Aanbestedingsleidraad
Aanbestedingsleidraad
Openbare Europese Aanbesteding Uitgifte concessie voor diensten
Beheer en exploitatie
“Zwembad De Stok” te Roosendaal
Gemeente Roosendaal
28 november 2014
INHOUDSOPGAVE
1. INLEIDING 3
1.1. Doel aanbestedingsleidraad 3
1.2. Toepasselijke procedure en voorwaarden 3
1.3 Naam en adres aanbestedende dienst 4
1.4 Globale omschrijving project 4
1.5 Achtergrondinformatie 4
2. PROCEDURELE VOORSCHRIFTEN 5
2.1. Tijdschema 5
2.2. Wijze van inschrijving 5
2.3. Voorbehoud gunning 6
2.4. Vergoedingen 6
2.5. Communicatie en contacten 6
2.6. Bezoek aan locatie/bezichtiging 7
2.7. Presentatie 7
2.8. Inlichtingen 7
2.9. Onjuistheden en rechtsverwerking 7
2.10. Vorm van inschrijver 8
2.11. Gunning en geschillen 9
2.12. Procesverloop na gunningsmededeling 10
2.13. Vormvereisten inschrijvingen 10
3. EISEN, UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN 11
3.1. Minimumeisen voor de inschrijver 11
3.2. Uitgangspunten en randvoorwaarden 12
3.3. Kwaliteitsborging 19
4. GUNNINGSPROCEDURE 20
4.1. Gang van zaken aangaande de inschrijving 20
4.2. Beoordelingscommissie 20
4.3. Beschrijving van het proces 20
4.4. Beoordeling en gunning 20
Lijst met bijlagen
1a Situatieschets met afbakening gehuurde en onderhoudsverantwoordelijkheid 0x Xxxxxxxxxxxxx gebouw
1c Principeschema’s installaties
1d Meerjaren onderhoudsplan en totaal bedragen uitgevoerd onderhoud in 2011, 2012 en 2013 1e Lopende (onderhouds)contracten met einddatum
1f Gebruiksvergunning en melding brandveiligheid
2a Verenigingen en groepen waarvan gebruikstijden en tarieven gehandhaafd worden 2b Huidig openstellingsrooster en tijden groepen uit bijlage 2a
2c Huidige tarievenstructuur en tarieven groepen uit bijlage 2a
2d Gecomprimeerde jaarrekeningen Zwembad De Stok Exploitatie BV 2012 en 2013 2e Bezoekersaantallen 2011, 2012 en 2013
3 Invulformat exploitatiebegroting
4 Verklaring Combinatie
5 Verklaring Beroep op Derden
6 Akkoordverklaring
7 Eigen Verklaring
8 Waarborgverklaring
9a Huurovereenkomst
9b Exploitatieovereenkomst
10 Taxatierapport inventaris
11 Overzicht verbruikshoeveelheden gas, elektriciteit en water 2011, 2012 en 2013
12 Invulformat onderhoud
13 Overzicht personele formatie Exploitatie BV
1. INLEIDING
1.1. Doel aanbestedingsleidraad
Deze aanbestedingsleidraad handelt over de Openbare Europese Aanbesteding van de uit- gifte van een concessie voor diensten, met betrekking tot het beheer en de exploitatie van Zwembad De Stok in Roosendaal. Zwembad De Stok bestaat onder meer uit een binnen- en buitenbad alsmede een horecavoorziening. Voor een uitgebreidere beschrijving van de ac- commodatie wordt verwezen naar paragraaf 1.5.
Meer in het bijzonder betreft deze aanbesteding het recht Zwembad De Stok volledig risico- dragend te beheren en te exploiteren voor een periode van 10 jaar met de mogelijkheid op verlenging op initiatief van de opdrachtgever met periodes van 5 jaar. De eerste contractpe- riode vangt aan zo snel mogelijk nadat de definitieve gunning van de opdracht heeft plaats- gevonden. Tot dat moment verzorgt Zwembad De Stok Exploitatie BV het beheer en de ex- ploitatie van De Stok. Het zwembad is momenteel in eigendom van Zwembad De Stok Ei- gendom BV. Van beide vennootschappen is de gemeente Roosendaal 100% aandeelhou- der.
Deze aanbestedingsleidraad dient als uitwerking van de aankondiging van de opdracht op Tendernet en in lokale media en is bedoeld om de inschrijvers nader inzicht te geven in:
• De opdracht;
• De procedurele voorschriften;
• De minimumeisen, uitgangspunten en randvoorwaarden van deze aanbesteding;
• De planning;
• De beoordelingssystematiek.
De leidraad is als volgt opgebouwd: In dit inleidende hoofdstuk wordt de opdracht toegelicht. In hoofdstuk 2 worden de procedurele voorschriften beschreven. Hoofdstuk 3 gaat in op de minimumeisen die aan de inschrijver worden gesteld en de uitgangspunten en randvoor- waarden die van toepassing zijn op de opdracht. Hoofdstuk 4 sluit de leidraad af met een beschrijving van de beoordelings- en gunningsprocedure.
1.2. Toepasselijke procedure en voorwaarden
De uitgifte van deze concessie voor diensten vindt plaats in overeenstemming met de alge- mene beginselen van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie. De ge- meente Roosendaal dient derhalve een passende mate van openbaarheid te betrachten. Het voornemen is, na het beoordelen van de inschrijvingen, aan één inschrijver de opdracht te gunnen. De beoordeling vindt plaats op basis van het criterium economisch meest voordeli- ge inschrijving (EMVI). Het onderdeel Prijs is één van de criteria waarop wordt gegund.
Prijsvorming dient te geschieden op basis van de complete set aanbestedingsdocumenten en op een wijze zoals vermeld in deze aanbestedingsleidraad. Naast het onderdeel Prijs worden ook andere criteria beoordeeld. Deze beoordelingscriteria alsmede de wijze waarop deze beoordeling plaats vindt worden in paragraaf 4.4 toegelicht.
De aanbestedende dienst behoudt zich zonder meer en zonder tot enigerlei schadevergoe- ding te zijn gehouden het recht voor:
• De aanbestedingsprocedure tussentijds tijdelijk stop te zetten of definitief af te breken;
• De tijdsplanning van de aanbestedingsprocedure te wijzigen;
• De opdracht geheel of gedeeltelijk niet te gunnen.
1.3 Naam en adres aanbestedende dienst
Gemeente Roosendaal Xxxxxxx 0000
0000 XX XXXXXXXXXX
1.4 Globale omschrijving project
Het project heeft betrekking op het volgende:
• Het risicodragend beheren en exploiteren op basis van vooraf overeengekomen inhou- delijke en financiële afspraken van Zwembad De Stok;
• Met de exploitant worden overeenkomsten aangegaan, gebaseerd op de huur en exploi- tatie van De Stok voor een eerste contractperiode van 10 jaar met de mogelijkheid op verlenging op initiatief van de opdrachtgever met periodes van 5 jaar.
De opdracht betreft zoals aangegeven het beheer en de exploitatie van Zwembad De Stok. In paragraaf 3.2 en 3.3. is de exacte beschrijving gegeven van de uit te voeren werkzaam- heden en de randvoorwaarden en uitgangspunten die hierop van toepassing zijn.
De inschrijver dient er zorg voor te dragen dat voor het gebruik van het gehuurde tenminste 90% recht op aftrek van omzetbelasting bestaat op grond van artikel 15 van de Wet op de Omzetbelasting 1968 en dat nieuwe activiteiten alleen dan ontwikkeld zullen worden indien blijvend voldaan kan worden aan de voorwaarde dat het gehuurde binnen de voorwaarden voor belaste huur wordt gebruikt (het 90% criterium). In de af te sluiten huurovereenkomst en exploitatieovereenkomst zijn hieromtrent bepalingen opgenomen.
1.5 Achtergrondinformatie
De Stok is een zwembad dat onder meer bestaat uit de volgende voorzieningen:
• Een recreatiebassin met verschillende welnessvoorzieningen;
• Een 25 meter wedstrijdbassin;
• Een doelgroepenbassin met beweegbare bodem;
• Diverse zwemvoorzieningen in de open lucht, zoals een familiebad, een wedstrijdbad;
• Een speelbassin en verschillende glijbanen;
• Een horecavoorziening.
Voor een meer gedetailleerde omschrijving van de accommodatie wordt verwezen naar de situatieschets, de plattegronden en de uitgebreide beschrijving op onderdelen zoals zijn op- genomen in bijlage 1. Voor meer achtergrondinformatie over de huidige exploitatie wordt verwezen naar bijlage 2.
