Dit document is niet bedoeld om in te vullen door Partijen. Dit document geeft enkel de vereisten aan waaraan de bijlagen bij de Model Verwerkersovereenkomst moeten voldoen.
Standaardvereisten voor de bijlagen bij verwerkersovereenkomst 4.0
Dit document is niet bedoeld om in te vullen door Partijen. Dit document geeft enkel de vereisten aan waaraan de bijlagen bij de Model Verwerkersovereenkomst moeten voldoen.
Vereisten voor Bijlage 1: de Privacybijsluiter
De Privacybijsluiter is een bijlage bij de Model Verwerkersovereenkomst en omvat de Instructies voor de Verwerking van Persoonsgegevens van de Onderwijsinstelling aan de Verwerker. Deze bijsluiter geeft Onderwijsinstellingen informatie over de dienstverlening die de Onderwijsinstelling van Verwerker afneemt en legt vast welke Persoonsgegevens de Verwerker daarbij in opdracht van de Onderwijsinstelling verwerkt.
Convenantpartijen die aangesloten zijn bij een branchevereniging die mede-Initiatiefnemer is van het Convenant (MEVW, VDOD, KBb-E), maken – indien aanwezig – gebruik van de Privacybijsluiter die door deze branchevereniging is opgesteld. De betreffende branchemodellen zijn te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
In de Privacybijsluiter voor [naam product/dienst] dienen in ieder geval de onderstaande onderwerpen geregeld te zijn.
A. Contactgegevens Verwerker en Onderwijsinstelling
• Functie contactpersonen
• Contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)
B. Versienummer en versiedatum
Het meest recente versienummer van de Privacybijsluiter en de datum daarvan worden hier vastgelegd.
C. Algemene informatie
Het gaat hierbij om informatie over:
• Naam product en/of dienst
• Naam Verwerker en vestigingsgegevens
• Link naar Leverancier (website/URL)
• Link naar productpagina (website/URL)
• Beknopte uitleg en werking product en/of dienst
• Doelgroep (po/vo/(v)so/mbo)
• Gebruikers (Onderwijsdeelnemers/ouders/verzorgers/medewerkers)
D. Omschrijving specifieke producten en/of diensten
Dit onderdeel bestaat uit een:
a. omschrijving van producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van het aangeboden product en/of de aangeboden dienst, inclusief de koppelingen en uitwisseling met derde partijen;
b. omschrijving van aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt, inclusief de koppelingen en uitwisseling met derde partijen.
E. Doeleinden voor het verwerken van Persoonsgegevens
In dit onderdeel wordt vastgelegd welke doeleinden, zoals vastgelegd in artikel 5 van het Convenant, van toepassing zijn op de Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van de specifieke producten en/of diensten.
F. Categorieën Persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen
Dit onderdeel bestaat uit:
1. een omschrijving van de categorieën Betrokkenen (o.a. Onderwijsdeelnemers, ouders/verzorgers, medewerkers) over wie Persoonsgegevens worden verwerkt, en de te verwerken categorieën Persoonsgegevens van deze Betrokkenen, en
2. door de Verwerker te hanteren specifieke bewaartermijnen van Persoonsgegevens (of toetsingscriteria om dit vast te stellen).
G. Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
Onder G. wordt vastgelegd wat de plaats(en)/land(en) van opslag en Verwerking van de Persoonsgegevens zijn.
H. Subverwerkers
Verwerker legt hier vast van welke Subverwerkers hij ten tijde van het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst gebruikmaakt.
Toelichting bij de vereisten voor Bijlage 1
A. Contactgegevens Verwerker en Onderwijsinstelling
Voor een goede uitvoering van de afspraken die in de Verwerkersovereenkomst en bijlagen zijn vastgelegd, is het belangrijk dat Partijen bij vragen en opmerkingen snel contact met elkaar op kunnen nemen. In de Privacybijsluiter wordt daarom informatie over de contactpersonen van beide Partijen opgenomen. Het gaat hierbij om de functie van de contactpersoon en de contactgegevens (bijv.
e-mailadres en telefoonnummer).
