ALGEMENE VOORWAARDEN EVENEMENTEN & VERHUUR STADSSCHOUWBURG NIJMEGEN EN CONCERTGEBOUW DE VEREENIGING

ALGEMENE VOORWAARDEN EVENEMENTEN & VERHUUR STADSSCHOUWBURG NIJMEGEN EN CONCERTGEBOUW DE VEREENIGING

1. DEFINITIES

1.1 SEDV: Stadsschouwburg Nijmegen en Concertgebouw De Vereeniging

1.2 Algemene Voorwaarden: deze set van Algemene Voorwaarden van SEDV.

1.3 Huurder: Xxxxxx (rechts)persoon die een overeenkomst met SEDV wenst aan te gaan betreffende zaalverhuur, met inbegrip van diens vertegenwoordigers, gemachtigde of rechtsopvolgers.

1.4 Offerte/Overeenkomst: De ondertekende offerte/overeenkomst tussen SEDV en huurder ten behoeve van een door huurder te organiseren evenement

1.5 Partijen: SEDV en huurder gezamenlijk.

1.6 Accommodatie: De ruimte(s) toebehorend aan SEDV waarin het evenement plaatsvindt zoals omschreven in de optie, de offerte c.q. huurovereenkomst.

1.7 Evenement: De hele tijdsperiode vanaf aanleveren van materialen bij de accommodatie, aanvang opbouw, repetitie(s), het evenement/de activiteit zelve en de afbouw ervan, tot aan het moment dat een medewerker van SEDV de accommodatie kan afsluiten.

1.8 Reserveringswaarde: de optelsom van alle kosten, zoals genoemd in de offerte/overeenkomst, minus de kosten voor eten en drinken en het bedienend horecapersoneel.

1.9 Annulering: De per e-mail of in schriftelijke vorm door huurder aan SEDV (of door SEDV aan huurder) gedane mededeling dat de ondertekende offerte/overeenkomst gedeeltelijk of volledig wordt geannuleerd.

2. ALGEMENE BEPALINGEN

2.1 Deze Algemene Voorwaarden zijn met uitsluiting van de eventuele algemene voorwaarden van huurder van toepassing op alle offertes/overeenkomsten van SEDV tussen huurder en SEDV.

2.2. Aanvullingen en afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn slechts geldig indien deze schriftelijk tussen partijen overeen zijn gekomen.

2.3 Gedurende maximaal 2 weken kan huurder een eerste optie verkrijgen op de huur van de accommodatie. Indien zich gedurende die periode een tweede gegadigde meldt die definitief tot huur wenst over te gaan, krijgt de eerste optant na kennisgeving van SEDV 24 uur om te beslissen

definitief de betreffende accommodatie(s) te huren. Een optie houdt geen verplichting in tussen SEDV en de potentiële huurder.

2.4 De offertes van SEDV zijn vrijblijvend tenzij in de offerte uitdrukkelijk anders is vermeld. SEDV is niet gebonden aan offertes/overeenkomsten en/of afrekeningen waarin kennelijke verschrijvingen voorkomen.

2.5 De prijzen in de genoemde offertes/overeenkomsten zijn exclusief BTW en andere heffingen van overheidswege, alsmede eventuele in het kader van de overeenkomst te maken kosten, tenzij anders vermeld.

2.6 De in offertes en overeenkomsten van SEDV genoemde prijzen zijn gebaseerd op de, ten tijde van totstandkoming van de offerte/overeenkomst geldende kostenfactoren en huurtarieven van SEDV.

2.7 Indien er prijsverhogingen optreden in de vorige artikel genoemde kostenfactoren en huurtarieven van SEDV, behoudt SEDV zich het recht voor om deze prijsverhogingen door te berekenen aan huurder, ook na de datum waarop de offerte/overeenkomst tot stand is gekomen.

3. ZAALVERHUUR

3.1 SEDV omschrijft in de offerte/overeenkomst welke accommodatie ter beschikking wordt gesteld aan huurder, ten behoeve van welk doel, op welke datum (data) het evenement door huurder zal worden georganiseerd en tegen welke door huurder te betalen kosten.

3.2 Huurder kan de rechten uit de offerte/overeenkomst niet overdragen aan derden. Het is huurder uitdrukkelijk niet toegestaan de ruimte(n) zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SEDV geheel of ten dele aan derden in gebruik af te staan.

3.3 In geval SEDV de in Artikel 3.2 bedoelde toestemming verleent, draagt huurder er zorg voor dat tussen hem en de derde gebruiker de bepalingen van deze Algemene Voorwaarden gelden en worden nageleefd. Huurder blijft jegens SEDV volledig aansprakelijk voor alle uit de overeenkomst voortvloeiende verplichtingen. Huurder en de derde gebruiker zijn hoofdelijk aansprakelijk jegens SEDV.

4. BETALING

4.1 Bij het aangaan van de offerte/overeenkomst is huurder een nader overeen te komen aanbetalingsbedrag verschuldigd, te voldoen binnen 14 dagen na dagtekening van de daartoe verzonden factuur van XXXX, maar in elk geval vóór aanvang van het evenement.

4.2 SEDV stuurt binnen 14 dagen nadat het evenement heeft plaatsgevonden een factuur met de eindafrekening.

4.3 Huurder dient de aan hem in rekening te brengen bedragen binnen 14 dagen na dagtekening van de daartoe door SEDV gezonden factuur te voldoen, bij gebreke waarvan voor iedere maand een vertragingsrente van de dan geldende wettelijke rente bovenop het factuurbedrag verschuldigd zal zijn.

4.4 SEDV heeft het recht de afgifte van aan huurder toebehorende goederen en gelden te weigeren zolang huurder niet aan al zijn betalingsverplichtingen jegens SEDV heeft voldaan.

4.5 Indien huurder niet (tijdig) aan haar betalingsverplichting voldoet, komen de kosten verband houdend met een eventuele incasso geheel ten laste van huurder.

4.6 Het is SEDV toegestaan de namens huurder ontvangen gelden direct te verrekenen met de door huurder aan XXXX verschuldigde bedragen. Huurder kan de aan SEDV verschuldigde bedragen niet verrekenen met de van SEDV te ontvangen gelden.

5. ONTBINDING, ANNULERING en VERPLAATSING

5.1 SEDV heeft het recht de offerte/overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden middels een schriftelijke kennisgeving (of per e-mail), zonder dat enige voorafgaande ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst is vereist, indien:

- blijkt, dat het door huurder te organiseren evenement geen doorgang vindt;

- de offerte/overeenkomst niet of niet binnen 2 weken ondertekend retour is ontvangen;

- het in Artikel 4.1 genoemde aanbetalingsbedrag niet uiterlijk op de overeengekomen datum is voldaan;

- huurder niet, niet tijdig of niet volledig aan haar betalingsverplichtingen jegens SEDV heeft voldaan;

- huurder zijn verplichtingen genoemd in artikel 7.4 niet of niet tijdig na is gekomen;

- er voldoende aanwijzingen zijn ontstaan voor SEDV dat het te houden evenement een zodanig ander karakter blijkt te hebben dan verwacht mocht worden op basis van door huurder gegeven informatie, dat SEDV de overeenkomst niet gesloten zou hebben indien het van het werkelijke karakter van het evenement op de hoogte was geweest;

- er aanwijzingen zijn voor SEDV, dat bij doorgang van het evenement de openbare orde en veiligheid in gevaar zou komen.

5.2 Verplaatsing van een evenement naar een andere datum is uitsluitend toegestaan indien dit realiseerbaar is voor SEDV. De verplaatsingskosten bedragen dan 15% van de in de offerte/overeenkomst genoemde reserveringswaarde. Indien de verplaatsing geschiedt binnen 2 maanden van de oorspronkelijke datum van het evenement, behoudt SEDV zich het recht voor om behalve de genoemde verplaatsingskosten ook de kosten genoemd in artikel 6.1 door te berekenen aan huurder.

5.3 Indien huurder door welke oorzaak dan ook de overeenkomst annuleert (hetgeen alleen schriftelijk is toegestaan of per e-mail), heeft SEDV het recht, zonder verdere ingebrekestelling, de huurder een vergoeding in rekening te brengen volgens onderstaande percentages van het totaal overeengekomen reserveringswaarde:

- Bij annulering meer dan 12 maanden voorafgaand aan het evenement is de huurder niet gehouden enige vergoeding aan SEDV te betalen.

- Bij annulering minder dan 12 maanden voorafgaand aan het evenement is de huurder gehouden 25% van de reserveringswaarde aan SEDV te betalen.

- Bij annulering minder dan 6 maanden voorafgaand aan het evenement is de huurder gehouden 50% van de reserveringswaarde aan SEDV te betalen.

- Bij annulering minder dan 3 maanden voorafgaand aan het evenement is de huurder gehouden 85% van de reserveringswaarde aan SEDV te betalen.

- Bij annulering minder dan 1 maand voorafgaand aan het evenement is de huurder gehouden 100% van de reserveringswaarde aan SEDV te betalen.

Dit artikel vervalt als partijen iets anders overeenkomen.

