Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20162017-0131
Vlaamse Gemeenschapscommissie Collegebesluit nr. 20162017-0131
27-10-2016
BIJLAGE
Bijlage nr. 1 Opdrachtdocument
Gezien om gevoegd te worden bij Collegebesluit houdende de goedkeuring van het opdrachtdocument en het uitschrijven van een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het afsluiten van een payment service provider contract voor het deelnemersbeheer nr. 20162017-0131 van 27-10-2016
De collegeleden,
Xxxxxx XXXXXXX Xxxxxx XXXX Xxx XXXXXXXXX
1
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
Opdrachtdocument VGC2016/DFB/Aankoop/MDC/37
Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het afsluiten van een payment service provider contract voor het deelnemersbeheer.
De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006.
De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als opdrachtdocument.
Uiterste indieningsdatum van de offertes: vrijdag 18 november 2016 om 11 uur
Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 0000 Xxxxxxx.
Inhoud
3
A. AFWIJKINGEN VAN HET KB VAN 15 JULI 2011 3
C. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT 3
E. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST 4
F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE 4
G. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR 5
H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT 5
I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE 5
K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER 8
L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA 8
M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES 9
R. UITVOERING VAN DE OPDRACHT 10
DEEL 2 – TECHNISCHE BEPALINGEN
14
A. SITUERING VAN DE OPDRACHT 14
B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT 14
DEEL 3 – OFFERTEFORMULIER – INGEVULD EN ONDERTEKEND TERUG TE STUREN
16
A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS 16
D. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN 20
DEEL 1 – ALGEMENE BEPALINGEN
A. AFWIJKINGEN VAN HET KB VAN 14 JANUARI 2014
- Volgens artikel 9 van het KB van 14 januari 2014 kan de aanbestedende overheid afwijken van de bepalingen van deze paragraaf.
Er wordt afgeweken van het artikel 25 §2 van dit KB wegens de specifieke aard van de opdracht.
B. AANBESTEDENDE OVERHEID
Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt de xxxx Xxxx Xxxxxxx, leidend ambtenaar van de administratie.
Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht kan u een e-mail zenden naar xxxxxxx@xxx.xx.
De Vlaamse Gemeenschapscommissie is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid.
Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze:
□ in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen, speelpleinen;
□ in gemeenschapscentra;
□ in jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven;
□ in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen, … en gezondheidszorg.
C. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT
Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten.
De opdracht betreft de afhandeling van online betaaldiensten door een payment service provider.
De opdracht is nader omschreven in deel 2 “Technische bepalingen” van dit opdrachtdocument. De opdracht omvat één enkel perceel.
D. GUNNINGSWIJZE
De gunning van de opdracht gebeurt via een onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking.
E. DUUR EN/OF START VAN DE OVEREENKOMST
De opdracht begint op de dag na de gunning van de opdracht (datum vermeld in de gunningsbrief) en wordt afgesloten voor onbepaalde duur.
De eerste 4 jaar is de opdracht jaarlijks opzegbaar door de opdrachtgever mits naleving van een opzegtermijn van 3 maanden. Na deze periode is de opdracht jaarlijks opzegbaar door zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer, mits naleving van een opzegtermijn van 3 maanden.
De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken.
F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE
Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte.
De offertes worden bezorgd aan:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst
T.a.v. Xxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000 0000 Xxxxxxx
De uiterste indieningsdatum van de offertes is vrijdag 18 november 2016 om 11 uur op bovenstaand adres.
Offertes worden op papier ingediend, per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. Een digitale kopie wordt op elektronische drager (bij voorkeur USB-stick) in de omslag gestoken waarin de papieren versie van de offerte wordt ingediend.
De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht:
• het nummer van het opdrachtdocument: VGC2016/DFB/Aankoop/MDC/37;
• het adres van de bestemmeling;
• het adres van de afzender
• het woord “offerte” in de linkerbovenhoek.
Na het indienen van de offertes bestaat de mogelijkheid dat de aanbestedende overheid via e-mail vragen naar bijkomende verduidelijkingen stelt aan de inschrijver. De antwoorden op deze e-mails zijn bindend voor beide partijen.
