Huishoudelijk reglement HRV De Compagnie

Huishoudelijk reglement HRV De Compagnie

Artikel 1: Toepassing huishoudelijk reglement Artikel 2: Leden

Artikel 3: Aspirant-leden

Artikel 4: Begunstigers

Artikel 5: Aanmelding

Artikel 6: Contributie en overige verplichtingen Artikel 7: Gebruik van faciliteiten

Artikel 8: Gedragingen

Artikel 9: Toegang ledenvergaderingen Artikel 10: Niet leden

Artikel 11: Introductie Artikel 12: Medische keuring Artikel 13: Opzegging

Artikel 14: Uitingen

Artikel 15: Bestuur

Artikel 16: Onverenigbaarheden Artikel 17: De voorzitter

Artikel 18: De penningmeester Artikel 19: De secretaris Artikel 20: Sancties

Artikel 21: Commissies

Artikel 22: Schade, aansprakelijkheid, verhaal Artikel 23: Verzekeringen

Artikel 24: Eigen verantwoordelijkheid leden

Artikel 25: Transparantie over verwerking van persoonsgegevens Artikel 26: Verklaring Omtrent Gedrag

Artikel 27: Slotbepaling

Artikel 1 Toepassing huishoudelijk reglement

Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle leden, aspirant- leden en begunstigers.

Artikel 2 Leden

2.1 Onder leden, zoals genoemd in de statuten onder artikel 5, wordt verstaan: jeugd-, senior-, sociëteits- en buitenleden.

2.1.1 Jeugdleden

2.1.1.1. Voor het jeugdlidmaatschap geldt een minimum leeftijd van 10 jaar.

2.1.1.2. Aanmeldingsformulieren van minderjarigen dienen mede ondertekend te worden door een ouder of voogd.

2.1.2 Seniorleden

2.1.2.1. Het seniorlidmaatschap start op 1 januari volgend op het jaar waarin het lid de leeftijd van 18 jaar bereikt.

2.1.3 Sociëteitsleden

2.1.3.1. Leden die hun lidmaatschap opzeggen en betrokken willen blijven bij de vereniging, kunnen sociëteitslid worden.

2.1.3.2. Zij mogen geen gebruik meer maken van de boten, maar wel van de ergometers en kunnen bovendien meedoen met alle nevenactiviteiten. Ook worden zij uitgenodigd voor de Algemene Ledenvergadering en hebben zij stemrecht.

2.1.4 Buitenleden

2.1.4.1.Buitenleden zijn leden die ook lid zijn van een andere roeivereniging, waar ze de bondscontributie afdragen.

2.1.5 Ereleden worden vrijgesteld van contributie.

Artikel 3 Aspirant-leden

3.1 In dit reglement wordt verstaan onder aspirant- leden: personen die kenbaar hebben gemaakt, dat zij lid willen worden van de vereniging, maar nog niet als lid geaccepteerd zijn. Aspirant-leden hebben geen stemrecht.

3.2 Het aspirant-lid meldt zich aan bij het bestuur. De roeicommissie bepaalt of het aspirant- lid verplicht is een instructiecursus te volgen. Daarvoor betaalt het aspirant-lid een bedrag, geaccordeerd in de Algemene Ledenvergadering.

3.3 Het aspirant-lid mag niet alleen roeien, doch dient altijd vergezeld te worden door een bevoegd senior lid.

3.4 Een aspirant-lid kan op ieder moment het lidmaatschap aanvragen. Het aspirant- lidmaatschap duurt maximaal 90 dagen.

3.5 Aspirant-leden mogen het verenigingsgebouw betreden en gebruik maken van de boten.

Artikel 4 Begunstigers

4.1 Regelgeving inzake begunstigers is vastgelegd in artikel 6 van de statuten.

4.2 De minimumbijdragen te voldoen door begunstigers worden jaarlijks voorgesteld door het bestuur en ter vaststelling voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering.

