Huishoudelijk reglement
R.K.S.V. WILSKRACHT
Versie: 231027 (Concept)
R.K.S.V. Wilskracht Xxxxxxxxxxxxxxx 000, 0000XX Xxxxxx xxx xxx Xxxx
KvK: 40445735
Inhoud
Artikel 1. Doel 3
Artikel 2. Leden 3
Artikel 3. Verkrijging van het lidmaatschap 3
Artikel 4. Rechten van de leden 4
Artikel 5. Contributies 4
Artikel 6. Kleding 5
Artikel 7. Bestuur 5
Artikel 8. Benoeming en benoembaarheid 5
Artikel 9. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 0
Artikel 10. Dagelijks bestuur 6
Artikel 11. Voorzitter 6
Artikel 12. Secretaris 6
Artikel 13. Penningmeester 7
Artikel 14. Kascommissie 7
Artikel 15. Continuïteitscommissie 8
Artikel 16. Overige Commissies 8
Artikel 17. Technische leiding 8
Artikel 18. De sportgroep 9
Artikel 19. Algemene vergaderingen 9
Artikel 20. Besluitvorming 9
Artikel 21. Opleggen van straffen 10
Artikel 22. Verenigingsorgaan 11
Artikel 23. Afdelingen 11
Artikel 24. Persoonsgegevens 11
Artikel 25. Onverenigbaarheden, belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang 11
Artikel 26. Geheimhoudingsplicht, integriteit en beëindiging lidmaatschap bestuur en commissies 12
Artikel 27. Aansprakelijkheid en verzekeringen 13
Artikel 28. Xxxxxxxxxxxxxxxxxx 00
Artikel 29. Wijziging van het huishoudelijk reglement 13
Artikel 1. Doel
RKSV Wilskracht tracht het in artikel 3 van de statuten omschreven doel te bereiken door:
a. het verzorgen van lessen in gymnastiek, turnen, ritmische gymnastiek, bewegen op muziek, en dergelijke, alsmede in alle sport- en/of recreatieve activiteiten, die door de KNGU en door de vereniging worden bevorderd;
b. het organiseren van wedstrijden, uitvoeringen, demonstraties en dergelijke op het gebied van de in sub a. genoemde activiteiten;
c. het bevorderen van de deelname aan door of namens de KNGU georganiseerde wedstrijden, uitvoeringen, demonstraties, proeven, instuiven, trainingen, kampen en dergelijke op het gebied van de in sub a. genoemde activiteiten;
d. het stimuleren van de deelname door de technische leiding aan door of namens de KNGU georganiseerde opleidingen, instructieve bijeenkomsten en dergelijke op het gebied van de in sub a. genoemde activiteiten;
e. alle andere ten dienste staande middelen, die aan het doel bevorderlijk kunnen zijn.
Artikel 2. Leden
Ten behoeve van de indeling in lessen, trainingen en/of activiteiten en het daarbij te hanteren onderscheid in contributies en inschrijfgelden worden de club- en jeugdclubleden onderverdeeld in categorieën.
Artikel 3. Verkrijging van het lidmaatschap
1. De aanmelding als lid dient te geschieden door invulling en ondertekening van een daartoe door het bestuur vastgesteld formulier (het aanmeldingsformulier) dat samen met een informatieblad aan het kandidaat-lid wordt verstrekt.
2. Het informatieblad vermeldt in elk geval:
a. de indeling van de clubleden in de onderscheiden activiteiten;
b. de indeling van de jeugdclubleden in leeftijds- (en activiteiten-) groepen;
c. de voor de onderscheiden groepen bestaande oefen- en wedstrijdmogelijkheden alsmede mogelijke overige activiteiten;
d. de rechten en verplichtingen van de leden;
e. de voor de verschillende categorieën van leden geldende verenigings- en bondscontributies;
f. het bij toetreding verschuldigde inschrijfgeld.
