PROCURATIE- EN MANDAATREGELING NOVA COLLEGE

PROCURATIE- EN MANDAATREGELING NOVA COLLEGE

1 augustus 2024

Inhoudsopgave

1	Definitie procuratieregeling	3
2	Kaders	3
3	Voorwaarden voor uitoefening	4
4	Bevoegdheden bij plaatsvervanging	6
5	Overige bevoegdheden	6
6	Omschrijving procuratiehouders	6
7	Geldigheidsduur en tussentijdse wijzigingen	7
Bijlage:	schematische weergave procuraties	8

1. Definitie procuratieregeling

De Stichting voor Educatie en Beroepsonderwijs, (hierna: Nova College) is een privaatrechtelijke organisatie. Dit betekent dat de bevoegdheidsverdeling via het privaatrecht wordt geregeld. Volgens artikel 1.1.1. onderdeel w van de WEB wordt het bevoegd gezag gevormd door de stichting. De taken en bevoegdheden die op grond van de WEB toekomen aan het bevoegd gezag, worden volgens de statuten uitgeoefend door het college van bestuur. Uit de statuten blijkt tevens dat het college van bestuur bepaalde taken en bevoegdheden in de organisatie kan opdragen aan anderen, die deze dus namens het college van bestuur mogen uitoefenen.

De procuratie- en mandaatregeling bevat heldere kaders, waarbinnen iedere medewerker de toegekende bevoegdheden op de juiste wijze kan uitoefenen en legt de omvang daarvan vast. Deze regeling bevat een weergave van taken en bevoegdheden die functionarissen namens het college van bestuur mogen uitvoeren. Ook is vastgelegd welke functionarissen over een volmacht beschikken om externe contractuele verplichtingen aan te gaan. Deze volmacht heeft alleen betrekking op het sluiten van de overeenkomsten en niet tot het doen van of machtigen tot betalingen.

De procuratieregeling is gepubliceerd op Nova Portal en op de website van het Nova College.

2. Kaders

Naast de procuratieregeling bepalen onder meer de kaderbrief, het integriteitbeleid, het inkoopbeleid, het HR beleid, administratieve processen, investeringsbegrotingen, opleidingsplannen, functieverantwoordelijkheden, het studentenstatuut, de bpv-overeenkomst, het reglement klachten en geschillen de kaders waar binnen de bevoegdheden en verantwoordelijkheden kunnen worden uitgevoerd.

In de tabel die als bijlage aan deze regeling is toegevoegd, is weergegeven tot welke soort besluiten en verplichtingen de functionaris bevoegd is.

Het college van bestuur heeft als statutair bestuur van het Nova College de volledige vertegenwoordigingsbevoegdheid, uiteraard binnen de grenzen van de statutair en in het bestuursreglement vastgelegde bevoegdheden. Alle bevoegdheden die niet in deze regeling zijn opgenomen blijven voorbehouden aan het college van bestuur. Beide leden van het college van bestuur zijn afzonderlijk bevoegd een beslissing op bezwaar te nemen en om te beslissen op een verzoek om een voorlopige voorziening.

De geformuleerde volmachten- en mandaten in deze regeling zijn niet onherroepelijk en kunnen op elk moment, indien hiertoe naar het oordeel van het college van bestuur gegronde redenen bestaan, worden ingetrokken. De intrekking of wijziging van een volmacht dient schriftelijk te geschieden. De toekenning van een volmacht tast de vertegenwoordigingsbevoegdheden van de volmachtgever, het college van bestuur, niet aan.

Het college van bestuur verleent uitsluitend procuratie aan de volgende personen, te weten: vestigingsdirecteuren, stafdirecteuren, controller, bestuurssecretaris, opleidingsmanagers, managers

servicebureaus, managers pluspunt, manager HR services, manager IVT beheer, manager IVT systeem.

2.1 Onderscheid in besluiten

De volgende besluiten met rechtsgevolg worden onderscheiden:

1. Besluiten met betrekking tot medewerkers1

2. Besluiten met betrekking tot studenten

3. Privaatrechtelijke besluiten

4. Overige besluiten

Besluiten met betrekking tot medewerkers behelzen besluiten tot aanstellen, ontslag, het nemen van disciplinaire maatregelen etc. Op basis van HR beleid en de cao zijn leidinggevenden gemachtigd om met uitzondering van de specifiek toegekende punten uit deze procuratie- en mandaatregeling hun leidinggevende taken uit te voeren.