Voor wat betreft de contactpersoon van de Onderwijsinstelling is het van belang dat deze contactpersoon bevoegd/gemandateerd is om namens de Onderwijsinstelling opdrachten en Instructies aan de Verwerker te verstrekken.
B. Versienummer en versiedatum
De Privacybijsluiter dient altijd voorzien te zijn van een versienummer en versiedatum, zodat voor Partijen altijd duidelijk is wat de meest recente en geldende versie is.
C. Algemene informatie
In de algemene informatie zijn de naam van het product en/of de dienst terug te vinden, evenals de naam en de vestigingsgegevens van de Verwerker, een link naar de website van de Verwerker en/of naar de website van het product en/of de dienst, een beknopte uitleg en werking van het product en/of de dienst, de doelgroep (po/vo/(v)so/mbo), en de beoogde gebruikers (Onderwijsdeelnemers/medewerkers van de Onderwijsinstelling/ouders/verzorgers).
D. Omschrijving specifieke producten en/of diensten
Onder dit kopje geeft de Verwerker een omschrijving van de specifieke producten en/of diensten. Hierbij worden ook koppelingen en uitwisseling met derde partijen beschreven. Daarbij maakt de Verwerker onderscheid tussen producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die een onlosmakelijk onderdeel vormen van het aangeboden product en/of de aangeboden dienst, en aanvullende optionele producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die de Verwerker aanbiedt.
Dit laatste betreft bijvoorbeeld een optionele applicatie voor oudercommunicatie bij een leerlingadministratiesysteem. Het doel van deze omschrijving is dat de Onderwijsinstelling geïnformeerd akkoord gaat met de aanvullende producten en/of diensten en bijbehorende Verwerkingen die géén onlosmakelijk onderdeel vormen van het aangeboden product en/of de aangeboden dienst.
De Onderwijsinstelling dient voor de producten en/of diensten bij onderdeel D. op basis van de opgenomen informatie aan te geven of deze daarmee al dan niet akkoord gaat. Door deze akkoordverklaring geeft de Onderwijsinstelling de Verwerker opdracht om ook voor de uitvoering van deze producten en/of diensten Persoonsgegevens te verwerken. Dat kan door de keuze schriftelijk vast te leggen in de Privacybijsluiter of op andere schriftelijke wijze.
De opdracht kan overigens ook worden verleend doordat de Onderwijsinstelling in de praktijk het product en/of de dienst activeert, bijvoorbeeld door een product en/of dienst aan of uit te zetten. De Onderwijsinstelling die op deze wijze een keuze maakt, dient dit op basis van eerder verstrekte informatie (zoals bijvoorbeeld opgenomen in deze Privacybijsluiter) te kunnen doen.
E. Doeleinden voor het verwerken van Persoonsgegevens1
Op basis van het Convenant kan de Verwerking van Persoonsgegevens door Onderwijsinstellingen met name plaatsvinden ten behoeve van de in artikel 5 van het Convenant benoemde doeleinden.
De Verwerker dient zich er dan ook rekenschap van te geven dat de Onderwijsinstelling bij het gebruik van de aangeboden producten en/of diensten de mogelijkheid moet hebben binnen de reikwijdte van deze doeleinden de Persoonsgegevens te kunnen Verwerken.
