Verbindingenstructuur
Verbindingenstructuur
Stichting Wooncompagnie
27 JUNI 2022
Inhoudsopgave
Inhoudsopgave 2
1 Inleiding 5
1.1 Achtergrond 5
1.2 Definitie van verbindingen 5
1.3 Doel van het verbindingenstatuut 6
1.4 Positionering van het verbindingenstatuut 7
1.5 Vaststelling van het statuut 7
1.6 Versiebeheer 8
2 Aanleiding verbindingen 9
2.1 Inleiding 9
2.2 Risicobeheersing 9
2.3 Fiscaal 10
2.4 Samenwerking 10
2.5 Keuze van een verbinding 10
3 Verbindingen van Wooncompagnie 12
3.1 Soorten verbindingen 12
3.2 Verbindingenstructuur Wooncompagnie 13
4 Planning en control 14
4.1 Planning en control bij Wooncompagnie 14
4.2 Risicoprofiel en classificatie verbindingen 15
4.3 Dochtermaatschappij 15
4.4 Joint venture en minderheidsdeelnemingen 16
5 Uitgangspunten bij verbindingen 17
5.1 Inleiding 17
5.2 Aangaan van verbindingen 17
5.3 Procuratie en mandatering 18
5.4 Financieel beleid 18
5.5 Soliditeit samenwerkingspartners 18
5.6 Toetsingskader verbindingen 18
5.7 Besturingsfilosofie – concernstructuur 20
5.8 Bestuursreglement Wooncompagnie 20
5.9 Xxxxxxxxxxxxxxx 00
5.10 Integriteit 21
5.11 Externe accountant 21
5.12 Vervreemden van aandelen 21
5.13 Het ontbinden van verbindingen 22
6 Governance & toezichtstructuur (verhouding RvC – bestuur) 23
6.1 Rol RvC 23
6.2 Rol Audit commissie 24
6.3 Governancestructuur 24
6.4 Besluiten 25
6.5 Jaarlijkse evaluatie verbinding 25
6.6 Instrumenten RvC 25
7 Organisatorische randvoorwaarden 27
7.1 Dossiervorming 27
7.2 Naleving verbindingenstatuut 28
Bijlage 1 Verbindingenstructuur Stichting Wooncompagnie 29
Bijlage 2 Toetsingskader verbindingen 30
Bijlage 3 Beslisschema aangaan verbinding 32
Bijlage 4 Checklist: Oprichten van een verbinding 33
1 Inleiding
1.1 Achtergrond
Stichting Wooncompagnie (hierna: Wooncompagnie) staat gezien haar doelstellingen midden in de samenleving en gaat ter uitvoering van haar taken zakelijke relaties aan met derden ten behoeve van het uitvoeren van bestaande taken (bijvoorbeeld bouwen van nieuwe woningen).
Samenwerking met anderen kan zijn vormgegeven op basis van een overeenkomst. Soms is sprake van het hanteren van diverse rechtsvormen en/of samenwerkingsvormen. In alle gevallen is er sprake van keuzevrijheid bij de inrichting. Bij bijvoorbeeld bij projectontwikkeling kan sprake zijn van een VOF of van een BV structuur of van turnkey afname van onroerend goed. De keuze voor de ene of andere constructie wordt ingegeven door de verschillende belangen van de deelnemende partijen.
Per 1 januari 2022 is de gewijzigde Woningwet van kracht. De regels die gelden voor Wooncompagnie gelden ook voor haar verbindingen. Deze zijn verwerkt in dit verbindingenstatuut.
Onverlet de gekozen constructie is het van belang dat de stakeholders van de corporatie weten wat Wooncompagnie doet, waarom, met welk doel en welke voortgang wordt gemaakt. Het is dan ook van belang dat de verantwoording enerzijds aan de extern toezichthouder en de diverse stakeholders, zoals Autoriteit Woningcorporaties, WSW en de lokale overheid, en anderzijds intern aan het bestuur en de Raad van Commissarissen (hierna RvC), adequaat en transparant is geregeld.
Om dit te waarborgen is het verbindingenstatuut opgesteld.
1.2 Definitie van verbindingen
Bij woningcorporaties wordt veelvuldig het begrip verbinding gebruikt. In de Woningwet staat in artikel 1 de definitie die gehanteerd wordt:
Een dochtermaatschappij, waaronder ook begrepen mogelijke kleindochters, als bedoeld in art. 24a van het boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (hierna BW).
Een verbonden onderneming: rechtspersoon, niet zijnde een vereniging van eigenaars als bedoeld in afdeling 2 van titel 9 van Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek , of vennootschap::
o die een dochtermaatschappij is;
o waarin een toegelaten instelling deelneemt in de zin van artikel 24c van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek;
o waarmee StichtingWooncompagnie een duurzame band heeft, waaronder mede wordt begrepen het hebben van stemrechten in de algemene vergadering van die rechtspersoon.
Een samenwerkingsvennootschap: vennootschap onder firma of commanditaire vennootschap, door een toegelaten instelling overeenkomstig bij algemene maatregel van bestuur daaromtrent gegeven voorschriften aangegaan met een of meer andere toegelaten instellingen die alle in dezelfde gemeenten als die toegelaten instelling feitelijk werkzaam zijn. Indien de samenwerkingsvennootschap feitelijk in een andere gemeente werkzaam is dan Wooncompagnie dan wordt aan de Minister een verzoek tot goedkeuring ingediend, conform artikel 21 lid 5 Woningwet.
