude voorkomen en detecteren.
Tussen:
• Agentschap Innoveren & Ondernemen, intern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid met ondernemingsnummer 0316.380.841 en zetel te 0000 Xxxxxxx, Koning Xxxxxx XX- laan 35 bus 12, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxx Xxxxxxx, administrateur-generaal, hierna VLAIO genoemd
en
• Gemeentebestuur Evergem, met ondernemingsnummer 0207 451 128 en zetel te 0000 Xxxxxxx, F. Xx Xxxxxxxxx 00, vertegenwoordigd door de xxxx Xxxxx Xx Xxxxxxxxxxx, burgemeester en de xxxx Xxxxx Xxxxx, algemeen directeur, hierna de gemeente genoemd
xxxxx samen de partijen genoemd wordt het volgende overeengekomen:
Art. 1 - In deze overeenkomst wordt verstaan onder:
• Coronavirusmaatregelen: de maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad genomen vanaf 12 maart 2020 inzake het coronavirus en de daaruit voortvloeiende maatregelen van de bevoegde autoriteiten inzake burgerlijke veiligheid;
• Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx: de steun verleend in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 20 maart 2020 tot toekenning van steun aan ondernemingen die verplicht moeten sluiten ten gevolge van de maatregelen genomen door de Nationale Veiligheidsraad vanaf 12 maart 2020 inzake het coronavirus;
• Corona Compensatiepremie: de steun verleend in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 10 april 2020 tot toekenning van steun aan ondernemingen die een omzetdaling hebben ten gevolge van de exploitatiebeperkingen opgelegd door de maatregelen genomen door de Nationale Veiligheidsraad vanaf 12 maart 2020 inzake het coronavirus;
• Coronareglement: een goedgekeurd reglement van de gemeente, waarin de toekenning van een Corona Hinderpremie of een Corona Compensatiepremie als voorwaarde wordt gesteld aan de ondernemingen om steun te verkrijgen;
• Standplaats: een plaats op het openbaar of privaat domein toegewezen aan een onderneming volgens de wet van 25 juni 1993 betreffende de uitoefening en de organisatie van ambulante en kermisactiviteiten.
Art. 2 - Deze overeenkomst regelt het kosteloos uitwisselen van gegevens tussen VLAIO en de gemeente in het kader van de Corona Hinderpremie en de Corona Compensatiepremie.
Art. 3 – VLAIO bezorgt de gemeente een lijst van de ondernemingen, waarvan de maatschappelijke zetel, een vestigingseenheid of een standplaats gevestigd zijn in deze gemeente, die een Corona Hinderpremie en/of een Corona Compensatiepremie toegekend kregen.
Deze lijst bevat maximaal volgende gegevens voor elke onderneming:
• het ondernemingsnummer;
• het dossiernummer van de betreffende premie;
• de status van het dossier;
• de datum van toekenning van de betreffende premie;
• de naam van de betreffende premie;
• het steunbedrag.
VLAIO bezorgt de gemeente deze lijst maximaal 1 maal per week. VLAIO beantwoordt deze vraag binnen de perken van haar mogelijkheden. De aanspreekpunten van de partijen leggen de praktische modaliteiten van deze gegevensoverdracht verder vast.
Art. 4 - De gemeente bevestigt dat het een Coronareglement heeft of dit ernstig overweegt. In dat laatste geval bezorgt VLAIO de gegevens uit artikel 3 slechts 1 maal aan de gemeente.
Op vraag van VLAIO bezorgt de gemeente haar Coronareglement(en). Deze gegevensoverdracht wordt louter ten inlichting gegeven en bindt VLAIO geenszins.
Art. 5 - De gemeente benut de in het kader van deze overeenkomst verkregen gegevens enkel voor intern gebruik en dit enkel in het kader van het toekennen van steun aan ondernemingen naar aanleiding van de coronacrisis. De gemeente deelt deze gegevens niet met derden.
De in het kader van deze overeenkomst verkregen gegevens kunnen geen aanleiding geven tot tussenkomsten van de gemeente bij VLAIO omtrent individuele dossiers.
De door VLAIO ter beschikking gestelde gegevens blijven te allen tijde eigendom van VLAIO.
Art. 6 - De gemeente is er zich van bewust dat de verlening van een Corona Hinderpremie of een Corona Compensatiepremie strikt persoonlijk is, en bijgevolg niet overgedragen kan worden aan de gemeente en niet vatbaar is voor beslag.
Art. 7 – VLAIO heeft de gegevens uit artikel 3 oorspronkelijk verzameld om aanvragen van de Corona Hinderpremie en de Corona Compensatiepremie te kunnen beoordelen en af te handelen. Het geeft deze gegevens door aan de gemeente in het kader van haar opdracht om lokale besturen te ondersteunen bij het voeren van een ondernemingsvriendelijk beleid (art. 4, §1, 3° van het besluit van de Vlaamse Regering van 7 oktober 2005 aangaande het Agentschap Innoveren en Ondernemen).