In artikel 5 zijn de volgende doeleinden benoemd:
“Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen door Onderwijsinstellingen vindt plaats ten behoeve van het verzorgen van onderwijs, waaronder het voorbereiden, uitvoeren, evalueren en ondersteunen van het onderwijs(proces) en het begeleiden en volgen van Onderwijsdeelnemers (in hun leerproces). Meer in het bijzonder vindt dergelijke Verwerking van Persoonsgegevens door Onderwijsinstellingen met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen vooral plaats voor:
a. de opslag van leer- en toetsresultaten;
b. het terugontvangen door de Onderwijsinstelling van leer- en toetsresultaten;
c. de beoordeling van leer- en toetsresultaten om leerstof en toetsmateriaal te kunnen verkrijgen dat is afgestemd op de specifieke leerbehoefte van een Onderwijsdeelnemer;
d. analyse en interpretatie van leer- en toetsresultaten;
e. het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen Digitale Onderwijsmiddelen;
f. de indeling en aanpassing van roosters;
g. het bijhouden van persoonlijke (waaronder medische) omstandigheden van een Onderwijsdeelnemer en de gevolgen daarvan voor het volgen van onderwijs;
h. het begeleiden en ondersteunen van leerkrachten/docenten en andere medewerkers binnen de Onderwijsinstelling;
i. de communicatie met Onderwijsdeelnemers en ouders en medewerkers van de Onderwijsinstelling;
j. monitoring en verantwoording, met name ten behoeve van: (prestatie)metingen van de Onderwijsinstelling, kwaliteitszorg, tevredenheidsonderzoek, effectiviteitsonderzoek van onderwijs(vormen) of de geboden ondersteuning van Onderwijsdeelnemers bij passend onderwijs;
k. het voor zover noodzakelijk en wettelijk toegestaan uitwisselen van Persoonsgegevens met Derden, waaronder:
o toezichthoudende instanties en zorginstellingen in het kader van de uitvoering van hun (wettelijke) taak;
o samenwerkingsverbanden in het kader van passend onderwijs en regionale samenwerkingen;
o partijen betrokken bij de invulling van stage- of leer-werkplekken;
o het leveren van Persoonsgegevens aan Onderwijsinstellingen in geval van overstappen tussen Onderwijsinstellingen en bij vervolgonderwijs;
o het in opdracht van de Onderwijsinstelling leveren van Persoonsgegevens aan een andere partij;
l. het geleverd krijgen / in gebruik kunnen nemen van Digitale Onderwijsmiddelen conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier;
m. het verkrijgen van toegang tot de aangeboden Digitale Onderwijsmiddelen, en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
1 Voor Onderwijsinstellingen is in de toelichting een overzicht opgenomen van de relatie tussen de in onderdeel E benoemde verwerkingsdoeleinden en de (hoofd)bedrijfsfuncties in de FORA. Onderwijsinstellingen kunnen aan de hand van dit overzicht in de toelichting de specifieke verwerkingsdoeleinden selecteren die van toepassing zijn, aangevuld met de (hoofd)bedrijfsfuncties in de FORA.
n. de beveiliging, controle en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de met behulp van het Digitale Onderwijsmiddel Verwerkte Persoonsgegevens;
o. de continuïteit, verbetering, en goede werking van het Digitale Onderwijsmiddel in opdracht van de Onderwijsinstelling conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de Onderwijsinstelling en de Leverancier, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen onder andere na geconstateerde fouten of onjuistheden, en het krijgen van ondersteuning;
p. het door de Onderwijsinstelling beschikbaar kunnen stellen van (geanonimiseerde of gepseudonimiseerde) Persoonsgegevens voor wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden ten behoeve van het (optimaliseren van het) leerproces of het beleid van de Onderwijsinstelling, dat wordt uitgevoerd op basis van strikte voorwaarden vergelijkbaar met bestaande gedragscodes op het terrein van onderzoek en statistiek;
q. het door de Onderwijsinstelling voor onderzoeks- en analysedoeleinden beschikbaar kunnen stellen van geanonimiseerde Persoonsgegevens om daarmee de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren;
r. het beschikbaar stellen van Persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan Digitale Onderwijsmiddelen;
s. het behandelen van geschillen;
t. financieel beheer;
u. de uitvoering of toepassing van een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke wettelijke bepaling of regeling.
De op het product en/of de dienst van toepassing zijnde doelstellingen worden in dit onderdeel
opgenomen, zodat bij afspraken tussen de Onderwijsinstelling en de Verwerker duidelijk is dat voor wat betreft de Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van de te leveren producten en/of diensten deze doelstellingen voor beide Partijen het uitgangspunt vormen.”
F. Categorieën Persoonsgegevens inclusief bewaartermijnen
1. Betrokkenen en categorieën persoonsgegevens
Dit onderdeel moeten de Onderwijsinstelling en de Verwerker gezamenlijk invullen. Het gaat daarbij om de informatie over welke categorieën Betrokkenen en welke categorieën Persoonsgegevens worden verwerkt in het product en/of de dienst.