1.3 Doel van het verbindingenstatuut
Het verbindingenstatuut geldt als een beleidsdocument als het gaat om het nemen van beslissingen op het gebied van aangaan en verbreken van relaties met andere rechtspersonen en vennootschappen. Het verbindingenstatuut streeft daarbij het volgende na:
het bieden van een informatief en uniform kader voor besluitvoorbereiders;
het bieden van een afwegingskader aan beslissers;
het verschaffen van inzicht en verantwoording aan de RvC;
het kunnen dienen als verantwoording en bieden van inzicht aan alle stakeholders (waaronder de Autoriteit Woningcorporaties (extern toezichthouder), WSW, samenwerkingspartners, de accountant, enz.).
1.4 Positionering van het verbindingenstatuut
Het verbindingenstatuut wordt nadrukkelijk als een toetsingskader gepositioneerd. Dat betekent dat besluiten rond het aangaan van nieuwe verbindingen of het aanpassen van de relatie met bestaande verbindingen aan dit toetsingskader worden getoetst.
Deze statuten zijn een praktische uitwerking van hetgeen staat beschreven in het reglement financieel beleid en beheer. Dit is een overkoepelend document waarin de hoofduitgangspunten staan met betrekking tot het financieel beleid en beheer.
Naast het verbindingenstatuut maken het treasurystatuut en het investeringsstatuut onderdeel uit van het regelement financieel beleid en beheer. Deze documenten vormen de basis voor de interne procedures, waarin de noodzakelijke checks and balances zijn opgenomen om te borgen dat de juiste afwegingen gemaakt worden ten behoeve van een juiste besluitvorming.
Benadrukt wordt echter dat de vele aspecten van het onderwerp verbindingen niet zijn te vangen in een allesomvattend regelend kader. Afwijkingen ten opzichte van het toetsingskader zijn mogelijk, maar vereisen in het besluitvormende proces altijd een aanvullende motivering.
In dit statuut zijn kaders uitgewerkt voor de inrichting van verbindingen. De inrichting van de verbinding is sterk afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als dochtermaatschappij, deelneming, joint venture of een andere samenwerkingsvorm. Bij een dochtermaatschappij geldt dat inrichting van de organisatie, planning en control, enz. naar analogie plaatsvindt van Wooncompagnie. Bij andere vormen is dit afhankelijk van het belang dat Wooncompagnie heeft in deze verbinding. De afwegingen die hier worden gemaakt worden altijd overlegd met het bestuur en RvC en gedocumenteerd. In de volgende hoofdstukken wordt hier nader op ingegaan.
1.5 Vaststelling van het statuut
Het verbindingenstatuut wordt goedgekeurd door de RvC en vervolgens vastgesteld door het bestuur. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na een besluit daartoe door de RvC.
1.6 Versiebeheer
De Bestuurssecretaris is verantwoordelijk voor het opstellen en actueel houden van het verbindingenstatuut.
Het investeringsstatuut wordt goedgekeurd door de RvC en vastgesteld door het bestuur. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na een besluit daartoe door de RvC.
2 Aanleiding verbindingen
2.1 Inleiding
Soms staat Wooncompagnie voor de keuze om activiteiten zelf uit te voeren of deze activiteiten af te splitsen. Het kan gaan om het ontwikkelen en exploiteren van onroerend goed of het uitvoeren van een dienst. Aan het afsplitsen van een activiteit liggen altijd één of meerdere aanleidingen ten grondslag. Onderstaand wordt een aantal van deze aanleidingen toegelicht.
De activiteiten die Wooncompagnie ontplooit volgen uit de ambities van het koersplan en worden in de jaarplannen verder uitgewerkt. Deze activiteiten dienen te passen binnen de kaders van de Woningwet. Xx Xxxxxxxxx schrijft voor welke activiteiten een toegelaten instelling (verder TI) mag verrichten. De hoofdregel is dat een TI uitsluitend werkzaam mag zijn op het gebied van de volkshuisvesting. De activiteiten die op basis hiervan zijn toegestaan zijn in de Woningwet limitatief opgesomd, voorts staan in de MG circulaires toegestane nevenactiviteiten opgenomen. De beperking van deze (neven)activiteiten geldt ook voor de verbindingen van de TI.
2.2 Risicobeheersing
Het uitvoeren van activiteiten binnen Stichting Wooncompagnie geschiedt voor rekening en verantwoording van de TI zelf. Dat is ongewenst indien de activiteit als meer dan gemiddeld risicovol moet worden beschouwd, zoals bij projectontwikkeling, in het bijzonder in samenwerking met andere partijen, of het verlenen van toegestane diensten aan derden. In dergelijke gevallen zal het afsplitsen en onderbrengen in een aparte rechtspersoon (BV) de TI in beginsel beschermen tegen eigen aansprakelijkheid. In plaats van de TI is de nieuwe rechtspersoon aansprakelijk met het eigen kapitaal en beperkt de schade van de TI zich tot de kapitaaldeelname.
Daarbij dient de zelfstandigheid van beleid van deze rechtspersoon buiten discussie te zijn. Wanneer het beleid (grotendeels) bepaald wordt door de TI/moederonderneming, zal dat door derden aangegrepen worden om te stellen dat ook de moederonderneming aansprakelijkheid draagt. Dit kan ook gebeuren als vertegenwoordigers van de nieuwe rechtspersoon zich in die hoedanigheid in woord,
schrift of daad onvoldoende onderscheiden van hun hoedanigheid van medewerker van de TI.
Verder kan onbehoorlijk bestuur of schending van de zorgplicht door de aandeelhouder/bestuurder van een verbinding, leiden tot doorbraak van aansprakelijkheid naar die bestuurder. Tot onbehoorlijk bestuur wordt in ieder geval gerekend het schenden van de administratie- en/of publicatieplicht (tijdig deponeren van de jaarrekening).
Tevens is er nog het risico op reputatieschade en de consequenties daarvan als de perceptie bij andere partijen, al dan niet terecht, is dat de TI zich in geval van deconfiture of dergelijke van de verbinding afzijdig houdt.