2. PROCEDURELE VOORSCHRIFTEN
2.1. TIJDSCHEMA
In onderstaande tabel worden de belangrijkste data van de procedure weergegeven:
Activiteit | Datum en Tijd |
Publicatie van de aanbesteding | 28 november 2014 |
Beschikbaar stellen van de aanbestedingsdocumenten | Vanaf 1 december 2014 |
Eerste mogelijkheid bezichtiging van Xxxxxxx Xx Xxxx | 00 december 2014, 10.00 uur |
Uiterste datum en tijd stellen vragen (ronde 1) | 9 januari 2015, 12.00 uur |
Beschikbaar stellen eerste Nota van Inlichtingen | 20 januari 2015 |
Uiterste datum en tijd stellen vragen (ronde 2) | 10 februari 2015, 12.00 uur |
Beschikbaar stellen tweede Nota van Inlichtingen | 19 februari 2015 |
Uiterste datum en tijd indienen van inschrijvingen | 20 maart 2015, 12.00 uur |
Inschrijvingen dienen derhalve uiterlijk op 20 maart 2015 om 12.00 uur in het bezit te zijn van de gemeente Roosendaal, ter attentie van de xxxx X. xx Xxxx (zie verder paragraaf 2.5). Er is geen sprake van het openen van enveloppen in de aanwezigheid van inschrijvers. Data en tijdstippen dienen als fatale termijn te worden beschouwd. Dit betekent dat een te late inzen- ding en/of indiening niet wordt behandeld.
2.2. Wijze van inschrijving
Indien de inschrijvers na het opvragen van de aanbestedingsdocumenten voor gunning van de opdracht in aanmerking wensen te komen, dan dient de inschrijving samengevat te be- staan uit de volgende onderdelen:
• De bescheiden, zoals genoemd in paragraaf 3.1 (minimumeisen) van deze leidraad;
• De in te dienen exploitatiebegroting (prijspeil 2015) voor Zwembad De Stok voor een pe- riode van 10 jaar, inclusief een financiële onderbouwing van de verschillende posten, een en ander conform het model zoals opgenomen in bijlage 3;
• Het in te dienen taakstellende en onderbouwde budget voor de eenmalige opstartkos- ten, dat door de inschrijver wordt ingebracht ten behoeve van alle voorbereidende werk- zaamheden tot de start van de exploitatie van Zwembad De Stok (maakt onderdeel uit van het hiervoor genoemde format in bijlage 3);
• Een bedrijfsplan voor het beheer en de exploitatie van Zwembad De Stok waaruit ten- minste helder en puntsgewijs naar voren komt:
o op welke wijze de in paragraaf 3.2 en 3.3 beschreven uitgangspunten, rand- voorwaarden en kwaliteitsborging, die de gemeente Roosendaal verbindt aan de exploitatie van Zwembad De Stok vertaald worden naar de door inschrijver be- oogde bedrijfsvoering en exploitatie van Zwembad De Stok;
o op welke wijze in de door de inschrijver beoogde exploitatie invulling wordt ge- geven aan de in paragraaf 4.4 nader beschreven kwaliteitsaspecten. In para-
graaf 4.4 wordt ook ingegaan op de opzet van het bedrijfsplan.
Met het indienen van de inschrijving accepteert de inschrijver c.q. stemt deze in met:
• De bepalingen en voorwaarden voor deze aanbestedingsprocedure, voor zover in over- eenstemming met vigerende wet- en regelgeving;
• Het afzien van eigen voorwaarden inzake verkoop of dienstverlening;
• Het gestand doen van zijn aanbieding gedurende een termijn van één jaar, te rekenen vanaf de uiterste datum voor de indiening van de aanbieding.
Elke inschrijver is te allen tijde zelf verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van de in- schrijving en voor de volledigheid en juistheid van de inschrijving. Indien blijkt dat onjuiste en/of onvolledige informatie is verstrekt kan de inschrijver van deelname worden uitgesloten. De aanbestedende dienst is gerechtigd, maar niet verplicht, om gegadigden om aanvulling van hun aanmelding of andere informatie te vragen. Een inschrijving kan tevens ongeldig worden verklaard, indien één of meer onderdelen van de inschrijving en/of de te overleggen documenten ‘onder voorbehoud’ worden ingediend of indien de inschrijver al dan niet opzet- telijk onjuiste of onvolledige gegevens of informatie heeft verstrekt.
2.3. Voorbehoud gunning
Uit de uitnodiging tot het doen van een aanbieding, zoals in de onderhavige aanbestedings- procedure is bedoeld, vloeien voor de gemeente Roosendaal geen verplichtingen voort an- ders dan de verplichting zich aan de aanbestedingsprocedure en de van toepassing zijnde wet- en regelgeving te houden. De gemeente Roosendaal behoudt zich, zoals ook in para- graaf 1.2 is aangegeven, het recht voor op ieder willekeurig moment de aanbesteding ge- heel of gedeeltelijk, tijdelijk of definitief te stoppen of om aan het eind niet tot definitieve gun- ning over te gaan.
Zolang niet op alle punten volledige overeenstemming is bereikt en nog geen schriftelijke en door partijen ondertekende overeenkomsten tot stand zijn gekomen, is er geen sprake van enige gebondenheid en voor de vergoeding van welke kosten of schade dan ook.
2.4. VERGOEDINGEN
De gemeente Roosendaal is geen enkele vergoeding verschuldigd aan de inschrijvers, on- geacht of hun aanbieding al dan niet door de gemeente wordt aanvaard. Dat geldt ook indien de gemeente besluit niet, of slechts voor een gedeelte van het project, tot gunning over te gaan of als de procedure tussentijds wordt beëindigd.
2.5. Communicatie en contacten
Communicatie over of naar aanleiding van de aanbestedingsprocedure dient uitsluitend schriftelijk te verlopen via onderstaande contactpersoon van de gemeente Roosendaal:
de xxxx X. xx Xxxx
Xxxxxxxx 0, 0000 XX XXXXXXXXXX-XX
Xxxxxxx 0000, 0000 XX XXXXXXXXXX-XX
Tel: 00 31 (0)165 – 579 124
E-mail: x.xx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx
Het is niet toegestaan om in contact te treden met andere vertegenwoordigers van de ge- meente Roosendaal. Bij constatering van enig contact aangaande deze aanbesteding tus- sen de inschrijver en vertegenwoordigers van de gemeente Roosendaal, uitgezonderd con- tact zoals in deze aanbestedingsprocedure is weergegeven, kan de inschrijver van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure worden uitgesloten.
2.6. Bezoek aan locatie/bezichtiging
Om gegadigden maximaal inzicht te bieden in de accommodatie wordt een eerste moment georganiseerd waarop Zwembad De Stok bezichtigd kan worden. Een medewerker van de gemeente Roosendaal en/of Zwembad De Stok Exploitatie B.V. is hierbij aanwezig om er zorg voor te dragen dat de belangstellenden zich toegang kunnen verschaffen tot de ver- schillende ruimten. Eventuele vragen naar aanleiding van de bezichtiging dienen te worden gesteld als aangegeven in paragraaf 2.8. Gegadigden kunnen enkel rechten ontlenen aan schriftelijke informatie, informatie per email daaronder begrepen. De eerste bezichtiging vindt plaats op 11 december 2014 om 10.00 uur. Het adres van Zwembad De Stok is Xx Xxxx 0, 0000 XX Xxxxxxxxxx.
2.7. PRESENTATIE
De inschrijvers dienen een presentatie te geven voor de beoordelingscommissie (zie ook pa- ragraaf 4.2). De doelstelling van de presentatie is het toelichten van het opgestelde bedrijfs- plan. De presentatie maakt als zodanig geen onderdeel uit van de beoordeling. De presenta- tie vindt naar verwachting eind maart of begin april 2015 plaats en mag niet langer duren dan 30 minuten. Aansluitend aan de presentatie kunnen door de leden van de beoordelings- commissie vragen worden gesteld. De exacte datum en het exacte tijdstip van de presenta- tie wordt in een later stadium, na het indienen van de inschrijving, bekend gemaakt.
2.8. INLICHTINGEN
Binnen de aanbestedingsprocedure die wordt gevolgd, hebben de belangstellenden de mo- gelijkheid schriftelijk vragen te stellen. Deze vragen dienen per e-mail te worden gericht aan de xxxx X. xx Xxxx (gemeente Roosendaal) via het in 2.5 vermelde e-mailadres.
De eerste en tweede termijn waarin vragen kunnen worden gesteld eindigen respectievelijk op 9 januari 2015 om 12.00 uur en 10 februari 2015 om 12.00 uur. Op grond van deze vra- gen zal de aanbestedende dienst zoveel als mogelijk conform de planning zoals weergege- ven in paragraaf 2.1 Nota’s van Inlichtingen opstellen en aan de leidraadhouders per e-mail doen toekomen.
De Nota’s van Inlichtingen vormen onderdeel van de aanbestedingsdocumenten. De aanbe- stedende dienst behoudt zich het recht voor wijzigingen of aanvullingen op deze aanbeste- dingsleidraad door te voeren door middel van Nota’s van Inlichtingen.
