Doel van de functie administratief medewerker:

Functieomschrijving: Administratief medewerker

Doel van de functie administratief medewerker:

ondersteuning bij diverse administratieve werkzaamheden.

Taken van een administratief medewerker:

Je voert administratief, ondersteunende opdrachten uit voor één of meer personen en draagt zo bij tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van Selab.

Deze administratieve taken kunnen zeer verschillend zijn:

- Je verzorgt en ontsluit de (online) data zodat jij en je collega’s in staat zijn om snel de gevraagde informatie terug te vinden.

- Je helpt bij het opmaken en administratief verwerken van subsidiedossiers, zowel aanvraag en rapportering (bv. versturen documenten, nagaan wat ontbreekt, dossier inschrijven in een opvolgingssysteem, partners ondersteunen bij administratieve vragen).

- Je ondersteunt je collega’s bij het opstellen van documenten (bv. lay- out opmaken van document, briefwisseling/ documenten vervolledigen, uitnodigingen opstellen,…).

- Je voert allerlei operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van Selab (bv. bestellingen plaatsen, helpen bij verzendingen, inspringen bij afwezigheid collega, aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bij vergadering of studiedag).

- Je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal zodat je bijdraagt tot een positief en klantgericht imago Selab.

- Je beheert de agenda van leidinggevende of groep medewerkers (bv. afspraken maken, reserveren zalen, opmaken van doodle).

- onderhouden van de personeelsadministratie (Sociale documenten, vakantieregelingen, inroostering, ziektemeldingen, … ) i.s.m. Cipal (pakket : LIMA)

- voorbereiden boekhouding (facturen, onkostennota’s, jaarrekening, begroting) ism de externe boekhouder en algemeen coördinator

- Beheer toegangsrechten in de verschillende onlineapplicaties

- Voorbereiden betalingsopdrachten binnen Belfius

- PR gerelateerde taken : opmaak nieuwsbrief, LinkedIn, …

- …

Je profiel:

Technische competenties

Je beschikt over een goede kennis van het softwarepakket MS-Office en andere gangbare programma’s. Je bent een krak in het leren werken met nieuwe programma’s en online toepassingen.

Je beschikt over goede administratief-organisatorische vaardigheden Je bent zowel mondeling als schriftelijk zeer communicatief.

Je hebt een goede kennis van het Nederlands.

In het bezit zijn van een diploma of getuigschrift van een opleiding die sterk voorbereidt op een administratief- ondersteunende functie en/of ervaring is een pluspunt.

Persoonsgebonden competenties

Voortdurend verbeteren =

Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van Selab, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Je toont je leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en situatie.

Samenwerken =

Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat.

Betrouwbaarheid “consequent en correct handelen” =

Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,… ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid nemen. Je handelt correct en respectvol ten aanzien van je omgeving en van de bestaande regels en afspraken.

Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid =

Een schrijfstijl hanteren die past bij de boodschap en de doelgroep. Je hanteert een correcte en begrijpelijke taal.

Nauwgezetheid =

Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Je levert met oog voor detail correct werk af.

Plannen =

Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen. Je plant je eigen werk effectief.

Initiatief =

Xxxxxx onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen. Je neemt het initiatief om binnen het eigen takendomein acties te initiëren (reactief en ad hoc).

Ons aanbod:

- Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.

- Je wordt contractueel aangeworven in de graad van medewerker (rang C1-C3) met een contract van 19 uur per week, voor onbepaalde duur.

- Ervaring in de privésector of als zelfstandige kan eveneens in aanmerking komen voor de berekening van de geldelijke anciënniteit. Mogelijke relevante beroepservaring wordt erkend in functie van de vereisten van de job en kan tot maximum 10 jaar erkend worden. Indien je dat wenst, kan je zelf via xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/ een bruto en netto berekening maken van je maandsalaris, je vakantiegeld en je eindejaarstoelage.

- Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 8,00 euro per gewerkte dag.

- Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne IT- middelen betreft.

- Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 25 dagen vakantie per jaar (voor een voltijdse functie) en een systeem van glijdende werktijden.

- Je hospitalisatieverzekering is gratis.

- Met de fiets naar het werk wordt gestimuleerd en daarom voorziet Selab in een fietsvergoeding.

Solliciteren:

Wij verwachten je motivatiebrief en uitgebreid CV, samen met een kopie van je diploma, uiterlijk op zondag 6 maart 2022, bij voorkeur gericht aan xxxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xx

Info:

Bij vragen over de inhoud van de functie of de selectieprocedure kan je contact opnemen met Xxxxx Xxxxx, xxxxx.xxxxx@xxxxx.xx , 0473/85.40.19

Selectieprocedure:

Een preselectie gebeurt op basis van de motivatiebrief en het cv. Deze procedure bestaat uit een schriftelijke proef en mondelinge proef. Kandidaten die minstens 60% halen op de schriftelijke proef worden uitgenodigd voor een gesprek. De schriftelijke proef vindt plaats op maandag 14 maart 2022 en de sollicitatiegesprekken vinden plaats op donderdag 17 maart bij Selab.

Indien bij het afsluiten van de inschrijvingen, meer dan 20 personen kunnen weerhouden worden als geldige kandidaat, volgt een pre selectie op basis van onderstaand criterium:

- beschikken over 1 jaar aantoonbare relevante ervaring (minimum 1 jaar) op het vlak van beleidsondersteuning of administratieve ondersteuning zoals beschreven in het functieprofiel. Deze ervaring kan je aantonen in het hiervoor voorziene sollicitatieformulier.