Samenwerken in de wijk
Samenwerken in de wijk
Handleiding, versie 3.0
Inhoudsopgave
2.3 Samenwerkingsovereenkomst 7
2.8 Intercollegiale spiegelbezoeken 8
4. Organisatie van een wijkteam 9
Bijlage 1 samenvatting Samenwerken in de wijk 13
Bijlage 2 Afspraken gemaakt met Zilveren Kruis 15
Aanpassingen Handleiding voorjaar 2020
Sinds 1 januari 2019 is gestart met Samenwerken in de wijk in de Medrie regio’s. Op basis van de ervaringen opgedaan in dit jaar, heeft een gesprek met Zilveren Kruis plaatsgevonden. Naar aanleiding van dit gesprek is een aantal aanvullingen/aanpassingen doorgevoerd. In de handleiding zijn deze aanvullingen/aanpassingen verwerkt:
H1. Inleiding: uitgebreider beschreven H2. Voorwaarden wijkplan: verduidelijkt
H4. Organisatie wijkteam: beschrijving van het wijkteam verduidelijkt H5. Financiën: opbouw O&I-tarief aangepast en uitbetaling verduidelijkt
Aanpassingen Handleiding januari 2021
Naar aanleiding van evaluatieve gesprekken in 2020 met voormalig GEZ en OWZ praktijken en Zilveren Kruis is besloten een aantal maatwerkafspraken te maken. U vindt deze afspraken onder bijlage 2.
Onder 2.4 is de tekst t.a.v. te volgen scholing verduidelijkt.
1. Inleiding
Organisatie- en Infrastructuur (O&I)-gelden zijn bedoeld voor de organisatie van samenwerken in de wijk/feitelijke samenwerking, dus het vormen van een netwerk of het opzetten van een wijkgerichte aanpak voor problemen/projecten. Zorginzet kan eventueel gefinancierd worden vanuit O&I gelden wanneer dit:
- niet onder een bestaande betaaltitel weggezet kan worden (S1, S2, S3 en S4 gelden, GLI- gelden);
- niet-structurele zorg betreft (er is een begin- en einddatum aan te verbinden, denk aan het opzetten van een MDO).
Wanneer niet-structurele zorg overgaat in structurele zorg (omdat dit effectief is gebleken in de praktijk) zal de reguliere werkwijze voor contractering worden gevolgd. Als het een innovatie op een pilot betreft, kan het project ingediend worden bij de Regiotafel waarna op die manier financieringsgelden kunnen worden verkregen.
Zorgverleners kunnen verschillende redenen hebben om te gaan samenwerken in de wijk. Het doel is in de regel wel hetzelfde: mensen zolang mogelijk hun eigen regie laten voeren en hun zelfredzaamheid laten behouden of/en, waar mogelijk, te vergroten.
Door samen te werken in een netwerk kan iedereen doen waar hij/zij goed in is. Dat betekent dat de huisarts zich kan richten op de medisch generalistische behandeling. Zie ook de NHG praktijkhandleiding: samenwerken aan gezondheid in de wijk.
Uitgangspunten
Medrie is verantwoordelijk voor de inkoop van ‘Samenwerken in de wijk’ bij zorgverzekeraars en de
contractering van huisartsen en samenwerkende partners.
De volgende uitgangspunten liggen ten grondslag aan het project ‘Samenwerken in de wijk’:
• Maatwerk: op wijkniveau wordt samen met de samenwerkingspartners bepaald welke projecten nodig zijn.
• Resultaatgerichtheid: de wijkorganisatie levert aantoonbaar effectieve projecten.
• Flexibiliteit: iedere wijk bepaalt zelf welke projecten ze starten en afronden, welke partners meedoen, etc.
• Verantwoordelijkheden: liggen zo laag mogelijk in de wijk (bij de praktijken).
• Administratieve lasten: voor de praktijken in de wijk, partners en Medrie blijven zo beperkt mogelijk.
• Leren en innoveren: is ingebouwd in het proces voor de praktijken in de wijk.
• Verantwoording: is duidelijk aan de voorkant, acceptabel en uitvoerbaar.