Besluiten met betrekking tot studenten betreffen aangaan van onderwijs- en beroeps- praktijkovereenkomst, vaststellen van examenresultaten, de uitgifte van waardepapieren zoals diploma’s en certificaten, opstellen en vaststellen van de onderwijsregeling, het nemen van disciplinaire maatregelen etc.

Privaatrechtelijke besluiten betreffen het aangaan van overeenkomsten die mogelijk tot (financiële) verplichtingen kunnen leiden.

Het inkoopbeleid en de administratieve processen van het Nova College geven hierbij sturing.

Om de procuratiehouder en hiermee ook het Nova College te vrijwaren voor mogelijke aansprakelijkheid is het aanhouden van de regels van het inkoopbeleid noodzakelijk. Voor het kunnen aangaan van privaatrechtelijke besluiten, verleent een procuratiehouder goedkeuring de inkopende of aanbestedende afdeling van het Nova College de gevraagde goederen of diensten volgens het inkoopbeleid van het Nova College te laten selecteren en te contracteren.

Bij overige besluiten gaat het met name om de behandeling en afdoening van klachten.

3. Voorwaarden voor uitoefening

De procuraties (bevoegdheden) kunnen in beperkte mate worden benut voor het aangaan van overeenkomsten of verrichten van rechtshandelingen. De uitvoering van deze bevoegdheden dient te geschieden binnen de door het Nova College vastgestelde beleidskaders.

Tenzij in deze regeling anders wordt bepaald heeft de procuratie en/of mandaat geen betrekking op de in artikel 18 van het bestuursreglement vastgelegde bevoegdheden.

1 1 Onder medewerkers wordt verstaan: medewerkers met wie het Nova College een arbeidsrechtelijke dienstbetrekking heeft, stagiaires, vrijwilligers e.d.

Procuratie ten aanzien van alle besluiten met rechtsgevolg ten aanzien van personeel en het nemen van disciplinaire maatregelen is alleen aan de procuratiehouder toegestaan zoals vermeld in bijgevoegde procuratielijst. Voor wat betreft personele aangelegenheden is de vigerende cao mbo richtinggevend en zijn de in het Nova College vastgestelde beleidskaders en regelingen bepalend.

Procuratie ten aanzien van het nemen van alle besluiten met rechtsgevolg ten aanzien van studenten behoudens verwijdering, daarbij inbegrepen de uitgifte van waardepapieren zoals boven bedoeld is alleen aan de procuratiehouder toegestaan zoals vermeld in bijgevoegde procuratielijst.

Verder dienen de bevoegdheden in deze regeling uitgeoefend te worden met inachtneming van Nederlandse en Europese wetgeving. De wet en regelgeving voor (Europese) aanbesteding verdient daarbij bijzondere aandacht. Indien namelijk meerdere procuratiehouders onafhankelijk van elkaar een vergelijkbare overeenkomst met dezelfde leverancier sluiten en daarmee gezamenlijk de grenswaarde overschrijden is sprake van de verplichting tot Europese aanbesteding, zonder dat de individuele procuratiehouders hiervan op de hoogte zijn. Afstemming en het toepassen van het geldende inkoopbeleid zijn derhalve van belang.

Deze procuratieregeling geeft de bevoegdheden per functionaris weer. Daarnaast hebben de procuratiehouders een verantwoordelijkheid voor het Nova College als geheel. Ook binnen dat kader dient afstemming van de uitoefening van individuele procuraties plaats te vinden. Over beide aspecten vindt verantwoording plaats.

4. Bevoegdheden bij plaatsvervanging

Bij afwezigheid van korte duur worden de toegekende bevoegdheden overgenomen door de naast gelegen hogere procuratiehouder. Bij afwezigheid voor langere duur kunnen de bevoegdheden worden waargenomen door een procuratiehouder van gelijk niveau.

Beide leden van het CvB vervangen elkaar bij tijdelijke afwezigheid.