g. de privacyverklaring van de vereniging
3. Op het aanmeldingsformulier dienen de volgende gegevens door het kandidaat-lid (of door de wettelijke vertegenwoordiger) te worden verstrekt en door ondertekening te worden bekrachtigd:
a. de door de vereniging verlangde persoonsgegevens, nodig voor de verenigings- en bondsregistratie;
b. aan welke les(sen) het kandidaat-lid wenst deel te nemen;
c. betalingsmethode
d. of het kandidaat-lid reeds lid is van een andere gymnastiekvereniging en zo ja, van welke;
e. of het kandidaat-lid eerder lid geweest is van een andere gymnastiekvereniging en zo ja, van welke vereniging en tevens waarom en op welke wijze het lidmaatschap is beëindigd;
f. dat het lid overeenkomstig de statuten en het huishoudelijk reglement zal handelen en zich daaraan zal onderwerpen.
4. Bij toelating geeft het bestuur daarvan schriftelijk kennis aan het kandidaat-lid of diens wettelijke vertegenwoordiger, onder opgave van het verschuldigde inschrijfgeld en de eerste contributietermijn.
5. Bij niet-toelating geeft het bestuur daarvan schriftelijk kennis aan het kandidaat-lid of diens wettelijke vertegenwoordiger onder opgave van redenen. Daarbij wordt tevens vermeld binnen welke termijn en hoe in beroep kan worden gegaan bij de algemene vergadering.
Artikel 4. Rechten van de leden
Elk lid heeft, op basis van zijn geaccepteerde opgave en indeling en met inachtname van de regels, als gesteld in de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement, de besluiten van de algemene vergadering en van het bestuur van de vereniging alsmede de statuten en het huishoudelijk reglement van de KNGU, de volgende rechten:
a. deelname aan de oefeningen, trainingen, lessen en overige activiteiten van de vereniging;
b. deelname aan de beraadslagingen en besluitvormingen van de vereniging;
c. het doen van voorstellen voor respectievelijk op de algemene vergadering;
d. het aanmelden respectievelijk verkiesbaar stellen voor een functie in de organen van de vereniging;
e. het stellen van kandidaten voor de organen van de vereniging en van de KNGU;
f. deelname aan opleidingen, activiteiten, trainingen en wedstrijden georganiseerd door of namens de KNGU;
g. het aanmelden respectievelijk verkiesbaar stellen voor een functie binnen de KNGU;
h. het verlangen van uitkeringen op basis van de door de vereniging en/of de KNGU afgesloten collectieve verzekeringen;
i. het aantekenen van beroep tegen maatregelen en/of besluiten, die niet volgens de daartoe gestelde regels of normen tot stand zijn gekomen, bij het bestuur en de algemene vergadering van de vereniging en de beroepsinstantie van de KNGU.
Artikel 5. Contributies
1. De algemene vergadering stelt jaarlijks de contributies en het inschrijfgeld vast voor de onderscheiden categorieën van leden, als vastgelegd in artikel 2. van dit reglement. De contributie wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de CPI Index van het CBS, tenzij de algemene vergadering anders besluit.
Naast de hoogte van de onderscheiden contributies stelt de algemene vergadering tevens de wijze van inning van de verenigingscontributies en de bondscontributies vast.
2. In bijzondere gevallen kunnen leden, met behoud van alle rechten, geheel of gedeeltelijk van contributiebetaling worden ontheven, zulks ter beoordeling van het bestuur.
3. Ontheffing kan alleen plaatsvinden voor de periode van 1 jaar. Tijdens de Algemene Ledenvergadering dient kenbaar gemaakt te worden hoeveel leden er zij met een niet volledige contributiebetaling met daarbij per lid een reden waarom er een gehele of gedeeltelijke ontheffing is voor het betreffende lid.
4. De minimum bijdrage voor donateurs wordt jaarlijks vastgesteld door het bestuur.
Artikel 6. Kleding
De algemene vergadering stelt, op voorstel van het bestuur de kleding vast voor deelname aan wedstrijden, demonstraties en overige naar buiten tredende activiteiten van de vereniging.