G. LEIDENDE DIENST – LEIDEND AMBTENAAR
De leidende dienst is de aanbestedende overheid. Enkel de aanbestedende overheid is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht.
De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht.
H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT
Voor zover er in dit opdrachtdocument niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver:
1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
2. het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren;
3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken;
4. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten;
5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van offertes;
6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten;
7. het onderhavig opdrachtdocument VGC2016/DFB/Aankoop/MDC/37;
8. de goedgekeurde offerte.
Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht.
De onder 1. tot 4. vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx van de Federale Overheidsdienst Kanselarij.
I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE
De offerte bestaat uit een offerteformulier met prijsinventaris en bij te voegen documenten. Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands.
Per onderdeel van de offerte dient een afzonderlijk hoofdstuk te worden voorzien.
A. Administratieve gegevens
B. Financiële gegevens
C. Technische gegevens
D. Bij te voegen documenten
E. Inventaris
Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte.
De offerte wordt in één papieren exemplaar en één digitale kopie (bij voorkeur op USB- stick) opgemaakt.
Zowel in de offerte als in de bij te voegen documenten moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof wordt gebruikt.
De inschrijver is verplicht het bij dit opdrachtdocument gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier.
Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. De bepalingen van dit opdrachtdocument zijn van toepassing voor de opdracht en zijn bindend.
In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld:
Administratieve gegevens
1. Contactpersoon
- de naam, voornaam, telefoonnummer en e-mailadres van de persoon die als enige contactpersoon optreedt voor de inschrijver.
2. Overeenkomst
- de naam, voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel;
- het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft;
- de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen;
- de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent;
- de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend;
- het telefoonnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden;
- het btw-nummer;
- het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van Ondernemingen;
- het registratienummer bij de RSZ.
3. Financiële gegevens
- de eenheidsprijs per transactie (exclusief btw) en het bedrag van de btw
- het percentage dat per transactie wordt toegepast op het transactiebedrag
De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.
De bijgevoegde inventaris met gedetailleerde prijzen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld.
4. Technische gegevens
Voor de technische gegevens verwijzen wij naar deel 2 – Technische bepalingen.
De inschrijver voegt een document toe, waarin hij aantoont hoe hij aan de technische vereisten van deze opdracht zal voldoen.
5. Documenten te voegen in bijlage
- Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst, … te ondertekenen voor de firma.
Deze bevoegdheid kan bewezen worden:
□ aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, …
□ of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes,
…
- het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren;
- de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen);
Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver.
J. PRIJSBEPALING
Dit is een opdracht volgens eenheidsprijs wat betekent dat enkel de eenheidsprijs forfaitair is.
De inschrijver geeft een prijs per transactie per betaalmethode. Deze prijs is opgebouwd uit maximaal 2 prijscomponenten:
- een vast gedeelte per transactie en/of
- een variabel gedeelte per transactie, met name een percentage van het transactiebedrag De prijscomponenten kunnen variëren per betaalmethode (zie deel 2 – E. Inventaris).
Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro.
Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn, met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld.
K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER
De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen.
L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA
De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria.
Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn.
1° Uitsluitingscriteria
Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 “Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren”.
De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Zij zal de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan.
Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord.
2° Selectiecriteria m.b.t. de financiële en economische draagkracht van de inschrijver
De inschrijver voegt bij zijn offerte
- de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen)
- de omzetcijfers van de laatste 3 jaren.
Op basis daarvan wordt de financiële en economische draagkracht, liquiditeit, rentabiliteit en solvabiliteit beoordeeld;
Indien de kandidaat of inschrijver om redenen die hij moet verantwoorden niet in staat is de gevraagde referenties voor te leggen, kan hij zijn financiële en economische draagkracht aantonen met andere documenten die de aanbestedende overheid geschikt acht.
M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES
De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria.
N. TAALGEBRUIK
De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met het aanbestedende overheid.