In deze handleiding leest u hoe u een wijkteam kunt starten en aan welke voorwaarden u dient te voldoen om in aanmerking te komen voor het contracteren van de module Samenwerken in de wijk.
2. Voorwaarden
Heeft u al een samenwerkingsverband en wilt u deze verder ontwikkelen? Of wilt u starten met een wijkteam? Dan dient u aan de volgende voorwaarden te voldoen als u de module ‘Samenwerken in de wijk’ wilt contracteren. Deze voorwaarden hebben we in dit hoofdstuk verder uitgewerkt.
Voorwaarden voor het starten van een wijkteam
1. Een wijkscan
2. Een wijkplan
3. Samenwerkingsovereenkomst praktijkteam, wijkteam, overige zorgverleners
4. Scholing
5. Tussentijdse evaluaties
6. Verantwoording
7. Jaarlijks reflectieverslag
8. Deelname aan intercollegiale spiegelbezoeken
Vanuit het uitgangspunt ‘data, dialoog, doen’ begint u met het maken van een wijkscan om de problematiek in de wijk of het gebied in kaart te brengen. Deze scan is gebaseerd op populatiegegevens en relevante (para)medische data (HIS-gegevens en interviews met diverse stakeholders) van de diverse zorgaanbieders.
Problemen die professionals in de dagelijkse praktijk signaleren zijn een belangrijke factor om met elkaar de relevante data vast te stellen. De wijkscan kan met ondersteuning van Proscoop, de GGD en CMO Flevoland worden uitgevoerd.
Meer informatie hierover: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/00xxxx0x/xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxxxx_xxxxxxxx.xxx
Op basis van de uitkomsten van de wijkscan en de beoogde doelen stelt het wijkteam een gezamenlijk wijkplan op. Hierin is opgenomen:
- Een korte beschrijving en typering van de wijk, met de gesignaleerde problemen, met verwijzing naar de onderliggende data.
- Welke problemen worden opgelost, hoe groot is het probleem, wat zijn de ambities en de beoogde resultaten, etc.
- De beoogde doelen, zoveel mogelijk SMART geformuleerd en meetbaar.
- De werkwijze van het praktijk-wijkteam, met taken, verantwoordelijkheden, overlegstructuur en beslissingsbevoegdheden van alle betrokken partijen.
- Begroting en tijdsinvestering (personeel en middelen).
- Projecten/pilots die extra financiering vragen met betrekking tot infrastructuur, bijvoorbeeld pilots eHealth, onderbouwd met financiële cijfers.
- De wijze waarop het wijkteam uitkomsten en werkwijze regelmatig meet en evalueert. De uitkomsten en werkwijzen zoals deze genoemd zijn in het zorgprogramma ouderen en GGZ liggen hieraan ten grondslag.
Wijkplannen hebben een begin- en een einddatum. Bij voorkeur is de looptijd niet langer dan één jaar en wordt het wijkplan na evaluatie herzien.
Zie de website van Medrie, xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxx, voor een format wijkplan, begroting en SMART doelstellingen.
De samenwerking met de verschillende disciplines in de wijk vraagt een goede communicatie en
afstemming. In het begin vraagt dit extra inspanning van alle betrokkenen om elkaars ‘taal te
spreken’, vooral in situaties waarbij zorg en welzijn nog niet vaker samengewerkt hebben. Van beide partijen vraagt dit ‘anders kijken en denken’. Uit de praktijk blijkt dat het opzetten van een projectstructuur met project- en werkgroepen, en een coördinator, goed werkt voor het operationaliseren van de wijkplannen. De coördinator kan een praktijkmanager, praktijkverpleegkundige, POH of doktersassistent, eventueel met regionale ondersteuning zijn. Het investeren in de relatie is een belangrijke succesfactor voor het slagen van een succesvolle wijksamenwerking. Het praktijkteam sluit met Medrie een ‘samenwerkingsovereenkomst praktijkteam’ af. Naast de focus op dialoog en communicatie is het ook van belang dat met de betrokken zorg- en welzijnswerkers een ‘samenwerkingsovereenkomst wijkteam’ wordt aangegaan, waarin alle betrokkenen zich committeren aan het gezamenlijk opgestelde plan. Zorgverleners met declaratierecht ontvangen daarnaast vanuit Medrie een ‘samenwerkingsovereenkomst overige zorgverleners’ om op basis daarvan te kunnen declareren bij Medrie.