Daarnaast kan de algemene vergadering, op voorstel van het bestuur, regels vaststellen met betrekking tot de kleding voor de trainingen. Het bestuur bepaalt, na overleg met de technische leiding, welk kleding bij bepaalde gebeurtenissen moet worden gedragen.
Artikel 7. Bestuur
Het bestuur kent de volgende functies:
a. voorzitter;
b. secretaris;
c. penningmeester;
d. algemeen bestuurslid met eigen portefeuille
e. algemeen bestuurslid met eigen portefeuille
Artikel 8. Benoeming en benoembaarheid
1. Het bestuur alsmede ten minste tien leden kunnen voor elk te benoemen bestuurslid een kandidaat stellen.
Een voordracht door tien of meer leden moet vóór de aanvang van de vergadering schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. De kandidaatstelling dient vergezeld te gaan van verklaring van de kandidaat, dat deze een eventuele benoeming zal aanvaarden.
Het bestuur kan besluiten een kandidaatstelling te aanvaarden waarbij de termijn van ten minste veertien dagen niet is aangehouden indien:
a. een kandidaat zich binnen deze periode terugtrekt;
b. er binnen de gestelde termijn nog geen kandidaat is aangemeld.
Reglementair aftredende bestuursleden worden geacht kandidaat te zijn tenzij zij ten minste vier weken vóór de algemene vergadering aan het bestuur mededelen, dat zij niet voor herbenoeming in aanmerking wensen te komen.
2. Xxxxxxx bestuursleden treden in functie op de dag volgend op die waarop de algemene vergadering is gehouden. Bij een tussentijdse benoeming treedt de benoemde in functie op de dag, volgend op die van zijn benoeming.
3. Afgetreden bestuursleden worden geacht te zijn afgetreden aan het eind van de dag waarop de algemene vergadering is gehouden.
Artikel 9. Bestuursvergaderingen
1. Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee andere bestuursleden dit nodig achten.
2. Het bestuur kan alleen rechtsgeldige besluiten nemen als meer dan de helft van de bestuursleden ter vergadering aanwezig is.
3. Alle besluiten worden genomen met meer dan de helft van de uitgebrachte geldige (elektronische) stemmen. Xxxxxx (elektronische) stemmen worden geacht ongeldig te zijn. Indien de (elektronische) stemmen staken is de stem van de voorzitter doorslaggevend.
4. Over alle voorstellen wordt afzonderlijk en mondeling (elektronisch) gestemd tenzij één van de bestuursleden xxxxxx xxxxx.
5. Het door de voorzitter uitgesproken oordeel dat een besluit is genomen, is beslissend. Dit geldt tevens voor de inhoud van het besluit voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. Indien onmiddellijk na het uitspreken van dit oordeel de juistheid daarvan wordt betwist, wordt zo nodig het te nemen besluit schriftelijk vastgelegd en vindt een nieuwe (elektronische) stemming plaats. Door deze (elektronische) stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke (elektronische) stemming.
Artikel 10. Dagelijks bestuur
1. Het bestuur kan uit haar midden een dagelijks bestuur aanwijzen waaraan het, onder haar verantwoordelijkheid, werkzaamheden kan overdragen.
Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter, de secretaris en de penningmeester.
2. Wordt er door een lid, wettelijk vertegenwoordiger van een lid, of iemand van buiten de vereniging contact opgenomen met het bestuur, dan dient het bestuur te reageren binnen de hieronder gestelde termijn:
a. Binnen 1 week een ontvangstbevestiging naar inzender met mededeling dat het in behandeling wordt genomen en binnen 2 weken een antwoord verwacht mag worden.
b. Binnen 2 weken na ontvangstbevestiging een antwoord aan de inzender wordt verstuurd.
c. Indien er geen antwoord is, wordt er een status update gestuurd naar de inzender met een geldende reden waarom er geen antwoord is.
De cyclus van status update per 2 weken blijft gelden totdat er een definitief antwoord gegeven kan worden op de vraag van de inzender.