2.3 Fiscaal
Het oprichten of aangaan van een verbinding kan een fiscale overweging hebben waarmee fiscale optimalisatie uit hoofde van vennootschapsbelasting of omzetbelasting kan worden gerealiseerd. Niet-transparantie (klein)dochters in de fiscale eenheid VpB moeten een derdenbeding tekenen tbv vso2 (vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst ivm de integrale vpb-plicht voor corporaties vanaf 1-1-2008).
2.4 Samenwerking
Indien activiteiten met en/of voor derden worden uitgevoerd, zal het afsplitsen van dergelijke activiteiten de transparantie vergroten. Doordat afsplitsing beter inzichtelijk maakt wat dergelijke activiteiten kosten en wat de resultaten zijn wordt adequate aansturing vergemakkelijkt. Dergelijke activiteiten zijn slechts mogelijk indien zij zijn toegestaan vanuit de Woningwet.
2.5 Keuze van een verbinding
De overweging om activiteiten onder te brengen in een verbinding wordt door de beoogde verbindinghouder uitgewerkt in een memorandum aan de hand van de checklist Oprichten van een verbinding (zie bijlage 4) en voorzien van advies van de afdeling Controlling, de afdeling Strategie en de regisseur Financiën, hierbij wordt tevens fiscaal advies ingewonnen. Het memorandum dient te worden goedgekeurd in het directieoverleg door het bestuur. In het memorandum worden ten minste de navolgende criteria benoemd en beschouwd:
de reden om de verbinding aan te gaan, denk aan:
o Risicobeheersing – beperking van aansprakelijkheid van de TI
o Niet-DAEB activiteiten
o Bevordering van transparantie
o Fiscale redenen
o Anderszins
aard van de activiteiten;
strategische doelstelling met de activiteiten
samenwerkingspartners en afspraken
soort verbinding
financiering van de activiteiten (en de verbinding)
voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning en control, enz.)
voorafgaande goedkeuring door de RvC en de Minister
3 Verbindingen van Wooncompagnie
3.1 Soorten verbindingen
Het is van belang om te onderkennen (op hoofdlijnen) dat er verschillen zijn in soorten verbindingen. Deze verschillen vloeien voort uit de zeggenschap afhankelijk van de mate waarin beleidsbepalende invloed kan worden uitgeoefend in de verbindingenstructuur van Wooncompagnie.
Dochtermaatschappij (of meerderheidsdeelneming)
Wooncompagnie heeft hier uit hoofde van haar aandelenbelang (meer dan 50%) beslissende zeggenschap inzake het beleid en de bestuurvoering; Bij dochtermaatschappijen ligt het voor de hand dat de inrichting naar analogie plaatsvindt van Wooncompagnie. Wooncompagnie zelf vervult de aandeelhoudersrol en meestal ook de bestuurdersrol. Vanuit deze inrichting worden mandaten verstrekt voor het uitoefenen van de bedrijfsactiviteiten.
Minderheidsdeelneming
Wooncompagnie heeft een aandelenbelang (meestal minder dan 50%) en heeft geen beslissende zeggenschap over het beleid en de bestuurvoering.
Joint venture / Vennootschap onder Firma
Wooncompagnie heeft in combinatie met derden een belang, de invloed op het beleid en het bestuur is evenredig verdeeld over de partners.
Bij joint ventures en minderheidsdeelnemingen dienen aandeelhoudersovereenkomsten opgesteld te worden (in aanvulling op de statuten) waarin op hoofdlijnen onder meer wordt geregeld het toezicht, de bestuurvoering, de besluitvorming, de financiering, de dividendpolitiek, een aanbiedingsplicht van de aandelen en de invulling van de planning & controlcyclus.
Stichtingen
Wooncompagnie is bestuurder van een stichting en heeft beslissende zeggenschap inzake het beleid en de bestuurvoering.
3.2 Verbindingenstructuur Wooncompagnie
In bijlage 1 is de structuur, zoals die nu bestaat, opgenomen.
4 Planning en control
4.1 Planning en control bij Wooncompagnie
Xxxxxxxxxxxxx werk ten aanzien van haar planning en control via een gestructureerde Planning en Controlcyclus (PC-cyclus). Door het toepassen van de cyclus kan Wooncompagnie op een gestructureerde manier werken aan beleidsvorming, risicomanagement, sturing en verantwoording.
Om deze manier van werken in de praktijk te brengen vertaalt Wooncompagnie de algemene doelstelling van een corporatie in verschillende stappen naar een missie, visie, operationele doelstellingen voor onze eigen organisatie. Vervolgens wordt gestuurd op deze (operationele) doelstellingen, worden de risico’s in de processen gemanaged en wordt verantwoording afgelegd over de behaalde resultaten.
In de uitwerking van de planning en controlcyclus bij verbindingen is het belangrijk om te onderkennen dat de cyclus afwijkend kan zijn per verbinding afhankelijk van de kwalificatie van de verbinding als dochtermaatschappij, minderheidsdeelneming, joint venture of ander samenwerkingsverband.
4.2 Risicoprofiel en classificatie verbindingen
Op basis van de (jaarlijkse) bepaling van het belang en risicoprofiel wordt een verbinding geclassificeerd in categorie 1, 2 of 3, waarbij categorie 1 het meest risicovol is voor Wooncompagnie.
Classificatie verbindingen | Beperkt | Belang | Groot |
Risicoprofiel Beperkt Hoog | Categorie 2 | Categorie 1 | |
Categorie 3 | Categorie 2 | ||
Tabel 1: classificatiemodel
Het belang is groot wanneer er meer dan € 3 miljoen (indirect) aan vermogen in de verbinding zit vanuit de toegelaten instelling.