De gunningprocedure verloopt geheel schriftelijk. Telefonische inlichtingen worden niet ver- strekt.
2.9. Onjuistheden en rechtsverwerking
De aanbestedingsleidraad en de overige aanbestedingsdocumenten zijn met de grootst mo- gelijke zorgvuldigheid samengesteld. Desondanks kunnen er toch onduidelijkheden/onvol- komenheden in deze documenten voorkomen. De gemeente Roosendaal verwacht een pro- actieve houding van de inschrijvers, hetgeen betekent dat de inschrijvers eventuele onduide- lijkheden/onvolkomenheden in de aanbestedingsdocumenten zo spoedig mogelijk aan de in paragraaf 2.5 genoemde contactpersoon moeten melden en wel op een zodanig moment dat deze onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt.
Na het verstrijken van de uiterste termijn waarbinnen de inschrijvingen moeten zijn inge- diend, kunnen de inschrijvers geen bezwaar meer maken tegen eventuele onduidelijkheden/
onvolkomenheden in de aanbestedingsdocumenten. Derhalve verwerpen de inschrijvers hun recht om na de aanbesteding alsnog bezwaar te maken tegen (de gevolgen van) eventuele schendingen van het (aanbestedings)recht, voor zover daarvan sprake zou zijn in de aanbe- stedingsdocumenten en worden de inschrijvers geacht onverkort en onvoorwaardelijk met de inhoud van die documenten te hebben ingestemd. De gemeente Roosendaal is op geen en- kele wijze aansprakelijk voor de gevolgen van eventuele onduidelijkheden en/of onvolko- menheden in de aanbestedingsdocumenten.
2.10. Vorm van inschrijver
Een onderneming kan zich slechts eenmaal als inschrijver aanmelden in deze aanbeste- dingsprocedure, als zelfstandig inschrijver of in combinatie. Daarbij gelden de volgende bij- zondere bepalingen voor:
• Inschrijvingen door ondernemingen die aan elkaar verbonden zijn (zie 2.10.1);
• Inschrijvingen door ondernemingen in combinatie (zie 2.10.2);
• Inschrijvingen waarbij een beroep wordt gedaan op een derde (zie 2.10.3);
• Inschrijvingen door een dochtermaatschappij (zie 2.10.4).
2.10.1 Aan elkaar verbonden ondernemingen
Indien (rechts)personen die aan elkaar verbonden zijn zoals beschreven in artikel 2:24a BW of 2:24b BW (of vergelijkbaar naar buitenlands recht), ieder afzonderlijk een inschrijving indienen, moeten zij ten genoegen van de aanbestedende dienst aantonen dat zij onafhankelijk van elkaar kunnen en zullen deelnemen aan de verdere aanbeste- dingsprocedure. Naar het oordeel van de aanbestedende dienst is daarvan in principe geen sprake indien (leden van) de directie of het toezichthoudend orgaan van de be- trokken (rechts)personen dezelfde zijn. De betrokken (rechts)personen kunnen hun onafhankelijkheid aantonen op de wijze die zij dienstig achten.
2.10.2 Combinatie
Bij de inschrijving in combinatie dienen alle combinanten van de combinatie de verkla- ring zoals opgenomen in bijlage 4 te ondertekenen en gezamenlijk te overleggen.
Hieruit dient te blijken dat:
• Combinanten zowel de gezamenlijke als hoofdelijke aansprakelijkheid aan- vaarden voor de uitvoering van de overeenkomsten en nakoming van de ver- plichtingen;
• Aan welk lid van de combinatie de leiding wordt toevertrouwd en gedurende het hele project als enig aanspreekpunt voor de opdrachtgever zal fungeren;
• Voor de uitvoering van de opdracht door de partij die fungeert als aanspreek- punt werkelijk beschikt kan worden en wordt over de voor de uitvoering van de opdracht noodzakelijke middelen van de betreffende combinant.
Het vormen van een combinatie na inschrijving is, evenals het wijzigen in de samen- stelling van de combinatie, niet toegestaan en leidt tot uitsluiting van verdere deelname aan de procedure. Daar waar gegadigde, belangstellende of inschrijver in deze leid- raad staat genoemd wordt tevens bedoeld de combinatie.
2.10.3 Beroep op derden (onderaanneming)
Inschrijver heeft het recht ten behoeve van de kwalificatie en selectie voor onderhavige opdracht een beroep te doen op de bekwaamheden van één of meer natuurlijke en rechtspersonen (hierna: derden). Bijvoorbeeld voor het verrichten van werkzaamheden in onderaanneming.
Inschrijver dient dan bij de inschrijving aan te geven voor welke opdrachtdelen1 in- schrijver een beroep doet op deze derde en daarbij tevens tot tevredenheid van de aanbestedende dienst aan te tonen dat gegadigde in de uitvoering van de voorgeno- men opdracht daadwerkelijk kan en zal beschikken over de betreffende bekwaamhe- den van deze derde. Inschrijver kan dit aantonen door middel van een rechtsgeldig ondertekende verklaring van deze derde, welke verklaring mede dient te worden on- dertekend door de inschrijver. De modelverklaring is opgenomen als bijlage 5.
Als een inschrijver gebruik maakt van bovengenoemd recht, dan dient hij de gevraag- de onderbouwing inzake technische bekwaamheid van onderaannemers te leveren.
2.10.4 Inschrijving door dochtermaatschappij
Indien een dochtermaatschappij zich aanmeldt, kan zij niet volstaan met het verstrek- xxx xxx xxxxxxxxxx en gegevens van de moedermaatschappij of zustermaatschap- pij(en), tenzij de bedoelde dochtermaatschappij bij de aanmelding tevens schriftelijke gegevens overlegt die aantonen dat zij bij het uitvoeren van de aan te besteden op- dracht kan beschikken over voor die opdracht relevante kennis en ervaring van haar moedermaatschappij of zustermaatschappij(en).
2.11. Gunning en geschillen
Na de beoordeling van de inschrijving(en) door de beoordelingscommissie (zie paragraaf 4.2) worden met de voorlopige voorkeurskandidaat één of enkele verificatiegesprekken ge- voerd, waarin van beide kanten wordt bezien of zowel de inhoudelijke als de financiële en ju- ridische kaders van de aanbieding, respectievelijk de procedure voor beide partijen helder zijn en contractueel tot overeenstemming kan worden gekomen. De verificatiegesprekken zijn toetsend van aard en bevatten geen enkele mogelijkheid tot aanpassing van de inschrij- ving, uitgangspunten of randvoorwaarden. De door de inschrijver ingediende stukken, als- mede de in bijlage 9 opgenomen huur- en exploitatieovereenkomst, waarin eventuele in de Nota’s van Inlichtingen genoemde aanpassingen zijn verwerkt, zijn derhalve definitief en bindend.
Indien de verificatie succesvol verloopt zal politiek-bestuurlijke besluitvorming plaatsvinden, hetgeen resulteert in een formeel voornemen tot gunning (de voorlopige gunning) en vervol- gens na het verstrijken van de beroepstermijn op voorwaarde van positieve besluitvorming in de gemeenteraad naar verwachting tot definitieve gunning. Mocht niettemin tijdens de verifi- catie blijken dat misverstanden bestaan over de in de aanbestedingsinformatie opgenomen zaken die niet overbrugbaar zijn met instandhouding van de aangeboden prijs en/of kwaliteit, dan worden één of meerdere verificatiegesprekken gevoerd met de op één na gunstigste in- schrijver.
1 Het gaat hierbij om opdrachtdelen die direct betrekking hebben op de exploitatie van de voorziening. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan de exploitatie van de horecavoorziening of het aanbieden van zwemlessen. Het gaat derhalve niet om partijen die bijvoorbeeld administratieve-, schoonmaak- of onderhoudswerkzaamheden verrichten.
De gemeente Roosendaal maakt na de voorlopige gunning door de aanbestedende dienst de resultaten bekend. De winnende inschrijver wordt over de voorgenomen gunning geïn- formeerd. De overige partijen ontvangen een gemotiveerde schriftelijke afwijzing. De aanbe- stedende dienst is niet verplicht interne (aanbestedings)documenten, zoals de resultaten van evaluaties, inschrijvingsvergelijkingen, evenals adviezen aangaande kwalificatie en gunning aan inschrijvers bekend te maken, behoudens de wettelijke motiveringsplicht. Aan het voor- nemen tot gunning zijn geen rechten te ontlenen.