Artikel 11. Voorzitter
De voorzitter heeft de leiding van de dagelijkse werkzaamheden van de vereniging. Hij leidt de algemene vergadering en de bestuursvergaderingen. Hij vertegenwoordigt de vereniging bij officiële gelegenheden. Hij beslist in bestuursvergaderingen bij staking van de (elektronische) stemmen.
Artikel 12. Secretaris
De secretaris is verantwoordelijk voor:
a. het houden van de notulen van de vergaderingen;
b. het voeren van de algemene correspondentie;
c. het in goed geordende staat houden van het archief;
d. de verzorging van het algemene ledenregister
e. het jaarlijks op de algemene vergadering schriftelijk verslag uitbrengen van het afgelopen jaar;
f. de verdere door het bestuur, na overleg met de secretaris, aan hem op te dragen werkzaamheden.
g. Hij wordt in zijn werk zo nodig bijgestaan door respectievelijk kan een deel van zijn taken overdragen aan derden zoals notulist, 2e secretaris, redactie en ledenadministratie.
Artikel 13. Penningmeester
De penningmeester beheert de gelden en bezittingen van de vereniging. Hij is verantwoordelijk voor:
a. en verplicht tot het op verantwoorde en zo rendabel mogelijke wijze bewaren van de aan hem afgedragen en/of toevertrouwde gelden van de vereniging;
b. het innen en het administreren van de contributies en de gelden van de donateurs;
c. de controle van deze inkomsten aan de hand van de uit de ledenregisters af te leiden verplichtingen van de leden;
d. het innen en administreren van de overige inkomsten;
e. het beheer van de kas waarbij de hoeveelheid contanten, behoudens goedkeuring per geval van het bestuur, een bedrag van € 2500,00 niet te boven mag gaan;
f. het tijdig verrichten van alle betalingen, de controle daarop en het administreren daarvan;
g. het opstellen en bijhouden van een lijst van alle bezittingen van de vereniging;
h. het beheer en de administratie van de door de vereniging ingestelde reserve- of andere fondsen;
i. het jaarlijks op de algemene vergadering verslag uitbrengen over de financiële positie van de vereniging, in het bijzonder over het afgelopen verenigingsjaar;
j. het opstellen van een begroting voor het komende jaar die, na goedkeuring door het bestuur, wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.
Hij is zelfstandig – zonder medewerking van een ander bestuurslid – bevoegd te beschikken
over bank- en girosaldi tot een bedrag van € 2500,00. In overige gevallen is toestemming van het bestuur benodigd.
Hij wordt in zijn werk zo nodig bijgestaan door respectievelijk kan een deel van zijn taken overdragen aan derden.
Artikel 14. Kascommissie
De kascommissie is belast met de controle van en het toezicht op het geldelijk beheer van de penningmeester en brengt hiervan schriftelijk verslag uit aan het bestuur.
Dit rapport wordt aan de algemene vergadering aangeboden en zal strekken tot het al of niet goedkeuren van het door de penningmeester gevoerde beleid en tot decharge van het bestuur.
Indien onregelmatigheden worden geconstateerd of vermoed wordt onmiddellijk verslag uitgebracht aan het bestuur.
Artikel 15. Continuïteitscommissie
1. Conform artikel 27 van de statuten worden door de algemene ledenvergadering de leden van de continuïteitscommissie benoemd.
2. De continuïteitscommissie is aangewezen tot het verrichten van bestuursdaden zodra het hele bestuur wegvalt. De continuïteitscommissie wordt voor wat deze bestuursdaden betreft van rechtswege met een bestuurder gelijkgesteld.
Artikel 16. Overige Commissies
Het bestuur en de algemene ledenvergadering zijn bevoegd permanente en tijdelijke commissies in te stellen en de leden van die commissies te benoemen, te schorsen en te ontslaan.
Een commissie bestaat uit clubleden en / of wettelijke vertegenwoordigers van de jeugdclubleden. Clubleden en/of wettelijk vertegenwoordigers van de jeugdclubleden dragen kandidaten voor de activiteitencommissie voor aan het bestuur. De leden van de commissie kiezen uit hun midden een voorzitter, indien niet aangesteld door hen die haar opdracht hebben gegeven.
Een commissie bestaat uit een oneven aantal leden en ontvangt haar taakomschrijving van hen, die haar opdracht hebben gegeven. In haar taakomschrijving wordt vastgelegd:
a. doel van de commissie;
b. wie de leden van de commissie benoemt;
c. wat hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn;
d. aan wie of wat de commissie verantwoording schuldig is en/of wordt gerapporteerd.
e. Duur van de commissie (indien sprake is van een tijdelijke commissie)
De commissie brengt schriftelijk verslag uit aan haar opdrachtgever op een door laatstgenoemde te bepalen wijze, met inachtneming van de richtlijnen die haar zijn verstrekt.
Artikel 17. Technische leiding
1. De vereniging kan één of meer technische leiders in vaste dienst nemen tegen nader met deze technische leiders overeen te komen arbeidsvoorwaarden.
2. Daarnaast kan de vereniging gebruik maken van diensten van zelfstandige technische leiders (volgens B-contract), als omschreven door de KNGU.
3. Van een technisch leider wordt verwacht dat deze de regels, als gesteld in de wet, de statuten, het huishoudelijk reglement, de besluiten van de algemene ledenvergadering en van het bestuur van de vereniging alsmede de statuten en het huishoudelijk reglement van de KNGU, in acht zal nemen.
4. Een technisch leider wordt geacht clublid te zijn zolang hij als technisch leider optreedt. Opzegging als technisch leider vindt schriftelijk plaats bij het bestuur uiterlijk drie maanden vóór aanvang van het kwartaal waarin de werkzaamheden als technisch leider worden beëindigd
5. De technisch leider is in ieder geval verantwoordelijk voor:
a. de dagelijkse gang van zaken binnen de lessen/TRAININGEN;
b. het zorgdragen voor vervanging bij verhindering ingeval van ziekte of anderszins;
c. voor een veilige sportomgeving en sportklimaat;
d. het openen en afsluiten van de oefenruimte.
e. Indien er tijdens oefeningen of wedstrijden sprake is van een ongeval, stelt de technisch leider het bestuur hiervan onmiddellijk op de hoogte.
Artikel 18. De sportgroep
1. De sportgroep is in opdracht van het bestuur werkzaam om het technische niveau van de oefeningen en trainingen zoveel mogelijk te verhogen. De sportgroep legt, via de voorzitter, verantwoording af aan het bestuur.
2. De sportgroep bestaat uit de technische leider en de hieraan gekoppelde functionarissen van de vereniging. De leden van de sportgroep kiezen uit hun midden een voorzitter.
3. De sportgroep heeft de volgende taken;
a. het bestuur gevraagd en ongevraagd advies geven over technische aangelegenheden die zich binnen de vereniging voordoen;
b. b. het onderling afstemmen van oefeningen, planning van activiteiten en de voorbereiding van wedstrijden.
Artikel 19. Algemene vergaderingen
1. Clubleden en ereleden hebben op de algemene vergadering het recht het woord te voeren.
Daarnaast kan de voorzitter het woord verlenen aan jeugdclubleden, de wettelijke vertegenwoordiger van een jeugdclublid, donateurs en derden.
2. De voorzitter kan, ter wille van de goede vergaderorde, de volgende maatregelen treffen:
a. een maximum aantal spreekronden per onderwerp bepalen;
b. de maximum spreektijd per spreker beperken;
c. een spreker het woord ontnemen indien deze zich niet beperkt tot het ter bespreking staande onderwerp of zich niet aan de ingestelde spreektijd houdt;
d. besluiten een ter vergadering ingediend voorstel te behandelen of aan te houden (zie lid 3.). De vergadering kan, indien de voorzitter tot aanhouden besluit en indien het voorstel betrekking heeft op in behandeling zijnde agendapunten, alsnog tot behandeling besluiten;
e. (elektronische) stemming bij acclamatie voor een (elektronische) stemming over personen voorstellen. Indien één van de aanwezige stemgerechtigden hiertegen bezwaar maakt volgt alsnog een schriftelijke/elektronische stemming.
