DEEL 1: ALGEMEEN 2

Gebruiksvoorwaarden Fundels

DEEL 1: ALGEMEEN 2

1. Voor wie 2

2. Uitleenlicentie voor digitale Fundels 2

3. Beschikbaarheid digitale Fundels binnen de bib 2

4. Toegang voor de eindgebruikers 3

5. Activatie, opzeg en verlenging 4

6. Facturatie 4

DEEL 2: BESCHERMING EN VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS 4

1. Verwerkingsverantwoordelijke 4

2. Definities 5

3. Algemene gegevens betreffende de verwerking van persoonsgegevens 5

3.1 Categorieën van betrokkenen 5

3.2 Categorieën van persoonsgegevens 5

3.3 Doeleinden van verwerking 6

3.4 Plaats waar de persoonsgegevens bewaard worden 6

4. Organisatie van de informatiebeveiliging 6

4.1 Informatiebeveiligingsbeleid en functionaris voor gegevensbescherming 6

4.2 Beheersplan voor gegevenslekken 7

4.3 Verwerkersovereenkomst met de leverancier 7

4.4 Informatieverstrekking aan eindgebruikers 7

4.5 Documentatie 7

5. Toegang tot persoonsgegevens door de gebruiker 8

1. Toegang tot persoonsgegevens 8

2. Rapporten en statistieken 8

3. Direct marketing 8

DEEL 3: WIJZIGINGEN 8

DEEL 1: ALGEMEEN

1. Voor wie

1.1 Fundels zijn digitale, interactieve prentenboeken of AVI-boeken (eerste leesboeken) die binnen de Fundels-app of op de online Fundels AVI-boeken webapplicatie gebruikt kunnen worden. Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel kunnen op de fundels dienst intekenen, zodat hun leden op het IT-platform fundels kunnen uitlenen. Een bibliotheeklid dat fundels wenst uit te lenen, kan inloggen met zijn of haar Mijn

Bibliotheek-profiel.

1.2 Deze gebruiksvoorwaarden bepalen onder welke voorwaarden een bibliotheek gebruik kan en mag maken van de Fundels dienst.

1.3 In het vervolg van deze Gebruiksvoorwaarden zal de bibliotheek consequent worden aangeduid als ‘de gebruiker’. De gebruiker aanvaardt enkel te mogen handelen in overeenstemming met deze Gebruiksvoorwaarden.

2. Uitleenlicentie voor digitale Fundels

2.1 Een “Uitleenlicentie voor prentenboek Fundels inwonermodel”: geeft een bibliotheek het recht om gedurende dat kalenderjaar aan al haar eindgebruikers en voor elke eindgebruiker over dat jaar gespreid 7 Fundels elk voor 4

weken uit te lenen én wekelijks 2 extra Fundels ontleningen in de schoolvakanties met een maximum van 12 extra ontleningen in de zomervakantie. Dit telkens via de Fundels app voor Android en iOs, zowel tablet/ iPad als smartphone.

2.2 Een “Uitleenlicentie voor AVI Fundels inwonermodel”: geeft een

bibliotheek het recht om gedurende dat kalenderjaar aan al haar eindgebruikers en voor elke eindgebruiker over dat jaar gespreid 7 Fundels elk voor 4

weken uit te lenen én wekelijks 2 extra Fundels ontleningen in de schoolvakanties met een maximum van 12 extra ontleningen in de zomervakantie. Dit telkens via de Fundels app voor Android en iOs, zowel tablet/ iPad als smartphone.

3. Beschikbaarheid digitale Fundels binnen de bib

3.1 De bibliotheken met een “uitleenlicentie voor Prentenboeken Fundels inwonermodel” krijgen tevens een “Licentie voor prentenboek Fundels binnen de bib” waarmee

ze “Prentenboek Fundels” beschikbaar mogen stellen binnen de muren van de bib op vijf PC’s en/of tablets in eigendom of onder beheer van de bib. Voor bibliotheken die meerdere filialen hebben, kan het aantal toestellen waarop de bibliotheek Fundels beschikbaar mag stellen, worden verhoogd op aanvraag.