In de eerste plaats zal dit gaan over de categorieën Persoonsgegevens die betrekking hebben op de Onderwijsdeelnemer (i.c. de leerlingen of studenten van de Onderwijsinstelling). In de Verwerkingen worden daarnaast ook gegevens over andere Betrokkenen vastgelegd (zoals medewerkers van de Onderwijsinstelling of ouders). Het Convenant richt zich in eerste instantie niet op deze Betrokkenen, maar het is – onder meer in verband met Datalekken – van belang dat Partijen deze categorieën Betrokkenen wel benoemen, inclusief de op hen betrekking hebbende Persoonsgegevens.
Het gaat om de volgende mogelijke categorieën Persoonsgegevens:
Betrokkene: Onderwijsdeelnemer | Categorie Persoonsgegevens: |
Contactgegevens | |
Burgerservicenummer (BSN) of PGN | |
Onderwijsdeelnemernummer | |
ECK iD | |
Nationaliteit | |
Geboortedatum | |
Geboorteplaats | |
Financiële gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van gelden en bijdragen | |
Gegevens over gezondheid* | |
Godsdienst* | |
Studievoortgang | |
Onderwijsorganisatie | |
Beeldmateriaal |
Gebruikersgegevens (gegevens over het gedrag van de gebruiker, zoals inlogtijd, openen documenten, taalinstellingen, etc.) | |
Andere persoonsgegevens, aan te vullen door Partijen |
* Dit zijn bijzondere Persoonsgegevens die niet verwerkt mogen worden, tenzij is voldaan aan de eisen van de AVG en de UAVG.
Betrokkene: ouders/voogd/verzorgers | Categorie Persoonsgegevens: |
Contactgegevens | |
Financiële gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van gelden en bijdragen | |
Gebruikersgegevens (gegevens over het gedrag van de gebruiker, zoals inlogtijd, openen documenten, taalinstellingen, etc.) | |
Andere persoonsgegevens, aan te vullen door Partijen |
Betrokkene: medewerker Onderwijsinstelling | Categorie Persoonsgegevens: |
Contactgegevens | |
Onderwijsorganisatie | |
Beeldmateriaal | |
Gebruikersgegevens (gegevens over het gedrag van de gebruiker, zoals inlogtijd, openen documenten, taalinstellingen, etc.) | |
Andere persoonsgegevens, aan te vullen door Partijen |
2. Bewaartermijnen
In dit onderdeel moet ook worden vastgelegd wat de bewaartermijn van de Persoonsgegevens is of op basis van welke criteria de bewaartermijn wordt vastgesteld. Welke bewaartermijnen moeten worden gehanteerd, hangt af van het doel waarvoor en de Persoonsgegevens die worden verwerkt. Voor het vaststellen van de bewaartermijn(en) van Persoonsgegevens kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van de informatie op xxxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx.
G. Locatie van opslag en Verwerking Persoonsgegevens
Indien Persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde land buiten de Europese Economische Ruimte of aan een internationale organisatie, moet dit op basis van artikel 10 van de Model Verwerkersovereenkomst in de Privacybijsluiter worden aangegeven, inclusief een opgave van de landen waar, of de internationale organisaties door wie, de Persoonsgegevens worden verwerkt.
Daarbij wordt tevens aangegeven op welke wijze is voldaan aan de in de AVG vastgelegde voorwaarden voor doorgifte van Persoonsgegevens aan derde landen of internationale organisaties, ofwel welke passende waarborgen voor doorgifte er zijn getroffen. Mogelijke waarborgen zijn bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het betreffende land of, bijj het ontbreken daarvan, Standard Contractual Clauses (SCC) met, indien nodig, voldoende aanvullende maatregelen om de veiligheid van de doorgifte te waarborgen.
De Verwerker is uitsluitend gerechtigd tot doorgifte indien Onderwijsinstelling daarvoor specifieke Schriftelijke toestemming heeft gegeven.