De procuraties zijn alleen van toepassing op medewerkers in vaste of tijdelijke dienst. Voor medewerkers die extern zijn ingehuurd, geldt de bepaling dat de hogere procuratiehouder de bevoegdheden overneemt. Afwijking hiervan is alleen mogelijk met toestemming van het CvB en dient in een volmacht te worden vastgelegd.

5. Overige bevoegdheden

Naast de formele procuraties die op basis van deze regeling worden verleend, kent het CvB diverse machtigingen aan functionarissen toe. Deze functionarissen vallen niet onder een procuratiehoudercategorie. Om zicht te hebben en te houden, is in de bijlage van deze regeling een tabel ‘overig’ opgenomen. Hierin is opgenomen wie over welke machtiging beschikt en welke functionaris verantwoordelijk is voor het verzorgen van de machtiging. Besluiten over het toekennen van deze machtigingen zijn uitsluitend voorbehouden aan het CvB en worden na besluitvorming

verwerkt in de tabel in de bijlage. Deze tabel kan worden aangepast zonder dat formele vaststelling van de procuratie- en mandaatregeling vereist is.

6. Omschrijving procuratiehouders

Procuratiehouder A:

• Vestigingsdirecteuren Beverwijk, Haarlem, Hoofddorp, directeur bedrijfsvoering, directeur IVT

• Is tevens bevoegd als procuratiehouder B en C

• Bevoegdheid betreft een financiële bevoegdheid met een omvang tot €150.000

Procuratiehouder B:

• Vestigingsdirecteuren CIOS Haarlem/Hoofddorp, IJmuiden/Harlingen, MyTalent, vavo, directeur HRM, directeur O&K, directeur M&C, bestuurssecretaris, controller

• Is tevens bevoegd als procuratiehouder C

• Bevoegdheid betreft een financiële bevoegdheid met een omvang tot €50.000

Procuratiehouder C:

• Opleidingsmanager, manager servicebureau, manager Pluspunt, manager HR services, manager IVT beheer, manager IVT systeem.

• Bevoegdheid betreft een financiële bevoegdheid met een omvang tot €30.000

7. Geldigheidsduur en tussentijdse wijzigingen

Dit document wordt iedere vijf jaar geëvalueerd en opnieuw vastgesteld. Tussentijdse bijstelling is te allen tijde mogelijk evenals het corrigeren van kennelijke verschrijvingen en foutieve verwijzingen.

Deze regeling treedt per 1 augustus 2024 in werking en vervangt de vorige versie van de procuratie- en mandaatregeling Nova College van 1 oktober 2023.

Bij onvoorziene omstandigheden beslist het college van bestuur.

Indien het college van bestuur daartoe aanleiding ziet, kan besloten worden om in separate beleidsdocumenten een nieuwe procuratie vast te stellen. Deze wordt dan tussentijds aan de bijlage van de procuratie- en mandaatregeling gevoegd. De gewijzigde bijlage wordt vervolgens op zowel Nova Portal als de website gepubliceerd.

Vastgesteld door college van bestuur d.d. 1 juli 2024.

Bijlage bij procuratie- en mandaatregeling: schematische weergave van de procuraties

- = geen procuratie voor besluit ✓ = wel procuratie voor besluit

Alle genoemde bedragen zijn inclusief btw.

Betreft	Besluit	procuratiehouder
		A	B	C
Besluiten t.a.v. medewerkers	1. Aannemen van personeel voor onbepaalde tijd (ondertekenen arbeidscontracten) 2	✓	✓	-
	2. Aannemen van personeel voor bepaalde tijd (ondertekenen van arbeidscontracten) 3	✓	✓	-
	3. Xxxxxxx opdrachtovereenkomst diensten ZZP'er	✓	✓	-
	4. Voordragen kandidaat tot benoeming functie OM	✓	✓	-
	5. Voordragen kandidaat tot benoeming functie manager	✓	✓	-
	6. Sluiten leerovereenkomst LIO	✓	✓	✓
	7. Sluiten leerarbeidsovereenkomst LIO	✓	✓	-
	8. Opzeggen leerovereenkomst LIO	✓	✓	✓
	9. Opzeggen leerarbeidsovereenkomst LIO	-	-	-
	10. Schorsen van personeel	-	-	-
	11. Berispen van personeel	-	-	-
	12. Het verlenen van ontslag bij einde tijdelijke arbeidsovereenkomst, ontslag op eigen verzoek, met wederzijds goedvinden (zonder VSO), wegens pensionering/vervroegd pensioen (zonder VSO), na twee jaar arbeidsongeschiktheid en WGA of IVA uitkering (zonder VSO), bij overlijden 4	✓	✓	-
	13. Het afsluiten van een vaststellingsovereenkomst (VSO)	-	-	-
	14. Het verlenen van gedwongen ontslag (waaronder ontslag in de proeftijd)	-	-	-
	15. Overplaatsen van personeel binnen de vestiging/dienst	✓	✓	-

