Ondergetekenden:
Deelnemersovereenkomst
Cluster Compliancy pakket
PharmaPartners 19-08-2021
Classificatie: Openbaar
Ondergetekenden:
1. De Stichting Omnicom gevestigd te Haarlem,
KvK-nummer 41226766 hierna te noemen: “de Stichting”;
en
2. [ ] gevestigd te [ ], KvK-nummer [ ], hierna te noemen: “de Deelnemer";
Overwegen:
A. Huisartsen, apothekers, waarneemposten en dienstapotheken in de regio
Zuid-Kennemerland werken ten behoeve van goede zorg samen op het gebied van zorginformatiesystemen en de beschikbaarheid van zorginformatie en -gegevens. De Stichting is opgericht om deze samenwerking (de Clustersamenwerking) te faciliteren ten behoeve van de deelnemende zorgaanbieders (de Deelnemers).
B. Deelnemers maken voor hun Elektronisch Patiëntendossier (het EPD) gebruik van de informatiesystemen van PharmaPartners (de Systemen), en kunnen elkaar via de Systemen onder voorwaarden toegang verschaffen tot de door hen afzonderlijk in het eigen EPD beheerde zorginformatie.
C. Door middel van goede afspraken binnen de regio over de wijze waarop de Deelnemers samenwerken en werken op de Systemen, kan onderlinge uitwisseling van gegevens via de Systemen worden vereenvoudigd en verbeterd. Hiertoe gaan Deelnemers de Clustersamenwerking aan.
D. De Stichting heeft als doel de coördinatie van de Clustersamenwerking, en voert daarnaast in opdracht van Deelnemers administrerende werkzaamheden uit op de Systemen in de vorm van clusterbeheer (het Clusterbeheer). Hierbij heeft de Stichting de mogelijkheid om het Clusterbeheer uit te besteden aan PharmaPartners, in welk geval de Stichting hier toezicht op houdt.
E. Deelnemers sluiten met de Stichting deelnemersovereenkomsten als de onderhavige met voorwaarden waaronder Deelnemers samenwerken. Deelnemers conformeren zich hierbij aan de bij deze overeenkomst gevoegde Bijlagen.
Komen overeen:
Toetreding tot de Clustersamenwerking, duur en beëindiging
1. Deelnemer treedt door middel van ondertekening van deze overeenkomst, en voor zover hierbij wordt voldaan aan de voorwaarden die gelden voor toetreding, voor onbepaalde tijd toe tot de door de Stichting georganiseerde Clustersamenwerking. Een overzicht van Deelnemers ten tijde van ondertekening
2. Deze overeenkomst kan door Deelnemer worden opgezegd met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden door middel van een aangetekend verzonden brief.
3. De Stichting heeft het recht deze overeenkomst met onmiddellijke ingang door middel van een aangetekende brief aan Deelnemer te ontbinden in de volgende gevallen:
a. indien Xxxxxxxxx één of meerdere van zijn verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst niet nakomt en, na ingebrekestelling door de Stichting, deze niet binnen de door de Stichting daartoe gestelde redelijke termijn alsnog nakomt;
b. indien Deelnemer surséance van betaling aanvraagt, failliet wordt verklaard, zijn onderneming staakt of liquideert, wordt ontbonden, handelingsonbekwaam wordt, of aan hem de bevoegdheid het betrokken beroep uit te oefenen geheel of gedeeltelijk wordt ontzegd;
c. Indien Deelnemer niet langer voldoet aan de voorwaarden voor toelating als Deelnemer.
Verplichtingen Deelnemer
4. Xxxxxxxxx is voor deelname een vergoeding aan de Stichting verschuldigd zoals gespecificeerd in Bijlage 2: Vergoedingen. De Stichting kan de hoogte van de vergoeding wijzigen. Wijzigingen treden niet eerder in werking dan 4 weken nadat zij aan alle Deelnemers zijn aangekondigd.
5. Deelnemer zal PharmaPartners opdracht geven tot technische implementatie in de Systemen die nodig is voor het gebruik van de Systemen. De Stichting zal hierbij alle redelijke medewerking verlenen.
6. Deelnemer gebruikt de Systemen enkel in het kader van de zorgverlening aan patiënten en voor het doel waarvoor zij zijn bedoeld. Deelnemer gebruikt de Systemen in overeenstemming met de door de Stichting gehanteerde reglementen en richtlijnen (waaronder in ieder geval de documenten die als bijlagen bij deze overeenkomst met Deelnemer zijn gedeeld) en in lijn met de voor zijn beroepsgroep geldende professionele normen en wet- en regelgeving. Indien sprake is van waarneming verplicht Deelnemer zich duidelijke afspraken te maken met de waarnemende partij.
