OVEREENKOMST VAN OPDRACHT

OVEREENKOMST VAN OPDRACHT

Partijen:

- Gemeente Woudenberg, gevestigd op het adres Xxxxxxxx 0, 0000 XX xx Xxxxxxxxxx, rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevrouw A.J. Vlam (wethouder),

hierna te noemen: ‘de gemeente’,

en

- Stichting Regionaal Bureau voor Toerisme Heuvelrug en Vallei, gevestigd op het adres Trompplein 5, 3951 CR te Maarn, rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer X.X.Xx. Xxxxxxx (voorzitter) en

de heer A.R. Xxxxxx (penningmeester), hierna te noemen: ‘het RBT’,

gezamenlijk te noemen: ‘partijen’,

Overwegende dat:

a. De partijen afspraken willen vastleggen over de financiering en de uitvoering van activiteiten en daaraan gerelateerde prestaties;

b. het RBT werkzaam is voor meerdere gemeentes, deze opdrachtverlening dient te passen binnen een gezamenlijk stelsel van uniforme afspraken doch dat de opdrachtverlening een zuivere twee partijen aangelegenheid is;

c. Op de samenwerkingsovereenkomst het Nederlands recht van toepassing is.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1 - De opdracht

1.1 Fysieke informatievoorziening & gastheerschap (‘Vinden’)

1. Het RBT verzorgt de basis die nodig is voor goed werkende fysieke informatievoorziening in de gemeente Woudenberg, zoals leverings- en marge-afspraken met leveranciers van cadeaubonnen, wandel- en fietskaarten en andere gangbare producten;

2. Het RBT ondersteunt één centraal informatiepunt (VVV agentschap) in de gemeente Woudenberg, bevoorraadt deze locatie met cadeaubonnen, wandel- en fietskaarten en andere gangbare producten en zorgt voor de organisatie van een jaarlijkse bijeenkomst voor informatiemedewerkers. Eens per jaar wordt overlegd met de lokale coördinator;

3. Het RBT zorgt daarnaast voor de inrichting en het onderhoud van toeristische informatiepunten in de gemeente, die alle minimaal driemaal per jaar worden voorzien van een actuele set foldermateriaal van gemeente Woudenberg en de regio.

1.2 Online informatievoorziening & gastheerschap (‘Vinden’)

1. Het RBT onderhoudt een landingspage voor Woudenberg met eigen url (xxxxxxxxxxxxx.xx / xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxx.xx) op het centrale portal van de regio, inclusief:

a. Technische realisatie, nodig periodiek onderhoud en gewenste doorontwikkelingen;

b. Jaarlijks groot onderhoud van de content (januari);

c. Invoer van toeristisch-recreatieve content en evenementen i.s.m. lokale partners (die een eigen gebruikersaccount ontvangen);

d. Optimaliseren bezoekerscijfers (o.a. door linkbuilding, SEO en campagnes).

1.3 Netwerkvorming & Stimuleren samenwerking (‘Verbinden’)

1. Het RBT initieert, coördineert en organiseert op relevante momenten toeristisch-recreatieve netwerk-activiteiten voor partijen uit Woudenberg en de regio:

a. Openingsbijeenkomst toeristisch seizoen, voor beleidsmakers (jaarlijks rond Pasen);

b. Ambassadeursdag, voor frontoffice- en informatiemedewerkers (jaarlijks rond Pasen);

c. Ludieke netwerkmailing, voor partners en ‘inner circle’ (jaarlijks net voor zomervakantie);

d. Eindejaarsevent, voor partners en ‘inner circle’ (jaarlijks na de herfstvakantie);

e. Thema-bijeenkomsten, voor partners;

f. Partnernieuwsbrieven, voor relaties, partners en ‘inner circle’ (min. acht maal per jaar);

2. Met actief accountmanagement werkt het RBT doorlopend aan het ontwikkelen van samen- werkingsverbanden waarmee er zo breed draagvlak voor activiteiten en campagnes ontstaat en cofinanciering op niveau blijft en waar mogelijk wordt uitgebreid. Hierbij wordt ingezet op:

a. Strategische partnerships;

b. Partnerships met ondernemers (o.a. door verkoop van partnerpakketten);

c. Partnerships met gemeentes, w.o. overleg waarbij per jaar wordt uitgegaan van:

- per gemeente: 2x overleg promotiecommissie, 1x ambtelijk overleg, 1x bestuurlijk overleg;

- voor de gemeentes als collectief: 2x ambtelijk overleg, 2x bestuurlijk overleg;

