SAMENWERKINGSOVEREENKOMST EVENEMENTENLOCATIE ROCK WERCHTER
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST EVENEMENTENLOCATIE ROCK WERCHTER
IN HET KADER VAN HET PROVINCIAAL RUIMTELIJK UITVOERINGSPLAN ROCK WERCHTER
Tussen de volgende partners:
1. Provincie Vlaams-Brabant
vertegenwoordigd door Xxx XXXXXXX, gouverneur, door Xxx XXXXXXXXXX, gedeputeerde en door Xxxx XXXXXXX, provinciegriffier
Xxxxxxxxxxxxxx 0
0000 XXXXXX
2. Gemeente Rotselaar
vertegenwoordigd door Xxxxx XXXXXXX, burgemeester, en door Xx XXXXXXXXX, algemeen directeur
Xxxxxxxxxxxxx 00
0000 XXXXXXXXX
3. Gemeente Haacht
vertegenwoordigd door Xxxxxx XXXXXXXX, burgemeester, en door Xxx XXX XXXXXXX, algemeen directeur
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx 00
0000 XXXXXX
4. Live Nation Festivals NV.
vertegenwoordigd door Xxxxxx XXXXXXXXXXX, gedelegeerd bestuurder
Xxxxxxxxxxxxxx 0X 0000 XXXXXXXX
5. VZW Altsien
vertegenwoordigd door Xxxxxxx XXX XXXXX, voorzitster
Xxxxxxxxxxx 00X 0000 XXXXXXXX
6. Werchter Park bv
vertegenwoordigd door Xxxx XXXXXX, voorzitter
Xxxxxxxxxxx 00X 0000 XXXXXXXX
Wordt het volgende overeengekomen :
ARTIKEL 1 VOORWERP VAN DE OVEREENKOMST
Het voorwerp van de overeenkomst omvat de uitvoering en de naleving van het provinciaal ruimtelijk uitvoeringsplan Rock Werchter, zoals goedgekeurd bij ministerieel besluit van 16april 2012 en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 30 april 2012.
Deze overeenkomst stelt uit te voeren taken vast, duidt de verantwoordelijkheden aan, en regelt de samenwerking tussen de betrokken partners.
ARTIKEL 2 DEFINITIE VAN PARTNERS EN OVERIGE PARTIJEN
De publieke partners binnen deze overeenkomst zijn de gemeente Xxxxxxxxx, xx xxxxxxxx Xxxxxx xx xx xxxxxxxxx Xxxxxx-Xxxxxxx. Deze worden door het college van burgemeester en schepenen en de deputatie vertegenwoordigd.
De 'eigenaar' is de rechtspersoon of de verzameling van rechtspersonen, van wie onroerende eigendom benut wordt bij de realisatie van deelprojecten of taken in het kader van deze overeenkomst.
De 'evenement-organisator' is de rechtspersoon of de verzameling van rechtspersonen, die verantwoordelijk zijn voor de organisatie van een evenement op de locatie waar deze overeenkomst betrekking op heeft.
ARTIKEL 3 VERBINTENIS EN INHOUD
De partners verbinden zich ertoe het provinciaal ruimtelijk uitvoeringsplan Rock Werchter en deze overeenkomst na te leven en uit te voeren. De taken en verplichtingen hebben onder meer betrekking op:
3.1. Het ‘landschapsinrichtinsplan’ (zie annex 1), goedgekeurd door alle betrokken partijen, dat aan deze overeenkomst is gehecht en er deel van uitmaakt. Op basis van dit inrichtingsplan heeft de eigenaar een stedenbouwkundige vergunning verkregen tot het inrichten van het terrein als landschapspark. De werken voor de inrichting van de site als landschapspark worden uitgevoerd tegen 01/06/2024 op de terreinen die eigendom zijn van Werchter Park bv.
3.2. Het ‘masterplan’ (zie annex 2), goedgekeurd door alle betrokken partijen, dat aan deze overeenkomst is gehecht en er deel van uitmaakt. Het masterplan is opgesteld ter uitvoering van de algemene structuurschets en de visie op de omgeving van de festivalweide Rock Werchter. Het plan is opgemaakt in samenspraak met de respectieve gemeentebesturen op wiens grondgebied het betrekking heeft, het provinciebestuur en de betrokken actoren, organisaties en eigenaars. De inhoud van het masterplan wordt op regelmatige basis geëvalueerd en desgevallend herzien. In dat geval worden ook volgende organisaties geraadpleegd: Agentschap Natuur en Bos, VMM, Provinciale diensten Ruimtelijke planning en Vergunningen.
3.3. Het opstellen van een ‘organisatieschema’ per evenement door de evenement-organisator. Het 'organisatieschema' heeft tot doel de verschillende betrokken overheden te informeren over de reikwijdte en impact van een gepland evenement, ten einde met kennis van zaken over de verschillende onderdelen van het evenement een advies te kunnen formuleren of een beslissing te kunnen nemen voor aanvang van het evenement. Het ‘organisatieschema’ dient voor elk evenement voorgelegd te worden aan de betrokken bevoegde overheden of als bijlage bij de wettelijk noodzakelijke aanvragen gevoegd te worden. Het 'organisatieschema' bevat minstens:
• een overzicht van de belangrijkste contactpersonen van het evenement;
• de datum en de duur van het evenement;
• de periode van op- en afbouw en de hiervoor noodzakelijk terreininname;
• een inrichtingsschema van het terrein gedurende het evenement;
• een overzichtsplan van de eventuele verblijfsaccommodatie;
• een overzicht van de voorgestelde veiligheidsmaatregelen;
• een overzicht van de maatregelen ter beperking van de geluidsoverlast.