Meer informatie over de samenwerkingsovereenkomsten (praktijkteam; wijkteam; overige zorgverleners met declaratierecht) vindt u op connect: xxxxx://xxxxxxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/00- samenwerken-in-de-wijk/welcome
Alle functionarissen uit het praktijkteam kunnen tenminste één keer per jaar meedoen aan een gezamenlijke scholing of andere leer- en kennis(start)bijeenkomsten of symposia met betrekking tot ‘Samenwerken in de wijk’, welke door Medrie worden georganiseerd. Relevante scholingen voor Samenwerken in de wijk zijn bijvoorbeeld scholingen op het gebied van ouderenzorg, GGZ, JZOJP, leefstijl, inspiratie-/startbijeenkomsten en (scholings-)bijeenkomsten met de wijk.
Andere wensen op scholingsgebied kunnen worden gefinancierd uit de samenwerken in de wijk huisartsgelden.
In het wijkplan is vastgelegd hoe de voortgang van de afspraken en de beoogde tussentijdse resultaten worden geëvalueerd. De coördinator praktijkteam stuurt minimaal eenmaal per kwartaal het declaratieformulier voor wat betreft de inzet van zorgverleners met declaratierecht.
Een format voor het declaratieformulier vindt u op: xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxx
Zilveren Kruis vraagt de declaraties per kwartaal op basis van het totaal aantal ingeschreven-op- naam verzekerden (ION). Om het totaal aantal verzekerden te kunnen aanleveren bij de zorgverzekeraar, zal Medrie ieder kwartaal hiervoor een beroep op u doen.
In het jaarlijkse reflectieverslag (zie: xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxx) reflecteert u op de gezamenlijke doelstellingen, welke doelen zijn gerealiseerd en welke worden bijgesteld. Daarnaast reflecteert u als gezamenlijk wijkteam op de formatieve inzet en kwaliteit van samenwerking. Hoe wordt de samenwerking ervaren door de medewerkers? Hoe wordt omgegaan met verschillende visies, is er ruimte voor leren en ontwikkelen van en met elkaar? Wat merken patiënten hiervan, hoe is hun ervaring?
2.8 Intercollegiale spiegelbezoeken
Het doel van de intercollegiale spiegelbezoeken is te leren van elkaar en innovaties te versnellen en te verbreden. Dit zal (optioneel) eenmaal per drie jaar plaatsvinden. U gaat met elkaar in gesprek op basis van ‘appreciative inquiry’ op zoek naar goede praktijkvoorbeelden die mogelijk gedeeld kunnen worden.
3. Aanmelden
U kunt via het regiosecretariaat kenbaar maken dat u geïnteresseerd bent om mee te doen. Vervolgens wordt er een afspraak met Medrie ingepland. Samen kijkt u naar de ambities, met welke praktijken u wilt samenwerken, voor welk gebied en met welke samenwerkende (wijk)partners. Met de deelnemende praktijken bepaalt u zelf het werkgebied en de grootte van de wijk.
Na dit intakegesprek kunt u samen met de geïnteresseerde praktijken een aanvraag indienen met het overzicht samenwerkende partners door het ingevulde aanmeldformulier aan Medrie te mailen. Het regiomanagement bepaalt de volgorde van starten op basis van de fase waarin het wijkteam zich bevindt. Welke bevorderende en belemmerende factoren spelen een rol? Is het haalbaar om binnen drie maanden een wijkscan, overeenkomst samenwerkende partners en een concept wijkplan aan te leveren?
Zodra een akkoord is afgegeven en de contracten zijn getekend, start ook de bekostiging van het wijkteam. Worden de wijkscan, de overeenkomst samenwerkende partners en het concept wijkplan niet binnen drie maanden aangeleverd, dan eindigt de overeenkomst en bekostiging automatisch.
4. Organisatie van een wijkteam
Een wijkteam bestaat uit:
• Praktijkteam van één of meerdere huisartsenpraktijken; en
• Overige disciplines in de wijk.