2 Dit is niet van toepassing op de functionarissen waar het CvB rechtstreeks leiding aan geeft. 3 Dit is niet van toepassing op de functionarissen waar het CvB rechtstreeks leiding aan geeft. 4 Dit is niet van toepassing op de functionarissen waar het CvB rechtstreeks leiding aan geeft.‌‌

	16. Overplaatsen van personeel buiten de vestiging/dienst	✓	✓	-
	17. Herplaatsen van personeel in een functie met lager salaris	✓	✓	-
	18. Onthouden van periodiek	✓	✓	-
	19. Toekennen extra beloning	✓	✓	-
	20. Vaststellen functiebeschrijving ten behoeve van functiehuis	-	-	-

Betreft	Besluit	Procuratiehouder
		A5	B6	C7
Besluiten t.a.v. studenten	1. Toelaten en weigeren (ondertekenen en verlengen inschrijfbesluit, BPV overeenkomst)	✓	✓	✓
	2. Schorsen	✓	✓	✓
	3. Verwijderen	✓	✓	-
	4. Eenzijdige uitschrijving (zonder verzoek of instemming van de student)	✓	✓	-
	5. Uitschrijving wegens no show	✓	✓	✓
	6. Afgeven negatief bindend studieadvies en bijbehorend besluit tot uitschrijven	✓	✓	-
	7. Aanvragen verblijfsvergunning	✓	✓	-

5 De procuratie voor besluiten t.a.v. studenten geldt voor de categorie procuratiehouder A alleen voor de functie van vestigingsdirecteur m.u.v. besluiten 11 en 12. Die gelden in specifieke gevallen voor de directeur bedrijfsvoering. Zie de voetnoot bij die besluiten.

6 De procuratie voor besluiten t.a.v. studenten geldt voor de categorie procuratiehouder B alleen voor de functie van vestigingsdirecteur m.u.v. besluit 12. Dit geldt in specifieke gevallen voor de directeur Onderwijs & Kwaliteit. Zie de voetnoot bij dat besluit.

7 De procuratie voor besluiten t.a.v. studenten geldt voor de categorie procuratiehouder C alleen voor de functie van opleidingsmanager m.u.v. besluiten 5, 11,12 en 13. Zie voetnoot bij ie besluiten.

	8. Afsluiten bruikleenovereenkomst	✓	✓	✓
	9. Het opnemen van zwangerschaps- en bevallingsverlof	✓	✓	✓
	10. Beslissen op aanvraag bijzonder verlof	✓	✓	✓
	11. Beslissen op aanvraag mbo studentenfonds ten aanzien van producten	✓8	✓9	✓10
	12. Beslissen op aanvraag mbo studentenfonds ten aanzien van financiële bijdrage	✓11	✓12	✓13
	13. Afsluiten overeenkomst passend onderwijs	✓	✓	✓1415

Betreft	Besluit	Procuratiehouder
		A	B	C
Publiekrechte- lijke besluiten	1. Aanvragen van een beschikking (bijv. subsidie) tot €150.000	✓	-	-
	2. Bezwaar maken tegen beschikking tot €150.000	✓	-	-
	3. Beroep instellen tegen besluit op bezwaar tot €150.000	✓	-	-

8 Dit geldt alleen voor de directeur bedrijfsvoering voor standaard beoordeling op criteria financieel + bol + 18-

9 Dit geldt alleen voor de directeur vavo voor WEB leerlingen

10 Dit geldt alleen voor de managers Pluspunt voor de doelgroep leermiddelen waar uitzonderingen voor gemaakt worden door schoolmaatschappelijkwerkers en voor de opleidingsmanagers MyTalent niveau1