4.3 Begunstigers kunnen uitsluitend op uitnodiging deelnemen aan de verenigingsactiviteiten.

Artikel 5 Aanmelding

5.1 Het verzoek tot lidmaatschap of begunstiging dient gedaan te worden door het invullen van een door het bestuur vastgesteld aanmeldingsformulier.

5.2 De verzoeker dient de zwemkunst machtig te zijn en dit op het formulier te verklaren; aan begunstigers wordt deze eis niet gesteld.

5.3 De verzoeker dient de veiligheidsregels zoals vastgelegd in het veiligheidsbeleid te accepteren en dit op het formulier te verklaren.

5.4 De aanmeldingsformulieren worden bijgehouden onder verantwoordelijkheid van de secretaris van het bestuur.

5.5 Elk lid en elke begunstiger dient van een adreswijziging zo spoedig mogelijk bericht te geven aan de secretaris van het bestuur.

5.6 In geval van een afwijzing, motiveert het bestuur zijn besluit binnen zes weken na aanmelding schriftelijk of via e-mail.

5.7 De statuten, het huishoudelijk reglement en de daarbij behorende bijlagen staan op de website. (zie de slotbepaling).

Artikel 6 Contributies en overige verplichtingen

6.1 De contributie wordt jaarlijks geïndexeerd gelijk aan de indexering van de KNRB.

6.2 Aanpassingen aan de contributie buiten de indexering volgens de KNRB om worden door het bestuur voorgesteld en ter vaststelling voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering.

6.2 De op de Algemene Ledenvergadering vastgestelde bedragen gelden voor het verenigingsjaar dat volgt op het jaar waarin die Algemene Ledenvergadering is gehouden.

6.3 De contributie wordt betaald ingaande begin van de maand van aanvang lidmaatschap in één keer t/m 31 december van het betreffende jaar.

6.4 Bij aanvang van het lidmaatschap wordt eenmalig inschrijfgeld betaald t.b.v. het botenfonds en sleutelgeld als het lid een sleutel wenst.

Artikel 7 Gebruik van faciliteiten

7.1 De leden hebben het recht om van de faciliteiten en eigendommen van de vereniging gebruik te maken onder de voorwaarden die door de vereniging zijn vastgesteld.

7.2 Leden mogen na goedkeuring van het bestuur een privé-boot stallen met een bruikleenovereenkomst: leden die over de gewenste certificaten beschikken en aan de gewichtsklasse voldoen, mogen gebruik maken van de betreffende boot. De betreffende boot moet in het botenplan passen.

7.3 Een privé-boot die uitsluitend door de eigenaar mag worden gebruikt, kan uitsluitend na goedkeuring door het bestuur bij de vereniging worden gestald. Hiervoor wordt een huurovereenkomst ligplaats opgesteld. Indien de vereniging de ruimte zelf weer nodig heeft, wordt de overeenkomst opgezegd. Het principe ‘last in first out’ wordt hierbij gehanteerd.

Artikel 8 Gedragingen

Leden en begunstigers dienen zich te gedragen naar de voorschriften die bij of krachtens de statuten, het huishoudelijk reglement of besluiten van het bestuur zijn vastgesteld, alsmede de aanwijzingen op te volgen van een bestuurslid of van een door het bestuur nadrukkelijk en voor iedereen kenbaar daartoe aangewezen lid.

Artikel 9 Toegang ledenvergaderingen

Leden, begunstigers en aspirant-leden hebben toegang tot ledenvergaderingen.

Artikel 10 Niet-leden

Met inachtneming van het bepaalde in art. 11 tot en met 13 hebben leden het recht een niet-lid te introduceren.

Artikel 11 Introductie

11.1 Met uitzondering van begunstigers, kunnen leden een niet-verenigingslid introduceren om mee te roeien in een boot van de vereniging of voor een verenigingsactiviteit op de accommodatie van de vereniging.