O. GUNNINGSCRITERIA
Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria.
De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende:
Gunningscriterium 1 De prijs Weging: 70 punten
De prijs zal beoordeeld worden op basis van de ingeschatte jaarcijfers, zoals vermeld in deel 2 “Technische bepalingen” van dit opdrachtdocument.
De beoordeling gebeurt op basis van volgende formule: P= 70 * Pm
Po
Waarbij:
Pm= de laagst geprijsde offerte Po= PV * 27.000 + PP * 400.000
PV= dit is het vaste bedrag per transactie
PP= dit is het percentage dat per transactie wordt toegepast op het transactiebedrag Po= het aantal toe te kennen punten
Gunningscriterium 2 De kwaliteit Weging: 30 punten
Dit criterium zal onder andere worden beoordeeld op basis van de beschikbaarheid van de helpdesk, het performant werken van de PSP software, de veiligheidsgaranties die geboden worden, de koppeling van de on- line betaalservice met de Kwandoo software en het aanbieden van de rapportering.
De quoteringen per gunningscriterium worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid.
P. VARIANTEN EN OPTIES
Er zijn geen verplichte varianten. Er zijn geen facultatieve varianten.
Vrije varianten zijn niet toegestaan.
Er zijn geen verplichte opties.
Het indienen van vrije opties is niet toegestaan.
Q. VERBINTENISTERMIJN
De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes.
R. UITVOERING VAN DE OPDRACHT
Termijnen
De technische omgeving wordt voorbereid in 2016. De opdracht gaat in productie op 2 januari 2017.
Evaluatie
Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen.
Als de opdracht uitgevoerd is, zal een evaluatie gemaakt worden van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden.
S. BORGTOCHT
De borgtocht is van toepassing op deze opdracht. De borgtocht bedraagt 2.500 EUR.
Overeenkomstig de wet- en reglementsbepalingen kan de borgtocht hetzij in speciën of publieke fondsen, hetzij onder de vorm van een gezamenlijke borgtochtstelling worden gesteld.
De borgtocht kan eveneens worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet van 9 juli 1975 betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht).
De dienstverlener moet, binnen de dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgtocht op één van de volgende wijzen heeft gesteld:
1. wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de postchequerekening van de Deposito- en Consignatiekas (PRK nr. BE 00 0000 0000 0000) of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2. wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
3. wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming.
Dit bewijs wordt geleverd, naargelang van het geval, door overlegging aan de aanbestedende overheid van:
1. hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
2. het debet-bericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming;
3. hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
4. hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult;
5. hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan.
Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar het opdrachtdocument, alsmede de naam, voornamen en volledig adres van de dienstverlener en eventueel deze van de derde die voor rekening van de dienstverlener het
deposito heeft verricht, met de vermelding “geldschieter” of “gemachtigde”, naargelang het geval.
De termijn van 30 kalenderdagen hiervoor vermeldt wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de dienstverlener voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende verklaarde collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald.
Het bewijs van borgstelling dient te worden gezonden aan:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Aankoopdienst
T.a.v. Xxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000 0000 Xxxxxxx
De borgtocht wordt in één keer vrijgegeven na het definitief aanvaarden van de laatste opdracht uitgevoerd op basis van de overeenkomst afgesloten op basis van dit opdrachtdocument, op uitdrukkelijke vraag van de dienstverlener en op voorwaarde dat de geleverde diensten zijn opgeleverd. Zolang het bewijs van borgstelling niet is overgemaakt, kan geen enkele factuur betaald worden.
T. BETALINGSMODALITEITEN
De opdrachtnemer maakt 2-wekelijks een afrekening waarbij de ontvangen sommen, na aftrek van de kosten, worden doorgestort naar een VGC bankrekening. De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties.
Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in euro, gericht aan:
Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst
Xxxxx Xxxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxx
De factuur vermeldt een detail van de geleverde diensten. Enkel behoorlijk uitgevoerde opdrachten mogen gefactureerd worden.
De factuur moet opgesteld worden in euro.
U. GESCHILLEN
Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.