3.4. De toegankelijkheid van het landschapspark buiten de periodes van evenementen en opbouw. Dit houdt in dat de eigenaar of de evenement-organisator alles in het werk stellen om de terreinen niet langer dan nodig te bezetten voor de op- en afbraak van het evenement, en na het evenement er zorg voor te dragen dat het landschapspark veilig en ordentelijk toegankelijk is.
ARTIKEL 4 AANTAL EN DUUR VAN DE TOEGESTANE EVENEMENTEN EN ACTIVITEITEN IN DE VOORZIENE PERIODE
4.1. Per jaar kunnen, in de periode voorzien in het provinciaal ruimtelijk uitvoeringsplan Rock Werchter, in ieder geval één meerdaags festival en twee eendaagse hoog dynamische evenementen worden georganiseerd.
4.2. Na overleg met en met het akkoord van het College van burgemeesters en schepenen van Rotselaar en Haacht kunnen bijkomende hoog dynamische evenementen worden georganiseerd. Hierbij blijft het totaal (4.1 + 4.2.) aantal festivaldagen beperkt tot maximaal zeven, en het aantal campingnachten tot maximaal vijf, tenzij anders door de partners wordt overeen gekomen in een addendum aan deze overeenkomst
Voor alle hoog dynamische evenementen, waarvan sprake is in 4.1 en 4.2, dient de evenement- organisator een aanvraag tot vergunning in bij de gemeentebesturen van Rotselaar en Haacht. De evenement-organisator dient deze aanvraag minstens 4 maanden vooraf in. Communicatie over de datums van het volgend jaar dienen eerst ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de burgemeesters van Rotselaar en Haacht.
Bij de beoordeling van de aanvragen daarvoor wordt onder meer rekening gehouden met volgende elementen en voorwaarden:
• de periode en de dag waarop het evenement zou plaatsvinden:
o vakantie, zon- of feestdagen
o er kunnen geen hoog dynamische activiteiten worden georganiseerd op pinksterzondag
o de zondag van Haacht Kermis kunnen er geen ééndaagse evenementen plaatsvinden.
• de impact op de werking van politie- en hulpdiensten;
• de impact op de werking van handelsactiviteiten in de betrokken gemeenten:
o Bij een meerdaags festival hebben de bestaande lokale standhouders het recht om een eigen drank- of eetstand uit te baten
• de afwikkeling van de mobiliteit:
o Er wordt maximaal gestreefd naar het spreiden van (uitgaand vracht)verkeer tijdens de festivaldagen.
• de draagkracht van de omgeving:
o De organisatoren van de campings worden aangezet om bijkomende inspanningen te doen voor afvalreductie op de campings. Een plan hiervoor dient voorafgaand aan het festival te worden voorgelegd aan de gemeentebesturen van Rotselaar en Haacht
• de impact op het natuurlijk milieu van het landschapspark en de directe omgeving.
Op het festivalterrein kunnen ook laagdynamische activiteiten worden georganiseerd in de sfeer van zachte recreatie, cultuur, sport of jeugd. Dit kan enkel met akkoord van de gemeente Rotselaar en van de eigenaar.
ARTIKEL 5 SAMENWERKEN MET DERDEN
Indien met derden wordt samengewerkt of indien een gedeelte van de activiteiten wordt gedelegeerd of uitbesteed, blijven de ondertekenende partijen verantwoordelijk voor de naleving van de verplichtingen en de verantwoordelijkheden zoals voorzien in de overeenkomst.
ARTIKEL 6 INWERKINGTREDING EN DUURTIJD VAN DE OVEREENKOMST
Deze samenwerkingsovereenkomst treedt in werking vanaf de ondertekening door alle partners, en wordt tijdens het eerste jaar van iedere nieuwe gemeentelijke legislatuur verplicht geëvalueerd op een overleg met alle partners.
De huidige samenwerkingsovereenkomst blijft gelden totdat er een herziening of nieuwe overeenkomst wordt goedgekeurd door alle partners.
Wanneer de evenement-organisator afziet van de organisatie van evenementen en activiteiten zoals bedoeld in het ruimtelijk uitvoeringsplan en deze overeenkomst, kan met akkoord van de publieke partners de overeenkomst worden ontbonden.
ARTIKEL 7 GESCHILLEN
Deze overeenkomst wordt beheerst door het Belgische recht. In geval van geschillen is de rechtbank van 1ste aanleg van Leuven bevoegd.
Opgesteld te Leuven op 5 september 2022 Handtekeningen:
PROVINCIE VLAAMS-BRABANT Namens de deputatie, | ||
Xxxx XXXXXXX | Xxx XXXXXXX | Xxx XXXXXXXXXX |
Provinciegriffier | Provinciegouverneur | Gedeputeerde Ruimtelijke Planning |
GEMEENTE ROTSELAAR
Namens het college van burgemeester en schepenen,
An CRANINCKX
Algemeen directeur
Xxxxx XXXXXXX
Burgemeester
GEMEENTE HAACHT
Namens het college van burgemeester en schepenen,
Xxx XXX XXXXXXX
Algemeen directeur,
Xxxxxx XXXXXXXX
Burgemeester
LIVE NATION FESTIVALS NV.
Namens de Raad van Bestuur,
Xxxxxx XXXXXXXXXXX
Gedelegeerd bestuurder
VZW ALTSIEN
Xxxxxxx XXX XXXXX Xxxxxxxxxx
WERCHTER PARK bv
Xxxx XXXXXX Directeur