11.2 De introducé mag slechts roeien of sturen in een boot van de vereniging, indien het introducerend lid de introducé begeleidt, conform het veiligheidsreglement.

11.3 Het introducerend lid is te allen tijde verantwoordelijk voor de introducé en diens gedragingen

11.4 De introducé moet worden gemeld bij een bestuurslid.

11.5 Iemand kan ten hoogste eenmaal per jaar geïntroduceerd worden.

11.6 Een introducé kan niet namens de vereniging deelnemen aan activiteiten die door een andere roeivereniging worden georganiseerd.

11.7 Zij die in het verleden door het Bestuur uit hun lidmaatschap ontzet zijn of als lid door het Bestuur geweigerd of opgezegd zijn, kunnen niet worden geïntroduceerd.

11.8 Het Bestuur kan voor bepaalde gelegenheden het recht van introductie uitsluiten.

Artikel 12 Medische keuring

Voor leden die aan wedstrijden deelnemen, wordt een medische keuring aanbevolen, conform de richtlijnen van de Koninklijke Nederlandse Roeibond (KNRB).

Artikel 13 Opzegging

13.1 Opzegging van het lidmaatschap gebeurt schriftelijk door middel van een brief of e-mail gericht aan de secretaris. In de opzeggingsbrief wordt, met inachtneming van het in artikel 10 van de statuten bepaalde, in ieder geval de datum van opzegging vermeld.

13.2 De opzegging zal schriftelijk door de secretaris worden bevestigd.

13.3 De jaarcontributie wordt bij tussentijdse beëindiging van het lidmaatschap niet teruggegeven. Ook niet naar rato, tenzij het bestuur in zeer uitzonderlijke gevallen anders beslist.

Artikel 14 Uitingen verenigingskleuren en -kleding

14.1 Het blad van de riem is blauw, aan het uiteinde met een bruine rand, en in het blad een bijenkorf model.

14.2 De officiële roeikleding bestaat uit een donkerblauw hemd met logo op de rug en een blauwe broek met aan de zijkanten de bruine clubkleur, of uit een roeipak uitgevoerd in dezelfde kleuren. Onder het hemd kan eventueel een wit shirt met blauwe bies op de mouw worden gedragen.

14.3 Het dragen van de officiële roeikleding is verplicht bij:

a. officiële wedstrijden van de KNRB, de regionale bonden en andere FISA bonden, tenzij deze bonden anders bepalen;

b. vriendschappelijke wedstrijden;

c. KNRB-vaardigheidsproeven.

14.4 Het dragen van de officiële roeikleding is gewenst bij toer- en marathontochten. Tevens bij uitingen in diverse media.

14.5 Tijdens de open dagen moet er eenduidigheid zijn in het dragen van clubkleding.

Artikel 15 Bestuur

15.1 Het bestuur is verantwoordelijk voor en belast met

a. de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging;

b. het doen van beleidsvoorstellen aan de ledenvergadering;

c. de uitvoering van het beleid, zoals dat door de ledenvergadering is goedgekeurd, al dan niet door het vaststellen van reglementen;

d. de uitvoering van de overige besluiten genomen door de ledenvergadering;

e. het toezicht op de naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en de overige verenigingsreglementen.

15.2 Het bestuur is bevoegd om uitgaven onder de EUR 10.000,-- te doen zonder aparte toestemming vooraf van de Algemene Ledenvergadering. Als die uitgaven boven de EUR 2.000,-- liggen, dan moeten ze wel genoemd zijn in de door de leden goedgekeurde begroting, botenplan of nieuwbouwplan. Uitgaven boven de EUR 10.000,-- moeten altijd vooraf door de Algemene Ledenvergadering apart worden goedgekeurd.