DEEL 2 – TECHNISCHE BEPALINGEN
A. SITUERING VAN DE OPDRACHT
De Vlaamse Gemeenschapscommissie wenst voor de afhandeling van on-line betalingen, geïntegreerd in een ticketing software, beroep te doen op de diensten van een payment service provider.
B. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT
Voor de ticketverkoop en het deelnemerbeheer van activiteiten van de verschillende diensten van de Vlaamse Gemeenschapscommissie wordt gebruik gemaakt van de ticketingsoftware Kwandoo van de firma Orca Solutions.
Deelnemers kunnen zich inschrijven voor activiteiten bij elke dienst en direct aan het onthaal afrekenen. Maar ook van thuis uit kan men zich inschrijven voor één of meerdere activiteiten en onmiddellijk betalen met een betaalkaart.
Om een geïntegreerde betaling toe te laten wordt beroep gedaan op de diensten van een Payment Service Provider. De Payment Service Provider (PSP) staat in voor de online afhandeling en controle op het al dan niet betalen van het inschrijvingsgeld.
Dit werkt als volgt :
- Wanneer een deelnemer zich online inschrijft voor activiteiten via Kwandoo, wordt een winkelmandje gevuld.
- Bij betaling wordt de deelnemer vanuit het winkelmandje van Kwandoo doorgestuurd naar de website van de PSP. Hier kan de deelnemer online de betaling veilig uitvoeren met een betaalkaart.
- Achterliggend communiceren Kwandoo en de PSP met elkaar zodat de nodige info (bedrag, bevestiging betaling, … ) in beide systemen overeenkomen en de status van de uitvoering wordt uitgewisseld.
- De diensten hoeven in dit ganse proces niet tussen te komen, waardoor er steeds up to date deelnemerslijsten en betalingstussenstanden zijn.
We kiezen ervoor om alle online betalingen voor alle diensten door de PSP op één VGC- rekeningnummer te laten doorstorten. Op basis van de beschikbare rapporteringen zal de budgettaire uitsplitsing naar de verschillende diensten gebeuren.
Technische vereisten
Er wordt uitgegaan van volgende jaarcijfers (indicatief):
- 27.000 transacties
- 400.000 € totaal aan transactieomzet (of dus gemiddeld 15€/transactie).
De toepassing moet 24h/24h bruikbaar zijn, met een beschikbaarheid van 98%. De PSP voorziet in een helpdesk en geeft hiervan de bereikbaarheid weer.
De on-line betaalservice moet met de Kwandoo software gekoppeld kunnen worden zodat een vlotte, geïntegreerde on-line betaalafhandeling gegarandeerd wordt.
De PSP software moet performant werken en dit in een omgeving die volledige veiligheidsgaranties biedt om een geïsoleerde betaalverrichting te doen.
Vanuit de Kwandoo software moeten minimaal volgende gegevens kunnen worden doorgegeven in het geïntegreerde proces:
- Unieke Kwandoo code voor de transactie
- Bedrag van de transactie
Gegevens die worden verwacht te worden teruggekoppeld:
- Unieke transactie id: deze is nodig om de koppeling te kunnen maken tussen betalingsaanvraag en het resultaat van de verwerking bij de betaalprovider
- Betaald bedrag: nodig om te weten wat het bedrag dat betaald is
- Status: de status van de afhandeling van de betaling (betaald, geweigerd, etc.)
- Betaalmethode (bancontact, mastercard, etc.)
Informatie die bijkomend zinvol is om terug te krijgen van de PSP:
- Naam van de kaarthouder
- Referentie naar kaart/rekeningnummer van de betaler
- Betaaldatum.
Idealiter ondersteunen de PSP services voor integratie de Omnipay Library, zo niet moet aangetoond kunnen worden dat de Kwandoo software op gevraagde wijze kan integreren.
Rapportering: De PSP geeft de mogelijkheid om de ingehouden kosten af te stemmen met de in Kwandoo geregistreerde betalingen via een overzicht en/of rapport.