1.4 Marketing & promotie (‘Verrassen’)

1. Het RBT zorgt voor het produceren, actueel houden en in de regio distribueren van een set meertalige promotiemiddelen van Woudenberg en de regio, bestaande uit in elk geval:

a. folder met de belangrijkste hotspots van Woudenberg (incl. plattegrond);

b. folder met de belangrijkste hotspots van de regio;

c. folder met actuele evenementen in de regio;

2. Samen met ondernemers ontwikkelt het RBT met maximale cofinanciering per jaar minimaal twee regionale promotiemiddelen waaraan lokale partijen in Woudenberg kunnen deelnemen. Te

denken valt hierbij aan de uitgave van een recreatiekrant, een magazine en/of een loyaliteitsprogramma;

3. Het RBT coördineert en ontwikkelt samen met stakeholders uit Woudenberg en de regio overkoepelende marketing-campagnes om de gastvrijheidseconomie te versterken. Speerpuntcampagnes zijn:

a. Verblijfstoerisme;

b. Zakelijk toerisme;

c. Economische activatie van fietsen en wandelen;

d. Evenementenbundeling (w.o. Winter op de Heuvelrug);

4. Met een actief media-beleid zorgt het RBT ervoor dat Woudenberg en de regio regelmatig in de regionale en landelijke reismedia zijn. Hierbij wordt ingezet op:

a. Actieve persbewerking rond thema’s uit actuele campagnes;

b. Ontwikkeling en onderhoud van een mediabank;

c. Bewijsvoering.

1.5 Extra werkzaamheden voor gemeente Woudenberg

1. Als onderdeel van de opdracht verzorgt RBT Heuvelrug & Vallei voor max. 17 uur a € 65

per jaar aan extra werkzaamheden voor de gemeente Woudenberg. Projecten jaarlijks in overleg nader te bepalen.

1.6 Overige werkzaamheden

1. Indien de gemeente in het belang van de ontwikkeling van recreatie en toerisme een beroep doet op het RBT voor werkzaamheden die niet kunnen worden begrepen onder de in 1.1 t/m 1.4 omschreven werkzaamheden, dan zal het RBT voor zover mogelijk de gevraagde medewerking verlenen. Voorafgaand aan de werkzaamheden zal het RBT een kostenraming maken, die ter goedkeuring aan de gemeente wordt voorgelegd.

Artikel 2 - Jaarplannen & Rapportage

2.1 Details van de door het RBT uit te voeren activiteiten, budgetten en doelstellingen zullen voorafgaand aan ieder nieuw jaar in de vorm van een jaarplan met de gemeente worden gecommuniceerd;

2.2 Uiterlijk op 31 mei ontvangt de gemeente van het RBT een jaarrapportage, die in elk geval bestaat uit een inhoudelijk activiteitenverslag en een financieel jaarverslag (resultatenrekening en

balans).

Artikel 3 - Vergoeding, facturering en betaling

3.1 De gemeente Woudenberg betaalt het RBT voor de hier boven onder 1.1 t/m 1.5 genoemde onderdelen van de opdracht de volgende vergoedingen (bedragen excl. BTW, specificatie: zie bijlage 1):

a	Offline informatievoorziening & gastheerschap (‘Vinden’, zie 1.1)	€ 2.250
	Gebaseerd op: 1 agentschap en 1 informatiepunt
b.	Online informatievoorziening & gastheerschap (‘Vinden’, zie 1.2) en
	Netwerkvorming & stimuleren samenwerking (‘Verbinden’, zie 1.3)	€ 7.500
	Gebaseerd op: 13.568 inwoners
c.	Marketing & promotie (‘Verrassen’, zie 1.4)	€ 4.145
	Gebaseerd op: 210 voltijdbanen in recreatie en toerisme
d.	Extra werkzaamheden (zie 1.5)	€ 1.105
e.	Jaarbijdrage Innovatietafel Toerisme Heuvelrug	€ 378
	Volgens verdeelsleutel

De gemeente betaalt het RBT voor de totale opdracht dus € 15.378 exclusief BTW per jaar, te vergoeden in twee gelijke termijnen;

3.2 Het RBT zal jaarlijks in januari en in juli aan de gemeente een factuur doen toekomen. Deze factuur zal voldoen aan de wettelijke vereisten;

3.3 De gemeente betaalt het gefactureerde bedrag aan het RBT binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur;

3.4 De onder 3.1 genoemde bedragen kunnen wijzigen door indexatie op basis van het door het rijk vast te stellen accres, of door wijziging van:

a. aantal agentschappen en/of informatiepunten in de gemeente (3.1.a) - in onderling overleg

b. aantal inwoners in de gemeente (3.1.b)

c. aantal voltijdbanen in recreatie en toerisme in de gemeente (3.1.c)

d. door het RBT uit te voeren extra werkzaamheden voor de gemeente – in onderling overleg

Artikel 4 - Slotbepalingen

4.1 Deze overeenkomst gaat in op 1 januari 2021, wordt aangegaan voor de duur van 4 jaar en loopt op 31 december 2024 van rechtswege af.