15.3 Bestuursfuncties kunnen worden gecombineerd.

15.4 Tenzij anders bepaald, worden besluiten in de bestuursvergadering genomen met gewone meerderheid van stemmen.

15.5 Een bestuurslid kan maximaal twee opeenvolgende termijnen van drie jaar deel uitmaken van het bestuur.

Artikel 16 Onverenigbaarheden

Een bestuurslid kan niet benoemd worden in de kascontrolecommissie en vice versa.

Artikel 17 De voorzitter

1. is verantwoordelijk voor externe contacten zoals die met gemeentelijke en andere overheden, met de KNRB en andere roei- en sportbonden;

2. leidt de bestuurs- en ledenvergaderingen;

3. houdt toezicht op de taken van beheer die aan overige bestuursleden zijn toegewezen;

4. is verantwoordelijk voor het opstellen van een beleidsplan.

Artikel 18 De penningmeester

1. beheert de gelden van de vereniging;

2. is verantwoordelijk voor het correct bijhouden van de financiële administratie;

3. doet alle door het bestuur of de ledenvergadering goedgekeurde uitgaven;

4. zorgt voor de opstelling van de (meerjaren)begroting en van de financiële jaarstukken;

5. voert de financiële correspondentie;

6. zorgt voor het afsluiten van verzekeringen;

7. is bevoegd alle financiële stukken in te zien van commissies met uitzondering van de kascontrole commissie;

8. is bevoegd bij door hem geconstateerd financieel wanbeleid van een penningmeester van een commissie deze uit functie te zetten na overleg met het bestuur

en de kascontrolecommissie;

9. legt bij tussentijds aftreden verantwoording af en doet verslag, zoals hij dat anders na afloop van het boekjaar verplicht is te doen;

10. Houdt subsidiemogelijkheden in de gaten.

Artikel 19 De secretaris

1. zorgt voor het bijeenroepen van bestuursvergadering en ledenvergaderingen, het opstellen van de agenda en het maken van de notulen;

2. zorgt ervoor dat de ingekomen stukken uiterlijk de eerstvolgende bestuursvergadering in behandeling worden genomen;

3. houdt afschrift van alle uitgaande stukken en bewaart deze, evenals de ingekomen stukken, in het archief;

4. draagt zorg voor het bekend maken van wijzigingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en verenigingsreglementen;

5. is belast met het bekend maken van besluiten van de bestuursvergadering en ledenvergaderingen;

6. is verantwoordelijk voor de ledenadministratie;

7. houdt de samenstelling van commissies bij;

8. is verantwoordelijk voor het archief.

Artikel 20 Sancties

20.1 Wegens het niet nakomen van geldelijke verplichtingen, wangedrag of grove nalatigheid kan het bestuur een lid één van de in artikel 9 lid 3 onder a van de statuten genoemde sancties opleggen.

20.2 Onder wangedrag wordt onder meer verstaan:

a. het in opspraak brengen van de vereniging;

b. het schaden van de belangen van de vereniging of de roeisport;

c. het zich niet houden aan het bepaalde in statuten en reglementen en de besluiten van de organen van de vereniging;

d. het niet opvolgen van instructies en aanwijzingen door of namens het bestuur gegeven;

5. ander onbehoorlijk gedrag.

20.3 Als een boete wordt opgelegd, kan dit onder de voorwaarde dat zolang de boete niet is betaald, het lid is uitgesloten van deelname aan alle verenigingsactiviteiten.

20.4 Als een uitsluiting wordt opgelegd voor het deelnemen aan een aantal wedstrijden of aan andere specifiek benoemde verenigingsactiviteiten, eindigt de straf de dag volgend op de dag dat de laatste in de straf genoemde wedstrijd of het evenement heeft plaatsgehad.

20.5 Als een schorsing wordt opgelegd, houdt dit in, dat het lid de toegang tot alle gebouwen, terreinen, evenementen en reguliere verenigingsactiviteiten in die periode is ontzegd.