Betaalmethode: de PSP geeft de mogelijke betaalmethoden weer. De Vlaamse Gemeenschapscommissie moet de mogelijkheid hebben zelf aan te geven welke betaalmethoden zullen worden gebruikt, waarbij bancontact een verplicht te voorziene betaalmethode is.
DEEL 3 – OFFERTEFORMULIER – INGEVULD EN ONDERTEKEND TERUG TE STUREN
VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE – Aankoop
Betreft: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het afsluiten van een payment service provider contract voor het deelnemersbeheer
Ingevuld, ondertekend én gedateerd terug te sturen
A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS
contactpersoon
Enige contactpersoon firma: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Telefoon: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Gsm: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Overeenkomst
De ondergetekende : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
(naam en voornaam)
Hoedanigheid of beroep: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Woonplaats: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
(volledig adres)
ofwel1
De vennootschap: …………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………….
(firmanaam of benaming)
1 Doorhalen wat niet van toepassing is
Juridische vorm: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Nationaliteit: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….
Maatschappelijke zetel: ………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………
(volledig adres)
Rekeningnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Op naam van: …………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………..
Vertegenwoordigd door: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
Ondergetekende(n)
Hoedanigheid: ……………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………
Telefoonnummer: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
E-mail adres: ………………………………………………………………………………………………………………………….……………………………………………………
Ondernemingsnummer: ……………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………..
Registratienummer bij de RSZ: ……………………………………………………………………………………………………………………….……………………
verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd opdrachtdocument, van de in dit opdrachtdocument beschreven opdracht met betrekking tot het afsluiten van een payment service provider contract voor het deelnemersbeheer.
Naam: Datum:
Handtekening:
Betreft: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het afsluiten van een payment service provider contract voor het deelnemersbeheer
Voorblad te gebruiken voor de financiële gegevens Ingevuld, ondertekend én gedateerd terug te sturen
B. FINANCIËLE GEGEVENS
- De eenheidsprijs per transactie (exclusief btw)
- in cijfers: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………….
- in letters: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………
- het bedrag van de btw: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….……
- Het percentage dat per transactie wordt toegepast op het transactiebedrag
- percentage: ..……………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………….
De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma.
De bijgevoegde inventaris met gedetailleerde prijzen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld.
Naam: Datum:
Handtekening:
Betreft: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het afsluiten van een payment service provider contract voor het deelnemersbeheer
Voorblad te gebruiken voor de technische gegevens
C. TECHNISCHE GEGEVENS
De inschrijver voegt een document toe, waarin hij aantoont hoe hij aan de technische vereisten van deze opdracht zal voldoen.
Naam: Datum:
Handtekening:
Betreft: onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking voor het afsluiten van een payment service provider contract voor het deelnemersbeheer
D. BIJ TE VOEGEN DOCUMENTEN
Worden als bijlage bij de offerte gevoegd:
(een opsomming van alle documenten in het raam van de uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria)
- Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst, … te ondertekenen voor de firma.
Deze bevoegdheid kan bewezen worden:
□ aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, …
□ of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te
vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes, …
- het overzicht van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren;
- de jaarrekening van de laatste 3 boekjaren (dit is enkel van toepassing voor de inschrijvers waarvan de gevraagde jaarrekeningen niet beschikbaar zijn via de Kruispuntbank van Ondernemingen);
- een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met min. 3 referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd. De inschrijver dient uitdrukkelijk de contactpersoon en het telefoonnummer te vermelden;
Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend door de inschrijver.
Naam: Datum:
Handtekening:
E. INVENTARIS
Voorblad te gebruiken voor de inventaris
Betaalmethode | Eenheidsprijs per transactie (excl. btw) | Het bedrag van de btw | Percentage op het transactiebedrag |
Bancontact | |||
VISA | |||
Mastercard | |||
… | |||
… | |||
… | |||
… | |||
… |
Deze inventaris kan worden aangevuld met andere betaalmethoden.
De inventaris met gedetailleerde prijzen wordt, op straffe van nietigheid, volledig en nauwgezet ingevuld.