H. Subverwerkers
De Onderwijsinstelling geeft Xxxxxxxxx door ondertekening van de Verwerkersovereenkomst een algemene schriftelijke toestemming voor het inschakelen van een Subverwerker. In de Privacybijsluiter zijn de Subverwerkers vermeld waarvan de Verwerker ten tijde van het afsluiten reeds gebruikmaakt en welke dienst de Subverwerker levert. Verwerker heeft – na het afsluiten van de Verwerkersovereenkomst – het recht gebruik te maken van andere dan de in de Privacybijsluiter vermelde Subverwerkers, mits daarvan voorafgaand mededeling wordt gedaan aan Onderwijsinstelling, en Onderwijsinstelling daartegen bezwaar kan maken binnen een redelijke periode.
Bijlage 1 (Privacybijsluiter) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Vereisten voor Bijlage 2: de Beveiligingsbijlage
De Verwerker is overeenkomstig de AVG en artikel 7 en 8 van de Model Verwerkersovereenkomst verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen ter beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, en om die maatregelen aan te tonen. Deze bijlage geeft een beknopte beschrijving en opsomming van die maatregelen.
Convenantpartijen die aangesloten zijn bij een branchevereniging die mede-Initiatiefnemer is van het Convenant (MEVW, VDOD, KBb-e), maken – indien aanwezig – gebruik van de Beveiligingsbijlage die door deze branchevereniging is opgesteld. Deze branchemodellen zijn te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
In de Beveiligingsbijlage [versienummer en datum laatste aanpassing] voor [naam product/dienst] dienen in ieder geval de onderstaande onderwerpen geregeld te zijn.
A. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, wijziging, opslag, toegang of openbaarmaking.
• Verwerker heeft een passend beleid voor de beveiliging van de Verwerking van Persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – zo nodig – aangepast.
• Verwerker neemt maatregelen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot de Verwerking van Persoonsgegevens in het kader van de Verwerkersovereenkomst. Medewerkers hebben op grond van deze systematiek geen toegang tot meer data dan strikt noodzakelijk is voor hun functie.
• Verwerker heeft een coördinator voor informatiebeveiliging om risico’s omtrent de verwerking van Persoonsgegevens te inventariseren, beveiligingsbewustzijn te stimuleren, voorzieningen te controleren en maatregelen te treffen die zien op naleving van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Informatiebeveiligingsincidenten worden gedocumenteerd en worden benut voor optimalisatie van het informatiebeveiligingsbeleid.
• Verwerker heeft een proces ingericht voor communicatie over informatiebeveiligingsincidenten.
• Verwerker sluit met medewerkers geheimhoudingsverklaringen af en maakt informatiebeveiligingsafspraken.
• Verwerker stimuleert bewustzijn, opleiding en training ten aanzien van informatiebeveiliging.
B. Maatregelen om de Persoonsgegevens te beveiligen en continuïteit van de middelen, het netwerk, de server en de applicatie te waarborgen.
Hieronder staat de rapportage van de BIV-classificatie, de mate van compliance en de uitleg bij eventuele afwijkingen van de standaarden. Verwerker gebruikt hiervoor in beginsel het ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ (te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx) als toetsingskader en voor het creëren van een solide basisniveau van informatiebeveiliging en privacy.