7. De Stichting hanteert een clusterreglement (Bijlage 3: Clusterreglement) met het oog op de inrichting en uitvoering van de Clustersamenwerking, het gebruik
samenwerken door de Deelnemers op de Systemen. Deelnemer verplicht zich om bij gebruik van de Systemen de regels uit het Clusterreglement na te leven. De Stichting kan het Clusterreglement wijzigen. Wijzigingen treden niet eerder in werking dan vier weken nadat zij aan alle Deelnemers zijn aangekondigd.
8. Deelnemer legt de uit deze overeenkomst voorvloeiende verplichtingen en beperkingen ten aanzien van deelname aan de Clustersamenwerking en het gebruik van de Systemen tevens op aan, en staat in voor de naleving daarvan door, de voor hem werkzame zorgverleners en andere personen die van de Systemen gebruik maken. Deelnemer communiceert richting haar medewerkers duidelijk de inhoud van het Clusterreglement en andere reglementen van de Stichting, in het bijzonder de bijlagen bij deze overeenkomst.
Verplichtingen van de Stichting
9. De Stichting verricht ten behoeve van de Deelnemers in ieder geval de navolgende werkzaamheden (niet uitputtend):
A. Coördinatie van de Clustersamenwerking, waaronder:
- Verzorgen toe- en uittreding Deelnemers.
De Stichting beslist over toetreding van nieuwe (aspirant-) Deelnemers en uittreding van Deelnemers op basis van Bijlage 4: Reglement Toe- en Uittreding.
- Verzorgen ledenadministratie en administratie clusterbeheer.
De Stichting verzorgt de ledenadministratie en administratie voor Clusterbeheer, en houdt PharmaPartners aangesloten.
- Verzorgen geschillenbeslechting.
De Stichting beslist over eventuele geschillen die kunnen spelen binnen de Clustersamenwerking op basis van Bijlage 5: Reglement Geschillenbeslechting.
- Verzorgen financiële administratie.
De stichting verzorgt de financiële afrekening, besteding en administratie in verband met de door Deelnemers verschuldigde vergoedingen zoals benoemd in artikel 4.
B. Verzorgen van het Clusterbeheer (of uitbesteding hiervan aan
PharmaPartners), waaronder:
- Controleren, uitvoeren en terugkoppelen van ontdubbelaanvragen, individueel of middels batch.
Het kan voorkomen dat er vervuiling of dubbele dossiers op de Systemen ontstaan. In dat geval kan de Stichting dit op verzoek van een Deelnemer herstellen.
- Onderhoud en update van algemene gegevens, clusterdocumentatie en gegevenstabellen.
Er zijn diverse algemene gegevens (bijvoorbeeld prestatiecontracten, tarieven, adresboek) en gegevenstabellen (bijvoorbeeld zorgverzekeraarstabel, clustertabel, derdentabel) die nodig zijn om de Systemen goed te kunnen gebruiken. Deze gegevens dienen te worden onderhouden en (jaarlijks) te worden ge-update. Dit voert de Stichting ten behoeve van de Deelnemers uit.
- Toevoegen of afvoeren van Deelnemers in opdracht van de Stichting. Wanneer door de Stichting is besloten dat een Deelnemers dient te worden toegevoegd of afgevoerd, dan zal dit op de systemen kunnen worden doorgevoerd.
- Het bepalen, monitoren en bijsturen van de inrichting en werkwijze op de Systemen met betrekking tot het patiëntenbeheer.
De Stichting bepaalt de inrichting en is mede verantwoordelijk voor de eenduidige werkwijze voor Clusterbeheer.
Wanneer de Stichting het Clusterbeheer zelf uitvoert, dan wijst de Stichting 1 of meerdere clusterbeheerders aan en krijgt de Stichting een eigen toegang tot een aparte omgeving op de Systemen.
Verwerking van persoonsgegevens
10. Deelnemers zijn ieder voor de eigen verwerkingen van persoonsgegevens op de Systemen in het eigen EPD, verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (de AVG).
11. Daarnaast vinden er op de Systemen binnen de Clustersamenwerking drie varianten van gezamenlijke verwerking van persoonsgegevens plaats. Dit ziet meer specifiek op:
A. De verwerking van de binnen de Clustersamenwerking op de Systemen gedeelde stamgegevens.
B. De verwerking van de binnen de Clustersamenwerking op de Systemen
gedeelde ICA’s (Intolerantie, contra-indicaties, allergieën).