6. PARTIËLE ANNULERING

6.1 De kosten voor eten, drinken en bedienend horecapersoneel in de offerte/overeenkomst is gebaseerd op het aantal gasten, zoals opgegeven door huurder. Uiterlijk 1 maand voor het evenement dient huurder het definitieve aantal gasten door te geven aan SEDV. Dit aantal mag huurder tot 10 dagen voor het evenement met een maximum van 10% kosteloos naar beneden bijstellen.

6.2 Indien de wijziging van het lagere aantal personen wordt doorgegeven minder dan 10 dagen vóór aanvang van het evenement, kan SEDV deze niet meer verwerken in zijn operationele processen en zal SEDV de in de ondertekende offerte/overeenkomst afgesproken prijzen aanhouden.

7. AANSPRAKELIJKHEID

7.1 Huurder is zonder enig voorbehoud jegens SEDV en/of jegens zijn personeel aansprakelijk voor de schade aan de te gebruikenruimte(n), het gebouw en zijn inventaris, voorzover deze is toegebracht door huurder, door zijn personeel en/of door derden welke door huurder in het gebouw zijn toegelaten, daaronder inbegrepen bezoekers van het evenement, leveranciers, dienstverleners, gasten of medewerkers van/namens eventuele sponsors van huurder. Deze schade zal voor partijen bindend blijken uit de opgave van de herstelkosten die SEDV zal hebben gemaakt.

7.2 Alles wat door of vanwege huurder in de accommodaties van SEDV is binnengebracht, bevindt zich daar voor risico van huurder. SEDV is niet verantwoordelijk voor het verzekeren en/of bewaken daarvan. Hetgeen binnen is gebracht dient onmiddellijk na afloop van het evenement door huurder te worden verwijderd. Indien huurder daaraan niet voldoet is SEDV gerechtigd de goederen op kosten van huurder uit de accommodaties te doen verwijderen. XXXX aanvaardt geen aansprakelijkheid voor beschadiging aan of teloorgaan van goederen van huurder of van derden door welke oorzaak ook, behoudens opzet of grove schuld van SEDV of zijn personeel.

7.3 Huurder vrijwaart SEDV voor aanspraken van derden (als hiervoor bedoeld) ter zake, behoudens in het geval van opzet of grove schuld van SEDV of zijn personeel.

7.4 Huurder dient een verzekering af te sluiten ter verzekering van zijn in dit artikel genoemde aansprakelijkheid.

8. EVENEMENT

8.1 Alle vereiste officiële vergunningen en/of goedkeuringen, zoals van de Brandweer en de Politie, voor de door huurder in de te gebruiken accommodatie(s) te organiseren evenementen, dienen rechtstreeks door huurder te worden aangevraagd en uiterlijk 14 dagen voor de datum van het evenement te worden overgelegd aan SEDV.

8.2 Auteursrechten, advertentiekosten, BUMA-rechten, reclamekosten, belastingen en andere bijzondere kosten (eventuele brandwachten, EHBO-personeel), waaronder begrepen extra personeelskosten, komen ten laste van huurder. Extra personeel wordt door SEDV indien noodzakelijk, naar eigen inzicht en voor rekening van huurder ingezet nadat huurder hierover geïnformeerd is.

8.3 Alle voor een goede uitvoering van een evenement noodzakelijke gegevens en podium- en zaaltechnische aanwijzingen dienen schriftelijk door huurder uiterlijk 2 maanden voor het evenement plaatsvindt, aan SEDV ter beschikking te zijn gesteld.

8.4 Huurder is verplicht uiterlijk 1 week voor de datum van het evenement een actuele Productie Risico Inventarisatie (PRIE) omtrent het evenement te verstrekken aan SEDV.

8.5 Huurder zal de ter beschikking gestelde ruimte(n) inclusief de apparatuur en inventaris op behoorlijke wijze overeenkomstig hun bestemming (laten) gebruiken. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SEDV is het huurder niet toegestaan de ter beschikking gestelde ruimte(n) met al hetgeen daarbij hoort te gebruiken voor een ander doel of programma/artiest, dan waar voor deze ter beschikking gesteld is.

8.6 Huurder zal behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van SEDV geen wijzigingen in de inrichting van SEDV aanbrengen. Het is niet toegestaan in vloeren, plafonds, wanden of kolommen

e.d. van de accommodatie te spijkeren of te boren of te plakken zonder goedkeuring van SEDV.

8.7 Uitsluitend na voorafgaande schriftelijke toestemming van SEDV mag tegen nader overeen te komen voorwaarden worden afgeweken van de normale inrichting van zalen en podia. Afwijkingen van de normale inrichting van de zalen en podia zijn onderworpen aan de goedkeuring van de Brandweer of andere bevoegde instanties.