3.2 De bibliotheken met een “uitleenlicentie voor AVI Fundels inwonermodel” krijgen

tevens een “Licentie voor AVI Fundels binnen de bib” waarmee ze “AVI Fundels” beschikbaar mogen stellen binnen de muren van de bib op vijf iPads in eigendom of onder beheer van de bib. Voor bibliotheken die meerdere filialen hebben, kan het aantal toestellen waarop de bibliotheek Fundels beschikbaar mag stellen, worden verhoogd op aanvraag.

3.3 De code voor activatie van de “Licentie voor prentenboek Fundels binnen de bib” en/of “Licentie voor AVI Fundels binnen de bib” wordt door Cultuurconnect aan de bibliotheek bezorgd ten laatste 5 werkdagen na de bestelling.

4. Toegang voor de eindgebruikers

4.1 Fundels worden gebruikt in een app. De Fundels-app is gratis te downloaden via de distributieplatformen voor de betreffende toestellen (App store (Apple); Google Play (Android)).

4.2 Daarnaast zijn Fundels Prentenboeken en Fundels AVI ook beschikbaar voor Windows-PCs en Mac’s. Hiervoor dient de nodige software te worden geïnstalleerd..

4.3 De eindgebruiker krijgt toegang binnen de Fundels-app, PC-toepassing of website tot de uitlening (=download) via een geldige authenticatie met zijn ‘Mijn Bibliotheek-profiel’ of via ‘Mijn Bibliotheek tickets’. De toegang tot de Fundels-apps of website valt volledig onder de voorwaarden voor het gebruik van Mijn Bibliotheek. Zie hierover ook Deel 2 “Bescherming en verwerking van persoonsgegevens”.

4.4 Xxxx ontlening door een eindgebruiker van een “Prentenboek Fundel” of “AVI Fundel” wordt in mindering gebracht van de 7 ontleningen of de 18 extra ontleningen tijdens de schoolvakanties waar de eindgebruiker dat kalenderjaar recht op heeft.

4.5 Eén eindgebruiker kan in totaal nooit meer dan 25 ontleningen doen in een kalenderjaar.

4.6 Bij het uitlenen van een “Prentenboek Fundel”/ “AVI Fundel” verkrijgt de eindgebruiker het recht om gedurende 4 weken vanaf de datum van uitlening de “Prentenboek Fundel” / “AVI Fundel” te gebruiken op het toestel (PC of mobiel

toestel) waarop de “Prentenboek Fundel” / “AVI Fundel” werd gedownload, met uitzondering van de 18 extra ontleningen tijdens de schoolvakantieperiodes die maximum tot het einde van de desbetreffende schoolvakantie geldig zijn.

4.7 De uitleenduur is niet verlengbaar. Een Fundel kan door één Mijn Bibliotheekgebruiker slechts één keer ontleend worden.

4.8 Er is de grootst mogelijke zorg besteed aan de ontwikkeling en het beheer van de Fundels-app en PC-software. Noch Cultuurconnect, noch haar leveranciers, kunnen echter instaan voor het foutloos en ononderbroken installeren en functioneren van de

Fundels-app en geven geen individuele technische ondersteuning. Cultuurconnect aanvaardt hiervoor geen aansprakelijkheid. Technische problemen kunnen gesignaleerd worden aan xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx en xxxxxxx@xxxxxxx.xxx.

4.9 Om Fundels prentenboeken of AVI Fundels in de Fundels-app of op de website zichtbaar te maken en te selecteren voor het lezen, is een online verbinding vereist.

5. Activatie, opzeg en verlenging

5.1 Activatie van de licentie van de bibliotheek gebeurt binnen de 5 werkdagen na bestelling. De bibliotheek ontvangt een bericht van Cultuurconnect op het moment dat haar licentie geactiveerd wordt.

5.2 Licenties worden stilzwijgend verlengd per kalenderjaar. Opzegging moet expliciet gebeuren, via e-mail aan xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx én xxxx@xxxxxxxxxx-xxxxxxx.xxx Licenties kunnen opgezegd worden vóór 10 december.

5.3 Op 1 januari van elk jaar worden, indien de licentie verlengd werd, de tellers herstart. Alle eindgebruikers hebben dan opnieuw recht op 7 uitleningen + 18 extra schoolvakantie-ontleningen.