20.6 Indien het bestuur overweegt tot schorsing of ontzetting over te gaan, zal het daartoe niet besluiten voordat het betrokken lid gehoord is of daartoe in de gelegenheid is gesteld.

20.7 In geval de mogelijke schorsing of ontzetting een minderjarig lid betreft, worden diens wettelijke vertegenwoordigers uitgenodigd als toehoorders aanwezig te zijn bij de hoorzitting.

Artikel 21 Commissies

21.1 Ter bevordering van de goede gang van zaken kan het bestuur, onverminderd eigen verantwoordelijkheid, uit de leden commissies instellen.

21.2 Iedere door het bestuur ingestelde commissie valt onder verantwoordelijkheid van het Bestuur.

21.3 Bij instelling van een commissie stelt het bestuur de taken vast; de commissie voert werkzaamheden uit binnen door het bestuur aangegeven mandaat.

21.4 Een commissie bestaat uit tenminste twee leden.

21.5 Een voor een commissieverantwoordelijk bestuurslid heeft het recht commissievergaderingen bij te wonen.

21.6 De vereniging kent de volgende commissies:

a. Roeicommissie

b. Materiaalcommissie

c. Kascontrolecommissie

d. PR- en communicatiecommissie

e. Sponsorcommissie

f. Activiteitencommissie

De roeicommissie

1. De roeicommissaris is voorzitter van de commissie.

2. De roeicommissie

a. draagt zorg voor het organiseren van roeiactiviteiten welke bijdragen aan de ontwikkeling van de roeisport in het algemeen en die van de leden in het bijzonder in de breedste zin van het woord;

b. regelt en verzorgt het afnemen van de roei-examens;

c. bevordert de veiligheid van het roeien;

d. zorgt voor het opleiden van kaderleden t.b.v. instructie en coaching.

3. De leden worden door het bestuur benoemd. De voorzitter van de commissie rechtstreeks, de andere leden op voordracht van de voorzitter van de roeicommissie.

4. Alle leden van de roeicommissie hebben de bevoegdheid, nadat het lid voldaan heeft aan de exameneisen, roeibevoegdheden toe te kennen.

5. De roeicommissie publiceert de uitslagen van de examens en houdt een ledenlijst met roeibevoegdheden bij.

De materiaalcommissie

1. De materiaalcommissaris is voorzitter van de commissie.

2. De materiaalcommissie is verantwoordelijk voor

a. het in de vaart houden van de vloot;

b. het opstellen en beheren een onderhoudsplan;

c. het opstellen van een botenplan in overleg met de roeicommissie;

d. het opstellen van een botenreglement;

e. het geschikt houden van de accommodatie om de verenigingsactiviteiten te kunnen uitoefenen.

f. Het juiste gebruik van de botenwagen. Deze mag alleen gebruikt worden door leden met toestemming van de materiaalcommissaris. Chauffeurs dienen zich aan de opgestelde regels te houden.

De kascontrolecommissie

1. De kascontrolecommissie wordt door de Algemene Ledenvergadering benoemd voor de tijd van een jaar.

2. Zij bestaat uit tenminste drie meerderjarige leden alsmede een reserve-lid, die geen bestuurslid zijn. Elk jaar treedt het langstzittende lid af.

3. De balans en andere financiële stukken als genoemd in artikel 14 der statuten die de algemene vergadering worden aangeboden, dienen goedgekeurd te zijn door de kascontrolecommissie.

4. Deze goedkeuring dient schriftelijk gegeven te worden.

5. De kascontrolecommissie is te allen tijde gerechtigd alle financiële correspondentie in te zien; de penningmeester dient aan een verzoek hiertoe direct gevolg te geven.