3. Voorstellen, die ten minste vier weken voor de algemene vergadering schriftelijk ter kennis van het bestuur zijn gesteld, en door ten minste vijf stemgerechtigden worden ondersteund, worden op de agenda geplaatst.
Daarnaast hebben stemgerechtigden het recht staande de vergadering voorstellen in te dienen, mits ondersteund door ten minste vijf stemgerechtigde leden.
Artikel 20. Besluitvorming
1. Alle besluiten worden genomen met gewone meerderheid van de uitgebrachte geldige (elektronische) stemmen tenzij in de statuten anders is bepaald.
2. Indien voor enige (elektronische) stemming een stembureau noodzakelijk is, wordt dit, op voorstel van de voorzitter, door de vergadering benoemd. Het stembureau bestaat uit drie stemgerechtigde leden. Het stembureau beslist over de geldigheid van een (elektronische) stembiljet.
3. Bij een schriftelijke/elektronische stemming zijn ongeldig de biljetten die:
a. niet zijn ingevuld;
b. een persoon niet duidelijk aanwijzen;
c. meer bevatten dan hetgeen strekt tot duidelijke aanwijzing van de persoon, personen of zaken die zijn bedoeld;
d. ondertekend of op andere manier zijn gekenmerkt;
e. namen bevatten van personen die niet verkiesbaar zijn;
f. onleesbaar zijn.
4. (elektronische) Xxxxxxxx over zaken geschiedt bij hand opsteken. Bij staking van (elektronische) stemmen over zaken is het voorstel verworpen. Indien één van de stemgerechtigde leden de uitkomst van de (elektronische) stemming betwijfelt, wordt een stembureau benoemd en volgt mondelinge stemming op basis van de presentielijst.
5. Xxxxxxxx over personen geschiedt:
a. bij acclamatie op voorstel van de voorzitter of één van de stemgerechtigden, mits hiertegen geen bezwaar door één van de stemgerechtigden wordt aangetekend;
b. door middel van een schriftelijke/elektronische stemming.
6. Bij een (elektronische) stemming over personen wordt een kandidaat gekozen op basis van de volgende procedure. Benoemd wordt:
a. degene die bij de eerste stemming de volstrekte meerderheid (= meer dan 50% van het aantal uitgebrachte geldige (elektronische) stemmen) heeft behaald;
b. Indien a. geen uitsluitsel heeft gegeven, degene die bij een tweede vrije (elektronische) stemming de volstrekte meerderheid heeft behaald;
c. Indien bij (elektronische) stemming b. geen van de kandidaten een volstrekte meerderheid heeft verworven, volgt een derde (elektronische) stemming tussen de twee kandidaten, die bij (elektronische) stemming b. het hoogste aantal (elektronische) stemmen hebben behaald;
d. Indien bij de derde (elektronische) stemming de (elektronische) stemmen staken, beslist het lot, door het stembureau daartoe getrokken.
Artikel 21. Opleggen van straffen
Indien het bestuur termen aanwezig acht tot het opleggen van een straf wordt, alvorens de straf definitief op te leggen, de beschuldigde eenmalig in de gelegenheid gesteld zich mondeling in een bestuursvergadering te verweren.
Deze vergadering vindt plaats op een datum en tijdstip door het bestuur te bepalen, echter niet later dan vier weken nadat de beschuldiging ter kennis van de beschuldigde is gebracht.
Xxxxxxx van verhindering om dringende redenen van de beschuldigde kan het bestuur besluiten andermaal de gelegenheid tot verweer te bieden in een nieuwe vergadering, die binnen tien dagen na de eerste wordt belegd.