De gemeente verwerkt deze gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen, namelijk de aanvragen in het kader van haar Coronareglement beoordelen en afhandelen of het zorgvuldig inschatten van het budget noodzakelijk voor een Coronareglement. Deze doeleinden van de gemeente zijn verenigbaar met de doeleinden van VLAIO aangezien beide partijen een zorgvuldig beheer van publieke middelen willen toepassen.
Art. 8 – De gegevens uit artikel 3 deelt de gemeente mee aan volgende ontvangers:
• Dossierbehandelaars die de steun uit haar Coronareglement beoordelen en afhandelen;
• Medewerkers van de dienst financiën;
• Leden van het College van Burgmeester en Schepenen;
• Aanspreekpunt gemeente uit artikel 13.
Art. 9 – De gemeente bezorgt VLAIO een lijst van de ondernemingen, waarvan de maatschappelijke zetel, een vestigingseenheid of een standplaats gevestigd zijn in deze gemeente als voldaan is aan één van de volgende voorwaarden:
1. de gemeente heeft vastgesteld dat de onderneming de Coronavirusmaatregelen niet naleeft;
2. de onderneming wordt om een reden buiten het coronavirus (tijdelijk) gesloten tijdens de periode waarin de Coronavirusmaatregelen van kracht zijn. Deze redenen zijn bijvoorbeeld:
a. de verplichte sluiting of verzegeling bij bestuurlijke maatregel;
b. de vaststelling van leegstand;
x. xx xxxxxxxxx of opheffing van een vergunning of toestemming;
d. de ontbinding uitgesproken door een rechtbank op verzoek van de gemeente.
3. de onderneming wordt ondanks de Coronavirusmaatregelen voor redenen van openbare orde of het algemeen belang bij bestuurlijke maatregel verplicht open te blijven.
Deze lijst bevat maximaal volgende gegevens voor elke onderneming:
• het ondernemingsnummer;
• de omschrijving van de vaststelling overeenkomstig het eerste lid van dit artikel;
• de begin- en einddatum van de bestuurlijke maatregel, voor zover toepasselijk.
De gemeente bezorgt VLAIO deze lijst maximaal 1 maal per week. De gemeente beantwoordt deze vraag binnen de perken van haar mogelijkheden. De aanspreekpunten van de partijen leggen de praktische modaliteiten van deze gegevensoverdracht verder vast.
Art. 10 – De gemeente heeft de gegevens uit artikel 9 oorspronkelijk verzameld om ondernemingen te controleren en – waar nodig – bestuurlijke maatregelen of sancties op te leggen. De wettelijke basis hiervoor is:
• wet van 24 februari 1921 betreffende het verhandelen van giftstoffen, slaapmiddelen en verdovende middelen, psychotrope stoffen, ontsmettingsstoffen en antiseptica en van de stoffen die kunnen gebruikt worden voor de illegale vervaardiging van verdovende middelen en psychotrope stoffen;
• wet van 30 juli 1979 betreffende de preventie van brand en ontploffing en betreffende de verplichte verzekering van de burgerlijke aansprakelijkheid in dergelijke gevallen;
• Nieuwe gemeentewet van 24 juni 1988;
• wet van 10 november 2006 betreffende de openingsuren in handel, ambacht en dienstverlening;
• Wet van 24 juni 2013 betreffende de gemeentelijke administratieve sancties;
• Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur;
• Wetboek van vennootschappen en verenigingen;
• Ministerieel besluit van 23 maart 2020 houdende dringende maatregelen om de verspreiding van het coronavirus COVID-19 te beperken.
De gemeente geeft deze gegevens door aan VLAIO in het kader van haar opdracht om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers, het verzekeren van een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van haar bevoegdheden en bij te dragen aan de duurzame ontwikkeling van het gemeentelijk gebied (art. 2 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur).
VLAIO gebruikt de verkregen gegevens enkel met het oog op het voldoen aan een wettelijke verplichting, namelijk het voorkomen en het detecteren van fraude in het kader van de Corona Hinderpremie of de Corona Compensatiepremie. VLAIO deelt deze gegevens uitsluitend met de betrokken onderneming.
Deze doeleinden van VLAIO zijn verenigbaar met de doeleinden van de gemeente aangezien beide partijen een zorgvuldig beheer van publieke middelen willen toepassen.