6. Facturatie

6.1 Facturatie van de licenties gebeurt pro rata per kalenderjaar: dat betekent dat een bibliotheek die in juni een bestelling plaatst, alleen de resterende maanden van het jaar gefactureerd krijgt. In geval van een bestelling in juni zijn dit nog zes maanden, en zal de bibliotheek dus de helft van de totale licentieprijs aangerekend krijgen.

6.2 De dagen van de maand waarin de bib tot bestelling overgaat, worden niet gefactureerd; een bibliotheek die op 3 juni een bestelling plaatst, en van wie de licentie op 8 juni wordt geactiveerd, wordt gefactureerd vanaf de maand juli tot en met december.

6.3 Bestellingen geplaatst in de maand december worden gefactureerd vanaf januari van het volgende jaar tot december van het volgende jaar.

6.4 De facturatie gebeurt door Cultuurconnect..

DEEL 2: BESCHERMING EN VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

1. Verwerkingsverantwoordelijke

Cultuurconnect handelt als verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de privacywetgeving, en de bibliotheek (via de inrichtende instantie: gemeente/stad/AGB/vzw/…) die gebruik maakt van de Fundels dienst handelt als gebruiker.

2. Definities

In Deel 2 worden dezelfde definities gehanteerd als in de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens waaronder in ieder geval begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

3. Algemene gegevens betreffende de verwerking van persoonsgegevens

3.1 Categorieën van betrokkenen

De betrokkenen zijn eindgebruikers van fundels, namelijk leden van de openbare bibliotheek, die via hun Mijn Bibliotheek profiel gebruik maken van het IT-platform via een mobiele app, een app op pc of een website (enkel voor AVI-boeken).

3.2 Categorieën van persoonsgegevens

Een aantal gegevens wordt door de eindgebruiker verstrekt bij de (eenmalige) registratie in Mijn Bibliotheek, dat een onderdeel is van de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek van Cultuurconnect. Na registratie in Mijn Bibliotheek krijgt de eindgebruiker een uniek Mijn Bibliotheek profiel toegewezen in Mijn Bibliotheek. De verwerking en bescherming van persoonsgegevens in het kader van de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek is omstandig geregeld in de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek (en meer bepaald Bijlage 1 ‘Datagebruikersovereenkomst’ ervan) die tussen Cultuurconnect en de gebruiker gesloten wordt.

Inloggen op de Fundels dienst gebeurt via het Mijn Bibliotheek profiel. Zo kan de eindgebruiker altijd correct geïdentificeerd worden bij het aanmelden (en kan er bijvoorbeeld steeds gecontroleerd worden of de eindgebruiker nog wel een geldig bibliotheeklidmaatschap heeft, en dus van de Fundels dienst gebruik kan maken).

De persoonsgegevens verwerkt binnen de Fundels app en de online Fundels AVI-boeken webapplicatie (xxxx://xxx.xxxxxxx.xxx) hebben betrekking op de registratie van een eindgebruiker en de activiteiten van de eindgebruiker binnen de voornoemde Fundels toepassingen en hun xxxxxxx.Xx het kader van de Fundels dienst worden volgende persoonsgegevens van eindgebruikers verwerkt:

● Mijn Bibliotheek profielgegevens (id, gebruikersnaam);

● Bibliotheekgegevens: bibliotheek;

● Contactgegevens: e-mailadres;

● Gekoppelde lidmaatschappen bij Bibliotheken met Fundels abonnement

○ Geldigheid;

○ BIOS nrs;

○ Aantal lidmaatschappen;

● Uitgeleende Fundels

○ Fundel identificatie (id, titel, uitgever, auteur, VLACC nr);

○ Bibliotheek identificatie (BIOS; op die manier wordt geverifieerd of de eindgebruiker Fundels kan ontlenen op het IT-platform);

○ Geldigheidsperiode (van/tot).

Daarnaast verwerkt de leverancier van de Fundels dienst een aantal persoonsgegevens voor eigen doeleinden. Voor doeleinden van gebruiksanalyse en permanente optimalisatie van het webplatform en de webapplicatie voor de eindgebruikers verwerkt de leverancier

● Elektronische gegevens verzameld door cookies, bv. browser type, het gebruikte besturingsprogramma, de bezochte pagina's, IP-adres (zie ook de cookieverklaring op het Fundels webplatform of de Fundels webapplicatie).