De afgewezen inschrijvers zullen in de gelegenheid worden gesteld om binnen twintig kalen- derdagen na dagtekening van de voorlopige gunningsbeslissing een kort geding aanhangig te maken bij de bevoegde rechter. Zij dienen ervoor te zorgen dat de mondelinge behande- ling van dat kort geding zo spoedig mogelijk nadien zal plaatsvinden. De bevoegde rechter is de Voorzieningenrechter van de Rechtbank Zeeland-West-Brabant te Breda. Indien niet bin- nen deze termijn van twintig kalenderdagen een dagvaarding voor een kort geding correct is betekend, zal de gemeente Roosendaal op voorwaarde van positieve besluitvorming in de gemeenteraad naar verwachting overgaan tot definitieve gunning van de opdracht. Indien de afgewezen inschrijvers niet, niet tijdig of niet correct een kort geding aanhangig maken, dan worden zij geacht uitdrukkelijk afstand te hebben gedaan van hun recht om de rechtmatig- heid van de voorlopige gunningsbeslissing en/of de gevoerde aanbestedingsprocedure door de rechter te laten toetsen en zijn zij niet-ontvankelijk in hun vorderingen, indien zij alsnog een kort geding aanhangig maken. De gunning is pas definitief indien er een opdracht aan de winnende inschrijver is verstrekt.
Indien de gemeente de voorlopige voorkeurskandidaat in kennis heeft gesteld van het feit dat een kort geding aanhangig is gemaakt, dan dient deze voorlopige voorkeurskandidaat in deze kort geding-procedure te interveniëren, op straffe van verval van recht om nog op te mogen komen tegen een eventueel gewijzigd gunningsvoornemen.
2.12. Procesverloop na gunningsmededeling
Na het verstrijken van de termijn, waarbinnen een rechtsmiddel tegen een gunningsbeslis- sing kan worden aangewend, of indien een rechtsmiddel is ingesteld, na uitspraak van de rechter in kort geding, zullen in geval van definitieve gunning de huurovereenkomst en ex- ploitatieovereenkomst worden gesloten. Tevens zal overleg plaatsvinden tussen de winnen- de inschrijver en de aanbestedende dienst teneinde een voortvarende start van de werk- zaamheden mogelijk te maken. De uitvoering zal plaats vinden onder de voorwaarden zoals vermeld in de aanbestedingsstukken, de conceptovereenkomsten en de aanbieding van de winnende inschrijver.
2.13. Vormvereisten inschrijvingen
• de inschrijvingen dienen in tweevoud in hard copy te worden aangeleverd bij de in para- graaf 2.5 genoemde contactpersoon van de gemeente Roosendaal. Tevens dient daarbij een digitaal exemplaar te worden aangeleverd op CD-Rom, DVD of USB. Inschrijvingen per fax of e-mail en/of met strafport bezwaarde inschrijvingen worden niet geaccepteerd;
• de inschrijvingen dienen in een gesloten envelop met daarop de vermelding “aanbeste- ding beheer en exploitatie Zwembad De Stok” te worden aangeleverd onder vermelding van de tekst: ‘VERTROUWELIJK: NIET OPENEN VÓÓR 12 UUR OP 20 MAART 2015’;
• alle inschrijvingen (inclusief bijlagen) dienen te worden opgesteld in de Nederlandse taal;
• de aangeleverde documenten dienen vergezeld te gaan van een rechtsgeldig getekende aanbiedingsbrief.
3. EISEN, UITGANGSPUNTEN EN RANDVOORWAARDEN
3.1. Minimumeisen voor de inschrijver
De inschrijver dient bij de inschrijving te voldoen aan de minimumeisen, die in deze para- graaf zijn gesteld. Om te kunnen toetsen of aan de minimumeisen wordt voldaan, dient een aantal bescheiden op de volgende wijze te worden aangeleverd:
• genummerd overeenkomstig de nummering in deze paragraaf;
• in volgorde van die nummering;
• gebonden of in een map (niet losbladig);
• in tweevoud.
1. Akkoordverklaring
De akkoordverklaring zoals opgenomen als bijlage 6 dient volledig ingevuld en ondertekend te worden ingediend. De inschrijfsom zoals genoemd in deze akkoordverklaring dient te worden gespecificeerd door het indienen van de meerjarenbegroting conform het model in bijlage 3. De inschrijfsom wordt bepaald door het gemiddelde van de door de inschrijver ge- raamde exploitatiebijdrage voor de jaren 1 tot en met 10, inclusief de eventuele eenmalige opstartkosten die door de inschrijver worden berekend. Het prijspeil van de inschrijfsom is 2015.
2. Identificatiegegevens
De inschrijver dient de volgende identificatiegegevens te overleggen:
a. Naam van de onderneming;
b. Vestigingsadres van de onderneming;
c. Telefoon- en faxnummer(s) en e-mailadres van de onderneming;
d. Rechtsvorm van de onderneming;
e. BTW-registratienummer of nationaal fiscaal nummer volgens de nationale wetgeving van het land van vestiging;
f. Contactpersoon (rechtsgeldige vertegenwoordiger).
3. Inschrijving Kamer van Koophandel
Een bewijs dat de inschrijver zich, volgens de eisen van de wetgeving van de lidstaat waar hij is gevestigd, heeft ingeschreven in het in die lidstaat aangewezen beroeps- of handelsre- gister. Dit uittreksel mag niet ouder zijn dan 6 maanden. Hieruit dient tevens de tekenings- bevoegdheid te blijken van de ondertekenaar van de stukken namens de gegadigde.
4. Organogram
Een organogram, waaruit de relatie van de inschrijver met een eventueel moederconcern en andere ondernemingen binnen een eventueel concern blijkt, en een opgave van overige fi- nanciële banden met derden binnen het moederconcern.
5. Eigen verklaring
De inschrijver dient de Eigen Verklaring zoals bijgevoegd in bijlage 7 volledig ingevuld en ondertekend bij de inschrijving in te dienen. Parafering en ondertekening kunnen enkel ge- schieden door een daartoe bevoegde functionaris. Wanneer ingeschreven wordt in combina- tie verstrekt de inschrijver een Eigen Verklaring van iedere combinant. Bij inschrijving in combinatie dient ook een verklaring combinatie (bijlage 4) volledig te worden ingevuld en ondertekend. Indien een beroep wordt gedaan op de bekwaamheden van derden dient ook een verklaring beroep op derden (bijlage 5) volledig te worden ingevuld en ondertekend.
6. Relevante ervaring
De inschrijver dient over aantoonbare ervaring te beschikken met het bedrijfsmatig exploite- ren van een publieke, openbaar toegankelijke zwemvoorziening. Deze ervaring dient in ieder geval betrekking te hebben op een aaneengesloten periode van minimaal 3 jaar, niet eindi- gend vóór 1 januari 2012. Van deze ervaring dient inschrijver een korte beschrijving te geven van het zwemwateroppervlak (eventueel met verdeling over bassins) en de wijze waarop beheer en exploitatie is vormgegeven. Door de inschrijver dient verder te worden aange- toond dat in 2011, 2012 of 2013 sprake was van minimaal 25.000 betaalde bezoeken per jaar. De aanbestedende dienst behoudt zicht het recht voor tot verificatie van de verstrekte informatie.
7. Waarborgen
De inschrijver dient met een getekende verklaring (bijlage 8) aan te geven dat hij voor de exploitatie van Zwembad De Stok bereid en in staat is een zekerheidsstelling c.q. financiële waarborg af te geven die bestaat uit de volgende componenten:
• Het inbrengen van eigen vermogen in de exploitatie ter hoogte van € 200.000,- (zegge: tweehonderdduizend euro). Het eigen vermogen wordt aangehouden op een afzonderlij- ke en geblokkeerde rekening, waarvan uitsluitend betalingen mogelijk zijn na schriftelijke toestemming van de gemeente Roosendaal;
• Een continuïteitsgarantie van 8 (acht) kalendermaanden, die er in voorziet dat het moe- derconcern de bestaande contractuele en financiële verplichtingen van de inschrijver voor de periode worden nagekomen.
NB Bij het niet voldoen aan de in deze paragraaf beschreven minimumeisen, zal de inschrij- ver worden uitgesloten van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure. De aanbe- stedende dienst is gerechtigd, maar niet verplicht, om gegadigden om aanvulling van hun aanmelding of andere/aangepaste informatie te vragen. Andere bewijsstukken dienen op het eerste verzoek van de aanbestedende dienst te worden overlegd.
3.2. Uitgangspunten en randvoorwaarden
Om een gerichte aanbieding voor het beheer en de exploitatie van Zwembad De Stok uit te kunnen brengen, dienen inschrijvers aan te sluiten bij de uitgangspunten en randvoorwaar- den die de gemeente Roosendaal stelt aan het beheer en de exploitatie van het zwembad. Deze paragraaf geeft een beschrijving van deze uitgangspunten en randvoorwaarden, die deels ook zijn verwerkt in de model huurovereenkomst en exploitatieovereenkomst zoals opgenomen in bijlage 9. Indien de in deze paragraaf weergegeven uitgangspunten en rand- voorwaarden in de aanbieding niet worden nageleefd kan dit leiden tot uitsluiting van verdere deelname aan de aanbestedingsprocedure.
