Geachte **,
Geachte **,
Met referte aan onze //telefonische// bespreking van ** bevestig ik hierbij de aan ons kantoor gegeven opdracht en zet ik hieronder uiteen op welke wijze ons kantoor u van dienst zal zijn bij de oprichting van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (de “Vennootschap”).
Dienstverlening
Ons kantoor zal in beginsel de volgende werkzaamheden verrichten:
- het voeren van één of meer (telefonische) besprekingen (waaronder begrepen interne besprekingen), het lezen en documenteren van inkomende correspondentie, het opstellen, verzenden en documenteren van alle noodzakelijke brieven, faxen en e-mails en dergelijke, het opstellen van het concept van de akte van oprichting en het aanbrengen van wijzigingen en/of aanvullingen daarin, het opstellen van het concept van de volstortingsovereenkomst en het aanbrengen van wijzigingen en/of aanvullingen daarin, één en ander met een tijdsbeslag van maximaal ** uur;
- indien nodig het opstellen van een of meer volmachten;
- het verzorgen van de inschrijving van de Vennootschap in oprichting (i.o.) in het handelsregister;
- het verzamelen en beoordelen van alle documentatie benodigd voor de oprichting (volmachten);
- het verlijden van de akte van oprichting;
- het uitgeven van afschriften van de akte van oprichting;
- het verzorgen van de inschrijving van de Vennootschap in het handelsregister;
- het opstellen en verzenden van een akte/verklaring van bekrachtiging, waarbij de rechtshandelingen, die namens de Vennootschap in haar voorperiode zijn verricht, door de Vennootschap worden bekrachtigd; en
- het opstellen van een register van aandeelhouders van de Vennootschap.
Onze werkzaamheden strekken zich niet uit tot de advisering over de fiscale aspecten van de oprichting en tot het indienen van verzoekschriften of aangiften. Wij gaan ervan uit dat u zich ter zake zult laten adviseren door uw belastingadviseur.
Honorarium
Ervan uitgaande dat door ons gevraagde gegevens/documenten ten behoeve van de oprichting tijdig, correct en volledig worden aangeleverd en de hiervoor genoemde werkzaamheden niet meer tijd in beslag nemen dan daarbij is vermeld, zullen de hiervoor omschreven werkzaamheden worden
verricht voor een honorarium van € ** (bedrag nog invullen) exclusief BTW. Hiernaast worden afzonderlijk in rekening gebracht **% kantoorkosten en verschotten (zoals uittreksels handelsregister en eventuele koerierskosten), eveneens exclusief BTW.
Werkzaamheden die niet voorkomen in de hierboven vermelde opsomming of die meer tijd in beslag nemen dan vermeld in de hierboven vermelde opsomming zijn bijkomende werkzaamheden. Deze
bijkomende werkzaamheden zullen worden verricht op basis van de aan het dossier bestede uren vermenigvuldigd met het uurtarief. De uurtarieven variëren van € **,-- exclusief BTW (voor
beginnende juristen) tot en met € **,-- exclusief BTW (voor de meest ervaren juristen en partners). Voorts worden onder bijkomende werkzaamheden onder andere verstaan:
- reistijd;
- overleg met derden, zoals bijvoorbeeld bank, belastingadviseur, accountant of trustmaatschappij;
- het opstellen van akten en stukken voor de inbreng van goederen ten titel van storting op de aandelen en de begeleiding van die inbreng;
- het ingrijpend aanpassen van stukken;
- het opnemen van bijzondere bepalingen in de akte van oprichting;
- het opstellen van een Engelse vertaling van de akte van oprichting; en
- extra werkzaamheden in verband met spoedbehandeling.
Bijkomende werkzaamheden zullen afzonderlijk worden gespecificeerd in onze declaratie(s).
Geldigheid tarieven
De bovengemelde tarieven zijn geldig tot en met 31 december 2017.
Declareren
Nadat de akte zal zijn gepasseerd, zullen wij u de declaratie zenden voor de verrichte werkzaamheden.
Indien echter, nadat wij het concept van de akte aan u hebben gezonden, meer dan drie maanden zijn verstreken zonder dat de akte is gepasseerd, zullen wij u aan het begin van iedere maand een declaratie zenden voor de tot dat tijdstip nog niet gedeclareerde werkzaamheden en kosten. Xxxxx de werkzaamheden zijn afgerond, zenden wij u een declaratie voor de tot dan toe nog niet gedeclareerde werkzaamheden en kosten. Het in de slotdeclaratie te declareren honorarium zal minimaal gelijk zijn aan het verschil tussen het reeds in rekening gebrachte honorarium en het bovengenoemde honorarium.