4.2 Onverminderd alle andere rechten en vorderingen van één der partijen op basis van de wet of de overeenkomst mag één van de partijen de overeenkomst door een schriftelijke verklaring geheel of gedeeltelijk ontbinden, indien:

a. de andere partij in verzuim is met de nakoming van een verplichting uit hoofde van de overeenkomst, tenzij de tekortkoming, gezien haar bijzondere aard of geringe betekenis, deze tekortkoming niet rechtvaardigt;

b. de nakoming door de andere partij van een verplichting uit hoofde van de overeenkomst blijvend onmogelijk is of zal worden;

c. ten aanzien van één van de partijen faillissement is aangevraagd, een partij in staat van faillissement wordt verklaard of aan haar, al dan niet voorlopig, surseance van betaling wordt verleend of een aanvraag daartoe is gedaan.

4.3 Wijzigingen van en aanvullingen op deze overeenkomst zijn slechts geldig voor zover deze schriftelijk tussen partijen zijn overeengekomen.

Aldus overeengekomen, in tweevoud opgemaakt en ondertekend,

te Woudenberg, d.d. …………………………………. te Maarn, d.d.

Gemeente Woudenberg Stichting Regionaal Bureau voor Toerisme Heuvelrug en Vallei

………………………………………………... ………………………………………………... Mevrouw A.J. Vlam (wethouder) X.X.Xx. Xxxxxxx (voorzitter)

…………………………………………………

A.R. Xxxxxx (penningmeester)

Bijlage 1: specificatie gemeente Woudenberg

SPECIFICATIE GEMEENTE WOUDENBERG

a. Offline informatievoorziening & gastheerschap (‘Vinden’, zie 1.1) € 2.250

Agentschappen (a € 1.500)	1	Cultuurhuis Woudenberg
Informatiepunten (a € 750)	1	Pannenkoekenhuis Bergzicht
	1	Vakantiepark De Heigraaf
Totaal: Agentschappen:	9
Informatiepunten:	30

Collectief te financieren: € 36.000

b. Online informatievoorziening & gastheerschap (‘Vinden’, zie 1.2) en € 7.500

Netwerkvorming & stimuleren samenwerking (‘Verbinden’, zie 1.3)

13.568 inwoners

Tabel:	< 12.500 inw.:	€ 3.000
	12.500 < 22.500 inw.:	€ 7.500
	22.500 < 30.000 inw.:	€ 15.000
	30.000 < 40.000 inw.:	€ 20.000
	40.000 < 70.000 inw.:	€ 25.000

Collectief te financieren: € 120.000

c. Marketing & promotie (‘Verrassen’, zie 1.4) € 4.145 210 voltijdbanen in recreatie en toerisme

Totaal: Gem. Baarn:	590 fte *
Gem. Renswoude:	70 fte *
Gem. Rhenen:	1.010 fte *
Gem. Scherpenzeel:	170 fte
Gem. Soest:	940 fte *
Gem. Utr. Heuvelrug:	1.390 fte *
Gem. Veenendaal:	380 fte *
Gem. Woudenberg:	210 fte *
Gem. Zeist:	1.320 fte *
Totaal	6.080 fte *

* o.b.v. monitor toerisme & recreatie provincie Utrecht 2014 Collectief te financieren: € 120.000

d. Extra werkzaamheden (zie 1.5) € 1.105

e. Jaarbijdrage Innovatietafel Toerisme Heuvelrug € 378

Net als provincie Utrecht en het RBT betalen RBT-gemeentes samen € 7.500, o.b.v. verdeelsleutel:

Totaal: Gem. Baarn:	€ 681
Gem. Renswoude:	€ 000
Xxx. Xxxxxx:	€ 801
Gem. Scherpenzeel:	€ 208
Gem. Soest:	€ 1.399
Gem. Utr. Heuvelrug:	€ 1.606
Gem. Veenendaal:	€ 000
Xxx. Xxxxxxxxxx:	€ 000
Xxx. Xxxxx:	€ 1.420
Totaal	€ 7.500

(alle bedragen excl. BTW)

RBT Heuvelrug & Vallei 23 oktober 2020