Het bestuur en de RvC c.q. auditcommissie zullen dan ook meer tijd (moeten) besteden aan de verbindingen die in categorie 1 zijn ingedeeld dan aan de verbindingen in categorie 3 Dit dient ook tot uitdrukking te komen in de afspraken die worden gemaakt over de informatievoorziening inzake de verbindingen.
4.3 Dochtermaatschappij
De planning & controlcyclus, alsmede de administratieve organisatie en interne controle, van een dochtermaatschappij wordt gelijkluidend georganiseerd aan die van Wooncompagnie. De cyclus dient borg te staan voor een adequate verantwoording van de behaalde resultaten. De informatievoorziening dient daarbij minimaal het volgende te bevatten:
een businessplan voor de in de verbinding te ondernemen activiteiten (indien van toepassing);
een jaarlijks activiteitenplan, bijbehorend budget en een adequate risicoanalyse (indien activiteiten in de dochtermaatschappij plaatsvinden);
de managementrapportages omtrent de voortgang inclusief bijbehorende risicoanalyses alsmede rapportering van eventuele afwijkingen en bijstellingen (indien activiteiten in de dochtermaatschappij plaatsvinden);
de jaarlijkse verantwoording door middel van de jaarrekening.
4.4 Joint venture en minderheidsdeelnemingen
Voor joint ventures en minderheidsdeelnemingen zullen andere spelregels gelden ten aanzien van de inrichting van de planning en controlcyclus, alsmede de administratieve organisatie en interne controle, aangezien Wooncompagnie hier geen beslissende zeggenschap heeft.
Ook hier geldt als uitgangspunt dat de eigen spelregels van Wooncompagnie als toetsingskader dienen voor de beoordeling van de vastgelegde afspraken. Nuancering is wenselijk uit hoofde van het risicoprofiel van de joint venture of de minderheidsdeelneming.
Met de ‘penvoerder’ (degene die de administratie voert en de rapportages verzorgt) dienen, in overeenstemming met de aandeelhoudersovereenkomst, sluitende afspraken te worden gemaakt over de tijdstippen waarop de voor de corporatie relevante documenten ter beschikking komen.
De planning & controlcyclus van Xxxxxxxxxxxxx zal hiervoor leidend zijn.
5 Uitgangspunten bij verbindingen
5.1 Inleiding
In dit hoofdstuk worden de uitgangspunten uiteengezet die gelden voor het vormgeven van de structuur en de organisatie van verbindingen.
Voor dochtermaatschappijen geldt dat de bepalingen in het statuut leidend zijn en toegepast moeten worden bij het inrichten van deze verbindingen. Voor de andere verbindingen geldt dat deze vaak worden aangegaan met één of meerdere partijen. Dat betekent dat niet in alle gevallen door Wooncompagnie zelfstandig kan worden bepaald welke uitgangspunten leidend zijn bij het vormgeven van de verbinding.
Echter, wil Wooncompagnie deelnemen dan zal minimaal voldaan moeten worden aan de wet- en regelgeving die van toepassing is. Bij verbindingen anders dan dochtermaatschappijen geldt het principe van pas toe of leg uit.
5.2 Aangaan van verbindingen
Met ingang van 1 juli 2015 is het niet toegestaan een verbinding aan te gaan zonder voorafgaande goedkeuring van de Minister (artikel 21 Woningwet). Voorafgaande goedkeuring van de Minister is niet vereist indien Wooncompagnie:
Een verbinding aangaat met andere corporaties in de vorm van een samenwerkingsvennootschap - een onderling aangegane vof (vennootschap onder firma) of cv (commanditaire vennootschap);
Een verbinding met een Vereniging van Eigenaars (VvE) aangaat;
Een verbinding met een vereniging aangaat waar Wooncompagnie alleen contributie inbrengt.
Wooncompagnie verbindt zich uitsluitend met andere rechtspersonen, zoals NV’s of BV’s die voldoen aan de wettelijke bepalingen conform artikel 21 Woningwet en artikel 9 lid 1 BTIV.
Wooncompagnie gaat alleen verbindingen aan in het belang van de volkshuisvesting.
5.3 Procuratie en mandatering
Per dochtermaatschappij worden duidelijke afspraken gemaakt over procuratie en tekenbevoegdheid, waarbij rekening wordt gehouden met het specifieke risicoprofiel van de verbinding.
5.4 Financieel beleid
De Woningwet schrijft verder voor dat een corporatie haar financiële continuïteit dient te waarborgen. Wooncompagnie heeft in haar ondernemingsplan en jaarplannen de kaders voor het waarborgen van financiële continuïteit uitgewerkt. In het treasurystatuut is verankerd onder welke condities financiering, garanties en zekerheden mogen worden verstrekt. Deze bepalingen werken ook door naar de verbindingen. Het financiële risico dat via een verbinding wordt gelopen dient derhalve een weloverwogen en beheersbaar risico te zijn en dient in verhouding te staan tot het belang voor de corporatie in de verbinding. Daarbij wordt opgemerkt dat het vanaf 1 juli 2015 niet meer is toegestaan om vanuit Wooncompagnie nieuw vermogen over te dragen aan de verbindingen en evenmin mogen nieuwe garanties worden afgegeven (artikel 21a Woningwet).
5.5 Soliditeit samenwerkingspartners
Voordat in een verbinding een samenwerking wordt aangegaan met een derde partij wordt de soliditeit van de samenwerkingspartner getoetst. De toetsing van de soliditeit ziet met name toe op het komen tot een oordeel over de financiële positie en ziet verder toe op de reputatie van de samenwerkingspartner.