Toetsvorm | [Self-assessment/interne audit/peer review/externe audit] | ||
Uitvoerder toets | [Organisatie, naam en functie uitvoerder] | ||
Inlogpagina | [Indien van toepassing de URL van de inlogpagina] | ||
BIV-classificatie | [Beschikbaarheid=L/M/H, Integriteit= L/M/H, Vertrouwelijkheid= L/M/H] | ||
Categorie | Maatregelen | Compliance | Uitleg |
[Voldaan/ Niet voldaan/ Alternatieve maatregel] | [Bij “Niet voldaan” aangeven hoe/wanneer dit wordt gecorrigeerd. Bij “Alternatieve maatregel” deze beschrijven.] | ||
Beschikbaarheid | Ontwerp | ||
Capaciteit beheer | |||
Onderhoud | |||
Testen | |||
Monitoring | |||
Herstel | |||
Integriteit | Herleidbaarheid (gebruikers) | ||
Back-up | |||
Application controls | |||
Onweerlegbaarheid | |||
Herleidbaarheid (technisch beheer) | |||
Controle integriteit | |||
Onweerlegbaarheid | |||
Vertrouwelijkheid | Levenscyclus gegevens | ||
Logische toegang | |||
Fysieke toegang | |||
Netwerktoegang | |||
Scheiding omgevingen | |||
Transport en fysieke opslag | |||
Logging | |||
Omgaan met kwetsbaarheden | |||
C. Afspraken over het informeren over beveiligingsincidenten en/of Datalekken
Verwerker heeft een procedure voor de monitoring en identificatie van incidenten en het informeren in geval van Datalekken en/of incidenten met betrekking tot beveiliging. In zo’n geval zal Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke de volgende informatie ter hand stellen:
• de kenmerken van de inbreuk, zoals: datum en tijdstip ontdekken en duur inbreuk; samenvatting van de inbreuk, waaronder de aard van de inbreuk en de aard en beschrijving van het beveiligingsincident (op welk onderdeel van de beveiliging heeft het betrekking, hoe heeft het zich voorgedaan, heeft het betrekking op lezen, kopiëren, veranderen, verwijderen/vernietigen en/of diefstal van Persoonsgegevens);
• de oorzaak van de inbreuk;
• hoe de inbreuk is ontdekt;
• de maatregelen die getroffen zijn om de inbreuk aan te pakken en eventuele (verdere en toekomstige) schade te voorkomen;
• of de bij de inbreuk betrokken Persoonsgegevens versleuteld, gehasht etc. waren;
• de groep(en) Betrokkenen die gevolgen kunnen ondervinden van het incident, en de aantallen en omvang van de groep(en) Betrokkenen;
• wat de mogelijke gevolgen zijn van de inbreuk voor Onderwijsinstelling en de groep(en) Betrokkene(n), waaronder indien mogelijk een inschatting van het risico van de gevolgen voor groep(en) Betrokkene(n);
• de hoeveelheid en soort Persoonsgegevens betrokken bij de inbreuk (met name bijzondere Persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid of godsdienst, of gegevens van gevoelige aard, waaronder toegangs- of identificatiegegevens, financiële gegevens of leerprestaties).
In geval van een (vermoeden van een) beveiligingsincident en/of Datalek, kunnen Onderwijsinstelling en Verwerker, in beginsel per e-mail, contact met elkaar opnemen via onderstaande contactgegevens, dan wel de contactgegevens zoals opgenomen in Bijlage 4.
Naam en functie contactpersoon bij beveiligingsincidenten/datalekken | Contactgegevens (e-mail en telefoonnummer) | |
Verwerker | [naam en functie contactpersoon Verwerker] | [contactgegevens Verwerker] |
Onderwijsinstelling | [idem voor Onderwijsinstelling of: zie Bijlage 4] | [idem of zie Bijlage 4] |
Toelichting bij de vereisten voor Bijlage 2
Verwerker is verplicht om aan Onderwijsinstelling aan te tonen of en op welke wijze passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de Verwerking plaatsvindt in overeenstemming met de AVG en de Verwerkersovereenkomst.
Verwerker dient in onderdeel A allereerst aan te geven of en op welke wijze aan de minimale beveiligingsmaatregelen, zoals bedoeld in artikel 32 AVG, wordt voldaan.
Voor wat betreft de classificatie van beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid (BIV-classificatie) licht de Verwerker in de Beveiligingsbijlage toe of wordt voldaan aan de maatregelen die passen bij de BIV-classificatie van het product en/of de dienst. Dit legt de Verwerker vast in de tabel zoals opgenomen in onderdeel B van de Beveiligingsbijlage.
