Contract

Nr.	Actie:
1	Opzeggen contract met de huidige accountant
2	Plan van aanpak aanbesteding gemeentelijke accountantsdiensten
3	Programma van eisen. Hierin zijn opgenomen alle eisen die de gemeente stelt aan haar accountant. Tevens zijn de procedurele eisen opgenomen (data, criteria): a. Vaktechnische eisen (kantooreisen, controleaanpak/ filosofie, toegevoegde waarde) b. Eisen t.a.v. goedkeurings- en rapporteringstoleranties c. Bijzondere verklaringen d. Advisering (hoe waarborgt de accountant haar onafhankelijkheid, wat is haar visie hierop) Het programma van eisen wordt vastgesteld door de gemeenteraad
4	Aanbesteding. Plaatsing advertentie/ uitnodiging tot inschrijving op dienst
5	Informatie leveren (digitaal via website of fysiek). Aan iedere aanvrager wordt dezelfde informatie beschikbaar gesteld. Dit betreft o.a. a. Raadsbesluit aanbesteding gemeentelijke accountantsdiensten b. Organigram c. Verordeningen 212, 213, 213a GW d. Jaarrekening 2015 e. Raadsbegroting 2017 f. Collegeprogramma 2014 - 2018 g. Beschrijving AO/IC op hoofdlijnen h. Vormgeving planning en control op hoofdlijnen
6	Nota van inlichtingen
7	Uitbrengen offertes
8	Vragen commissie. De begeleidingscommissie zal naar aanleiding van het lezen van de offertes nadere vragen hebben aan de inschrijvers. Deze moeten dan binnen de gestelde termijn (twee weken) reageren.
9	Presentatie. Betrokken partijen wordt verzocht een presentatie te geven. Voor zover nodig en aangewezen kan eerst een voorselectie plaatsvinden. De presentaties worden met behulp van een checklist beoordeelt door zowel de begeleidingscommissie als een referentiecommissie en meegenomen in de uiteindelijke score.
10	Eindbeoordeling presentatie.
10	Keuze/ raadsvoorstel. In de begeleidingscommissie wordt de weging op de verschillende offertes uitgewerkt. Op basis van de uitkomsten wordt een raadsbesluit voorbereid. De accountantskantoren worden geïnformeerd hoe het raadsvoorstel luidt.
11	Raadsbesluit. Na het besluit van de gemeenteraad moet gepubliceerd worden op welke gronden de accountants is gekozen (conform PvE). De inschrijvers krijgen de argumenten voor de accountantskeuze (met scores) eveneens schriftelijk toegezonden.
12	Opdrachtverlening geselecteerde accountant

Wanneer: Door:
okt-16	raad
okt-16	raad
	raad
dec-16
dec. 16/ jan. 17	Inkoop
jan-17	griffie/ inkoop
jan. /feb. 17	Begeleidings- commissie
voor 1 maart 2017	Inschrijvers
mrt-17	Begeleidings- commissie
april/mei 17	Inschrijvers
mei-17	Begeleidings- commissie
apr-17	Begeleidings- commissie
jun-17	Begeleidings- commissie
jun-17	raad

Opmerkingen

vaststelling van pva in auditcie van 13 oktober. Voorbereiding door IH. Beschikbaar begin oktober. Eerst

3 sessies (zie tabblad details): aanlevering raad uiterlijk 21 november

raad is op 20 december

xxxx is op 20 december - december xxxxx?

interimcontrole begin september 2017

e reactie per mail.

Detailplanning werkzaamheden aanbesteding accountant + tijdsbeslag leden aud

A Plan van aanpak aanbesteding accountant B Programma van eisen

- orienterende bespreking - wat moet er in het programma van eisen

- 1e bespreking programma van eisen

- 2e bespreking programma van eisen

C Doornemen offertes en formuleren vragen

D Scoren van de offertes op de voorwaarden uit het programma van eisen E Bespreken van de scores door de begeleidingscommissie

F Presentatie door offertepartijen G Nabespreking presentaties

Voorstel aan raad bepalen na scores

itcommissie	auditcie
2 uur	13-10-2016
	13-10-2016
na 2 weken 2 uur	26-10-2016
na 2 weken 2 uur	14-11-2016

2 uur per offerte

2 uur per offerte 2 uur

3/4 uur per offerte 2 uur

opmerkingen

doornemen pva kan thuis, finale afstemming in auditcie 13-10

doornemen offertes individueel, thuis