5.6 Toetsingskader verbindingen
Wooncompagnie gebruikt een toetsingskader om grip te houden op haar verbindingen. In het toetsingskader wordt op hoofdlijnen ingegaan op een aantal relevante (beheers)aspecten ten aanzien van verbindingen. Het betreft:
de juridische structuur;
beoordeling van de samenwerkingspartner;
verhouding activiteiten verbinding met kerntaken Wooncompagnie;
kwaliteit van de beleids- en bedrijfsvoering;
risicoanalyse;
financiële beheersing;
financiële positie en rendement.
Het toetsingskader geeft door middel van een stoplichtrapportage (met gebruik van de kleuren rood, oranje en groen) in één oogopslag een beeld van de mate waarin de verbinding in control is.
Het toetsingskader wordt voor het eerst ingevuld bij het aangaan van de verbinding. Jaarlijks evalueert de afdeling Controlling de verbindingen van Wooncompagnie.
Hierbij wordt vastgesteld of de verbindingen nog passen binnen de strategie van
Wooncompagnie en of er veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten leiden. Indien uit een evaluatie van een verbinding een onvoldoende oordeel volgt, dienen tijdig passende herstelmaatregelen te worden getroffen. Tevens wordt per verbinding aangegeven of het belang van Wooncompagnie wordt aangehouden, gedesinvesteerd of in geval van een lege entiteit wordt geliquideerd.
De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden besproken in het directieoverleg. Het is de verantwoordelijkheid van het bestuur om de uitkomsten, of een samenvatting daarvan, met de Auditcommissie en de RvC te delen indien zij dit vanuit haar toezichthoudende taak dient te weten of op het eerste verzoek van een lid van de RvC.
In Bijlage 2 is het toetsingskader opgenomen.
Indien er sprake is van continuïteits-, liquiditeits- of solvabiliteitsproblemen in een dochtermaatschappij stelt de RvC de Minister daarvan schriftelijk op de hoogte. Zij voegt daarbij een herstelplan/-voorstel toe. Het bestuur verzorgt hiertoe alle noodzakelijke voorbereidende werkzaamheden en is verantwoordelijk voor een tijdige signalering.
5.7 Besturingsfilosofie – concernstructuur
Xxxxxxxxxxxxx heeft voor de inrichting van de governance voor haar dochtermaatschappijen gekozen voor het zogenaamde concernmodel. Het concernmodel gaat uit van een RvC op het niveau van de TI. Hierbij is sprake van een gelaagde structuur waarbij het bestuur het bestuur vormt van de TI. De TI is op haar beurt aandeelhouder van de Holding.
Wooncompagnie is in de Holding BV als (enig) aandeelhouder bevoegd tot het geven van algemene aanwijzingen ten aanzien van het te voeren beleid.
In de statuten van de verbindingen dienen bepalingen opgenomen te worden dat belangrijke besluiten van het bestuur worden onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders. Aangezien zowel de bestuurdersrol als de aandeelhoudersrol uiteindelijk door het bestuur van de TI wordt uitgeoefend, is ook in de statuten van de TI vastgelegd dat voor een aantal besluiten die het bestuur (direct of indirect) neemt als orgaan in verbindingen de voorafgaande goedkeuring vereist is van de RvC van de TI (artikel 17 van de statuten).
Binnen de verbinding kunnen taken en bevoegdheden van het bestuur desgewenst worden gedelegeerd aan een gevolmachtigde. Bij het verstrekken van een specifieke volmacht worden afspraken gemaakt waarmee wordt gewaarborgd dat besluiten die zijn onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de RvC (zoals in uitzonderingsgevallen de uitoefening van stemrecht, zie paragraaf 6.4) door de gevolmachtigde worden voorgelegd aan het bestuur, zodat deze kan worden voorgelegd aan de RvC.
5.8 Bestuursreglement Wooncompagnie
In het Bestuursreglement van Wooncompagnie vindt nadere vastlegging van de governance afspraken plaats. In het Bestuursreglement worden naast de reguliere afspraken tussen de RvC en het bestuur over het toezicht houden van de onderneming van de TI, ook afspraken vastgelegd die toezien op het handelen via deelnemingen.
5.9 Penvoerderschap
Xxxxxxxxxxxxx heeft de voorkeur om zelf het penvoerderschap te houden voor verbindingen. Waar dit niet het geval is, wenst zij minimaal geborgd te hebben dat zij voldoende inzicht houdt in de bedrijfsvoering en de financiële huishouding van de verbindingen. In de afzonderlijke aandeelhoudersovereenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt over de wederzijdse verantwoordelijkheden ten aanzien van het proces en inhoud van het penvoerderschap.
5.10 Integriteit
Het integriteitbeleid binnen Wooncompagnie is het geheel van voorzieningen en maatregelen dat de organisatie treft om het integer handelen te bevorderen. Om tot een gedragen integriteitsbeleid te komen is het van belang de verbindingen (en de samenwerkingspartners) hier bij te betrekken. Voor de dochtermaatschappijen geldt onverlet hetzelfde integriteitsbeleid als bij Wooncompagnie. Voor joint ventures en (minderheids)deelnemingen zal dit in de praktijk niet altijd haalbaar zijn. In de afzonderlijke aandeelhoudersovereenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt voor de wederzijdse verantwoordelijkheden die toezien op het integer handelen.
5.11 Externe accountant
De jaarrekeningen van de verbindingen dienen te worden voorzien van een controleverklaring van een externe accountant, voor zover Wooncompagnie daar invloed op kan uitoefenen.
5.12 Vervreemden van aandelen
Bij het vervreemden van aandelen in een dochtermaatschappij (artikel 24a Boek 2 Burgerlijk Wetboek) is voorafgaande goedkeuring van de Minister vereist (artikel 27 Woningwet). Indien met het verkopen van deze aandelen tevens een duurzame samenwerking wordt verbroken is tevens het volgende artikel van toepassing.