Het bestuur is gerechtigd uitspraak te doen, ongeacht de aanwezigheid van de beschuldigde. Dit recht van verweer is niet van toepassing op hen, die zijn tekortgeschoten in hun contributieverplichtingen.
Ingeval van schorsing blijft het lid geschorst hangende het verweer en een volgens de statuten ingesteld beroep.
Artikel 22. Verenigingsorgaan
Bij besluit van de algemene vergadering kan een verenigingsorgaan worden ingesteld, dat op geregelde tijden onder de leden wordt verspreid. Voor de redactie zal, indien nodig, door het bestuur een redacteur worden benoemd.
In het bedrag van de jaarcontributie kan een financiële bijdrage worden opgenomen ter bestrijding van de kosten van het vervaardigen en het verspreiden van het verenigingsorgaan.
Artikel 23. Afdelingen
De algemene vergadering stelt, op voorstel van het bestuur, de indeling in sportgroepen en de onderscheiden categorieën van leden vast. Indien de algemene vergadering besluit tot het oprichten van bijzondere afdelingen voor sporten anders dan omschreven in artikel 1 van dit reglement, dan zullen daarvoor afzonderlijke reglementen worden vastgesteld.
Artikel 24. Persoonsgegevens
1. Het bestuur houdt een leden-, vrijwilligers- en begunstigersadministratie bij, waarin de namen, contactgegevens en overige gegevens van alle leden, vrijwilligers en begunstigers zijn opgenomen.
2. De vereniging is verwerkingsverantwoordelijke voor de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens en verwerkt de gegevens met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving en het informatiebeveiligings- en privacy beleid van de vereniging.
3. Ieder lid en iedere vrijwilliger en begunstiger is verplicht een wijziging van zijn persoonsgegevens zo spoedig mogelijk aan het bestuur of de door het bestuur aangewezen functionaris door te geven.
4. De vereniging kan de persoonsgegevens met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving binnen verenigingsverband verstrekken in verband met verenigingsactiviteiten.
5. Verstrekking van persoonsgegevens aan derden kan uitsluitend:
a. na verkregen toestemming, of
b. indien de wet dit eist, of
c. ter uitvoering van een overeenkomst waarbij het lid, de vrijwilliger of de begunstiger partij is, of
d. wanneer de vereniging hiervoor een gerechtvaardigd belang heeft.
6. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking van persoonsgegevens of een bestaande wettelijke verplichting.
7. Actuele informatie over de verwerking van persoonsgegevens wordt door de vereniging d.m.v. een privacyverklaring gepubliceerd op de website van de vereniging.
Artikel 25. Onverenigbaarheden, belangenverstrengeling en tegenstrijdig belang
1. Binnen het bestuur mogen geen nauwe familie- of vergelijkbare relaties bestaan.
2. Het bestuur dient zich integer en transparant op te stellen en te waken voor verstrengelingen van belangen.
Het bestuur bevordert in dat verband een open cultuur van beraadslaging, besluitvorming en verantwoording.
3. Van tegenstrijdig belang is sprake wanneer een betrokkene te maken heeft met een zodanig onverenigbaar belang dat in redelijkheid kan worden betwijfeld of hij zich bij zijn handelen uitsluitend heeft of zal laten leiden door het belang van de vereniging. Bij de beantwoording van de vraag of hier sprake van is, moet met alle relevante omstandigheden van het concrete geval rekening worden gehouden.
4. Onder belangenverstrengeling wordt verstaan: een vermenging van het belang van de vereniging met het (persoonlijk) belang van de betreffende persoon of dat van personen waarmee zij een familie- of vergelijkbare relatie waardoor een zuiver en objectief besluiten of handelen in het belang van de vereniging niet langer is gewaarborgd.
5. Als het bestuur van oordeel is dat sprake is van een structureel tegenstrijdig belang en/of verstrengeling van belangen die van materiële betekenis zijn voor de vereniging, is het betreffende bestuurslid gehouden af te treden.