De leverancier is hiervoor de verwerkingsverantwoordelijke en heeft zich ten aanzien van Cultuurconnect contractueel verbonden om alle verplichtingen als verwerkingsverantwoordelijke dienaangaande strikt na te leven, zoals onder meer het aanwezig zijn van een afdoende rechtsgrond voor de verwerking, alsook een transparante en correcte informatieverstrekking aan de eindgebruikers van de Fundels dienst.

3.3 Doeleinden van verwerking

● Identificatie en autorisatiedoeleinden

- verwerkingen ikv identificatie en autorisatie van de eindgebruiker;

● Functionele doeleinden

- verwerkingen die nodig zijn om de Fundels dienst te kunnen verlenen aan eindgebruikers;

- Gebruikerscommunicatie die nodig is voor algemene Fundels ondersteuning (met uitsluiting van elke vorm van direct marketing-communicatie), indien dergelijke communicatie noodzakelijk is in het kader van het gebruik door de eindgebruikers, en beperkt tot met Cultuurconnect afgestemde communicatie. Dit is het enige doeleinde waarvoor gebruikersnaam en e-mailadres desgevallend kunnen verwerkt worden;

● Beheerdoeleinden

- verwerkingen ikv (gebruikers)beheer, hosting, support en helpdesk;

● Loggingdoeleinden

- verwerkingen ikv registratie van gebruikersactiviteiten voor probleemoplossing en audit doeleinden;

● Analytische doeleinden

- verwerkingen ikv genereren van rapporten en statistieken op basis van gebruik vanuit perspectief van de eigen bibliotheek;

- verwerkingen ikv genereren van rapporten en statistieken op basis van gebruik vanuit bovenlokaal perspectief.

3.4 Plaats waar de persoonsgegevens bewaard worden

De gegevens die in het kader van het gebruik van de Fundels dienst opgeslagen worden, worden bewaard binnen de EU. De persoonsgegevens worden niet doorgegeven buiten de EU.

4. Organisatie van de informatiebeveiliging

4.1 Informatiebeveiligingsbeleid en functionaris voor gegevensbescherming

Cultuurconnect hanteert een geschreven informatiebeveiligingsbeleid, waarin de strategieën en de weerhouden maatregelen voor gegevensbeveiliging worden omschreven, en werkt dit periodiek, op basis van evaluaties, bij. Cultuurconnect implementeert passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zoals vereist onder artikel 32 AVG.

Cultuurconnect beschikt over een functionaris voor gegevensbescherming die voldoet aan de vereisten van de AVG.

Met alle medewerkers die naar aanleiding van de uitoefening van hun functie toegang moeten hebben tot persoonsgegevens sluit Cultuurconnect vertrouwelijkheidsovereenkomsten af dat zij die toegang enkel uitoefenen in het strikte kader van de uitoefening van hun functie.

4.2 Beheersplan voor gegevenslekken

Cultuurconnect beschikt over een beheersplan voor het geval er zich beveiligingsincidenten voordoen die de beschikbaarheid, de integriteit en/of de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens in gevaar brengen (inbreuk in verband met persoonsgegevens, zie art. 4 AVG). Deze procedure omschrijft de te nemen stappen bij ontdekking van een gegevenslek alsook welke personen verantwoordelijk zijn om dit incident aan te pakken en zo een gezonde toestand te herstellen.

Cultuurconnect houdt een inventaris van gegevenslekken bij.

Met betrekking tot gegevenslekken die ten aanzien van eindgebruikers een wettelijke meldplicht in hoofde van Cultuurconnect doen ontstaan, engageert Cultuurconnect zich ertoe om hiervan ook en minstens gelijktijdig de bibliotheek op de hoogte te stellen.

4.3 Verwerkersovereenkomst met de leverancier

Fundels is een op zichzelf staand systeem dat breed wordt aangeboden. Cultuurconnect heeft afspraken gemaakt met de leverancier opdat ook de Nederlandstalige openbare bibliotheken in Vlaanderen en Brussel deze dienst kunnen afnemen. Cultuurconnect heeft dienaangaande een contract afgesloten met de leverancier van Fundels, Cartamundi.

Cultuurconnect heeft een verwerkersovereenkomst met de desbetreffende leverancier afgesloten. Die verwerkersovereenkomst is opgesteld op basis van de systematiek van de "referentiemaatregelen voor de beveiliging van elke verwerking van persoonsgegevens" van de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (nu: Autoriteit Gegevensbescherming).

4.4 Informatieverstrekking aan eindgebruikers

De informatieverstrekking aan de eindgebruikers gebeurt enerzijds via de Privacyverklaring Bibliotheekwebsite (wat het luik Mijn Bibliotheek profiel betreft; zie boven 3.2) en anderzijds

via de Privacyverklaring gepubliceerd op de betreffende website en de applicaties (mobiel en pc).

4.5 Documentatie

Cultuurconnect houdt alle relevante documentatie met betrekking tot informatiebeveiliging bij en werkt die regelmatig bij. Cultuurconnect zal een vraag om inzage door de gebruiker met betrekking tot verwerking van persoonsgegevens in het kader van de Fundels dienst niet op onredelijke gronden weigeren.

5. Toegang tot persoonsgegevens door de gebruiker

1. Toegang tot persoonsgegevens

Bevoegde bibliotheekmedewerkers hebben via de Mijn Bibliotheek Beheermodule toegang tot de Mijn Bibliotheek profielen van de eigen leden. De verwerking en bescherming van persoonsgegevens in het kader van de Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek is omstandig geregeld in de Overeenkomst Basisinfrastructuur Digitale Bibliotheek (en meer bepaald Bijlage 1 ‘Datagebruikersovereenkomst’ ervan) die tussen Cultuurconnect en de gebruiker gesloten wordt.

Bibliotheken hebben geen toegang tot de persoonsgegevens die in het kader van het gebruik van de Fundels dienst worden gegenereerd (gegevens betreffende uitgeleende Fundels).

2. Rapporten en statistieken

Bevoegde bibliotheekmedewerkers kunnen via de Mijn Bibliotheek Beheermodule rapporten en statistieken genereren en inzien over het gebruik van de Fundels dienst door de eigen eindgebruikers in het kader van statistische verwerking. De statistieken worden gegenereerd op basis van “aantal (unieke) gebruikers”, “aantal uitleningen” en “aantal uitleningen per gebruiker”. De statistieken zijn algemeen en niet terug te brengen naar concrete eindgebruikers.

3. Direct marketing

Bevoegde bibliotheekmedewerkers kunnen van Cultuurconnect op expliciete vraag een lijst bekomen van eigen eindgebruikers die de Fundels dienst gebruiken. Indien de gebruiker op basis van een dergelijke lijst van de eigen eindgebruikers (eindgebruikers die een abonnement hebben bij de eigen bibliotheek of samenwerkingsgroep) communicatie wil sturen (bijv. over de activiteiten en diensten van de eigen bibliotheek), dan ligt de verantwoordelijkheid hiervoor (inclusief het respecteren van de geldende wetgeving ter zake; verwerking en bescherming van persoonsgegevens) volledig bij de gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke.

De gebruiker staat in voor de wettelijke grondslag voor de verwerking en het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de eindgebruiker te informeren over de verwerking en de bescherming van zijn persoonsgegevens in dat kader.

DEEL 3: WIJZIGINGEN

Wijzigingen aan deze Gebruiksvoorwaarden door Cultuurconnect worden meegedeeld aan de gebruiker via e-mail. De datum van verzending staat hierbij gelijk aan de datum van de kennisgeving. Indien de gebruiker niet akkoord gaat met de voorgestelde wijziging, heeft zij het recht om de licentie via e-mail naar xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx op te zeggen, tenzij de wijziging tot doel heeft de Gebruiksvoorwaarden te conformeren aan gewijzigde dwingende wet- en regelgeving. Dergelijke opzegging moet plaatsvinden binnen de 3 maanden na de kennisgeving van de wijziging, waarbij de datum van verzending van de

e-mail gelijk staat aan de datum van opzegging.