6. Opgestelde financiële jaarstukken dienen door het dagelijkse bestuur getekend te worden.

7. Een lid van de kascontrolecommissie kan niet tevens penningmeester zijn van een commissie.

PR- en communicatiecommissie

1. onderhoudt de website;

2. verzorgt de communicatie-uitingen zowel intern als extern;

3. draagt zorg voor tijdigheid, continuïteit, actualiteit en de vorm van de uitingen;

4. verzorgt de communicatie naar leden toe omtrent verenigingsactiviteiten;

5. verzorgt de communicatie extern, naar andere begunstigers, overige (roei)verenigingen en sponsoren;

6. is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en uitvoeren van activiteiten die gericht zijn op de werving van nieuwe leden.

Sponsorcommissie

1. werft actief sponsoren en stelt een sponsorplan op;

2. verzorgt de contacten naar de sponsoren;

3. brengt de activiteiten voor de sponsoren in uitvoering volgens de afspraken met de sponsoren;

4. doet fondsenwerving.

Activiteitencommissie

1. onderhoudt de sociale ruimte;

2. bevoorraadt de bar, regelt de bardiensten en zorgt voor de inning van de consumptiegelden;

3. is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van activiteiten voor de leden.

Artikel 22 Schade, aansprakelijkheid, verhaal

22.1 Een ieder die gebruik maakt van de faciliteiten van de vereniging en schade veroorzaakt van welke aard dan ook aan de vereniging en/of een derde is verplicht die schade te vergoeden. Voor zover het schade aan een derde betreft, vrijwaart de veroorzaker, voor zover dat noodzakelijk is, de vereniging daarvoor.

22.2 Indien schade naar de mening van het bestuur te wijten is aan opzet, schuld of nalatigheid van één of meer leden, wordt het bedrag van de schade, vastgesteld door het Bestuur, aan de betrokken leden in rekening gebracht. Voor zover niet het gevolg van opzet,

schuld of nalatigheid, komen beschadigingen aan roeimaterieel van de vereniging voor rekening van de vereniging.

22.3 Indien daartoe naar het oordeel van het bestuur termen aanwezig zijn, kan het op de gebruiker te verhalen schadebedrag lager worden gesteld dan het schadebedrag

22.4 De vastgestelde schadevergoeding dient binnen 14 dagen na een schriftelijk betalingsverzoek te zijn voldaan.

22.5 Verhaal van de schade op de gebruiker laat de mogelijkheid van het bestuur tot het opleggen van een verdere sanctie onverlet.

Artikel 23 Verzekeringen

Het bestuur draagt zorg voor adequate verzekering van eigendommen van de vereniging en van de leden, die in ieder geval de volgende zaken dekt:

1. Aansprakelijkheid vereniging;

2. Vloot- en opstalverzekering.

Artikel 24 Eigen verantwoordelijkheid leden

24.1 De vereniging neemt generlei verantwoordelijkheid op zich voor persoonlijke eigendommen, welke dan ook, aan wie dan ook toebehorende, zich waar en hoe dan ook bevindende op de accommodatie van de vereniging of in een boot van de vereniging.

24.2 Van junior- en seniorleden wordt verwacht dat ze helpen bij het goed laten functioneren van de vereniging.

Artikel 25 Transparantie over verwerking van persoonsgegevens

Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata alsmede (indien mogelijk) een telefoonnummer en persoonlijk e-mailadres van de leden zijn opgenomen. In het register worden alleen die gegevens bijgehouden die voor het realiseren van het doel van de vereniging noodzakelijk zijn. Dit is conform de privacyverklaring.

Artikel 26 Verklaring Omtrent Gedrag

Een VOG wordt aangevraagd voor leden die instructie geven aan minderjarigen en pararoeiers en voor alle bestuursleden.

Artikel 27 Slotbepaling

27.1 Daar waar dit document niet in voorziet, beslist het bestuur.

27.2 De volgende bijlagen behoren bij dit huishoudelijk reglement:

a. Reglement Veilig roeien

b. Reglement medische keuringen

c. Code Ongewenste Omgangsvormen

d. Privacyverklaring