Art. 11 – De gegevens uit artikel 9 deelt VLAIO mee aan volgende ontvangers:
• Dossierbeheerders die de aanvragen voor de Corona Hinderpremie en de Corona Compensatiepremie beoordelen en afhandelen;
• Medewerkers van de dienst financiën;
• Leden van het directiecomité;
• Aanspreekpunt VLAIO uit artikel 13.
Art. 12 – De partijen zijn niet verantwoordelijk voor het (foutieve) gebruik, de interpretatie of andere handelingen met de in het kader van deze overeenkomst verkregen gegevens door de andere partij of derden.
Beide partijen streven naar correctheid en juistheid van de in het kader van deze overeenkomst ter beschikking gestelde gegevens, doch kunnen op generlei wijze aansprakelijk worden gesteld voor eventuele onvolledigheden of verkeerde informatie.
Art. 13 – De partijen stellen elk een uniek aanspreekpunt aan. Alle communicatie over deze overeenkomst verloopt via deze aanspreekpunten.
Aanspreekpunt VLAIO: Xxxxxx Xxxxx (xxxxxx.xxxxx@xxxxx.xx, 050 32 50 13)
Aanspreekpunt gemeente: Xxxxx Xxx Xxxxx (xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx; 09 216 05 00) Art. 14 – Een partij kan deze overeenkomst middels eenvoudige kennisgeving en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling eenzijdig en met onmiddellijk ingang beëindigen indien de andere partij de persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in deze overeenkomst, met de AVG of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.
Art. 15 – De gegevens die uitgewisseld worden in het kader van deze overeenkomst worden door de verzendende partij elektronisch overgemaakt aan de ontvangende partij via e-mail aan het aanspreekpunt uit artikel 13 met daarbij als bijlage de gegevens in een versleuteld en paswoordbeveiligd bestand. Het paswoord wordt via een gescheiden overdrachtsmanier bezorgd.
Art. 16 – Elke partij voor zich verbindt zich er toe om de gepaste organisatorische maatregelen te nemen om de gegevens en de verwerking ervan te beveiligen. De minimale maatregelen worden in Bijlage 1 aan deze overeenkomst toegevoegd en op verzoek van een partij geactualiseerd.
Art. 17 – Beide partijen publiceren deze overeenkomst op hun respectievelijke website.
Art. 18 - Ingeval van conflict tussen de partijen zal steeds worden gestreefd naar een oplossing in der minne.
In het geval dat het conflict niet in der minne beëindigd kan worden zijn de rechtbanken van Brussel exclusief bevoegd inzake alle geschillen die voortvloeien uit de onderhavige overeenkomst met betrekking tot de geldigheid, de interpretatie en de uitvoering ervan.
Het Belgische recht is van toepassing op deze overeenkomst.
Art. 19 - Deze overeenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening ervan door de partijen, en eindigt een maand na de laatste uitbetaling door VLAIO van een Corona Hinderpremie of een Corona Compensatiepremie.
Voor VLAIO Voor de gemeente
Namens het College van Burgemeester en Schepenen
Getekend door: Xxxx Xxxxxxx (Signature) Getekend op: 2020-06-09 14:30:54 +01:00
Reden: Ik keur dit document goed
Xxxx Xxxxxxx | Xxxxx Xx Xxxxxxxxxxx | Xxxxx Xxxxx |
administrateur-generaal | burgemeester | algemeen directeur |
Bijlage 1: Minimale beveiligingsmaatregelen
- een veiligheidsbeleid hebben
- een veiligheidsplan hebben en jaarlijks herzien
- een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangewezen hebben
- een informatieveiligheidscel aangesteld hebben
- een procedure m.b.t. de behandeling van datalekken hebben
- de medewerkers van de organisatie, incl. ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht, zijn
o gehouden tot een confidentialiteitsplicht die wettelijk en/of contractueel is opgelegd;
o ingelicht omtrent de regels van de AVG;
o de informatieveiligheidsinstructies die zie moeten respecteren.
- de toegang tot de gegevens wordt beperkt tot de personen die daar in het kader van de uitoefening van hun taak of opdracht toegang tot moeten hebben
- het (lokale) netwerk van de organisatie beveiligd is opgezet, o.m. door een actieve firewall
- de e-mailtoepassing wordt beveiligd, minstens door een virusscanner
- er door toegangsbeheer van de applicaties en systemen waarmee de gegevens in aanraking komt enkel de personen die daar in het kader van de uitoefening van hun taak of opdracht toegang tot moeten hebben toegang hebben tot de gegevens
- in eerste instantie maximaal te vermijden dat de gegevens op lokale dragers, zoals papier of een USB-stick, zou worden geplaatst
- wanneer de gegevens op lokale dragers, zoals papier of een USB-stick, zou worden geplaatst, dit onder strikte voorwaarden gebeurd die de beveiliging van die lokale drager verzekeren