Inschrijvers zijn gerechtigd vragen te stellen en suggesties te doen ten aanzien van de mo- delovereenkomsten. De aanbestedende dienst bepaalt welke opmerkingen en suggesties zij honoreert. In de Nota’s van Inlichtingen (zie paragraaf 2.8) wordt bekend gemaakt of de mo- delovereenkomsten naar aanleiding van vragen of wijzigingsvoorstellen worden aangepast en indien sprake is van aanpassingen worden de aangepaste overeenkomsten bijgesloten bij de betreffende Nota van Inlichtingen. Met inbegrip van de eventuele wijzigingen zijn de overeenkomsten definitief vastgesteld. Met het doen van een inschrijving conformeren in- schrijvers zich aan deze vastgestelde overeenkomsten.
Eigendom en/of verhuur
De beschikbaarstelling van Zwembad De Stok aan de exploitant vindt plaats op basis van huur en verhuur. De gemeente Roosendaal treedt op als eigenaar en verhuurder van de ac- commodatie.
In de accommodatie is inventaris aanwezig. Een taxatierapport2 van deze inventaris is op- genomen in bijlage 10. De aanwezige inventaris maakt onderdeel uit van de huurovereen- komst. De exploitant is verantwoordelijk voor de vervanging van de aanwezige inventaris en verwerft hiermee ook het eigendom van deze vervangen inventaris. De losse inventaris die niet aanwezig is maar door de exploitant wel noodzakelijk wordt geacht, dient door de exploi- tant zelf te worden aangeschaft. Hiermee verwerft de exploitant vanzelfsprekend ook de ei- gendom van deze inventaris. Inventaris wordt aan het eind van de contractperiode niet over- genomen door de gemeente Roosendaal tenzij de gemeente Roosendaal hierop een uitzon- dering wenst te maken.
De gemeente Roosendaal en de exploitant van Zwembad De Stok dragen de kosten voort- komend uit de eigenaars-, respectievelijk huurdersverplichtingen. De gemeente Roosendaal neemt voor haar rekening het eigenaarsdeel van de OZB en de waterschapslasten. Alle ove- rige lasten en belastingen die wegens of in verband met het specifieke karakter van het ge- bruik en het gehuurde, van de verhuurder geheven zullen worden, komen ten laste van de huurder. Bij de berekeningen dient rekening te worden gehouden met een WOZ-waarde van het gehuurde van € 10.318.000,- (peildatum 1 januari 2013). Op de verantwoordelijkheden met betrekking tot de uitvoering van het onderhoud wordt in het vervolg van deze paragraaf specifiek ingegaan.
Door de gemeente Roosendaal wordt aan de exploitant een huurprijs in rekening gebracht ten behoeve van Zwembad De Stok. De huurprijs wordt jaarlijks aangepast op basis van de Consumenten Prijs Index, reeks alle huishoudens, categorie 09416 (huur sportaccommoda- ties) als gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek. Indien deze index mocht komen te vervallen wordt aansluiting gezocht bij de vervangende of de meest vergelijkbare index. Uitdrukkelijk uitgangspunt is een btw-belaste verhuur. De huur en de exploitatie van Zwembad De Stok zijn onverbrekelijk met elkaar verbonden. Het huurbedrag wordt in een la- ter stadium vastgesteld en hoeft niet in de meerjarenbegroting zoals weergegeven in bijlage 3 te worden opgenomen en maakt derhalve geen onderdeel uit van de inschrijfsom. De uit- eindelijk huur voor exploitatiejaar 2015 wordt opgeteld bij de inschrijfsom. Resultaat van de- ze optelling is het bedrag dat gelijk is aan de bijdrage van de exploitant aan de gemeente of de door de gemeente te verstrekken exploitatiebijdrage aan de exploitant zoals die van toe- passing zouden zijn indien in 2015 sprake zou zijn van een volledig exploitatiejaar.
Energie- en waterverbruik
De kosten voor het verbruik van gas, elektriciteit en water van het gehuurde komen voor re- kening van de exploitant en dienen derhalve te worden opgenomen in de exploitatiebegro- ting die onderdeel uitmaakt van de inschrijving. In bijlage 11 zijn voor de exploitatiejaren 2011, 2012 en 2013 de verbruikshoeveelheden voor gas, elektriciteit en water weergegeven. Het staat de exploitant vrij bij de inkoop van gas, elektra en water zelf de keuze te maken voor leveranciers, tenzij sprake is van doorlopende contracten.
2 Aan het taxatierapport kunnen geen rechten worden ontleend. De opnamedatum van de taxatie is 6 augustus 2012 en de werkelijk bij overdracht aanwezige inventaris kan op onderdelen hiervan afwijken. De exploitant kan zichzelf bij het bezoeken van de accommodatie inzicht verschaffen in aard, omvang en kwaliteit van de aanwezige inventaris.
Xxxxxx, onderhoud en instandhouding
De exploitant wordt verantwoordelijk voor het volledige beheer en de volledige exploitatie van Zwembad De Stok waarbij ook de exploitatie van de horecavoorziening behoort tot het takenpakket van de exploitant. De exploitant verzorgt de ingebruikgeving van het zwembad aan vaste gebruikers en incidentele gebruikers. De exploitant sluit hiertoe met de georgani- seerde gebruikers gebruiksovereenkomsten af. De exploitant is verantwoordelijk voor een optimale afstemming tussen een kwalitatief hoog dienstverleningsniveau en een financieel gezonde exploitatie.
De gemeente Roosendaal wenst het volledige onderhoud van de accommodatie, de ge- bouwgebonden installaties, vaste inrichtingen, het terrein en de terreininrichting (voor kadas- trale begrenzing zie bijlage 1a) ook de risicodragend uit te laten voeren door de exploitant. De exploitant wordt hierbij verplicht er zorg voor te dragen dat de accommodatie gedurende de volledige exploitatieperiode voldoet aan conditiescore 3 (“redelijk”) volgens NEN 2767.
De gemeente Roosendaal wijst een ter zake kundig bureau aan om iedere twee jaar de con- ditiescore van de accommodatie door middel van een inspectie vast te stellen en hier een rapportage over uit te brengen. De eerste vaststelling vindt plaats twee jaar na aanvang van de contractperiode. Indien de accommodatie niet volledig aan de hiervoor genoemde condi- tiescore voldoet dient de exploitant er zorg voor te dragen dat bij de volgende inspectie weer sprake is van de minimale conditiescore 3.
Een jaar voor einddatum van de contractperiode zal een extra inspectie plaats vinden. Indien uit deze inspectie blijkt dat onderdelen niet voldoen aan conditiescore 3 is de exploitant ver- plicht om de betreffende onderdelen uiterlijk drie maanden voor het einde van de contractpe- riode terug te brengen naar conditiescore 3. Binnen drie maanden voor het einde van de contractperiode vindt een laatste inspectie plaats waarna bindende afspraken worden ge- maakt over eventuele maatregelen die door de exploitant nog voor het einde van de con- tractperiode dienen te worden ondernomen zodat de accommodatie bij het einde van de contractperiode volledig voldoet aan conditiescore 3.
De exploitant heeft, indien hij niet instemt met de resultaten van de inspectie, het recht een van te voren in onderling overleg met de gemeente geselecteerd bureau een second opinion uit te laten voeren. De resultaten van deze second opinion zijn in dit geval bindend.
In bijlage 1 is technische informatie over de accommodatie opgenomen alsmede de afbake- ning van het gehuurde en hiermee de onderhoudsverantwoordelijkheid van de exploitant.
Om zich een meer volledig beeld te verschaffen van de aard en staat van de accommodatie worden belangstellenden in de gelegenheid gesteld om, naast de eerste bezoekmogelijkheid op 11 december 2014, de accommodatie zo vaak als wenselijk te bezoeken en alle elemen- ten te inspecteren. De wijze waarop een afspraak kan worden gemaakt voor een vervolgbe- zoek zal bekend worden gemaakt bij of (voor niet bij de eerste bezichtiging aanwezige be- langstellenden) direct na de eerste bezichtigingsmogelijkheid op 11 december.