Indien op enig moment vaststaat dat het passeren van de akte niet doorgaat of wanneer u de opdracht intrekt, zal de tot dan toe door ons bestede tijd op basis van het aantal bestede uren vermenigvuldigd met het uurtarief van degene die de werkzaamheden verricht bij u in rekening worden gebracht, zulks echter met een minimum van twee/derde van het bovengenoemde honorarium. Tevens zullen dan de kantoorkosten en de overige tot dan toe gemaakte kosten bij u in rekening worden gebracht.
Algemene Voorwaarden
**Variant meezenden algemene voorwaarden
De “Algemene Voorwaarden“, waarvan een exemplaar hierbij gaat, zijn van toepassing op onze dienstverlening. Indien in dit bericht van die voorwaarden wordt afgeweken, prevaleert het bepaalde in dit bericht.
**Einde variant meezenden algemene voorwaarden
**Variant niet meezenden algemene voorwaarden
De “Algemene Voorwaarden“, waarvan u reeds eerder een exemplaar van ons heeft ontvangen, zijn van toepassing op onze dienstverlening. Indien in dit bericht van die voorwaarden wordt afgeweken, prevaleert het bepaalde in dit bericht.
**Einde variant niet meezenden algemene voorwaarden
****Variant indien behandelaar van dossier een ander is dan de verzender van de opdrachtbevestiging
Behandelaar van het dossier
**Subvariant indien vrouw
Ik zal deze zaak behandelen samen met mijn kantoorgenote **. Zij zal u benaderen met verzoeken om informatie en dergelijke en zij zal de noodzakelijke stukken voorbereiden en verzenden.
**Einde subvariant indien vrouw
**Subvariant indien man
Ik zal deze zaak behandelen samen met mijn kantoorgenoot **. Hij zal u benaderen met verzoeken om informatie en dergelijke en hij zal de noodzakelijke stukken voorbereiden en verzenden.
**Einde subvariant indien man
****Einde variant indien behandelaar van dossier een ander is dan de verzender van de opdrachtbevestiging
E-mail gebruik
Ik ga er zonder tegenbericht van uit dat u ermee akkoord gaat dat wij u over de voortgang berichten per e-mail. Mocht u de inhoud van de stukken strikt vertrouwelijk willen behandelen, dan verdient het aanbeveling per post te corresponderen. Indien dit gewenst is, verneem ik dat graag.
Volstorting
Zonder tegenbericht ga ik ervan uit dat de aandelen in geld zullen worden volgestort.
**Variant indien cliënt moet worden gewezen op risico voeren handelsnaam
Handelsnaam
Op grond van de Handelsnaamwet is het verboden een handelsnaam te voeren die gelijk is aan of sterk lijkt op de handelsnaam die reeds door een ander wordt gevoerd.
**Einde variant indien cliënt moet worden gewezen op risico voeren handelsnaam
**Variant aandeelhoudersovereenkomst
Aandeelhoudersovereenkomst
Omdat de Vennootschap ** ** (maximaal 4 voor buy-sell overeenkomst) ** aandeelhouders zal kennen, dient overwogen te worden of er geen bijzondere regelingen voor het aandeelhouderschap moeten worden overeengekomen.
Men kan denken aan een verplichte afname van aandelen bij overlijden, een buy-sell constructie en vooroverleg. Met name als er een conflict of onoverbrugbaar verschil van inzicht met een aandeelhouder ontstaat, zal een buy-sell regeling uitkomst bieden. Graag zou ik één en ander nader toelichten en desgewenst een bespreking dienaangaande beleggen.
**Einde variant aandeelhoudersovereenkomst
Beperkende bedingen
Voor de goede orde bericht ik u dat in het geval u een exclusiviteits-, relatie- en/of non- concurrentiebeding bent aangegaan (in bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst, een samenwerkingsovereenkomst of iets dergelijks), het oprichten van de Vennootschap en/of (doen) uitoefenen van de activiteiten met de Vennootschap mogelijk in strijd is met een dergelijk beding. Ik raad u aan na te gaan of dit het geval is. Handelen in strijd met een dergelijk beding kan vervelende en vergaande consequenties hebben. Desgewenst kan ik u daarover adviseren.
**Variant indien cliënt geen gegevens of documenten meer hoeft te verstrekken Voortgang
Op korte termijn zal ik u concepten, verklaringen, volmachten en dergelijke toesturen. Ik zie uit naar een plezierige en constructieve samenwerking.
**Einde variant indien cliënt geen gegevens of documenten meer hoeft te verstrekken
**Variant indien cliënt nog wel gegevens of documenten moet verstrekken Ik zie uit naar een plezierige en constructieve samenwerking.
**Einde variant indien cliënt nog wel gegevens of documenten moet verstrekken (verstuur in dit geval bij separate mail of brief de brief uit het draaiboek waarbij om toezending van gegevens en/of bescheiden wordt gevraagd; we doen dit bij separate brief, aangezien er dan een grotere kans bestaat dat de cliënt dit leest)