Voor het uitvoeren van de BIV-classificatie en het toepassen en aantonen van de daarbij passende technische maatregelen, kan Verwerker gebruikmaken van het voor het onderwijs ontwikkelde ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ (te vinden op xxx.xxxxxxxxxxxx.xx). Dat schema voorziet in een classificatietool en een toetsingskader dat concrete maatregelen beschrijft voor ICT-toepassingen per informatiebeveiligingsaspect.
Verwerker kan in plaats van het ‘Certificeringsschema informatiebeveiliging en privacy ROSA’ ook gebruikmaken van andere certificeringsmechanismen en/of (inter)nationaal erkende normen en standaarden voor informatiebeveiliging, mits die een gelijkwaardig of hoger niveau van beveiliging bieden en de door Verwerker genomen maatregelen aan de Onderwijsinstelling inzichtelijk worden gemaakt.
In onderdeel C van de Beveiligingsbijlage worden de afspraken vastgelegd hoe Partijen omgaan met Datalekken en beveiligingsincidenten.
Bijlage 2 (Beveiligingsbijlage) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Vereisten voor Bijlage 3: de Wijzigingenbijlage
VERPLICHTE BESCHRIJVING VAN DE NOODZAKELIJKE AFWIJKINGEN VAN DE MODEL VERWERKERSOVEREENKOMST
In de Wijzigingenbijlage [versienummer en datum laatste aanpassing] voor [naam product/dienst] dient een overzicht van afwijkingen, zoals bedoeld in artikel 14, lid 2 van de Model Verwerkersovereenkomst, te worden gegeven, en de motivering daarvan.
In deze bijlage leggen Partijen noodzakelijke afwijkingen van de Model Verwerkersovereenkomst vast. Daarbij wordt genoteerd om welk artikel het gaat, en of het een wijziging of aanvulling is. Vervolgens worden de oude en de nieuwe tekst opgenomen, waarbij in de nieuwe tekst de wijzigingen en aanvullingen zijn onderstreept. Daarna volgt de motivering van de afwijking. Bijvoorbeeld:
Partijen zijn de volgende wijzigingen overeengekomen:
1. Beschrijving noodzakelijke afwijkingen Model Verwerkersovereenkomst | |
Betreft artikel | |
Wijziging of aanvulling? | |
Huidige tekst artikel | |
Nieuwe tekst artikel (onderstreep wijzigingen en aanvullingen) | |
Reden van wijziging of aanvulling (noodzaak en motivering) | |
Toelichting bij de vereisten voor Bijlage 3
In het Convenant is bepaald dat Onderwijsinstellingen en Verwerkers de Model Verwerkersovereenkomst gebruiken bij het maken van afspraken over de Verwerking van Persoonsgegevens met behulp van Digitale Onderwijsmiddelen.
Gezien het aantal bepalingen dat ofwel wettelijk is voorgeschreven, of waarvan de Autoriteit Persoonsgegevens aangeeft dat deze in een verwerkersovereenkomst moeten worden opgenomen, is de ruimte voor afwijken van de bepalingen in de Model Verwerkersovereenkomst beperkt.
Indien door omstandigheden toch geen gebruik kan worden gemaakt van een specifiek artikel in de Model Verwerkersovereenkomst, dan kan daar alleen gemotiveerd en schriftelijk van worden afgeweken. Dit is zo vastgelegd in artikel 4 lid 2 van het Convenant en artikel 14, lid 2 van de Model Verwerkersovereenkomst. Het gaat hierbij alleen om afwijkingen of aanvullingen van de artikelen in de Model Verwerkersovereenkomst, en niet om aanvullingen en/of wijzigingen van de Bijlagen 1 en 2 bij de Model Verwerkersovereenkomst.
In Bijlage 3 moet een motivering worden opgenomen waarom aanpassing in het specifieke geval noodzakelijk is.
Bijlage 3 (Wijzigingenbijlage) maakt onderdeel uit van de afspraken die zijn gemaakt in het Convenant Digitale Onderwijsmiddelen en Privacy 4.0, een initiatief van de PO-Raad, VO-raad, MBO Raad, de verschillende betrokken ketenpartijen (MEVW, KBb-E en VDOD) en het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Meer informatie hierover vindt u op xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx.