Format samenwerkingsovereenkomst
Format samenwerkingsovereenkomst
Toelichting: U bent verplicht bij uw subsidieaanvraag een document mee te sturen, waarin de afspraken zijn vastgelegd over de samenwerking tussen de projectpartners aan het project. U kunt daarvoor dit model gebruiken.
Onderstaand model is een handreiking voor het opstellen van een samenwerkingsovereenkomst. Deze is uit te breiden naar wensen en behoeften van het samenwerkingsverband.
Samenwerkingsovereenkomst in het kader van project
[PROJECTNAAM]
DE ONDERGETEKENDEN
1. [Naam deelnemer 1] (aanvrager) gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar [functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als
"Projectpartner 1";
[Naam deelnemer 2] gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar [functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als " Projectpartner 2";
[Naam deelnemer 3] gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar [functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als " Projectpartner 3";
[Naam deelnemer ..] gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar [functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als " Projectpartner..";
Hierna te noemen “de projectpartners”
|
Stellen vast
dat zij partijen zijn die onafhankelijk ten opzichte van elkaar staan en onderling geen directe of indirecte financiële of juridische banden hebben;
|
Hebben gemeenschappelijk ten doel en spreken af
in daadwerkelijke samenwerking met elkaar op basis van een taakverdeling de activiteiten tot uitvoering te brengen gericht op xxxxxx vermeld in de subsidieaanvraag met bijbehorend projectplan en bijbehorende begroting d.d. …….…, die integraal onderdeel uitmaken van deze overeenkomst.
|
Spreken voorts het volgende af
Verantwoordelijkheid en wijze van samenwerken
[Naam deelnemer 1] dient de aanvraag in namens het samenwerkingsverband en is penvoerder van het project. Vanuit die hoedanigheid verzorgt de penvoerder het contact met alle betrokken financiers en projectpartners van het project. De projectpartners hebben middels het project als doelstelling [omschrijving].
De penvoerder stuurt alle relevante correspondentie door naar de projectpartners.
[Naam deelnemer1] is financieel en inhoudelijk eindverantwoordelijk voor het project.
[Naam deelnemer1] meldt projectwijzigingen schriftelijk bij de provincie.
De uitwerking van de geplande werkwijze, activiteiten, resultaten en financiën van het project is vormgegeven middels de subsidieaanvraag, waaronder het projectplan.
Iedere projectpartner is financieel en inhoudelijk verantwoordelijk voor haar eigen onderdeel, inclusief begroting en financiering, in het project.
De projectpartners erkennen dat ieders respectievelijke rechten en verplichtingen worden beheerst door de bepalingen van deze overeenkomst.
|
Looptijd
De looptijd van het project bedraagt [duur in jaren/maanden]. De geplande startdatum van het project is [dd-mm-jjjj] en de verwachte einddatum is [dd-mm-jjjj].
|
Taakverdeling
Alle taken en verantwoordelijkheden van alle projectpartners zijn beschreven in het projectplan. Onderstaand worden per projectpartner de belangrijkste activiteiten vermeld. Het projectplan maakt integraal onderdeel uit van deze overeenkomst.
[Naam deelnemer 1] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
-
-
[Naam deelnemer 2] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
-
-
[Naam deelnemer 3] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
-
-
[Naam deelnemer ..] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
-
-
Elke projectpartner bepaalt zelf welke medewerker(s) de diensten in het kader van het project uitvoert.
Bij het niet goed functioneren van een medewerker van een projectpartner dient deze projectpartner een andere medewerker voor te dragen.
De projectpartners vervullen een actieve rol in de diverse overleggen die in het kader van het project worden gevoerd en stemmen onderling de werkzaamheden af.
|
Overige afspraken over de wijze van samenwerken
P.m. 1
|
Financiën
Deze samenwerkingsovereenkomst maakt het mogelijk dat alle projectpartners in het project uitgaven voor het project mogen maken.
De totale kosten en financiering van het project bedragen [bedrag totale projectkosten], in het projectplan wordt een uitsplitsing gemaakt per deelnemer.
Voorschotten worden door de Provincie Gelderland uitbetaald aan de penvoerder. De penvoerder draagt zorg voor het binnen 2 weken na ontvangst van een voorschot doorbetalen aan de overige partners in het samenwerkingsverband.
Afwijkingen van de begroting die bij de subsidieaanvraag behoort, worden door [naam deelnemer 1] bij de provincie gemeld.
De deelnemers staan ervoor in dat zij de financiële bijdrage aan het project leveren, die voor hun is voorzien in de begroting en het projectplan.
|
Communicatie
Alle communicatie met de provincie over het project loopt via [Naam deelnemer 1].
Elke deelnemer wijst een contactpersoon aan, die tijdens de looptijd van het project door de andere deelnemers kan worden benaderd voor vragen, praktische afspraken en andere eenvoudige aangelegenheden.
Slotbepalingen
De overeenkomst gaat in bij de start van het project en blijft gelden tot het project is beëindigd.
De overeenkomst kan alleen worden gewijzigd door schriftelijke overeenstemming tussen alle partijen.
Partijen houden elkaar op de hoogte van de ontwikkelingen en onvoorziene omstandigheden, die van invloed kunnen zijn op de juiste nakoming van de overeenkomst. Partijen treden daarover in overleg en maken zo nodig afspraken om de gesubsidieerde activiteiten al of niet in gewijzigde vorm of met een gewijzigde taakverdeling toch tot uitvoering te brengen.
Indien de Overeenkomst wordt ontbonden wegens onvoorziene omstandigheden, plegen partijen goed overleg over een financiële afwikkeling, die voor alle partijen redelijk is.
Aldus overeengekomen en ondertekend
-
Namens [Naam deelnemer 1]
Naam: Plaats:
Functie: Datum: ….………………………………………………………
Handtekening:
-
Namens [Naam deelnemer 2]
Naam: Plaats:
Functie: Datum: ….………………………………………………………
Handtekening:
-
Namens [Naam deelnemer 3]
Naam: Plaats:
Functie: Datum: ….………………………………………………………
Handtekening:
Bijlagen
1.
Subsidieaanvraag d.d. ……
2. Projectplan
|
Suggesties voor andere afspraken
De aansprakelijkheid van de deelnemers
De verdeling van andere risico's tussen de deelnemers
De projectorganisatie: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de deelnemers
Rechten en plichten van de deelnemers in geval van voortijdige beëindiging van het project en terugbetaling van subsidie
Nadere afspraken over de verantwoordelijkheden van deelnemers ten aanzien van rapportages en dossiervorming
Betalingsritme of - termijnen van deelnemer 1 aan de overige deelnemers
Geschillenbeslechting
1 Aan het slot van het model staan nog suggesties voor aanvullend te regelen onderwerpen.