Bij de inschrijving dient een onderhoudsplan conform de in bijlage 12a beschreven opzet te worden aangeleverd. Hierin dient de inschrijver haar visie op het onderhoud weer te geven alsmede de wijze waarop het onderhoud concreet ter hand wordt genomen (ingevuld format MJOP zoals opgenomen in bijlage 12b) en de wijze waarop wordt omgegaan met storingen en calamiteiten. Zoals in paragraaf 4.4 verder wordt beschreven zal het onderhoudsplan on- derdeel uitmaken van de kwalitatieve beoordeling van de inschrijving. De in het format aan- gegeven kosten voor de uitvoering van het onderhoud dienen te worden verwerkt in de mo- del exploitatiebegroting in bijlage 3 en maken derhalve onderdeel uit van de beoordeling van het “criterium Prijs”. Voor de gemiddelde jaarlijkse kosten voor de uitvoering van het on-
derhoud dient minimaal een bedrag van € 125.000,- te worden opgenomen. Indien een lager gemiddeld jaarbedrag is opgenomen leidt dit tot uitsluiting van de inschrijving.
Gebruiksrooster
Zwembad De Stok is primair een basisvoorziening voor de inwoners van de gemeente Roo- sendaal en secundair voor het verdere verzorgingsgebied en dient voor langere termijn voor de gemeenschap in stand gehouden te worden. De exploitant is verplicht het zwembad te exploiteren en ingericht te houden als publieke voorziening, inhoudende dat het overdekte gedeelte van het zwembad 52 weken per jaar (uitgezonderd sluitingsperiodes ten behoeve van onderhoudswerkzaamheden) op een evenwichtige wijze beschikbaar en opengesteld wordt voor particulieren en verenigingen/groepen, voldoende is verwarmd en verlicht en er te allen tijde vakbekwaam en bevoegd personeel aanwezig zal zijn. De exploitant is eraan ge- houden om gedurende het buitenseizoen (minimaal van 1 mei tot en met 1 september) het buitenbad gebruiksgereed te hebben. Er wordt zorggedragen voor een voor de bezoeker herkenbare openstelling van het buitengedeelte van het zwembad.
De in bijlage 2 genoemde verenigingen en bijzondere doelgroepen dienen de gelegenheid te krijgen van het zwembad gebruik te maken conform het huidige gebruiksrooster van zwembad De Stok. Dit rooster is eveneens opgenomen in bijlage 2. Toekomstige aanpas- singen van gebruikstijden voor deze verenigingen en bijzondere doelgroepen geschieden in overleg tussen exploitant en gebruikersgroepen. Daar waar exploitant en gebruikersgroepen niet tot overeenstemming komen over de inroostering van het zwembad, zal de gemeente in allerlaatste instantie in overleg met exploitant en betrokken gebruikersgroepen een besluit nemen over de inroostering.
De gemeente Roosendaal kent geen schoolzwemmen meer. Uitzondering hierop vormt het schoolzwemmen voor het speciaal onderwijs dat door de exploitant dient te worden verzorgd (voor de gebruikstijden wordt verwezen naar het openstellingsrooster in bijlage 2). De inge- bruikgeving aan scholen voor het speciaal onderwijs dient plaats te vinden op basis van de jaarlijks door de gemeente Roosendaal vast te stellen roosters en in overleg met de exploi- tant. Concreet betreft het twee scholen:
• Mytylschool: 107 leerlingen
• De Kameleon: 53 leerlingen
Voor doelgroepactiviteiten geldt dat in het rooster van zwembad De Stok sprake moet zijn van een passend aanbod, dat er in voorziet dat minimaal de huidige deelnemers aan doel- groepactiviteiten hun activiteiten kunnen continueren. De exploitant is vrij in het bepalen van de tijdstippen van de doelgroepactiviteiten.
De exploitant is vrij in het vaststellen van de programmering van de particuliere zwemlessen. Daarbij geldt een uitzondering voor klanten, die op het moment van ingebruikname door de nieuwe exploitant particuliere zwemles genieten in zwembad De Stok. Deze klanten dienen de mogelijkheid te krijgen zoveel mogelijk op dezelfde tijden de lessen te continueren. Ten behoeve van een zo soepel mogelijke overgang en een correcte informatieverstrekking aan betrokken klanten, worden na gunning afspraken gemaakt tussen de nieuwe en de huidige exploitant.
Op werkdagen dient verspreid over de week minimaal 10 uur gelegenheid geboden te wor- den tot banen zwemmen. Op woensdagmiddagen dient het recreatiebad minimaal 3 uur ge- opend te zijn. Voor de weekenden geldt een minimale openstelling van het recreatiebad van 3 uur op zaterdagen en 5 uur op zondagen.
Op dagen dat sprake is van een (verwachte) temperatuur van minimaal 24 graden Celsius om 12.00 uur is het buitenbad van De Stok tussen 1 mei en 1 september minimaal 5 uur per dag opengesteld.
Voor het overige krijgt de exploitant de vrijheid de openstelling en ingebruikgeving van het zwembad te bepalen.
Commerciële activiteiten
De exploitant heeft de vrijheid om commerciële activiteiten of evenementen in het zwembad te organiseren. De gemeente legt geen beperkingen op met betrekking tot de aard en om- vang van de commerciële activiteiten, mits deze niet strijdig zijn met de overige voorwaarden uit deze aanbestedingsleidraad en de hierbij behorende overeenkomsten, het vigerende be- stemmingsplan, de alsdan van toepassing zijnde Algemene Plaatselijke Verordening en ove- rige wet- en regelgeving. De in het zwembad georganiseerde activiteiten mogen geen hinder opleveren voor de omgeving en de omwonenden.
Inbreuk op het openstellings- en activiteitenrooster door de exploitant vindt plaats onder de voorwaarde dat de exploitant tijdig, dat wil zeggen in beginsel voorafgaand aan het betref- fende seizoen, maar ten minste drie maanden voor een activiteit, de gebruikers hierover in- formeert.
Tarieven
De exploitant is vrij om de tarieven van het zwembad naar eigen inzicht op een marktcon- form niveau vast te stellen met de volgende uitzonderingen:
• Voor de in bijlage 2 genoemde verenigingen/groepen gelden de tarieven die op het moment van exploitatieovername van toepassing zijn. De tarieven voor deze verenigin- gen/groepen kunnen jaarlijks maximaal worden aangepast conform het consumenten- prijs-indexcijfer, reeks alle huishoudens, categorie 09416 (huur sportaccommodaties) als gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek. Indien deze indexering mocht komen te vervallen wordt aansluiting gezocht bij de vervangende of de meest vergelijk- bare index;
• Voor klanten particuliere zweminstructie geldt dat ze tot het eerstvolgende diploma de lessen kunnen volgen tegen de tarieven die op het moment van exploitatieovername van toepassing zijn;
• De rechten van houders van abonnementen en meerbadenkaarten worden gerespec- teerd.
Ten behoeve van een zo soepel mogelijke overgang en een correcte informatieverstrekking aan betrokken klanten, worden na gunning afspraken gemaakt tussen de nieuwe en de hui- dige exploitant. Een overzicht van de huidige tarieven is weergegeven in bijlage 2.
Binnen de gemeente Roosendaal wordt zoals eerder aangegeven schoolzwemmen voor het speciaal onderwijs aangeboden. De inschrijvers dienen bij hun aanbieding rekening te hou- den met de baten en kosten die verband houden met het schoolzwemmen. De baten zijn ge- relateerd aan het leerlingenaantal en bedragen in 2014 ongeveer € 10.763,- (exclusief BTW). Dit bedrag dient door de exploitant aan de scholen te worden gefactureerd en kan jaarlijks maximaal worden aangepast conform het consumentenprijs-indexcijfer, reeks alle huishoudens, categorie 09416 (huur sportaccommodaties) als gepubliceerd door het Cen- traal Bureau voor de Statistiek. Indien deze indexering mocht komen te vervallen wordt aan-
sluiting gezocht bij de vervangende of de meest vergelijkbare index. Bij het onverhoopt be- eindigen van schoolzwemmen voor speciaal onderwijs worden tussen gemeente en exploi- tant passende afspraken gemaakt over de wijze waarop wordt omgegaan met de effecten hiervan op de exploitatie.
Alle (huur-)opbrengsten en gebruiksvergoedingen die verband houden met de exploitatie van het zwembad komen ten gunste van de exploitant.
Personeel
De huidige formatie van zwembad De Stok bedraagt 17,2 fte waarvan 11,5 fte op basis van een vast dienstverband en 5,7 fte op basis van een contract voor bepaalde tijd. Een over- zicht van het huidige medewerkersbestand is opgenomen in bijlage 13.
Met inachtneming van de gecombineerde functies die diverse medewerkers vervullen kent de formatie ongeveer de volgende opbouw:
• Directie: 1,0 fte;
• Teamleiding: 2,0 fte;
• Administratie: 1,0 fte;
• Toezicht/instructie: 6,7 fte;
• Receptie: 2,1 fte;
• Facilitaire dienst: 2,0 fte;
• Horeca: 1,8 fte;
• Onderhoud: 0,6 fte.