In veel wijken bestaat al een sociaal wijkteam waarbij mogelijk aangesloten kan worden.
Afhankelijk van de gesignaleerde zorg- of behandelvraag in de wijk wordt met de betreffende zorgverleners in de wijk samengewerkt. De wijkverpleegkundige en de Welzijnswerker fungeren samen met het praktijkteam vaak als spil in het wijkteam.
Een wijkteam kan zich projectmatig organiseren, met stuurgroep/projectgroep/werkgroepen. Dit is
o.a. afhankelijk van grootte, hoe zijn andere partners georganiseerd in de wijk, etc. Het is nadrukkelijk niet de bedoeling dat hier juridische entiteiten voor worden opgericht.
5. Financiën
Voor ieder wijkteam is € 4,- per ION op jaarbasis beschikbaar.
Hiervan is € 3,- per ION beschikbaar voor het praktijkteam. De samenstelling van het praktijkteam wordt door de betreffende huisartsenpraktijk bepaald. De deelnemende huisartsenpraktijken worden eenmaal per kwartaal uitbetaald volgens de verdeling zoals zij deze hebben aangegeven op het aanmeldformulier. Deze gelden zijn bedoeld voor inzet uren praktijkteam, huur ruimte, catering, vergoeding sprekers etc.).
Voorbeeld 1: Stel een praktijkteam heeft 7000 ION, dan ontvangt het praktijkteam € 3,- * 7000 ION op jaarbasis, oftewel €21.000,-.
Voorbeeld 2: Stel een praktijkteam heeft 16.000 ION, dan ontvangt het praktijkteam € 3,- * 16.000
ION op jaarbasis, oftewel €48.000,-.
De overige € 1,- per ION is beschikbaar voor zorgverleners van het wijkteam mét declaratierecht (bijvoorbeeld diëtist, fysiotherapeut, ergotherapeut, verloskundige, eerstelijns psycholoog/psychiater en specialist ouderengeneeskunde). Zij declareren op basis van overleg/activiteit volgens de volgende tarievenindeling:
Specialist ouderengeneeskunde | € 75,00 |
Verloskundige | € 75,00 |
Eerstelijns psycholoog/psychiater | € 75,00 |
Diëtist | € 50,00 |
Fysiotherapeut | € 50,00 |
Ergotherapeut | € 50,00 |
NB. Afwijking van de tarieven kan niet binnen deze beschikbare € 1,- per ION voor wijkpartners mét declaratierecht. Het praktijkteam kan wel besluiten dit uit de praktijkteamgelden te financieren. De tarieven zijn namelijk nauwgezet bepaald door Medrie (in samenwerking met voormalig GEZ/OWZ praktijken) en Zilveren Kruis.
In de eerste drie maanden (de contractueel vastgelegde termijn waarin normaliter de wijkscan, het wijkplan en de samenwerkingsovereenkomsten gerealiseerd dienen te zijn, zie artikel 8, lid 1 van de “Samenwerkingsovereenkomst praktijkteam”) kan een structurele bijdrage van een wijkpartner mét declaratierecht, naast de structurele vergoeding van het praktijkteam, ook vergoed worden, indien
goed bijgehouden wordt wie/waarom/wanneer (middels de declaratieformulieren). Xxxxxxxx is achteraf (na afloop van de eerste drie maanden).
De overige deelnemers in het wijkteam hebben al andere bronnen van financiering:
1. Zelf al gecontracteerd (b.v. wijkverpleging)
Partijen die onder deze regeling vallen en hieronder opgesomd, kunnen niet vanuit O&I gelden gefinancierd worden binnen Samenwerken in de wijk. Dit gaat om de volgende partijen:
a) Wijkverpleging/thuiszorg (de wijkverpleegkundige werkt in een wijkteam, participatie in
wijkteams zit in hun eigen financiering);
b) Gemeente/sociaal domein/maatschappelijk werk (financiering van deze groepen ligt bij de gemeente); en
c) Buurtbewoner (buurtbewoners kunnen vrijwillig deelnemen aan het wijkteam, buurtbewoners worden niet betaald vanuit zorggeld).