8.8 Tijdens de uitvoering van het evenement dient, te allen tijde, een contactpersoon namens huurder in de accommodatie(s) van SEDV aanwezig en bereikbaar te zijn.

8.9 Na het einde van de huurtermijn zal huurder de accommodatie(s) en de hem ter beschikking gestelde apparatuur en inventaris aan SEDV opleveren en deze achterlaten in ongeschonden staat. Herstel in deze staat zal geschieden door of op last van SEDV voor rekening van huurder.

9. INRICHTING, APPARATUUR, INSTRUMENTARIUM EN OVERIGE FACILITEITEN

9.1 Het is huurder niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van SEDV, gebruik te maken van andere dan de in de accommodatie(s) door SEDV ten behoeve van het door huurder te organiseren evenement aangebrachte apparatuur en ter beschikking gestelde instrumenten en/of faciliteiten.

9.2 Technische installaties van SEDV worden uitsluitend bediend door of onder toezicht van xxxxxxxxx xxx XXXX. SEDV is niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door technische storingen, tenzij deze zijn veroorzaakt door opzet of grove schuld van SEDV of zijn personeel.

9.3 Indien een vleugel of piano voor een concertuitvoering wordt gebruikt, zal het desbetreffende instrument door of namens SEDV voor rekening van huurder worden gestemd. De stemmer zal op verzoek tijdens het evenement aanwezig zijn, voor rekening van huurder. Het is huurder niet toegestaan anderen dan personeel van SEDV of door SEDV aangewezen personen een vleugel n/of piano van SEDV te (laten) stemmen.

9.4 Alle techniek en andere zaken (decorstukken, versiering, informatieborden etc.) zullen pas in/aan het gebouw mogen worden gebracht als vooraf schriftelijk toestemming is gegeven door SEDV. Er zal een toetsing plaatsvinden op het gebied van onder andere Arbo, brandveiligheid en schaderisico.

9.5 Het geluidsniveau mag niet boven de wettelijk geldende decibelnormen uitkomen. Voor het bepalen van het geluidsniveau verwijzen wij naar het Convenant Preventie Gehoorschade Muzieksector.

10. NADERE REGELS

10.1 De exploitatie van xxxxxx, buffetten en garderobes geschiedt door of namens en ten xxxxxxx xxx XXXX. Consumptie van meegebrachte eet- of drinkwaren is niet toegestaan.

10.2 Huurder is verplicht alle voorschriften na te komen welke SEDV en de ter zake bevoegde overheidsinstanties, daaronder begrepen de Brandweer, met betrekking tot de toegang tot de ruimten en het gebruik van de ruimten en de apparatuur e.d. in SEDV vaststellen.

10.3 Huurder onderwerpt zich aan alle maatregelen, huisregels en Arborichtlijnen inbegrepen, welke SEDV nodig acht voor een goed verloop van het evenement waarop de offerte/overeenkomst betrekking heeft.

10.4 SEDV heeft het recht overtreders van de regels als omschreven in Artikel 10.3, alsmede zich in de dienstruimte(n) bevindende onbevoegden, te doen verwijderen.

10.5 SEDV is gerechtigd toezicht uit te oefenen op de te vertonen programma’s, c.q. het door huurder te organiseren evenement. SEDV is gerechtigd activiteiten te verbieden of te doen staken, wanneer deze strafbaar zijn en/of naar zijn oordeel kwetsend zijn voor personen of groepen, niet voldoen aan algemene normen van openbare orde, zedelijkheid, fatsoen en veiligheid, dan wel in strijd zijn met de belangen van SEDV.

10.6 Personen behorend tot de organisatie van huurder, daaronder mede verstaan leveranciers en/of dienstverleners, gasten of medewerkers van/namens eventuele sponsors etc., dienen zich als

zodanig te kunnen legitimeren. Indien deze personen het evenement, anders dan als uitvoerend kunstenaar of als dienstdoend personeelslid bijwonen, dienen zij in het bezit te zijn van een geldig toegangsbewijs.

10.7 SEDV behoudt zich het recht voor om vanwege huurder in de accommodatie(s) van XXXX aanwezigen te doen onderwerpen aan visitatie, te weten het na verkregen toestemming visiteren van een persoon, het onderzoeken van xxxxxx, koffers, dozen e.d. door daartoe bevoegde personen, welke als zodanig door SEDV zijn aangewezen. Bij ontdekking van diefstal, c.q. verduistering, zal de politie op de hoogte worden gebracht.