Inschrijvers zijn vrij om te bepalen hoeveel formatie zij nodig hebben voor de exploitatie van zwembad De Stok met een onderbouwing aan de hand van de hiervoor weergegeven func- tiecategorieën. Ten behoeve van een objectieve vergelijking van de inschrijvingen worden de gemiddelde kosten per formatie-eenheid gewaardeerd op € 45.000,- per fte.
Na voorlopige gunning wordt, indien noodzakelijk, onder regie van de gemeente door de huidige exploitant een reorganisatieplan opgesteld en uitgevoerd. Dit plan moet er voor zor- gen dat de bestaande formatie van zwembad De Stok wordt aangepast aan de benodigde nieuwe formatie. De eenmalige kosten die verband houden met dit reorganisatieplan zijn voor rekening van de gemeente Roosendaal. De werkelijke personeelskosten die verband houden met de benodigde nieuwe formatie worden verwerkt in de meerjarenbegroting en de uiteindelijke exploitatiebijdrage.
Bij de overgang van medewerkers gelden de bepalingen zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek artikel 7:662, rechten van werknemers bij overgang van onderneming.
De exploitant is altijd verantwoordelijk voor voldoende, en in overeenstemming met de activi- teit, gekwalificeerd toezichthoudend en/of instructie-gevend personeel, in verband met de hygiëne en veiligheid van toezicht in het zwembad. Het personeel communiceert en corres- pondeert in de Nederlandse taal.
Exploitatiebijdrage
De hoogte van de door de gemeente Roosendaal te verstrekken jaarlijkse exploitatiebijdrage is gelijk aan de inschrijfsom (prijsniveau 2015) verhoogd met de huurprijs. De exploitatiebij- drage wordt gegarandeerd voor de periode dat sprake is van een huur- en exploitatieover- eenkomst tussen de exploitant van Zwembad de Stok en de gemeente Roosendaal en wordt jaarlijks aangepast op basis van de Consumenten Prijs Index, reeks alle huishoudens, cate- gorie 09416 (huur sportaccommodaties) als gepubliceerd door het Centraal Bureau voor de Statistiek. Indien deze index mocht komen te vervallen wordt aansluiting gezocht bij de ver- vangende of de meest vergelijkbare index. Indien sprake is van een positieve inschrijfsom is geen sprake van een exploitatiebijdrage maar van een bijdrage die de exploitant aan de ge- meente Roosendaal verstrekt voor het uitvoeren van de exploitatie van Zwembad De Stok.
Voor het gebroken exploitatiejaar 2015 wordt de exploitatiebijdrage zoals hiervoor genoemd naar rato uitgekeerd3.
Overige randvoorwaarden
Verzekeringen en wettelijke voorschriften
Vanuit de hoedanigheid van eigenaar van Zwembad De Stok is de gemeente Roosendaal tenminste verplicht de accommodatie voldoende verzekerd te houden door middel van een uitgebreide gevarenverzekering. De exploitant is verplicht de overige noodzakelijke verzeke- ringen af te sluiten, bijvoorbeeld tegen financiële gevolgen van ongevallen, bedrijfsaanspra- kelijkheid en bedrijfsschade (exploitatiekostenverzekering).
De exploitant verplicht zich te voldoen aan alle wettelijke voorschriften en regelgevingen, waaronder APV, Arbo-wet en geldende CAO, Brandpreventieverordening, Wet Milieubeheer, Bouwbesluit, en Warenwet alsmede de wetgeving op het gebied van legionellapreventie. De exploitant is verantwoordelijk voor hygiëne, veiligheid en toezicht in Zwembad De Stok.
Keurmerk en protocol
De exploitant verplicht zich verder dat Zwembad De Stok beschikt over het keurmerk Veilig & Schoon.
Procedures schade en diefstal
Vanwege het feit dat schade of diefstal niet altijd wordt gemeld door de gebruikers acht de gemeente een maandelijkse controle van de accommodatie en de inventaris door de exploi- tant noodzakelijk. De exploitant dient van deze controlemomenten verslaglegging te verzor- gen. De verslaglegging vormt input voor één van de periodieke overleggen tussen exploitant en gebruikers en het periodieke afstemmingsoverleg tussen exploitant en gemeente (zie pa- ragraaf 3.3). Van vandalisme of diefstal dient altijd aangifte worden gedaan bij de politie. De exploitant is verantwoordelijk voor het doen van deze aangifte en de verdere afhandeling van eventuele schades ten gevolge van diefstal. De gemeente ontvangt van de exploitant een exemplaar van het proces-verbaal en het schaderapport.
Risicoverdeling
Xxxxxx’x zijn voor rekening van de exploitant indien het aan de exploitant(en) toebedeelde ta- ken betreft. Hierbij valt te denken aan onderhoud, verminderd gebruik van het zwembad en kostenstijgingen voor bijvoorbeeld energie. Xxxxxx’x zijn voor rekening van de gemeente als vastgoedeigenaar indien sprake is van aan het onroerend goed gebonden risico’s als gevolg
3 Indien de contractperiode bijvoorbeeld op 1 juli 2015 ingaat betekent dit dat de exploitatiebijdrage 50% van de exploitatiebijdrage bedraagt zoals die van toepassing zou zijn bij een volledig exploitatiejaar.
van verandering binnen de huidige en toekomstige wet- en regelgeving en waarbij het uitblij- ven van maatregelen naar aanleiding van deze risico’s leidt tot ongeldigheid van de ge- bruiksvergunning.
Reclame-inkomsten
In Zwembad De Stok is ruimte voor reclameborden. De inkomsten van de verhuur van deze borden zijn voor de exploitant. Voor de voorwaarden met betrekking tot reclame-uitingen wordt verder verwezen naar de concept huurovereenkomst zoals opgenomen in bijlage 9.
3.3. Kwaliteitsborging
De gemeente wenst de kwaliteit van de exploitatie periodiek te monitoren en te toetsen. Hierbij dienen de in deze paragraaf opgenomen aspecten als uitgangspunt.
Informatievoorziening
De informatie-uitwisseling tussen gemeente en exploitant bevat tenminste:
• Een door de exploitant vast te stellen jaarrekening, die is beoordeeld door een door de exploitant te benoemen accountant;
• Een jaarverslag met alle voor de gemeente relevante informatie;
• Tweemaal per jaar periodiek overleg tussen de gemeente en exploitant, over alle voor de gemeente relevante aspecten van de exploitatie, waaronder:
o De ontwikkeling van het gebruik door verenigingen en andere gebruikers;
o Het verloop van inkomsten en uitgaven in relatie tot de exploitatiebegroting;
o De bereikte resultaten op het gebied van de kwaliteitscriteria, zoals genoemd in paragraaf 4.4.
Met betrekking tot de uitvoering van het onderhoud vindt separaat overleg plaats tussen de exploitant van Zwembad De Stok en de het Team Beheer van de gemeente Roosendaal.
De exploitant organiseert jaarlijks een overleg met de georganiseerde gebruikers. Hierin worden in ieder geval de ontwikkelingen in de wensen en behoeften besproken en de (mo- gelijke) gevolgen die dit heeft voor de ingebruikgeving van Zwembad De Stok. De uitkom- sten van dit overleg worden besproken met de gemeente.
Verder is de exploitant gehouden minimaal eens in de twee jaar onder de diverse gebrui- kersgroepen van Zwembad De Stok een representatief klanttevredenheidsonderzoek te houden. Daar waar de klanttevredenheid op onderdelen onvoldoende scoort, wordt door de exploitant een plan van aanpak met verbeteringsmaatregelen opgesteld. De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de gemeente.
Klachtenregistratie- en afhandeling
De exploitant dient een systeem voor klachtenregistratie op te zetten. De gemeente wenst inzicht in de wijze waarop klachtenregistratie en afhandeling door de exploitant wordt vorm- gegeven en op welke wijze de gemeente wordt geïnformeerd door de exploitant. De klach- tenregistratie vormt een vast agendapunt tijdens de besprekingen tussen gemeente en ex- ploitant. De gemeente verwacht dat de exploitant de geconstateerde klachten binnen een acceptabele termijn afhandelt.
4. GUNNINGSPROCEDURE
4.1. Gang van zaken aangaande de inschrijving
Ten behoeve van de gunning van het beheer en de exploitatie van Zwembad De Stok wordt een zorgvuldige procedure gevolgd, die in dit hoofdstuk nader wordt toegelicht.
4.2. Beoordelingscommissie
De beoordelingscommissie bestaat uit een team gevormd vanuit verschillende deskundighe- den vanuit en/of namens de aanbestedende dienst. De beoordelingscommissie adviseert de aanbestedende dienst ten aanzien van het gunningsbesluit.
4.3. Beschrijving van het proces
De uitgifte van de concessie voor diensten, met betrekking tot het beheer en de exploitatie van Zwembad De Stok vindt plaats in overeenstemming met de algemene beginselen van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie. De toetsing en beoordeling van de inschrijvingen zal uiteindelijk leiden tot de keuze voor één inschrijver, die daarna naar verwachting de opdracht krijgt gegund.