Bij het vervreemden van de aandelen wordt tevens getoetst of voorafgaande toestemming van het WSW benodigd is. Indien toestemming noodzakelijk is zal naast toestemming van de Minister ook toestemming aan het WSW gevraagd worden. Pas na goedkeuring zal het besluit tot vervreemding definitief genomen worden door Wooncompagnie.
5.13 Het ontbinden van verbindingen
Een besluit van het bestuur van Wooncompagnie tot het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap is onderworpen aan voorafgaande goedkeuring van de RvC, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is (artikel 7 lid 4 sub b in de Statuten van Wooncompagnie).
Wanneer een deelneming niet langer de activiteiten verricht waarvoor zij is opgericht en er geen alternatieve activiteiten in een verbinding gestart worden (slapende verbinding), kan besloten worden deze te liquideren. Een alternatief voor liquidatie is fusie, wanneer dit rechtszekerheid geeft voor de TI. Het bestuur is zelfstandig bevoegd om in het geval van een lege verbinding, zonder rechten/plichten, tot liquidatie of fusie met een andere verbinding over te gaan en informeert achteraf de RvC hierover.
6 Governance & toezichtstructuur (verhouding RvC – bestuur)
6.1 Rol RvC
Het bestuur van Wooncompagnie is bevoegd te beslissen over het aangaan van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon of vennootschap in de gevallen waarin cumulatief wordt voldaan aan de volgende voorwaarden:
I. De (voorgenomen) activiteiten zijn volgens de Woningwet en de daarop toelichtende Algemene Maatregelen van Bestuur toegestaan als TI en/of Verbinding.
II. Op grond van artikel 21 heeft de Minister vooraf goedkeuring gegeven voor het oprichten van de vennootschap.
De taken van de RvC staan beschreven in artikel 7 van het Reglement RvC Stichting Wooncompagnie.
Als vaststaat dat uitvoering als verbinding conform wet- en regelgeving is toegestaan, komen de volgende voorwaarden aan de orde:
1. De (voorgenomen) activiteiten van de verbinding passen binnen de strategie van Wooncompagnie.
2. De (voorgenomen) activiteiten van de verbinding passen binnen de kernactiviteiten van een woningcorporatie en zijn in het kader van de staatssteundiscussie geclassificeerd als niet-DAEB-activiteiten.
3. De TI Wooncompagnie heeft meer dan de helft van de aandelen en/of zeggenschap, dan wel is in de statuten van de verbinding geregeld dat voor Woningwet-rakende besluiten de voorafgaande goedkeuring van het bestuur/RvC van de TI Wooncompagnie vereist is.
4. Wooncompagnie zal geen extra financiering verstrekken anders dan de reeds op 1 juli 2015 verstrekte financiering (totaal eigen vermogen en vreemd vermogen).
5. Bij voorgenomen aflossing van leningen tussen het concern en de TI wordt altijd de liquiditeitspositie en liquiditeitsprognose van het gehele concern betrokken bij het oordeel of tot aflossing kan worden overgegaan.
6. Het aangaan van de duurzame samenwerking heeft geen bijzonder hoog risicoprofiel (bv.classificatie 1 naar belang en risicoprofiel– hierbij valt te denken aan aard van de activiteiten – reguliere business of niet, kans op afwijking met de Woningwet, aard van de partner, duur van de samenwerking, kans op reputatieschade).
Voor het mandaat van het bestuur wordt verwezen naar het bestuursreglement.
In bijlage 3 is bovenstaande in een beslisschema weergegeven. In alle andere gevallen waarin de voorgenomen activiteiten niet voldoen aan de voorwaarden is aanvullende documentatie noodzakelijk richting de RvC.
6.2 Rol Audit commissie
De auditcommissie adviseert de RvC omtrent haar taak en bereidt de besluitvorming van de RvC daaromtrent voor. De taken van de auditcommissie staan beschreven in artikel 3, lid 2 van het Reglement Auditcommissie Stichting Wooncompagnie.
6.3 Governancestructuur
Vanuit de governancestructuur van Wooncompagnie wordt een basis geïdentificeerd die als standaard wordt doorgevoerd binnen de verbindingen. Deze basis bestaat onder meer uit de volgende elementen:
inrichting van de organisatie volgens de Governance code;
bepalingen over besluiten die aan de AvA / VvV moeten worden voorgelegd;
procuratieregeling binnen de werkorganisatie;
treasurystatuut
integriteitsbeleid/-code / meldregeling voor misstanden.
Hierdoor is bijvoorbeeld gewaarborgd dat de RvC van Wooncompagnie haar goedkeuring moet geven op alle majeure besluiten die direct of indirect van invloed zijn op Wooncompagnie, ook als deze worden genomen binnen een verbinding. Ingeval van een minderheidsbelang bestaat overigens wel de mogelijkheid dat het uiteindelijke besluit binnen de verbinding afwijkt van het besluit van de RvC van Wooncompagnie. Het is daarom bij minderheidsbelangen van belang dat de belangrijkste afspraken vooraf worden vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomsten of aandeelhoudersovereenkomst.
6.4 Besluiten
De statuten van Wooncompagnie vormen de basis voor het voorleggen van besluiten binnen de dochtermaatschappij aan de RvC van Wooncompagnie. In de statuten van de verbinding wordt opgenomen dat besluiten zoals genoemd in artikel 7 lid 4 van de statuten van Wooncompagnie , moeten worden voorgelegd aan een orgaan waarin Wooncompagnie is vertegenwoordigd, zoals de AvA, de VvV of het stichtingsbestuur. Op die manier wordt bereikt dat het bestuur van Wooncompagnie betrokken wordt bij dergelijke besluiten waardoor tevens gewaarborgd wordt dat bepaalde besluiten worden onderworpen aan de goedkeuring van de RvC.
Voor de volgende dochtermaatschappijen is het bestuur bevoegd het stemrecht tijdens de AvA of VvV uit te oefenen, zonder voorafgaande goedkeuring van de RvC (artikel 7 lid 4 sub t in de Statuten van Wooncompagnie):
Wooncompagnie Holding BV
6.5 Jaarlijkse evaluatie verbinding
Jaarlijks evalueert de afdeling Controlling de verbindingen van Wooncompagnie. Hierbij wordt vastgesteld of de verbindingen nog passen binnen de strategie van Wooncompagnie en of er veranderingen in de omgeving zijn die tot aanpassing van de verbindingsactiviteiten zouden moeten leiden. De uitkomsten van de jaarlijkse evaluatie worden besproken in het directieoverleg en aangeboden aan de RvC.
6.6 Instrumenten RvC
Om haar toezichthoudende rol ten aanzien van de verbindingen te kunnen invullen, maakt de RvC gebruik van de volgende instrumenten:
Statutaire bepaling dat de RvC goedkeuring moet geven voor het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de stichting met een andere rechtspersoon, indien deze samenwerking of verbreking van ingrijpende betekenis is (art 7 lid 4 sub b statuten).
Informatieverstrekking over verbindingen
Kennisname van jaarlijkse classificatie van verbindingen.
Xxxxxxxxx toetsingskaders (of een samenvatting daarvan) van de verbindingen die als categorie 1 zijn geclassificeerd worden jaarlijks ter kennisname verstrekt aan de auditcommissie en besproken. De auditcommissie doet in de voltallige RvC verslag van haar bevindingen.
Algemene informatieplicht van het bestuur ten aanzien van relevante ontwikkelingen.
Toepassing van het beslisschema (bijlage 3) bij aangaan van verbindingen
7 Organisatorische randvoorwaarden
7.1 Dossiervorming
Wooncompagnie legt de informatievoorziening rondom haar verbindingen vast in een verbindingendossier. De verantwoordelijkheid hiervoor is belegd bij de afdeling Controlling. In het verbindingendossier wordt onderscheid gemaakt tussen een permanente deel (niet jaarlijks terugkerend) en een doorlopend deel (jaarlijks terugkerend) van de informatievoorziening.
Het dossier bevat onder meer:
Begrotingen / budgetten
Doelstelling van de vennootschap
Doorlopende informatie
Permanente informatie
Kapitaalbelang (ofwel de rechtstreekse
investering)
Vastgestelde jaarrekeningen
Financieringsovereenkomsten
Garanties en zekerheden zoals bijvoorbeeld 403 verklaringen en bankgaranties
Risicoanalyse van de verbinding Opvolging publicatievereisten
Fiscale- en juridische aspecten
Notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders
Organisatorische inbedding
Weergave van de hoofdlijnen uit overeengekomen governancedocumenten
Motivatie van het bestuur om deze
activiteiten in een vennootschap onder te brengen
Beoordeling van de (eventuele) samenwerkingspartner op o.a. financiële soliditeit en reputatie looptijd van de voorgenomen samenwerking
7.2 Naleving verbindingenstatuut
Minimaal eenmaal per jaar wordt de naleving van het verbindingenstatuut getoetst (zie hiervoor ook paragraaf 5.6. Deze toets maakt deel uit van de audit agenda.
Bijlage 1 Verbindingenstructuur Stichting Wooncompagnie
Stichting Wooncompagnie
Woningnet N.V.
Wooncompagnie Holding B.V.
%
100
1,2%
--- Fiscale eenheid: VPB (va. 01-01-08)
--- Fiscale eenheid: VPB Nee
Bijlage 2 Toetsingskader verbindingen
Juridische structuur Xxxx Xxxxxxxxxx |
Samenwerking is vormgegeven in een rechtspersoon om de Ja
aansprakelijkheid van Wooncompagnie te beperken
Besluiten die binnen Wooncompagnie ter goedkeuring aan de RvC Ja moeten worden voorgelegd, worden in de verbinding voorgelegd aan een
orgaan waarin Wooncompagnie vertegenwoordigd is
Statuten/reglementen voldoen aan de governance code Ja
De zeggenschap is zodanig ingericht dat besluitvorming alleen kan Ja plaatsvinden met instemming/goedkeuring van Wooncompagnie
Beoordeling samenwerkingspartners Xxxx Xxxxxxxxxx |
Aanwezigheid getekende samenwerkings-/ontwikkel- Xx
/realisatieovereenkomst
Er heeft een risico-analyse / beoordeling credentials Ja samenwerkingspartner plaatsgevonden voorafgaand aan de
samenwerking
Eventuele wijzigingen met betrekking tot de samenwerkingspartner worden betrokken bij de minimaal jaarlijkse actualisatie van de risico- analyse
Ja
Kwaliteit van de beleids- en bedrijfsvoering binnen de verbinding | Norm | Realisatie |
| ||||
Het integriteitsbeleid van de verbinding is in lijn met dat van Wooncompagnie | Ja | ||||||
De (jaar)doelstellingen van de verbinding zijn smart geformuleerd in bijv. een bedrijfsplan/jaarplan/projectplan. Dit plan is actueel. | Ja | ||||||
Per 4 maanden vindt rapportage plaats over de doelstellingen uit het (bedrijfs)plan, hierin wordt de voortgang van de bedrijfsactiviteiten beoordeeld en gecommuniceerd en worden afwijkingen geanalyseerd | Ja | ||||||
De verwachting op basis van actuele prognoses is dat de (jaar)doelstelling(en) worden gehaald | Ja | ||||||
De doelstellingen zijn t/m de vorige 4 maanden gehaald | Xx | ||||||
Er is binnen de verbinding een adequate verdeling van taken/bevoegdheden en verantwoordelijkheden die tevens is vertaald in een procuratieregeling | Ja | ||||||
Er heeft een toereikende fiscale toets plaatsgevonden | Ja | ||||||
Xxxxxx'x ten aanzien van de huidige en voorgenomen activiteiten | Xxxx | Xxxxxxxxxx | |||||
van de verbinding | |||||||
De verbinding heeft een actuele risico-analyse opgesteld | Ja | ||||||
Wooncompagnie heeft een actuele risico-analyse opgesteld ten aanzien Ja van de verbinding en maakt gebruik van de risico-analyse van de
verbinding
De risico's zijn financieel vertaald en daarbij heeft een scenario-analyse plaatsgevonden
Ja
De verschillen ten opzichte van de voorgaande risico-analyse zijn Ja
verklaard
Het actuele risicoprofiel van de verbinding blijft binnen het maximale risico dat Wooncompagnie aanvaardbaar acht
Ja
Bijlage 3 Beslisschema aangaan verbinding
J A
De (voorgenomen) activiteiten zijn volgens de Woningwet en MG- circulaires toegestaan als TI en/of verbinding
NEE
Op grond van artikel 21 heeft de Minister vooraf goedkeuring gegeven voor het oprichten van de vennootschap.