6. Indien het bestuur concludeert dat een bestuurslid een met de vereniging incidenteel tegenstrijdig belang heeft of sprake is van een voor de vereniging ongewenste (schijn van) verstrengeling van belangen anderszins, geldt in aanvulling op het bepaalde in artikel 14 lid 8 van de statuten het navolgende:
a. alle eventuele rechtshandelingen waarbij sprake is van een tegenstrijdig belang of ongewenste (schijn van) verstrengeling van belangen, worden tegen op de markt gebruikelijke condities overeengekomen;
b. in het bestuursverslag (jaarverslag) wordt over deze rechtshandelingen verantwoording afgelegd.
Artikel 26. Geheimhoudingsplicht, integriteit en beëindiging lidmaatschap bestuur en commissies
1. De leden van het bestuur en commissies zullen alle informatie en documentatie die zij in het kader van de uitoefening van hun functie krijgen en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen, als strikt vertrouwelijk behandelen, ook na hun aftreden.
2. Voor functies die een bijzondere vertrouwelijkheid kennen en/of waarvoor integriteit en omgangsvormen een belangrijk onderdeel van de functie zijn, zal de vereniging een Verklaring Omtrent Gedrag als eis stellen. Het bestuur kan voorts een gedragscode vaststellen.
3. Bij beëindiging van het lidmaatschap van het bestuur of een commissie is de betreffende persoon verplicht alle in zijn bezit zijnde stukken, bescheiden en andere informatiedragers met betrekking tot zijn functie onverwijld over te dragen aan het bestuur of indien het digitale bestanden betreft te verwijderen van of uit zijn/haar computer(s), gegevensdrager(s) en/of emailaccount(s).
Artikel 27. Aansprakelijkheid en verzekeringen
1. Ieder lid is aansprakelijk voor de door hem aan de eigendommen van de vereniging aangerichte schade. Elke geconstateerde schade wordt geacht veroorzaakt te zijn door hem of hen die de betreffende zaak het laatst heeft of hebben gebruikt, indien en voor zover het tegendeel niet door de betrokkene(n) wordt aangetoond. Leden zijn gehouden een particuliere aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
2. De vereniging sluit een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af ter dekking van het risico van de aansprakelijkheid van de vereniging en van de leden tijdens de uitvoering van verenigingsactiviteiten tegenover derden.
3. Leden die voor de verenging zorgdragen voor het vervoer van andere leden naar uitwedstrijden of activiteiten van de vereniging buiten de eigen accommodatie, dragen zorg voor een aanvullende schade-inzittenden verzekering.
4. Voor de kosten die gepaard gaan met de afdoening van strafzaken e.d. door de KNGU kunnen de leden niet aansprakelijk worden gesteld.
Artikel 28. Kostenvergoedingen
1. Het bestuur is bevoegd om bestuursleden, commissieleden en/of overige vrijwilligers een vrijwilligersvergoeding toe te kennen tot ten hoogste het maximale belastingvrije bedrag zoals door de belastingdienst is bepaald (2023: € 1.900,-/jaar)
2. Het bestuur is bevoegd om aan de leden die in wedstrijden uitkomen of aan trainingen deelnemen de noodzakelijk gemaakte kosten van vervoer en verblijf te vergoeden, zulks volgens jaarlijks door de KNGU vast te stellen normen en voorwaarden.
Artikel 29. Wijziging van het huishoudelijk reglement
Dit reglement kan alleen worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering, genomen met een meerderheid van ten minste twee derde van de uitgebrachte geldige (elektronische) stemmen.
Een voorstel tot wijziging van dit reglement moet ten minste drie weken voor de datum van de algemene vergadering op de gebruikelijke wijze aan de leden zijn bekendgemaakt.
Dit reglement en/of wijzigingen treden in werking met ingang van de dag, volgend op die waarin de algemene vergadering het besluit daartoe heeft genomen.
Aldus vastgesteld in de algemene vergadering van .........................
Het bestuur:
......................................, voorzitter
......................................, secretaris
......................................, penningmeester