Toetsing van de inschrijving
De inschrijvingen worden door de beoordelingscommissie getoetst op volledigheid (zie para- graaf 2.2) en op het voldoen aan de minimumeisen en de uitgangspunten en randvoorwaar- den, zoals beschreven in hoofdstuk 3.
Presentatie
De inschrijvers, die een volledige inschrijving hebben ingediend en die voldoen aan de ge- stelde minimumeisen, worden in de gelegenheid gesteld zichzelf te presenteren en een toe- lichting te geven op de voorgestelde visie en aanpak ten aanzien van de vijf geformuleerde kwaliteitscriteria (zie paragraaf 4.4). De presentatie maakt als zodanig geen onderdeel uit van de beoordeling (zie verder paragraaf 2.7).
Beoordeling van de inschrijving
Nadat de inschrijvingen zijn toegelicht en verduidelijkt, worden de inschrijvingen door de be- oordelingscommissie inhoudelijk beoordeeld op de gunningcriteria prijs en kwaliteit zoals be- schreven in paragraaf 4.4. Het gunningcriterium kwaliteit is daarbij onderverdeeld in vijf sub- gunningcriteria. Bij de beoordeling van de subgunningcriteria wordt een puntenwaarderings- systeem gehanteerd, zoals vermeld in paragraaf 4.4.
De inschrijver met de hoogste totaalscore na weging op de gunningcriteria prijs en kwaliteit wordt aangemerkt als voorlopige voorkeurskandidaat waarmee één of meerdere verificatie- gesprekken worden gevoerd. In geval van gelijke scores, geldt de financieel aantrekkelijkste aanbieding. Alle inschrijvers ontvangen schriftelijk en gelijktijdig bericht van zowel het voor- nemen tot gunning als de definitieve gunning.
4.4. Beoordeling en gunning
De aanbestedende dienst beoogt op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), één opdrachtnemer te selecteren voor de uitvoering van “het beheer en de exploita- tie van Zwembad De Stok”.
Indien meer dan één inschrijver zich juist en volledig heeft ingeschreven en voldoet aan de minimumeisen worden deze inschrijvingen beoordeeld op de volgende gunningscriteria:
Criterium Weging
1. Prijs 60%
2. Kwaliteit 40% Ad 1. Prijs
Het criterium Prijs wordt bepaald door de door de inschrijver geraamde inschrijfsom. Het prijspeil van de inschrijfsom is 2015. De Prijs vormt de beoordelingsbasis. Kosten van de in- schrijver, die niet in de inschrijfsom zijn verdisconteerd, worden niet geaccepteerd en leidt tot het terzijde leggen van de inschrijving.
Het puntenaantal op het criterium prijs wordt als volgt berekend:
100 punten
minus
(a) 10 * ((absoluut verschil tussen inschrijfsom en laagste4 inschrijfsom)/15.000)
minus
(b) 4,5 * ((11,5 -/- (het aantal door de exploitant overgenomen hele formatieplaatsen))
Indien formule (b) resulteert in een negatieve uitkomst dan wordt de uitkomst van formule (b) gelijk gesteld aan 0. Indien de totale berekening resulteert in een negatief puntenaantal wordt het puntenaantal op het criterium prijs gelijk gesteld aan 0.
Ad 2. Kwaliteit
De inschrijver dient een bedrijfsplan te overleggen. In dit plan dienen de volgende hoofd- stukken te worden gehanteerd en daarmee onderwerpen te worden behandeld:
1. Algemene opzet beheer en exploitatie
Beschrijving van de opzet van het beheer en de exploitatie van Zwembad De Stok. Benoem de organisatorische structuur en het personeelsbeleid, geef aan op welke wijze de continuïteit van de onderneming geborgd is en licht toe hoe vormgegeven wordt aan duurzaamheid in de bedrijfsvoering;
2. Financiële onderbouwing
Het gaat hierbij bijvoorbeeld om de toelichting op de exploitatiebegroting (inclusief het groot onderhoud) en de ingebouwde flexibiliteit bij (bijvoorbeeld) tegenvallende resultaten;
3. Lokale meerwaarde en verbeteren levendigheid
De wijze waarop waarde wordt toegevoegd aan de voorziening, in wordt gespeeld op de lokale situatie, een impuls wordt gegeven aan de lokale economie en de le- vendigheid wordt vergroot. De gemeente hecht er waarde aan dat daadwerkelijk sprake is van een maatschappelijke voorziening met lokale meerwaarde en leven- digheid in de vorm van een aantrekkelijk openstellingsrooster en activiteitenaanbod;
4 Als laagste inschrijfsom wordt de inschrijfsom aangemerkt die voor de gemeente Roosendaal financieel het meest gunstig is.
4. De wijze waarop invulling wordt gegeven aan samenwerking met gebruikersgroepen en andere (maatschappelijke) organisaties
Met Xxxxxxxxxx beschikt de gemeente Roosendaal over een vitale zwemvereniging die invulling geeft aan haar maatschappelijke functie. Hiertoe rekenen zij ook het le- veren van meerwaarde aan (de exploitatie van) het zwembad anders dan “het beta- len van huur”. De gemeente hecht er waarde aan dat invulling wordt gegeven aan de samenwerking met Xxxxxxxxxx en de andere georganiseerde gebruikers, als- mede (maatschappelijke) organisatie binnen de Roosendaalse samenleving;
5. Uitvoering van het onderhoud
Zoals in paragraaf 3.2 is aangegeven dient de visie op en de wijze van uitvoering van het onderhoud in een onderhoudsplan zoals beschreven in bijlage 12 te worden weergegeven (inclusief ingevuld MJOP). Dit onderhoudsplan met ingevuld MJOP- dient als hoofdstuk 5 in het bedrijfsplan te worden opgenomen en wordt als zodanig op kwaliteit beoordeeld.
Bij de behandeling van de hoofdstukken dienen de inschrijvers in te gaan op de volgende on- derwerpen die in drie afzonderlijke paragrafen per hoofdstuk worden weergeven:
• Welke visie heeft de inschrijver op het betreffende onderwerp in de specifieke situatie met betrekking tot Zwembad De Stok te Roosendaal;
• Welke specifieke aanpak staat de inschrijver voor om de beoogde ambities en doelen op het betreffende onderwerp daadwerkelijk te realiseren en te borgen;
• Welke concrete (SMART-geformuleerde) resultaten realiseert de inschrijver op het be- treffende onderwerp.
De concrete (SMART-geformuleerde) resultaten worden als extra artikel toegevoegd aan de exploitatieovereenkomst en vormen onderwerp van gesprek tijdens het periodieke overleg tussen gemeente en exploitant zoals weergegeven in paragraaf 3.3.
Alle bovenstaande kwaliteitscriteria worden op de onderdelen visie, aanpak en mate van concreetheid van de geformuleerde resultaten beoordeeld met een rapportcijfer 0 tot 5 waarbij 0 staat voor “zeer negatief” en 5 voor “uitstekend”. Deze score wordt vermenigvul- digd met een wegingsfactor, waarna de voorlopige totaalscore ontstaat (maximaal 100 pun- ten). De beoordeling gebeurt door individuele puntentoekenning door de leden van de be- oordelingscommissie. Deze afzonderlijke puntentoekenningen worden na bespreking ge- middeld per onderdeel. De beoordeling gaat als volgt in zijn werk:
Subgunningscriteria Kwaliteit | Beoorde- ling (0..5) | Wegings gings- factor | Score (A x B) | |
1 | Algemene opzet exploitatie en beheer | 3 | ||
2 | Financiële onderbouwing | 4 | ||
3 | Lokale meerwaarde en levendigheid | 5 | ||
4 | Samenwerking met gebruikersgroepen | 4 | ||
5 | Onderhoud | 4 | ||
Voorlopige totaalscore: | (tussen 0 en 100) |
NB Om voor gunning in aanmerking te komen, geldt dat door inschrijvers op het criterium kwaliteit een minimale voorlopige totaalscore van in totaal 60 punten moet worden behaald alsmede een minimale beoordeling van 3 punten op het subgunningscriterium 2. Inschrijvin- gen die hier niet aan voldoen worden terzijde gelegd.
De voorlopige totaalscore op het criterium kwaliteit bedraagt voor iedere geldige inschrijver derhalve minimaal 60 punten en maximaal 100 punten.
Deze voorlopige totaalscore wordt als volgt vertaald naar het puntenaantal op het criterium kwaliteit.
(Voorlopige totaalscore op kwaliteit -/- 60) * 2,5
De totaalscore
De totaalscore voor een geldige inschrijving wordt als volgt bepaald:
(puntenaantal op prijs * 0,6) + (puntenaantal op kwaliteit * 0,4)