Geen uitvoering zelfstandig als TI en/of als verbinding
NEE
J
A Voorafgaande aan de goedkeuring door de Minister is gecontroleerd Controle stukken aan eisen WSW. De noodzakelijke aanpassingen of het aangaan van de verbinding voldoet aan de bepalingen van het NEE doorvoeren of de verbinding niet aangegaan.
WSW, opgenomen in het deelnemersreglement.
J A
J A
Uitvoering als verbinding
(als dochtermaatschappij, deelneming of anderszins duurzame band met een bestaande rechtspersoon of vennootschap)
J A
De (voorgenomen) activiteiten passen in de strategie van Wooncompagnie
NEE
J A
De (voorgenomen) activiteiten zijn in het kader van de staats- steundiscussie geclassificeerd als niet-DAEB-activiteiten
NEE
J A
De TI Wooncompagnie heeft > 1/2e van de aandelen en/of > 1/2e zeggenschap of in de statuten van de verbinding is geregeld dat voor Woningwet-rakende besluiten voorafgaande goedkeuring van Bestuur/RvC van de TI Wooncompagnie is vereist.
NEE
Wooncompagnie financiering is maximaal € 5 miljoen (totaal eigen vermogen en vreemd vermogen) en naar rato van haar zeggenschap. NEE
J A
Het aangaan van de duurzame samenwerking heeft geen bijzonder hoog risicoprofiel (classificatie 1 naar belang en risicoprofiel, waaronder aard van de activiteiten - reguliere business?, kans op afwijken van Woningwet - , aard partner, duur van de samenwerking, kans op reputatieschade).
NEE
J A
De RvC van Wooncompagnie dient voorafgaande goedkeuring te verlenen ten aanzien van het aangaan van duurzame
samenwerking van de TI met een andere rechtspersoon of vennootschap.
- Memorandum (samenvatting) dat inzicht geeft in:
► de reden om de verbinding aan te gaan (denk aan):
√ Risicobeheersing → Beperking aansprakelijkheid van de TI
√ Niet-DAEB-activiteiten
√ Bevordering transparantie
√ Fiscale redenen
√ Anderszins
► aard van de activiteiten(en);
► strategische doelstelling met de activiteit(en);
► samenwerkingspartners en afspraken;
► soort verbinding;
► financiering van de activiteiten (en de verbinding);
► voorstel voor de inrichting van de verbinding (organisatie, planning & control, etc).
- de conceptstatuten
Voorafgaande goedkeuring voor het aangaan van de verbinding van de Raad van Commissarissen van Wooncompagnie is noodzakelijk.
RvC krijgt minimaal:
Geen uitvoering zelfstandig als TI en/of als verbinding
Bijlage 4 Checklist: Oprichten van een verbinding
Is de activiteit die ondergebracht wordt in de verbinding een toegestane nevenactiviteit?
Dient er een aparte verbinding te worden opgericht of kan de activiteit binnen de woningcorporatie of een andere verbinding worden ondergebracht? Argumenten van het oprichten van een verbinding kunnen zijn gelegen in:
o Positionering activiteit;
o Creëren marktkanalen;
o Samenwerking met derden;
o Fiscaal optimaliseren;
o Financieel optimaliseren;
o Transparantie en inzicht in resultaten;
Wat zijn de risico’s?
Hoe geschiedt de financiering en kapitalisatie van de nieuwe verbinding? En wat zijn de gevolgen hiervan voor de Stichting Wooncompagnie?
Worden bestaande activiteiten ingebracht of gaat het om het oprichten van een nieuwe activiteit? Denk aan adviesrecht artikel 25 WOR.
Gaat personeel over, wordt personeel gedetacheerd en hoe wordt medezeggenschap geconstrueerd?
Wat is de meest geëigende rechtsvorm voor de verbinding?
Wordt de verbinding alleen opgericht of door meerdere partijen? Indien deze door meerdere partijen wordt opgericht, dient er een samenwerkingsovereenkomst te worden opgesteld waarin ondermeer de financiering, de verdeling van de zeggenschap en de verdeling van de resultaten nader worden uitgewerkt.
Wordt de verbinding toegevoegd aan de fiscale eenheid voor de VpB en BTW?
Hebben de RvC en de Minister voorafgaande goedkeuring gegeven voor het oprichten van de verbinding?