10.8 SEDV is niet verantwoordelijk voor de programmering door zijn huurders. SEDV kan daarom niet aansprakelijk worden gesteld indien een programma van huurder ook door derden in SEDV wordt geprogrammeerd.

10.9 Indien in het kader van de verkoop van toegangsbewijzen door SEDV voor een evenement van huurder bezoekers persoonsgegevens aan SEDV verstrekken, geldt SEDV hierbij als verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). SEDV en huurder staan er jegens elkaar voor in dat zij deze persoonsgegevens verwerken en gebruiken in lijn met hetgeen daaromtrent in de AVG, in de Algemene voorwaarden die van toepassing zijn op de verkoop van toegangsbewijzen alsmede in het toepasselijke privacy statement is bepaald.

10.10 Het is de huurder, behoudens voorafgaande toestemming van SEDV verboden televisie-, radio-

, video- en / of bandopnamen te maken of te doen maken in de accommodatie(s), anders dan ten behoeve van nieuwsvergaring. XXXX is gerechtigd aan haar toestemming voorwaarden te verbinden, daaronder financiële voorwaarden.

10.11 De huurder is verplicht het personeel en de gemachtigden van SEDV te allen tijde vrije toegang tot de ruimte(n)te verlenen.

10.12 De huurder dient SEDV tenminste 14 (veertien) dagen voor het begin van het evenement in kennis te stellen van de verwachte komst van bijzondere gasten, zoals leden van het Koninklijk Huis, hoogwaardigheidsbekleders op ministerieel niveau, enzovoorts. De huurder blijft ter zake verplicht in overleg met SEDV de vereiste veiligheidsmaatregelen te nemen. De huurder dient ervoor zorg te dragen dat de opvang van gasten naar behoren geschiedt.

10.13 SEDV heeft ten behoeve van medewerkers, directie en pers recht op 10 vrijkaarten voor evenementen die door huurder worden georganiseerd in de Concertzaal van De Vereeniging of in de Theaterzaal van Stadsschouwburg Nijmegen. Voor evenementen die door huurder georganiseerd worden in de Kleine Zaal van De Vereeniging heeft SEDV recht op 4 toegangskaarten.

11 BIJZONDERE OMSTANDIGHEDEN EN OVERMACHT

11.1 Op grond van bijzondere omstandigheden, zulks ter beoordeling van SEDV, is SEDV gerechtigd onder de zelfde voorwaarden andere accommodatie(s) in SEDV dan de overeengekomen accommodatie(s) aan huurder toe te wijzen, tegen de daarvoor geldende tarieven, die echter niet hoger mogen zijn dan de gecontracteerde tarieven. Huurder heeft in dat laatste geval het recht deze vervangende ruimte(n)te weigeren en de overeenkomst als ontbonden te beschouwen.

Vergoedingen voor zover betrekking hebbend op het nog niet verstreken deel van de huurperiode worden gerestitueerd.

11.2 Indien de ter beschikkingstelling van accommodatie(s )van SEDV niet mogelijk is als gevolg van een oorzaak buiten de schuld van SEDV of anderszins overmacht, waaronder begrepen (maar niet uitsluitend) calamiteiten of dreiging daartoe zoals brand, oproer, (terroristische) aanslag, waterschade, een virus-uitbraak/pandemie, werkstaking van het personeel van SEDV, instortingsgevaar, het in beslag nemen van SEDV of een gedeelte daarvan door de bevoegde autoriteiten, of het weigeren van de elektrische verlichtingen/of de verwarmingsinstallatie, komt de overeenkomst van rechtswege te vervallen zonder dat SEDV op enige wijze aansprakelijk kan worden gehouden voor de daaruit voortvloeiende schade voor huurder of derden.

11.3 Huurder vrijwaart SEDV voor alle aanspraken van derden op vergoeding van door hen geleden schade aan persoon of goed, ontstaan direct of indirect als gevolg van uitvoering van de offerte/overeenkomst, behoudens in geval van opzet of grove schuld van SEDV of zijn personeel.

12 TOEPASSELIJK RECHT

12.1 Huurder is verplicht om de door SEDV gehanteerde Algemene Bezoekersvoorwaarden, zoals die van tijd tot tijd na totstandkoming van de offerte/overeenkomst zullen luiden, jegens bezoekers van door huurder in de in gebruik zijnde accommodatie(s) georganiseerde evenementen van toepassing te doen zijn.

12.2 Op deze Algemene Voorwaarden Evenementen & Verhuur en op de offertes/overeenkomsten, waarop deze betrekking hebben, is Nederlands recht van toepassing.

Nijmegen, 17 juli 2020