2. Verdisconteert in het tarief (b.v. apotheek)
3. Kunnen zelfstandig financiering aanvragen (b.v. sportcoaches gemeente)
Wat betreft partijen die onder de tweede en derde regeling vallen, wordt geadviseerd deze niet uit de O&I gelden voor wijkpartners mét declaratierecht (€1,- per ION) te betalen. Echter, hierbij ligt het besluit in de huisartsenpraktijken. De vergoeding á €1,- per ION wordt echter niet hoger naarmate meer partijen daaruit betaald worden en bovenstaande tarieven blijven de gehanteerde standaard. Het kan gaan om de volgende partijen:
- Apotheek (ze krijgen een tarief voor de dienst die ze leveren en daar doen ze in principe alles
van, dus ook Samenwerken in de wijk); en
- Sportcoaches (commerciële partijen als sportcoaches verdienen de inzet voor Samenwerken in de wijk uiteindelijk weer terug en kunnen zelfstandig subsidie aanvragen bij de gemeente voor dit soort projecten).
Voor de uitbetaling van wijkpartners met declaratierecht dient minimaal een kwartaaloverzicht te worden verstrekt door de praktijk aan Medrie door middel van een declaratieformulier (waarop ingezette uren van het wijkteam, en eventueel van het praktijkteam, worden bijgehouden). De gevraagde documenten worden verkregen via de coördinator van het praktijkteam.
6. Kwaliteitskaders
Het kwaliteitskader van ‘samenwerken in de zorg’ bestaat uit de volgende uitgangspunten:
• De activiteiten van het netwerk dragen bij aan de triple aim doelstellingen: patiënttevredenheid, goede kwaliteit van zorg, zorg voor de professional en kostenbewust.
• Het toetsingskader van de IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) met betrekking tot
samenwerken in netwerken’ wordt toegepast. Dit richt zich op zorgnetwerken rond thuiswonende cliënten met meervoudige zorgbehoeften, die erop moeten kunnen rekenen dat zij goede zorg vanuit een zorgnetwerk ontvangen. De hoofdthema’s zijn:
- Cliënt centraal - staat de behoefte van de cliënt centraal in het zorgnetwerk?
- Mantelzorg - werken de zorg- en hulpverleners samen met de mantelzorg?
- Integrale zorg - werken de zorg- en hulpverleners samen in het zorgnetwerk?
- Veiligheid - is zorg vanuit het zorgnetwerk veilig?
• Zorgprogramma’s voor de GGZ zorg, kwetsbare ouderen en leefstijl worden ontwikkeld door de kwaliteitsteams zodat dit een coherent geheel vormt met de regionale programma’s. Deze zorgprogramma’s zijn voortdurend in ontwikkeling en o.a. afhankelijk van landelijke ontwikkelingen, branche normen, indicatoren, etc. Zie hiervoor de Handreiking verantwoordelijkheidsverdeling bij samenwerken in de zorg van de KNMG en de bijbehorende checklist.
• De volgende principes uit ‘Kwaliteit is wat we samen goede zorg vinden’ volgens Xxx Xxxxxx zijn terug te vinden in een wijkgerichte aanpak:
Patient
tevredenheid
Triple aim
Uitkomsten
o Gedeelde waarden zijn expliciet gemaakt.
o Er is ruimte voor het bespreken van morele dilemma’s. Hoe wordt er omgegaan met verschillende visies hierin?
o Er is een visie op een lerende cultuur en hoe men dit wil realiseren.
o Er worden diverse kennisbronnen gehanteerd: wetenschap, big data, maar ook verhalen van collegae, patiënten, levensverhalen, etc.
o Diverse personen en stakeholders zijn betrokken in de kwaliteitsdialoog:
zorgverleners, bewoners, scholen, werk, financiers, etc.
Meer informatie zie xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx0xx/xxxxxxxxxxx_xxx_xxxxxxxxx_xxxxxx.xxx
Bijlage 1 samenvatting Samenwerken in de wijk
Tip: Voordat u start, kan het leerzaam en zinvol zijn om een praktijk die al gestart is met het Samenwerken in de wijk een bezoek te brengen om informatie uit te wisselen.