C. De verwerking van binnen de Clustersamenwerking op de Systemen gedeelde patiëntgegevens in het patiënten-zoekscherm.
Voor deze verwerkingen van persoonsgegevens zijn de Deelnemers gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke, en hiertoe gelden de afspraken zoals opgenomen in Bijlage 6: Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid.
12. De Stichting is voor de eigen verwerkingen van persoonsgegevens van Deelnemers bij uitvoering van de werkzaamheden voor coördinatie van de Clustersamenwerking (zie artikel 9 sub A) verwerkingsverantwoordelijke zoals bepaald in de AVG.
13. Voor zover de Stichting bij de uitvoering van het Clusterbeheer (zie artikel 9 sub B) persoonsgegevens verwerkt, dan handelt de Stichting hierbij als verwerker ten behoeve van de betreffende Deelnemer als verwerkingsverantwoordelijke. De Stichting zal hierbij alleen in opdracht van de Deelnemer handelen, in overeenstemming met de afspraken zoals vastgelegd in Bijlage 7: Verwerkersovereenkomst.
14. Op grond van de informatieplicht uit de AVG dient Deelnemer haar patiënten te informeren over de manier waarop ze omgaat met patiëntgegevens. Met het oog op de Clustersamenwerking dient hierbij in het bijzonder te worden toegelicht dat Deelnemer samenwerkt met andere Zorgaanbieders op de systemen van PharmaPartners, en hierbij (mogelijk) patiëntgegevens uitwisselt. Ook dient Deelnemer haar patiënten te informeren over de aspecten van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid die plaatsvinden bij de Clustersamenwerking. Als Bijlage 8: Concepttekst Informatieplicht AVG is een tekstvoorstel aangehecht, wat hiertoe als basis kan dienen.
Adviesraden
15. De Stichting maakt afspraken met PharmaPartners over de instandhouding van een adviesraad van huisartsen (Medicom-raad) en een adviesraad van apothekers (Pharmacom-raad), die elk afzonderlijk dan wel gezamenlijk PharmaPartners en de Stichting adviseren over de inrichting en uitvoering van de Systemen. De Stichting kent aan de adviezen van de adviesraden een zwaarwegend karakter toe.
Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid Deelnemer
16. Deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor de met de Systemen beheerde informatie en gegevens, alsmede voor de wijze waarop de middels de Systemen beschikbare informatie en gegevens worden gebruikt en geïnterpreteerd. Deelnemer is zich ervan bewust dat die informatie en gegevens mede afkomstig kunnen zijn van andere Deelnemers en dat die informatie en gegevens onjuistheden kunnen bevatten en/of onvolledig kunnen zijn.
17. Deelnemer bepaalt zelf het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens via de Systemen en is daarmee zelfstandig verantwoordelijk en aansprakelijk voor de juistheid van het medisch dossier en de eigen handelingen en gedragingen, tenzij anders overeengekomen. Indien Deelnemer toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen is Deelnemer tegenover de andere Deelnemer(s) aansprakelijk voor vergoeding van de door die andere Deelnemer(s) geleden c.q. te lijden schade. Ook kunnen in het voorkomende geval in het belang van de patiëntveiligheid en compliance met wetgeving (en in
afstemming met PharmaPartners) technische maatregelen worden genomen/sancties volgen, bijvoorbeeld het dichtzetten van de mogelijkheid tot uitwisseling binnen de Clustersamenwerking voor Deelnemer.
18. Deelnemer zorgt individueel voor een afdoende dekking van aansprakelijkheid voor eventuele schade.
Aansprakelijkheid van de Stichting
19. Aansprakelijkheid van de Stichting voor schade is uitgesloten behoudens ingeval van opzet of grove schuld, en bovendien te allen tijde beperkt tot het bedrag dat de aansprakelijkheidsverzekeraar van de Stichting in voorkomend geval bereid is uit te keren.
Geschillen
20. Geschillen over of in verband met deze overeenkomst worden in overeenstemming met het door de Stichting gehanteerde geschilbeslechtingsreglement (Bijlage 5) behandeld.
Door ondertekening van deze overeenkomst tekent Deelnemer voor ontvangst van onderstaande Bijlagen en bevestiging van kennisname en acceptatie van de inhoud van de daarin neergelegde verplichtingen.
Aldus overeengekomen op: 1-7-2022
Stichting Omnicom Deelnemer …..
Voor deze: Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx deze:
BIJLAGEN:
1. Deelnemersoverzicht
2. Vergoedingen
3. Clusterreglement
4. Reglement Toe- en Uittreding
5. Reglement Geschillenregeling
6. Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid
7. Verwerkersovereenkomst
8. Concepttekst informatieplicht AVG