11 Dit geldt alleen voor de directeur bedrijfsvoering voor de doelgroep bestuurlijk/maatschappelijk actief 12 Dit geldt alleen voor de directeur O&K voor de doelgroep bestuur studentenorganisatie/studentenraad 13 Dit geldt alleen voor de managers Pluspunt voor de doelgroep studievertragers‌‌

14 Dit geldt alleen voor de managers Pluspunt

15 De overeenkomst voor taal en rekenen kan alleen door opleidingsmanagers worden getekend.

	4. Indiening einddeclaratie subsidie tot €150.000	✓ ✓	-	-
	5. Aangaan van convenanten met de overheid inzake bijv. veiligheid of bestrijding voortijdig schoolverlaten tot €150.000	✓	-	-
	1. Aanvragen van een beschikking (bijv. subsidie) tot €50.000	✓	✓	-
	2. Bezwaar maken tegen beschikking tot €50.000	✓	✓	-
	3. Beroep instellen tegen besluit op bezwaar tot €50.000	✓	✓	-
	4. Indiening einddeclaratie subsidie tot €50.000	✓	✓	-
	5. Aangaan van convenanten met de overheid inzake bijv. veiligheid of bestrijding voortijdig schoolverlaten tot €50.000	✓	✓	-
	6. Het conform de WEB 7.4.5 lid 1 instellen van de examencommissie(s) en benoemen van de leden van de examencommissies (s)	-	-	-

Betreft	Besluit	Procuratiehouder
		A	B	C
Privaatrechte- lijke besluiten	1. Aangaan en afsluiten van de model-verwerkersovereenkomsten (model verwerkersovereenkomst leveranciers digitale onderwijsmiddelen en model verwerkersovereenkomst leveranciers producten en diensten)	✓	✓	-
	2. Aangaan en afsluiten van afwijkingen van de model-verwerkersovereenkomsten	-	-	-
	3. Investeringen, uitgaven en contracten (waaronder samenwerkingsovereenkomsten) met een belang tot maximaal €150.000.	✓	-	-
	4. Indien de waarde niet is vast te stellen, investeringen, uitgaven en contracten (waaronder samenwerkingsovereenkomsten) met een risico tot maximaal €150.000	✓	-	-

	5. Investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een belang tot maximaal €50.000	✓	✓	-
	6. Investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten met een belang tot maximaal €30.000	✓	✓	✓
	7. het verhuren van ruimte aan derden in gebouwen van het Nova College en het huren van ruimte van derden – ten behoeve van onderwijs- en onderzoeksactiviteiten, anders dan voor incidenteel gebruik;	✓16	-	-

Betreft	Besluit	Procuratiehouder
		A	B	C
Overige besluiten (zowel t.a.v. studenten als medewerkers en derden)	1. Doen van aangifte bij strafbare feiten17	✓	✓	✓
	2. Melden als slachtoffer in een strafzaak	✓	✓	✓
	3. Aansprakelijk stellen in geval van schade op grond van een onrechtmatige daad of een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van een overeenkomst	✓	✓	✓
	4. Opleggen toegangsverbod	✓	✓	-
	5. Uit de bekostiging halen van studentendossiers	-	-	-

16 Deze procuratie geldt alleen voor de directeur bedrijfsvoering

17 Ook de secretaris en de plv. secretaris van de examencommissie is bevoegd tot het doen van aangifte bij strafbare feiten met betrekking tot examinering en/of diplomering

Overig	Onderwerp	Functionaris die gemachtigd is	Functionaris die verantwoordelijk is voor het verzorgen van de machtiging
	1. DUO akkoord voor afwijken studiefinanciering	Vertrouwenspersonen, schoolmaatschappelijk werker	Bestuurssecretaris
	3. College voor toetsen en examens: aanbrengen mutaties in lijst van geregistreerde contactpersonen examencommissie	Bestuurssecretaresse	Bestuurssecretaris
	4. Inschrijving KvK	Bestuurssecretaresse	Bestuurssecretaris
	5. Internet Schooldossier	Medewerker beleid en advies dienst O&K	Directeur O&K
	6. machtigingenbeheerder e-herkenning	Bestuurssecretaris	college van bestuur
	7. Het voeren van gerechtelijke procedures en procedures bij de Klachten- en bezwarencommissie mbo en ho.	juridisch adviseurs	n.v.t.