Volgor de | Activiteit | Termijn | Opmerkingen |
1. | Aanmeldformulier ingevuld mailen | Na het intakegesprek en zodra duidelijk is wie de beoogde samenwerkingspartners zijn | Dit formulier wordt per mail door Medrie verstuurd of kan men zelf downloaden vanaf website of Connect |
2. | Samenwerkingssoveree nkomst praktijk getekend in retourenvelop terugsturen | Binnen 1 maand na ontvangst | Deze overeenkomst wordt door Medrie per post verstuurd |
3. | Aanleveren gegevens voor wijkscan aan Proscoop: - HIS data - Vektis praktijkspiegel - Naam en telefoon- nummer stakeholders - Postcodes betreffende wijk(en) | In eerste 3 maanden na start | Afstemming hierover vindt plaats tussen praktijk en Proscoop |
4. | Organiseren wijkbijeenkomst (i.o.m. Proscoop) | In eerste 3 maanden na start | Voorbeeld uitnodigingen beschikbaar via Proscoop |
5. | Wijkplan schrijven incl. begroting wat betreft tijd en budget | In eerste 3 maanden na start | Formats zijn te vinden op de website of |
6. | Getekende samenwerkings- overeenkomst wijkteam | 1 maand na goedkeuring wijkplan | De samenwerkingsovereenkomst wijkteam (al deels ingevuld) wordt |
mailen | per mail door Medrie verstuurd aan het praktijkteam. Medrie verstuurt een samenwerkingsovereenkomst naar zorgverleners met declaratierecht | ||
7. | Kwartaaloverzicht mailen naar Medrie, bestaande uit declaratieformulier (waarop ingezette uren, van het wijkteam en evt. het praktijkteam, worden bijgehouden) Facturen wijkpartners met declaratierecht versturen | Elk kwartaal | Wijkpartners mogen ook zelf hun factuur bij Medrie indienen. |
8. | Reflectieverslag invullen binnen het wijkteam, optioneel opsturen naar Medrie | Jaarlijks | Een format hiervoor vindt u op de website |
Uitbetaling volgt 1 maand na kwartaalafsluiting.
Bijlage 2 Afspraken gemaakt met Zilveren Kruis
Met ingang van 2021
Door de historie en reeds bestaande structuren is besloten dat voor voormalig GEZ/OWZ praktijken de onderstaande twee aanpassingen mogelijk zijn:
1. Voormalig GEZ/OWZ praktijken ontvangen de volledige €4,00 waarbij men de gehele
verantwoordelijkheid van het administratief afhandelen met “onderaannemers” op zich neemt. Dus contractbeheer en presentielijsten niet meer via Medrie. Met daarbij vrijheid voor wat betreft ureninzet en welke disciplines worden betaald tegen welk tarief.
✓ Vervangt declaratielijsten en contracten tussen partijen en Medrie die mogen declareren.
2. Jaarlijks bespreken tijdens evaluatief gesprek tussen Medrie en de voormalig OWZ/GEZ praktijken van de, reeds in bestaande structuur ingebouwde, jaar- en financiële verslagen.
✓ Vervangt wijkplan en evaluatie.
Hierbij wordt er dus vanuit gegaan dat deze praktijken zelf de contracten en uitbetaling met wijkpartners regelen, waarbij gelet wordt op dubbelfinanciering. Tevens wordt er vanuit gegaan dat er reeds een bestaande werkwijze is waarbij jaar- en financiële verslagen beschikbaar zijn waaruit de verantwoording voor de O&I gelden blijkt.
Met ingang van 2022
3. Er is vastgesteld dat niet alle beschikbare gelden voor samenwerken in de wijk van Zilveren Kruis worden benut. In 2021 wordt onderzocht op welke manier per 2022 eventuele
‘overgebleven’ O&I gelden kunnen worden ingezet door praktijken die meedoen met samenwerken in de wijk. Daartoe zal een plan met criteria en randvoorwaarden worden gemaakt door voormalig GEZ/OWZ praktijken in afstemming met Medrie en Zilveren Kruis.